Capitulo 1

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X EXCEL PARA 0 AMBIENTE DE TRABALHO X CAPÍTULO 1 EXPLORANDO 0 EXCEL - PRIMEIROS PASSOS P ROBERTO ALVES UFSCEste livro foi escrito por Roberto Felipe Rodrigues Alves para utilização no curso Excel para ambiente de trabalho, oferecido pela Coordenadoria de Capacitação de Pessoas da Universidade Federal de Santa Catarina, e não deve ser compartilhado, publicado, ou distribuído sem a autorização prévia desta Coordenadoria. Todos os exemplos do livro foram elaborados pelo autor e usam dados e nomes fictícios. Universidade Federal de Santa Catarina Coordenadoria de Capacitação de Pessoas - CCP/DDP Divisão de Capacitação Continuada - DiCC/CCP P ROBERTO ALVES UFSC1.1. ABRINDO EXCEL 4 1.2. A ÁREA DE TRABALHO DO EXCEL 5 1.3. GRUPOS DE COMANDO, SETA DE BOTÃO DE COMANDO E CAIXA DE DIÁLOGO DE COMANDO 8 1.4. GUIAS DE COMANDO ESPECÍFICAS 10 1.5. OCULTANDO E REEXIBINDO A FAIXA DE OPÇÕES (RIBBON) 11 1.6. NAVEGAÇÃO ENTRE CÉLULAS 12 1.7. DIGITANDO EM UMA CÉLULA 14 1.8. EDITANDO O CONTEÚDO DE UMA CÉLULA 16 1.9. LOCALIZANDO-SE NA PLANILHA 18 1.10. SELEÇÃO DE CÉLULAS 19 1.11. ALTERANDO A LARGURA DE COLUNAS E ALTURA DAS LINHAS 25 1.12. LARGURA DAS COLUNAS E AJUSTE DE CONTEÚDO 26 1.13. DIGITAÇÃO DE MÚLTIPLAS LINHAS 29 1.14. NOMEANDO CÉLULAS OU REGIÕES 30 1.15. TÓPICOS DE NAVEGAÇÃO E SELEÇÃO 31 1.16. CRIAR, SALVAR, SALVAR COMO, ABRIR E FECHAR 34 1.17. ALTERAR TAMANHO DA BARRA DE FÓRMULAS 37AMBIENTE Neste capítulo são apresentados os aspectos mais básicos do Excel. Apesar do conteúdo simples sua leitura é recomendada, pois podem haver novidades que facilitarão o seu aprendizado, bem como, agilizarão o seu trabalho no dia a dia com o Excel. 1.1. ABRINDO EXCEL PASSO A PASSO 1 - Clique no botão iniciar ou pressione a tecla "Windows" do teclado. 2 - Navegue até a letra "E", ou digite "Excel". 3 - Clique no ícone do aplicativo. Abrindo o Excel Caps Lock A S Dell Dicas E Editor de Shift Z 8 Email Excel F Alt Facilidade de Acesso Ctrl Ferramentas Administrativas do... Option Ferramentas do Microsoft OfficeEXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P passo a passo para abrir o Excel pode variar em NOTA outros sistemas operacionais ou em diferentes configurações do menu iniciar. No Windows 7, por exemplo, após passo 1, você deve clicar em "Todos os Programas/Microsoft Office/Microsoft Excel". 1.2. A ÁREA DE TRABALHO DO EXCEL Uma planilha do Excel contém diversas células que em conjunto formam uma grande tabela. É nas células que você pode digitar as informações ou realizar os cálculos. Cada célula é identificada por uma coluna e uma linha. Por exemplo, quando refere-se a primeira célula de uma planilha, se diz célula A1, pois ela se encontra na coluna A e na linha 1. Da mesma forma, quando se diz célula F5, refere-se à célula que se encontra na coluna F e na linha. A área de trabalho do Excel Roberto Alves Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES - Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Fórmulas Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartilhar Calibri 11 = ab Geral Formatação Condicional a N I S - A A = % 000 Formatar como Tabela Colar Células Edição Confidencialidade A Estilos de Célula Área de Transferência Fonte Alinhamento Número Estilos Confidencialidade A1 fx A B C D E F G H I K L M N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Planilha1 Planilha2 Plan1 + Pronto Calcula Acessibilidade: investigar + 100% UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 5EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P Detalhamento da área de trabalho do Excel Barra de acesso rápido Barra de título Guia de comando Faixa de opções Roberto Alves - Excel para o Ambiente de Trabalho.xlsx - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES T Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me o que deseja fazer Compartilhar ab Geral 11 Formatação Condicional Inserir Calibri A A AT = = % 000 Formatar como Tabela Excluir Colar N I S - A Confidencialidade - Estilos de Célula Formatar Área de Fonte Alinhamento Estilos Células Edição Confidencialidade A1 : fx A B C D E F G H I J K L M N o 1 2 3 Caixa de nomes 4 5 Rótulo de colunas 6 7 Célula A1 ativa 8 Barra de fórmulas 9 10 11 Rótulo de linhas 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Guia de planilhas 27 Zoom 28 29 30 Planilha1 Planilha2 Planilha3 + Acessibilidade: tudo certo + 100% UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 6EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P Atualmente, cada planilha do Excel contém 1.048.576 linhas (de 1 a 1048576) e 16.384 colunas (de A até XFD). Ressalta-se que um arquivo do Excel pode conter mais de uma planilha, razão pela qual cada arquivo é também chamado de pasta de trabalho. As partes que compõe a área de trabalho do Excel são: Barra de título: contém o nome do arquivo aberto. Barra de acesso rápido: barra na qual podem ser colocados os comandos mais utilizados. Inicialmente os comandos presentes nesta barra são Salvar, Desfazer Digitação e Refazer Digitação. Guia de Comandos: subdivisão das ferramentas orientadas por tarefa. A exceção da Guia Arquivo, quando você clica em um item da Guia de Comandos, são mostradas as ferramentas dessa guia na faixa de opções (Ribbon). Ao abrir Excel, será mostrada as ferramentas da guia Página Inicial. Guia Arquivo: primeiro item da Guia de Comandos, no qual se encontram os comandos para criar, abrir ou salvar arquivos, bem como imprimir, compartilhar, fechar etc. A área que contém esses comandos é chamada de Backstage Office. Ribbon: faixa de opções com a interface gráfica de ferramentas. Caixa de nome: caixa com o nome da célula ou região selecionada. Barra de fórmulas: mostra conteúdo da célula selecionada, que pode ser um valor ou uma fórmula. Rótulo de colunas: letras que identificam as colunas. UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 7EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P Rótulo de linhas: números que identificam as linhas. Guia de planilhas: guia para navegar entre as planilhas de um arquivo. Zoom: permite alterar o zoom sem alterar o tamanho da fonte das células. Pode ser usado, por exemplo, para facilitar a leitura (aumentar zoom), ou para mostrar mais linhas e colunas na tela (diminuir zoom). A Ribbon muda conforte a largura da tela NOTA ou do arquivo. Podem ser mostrados mais ou menos itens, bem como suas descrições ou apenas ícones, conforme o espaço disponível na tela. Área de trabalho reduzida ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Fórmulas Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartilhar A % Formatação Condicional Formatar como Tabela Colar Fonte Alinhamento Número Células Edição Confidencialidade Estilos de Célula Área de Transferência Estilos Confidencialidade A1 : fx A B C D E F G H J K L 1 2 3 4 1.3. GRUPOS DE COMANDO, SETA DE BOTÃO DE COMANDO E CAIXA DE DIÁLOGO DE COMANDO Os grupos de comando representam uma subdivisão da faixa de opções (Ribbon). A figura a seguir ilustra o Grupo de Comando denominado UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 8EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P Edição. Quando uma ferramenta do grupo de comando tiver opções ocultas, será mostrada a Seta de Botão de Comando, que é uma pequena seta (triângulo) para baixo. Ao clicar em um ícone que contenha a Seta de Botão de Comando todas as opções disponíveis aparecerão em um submenu. Grupo de comando e seta de botão de comando AutoSoma A Z Preencher Classificar Localizar e Limpar e Filtrar - Edição Seta de botão de comando Grupo de comando Em telas pequenas um Grupo de Comando pode ser reduzido a apenas um ícone com a Seta de Botão de Comando. Grupo de comando em telas reduzidas Edição - Já as Caixas de Diálogo de Comando, ou apenas Caixas de Diálogo, são janelas (pop-ups) que contém ferramentas adicionais. As caixas de diálogo podem ser acessadas com um clique do mouse sobre as setas apontadas para a diagonal inferior direita, que se encontram em alguns Grupos de Comando. Seta para acesso a caixa de diálogo de comando Geral - % 000 Número UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 9EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P Exemplo de caixa de diálogo Roberto Alves - Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES RF Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Formatar Células ? X Compartilhar Calibri 11 Número Alinhamento Fonte Borda Preenchimento Proteção N I S A A Colar Fonte: Estilo da fonte: Tamanho: dencialidade Calibri Regular 11 Área de Transferência Fonte dencialidade Calibri Light Regular ^ 8 Calibri (Corpo) Itálico 9 A1 : fx Agency FB Negrito 10 Algerian Negrito itálico 11 Arial 12 A B C D N Arial Black 14 1 Sublinhado: Cor: 2 Nenhum Fonte normal 3 Efeitos Visualização 4 Tachado 5 Sobrescrito Calibri 6 Subscrito 7 8 9 Esta é uma fonte TrueType. A mesma fonte será usada na impressora e na tela. 10 OK Cancelar 11 Não se preocupe em saber essas nomenclaturas. NOTA Saiba apenas que algumas funções e ferramentas podem estar ocultas. Agora você sabe como 1.4. GUIAS DE COMANDO ESPECÍFICAS Algumas guias de comando contêm ferramentas específicas que ficam ocultas até que um elemento seja selecionado. A guia de comando Formatar, por exemplo, fica disponível quando um objeto gráfico (figura, etc.) for selecionado. Na Ribbon da guia Formatar são disponibilizadas ferramentas para alteração de cor, corte de imagens, efeitos, ou seja, não fariam sentido no contexto geral, razão pela qual ficam ocultas até que seja possível utilizá-las. UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 10EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P Exemplo de guia específica Roberto Alves - Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Dados Revisão Exibir Ajuda Formatar Diga-me Compartilhar Avancar Alinhar as Altura: cm Recuar Agrupar Alterar Converter Texto Cortar Gráfico em Forma ALT Painel de Seleção Girar Largura: 2,54 cm Alterar Estilos de Gráficos Acessibilidade Organizar Tamanho Gráfico 1 fx A B E F G H I J K L M N o Q R S T 1 2 3 4 5 6 - 1.5. OCULTANDO E REEXIBINDO A FAIXA DE OPÇÕES (RIBBON) Se você desejar ter mais espaço para visualização dos dados da planilha poderá recolher a faixa de opções. Para tal basta apertar as teclas CTRL + F1, ou clicar no acento circunflexo que se encontra no canto direito da Ribbon. Faixa de opções ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES RF Compartilhar AutoSoma A Z Preencher Classificar Localizar e Confidencialidade Limpar e Filtrar Selecionar Edição Confidencialidade Y Z AA AB AC UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 11EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P Uma vez recolhida a Ribbon, você poderá fixá-la novamente. Para tal, basta apertar as teclas CTRL + F1, ou Clicar em qualquer elemento da Guia de Comando. Em seguida clique na "tachinha" que aparecerá no canto direito inferior da Ribbon. Exemplo de Ribbon recolhida Roberto Alves - Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES - Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Fórmulas Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me at Compartilhar A1 - : fx A B C D E F G H I K L M N 1 2 3 4 5 No exemplo a seguir, a Guia de Opções Exibir foi selecionada para que fosse possível visualizar a opção de fixar a Faixa de Opções (tachinha). Fixando a faixa de opções Roberto Alves Excel para o Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Fórmulas Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartilhar Nova Janela Layout da Página Organizar Tudo Normal Visualização da Mostrar Modos de Exibição Personalizados Zoom 100% Zoom na Alternar Macros Quebra de Página Seleção Congelar Painéis Janelas Modos de Exibição de Pasta de Trabalho Zoom Janela Macros 2 3 4 1.6. NAVEGAÇÃO ENTRE CÉLULAS Para que seja possível digitar em uma célula é necessário que ela esteja ativa. No Excel 2019, a célula ativa fica destacada com bordas verdes. Ao abrir o software, a célula A1 estará ativa conforme a imagem a seguir: UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 12EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P Célula A1 ativa Roberto Alves - Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartilhar Calibri 11 ab Geral Formatação Condicional a N I S A A % 000 Formatar como Tabela Colar Células Edição Confidencialidade - A Estilos de Célula Área de Transferência Fonte Alinhamento Número Estilos Confidencialidade A1 : fx v A B C D E F G H I K L M N 1 2 3 4 Para navegar entre as células e ativá-las você tem as seguintes opções: Clique do mouse: clique uma vez em qualquer célula e ela será ativada. Cursor de seleção de células Roberto Alves - Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Fórmulas Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartilhar Calibri 11 ab Geral Formatação Condicional a N I S - A A % 000 Formatar como Tabela Colar Células Edição Confidencialidade A Estilos de Célula Área de Transferência Fonte Alinhamento Número Estilos Confidencialidade A1 : fx A B C D E F G H I K L M N 1 2 3 + 4 Cursor de seleção Na imagem anterior, a célula A1 está ativa. Já o cursor de seleção (cruz branca) está sob a célula A3. Se o usuário der um clique simples no mouse, a célula A3 será ativada. Setas do teclado: você pode usar as teclas do teclado para navegar em qualquer direção. Você pode pressionar duas setas simultaneamente para navegar na diagonal. Por exemplo, para baixo e para direita (diagonal inferior direita). UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 13EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P Tecla ENTER: ao pressionar a tecla ENTER você navega para baixo. Ao apertar as teclas SHIFT + ENTER você navega para cima. Tecla TAB: ao pressionar a tecla TAB você navega para Ao apertar as teclas SHIFT + TAB você navega para esquerda. Teclas para navegação D DI #2 e a F12 Microsoft @ $ % ^ & A ( ) Backspace Insert Home PgUp Clear 2 3 4 6 7 8 9 Tab Q W E R T Y U Delete End PgDr 7 8 Caps A S D F G H J K Enter 4 5 6 Shift V N M Shift 1 2 3 Enter Ctrl En Alt Alt Ctrl 0 . Você pode manter a tecla SHIFT pressionada e DICA depois pressionar ENTER ou TAB quantas vezes forem necessárias até ativar a célula desejada. 1.7. DIGITANDO EM UMA CÉLULA Após ativar a célula, qualquer dado digitado ou colado será inserido na célula. Esses dados podem ser digitar textos, números, símbolos, sinais e fórmulas. PASSO A PASSO - Ative a célula C2. 2 - Digite o conteúdo desejado. UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 14EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P Digitação na célula ativa Roberto Alves Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartilhar Calibri 11 Geral Condicional N I S A A % 000 Formatar como Tabela Colar Células Edição Confidencialidade - . Estilos de Célula Área de Transferência Fonte Alinhamento Número Estilos Confidencialidade C2 : fx Digitação direto na célula A B D E F G H K L M N 1 2 Digitação direto na célula 3 Outra possibilidade é digitar o conteúdo desejado na barra de fórmulas. Para tal siga os passos a seguir: PASSO A PASSO 1 - Ative a célula C3. 2 - Clique uma vez com o mouse sobre a barra de fórmulas. 3 - Digite o conteúdo desejado. Para que o conteúdo digitado na célula ou na barra de fórmulas seja "gravado" na célula ativa, após finalizar a digitação, aperte ENTER, ou ative uma nova célula com o mouse. Por outro lado, se antes gravar o conteúdo na célula você se arrependeu, aperte a tecla ESC, ou alternativamente, CTRL + Z, para desfazer a digitação. Você também pode utilizar os botões Cancelar e Inserir da barra de fórmulas, para, respectivamente, desfazer a digitação ou gravar o conteúdo digitado na célula. UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 15EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P Digitação na barra de fórmulas Roberto Alves - Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartilhar C3 fx Digitando um texto na barra de fórmulas A B C D E F G H I J K L M N 1 2 3 fórmulas 4 Perceba na imagem anterior que a célula B3 está ativa. Conforme você for digitando na barra de fórmulas, o conteúdo da célula B3 vai sendo preenchido. Se o conteúdo digitado for maior que a largura da célula, ele será mostrado parcialmente em B3 enquanto você digita. Para mostrar o conteúdo integral aperte ENTER, TAB ou ative uma nova célula com o mouse. 1.8. EDITANDO CONTEÚDO DE UMA CÉLULA Existem 4 opções para editar o conteúdo de uma célula conforme demonstra-se nas subseções a seguir: 1.8.1. SUBSTITUIÇÃO DO CONTEÚDO PASSO A PASSO 1 - Ative uma célula que possua conteúdo. 2 - Digite o conteúdo desejado. 3 - novo conteúdo substituirá o antigo. UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 16EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P 1.8.2. COMPLEMENTO NO FIM DO CONTEÚDO ATUAL PASSO A PASSO 1 - Ative uma célula que possua conteúdo. 2 - Aperte F2 no teclado. 3 - O cursor estará no fim do conteúdo e você poderá digitar o complemento desejado. 1.8.3. COMPLEMENTO EM QUALQUER POSIÇÃO DO CONTEÚDO ATUAL PASSO A PASSO 1 - Ative uma célula que possua conteúdo, mas, dessa vez, com duplo clique do mouse. 2 - Posicione o cursor na posição desejada, com as setas do teclado ou com um novo clique simples no mouse. 3 - Digite o complemento desejado. UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 17EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P 1.8.4. COMPLEMENTO PELA BARRA DE FÓRMULAS PASSO A PASSO 1 - Ative uma célula que possua conteúdo. 2 - Dê um clique simples na barra de 3 - Na barra de fórmulas, posicione o cursor na posição desejada. Utilize as setas do teclado ou um novo clique simples no mouse. 4 - Digite o complemento desejado. 1.9. LOCALIZANDO-SE NA PLANILHA Você pode se localizar na planilha verificando a caixa de nome e o destaque nos rótulos de coluna e linha. Perceba na imagem a seguir que D2 é a célula ativa. Logo a caixa de nome exibe D2. Adicionalmente, o rótulo da coluna D e rótulo da linha 2 estão destacados em cinza escuro e uma linha verde. Localizando-se na planilha Roberto Alves - Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartilhar D2 fx A B D E F G H I J K L M N 1 2 3 UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 18EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P 1.10. SELEÇÃO DE CÉLULAS A seleção de células (região) é muito importante no Excel, pois nos permite agilizar tarefas. Com ela é possível, por exemplo, formatar todas as células do conjunto selecionado.Alémdisso, a seleção proporciona segurança na alteração de dados que ficam limitados as células selecionadas. 1.10.1. SELEÇÃO DE CÉLULAS EM SEQUÊNCIA Existem diferentes formas de selecionar células. A seguir são demonstradas algumas técnicas: 1.10.1.1. SELEÇÃO COM MOUSE (FORMA 1) PASSO A PASSO 1 - Clique com mouse (segure clique) na primeira célula a ser selecionada, por exemplo C2. 2 - Arraste o mouse até a última célula que deseja selecionar, por exemplo B1. 3 - Solte o clique do mouse. Observe que passo 2 pode ser feito em qualquer direção na qual existam células disponíveis (cima, baixo, direita, esquerda). Na imagem a seguir, a partir de C2, foram selecionadas células acima e a esquerda da origem. A seleção final, portanto, incluiu as células B1, B2, C1 e C2. UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 19EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P Células selecionadas com o mouse Roberto Alves Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES - Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Formulas Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartilhar C2 fx A B C D E F G H I J K L M N 1 2 3 Repare que a região selecionada ficará cinza. Na região selecionada, a célula ativa ficará branca, e estará pronta para receber a digitação de um dado ou fórmula. Enquanto você está selecionando as células, a caixa de nome mostrará quantas linhas e quantas colunas você selecionou, no exemplo do passo a passo esta informação será 2L X 2C. Quando a seleção terminar a caixa de nome exibirá a célula ativa. Caixa de nome exibindo a quantidade de linhas e colunas durante a seleção de células 2L fx Você também pode navegar entre as células do conjunto selecionado. Contudo, a navegação não pode ser feita com o mouse, nem com as setas do teclado, pois desfariam a seleção. Você deve usar, nesse caso, TAB, SHIFT + TAB, ENTER ou SHIFT + ENTER. UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 20EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P 1.10.1.2. SELEÇÃO COM o MOUSE (FORMA 2) PASSO A PASSO 1 - Ative a primeira célula da seleção (com mouse ou teclado, por exemplo 2 - Mantenha a tecla SHIFT pressionada. 3 - Dê um clique com o mouse na última célula da região que você deseja selecionar, por exemplo B1. Observe que o resultado da seleção será o mesmo do exemplo anterior. 1.10.1.3. SELEÇÃO COM TECLADO PASSO A PASSO 1 - Ative a primeira célula da seleção (com mouse ou teclado), por exemplo B1. 2 - Mantenha a tecla SHIFT pressionada. 3 - Clique nas setas do teclado navegando até a última célula desejada, por exemplo D1. Células selecionadas com o teclado Roberto Alves Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me & Compartilhar B1 fx A B C D E F G H I J K L M N 1 2 UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 21EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P 1.10.2. SELEÇÃO DE CÉLULAS EM BLOCOS Com as técnicas de seleção anteriores é possível a seleção de células adjacentes. Entretanto, com o uso da tecla CTRL é possível selecionar células que estão distantes umas das outras. PASSO A PASSO 1 - Selecione uma célula ou região, por exemplo, B1 até C2 (utilize qualquer técnica aprendida anteriormente). 2 - Segure a tecla CTRL. 3 - Selecione uma segunda região, por exemplo, F1 até G1, clicando na primeira célula com mouse (segure o clique) e arraste até a última célula. Seleção de células em blocos distantes Roberto Alves - Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES - Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Fórmulas Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me at Compartilhar F1 fx A B C D E F G H I J K L M N 1 2 3 Observe que o passo 3 pode ser repetido quantas vezes forem necessárias, até que sejam selecionadas todas as regiões e células desejadas. Você também pode remover parte de uma seleção realizada previamente. Para isso, mantenha pressionada a tecla CTRL e escolha umas das duas opções: clique com o mouse nas células selecionadas para desmarcá-las individualmente; clique com o mouse e arraste sobre uma área já selecionada. UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 22EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P 1.10.3. SELEÇÃO DE LINHAS E COLUNAS INTEIRAS Para selecionar uma linha ou coluna inteira você deve clicar no respectivo rótulo. Repare que ao colocar o mouse sobre o rótulo de coluna, o cursor passará a ser uma seta apontando para baixo. Já ao apontar o mouse sobre o rótulo de linha, o cursor passará a ser uma seta apontada para a direita. Seleção de coluna inteira Roberto Alves - Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES RF - Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Fórmulas Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartilhar B1 : fx A B D E F G H I K L M N 1 2 3 4 5 Seleção de linha inteira DE Roberto Alves - Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES RF - Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Fórmulas Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartilhar A2 : fx A B C D E F G H K L M N 1 2 3 Você pode combinar várias das técnicas DICA mostradas anteriormente, inclusive na seleção de linhas e Ao selecionar uma coluna inteira, por exemplo, a coluna B, você pode segurar a tecla SHIFT e clicar no rótulo da coluna F. Dessa forma, todas as colunas entre B e F serão selecionadas. Adicionalmente, você pode segurar a tecla CTRL e clicar em diversos rótulos de linha ou coluna individualmente de maneira a criar uma seleção mista. UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 23EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P 1.10.4. SELEÇÃO DE TODAS AS CÉLULAS Para selecionar todas as células de uma planilha você pode apertar as teclas CTRL + T. Outra opção é utilizar o mouse. Para tal, clique no rótulo que fica entre a coluna A e a linha 1. Repare que o cursor do mouse ficará em forma de cruz branca. Seleção de todas as células com o mouse Roberto Alves - Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES T - Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartilhar A1 fx + A B C D E F G H K L M N 1 2 3 4 5 Não se preocupe em saber todas as técnicas de NOTA uma vez. Comece a incorporá-las pouco a pouco no seu trabalho, e depois de um tempo adicionado novas técnicas. Com o tempo você dominará todas elas e de uma maneira rápida, e que se encaixe na sua preferência. UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 24EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P 1.11. ALTERANDO A LARGURA DE COLUNAS E ALTURA DAS LINHAS Para alterar a largura de uma coluna siga o passo a passo: PASSO A PASSO 1 - Posicione o mouse no rótulo de coluna na divisa entre a coluna a ser alterada e a coluna mais próxima à direita. Você perceberá que o cursor do mouse ficará em forma de uma barra vertical no centro com uma seta para direita e outra para a esquerda. 2 - Clique e mantenha o botão do mouse pressionado. 3 - Arraste o mouse para esquerda ou para direita, para diminuir ou aumentar a largura da Alteração de largura da coluna E H Roberto Alves - Excel para o Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES T - Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartilhar A5 fx A B C D E + F G H I J K L M N 1 2 UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 25EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P De forma análoga, você pode alterar a altura das linhas: PASSO A PASSO 1 - Coloque o mouse no rótulo de linha na divisa entre a linha a ser alterada e a linha mais próxima abaixo. Você perceberá que o cursor do mouse ficará em forma de uma barra horizontal no centro com uma seta para cima e outra para baixo. 2 - Clique e mantenha o botão do mouse pressionado. 3 - Arraste o mouse para cima ou para baixo, para diminuir ou aumentar a altura da linha. Alteração da altura da linha 2 Roberto Alves Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES RF - Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Fórmulas Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartilhar A5 fx A B D E F G H I J K L M N 1 1.12. LARGURA DAS COLUNAS E AJUSTE DE CONTEÚDO Quando o conteúdo de uma célula for grande, a sua exibição pode avançar sobre as células a direita. Porém, o conteúdo estará armazenado integralmente na célula de origem (ver coluna C1 do exemplo a seguir). Essa expansão ocorre até que uma célula a direita possua conteúdo. Nesse caso, o conteúdo será exibido parcialmente na tela, porém o conteúdo integral continuará armazenado na célula (ver célula C3 do exemplo a seguir). UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 26EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P Em alguns casos o Excel exibe o conteúdo de uma célula com uma sequência de sinais sustenido (#). Nesse caso, basta aumentar a largura da coluna para que o conteúdo seja exibido (ver célula A5 do exemplo a seguir). Exemplo de ajuste de conteúdo Roberto Alves - Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartilhar N17 fx A B C D E F G H I J K L M N 1 Esse é um texto bem grande que se encontra integralmente na célula C1 2 3 Esse é um texto bem grande qu Novo texto à direita 4 5 ###### 6 Perceba na ilustração anterior que o texto da célula C1 é bem grande e avança sobre as células a direita. Já o texto de C3 é o mesmo de C1, porém, ele só é exibido até encontrar a próxima célula que contém um valor, neste caso, a célula F3. Por fim, veja que a célula A5 contém os sinais de sustenido (####), indicando que há um conteúdo naquela célula, cuja exibição depende do aumento da largura da Você pode fazer com que a largura de uma DICA coluna ou a altura de uma linha se ajuste automaticamente ao conteúdo atual. Para tal siga os passos: UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 27EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P PASSO A PASSO 1 - Coloque o mouse no rótulo de coluna na divisa entre a coluna a ser alterada e a coluna da direita. Você perceberá que cursor do mouse ficará em forma de uma barra vertical no centro com uma seta para direita e outra para a esquerda. 2 - Dê um duplo clique. Se você fizer essas ações no exemplo anterior, o resultado será que a coluna C ficará tão larga quanto o maior conteúdo presente em todas as células da referida Já o conteúdo da célula C3, que estava exibido de forma parcial, será mostrada integralmente. Além disso, você irá perceber que as colunas D e E não apresentam conteúdo. Também perceberá que o conteúdo de C3 foi exibido (no exemplo anterior) até encontrar um conteúdo em F3. Atente-se que o contrário também é válido. Portanto, se uma coluna for mais larga que o maior conteúdo presente em suas células, o duplo clique causará o seu estreitamento. Ajuste de conteúdo Roberto Alves Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartilhar N17 - fx A B C D E F G H 1 Esse é um texto bem grande que se encontra integralmente na célula C1 2 3 Esse é um texto bem grande que se encontra integralmente na célula C1 Novo texto à direita 4 5 1.500,43 6 Atente-se que a técnica do duplo clique também serve para ajustar automaticamente as linhas. Para isso, basta que o duplo clique seja feito na divisa dos rótulos de linha. UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 28EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P Não se esqueça que o conteúdo de uma célula NOTA também fica disponível na barra de Portanto, se você desejar ver integralmente o conteúdo de uma célula sem alterar a largura da coluna ou altura da linha, basta selecionar a célula e ler o conteúdo na barra de fórmulas. 1.13. DIGITAÇÃO DE MÚLTIPLAS LINHAS Caso você deseje fazer uma digitação em múltiplas linhas dentro de uma célula basta apertar ALT + ENTER para fazer a quebra de linha. Esta técnica funciona tanto diretamente na célula, como na barra de fórmulas. Digitação de múltiplas linhas na célula A1 Roberto Alves - Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES RF Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Fórmulas Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartilhar 112 fx A B C D E F G H Essa é a primeira linha de A1 Essa é a segunda linha de A1 Essa é a terceira linha de A1 1 Essa é a quinta linha de A1, pois a quarta está em branco 2 UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 29EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P 1.14. NOMEANDO CÉLULAS OU REGIÕES É possível nomear células ou regiões de forma a facilitar uma futura seleção ou cálculo. Para tal siga os passos. PASSO A PASSO 3 - Selecione uma célula ou regiões, por exemplo, A2 até C3. 4 - Clique uma vez na caixa de nome. 5 - Digite o nome de sua escolha (não utilize espaços). 6 - Aperte ENTER. Nomeando a região selecionada Roberto Alves - Excel para o Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartilhar NomeDaRegião : fx A B C D E F G H I J K L M N 1 2 3 No curso serão demonstradas situações em que essa técnica pode ser vantajosa. UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 30EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P NOTA Siga as regras para nomear as células ou regiões: primeiro caractere deve ser uma letra, ou sublinhado (_) ou a barra invertida (\). Os demais caracteres podem ser letras, números, ponto, ou sublinhado. nome não pode se parecer com os nomes originais das células, por exemplo, A1, F$30, R2D2 nome pode possuir apenas uma letra, desde que não sejam as letras C, C, ou L. Se você digitar essas letras na caixa de nome a linha ou coluna será selecionada. Os nomes não são diferenciados entre maiúsculas e minúsculas. nome = Nome = NOME = NoMe etc. 1.15. TÓPICOS DE NAVEGAÇÃO E SELEÇÃO Nas seções subsequentes serão mostradas técnicas que agilizam a navegação entre células. 1.15.1. NAVEGAÇÃO ENTRE CÉLULAS PREENCHIDAS A tecla CTRL em conjunto com as setas do teclado permitem uma navegação rápida entre as células. Ao combinar tais teclas, a próxima célula a ficar ativa será a célula mais próxima da origem que possuir conteúdo. UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 31EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P Na ausência de conteúdo, a próxima célula a ficar ativa será a primeira ou a última, da linha ou da coluna, a depender da direção escolhida (seta do teclado). Exemplo para navegação avançada Roberto Alves - Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES T - Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Fórmulas Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartilhar A1 fx passo 1 A B D E F G H I J K L M N 1 passo 1 passo 2 passo 3 passo 4 2 Se tomarmos como exemplo a planilha ilustrada anteriormente, que possui dados em A1, B1, E1e G1, siga os passos: PASSO A PASSO 1 - Ative a célula A1. 2 - Aperte CTRL + seta para direita. A célula ativa será B1 (próxima célula a direita com conteúdo). 3 - Aperte novamente CTRL + seta para direita. A célula ativa será E1 (próxima célula a direita com conteúdo). 4 - Aperte novamente CTRL + seta para direita. A célula ativa será G1 (próxima célula a direita com conteúdo). 5 - Aperte novamente CTRL + seta para direita. A célula ativa será XFD1 (a última célula da planilha, pois não há conteúdo entre G1 e a última célula a direita). Essa técnica pode ser utilizada para e voltar em qualquer direção (cima, baixo, direita e esquerda). UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 32EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P 1.15.2. NAVEGAÇÃO PELA CAIXA DE NOME Além de servir para nomear células e regiões, a caixa de nome serve para navegação e seleção. Se você por exemplo estiver na célula F5 e desejar ir para a célula Z885, basta clicar na caixa de nome, digitar Z885 e apertar ENTER. Isso não renomeará a célula F5, pois Z885 não é aceito como nomeação de regiões. Após o ENTER, a célula Z885 será ativada. 1.15.3. A CAIXA DE DIÁLOGO IR PARA Outra opção para navegar rapidamente para uma célula conhecida ou selecionar uma região nomeada é utilizar a caixa de diálogo Para. Para tal, aperte F5 ou CTRL + G no teclado. Caixa de diálogo para Roberto Alves Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES RF T - Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Fórmulas Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartilhar D14 fx A B D E F G H I J K L M N 1 2 In para ? 3 In para: 4 SFS15 5 SES3 6 SBS1 SAS1:SCS2 7 NomeDaRegião 8 9 10 11 Referência: 12 Z885 13 14 Especial.. OK Cancelar 15 Na caixa de diálogo aparecerão todas as regiões nomeadas, e também um histórico de navegação. Você pode dar um duplo clique com o mouse para ir para essas células ou regiões. Você também pode utilizar o campo Referência, para para a célula ou região desejada. Para isso, após a digitação da célula ou região clique no botão OK. UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 33EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P 1.16. CRIAR, SALVAR, SALVAR COMO, ABRIR E FECHAR Quando você clica na guia de comando Arquivo aparece um menu (Backstage Office) com algumas opções, dentre elas, Novo, Salvar, Salvar como e Abrir. Guia de comando Arquivo Roberto Alves - Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES RF Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartilhar Calibri 11 ab Geral Formatação Condicional N I S A A % 000 Formatar como Tabela Colar Células Edição Confidencialidade A Estilos de Célula Área de Transferência Fonte Alinhamento Número Estilos Confidencialidade Para criar um novo arquivo clique em Novo e depois em Pasta de trabalho em branco. Backstage office de ROBERTO K Boa tarde Novo Voltar para a área de trabalho Pasta de em Recente Fixo Nome Data Roberto Alves - Excel para o Ambiente de min Roberto Alves - Excel para o Ambiente de Trabalho UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 34EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P Para salvar um arquivo clique em Salvar. Se a planilha ainda não estava salva, você terá que selecionar uma pasta do computador e dar um nome para o arquivo. Você também pode criar uma cópia do arquivo. Para isso, clique em Salvar como. Se o arquivo for salvo na mesma pasta do arquivo atual, você deverá escolher um novo nome. Se você for salvar a cópia em uma nova pasta, poderá manter o nome atual ou escolher um novo nome. Para abrir um arquivo você deve clicar em Abrir, navegar até a pasta onde o arquivo se encontra, e dar um duplo clique sobre o arquivo. Para fechar o arquivo, você deve clicar no X que se encontra no canto superior direito da tela. Fechando o arquivo Roberto Alves - Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES T Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartil Fechar Calibri 11 = ab Geral Formatação Condicional a N I S A A % 000 Formatar como Tabela Colar Células Edição Confidencialidade . . .00 Estilos de Célula Área de Transferência Fonte Alinhamento Número Estilos Confidencialidade Seguindo o passo a passo a seguir você pode treinar todas as etapas discutidas nesta seção. UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 35EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P PASSO A PASSO 1 - Abra o Excel. 2 - Clique na guia de comando Arquivo. 3 - Clique em Salvar. Uma caixa de diálogo irá aparecer. 4 - Utilizando a caixa de diálogo, navegue até uma pasta de sua preferência. 5 - Digite o nome do arquivo, por exemplo, "planilha" (sem as aspas) 6 - Clique em 7 - Feche o arquivo clicando no X, no canto superior direito da tela. 8 - Abra o Excel novamente. 9 - Clique na guia de comando Arquivo. 10 - Clique em Abrir. 11 - Navegue até a pasta que você salvou o arquivo um duplo clique sobre o arquivo planilha.xlsx. 13 - Clique na guia de comando Arquivo. 14 - Clique em Salvar como. 15 - Digite "arquivo cópia" (sem as aspas). 16 - Clique em Salvar. UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 36EXCEL PARA O AMBIENTE DE TRABALHO P As ações discutidas nesta seção também podem DICA serfeitas por atalhos do teclado. Paratal, enquanto você estiver na área de trabalho do Excel poderá pressionar: CTRL + = Novo CTRL + B = Salvar CTRL + A = Abrir F12 = Salvar Como 1.17. ALTERAR TAMANHO DA BARRA DE FÓRMULAS Se você desejar aumentar ou diminuir o tamanho da barra de fórmulas, basta colocar o mouse na linha inferior que a delimita (conforme a imagem). Depois clique com o mouse (segure o clique) e arraste de forma a ajustar o tamanho. Você também pode recolher ou expandir a barra de fórmulas. Para tal, clique com o mouse na seta que se encontra na sua extremidade direita. Alternativamente, você pode pressionar no teclado CTRL + SHIFT + U. Aumento da altura da barra de fórmulas Roberto Alves - Excel para Ambiente de Trabalho - Excel ROBERTO FELIPE RODRIGUES ALVES RF - Arquivo Página Inicial Inserir Layout da Página Dados Revisão Exibir Ajuda Diga-me Compartilhar Calibri 11 = ab Geral Condicional a N I S A A % 000 Formatar como Tabela Colar Células Edição Confidencialidade A Estilos de Célula Área de Transferência Fonte Alinhamento Número Estilos Confidencialidade A1 : fx Esse conteúdo estava bem grande agora posso vê-lo por completo A B C D E F G H I K L M N 1 completo 2 UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA 37X Universidade Federal de Santa Catarina Coordenadoria de Capacitação de Pessoas - CCP/DDP Divisão de Capacitação Continuada - DiCC/CCP P ROBERTO ALVES UFSC