Organização de Eventos Gastronômicos

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ORGANIZAÇÃO E PLANEJAMENTO DE EVENTOS E SERVIÇOS 
GASTRONÔMICOS 
 
 
 
 
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NOSSA HISTÓRIA 
 
 
A nossa história inicia com a realização do sonho de um grupo de empre-
sários, em atender à crescente demanda de alunos para cursos de Graduação 
e Pós-Graduação. Com isso foi criado a nossa instituição, como entidade ofere-
cendo serviços educacionais em nível superior. 
A instituição tem por objetivo formar diplomados nas diferentes áreas de 
conhecimento, aptos para a inserção em setores profissionais e para a partici-
pação no desenvolvimento da sociedade brasileira, e colaborar na sua formação 
contínua. Além de promover a divulgação de conhecimentos culturais, científicos 
e técnicos que constituem patrimônio da humanidade e comunicar o saber atra-
vés do ensino, de publicação ou outras normas de comunicação. 
A nossa missão é oferecer qualidade em conhecimento e cultura de forma 
confiável e eficiente para que o aluno tenha oportunidade de construir uma base 
profissional e ética. Dessa forma, conquistando o espaço de uma das instituições 
modelo no país na oferta de cursos, primando sempre pela inovação tecnológica, 
excelência no atendimento e valor do serviço oferecido. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Sumário 
ORGANIZAÇÃO E PLANEJAMENTO DE ENVENTOS E SERVIÇOS 
GASTRONÔMICOS ........................................................................................... 1 
NOSSA HISTÓRIA ............................................................................................. 2 
ORGANIZAÇÃO E PLANEJAMENTO DE ENVENTOS E SERVIÇOS 
GASTRONÔMICOS ........................................................................................... 6 
OS EVENTOS E A INTEGRAÇÃO COM A CADEIA DE ALIMENTOS .............. 8 
Os eventos e a integração com a cadeia de alimentos .................................. 8 
Classificação dos Eventos................................................................................ 10 
Classificação dos eventos ............................................................................ 10 
Classificação dos eventos, de acordo com o porte ................................... 11 
Gastronomia em eventos ................................................................................. 12 
Tendências ................................................................................................... 13 
ETAPA OPERACIONAL: PLANEJAMENTO, EXECUÇÃO E PÓS-EVENTO .. 14 
Planejamento ................................................................................................ 15 
A operacionalização do planejamento: vamos às dicas? .......................... 16 
Execução ...................................................................................................... 18 
Brindes e sorteios ..................................................................................... 19 
Cerimônias de abertura e geração de mídia ............................................. 19 
Pós-evento .................................................................................................... 20 
Tipos de eventos Gastronômicos ................................................................. 21 
Tipos de eventos gastronômicos ............................................................... 21 
Festival gastronômico ............................................................................... 22 
Circuito gastronômico................................................................................ 23 
Temporada gastronômica ......................................................................... 23 
Semana gastronômica .............................................................................. 23 
Feira gastronômica ................................................................................... 24 
Concurso gastronômico ............................................................................ 24 
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Mostra gastronômica ................................................................................. 24 
Street food ................................................................................................. 24 
Colaboradores do Departamento de Eventos .................................................. 25 
Organizador de Eventos ............................................................................... 27 
Perfil .......................................................................................................... 27 
Requisitos ................................................................................................. 27 
Organizador de eventos ............................................................................ 27 
Aspectos comerciais ..................................................................................... 28 
Comissões ou equipes de trabalho .................................................................. 30 
Comissão executiva ...................................................................................... 30 
Comissão de finanças .................................................................................. 30 
Subcomissão de fiscalização ........................................................................ 31 
Comissão de cerimonial e protocolo ............................................................. 31 
Comissão de marketing ................................................................................ 31 
Comissão de vendas .................................................................................... 31 
Comissão de exposição ................................................................................ 32 
Prazo para montagem de eventos ................................................................... 32 
PÓS EVENTO .............................................................................................. 32 
Cerimonial, Protocolo e Etiqueta ...................................................................... 33 
Cerimonial ..................................................................................................... 34 
Protocolo ....................................................................................................... 34 
Etiqueta......................................................................................................... 34 
Convites ........................................................................................................ 35 
Montagem de mesa – mise-en-place ............................................................... 36 
Preparar o Ménage ....................................................................................... 37 
Utensílios do Ménage................................................................................ 37 
Modalidade de servir em restaurante ........................................................... 37 
 
 
 
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AMERICANO ............................................................................................ 38 
INGLESA DIRETO .................................................................................... 38 
INGLESA INDIRETO................................................................................. 39 
À FRANCESA ........................................................................................... 40 
RUSSA ...................................................................................................... 40 
SERVIÇO DE PRATOS PRONTOS .......................................................... 40 
Distribuição e colocação das mesas e cadeiras ............................................... 41 
Planejamento de cardápio nos diferentes tipos de serviços ............................. 42 
Planejamento de Cardápios .......................................................................... 42 
SEGURANÇA ALIMENTARSANITÁRIA. Cartilha 
sobre Boas Práticas para Serviços de Alimentação: Resolução-RDC nº 
216/2004. Rio de Janeiro: Anvisa, [s.d.]. 
ALLEN, J. Organização e gestão de eventos. Rio de Janeiro: Elsevier, 
2003. 
ANDRADE, R. B. Manual de Eventos. Caxias do Sul: Educs, 2002. 
 
 
 
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BECK, H. Arte e ciência do serviço. São Paulo: Editora Anhembi Morumbi, 
2005. 
BRITTO, J.; FONTES, N. Estratégias para eventos, uma ótica do marke-
ting e do turismo. São Paulo: Aleph, 2002. 
FREUND, F. T. Festas e recepções: gastronomia, organização e cerimo-
nial. 2. ed. Brasília: Senac, 2011. 
HOYLE JR., L. H. Marketing de eventos: como promover com sucesso 
eventos, festivais, convenções e exposições. São Paulo: Atlas, 2003. 
MATIAS, M. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. São 
Paulo: Manole, 2010. 
MEIRELLES, G. F. Tudo sobre eventos. São Paulo: STS, 1999. 
MELO NETO, F. P. Criatividade em eventos. 2. ed. São Paulo: Contexto, 
2001. 
______. Guia de Festivais Gastronômicos. Santa Catarina: Sebrae SC, 
[s.d.]c. 
TENAN, I. P. S. Eventos. São Paulo: Aleph, 2002. 
WATT, D. Gestão de eventos em lazer e turismo. Porto Alegre: Bookman, 
2004.............................................................................. 43 
IMPORTÂNCIA DAS PARCERIAS ...................................................................... 
REFERÊNCIAS ................................................................................................ 45 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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ORGANIZAÇÃO E PLANEJAMENTO DE ENVENTOS 
E SERVIÇOS GASTRONÔMICOS 
 
 
 
 
 
Evento pode ser definido como qualquer acontecimento que desperte in-
teresse especial, como espetáculos, exposições, competições, etc., capaz de 
atrair público e mobilizar meios de comunicação. 
Como fatores históricos existem muitas contradições relacionadas ao sur-
gimento de eventos. Alguns consideram como primeiro grande evento histórico 
A Santa Ceia, porém, se analisarmos profundamente na pré-história, já ocorria 
eventos de uma forma muito primitiva. O ato dos homens nas cavernas se reu-
nirem para praticar rituais religiosos e comemorações já podiam ser considera-
dos eventos, pela própria estrutura que consistia esses atos. O que é interes-
sante para discussão são fatos históricos e curiosidades relacionadas à área de 
eventos, pois a partir deles é mais fácil compreender a evolução do setor. 
Podemos considerar no que diz respeito ao histórico dos cerimoniais que 
desde os tempos mais remotos o homem já mostrava a sua preocupação como 
 
 
 
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o comportamento dos indivíduos em situação de convívio com outros seres hu-
manos. Ainda nos tempos das cavernas foram encontrados desenhos indicando 
rituais religiosos, o que pressupõe que desde a pré-história já existia uma forma 
de organização para realizar certas comemorações. Dessa forma definir datas e 
episódios que marquem o início dos eventos e cerimoniais fica bastante difícil. 
Podemos afirmar que a partir do momento que pessoas começaram a se 
reunir por algum motivo, nasceu uma necessidade de criar nomes e padrões 
para estas reuniões, desta maneira já podemos caracterizar estes encontros 
como eventos, pois elas já começam adquirir as características do mesmo. 
No antigo Egito, protocolos e rituais faziam parte constante da sua cultura, 
principalmente ao redor dos Faraós. Coroações e mortes seguiam uma progra-
mação que tinha regras para serem cumpridas, caracterizando um evento ceri-
monial. A morte no Egito, onde os Faraós eram enterrados em pirâmides com 
todo um ritual especial é um exemplo de como já existiam cerimônias com regras 
pré-determinadas que deveriam ser seguidas, como descreve o livro Grandes 
Impérios e Civilizações: O mundo egípcio, deuses, templos e Faraós (1996). 
Os gregos e os romanos deixaram vários exemplos de cerimoniais e eti-
quetas através de seus filósofos e pensadores. Os povos conquistadores deixa-
ram grande influência de rituais para os povos conquistados. Na China, no sé-
culo XII a.C surgiu um dos mais antigos documentos que o mundo conhece de 
cerimonial e protocolo com orientações sobre a filosofia do comportamento. Na 
Idade Média, existiam protocolos de como se comportar dentro dos palácios, 
com regras a serem cumpridas. E na França durante o reinado de Luiz, o uso de 
etiquetas foi bem acentuado e expandiu-se para o resto da Europa. 
No que diz respeito ao Brasil, o cerimonial se mostra mais presente com 
avinda de D. João VI, rei de Portugal. A corte tinha hábitos totalmente diferentes 
dos brasileiros da época. Aos poucos, os mesmos vão incorporando e mesmo 
após ao retorno da Família Real para Portugal, os seus sucessores continuaram 
seguindo seus rituais e protocolos. 
Thomas Cook, um inglês que vivia num pequeno povoado de Market, per-
tencia a uma organização de abstêmios batistas cujos membros sempre realiza-
vam reuniões com outros membros de diversas comunidades. Numa dessas vi-
agens, Thomas percebeu que a ferrovia por onde andavam transportava poucos 
passageiros. Ele então propôs ao dono da ferrovia que baixasse a tarifa e em 
 
 
 
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troca ele colocaria 500 passageiros nos seus trens. Foi um dos precursores do 
turismo de negócios, congressos e feiras, utilizando recursos turísticos, fun-
dando a primeira empresa do segmento. 
Em 1841, ele levou um grupo de 500 pessoas para viajar com a finalidade 
de participar de um evento. Em 1958 surge a primeira entidade voltada para a 
área de eventos, a AIPC (Associação Internacional de Palácios, Exposições e 
Congressos), com a finalidade de manter contato permanente com diferentes 
membros e facilitar o intercâmbio de experiências, estudar os problemas admi-
nistrativos dos palácios, estudos técnicos de reuniões internacionais e os ele-
mentos necessários para êxito na realização dos congressos. 
Hoje realizam-se eventos para a maioria dos ramos, sejam da economia, 
ciência, medicina, entretenimento, esportes, negócios etc. Muitos países tem in-
fraestrutura para eventos, sejam nos seus grandes centros de convenções, sa-
lões de eventos espalhados nas principais capitais e regiões metropolitanas e os 
locais destinados aos eventos dentro dos hotéis, que oferecem além do local 
apropriado, hospedagem, alimentação, estacionamento e diversos outros servi-
ços que agregados contribuem significativamente pela procura por esse tipo de 
estabelecimento, complementando em muito para a formação de suas receitas. 
 
OS EVENTOS E A INTEGRAÇÃO COM A CADEIA DE 
ALIMENTOS 
 
Os eventos e a integração com a cadeia de alimentos 
Do agricultor ao consumidor final, todos estão envolvidos, de maneira di-
reta ou indireta, na produção mundial de alimentos. A Organização das Nações 
Unidas para a Alimentação e a Agricultura (FAO, do inglês Food and Agriculture 
Organization) estima que será necessário um aumento de 70% na produção de 
alimentos para que seja possível alimentar as 9 bilhões de pessoas previstas 
para 2050. 
Compreender como e onde cada alimento é produzido e inseri-lo no mer-
cado de Alimentação Fora do Lar por meio dos eventos gastronômicos, traba-
lhando simultaneamente todos os elos desta cadeia produtiva será sempre um 
 
 
 
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desafio. Cada dia que passa fica mais evidente a importância de se trabalhar o 
segmento de alimentação de forma integrada, envolvendo todos os elos da sua 
cadeia, de forma que todos obtenham bons resultados. 
A integração da cadeia de alimentos com os eventos gastronômicos pode 
ser considerada uma das principais formas de aproveitamento para o desenvol-
vimento dos negócios, que contribui para a disseminação e o esclarecimento dos 
consumidores a respeito da variedade e da qualidade de produtos e suas opções 
de utilização na gastronomia. 
Seja no agronegócio, seja na indústria ou seja no comércio, a integração 
existe e já é percebida em muitas modalidades de eventos gastronômicos. Agri-
cultores realizam festivais para compartilhar o bom resultado da lavoura, da pro-
dução e da safra do ano. A indústria concentra-se em grande parte nas feiras, 
expondo inovações, produtos e tecnologias disponíveis para o mercado de ali-
mentação. Já o comércio é valorizado a partir da integração com os produtores 
locais e da intensificação do movimento de consumidores promovido pelo 
evento, ao mesmo tempo em que se apropria das inovações trazidas pela indús-
tria. 
Conheça algumas formas de integração da cadeia de valor dos alimentos: 
➢ O evento precisa estar alinhado com as demandas dos negócios e dos 
territórios e gerar valores para ambos. Por isso, é necessário ter bem claro 
o principal beneficiário do evento e os resultados esperados por ele de 
forma clara e mensurável; 
➢ O mapeamento da cadeia possibilita o conhecimento de todos os entes 
envolvidos, assim como as prováveis integrações. E, desta forma, cada 
um destes entes terá conhecimento de seus pares e poderá desenvolver 
estratégias para a concretização de negócios. Ex.: Mostra Gastronômica 
do Pirarucu, ação realizada no âmbito dos projetos do agronegócio. Trata-
se deum modelo de integração, pois, desde a produção até a comercia-
lização, é possível que os pequenos produtores sejam promovidos, ao 
mesmo tempo em que as novas tecnologias podem ser melhor acessa-
das. Além disso, existe a integração entre os produtores, os restaurantes, 
os chefs, os buffets, os varejistas, os distribuidores, os demais profissio-
nais envolvidos e os consumidores da cadeia; 
 
 
 
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➢ É importante fazer um levantamento das instituições que representam o 
setor e convidá-las para tornarem-se parceiras dos projetos. No início elas 
podem contribuir com dados e informações sobre o setor e, quando en-
trarem no processo de produção do evento, podem passar a visualizar de 
forma clara como eles podem fortalecer a cadeia e gerar lucro para seus 
associados; 
➢ Ter o evento como um espaço de interação, troca de experiências e teste 
de novos produtos e parcerias faz toda diferença nos resultados a serem 
atingidos. Os empreendedores devem ter uma noção clara que são eles 
que formam o setor e que este pode ser modificado de acordo com as 
decisões tomadas por eles e, principalmente, que juntos poderão aumen-
tar substancialmente as possibilidades de ganho; 
➢ A cadeia deve ter o evento como um instrumento de geração de visibili-
dade para os negócios nele envolvidos, mas também deve ter ciência de 
que, ao se colocar na vitrine, produzem expectativas que devem ser aten-
didas, especialmente na melhoria da qualidade dos produtos e dos servi-
ços oferecidos; 
➢ Os dados secundários levantados devem nortear as primeiras ações, mas 
precisam ser comparados com a realidade das empresas e instituições a 
serem envolvidas nos eventos gastronômicos; 
➢ O processo de capacitação e os critérios estabelecidos nos eventos con-
tribuem para a melhoria da qualidade dos produtos e dos serviços oferta-
dos, assim como o incentivo à inovação, podendo refletir, de forma direta, 
na elevação de qualidade de toda a cadeia de alimentos envolvida; 
➢ O networking e as relações geradas pelos eventos gastronômicos favore-
cem a integração com a cadeia de alimentos; 
 
Classificação dos Eventos 
 
De acordo com Tenan (2002, p. 23), os eventos podem ser classificados 
de acordo com a sua frequência, conforme o quadro a seguir: 
Classificação dos eventos 
 
 
 
 
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➢ Permanentes: São aqueles que ocorrem periodicamente, como mensais, 
semestrais, anuais etc. Exemplos: Carnaval, Natal e, também, alguns 
congressos e convenções. 
➢ Esporádicos: São eventos que ocorrem em intervalos regulares de tempo, 
a critério de seus organizadores. Exemplos: eventos musicais, como o 
Rock in Rio, o Planeta Atlântida, o Lupaluna etc. 
➢ Únicos: São eventos que ocorrem uma única vez. A inauguração de um 
shopping, o lançamento de um carro, são exemplos desse tipo de evento. 
➢ De oportunidades: São os que ocorrem em épocas de grandes eventos 
internacionais, de eventos marcantes da história ou tradição local, apro-
veitando o seu clima e divulgação. 
Os eventos são apresentados sob diversos tipos ou modalidades de 
acordo com sua natureza, fato gerador, objetivos, qualificação ou nível de parti-
cipantes, amplitude, área, local etc. 
De forma ampla, são classificados em: 
• Comerciais: convenção, workshop, mostra, leilão, feira, exposição, des-
file, encontro, reunião etc. 
• Culturais: congresso, seminário, simpósio, conferência, curós, palestra, 
mesa-redonda, painel, fórum etc. 
• Sociais: recepção, baile, casamento, formatura, garden party, aniversário, 
passeio etc. 
• Artístico/culturais: desfile, festival, concerto, show, amostra, exposição 
etc. 
• Gastronômicos: banquete, coquetel, festival etc. 
• Esportivos: competição, remate, excursão, premiação etc. 
• Políticos: debate, reunião, palestra, homenagem, convenção etc. 
• Históricos: aniversário, inauguração, comemoração, desfile etc. 
• Religiosos: encontros, conclave, festa, concílio, cerimonial etc. 
• Científicos ou Técnicos: congresso, seminário, palestra etc. 
 
Classificação dos eventos, de acordo com o porte 
 
➢ Pequeno: Eventos com até 200 pessoas. 
 
 
 
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➢ Médio: Evento com número de pessoas variando de 200 a 500 pes-
soas. 
➢ Grande: Evento com mais de 500 pessoas. 
 
Gastronomia em eventos 
 
 
 
Em primeiro lugar, podemos dizer que na maioria dos eventos a comida é 
parte primordial na sua realização e sucesso. A comida servida pode ser usada 
para dar “o tom e a cara” do evento: a comida, por si só, pode ser o evento, um 
exemplo disso são as feijoadas de final de semana. 
A globalização ao acesso a diferentes ingredientes e produtos faz com 
que a gastronomia em eventos evolua cada vez mais, permitindo que as pessoas 
conheçam pratos diferentes, novos sabores e formas de apresentação, permi-
tindo que a pessoa que realiza um evento possa inovar e agradar seus convida-
dos. 
Ninguém quer ir a uma festa e comer algo que comeria em casa, por isso 
a criatividade e a qualidade são fundamentais. Não adianta o prato ser apenas 
bonito e atraente na hora de comer: o prato precisa ser igualmente saboroso. A 
 
 
 
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comida conquista, cativa e aproxima as pessoas, que terão pra sempre na me-
mória as impressões do sucesso ou insucesso do evento através da lembrança 
dos sabores de determinado evento. 
Lembranças que também podem ser levadas para casa. Uma tradição 
que dura anos nas festas de casamento, por exemplo, são os bem-casados, que 
são levados pelos convidados ao final da festa para serem saboreados no dia 
seguinte. Outro hábito que já está se firmando é o de, nas festas de aniversário, 
o convidado também ser agraciado, no final da festa, com alguns docinhos, às 
vezes embalados em caixinhas, às vezes em marmitinhas, normalmente perso-
nalizadas com o tema da festa, de maneira que ninguém mais precise esconder 
brigadeiros nos bolsos para comer no dia seguinte. 
 
Tendências 
Para quem faz um evento, é sempre importante estar atento às tendências 
gastronômicas, que vão mudando de tempos em tempos. Hoje em dia, a veloci-
dade em que as novidades aparecem à mesa é muito maior. Na década de 1990, 
por exemplo, a gastronomia era um pouco limitada: dependendo da sua idade 
você vai lembrar que o chique, na época, era servir estrogonofe com mousse de 
chocolate ou maracujá de sobremesa, assim como durante um bom tempo o 
mignon ao molho madeira reinou nos buffets de casamentos. 
Atualmente, as pessoas procuram usar o tema da festa, a época do ano, 
países, eventos esportivos e até mesmo a sustentabilidade como fonte de inspi-
ração para a elaboração de um cardápio. 
No momento, tudo o que é vintage está em alta, desde roupas à decora-
ção, e alguns banqueteiros usam isso como fonte de inspiração. Foi daí que 
surgiu a tendência dos mini hambúrgueres e da Pink limonada, bebida típica 
americana da década de 1960, cada vez mais presente nos eventos de hoje. 
Se o evento for esportivo, deverá ter muitas comidas saudáveis: a criati-
vidade pode ficar por conta dos cupcakes em forma de bola de futebol. 
Se o tema for um país como o Japão, por exemplo, certamente você en-
contrará diversos sushis e sashimis, mas se o tema for a Amazônia, que está em 
alta, vale ressaltar, certamente os sabores explorados serão das frutas e peixes 
típicos da região. 
 
 
 
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Formas diferentes de apresentar pratos conhecidos também são tendên-
cias. Servem de exemplo os bolos em copinhos ou em potes. Hoje, existem mini 
panelinhas, mini colheres, e tudo pode ser servido de forma individual, o que 
facilita o trabalho, fica mais bonito de apresentar e fácil de comer. As mesas de 
aperitivos, mesa de doces/guloseimas, mesas de encerramento, tudo é setori-
zado. Ao organizar o cardápio de um evento, leve em conta a época do ano, o 
número de pessoas, o horário, o local, o tema da festa, pois tudo isso tem que 
ser analisado para que o cardápio seja adequado, a comida suficiente e existam 
condições adequadasde armazenamento. 
 
ETAPA OPERACIONAL: PLANEJAMENTO, EXECU-
ÇÃO E PÓS-EVENTO 
 
 
 
O evento congrega três grandes etapas que são complementares e de-
vem possuir instrumentos específicos para gerenciá-las, que são: o planeja-
mento, a execução e o pós-evento. É muito comum uma etapa “atropelar” a outra 
quando trata-se de um evento de pequeno porte, a exemplo dos realizados no 
âmbito de grupos de empresas atendidas por projetos do Sebrae, mas à medida 
que o evento vai crescendo ele passa a ter uma série de complexidades que 
exigem cuidados redobrados. 
 
 
 
 
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Planejamento 
 
 
 
É quando todo o conceito e viabilidade do evento estão sendo desenvol-
vidos. Isso acontece em cinco passos: 
➢ Passo 1: em uma tempestade de ideias em que o pensamento é liberado 
e a criatividade incentivada: este é o momento de colocar no papel tudo 
que se deseja, formas e modelos do evento, sugestões de nomes de per-
sonalidades e temas para ele, entre outras ideias que muitas vezes ima-
ginamos ser inviáveis de serem alcançadas; 
➢ Passo 2: quando cessa a tempestade, as ideias são peneiradas e aquelas 
que mais adequam-se ao modelo do evento são mantidas. Para fazer 
isso, entra em cena um pequeno estudo de viabilidade capaz de levar em 
conta as reais condições do grupo ou do organizador do evento, os pos-
síveis apoiadores e patrocinadores e o alcance efetivo do evento a ser 
promovido; 
➢ Passo 3: o resultado dos dois momentos acima deve gerar um pré-pro-
grama completo contendo possíveis datas da realização, as atividades 
principais e complementares que serão oferecidas, a localização e o ta-
manho do evento; 
➢ Passo 4: quando o pré-programa é montado, chega a hora de fazer o 
orçamento dos custos envolvidos em todas as etapas do evento; 
 
 
 
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➢ Passo 5: feito isso, as sugestões de mudanças no evento devem ser con-
troladas, pois ele vai entrar na fase de busca de parcerias, e o seu orga-
nizador precisa garantir as entregas previstas no projeto inicial. Mudanças 
e imprevistos sempre acontecem, mas o planejamento é feito justamente 
para diminuir as suas possibilidades e riscos. 
 
A operacionalização do planejamento: vamos às dicas? 
 
Comece fazendo o planejamento do evento com a definição dos objetivos, 
dos resultados, do público-alvo, do local, do período, do conceito, da modalidade 
e dos temas alinhados ao setor, ao território e ao projeto do Sebrae em execu-
ção. 
Sensibilize e arregimente as empresas para participação do evento; as-
sim, é possível dimensioná-lo e desenvolver de forma mais coerente todo o pla-
nejamento. 
Faça uma varredura de todos os eventos programados para o território 
escolhido que concorra com o seu público-alvo: 
➢ Consulte a agenda da prefeitura local e assim que decidir por uma 
data, tome o cuidado de informá-la para que outro evento não seja 
realizado na mesma época e possa dividir as atenções e o público; 
➢ É importante definir a data com antecedência para que haja tempo 
hábil para o planejamento e a divulgação do evento. Verifique a 
existência de feriados e outros eventos na data desejada e em dias 
próximos, para que estes não interfiram na concepção. 
 
Elabore e/ou revise o projeto começando pelas macro ações: 
 
➢ Liste todas as atividades relacionadas ao evento, à contratação de servi-
ços, aos pagamentos, aos ingressos (se houver), à divulgação, entre ou-
tras; 
➢ Programação culinária; 
➢ Programação cultural. 
 
Faça um levantamento de taxas necessárias para execução: 
 
 
 
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➢ Escritório Central de Arrecadação e Distribuição (Ecad) – quando houver 
execução de músicas e shows, contatar a representação do Ecad no local; 
➢ Taxa de Uso de Espaço Público (quando for o caso); 
➢ Taxa de Licenciamento do Corpo de Bombeiros; 
➢ Alvará provisório; 
➢ Outras taxas, de acordo com cada território. 
 
Monte uma agenda retroativa de trabalho do evento, com prazos definidos 
e responsáveis pelas ações nela contidas: 
➢ Atente-se para o período exato para começar a divulgação, de modo a 
não perder oportunidade de divulgar o evento; 
➢ Outro ponto importante é o prazo exato para envio de convites para ceri-
mônias com autoridades, pois suas agendas são concorridas. É recomen-
dável uma carta-convite antecipada para os assessores fazerem reservas 
da data e o envio do convite final endereçado à autoridade quando estiver 
mais próximo do evento; 
➢ Mantenha reuniões periódicas com parceiros, pois elas são indispensá-
veis para deixá-los a par do andamento do projeto. 
 
Faça um check-list detalhado com todas as providências necessárias até 
o pós-evento, sem se esquecer dos fornecedores e dos prazos que eles deram 
para execução da parte deles no projeto. 
Faça o controle financeiro do evento: 
➢ Projete o valor total de investimento no evento; 
➢ Oriente-se com o contador sobre as formas para fazer o desem-
bolso dos recursos financeiros, inclusive para evitar tributação ex-
cessiva; 
➢ Faça o mapeamento dos possíveis parceiros investidores; 
➢ Desenvolva uma planilha com os custos estimados do evento. 
Existem modelos semi prontos na internet que permitem fazer ajus-
tes; 
➢ Dívida em cotas os valores para captação de patrocínio, quando 
for o caso; 
 
 
 
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➢ Defina a logística para entrada de recursos em caso de venda de 
ingresso ou pagamento de inscrições, tomando o cuidado para ha-
ver comprovante oficial de pagamento; 
➢ Faça o fechamento do evento com o demonstrativo final para ava-
liações. 
 
Desenvolva materiais para formalizar as orientações e garantir responsa-
bilidades: 
➢ Elabore o Manual de Expositores/Participantes com todas as re-
gras de participação; 
➢ Defina um responsável oficial para coleta e resposta de possíveis 
reclamações ou mesmo retorno de elogios; 
➢ Estime todos os formulários necessários para o bom andamento do 
projeto e os desenvolva (Termo de Responsabilidade, Autorização 
para Uso de Imagem, Termo de Adesão, Ficha de Inscrição, Regu-
lamento de Concurso, Premiação etc.). 
 
 
Execução 
 
 
Todo evento tem vida própria, que inicia nesta etapa, quando pessoas e 
empresas começam a colocar em prática tudo aquilo que foi previsto no projeto 
 
 
 
19 
inicial e o que se manteve nele em toda a sua jornada de planejamento e capta-
ção de apoio e patrocínios, quando for o caso. Neste momento, todos os envol-
vidos no evento precisam estar em sintonia e voltados para fazer com que ele 
efetivamente dê certo, seja seguindo o que foi planejado, seja esforçando-se 
para conter, propor e gerenciar mudanças de última hora. 
 
Brindes e sorteios 
Quando houver, deve conter: 
➢ Regulamento com todas as exigências e obrigações envolvidas, dos or-
ganizadores e dos concorrentes; 
➢ Os prêmios/brindes devem ser convidativos; 
➢ Segundo o art. 1º da Medida Provisória nº 2.216-37, de 31 de agosto de 
2001, convertida na Lei nº 10.683/03, a competência para autorizar previ-
amente a distribuição gratuita de prêmios é da Caixa Econômica Federal 
(CEF) ou da Secretaria da Administração Econômica do Ministério da Fa-
zenda (SEAE/MF), quando a CEF ou outra instituição financeira for parte 
interessada. 
 
Cerimônias de abertura e geração de mídia 
Definir o modelo de cerimônia de abertura do evento, tendo em vista: 
➢ Se ela atende aos participantes, parceiros e patrocinadores; 
➢ Se ela é capaz de gerar imagens para cobertura televisiva e se tem ho-
rário compatível com produção das redações, para o caso de querer di-
vulgar o evento já no início para atrair mais público; 
➢ Como trata-se de um evento gastronômico, as comidas da abertura de-
vem superar as expectativas. Geralmente se opta por um mix dos pratos 
criados para o evento, mas é preciso que um profissional faça uma har-
monização na diversidade de oferta e que o local tenha estrutura para 
os diversos preparos que geralmente acontecem. Trazer um chef convi-
dadopara preparar a comida da abertura também é uma boa ideia; 
➢ É preciso desenvolver estratégias para apresentar as marcas envolvidas 
no evento. Banners ajudam, mas o ideal é ir além. 
 
 
 
 
20 
É importante manter uma organização para ter certeza que na inaugura-
ção todos os serviços acordados já estejam funcionando: 
➢ Banners sinalizando os participantes; 
➢ Brigadas treinadas para falar sobre o evento e sobre os pratos criados 
pelo restaurante para o evento; 
➢ Redes sociais e sites atualizados contendo programação, fotos e informa-
ções sobre as atrações e os pratos comercializados; 
➢ Regras de segurança alimentar atendidas com o rigor necessário; 
➢ Programas impressos e brindes prontos para não deixar nenhum furo com 
as marcas envolvidas; 
➢ Kit com release e materiais de divulgação para entregar aos meios de 
comunicação que se fizerem presentes. 
 
Pós-evento 
 
Composto por todas as etapas de finalização do evento: 
➢ Desmontar os espaços e devolver os materiais emprestados: 
• Os horários de desmontagem devem estar previstos no regula-
mento; 
• Todo material tomado emprestado deve ser devolvido aos donos 
em perfeito estado, se possível com cartão de agradecimento ou 
um brinde; 
 
 
 
21 
• A sobra de material promocional deve ter destino definido para não 
sujar as cidades. Tais materiais não devem ser jogados em vias 
públicas, ou expostos em outdoors fora da data de realização por-
que tal atitude passa a ideia de desleixo com o evento e/ou com as 
marcas envolvidas nele. 
➢ Elaborar Relatórios Técnicos com sugestões de melhorias, pois essa me-
mória contribuirá para a execução dos próximos eventos, além de ser um 
registro formal; 
➢ Elaborar Relatórios de Prestação de Contas do evento; 
➢ Criar banco de dados com contatos coletados no evento, quando for o 
caso; 
➢ Enviar cartas de agradecimento; 
➢ Realizar reunião com os empreendimentos participantes e parceiros para 
avaliação final, apresentação de resultados e encaminhamentos das pró-
ximas ações. 
 
 
A gastronomia está diretamente ligada a praticamente todos os tipos de 
eventos. 
 
Tipos de eventos Gastronômicos 
 
De acordo com Andrade (2002, p. 205), os tipos de evento gastronômico 
são esses, conforme o quadro a seguir: 
Tipos de eventos gastronômicos 
 
➢ Breakfest: Café da manhã, podendo ser de dois tipos: 
• Continental: composto de café ou chá, leite, suco, pão/croissant e 
manteiga. 
• Buffet (tipo americano): composto de grande variedade de alimen-
tos e bebidas 
➢ Coffee break: Serviço de bebidas não alcoólicas (café, chocolate 
quente, chá refrigerantes, sucos etc. e comidas leves e lanches rápi-
 
 
 
22 
dos), destinado a propiciar aos participantes de eventos, em sua maio-
ria congressos e seminários, uma pausa para relaxamento. Tem dura-
ção, média de 15 a 30 minutos. 
➢ Almoço: Servido normalmente no período compreendido entre 12h e 
15h, podendo o serviço ser de dois tipos: 
• Mesa posta: serviço realizado com lugares à mesa e normal-
mente, servido por garçons, à francesa. 
• Buffet (tipo americano): serviço em que a comida é disposta em 
mesas para que os convidados se sirvam. Não tem lugares à 
mesa, mas deve dispor lugares onde os convidados possam co-
mer confortavelmente. 
➢ Jantar: Servido com horário de início por volta de 19h30min e sem ho-
rário rigoroso para o término. Pode ser antecedido por coquetel quando 
o número de convidados é maior e o horário de chegada de todos os 
convidados não acontece num curto intervalo de tempo. Deve-se 
aguardar o comparecimento do maior número de comensais para ter 
início. 
Festival gastronômico 
 
➢ Consiste em um evento gastronômico de maior amplitude, por oferecer – 
além de experiências gastronômicas – uma programação cultural e soci-
oeducativa bem consistente. Este tipo de evento pode ter foco. 
➢ Territorial: quando apresenta uma farta opção de algum tipo de culinária 
regional, especialmente as mais exóticas, que geralmente despertam 
grande interesse do público em geral. Ex.: Ver-o-Peso da Cozinha Para-
ense; 
➢ Direito da gula: quando a marca do evento é o consumo em excesso de 
algum tipo de comida ou bebida muito apreciada. Ex.: Oktoberfest; 
➢ Bom e barato: com preços convidativos, o consumidor é atraído para um 
farto consumo de um determinado produto ou de cardápios diferenciados 
e de qualidade preparados por grandes e renomados chefs que geral-
mente custam bem mais caros do que no período do festival. Ex.: Restau-
rant Week; 
 
 
 
23 
➢ Nichos: desenvolvidos a partir de modalidades culinárias específicas 
muito apreciadas pelos consumidores. Ex.: Comida diButeco®; 
➢ Customizados e itinerantes: desenvolvidos em cenários inusitados, usam 
ingredientes locais e contam com a preparação de um chef renomado da 
localidade. Ex.: Gastronômade Brasil. 
 
Circuito gastronômico 
 
Tem amplitude menor que o festival e sua principal marca é a territoriali-
dade, pois cria uma espécie de corredor gastronômico, em que o consumidor se 
sente acolhido como em uma feira e pode, em uma única viagem, degustar dife-
rentes pratos. Ex.: Rota do Festival Gastronômico de Búzios. 
 
Temporada gastronômica 
 
Evento que acontece em um período mais estendido, evidenciando uma 
estação do ano, com harmonização entre os produtos daquela estação. Normal-
mente é realizado nos empreendimentos fixos. Como o evento é mais estendido, 
é importante haver uma boa programação de abertura, para marcar bem o acon-
tecimento. Ex.: Temporada Gastronômica de Inverno em Campos do Jordão 
(SP), que permanece vigente por um período de 50 a 60 dias. 
 
Semana gastronômica 
 
Evento que acontece no prazo de uma semana, muitas vezes com pro-
gramação técnica paralela. Pode ter como objetivo a valorização de uma estação 
do ano, um destino ou um ingrediente específico. Ex.: Semana Internacional de 
Gastronomia da Costa Esmeralda, em Santa Catarina. 
 
 
 
 
 
 
 
24 
Feira gastronômica 
 
A feira pode ser fixa e acontecer em determinados dias da semana ou 
ainda itinerante, que se desloca para diversos pontos da cidade. Oferece nor-
malmente comidas com características bem locais ou temáticas. Ex.: Feirinha 
Gastronômica Jardim das Perdizes (SP). 
 
Concurso gastronômico 
 
Apresentação de um prato especial e com receita inovadora, para degus-
tação dos juízes que, ao final, elegem o melhor dentro dos critérios definidos e 
divulgados. Os concursos preveem a premiação dos vencedores. É evento de 
inovação em técnica culinária e deve ser planejado com este foco e embasado 
por um bom regulamento. O concurso gastronômico poderá ser realizado como 
um tipo de evento ou poderá estar inserido como parte das atividades de outro 
evento gastronômico, com exceção da mostra gastronômica, que não é compe-
titiva. Ex.: Prêmio Polo Botafogo de Gastronomia. 
 
Mostra gastronômica 
 
Exposição da gastronomia motivada por algum tema específico e previa-
mente divulgado sem o objetivo de competição. O objetivo da mostra é dar visi-
bilidade a algum produto especial. É um evento em que um elemento fica em 
evidência e poderá ser apresentado de diferentes formas, a exemplo do uso de 
uma matéria-prima-base para o desenvolvimento de todos os pratos. Normal-
mente esse elemento tem vínculo muito forte com a cultura e as características 
do território. Mesmo não tendo cunho competitivo, demanda de regulamento 
para orientar a sua execução. 
 
Street food 
 
Realização de eventos gastronômicos na rua em que normalmente parti-
cipam e são montadas estruturas rústicas com containers, pallets e móveis de 
 
 
 
25 
demolição para criar lounges. Buscam uma relação mais direta com a urbani-
dade e oferecem menus para surpreender o paladar dos visitantes, mas devem 
receber atenção especial em relação às questões de segurança alimentar e per-
missão junto aos órgãos fiscalizadores. Ex.: ParadaTruck – Curitiba (PR) e Ma-
ricota Parque Gastronômico – São José (SC). 
 
Colaboradores do Departamento de Eventos 
 
 
O departamento de eventos é responsável pelo atendimento ao cliente e 
coordenação dos eventos dentro do estabelecimento. A partir de suas informa-
ções é que os demais departamentos planejam seus serviços para realização 
dos eventos. O número de colaboradores que compõe o setor deve ser propor-
cional a quantidade de espaços físicos (salas). 
• Nível técnico: técnicos de marketing, técnicos de som, vídeo e iluminação, 
dentre outros. Estes profissionais não necessariamente devem fazer parte 
do quadro de colaboradores da empresa, podendo ser contratado sempre 
que houver necessidade. 
• Apoio: fazem parte desse grupo o chamado “operacional”, dentre eles: 
carregadores, recepcionistas, área médica, auxiliares de serviços gerais, 
equipe de segurança etc. Estes profissionais também podem ser contra-
tados mediante necessidade. Devem utilizar uniformes e sempre que pos-
sível utilizarem crachá de identificação. 
 
 
 
26 
• Operadores: são os profissionais que trabalham na organização e opera-
ção da empresa que de eventos. Fazem parte do quadro fixo de colabo-
radores, dentre eles: secretárias, recepcionistas, produtores de mídia, 
pessoal de manutenção, auxiliares de limpeza etc. 
 
FUNÇÕES ATIVIDADES 
 
 
 
 
 
Assessoria de comunicação e produ-
ção de publicidade e mídia 
▪ Providencia a publicação de notícias 
sobre a empresa em jornais, revistas 
e publicações setoriais; 
▪ Coleta notícias sobre o setor de 
eventos para atualização constante e 
para embasamento de futuros plane-
jamentos; 
▪ Faz pesquisa de mercado para con-
seguir novos clientes; 
▪ Cuida da divulgação de eventos da 
empresa; 
▪ Trabalho com o profissional da infor-
mática, criando material gráfico e na 
digitação de textos relativos ao setor. 
Assistente de vendas ▪ Responsável pela captação e venda; 
▪ Marketing e divulgação. 
Recepcionista Recepciona os clientes, convidados, 
visitantes e fornecedores 
 
 
• Serviços terceirizados: área médica, preferencialmente com UTI móvel no 
local, transportes especiais para valores, documentos ou traslados, segu-
rança patrimonial, bilheterias e caixas, alimentos e bebidas, idiomas, cine 
e foto etc. 
 
 
 
 
27 
Organizador de Eventos 
 
 
Perfil 
 
Comunicativo, amável, organizado, detalhista, criativo, flexível, paciente, 
persuasivo, negociante, ágil, tranquilo, anfitrião. 
 
Requisitos 
 
Disponibilidade de tempo, conhecimento técnico, conhecimentos de infor-
mática, desejável conhecimento de outro(s) idioma(s). 
 
Organizador de eventos 
 
 Profissional capacitado a organizar eventos de terceiros ou promover 
seus próprios eventos, podendo se estabelecer no mercado como: pessoa física 
(autônomo) ou pessoa jurídica (empresa). Especializa-se em diversos de even-
tos, com destaque para: congressos e feiras, convenções, formaturas, exposi-
ções, leilões, cursos, seminários etc. 
 
 
 
 
 
28 
Aspectos comerciais 
 
A divulgação do centro de convenções é geralmente atribuída ao depar-
tamento de vendas/marketing da empresa. Cada estabelecimento deve criar sua 
política para captar seus clientes. 
Captação de eventos significa atrair um evento para uma determinada lo-
calidade ou para uma agência, geralmente passando por um processo de con-
corrência. A geração de eventos refere-se à criação de evento novo, atendendo 
a uma demanda do mercado. A realização de um evento requer que o promotor 
tenha um conhecimento amplo do mercado, no que se refere à demanda e à 
oferta. 
É importante levantar a demanda com a maior precisão possível, conhe-
cendo os seguintes aspectos que a integram, de forma qualitativa e quantitativa: 
• Principais eventos mundiais, nacionais e regionais; 
• Principais temas para a realização de eventos; 
• Principais períodos de realização; 
• Características socioeconômicas dos participantes; 
• Motivações; 
• Meios de transporte; 
• Tempo médio das viagens para participação em eventos; 
• Gasto médio. 
 
Com relação à oferta, ou seja, à captação e, ou desenvolvimento de even-
tos, é necessário que se tenha uma exata noção da realidade e das possibilida-
des de iniciativa nesse campo, fazendo um levantamento de: 
• Equipamentos e serviços; 
• Meios de hospedagem; 
• Alimentação; 
• Diversão; 
• Transportes; 
• Agências de viagens; 
• Empreendimentos 
 
 
 
29 
• Infraestrutura – vias de acesso, meios de transporte, saneamento, saúde, 
energia, comunicações, urbanização, segurança. 
A Central de captação representa um núcleo formado por várias empresas 
que se associam, como agências de eventos, hotéis, agências de viagens, trans-
portadoras, organizadores e prestadores de serviços e outros tipos de empresas 
ligadas ao turismo. Essas empresas mantêm financeiramente as centrais de cap-
tação. 
Dentre os eventos visados pelas agências estão os congressos e feiras. 
Esses dois tipos de eventos são atividades frequentemente vistas como produtos 
básicos do turismo urbano, que está em crescimento, nas quais o visitante gasta 
uma importância acima da média. E também não tem época definida, podendo 
operar a maior parte do ano. Em algumas cidades, mais de 40% dos pernoites 
vem desse tipo de turismo. Nesse tipo de eventos, há uma concorrência entre 
as cidades e também com outros tipos de áreas urbanas, como resorts. 
As feiras, em geral, acontecem periodicamente, sempre no mesmo local, 
não havendo assim o processo de captação. Diferentemente dos congressos, 
não parece que atratividade do local seja um fato que afete a participação nas 
feiras, embora influa no tempo de permanência do visitante. 
No caso das convenções e das viagens de incentivo, o local é definido 
segundo critérios que variam em função das características da entidade promo-
tora, mas que não estão formalizados e estabelecidos em seu estatuto, como no 
caso dos congressos. A decisão depende de poucas pessoas e o processo é 
mais rápido, pois o evento não requer divulgação. Ao contrário, alguns têm ca-
ráter sigiloso como parte da estratégia empresarial. Considerando-se esse as-
pecto privado e o fato de agregarem atividades interativas e de lazer entre os 
participantes, além do organizador obter sua atenção em tempo integral, uma 
parcela considerável das convenções acontece nos resorts, sendo este um nicho 
a ser explorado. 
 
 
 
 
 
 
 
30 
Comissões ou equipes de trabalho 
 
 
 
Comissão executiva 
• Trabalha junto das outras comissões; 
• O Controla datas e horários; 
• O Controla locais reservados; 
• O Analisa as características dos locais reservados, de acordo com as ne-
cessidades; 
• O Determina adaptações nos locais reservados; 
• O Contrata serviços necessários; 
• O Fiscaliza o funcionamento dos serviços disponíveis; 
• O Providencia serviços especiais para participantes, como tradução si-
multânea, por exemplo; 
• O Administra os serviços de secretaria: pessoal, telefone, fax, copiadora, 
computadores etc.; 
• O Administra concessão de serviços: agências de viagens, transporte, fo-
tografias, lanchonetes, som, banco oficial etc. 
 
Comissão de finanças 
• Controla orçamentos; 
• O Elabora e mantém planilhas de custos; 
• O Decide sobre aspectos econômicos; 
• O Estima custos financeiros de instalação e manutenção. 
 
 
 
 
31 
Subcomissão de fiscalização 
• Estabelece política de crédito e cheques; 
• O Estabelece política de reembolsos: quem recebe, quem autoriza paga-
mentos, quem assina cheques; 
• Controla entradas e saídas, de acordo com o orçamento. 
Comissão de cerimonial e protocolo 
• O Faz cumprir as normas do protocolo durante o evento. Estas normas 
são estabelecidas por legislação (Decreto nº 70.274, de março de 1972). 
Dentre elas, destacam-se as precedências entre as autoridades públicas 
e as personalidades;• O Orienta a colocação das bandeiras, a ordem dos pronunciamentos, a 
organização das mesas diretivas; 
• O Colabora com todas as outras comissões, par que não ocorram cons-
trangimentos durante o evento. 
 
Comissão de marketing 
• O Define o mercado a ser atingido; 
• O Define as ações para a identificação do evento, divulgação e fixação da 
imagem e da marca do evento; 
• O Define ações de marketing. 
• O Subdividem-se em atividades específicas: 
- subcomissão de imprensa. 
- subcomissão de relações públicas. 
- subcomissão de promoção. 
- subcomissão de publicidade. 
- comissão de hospedagem. 
Comissão de vendas 
 
• Coordena a venda de espaços, a obtenção de patrocínios, subvenções, 
auxílios e permutas. 
 
 
 
 
32 
Comissão de exposição 
 
• O Elabora material com informação sobre espaços, lay out e preços de 
áreas disponíveis; 
• O Fornece à subcomissão de publicidade e à comissão de vendas listas 
com nomes dos expositores em potencial; 
• O Coordena serviços na área de exposição, como: decoração, eletrici-
dade, abastecimento de água, carpinteiros, pintores, cartazistas e mate-
rial de apoio, incluindo radiofonia e informática; 
• O Determina quais serviços estão inclusos nos valores de reserva de es-
paço e quais são de responsabilidade dos expositores; 
• O Consulta a comissão de segurança sobre cargas e normas técnicas; 
• O Fixa horários de trabalho. 
 
Prazo para montagem de eventos 
 
Os prazos para realização de eventos variam bastante, dependendo do 
tipo de evento, de sua abrangência, da necessidade de serviços de terceiros, da 
equipe organizadora (nº de pessoas, experiência etc.), da complexidade do 
evento, dentre outros fatores. No entanto, é preciso ter uma previsão desse 
prazo. Analisando as necessidades e a facilidade ou não de obtenção dos recur-
sos para realização do evento, você poderá estipular um prazo ideal para a mon-
tagem. 
 
PÓS EVENTO 
 
Após a realização do evento, é feita uma avaliação do mesmo, por meio 
de uma análise crítica, da verificação do grau de satisfação dos participantes, da 
eficiência dos serviços prestados e dos resultados obtidos. O relatório é um ba-
lanço final, elaborado pelos coordenadores do evento. É um importante instru-
mento que irá auxiliar na realização dos próximos eventos. 
 
 
 
33 
Os pontos mais importantes para o promotor, ou seja, para quem solicitou 
a organização, são os resultados técnicos e financeiros e o alcance dos objetivos 
no início do processo. Assim, uma cópia do relatório, contendo essas informa-
ções, deve ser entregue ao promotor do evento. Ao avaliar o evento, deve-se 
destacar o cumprimento dos objetivos propostos e informas sobre as dificulda-
des ou facilidade de execução, os pontos positivos e negativos e as possibilida-
des futuras do evento. É importante colocar no relatório gráficos, tabelas e tabu-
lações de todos os dados colhidos durante a realização do evento. 
Os itens que constam dos relatórios de eventos são: 
• Introdução. 
• História do evento. 
• Comissão organizadora. 
• Identificação do evento – ficha técnica. 
• Programa preliminar/final. 
• Cronograma de ação – Check list. 
• Sistema de divulgação. 
• Seleção de trabalhos. 
• Perfil de realização. 
• Computação da avaliação dos participantes. 
• Memória de cálculo como cronograma de desembolso financeiro. 
• Considerações finais; e 
• Propostas para o próximo evento. 
 
Cerimonial, Protocolo e Etiqueta 
 
Como vivemos em sociedade, temos que seguir algumas regras e normas 
que possibilitam uma melhor convivência entre todos, caso contrários teríamos 
um verdadeiro caos instaurado. 
O cerimonial e protocolo é uma linguagem que define o espaço de cada 
um, em determinado acontecimento, confundidos com etiqueta, cortesia e boas 
maneiras, com intuito de harmonizar as relações humanas. Nada pode ser in-
ventado. Existe literatura específica e normas oficiais para serem aplicadas, 
 
 
 
34 
quando necessário, e em um evento nada poderá ser suposto, e sim tudo pre-
visto. 
 
Cerimonial 
 
Cerimonial é o conjunto de formalidade que deve ser seguidas pelas au-
toridades, em eventos solenes ou festas públicas. Possui uma linguagem pró-
pria, formal e diplomática, que indica fórmulas de tratamento e de cortesia e as 
expressões oficiais. É uma prática que existe desde a Antiguidade, mas que 
apresenta variações conforme os aspectos culturais, temporais e os tipos de ce-
rimônias. Por se tratar de relação entre pessoas, o cerimonial é uma linguagem 
dinâmica, que sofre modificações e atualizações com o passar do tempo. 
O serviço de cerimonial atua fazendo-se obedecer às precedências entre 
as autoridades em um evento e também no planejamento do discurso, dos luga-
res de honra, das placas comemorativas e alusivas, bandeiras, hinos, filas de 
cumprimento, visita de delegações, visitas de autoridades, condecorações, con-
gressos, assinaturas de atos, homenagens, dentre outros. 
 
Protocolo 
 
Protocolo é o conjunto de formalidades determinadas pela ordem hierár-
quica entre as autoridades. Determina a posição em que os governos ou seus 
representantes se estabelecem em eventos oficiais. O cerimonial e o protocolo 
orientam quanto às regras formais, que devem ser seguidas nas solenidades 
oficiais, para garantir o respeito à hierarquia entre as autoridades presentes. 
As pessoas envolvidas com a organização de eventos devem ter um bom 
conhecimento sobre esse assunto. Quando se trata de eventos de cunho oficial, 
no entanto, os profissionais do governo que cuidam desse assunto fornecerão 
as informações necessárias. 
Etiqueta 
Etiqueta é um conjunto de normas, usos e costumes que regulamentam a 
vida social, sendo aplicadas em banquetes, casamentos, como se trajar etc. O 
 
 
 
35 
serviço de cerimonial atua em conjunto com as regras de etiqueta. Existem vá-
rias situações em que se aplicam as normas de cerimonial e protocolo, indicando 
as precedências e tratando de questões e citações, uso da palavra, composição 
da mesa, formas de tratamento das autoridades, dentre outras. 
As normas do cerimonial público e ordem de precedência constam do De-
creto Nº 70.274, de 9 de março de 1972. É o decreto em vigor sobre esse as-
sunto e foi complementado, em alguns de seus artigos, por outros decretos, para 
acompanhar situações novas que surgiram. Os estados também possuem legis-
lação própria sob as normas de cerimonial público, respeitando a lei federal. 
 
Convites 
 
O convite que deve ser enviado e recebido com antecedência e deve con-
ter o nome do evento, local, dia, hora e traje recomendado. É importante a ante-
cedência para que o convidado possa se programar e evitar a superposição de 
compromissos. Recomenda-se que o nome do convidado seja manuscrito, indi-
cando o cargo que ele ocupa e deixando claro se é extensivo ao cônjuge. 
Se for o caso, deve constar no convite a exigência de confirmação da 
presença, bem como o prazo máximo de confirmação, que deve ser pelo menos 
dez dias antes do evento. A confirmação é importante para o planejamento do 
protocolo. A empresa organizadora do evento pode dispor de determinado nú-
mero de convites, para serem distribuídos pela equipe de marketing e vendas 
aos seus futuros clientes, que poderão constatar a qualidade daquele evento. 
Tipos de convites: 
• Convite pessoal: é feito diretamente à pessoa, emprega-se para aconte-
cimentos informais. Quem convida deve informar com mais ou menos dois 
dias de antecedência a presença do convidado e também lhe fornecer 
detalhes sobre o evento, como o que está comemorando, quem são os 
outros convidados e, se for jantar, qual é o prato principal. 
• Convite telefônico: para ocasiões muito informais ou para eventos decidi-
dos de última hora. É recomendável falar diretamente com a pessoa, em 
vez de deixar recado, que pode não ser repassado. Em caso de autorida-
des, o assessordeve transmitir o convite, tomando nota do nome de quem 
 
 
 
36 
está convidando, o motivo e o tipo de comemoração, data e horário do 
evento, endereço do local, tipo do traje, telefone e endereço para contato. 
• Convite impresso: usado para acontecimentos mais formais, como casa-
mentos, lançamentos, bodas, entrega de comendas etc. 
 
Montagem de mesa – mise-en-place 
 
 
A mise-en-place é toda a preparação do local de trabalho. Consiste em 
várias etapas que deverão ser seguidas cuidadosamente: 
• Limpeza de móveis, piso, portas e janelas; 
• Higienização de materiais e equipamentos; 
• Preparação do ménage; 
• Alinhamento de mesas e cadeiras; 
• Colocação de moletons, toalhas, cobre-manchas e outros materiais nas 
mesas; 
• Preparação da mesa buffet. 
 
 
 
37 
Os objetivos principais da mise-en-place são: facilitar o serviço dos gar-
çons, deixar o ambiente mais agradável, estimulando o consumo por parte dos 
clientes. O restaurante deve ser aberto somente depois de feita e conferida toda 
a mise-enplace. 
 
Preparar o Ménage 
 
Preparar o “ménage” é função do “commis”. Neste setor da “mise en 
place” de sala estão distribuídos os mais variados tipos de condimentos que ser-
virão como correção de sabor ou preparação de molhos para saladas à frente 
dos clientes. 
 
Utensílios do Ménage 
 
• Galheteiros de vinagre e de óleo – galheta para vinagre e galheta para 
azeite / óleo. 
• Mostardeiras. 
• Paliteiros. 
• Açucareiros / adoçante. 
• Vidros de molhos inglês. 
• Cinzeiros. 
• Saleiros. 
• Número de mesas. 
• Pimenteiras. 
 
OBS: TODOS ESTES UTENSÍLIOS DEVEM SER CUIDADOSAMENTE 
LIMPOS E ABASTECIDOS DIARIAMENTE. 
 
 
Modalidade de servir em restaurante 
 
Servir nos restaurantes ou em recepções familiares tem por objetivo agra-
dar sempre aos comensais. A técnica que se deve adotar é determinada por 
 
 
 
38 
vários fatores: a posição social do comensal, o ambiente em que transcorre a 
refeição, e o cardápio. 
Por exemplo: quem será homenageado? Onde será a homenagem? O 
que será servido? 
Nos buffets as técnicas são determinadas pelo que está dito acima; nos 
restaurantes, a técnica de servir já está estabelecida, não só pelo tipo de esta-
belecimento, como também pela clientela e pelo cardápio. 
 
AMERICANO 
 
Essa técnica consiste em montar no restaurante ou no salão de festa uma 
mesa – buffet – com toda variedade de pratos. 
OBS.: A mesa do buffet deve estar em lugar de destaque para que possa 
ser vista por todos os comensais. 
O serviço à americana pode ser de dois modos. Em um, chamado servi-
ços em pé, os comensais se servem e comem em pé. Em outro, chamado serviço 
sentado, os comensais se servem e se dirigem à mesa para ocupar seus lugares. 
Preparação: 
• A mesa deve estar em local de destaque; 
• A mesa (formada de mesas retangulares ou pranchões sobre cavaletes) 
deverá ser adequada à quantidade de pratos e ser forrada com toalhas 
plissadas ou não até seus pés. 
• Nas extremidades da mesa (buffet) deverá ser colocada uma mesa pe-
quena para pratos, talheres, guardanapos, etc. 
• A colocação das travessas deve ser harmoniosa e ordenada (molhos pró-
ximos aos alimentos que irão acompanhar – molho tártaro para peixes, 
vinagrete para saladas e roastbeefs). “Jus de rôti” para assados. Além 
disso, a aproximação dos pratos deve ser feita pela combinação. Depen-
dendo da extensão do buffet, poderão ser colocadas travessas contendo 
o mesmo alimento em pontos diferentes. 
 
INGLESA DIRETO 
 
 
 
 
39 
Esta modalidade consiste em um serviço no qual o garçom serve o ali-
mento diretamente da travessa no prato colocado à frente do cliente, pelo lado 
esquerdo. 
Método de trabalho: 
• Colocar os pratos vazios e aquecidos na mesa pelo lado direito do co-
mensal; 
• Apresentar a travessa pelo lado esquerdo do comensal, trazendo-a na 
mão esquerda; 
• Utilizar um garfo e uma colher em forma de pinça (alicate), na mão direita, 
para servir o alimento. 
OBS.: Esta modalidade de servir é erroneamente chamada, aqui no Brasil, de 
serviço “à Francesa”. O serviço “à Francesa” será apresentado mais adiante. 
• O garçom deverá colocar a (s) travessa (s) e os pratos quentes sobre o 
“guéridon” e, a seguir, deverá apresentar a travessa com alimento pelo 
lado esquerdo do comensal que o solicitou. Se ele estiver de acordo, o 
garçom retira o prato que está à frente do cliente, colocar o prato aquecido 
pela direita e serve o alimento pela esquerda do cliente. 
• O que sobrou na travessa deverá ser mantido numa estufa para ser ser-
vido como repasse, que deverá acontecer antes de o cliente ter terminado 
a primeira porção servida. 
 
INGLESA INDIRETO 
 
Esta modalidade consiste em um serviço em que o garçom serve o prato 
no “guéridon”, à frente do cliente, usando um garfo na mão esquerda e uma co-
lher na direita. 
• Trazer a travessa e apresentá-la ao cliente pelo lado esquerdo; 
• Servir a comida em um prato aquecido que está no “guéridon”; 
• Usar a colher na mão direita e o garfo na esquerda para servir; 
• Retirar o prato vazio que está na frente do comensal, se for o caso, pelo 
lado direito; 
• Servir o prato com comida pelo lado direito. 
 
 
 
 
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À FRANCESA 
 
Este serviço consiste em um atendimento requintado. O comensal se 
serve da comida trazida na travessa pelo garçom. A travessa com o alimento é 
apresentada pela esquerda do comensal, sendo que este, fazendo uso da colher 
e do garfo, escolherá o alimento desejado. 
Método de Trabalho: 
• Colocar os pratos aquecidos na mesa pelo lado direito do cliente; 
• Apresentar a travessa pelo lado esquerdo, colocando-a sobre sua mão 
esquerda protegida por um guardanapo de serviço; 
• Com o corpo ligeiramente inclinado para frente, a mão direita às costas, 
convidar o comensal a se servir; 
• Repetir esta operação a todos os comensais. 
 
RUSSA 
Este serviço consiste em um serviço simples, usado em restaurantes sim-
ples também em pequenos hotéis de diárias completas. As travessas são colo-
cadas nas mesas, para várias pessoas. É também conhecido como Serviço “Co-
mercial”. 
Método de Trabalho: 
• As travessas são colocadas sobre a mesa já com os talheres e o próprio 
comensal se serve. 
 
SERVIÇO DE PRATOS PRONTOS 
O prato pronto é uma maneira rápida e funcional de servir refeições, que 
vem sendo adotado por lanchonetes, restaurantes simples e restaurantes finos 
de grandes cadeias de hotéis e de restaurantes. Consiste na preparação e mon-
tagem do prato na própria cozinha e apresentado já pronto ao cliente. 
Execução: São utilizados pratos maiores (especiais) nos quais o alimento 
é apresentado com uma boa distribuição da peça principal das guarnições e dos 
molhos (caso façam parte do prato). 
• Cobrir o prato com “cloche” (tampa) de aço inox ou prata. 
 
 
 
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Distribuição e colocação das mesas e cadeiras 
 
A distribuição das mesas e cadeiras obedece a regras que devem ser 
respeitadas como: 
➢ Posição em relação ao interior e exterior, tendo em conta entrada e a vista 
panorâmica; 
➢ Espaço entre mesas. Quando colocadas em posição paralela, deverão 
Ter um intervalo mínimo de 1,60m a 2,0m e quando colocadas de canto, 
deverá existir um espaço de canto a canto, na média de 1,0m; 
➢ Colocação e posição das cadeiras. A distância entre as cadeiras, ou me-
lhor, de centro a centro de cada lugar, deve ser de 60 a 80 centímetros. 
 
Colocação do moletom, toalhas, guardanapos, etc. 
 
As mesas devem ser forradas com uma flanela ou tecido semelhante que 
permita: 
➢ Uma melhor fixação da toalha; 
➢ Evitar os ruídos provocados pela colocação dos objetos como talheres, 
louças, copos; 
➢ Proteger a mesa do calor de pratos e travessas; 
➢ Absorver líquidos que possam ser derramados sobre a mesa; 
➢ Evitar esgarçar a toalha nos cantos das mesas; 
➢ Fazer sobressair à cor da toalha, em especial as brancas; 
Em qualquerdos casos, esta deve ficar bem esticada, para não apresen-
tar rugas por debaixo das toalhas e não dificultar a substituição das mesmas. 
A colocação de várias peças: guardanapos, copos, talheres, pratos, etc., 
devem obedecer às razões funcionais de sua utilização, não devendo nunca, 
colocar mais de quatro copos sobre a mesa, por cada lugar, nem mais de três 
peças de talher, de cada lado do mesmo. 
Tão pouco, se deve colocar mais de dois copos do mesmo tamanho e 
muito menos, um copo mais alto, à direita de outro mais baixo, pela dificuldade 
que isso ocasiona para o serviço. 
 
 
 
 
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Planejamento de cardápio nos diferentes tipos de 
serviços 
 
Planejamento de Cardápios 
 
O cardápio, também chamado de ―menu, ―lista ou ―carta, é um veículo 
de informação, venda e publicidade de um restaurante, e tem por finalidade au-
xiliar o cliente na escolha dos pratos. 
Ao entrar no restaurante, todo cliente espera, inconscientemente, satisfa-
zer desejos de ordem física e emocional, de modo que os cardápios devem vir 
de encontro a esses desejos. Para isso, devem despertar a atenção do cliente, 
apresentando uma variedade de pratos compatível com os gostos da clientela e 
tendo uma forma gráfica original e fácil de manusear. É importante ainda que os 
cardápios sejam claros e legíveis, com todos os nomes dos pratos escritos cor-
retamente e apresentados em sequência lógica e racional, e que sejam bastante 
explícitos com relação aos preços, para que o cliente, através do cardápio, tenha 
noção correta da despesa que vai ter. 
Planejar e compor um cardápio são tarefas de responsabilidade do chefe 
de cozinha, em colaboração com o Maítre, o homem de compras e o gerente do 
restaurante, a quem cabe sempre a aprovação final. O planejamento e a com-
posição de um cardápio envolvem não apenas aspectos de ordem culinária, mas 
também aspectos relativos à combinação dos alimentos, aos mercados abaste-
cedores, ao gênero de clientela, à capacidade de produção (equipamentos e 
mão-de-obra disponíveis), e também às disponibilidades financeiras. 
O cardápio como um todo, deve apresentar uma variedade de pratos bem 
equilibrada. O número de ofertas deve ser igual para cinco grupos principais de 
pratos – carnes, peixes, aves, massas e sobremesas. Assim, se o cardápio tem 
dez pratos de carne, deve Ter número equivalente de pratos de massas (exce-
ção feita, obviamente, aos restaurantes especializados). 
Ao nível dos grupos principais de pratos, o cardápio deve apresentar di-
ferentes modos de cozimento (cozidos, assados, frituras, etc.) e diferentes for-
mas de apresentação (variedades de molhos e de guarnições). Se o cardápio, 
por exemplo, apresenta dez pratos de ave, deve haver equilíbrio de opções entre 
 
 
 
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frituras, assados, cozidos, ensopados, etc. Ao mesmo tempo, deve haver equilí-
brio na variedade de ofertas em termos de molhos e guarnições. A regra básica, 
sob este aspecto, é evitar o excesso de pratos ―semelhantes‖. Esse cuidado, 
aliás, deve ser estendido também aos nomes dos diversos pratos. Mesmo 
quando têm modo de preparo ou apresentação semelhante, os pratos devem 
receber nomes diferenciados. Ao invés de colocar no cardápio nomes iguais 
como ―pato à Califórnia, ―Peru à Califórnia, ―frango à Califórnia, etc., deve-
se dar asas à imaginação e encontrar nomes diferentes. No caso, por exemplo, 
―Frango à Los Angeles. 
Ao nível dos pratos, o cardápio deve ter a preocupação com as formas de 
apresentação, em termos de cores, sabores, consistências e modos de cozi-
mento. Um mesmo prato deve evitar a inclusão de alimentos com cores seme-
lhantes (por exemplo, pastelão com batatas cozidas), alimentos com sabores 
muito semelhantes ou destoantes (por exemplo, beterraba com pato, ou macar-
rão com purê de batatas), alimentos com igual consistência (por exemplo, purê 
de batatas com suflê de legumes) e alimentos com o mesmo modo de cozimento 
(por exemplo, peixe à milanesa com batatas fritas). 
 
SEGURANÇA ALIMENTAR 
 
 
Um tema de grande importância é a segurança dos alimentos que serão 
oferecidos durante um evento gastronômico. Além de toda a preocupação com 
o planejamento do evento, sensibilização, divulgação e infraestrutura, é impres-
cindível o cuidado em produzir alimento seguro para o consumo. 
 
 
 
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O termo segurança alimentar está associado à garantia de o consumi-
dor adquirir um alimento com atributos de qualidade que sejam de seu 
interesse, entre os quais se destacam os atributos ligados à sua saúde 
e segurança (SPERS, 2000, p. 286). 
 
A qualidade e a segurança dos alimentos devem ser garantidas em todas 
as etapas da produção, assegurando a ausência de contaminantes nos alimen-
tos, sejam eles biológicos, físicos ou químicos, preservando o controle higiênico-
sanitário e asseverando alimentos adequados ao consumo humano. 
É importante tomar conhecimento das exigências locais e adequar-se às 
normas da Vigilância Sanitária, visando ao cumprimento das regras da RDC nº 
216/2004 ou da RDC nº 49/2013: 
➢ Portaria RDC n° 216 (2004): trata das Boas Práticas para Serviços de 
Alimentação. A utilização de ferramentas como Boas Práticas de Produ-
ção (BPF) e os Procedimentos Operacionais Padrões (POP) na produção 
de alimentos desde o processamento, o transporte e o armazenamento, 
garante produtos finais com qualidade e segurança alimentar, assegu-
rando a saúde dos consumidores. Os manipuladores de alimentos devem 
ser supervisionados e capacitados periodicamente, com comprovação 
mediante documentação; 
➢ Portaria RDC n° 49 (2013): dispõe de normas para a regularização do 
exercício de atividades que sejam objeto de fiscalização pela Vigilância 
Sanitária, exercidas pelo Microempreendedor Individual (MEI), pelo Em-
preendimento Familiar Rural e pelo Empreendimento Econômico Solidá-
rio, que sejam produtores de bens e prestadores de serviços sujeitos à 
ação da Vigilância Sanitária. 
Para garantir o alimento seguro o órgão regulador, normalizador, contro-
lador e fiscalizador é a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa). Nos 
estados, a atuação é da Vigilância Estadual, e nos municípios, da Vigilância Mu-
nicipal. Portanto, há necessidade de verificar as normativas vigentes de acordo 
com o município e o estado em que os eventos gastronômicos acontecem, pois 
há variações que precisam ser observadas e respeitadas. 
Lembre-se que o evento irá chamar a atenção não somente dos poten-
ciais consumidores, mas também dos órgãos de fiscalização; portanto, os envol-
vidos precisam estar preparados para atender aos requisitos necessários no que 
 
 
 
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se refere à segurança alimentar e à capacitação dos pequenos negócios que 
farão parte do evento. 
Com isso sugerimos: 
➢ Elaborar critérios e pré-requisitos que condicionam a participação dos em-
preendedores nos eventos, a fim de garantir a qualidade e a segurança 
dos alimentos; 
➢ Oferecer cursos e oficinas de manipulação de alimentos para os partici-
pantes do evento; 
➢ Desenvolver manual sobre alimento seguro; 
➢ Oferecer as soluções de inovação e tecnologia disponibilizadas no port-
fólio de soluções tecnológicas (Sebraetec), a exemplo das soluções Pro-
grama Alimento Seguro (PAS), SEI Produzir Alimento Seguro dirigido ao 
MEI, entre outras; 
➢ Desenvolver comunicação (impressa ou virtual) aos clientes dos eventos, 
informando a preocupação que se tem com a qualidade e a segurança do 
alimento em que todos os empreendedores foram capacitados, configu-
rando-se como uma estratégia para evidenciar e valorizar esse cuidado 
com o consumidor. 
 
REFERÊNCIAS 
 
ABEOC – ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE EMPRESAS DE EVENTOS. 
Código Brasileiro de Auto-regulamentação da Organização de Eventos – Con-
ceitos e Relações de Mercado. Santa Catarina: ABEOC, [s.d.]. 
______. Evento Seguro: orientações sobre segurança em eventos. Santa 
Catarina: ABEOC, 2013. 
ANVISA – AGÊNCIA NACIONAL DE VIGILÂNCIA