Prévia do material em texto
FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DO ABC PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM ENGENHARIA E GESTÃO DA INOVAÇÃO Claudia Polimeno ANÁLISE DA APLICAÇÃO DO MÉTODO BALANCED SCORECARD EM ÓRGÃOS PÚBLICOS COMO FERRAMENTA PARA ESTÍMULO À INOVAÇÃO Santo André 2023 FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DO ABC Claudia Polimeno ANÁLISE DA APLICAÇÃO DO MÉTODO BALANCED SCORECARD EM ÓRGÃOS PÚBLICOS COMO FERRAMENTA PARA ESTÍMULO À INOVAÇÃO Texto apresentado ao Programa de Pós-Graduação em Engenharia e Gestão da Inovação da Universidade Federal do ABC como requisito para obtenção do título de Mestre em Engenharia e Gestão da Inovação. Orientador: Prof. Dr. Júlio Francisco Blumetti Facó Coorientador: Prof. Dr. Ricardo Gaspar Santo André 2023 FICHA CATALOGRÁFICA O presente trabalho foi realizado com apoio da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior – Brasil (CAPES) – Código de Financiamento 001. DEDICATÓRIAS A meus pais biológicos Oswaldo (in memorian) e Ema (in memorian) e aos tios, padrinhos e pais de criação Walter (in memorian) e Antonieta. Todos eles contribuíram com amor, dedicação e formação para o que sou hoje, sendo privilegiada de ter recebido amor de pais à 4ª potência. AGRADECIMENTOS Agradeço a Deus, pela vida e por todos os desígnios que colocou para meu aprendizado e crescimento, que me deram força para chegar até aqui. Aos familiares que demonstraram seu amor me incentivando e se orgulhando por esse caminho que escolhi. Aos orientadores Prof. Júlio Facó e Ricardo Gaspar que foram fundamentais com sua sabedoria, ensinamentos, incentivo, apoio, compreensão e gentileza. Aos meus colegas da Prefeitura Universitária que igualmente me deram apoio e compreensão para conseguir cumprir minha jornada de trabalho e me dedicar aos estudos, especialmente aos colegas Celso e Juscelino que me auxiliaram com dicas e auxílio com algumas ferramentas. RESUMO O Balanced Scorecard é uma metodologia criada inicialmente para uso na gestão de empresas e que também tem sido utilizada como ferramenta para estímulo à inovação quando de sua aplicação no serviço público, propiciando melhoria na gestão pública. Este instrumento conta com um grupo de perspectivas para auxiliar na elaboração do planejamento e acompanhamento de sua execução. No campo da pesquisa acadêmica, é assunto que apresenta ascendência de estudos no tema, o que pode ser verificado por meio de levantamento e análise quantitativa sobre artigos existentes em bases de dados com maior relevância, tais como Scopus e Web of Science. Desta forma, foi feito um estudo de 10 casos em 7 países, analisando o andamento das aplicações e evolução dos estudos sobre o tema, juntamente com revisão bibliométrica. Observou-se que o BSC adaptado para uso no setor público é uma ferramenta muito valiosa, especialmente por incluir as perspectivas dos ativos intangíveis, que propiciam um maior conhecimento sobre o funcionamento dos órgãos e serviços. Pode ser utilizado inicialmente como sistema de medição de desempenho, chegando a um novo modelo de planejamento estratégico. Por meio dos ativos intangíveis é possível uma mudança gradual de mentalidade sobre a importância de conhecer a missão da instituição, e o avanço em direção à maior eficiência dos serviços. A burocracia, embora bem intencionada para proteger os bens públicos, pode atrasar processos de otimização, por este motivo, é essencial a continuidade do uso de mecanismos como o BSC para que os serviços públicos possam acompanhar a evolução da sociedade. Palavras Chave: Balanced Scorecard, Setor Público, Planejamento, Inovação. ABSTRACT The Balanced Scorecard is a methodology initially created for use in business management and which has also been used as a tool to stimulate innovation when applied in the public service, providing improvement in public management. This instrument contains a group of perspectives to assist in planning and monitoring its execution. In the field of academic research, it is a subject that presents ancestry of studies on the subject, which can be verified through a survey and quantitative analysis of existing articles in databases with greater kinship, such as Scopus and Web of Science. In this way, a study of 10 cases in 7 countries was carried out, analyzing the progress of applications and evolution of studies on the subject, together with a bibliometric review. Note that the BSC adapted for use in the public sector is a very valuable tool, especially as it includes perspectives on intangible assets, which provide greater knowledge about the functioning of bodies and services. It can be used initially as a performance measurement system, leading to a new strategic planning model. Through intangible assets, it is possible to gradually change mentality about the importance of knowing the institution's mission, and progress towards greater efficiency of services. Bureaucracy, although well-intentioned to protect public goods, can delay optimization processes, for this reason, it is essential to continue using buttons such as the BSC so that public services can follow the evolution of society. Keywords: Balanced Scorecard, Public Sector, Planning, Innovation. LISTA DE FIGURAS Figura 1 – Perspectivas do BSC – Empresas ......................................................................... 21 Figura 2 – Espiral do BSC .................................................................................................... 25 Figura 3- Perspectivas BSC – Setor Público ........................................................................ 27 Figura 4- Mapa de Coocorrências ........................................................................................ 34 Figura 5- Mapa da rede de citações ..................................................................................... 35 Figura 6 – Mapa estratégico da FUNARBE ......................................................................... 58 LISTA DE TABELAS Tabela 1 - Modelos de Administração Pública ................................................................... 08 Tabela 2 – Classificação do BSC nos critérios de inovação ................................................ 16 Tabela 3 – Comparativo de pesquisas em bases de dados .................................................... 31 Tabela 4 – Número de publicações por autor ........................................................................ 33 Tabela 5 – Áreas de pesquisa com mais publicações no tema .............................................. 33 Tabela 6 – Relação dos casos objeto de estudo e respectivos países .................................... 36 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1 – Publicações por países nas bases de dados Web of Science (1996-2022) .......... 32 Gráfico 2 – Publicações por países nas bases de dados Scopus (1996-2022) ....................... 32 Gráfico 3 – Quantidade de publicações por ano .................................................................... 35 LISTA DE SIGLAS BSC – Balanced Scorecard BSCOL – Balanced Scorecard Collaborative BSI – Balanced Scorecard Institute CLT – Consolidação das Leis do Trabalho DASP – Departamento Administrativo do Serviço Público DHURS – Divisão de Higiene Urbana e Resíduos Sólidos EC – Emenda Constitucional ENAP – Escola Nacional de Administração Pública FUNARBE – Fundação Arthur Bernardes GPRA – Government, Perfomance and Results Acts HBR – Harvard Business Review HBS – Harvard Business School MARE – Ministério da Administração Federal e Reforma do Estado MGEcomponentes e estratégias. O mapa estratégico revelou-se uma inovação, por propiciar uma visão mais holística da organização. 2.11 Aplicação do BSC na Administração Pública Observando-se as perspectivas propostas no método do BSC, sob a ótica de sua adequação para aplicação ao setor público, percebe-se a compatibilidade do método com os objetivos da administração pública, principalmente quando se consideram as perspectivas não financeiras. O setor público tem como característica essencial a prestação de serviços, por esse motivo as perspectivas do cliente e do conhecimento são fundamentais para a melhoria do desempenho dos serviços em setores que não visam ao lucro. O modelo passou por adaptações para que se adequasse à realidade da estrutura dos entes governamentais (Figura 3), sendo a principal delas uma mudança em suas perspectivas, pois uma vez que não existe a expectativa do lucro, não há clientes ou acionistas a contentar ou pagar dividendos, mas uma sociedade a prestar contas e oferecer serviços de qualidade em retorno a tributos pagos. Da mesma forma, na perspectiva financeira existe um orçamento limitado que deve ser previsto antecipadamente, mas pode não ser concretizado totalmente em seu repasse para o órgão, ou em sua execução orçamentária. Tanto um fato como outro são problemas que podem ser minimizados, com um planejamento bem preparado. Desta forma, também pode ser maximizado o atendimento de demandas que grande parte das vezes não podem ser exatamente previstas. 27 A Figura 3 é uma representação das perspectiva do BSC, adaptadas para aplicação na gestão pública, onde a perspectiva da Sociedade assume o lugar dos Clientes e a perspectiva Orçamentária substitui a Financeira, tornando o entendimento mais claro à realidade das instituições governamentais. Figura 3 – Perspectivas BSC – Setor Público. Fonte: a autora (baseado em Balanced Scorecard Institute, 2014). 2.12 BSC no Brasil Desde o início do século XXI existem iniciativas no setor privado e em órgãos públicos no Brasil, assim como em diversos países com implantação da metodologia, com vistas à melhoria na gestão, maior eficiência e desburocratização na prestação de serviços. No setor privado do Brasil, segundo Arantes (2006), a partir de 2000, o primeiro projeto de construção de BSC certificado pela Balanced Scorecard Collaborative (BSCOL) foi realizado pela consultoria Symnetics na Cia. Suzano de Papel e Celulose. Outros casos de pioneirismo na utilização do BSC como tecnologia de gestão estratégica foram a Alcoa e o Unibanco. A implantação desse modelo de sistema é complexa, principalmente em se tratando de órgãos públicos, dada toda a malha de normas legais, burocracia, resistência ao modelo burocrático, e Visão e Estratégia Perspectiva Orçamentária Perspectiva Processos Internos Perspectiva Aprendizado e Crescimento Perspectiva Sociedade 28 mudanças de gestores, que podem provocar atrasos e alterações em planos anteriormente elaborados. No Brasil, a ENAP é um dos órgãos referência na pesquisa sobre experiências com BSC, conectada a instituições nacionais e internacionais, para disseminação de conhecimento em cursos, acompanhamento de casos e artigos publicados. Para melhor entendimento sobre o assunto em questão, incluiu-se uma revisão bibliométrica, de forma a não restringir a pesquisa apenas a casos dentro do território nacional. O objetivo deste modelo é avaliar o desempenho de empresas, e se os métodos utilizados até aquela época para avaliação de suas atividades, embasados em sua maioria em indicadores contábeis e financeiros, não seriam suficientes para mensurar acuradamente o desempenho de uma empresa. Este estudo resultou na formulação da metodologia de BSC, a qual incorpora, além de indicadores tangíveis, valores intangíveis, que não eram levados em consideração em métodos anteriores. Durante a era industrial, uma época em que a produção em massa era o carro chefe, e os investimentos eram feitos em ativos físicos, as tecnologias que aumentassem a escala de produção eram as mais importantes, assim como o controle financeiro, permitindo garantir o retorno aos investidores. Desta forma, foram desenvolvidas metodologias de controle financeiro por grandes empresas, auxiliando na eficiência do uso dos recursos e tendo como resultado a valorização destes ativos. Dado o crescimento da competitividade na era dos processos industriais, ficou mais difícil ganhar mercado com a concorrência existente. Numa era mais atual, da informação e dos serviços, os ativos intangíveis tiveram sua importância elevada e trazida à tona. Assim, para ganhar mercado, é necessário diferenciar produtos e serviços, a partir de sua concepção, envolvendo todos os processos e pessoas em todas as fases de execução e, para garantir o sucesso, ganha importância a elaboração e aperfeiçoamento das estratégias, por meio de planejamento das ações, o chamado planejamento estratégico. Com a grande oferta de produtos similares, aprimorou-se a oferta de serviços, assomaram-se mais facilidades à vida das pessoas, e novamente são os ativos intangíveis que ganham mercado. Considerando esse cenário, conforme Kaplan e Norton (1992), a metodologia BSC apoia-se em quatro pilares ou perspectivas: 29 1 Perspectiva financeira, cujo objetivo é a medição dos ativos tangíveis, e a demonstração dos resultados aos acionistas; 2 Perspectiva interna da empresa, com a avaliação dos processos e a excelência buscada por meio da melhoria deles; 3 Perspectiva do aprendizado, voltada aos ativos intangíveis e o valor agregado com o aperfeiçoamento destes; 4 Perspectiva do cliente, que busca a visão do cliente e, por meio dela, volta-se às outras perspectivas e à missão da empresa. Este método conecta estas perspectivas, demonstrando que todas têm seu peso na formulação e implementação de uma estratégia de gestão de uma empresa. O método pressupõe um retorno à missão, visão e a integração das atividades da empresa com a estratégia estabelecida e planejada. Para FELIX et al. (2011), o valor tangível de uma empresa do setor privado está refletido nos seus controles financeiros, representado pelo seu balanço. No entanto, para o setor público, o valor de um órgão se reflete na maneira como seus “clientes” usam os serviços que são oferecidos para os diversos segmentos da sociedade. Os ativos intangíveis, no caso de organismos públicos, têm um peso muito maior na gestão. Tendo em vista os diferenciais existentes do setor público para o setor privado, é necessária uma adequação do método Balanced Scorecard para garantir sua aplicabilidade (Figura 3). Como no setor público, não se visa ao lucro, mas em contrapartida, deve-se executar um orçamento limitado previsto anualmente, no qual pretende-se caber todos os projetos planejados pelo órgão, a estratégia e integração das perspectivas para atendimento às demandas é ainda mais crucial. Afinal, os clientes deste órgão são todos os usuários dos serviços por ele oferecidos. 30 3. METODOLOGIA DE PESQUISA Neste capítulo é mostrado o método científico escolhido para desenvolvimento da pesquisa, as escolhas, limitações, forma de coleta de dados e tratamento para obtenção dos resultados esperados. 3.1 Tipo de pesquisa e limitações iniciais A pesquisa é exploratória e descritiva, iniciando-se com os referenciais teóricos do modelo Balanced Scorecard, de David P. Norton e Robert S. Kaplan (1992), cuja obra é a primeira referência no tema. Para o desenvolvimento desta pesquisa são utilizados os métodos de revisão bibliométrica e estudo de caso múltiplo. A revisão bibliométrica consiste no exame da produção de artigos em dada área do saber, mapeando as comunidades acadêmicas e identificando as redes de pesquisadores (Chueke, 2015). As plataformas utilizadas para busca dos artigosforam Scopus e Web of Science, selecionando-se artigos publicados, além de casos complementares no Brasil, obtidos em organizações brasileiras de referência em publicações neste tema. A fim de estruturar a pesquisa, os tópicos escolhidos para visualização dos dados foram: Palavras Chave (O Que), Anos de Publicação (Quando), Autores (Quem), Países (Onde) e Autores Afiliados (Com Quem). Os casos para estudo foram escolhidos por meio de leitura dos artigos publicados sobre a aplicação da metodologia em esferas públicas de diversos países, selecionados nas bases de dados Web of Science e Scopus, além de instituições especializadas no assunto dentro e fora do Brasil, como a ENAP e o Balanced Scorecard Institute. Para equalização dos dados montou-se um formulário especificando as informações a serem coletadas, referentes a país, órgão, período de implantação, andamento e resultados obtidos, os quais serão compilados e analisados. 3.2 Estudo de caso múltiplo e bibliometria Para atingir os objetivos da pesquisa foi feito levantamento de estudos de casos, no Brasil e a nível mundial, sobre órgãos que adotaram a ferramenta, selecionando-se artigos publicados em periódicos de maior relevância e bases de dados como Web of Science e Scopus, além de casos complementares no Brasil, obtidos em organizações brasileiras de referência em 31 publicações neste tema. A seguir é feita uma apuração sobre os artigos mais citados e que estejam mais exclusivamente no tema proposto por este trabalho. A pesquisa iniciou pelas bases de dados Web of Science e Scopus. Para estruturar a seleção, e direcionar a pesquisa, foram escolhidas combinações de palavras chave, tendo como principal o termo Balanced Scorecard, em combinação com os termos Setor Público (Public Sector), Governo (Government) e Administração Pública (Public Management). Na plataforma foram usados os termos em inglês, direcionados por tópico, que apresenta a contagem referente ao título, resumo e palavras chave, filtrados apenas por artigos encontrados, cujo resultado figura na Tabela 3. O período escolhido foi a partir de 1996, tendo em vista a época de início das publicações sobre a pesquisa dos autores da metodologia, até o ano de 2022. Tabela 3 - Comparativo de pesquisas por artigos em bases de dados. Palavra Chave 1 Palavra Chave 2 Scopus Web of Science Balanced Scorecard + Setor Público 147 123 Governo 179 140 Administração Pública 239 192 Fonte: Web of Science/Scopus – jan/2023. Pela Tabela 3 observa-se a contagem maior de artigos com a combinação de termos Balanced Scorecard + Administração Pública, seguida pela combinação Balanced Scorecard + Governo. Tendo estas duas possibilidades como as mais relevantes, aprofundou-se a verificação e foi constatada a repetição de alguns artigos em ambas as pesquisas. A seguir, visando à tomada de decisão, apurou-se os países com mais artigos, e a posição do Brasil em ambos os casos. Notou-se que no tema BSC, em qualquer alternativa, os 5 países que despontam com mais artigos são Estados Unidos, Reino Unido, Austrália, Itália e Espanha. Com o intuito de verificar o ranking de publicações pelo mundo e a posição do Brasil na pesquisa sobre o tema, analisou-se em duas das bases de dados mais utilizadas, Scopus e Web of Science, quais seriam os 10 países que mais publicaram artigos, sendo que na plataforma Web of Science o Brasil figura na melhor colocação, em 8º lugar (Gráfico 1) e na Scopus em 10º lugar (Gráfico 2). 32 Fonte: Web of Science – jan/2023. Fonte: Scopus – jan/2023. Notou-se que no tema BSC, em qualquer alternativa, os 5 países que despontam com mais artigos são Estados Unidos, Reino Unido, Austrália, Itália e Espanha. Chamou a atenção o fato de que, no caso da palavra chave Setor Público, o Brasil tem 8 artigos publicados na plataforma Web of Science, alguns destes repetidos nas outras combinações de pesquisa. 0 5 10 15 20 25 30 35 Gráfico 1 - Publicações por país de 1996 à 2022 (Web of Science) 0 5 10 15 20 25 30 35 Gráfico 2 - Publicações por país de 1996 à 2022 (Scopus) 33 A partir da associação de palavras chave Balanced Scorecard + Administração Pública que apresentou a maior quantidade de artigos, deu-se prosseguimento na análise dos resultados. Verificou-se ainda a distribuição de artigos dentre os diversos autores e conforme mostrado na Tabela 4, os 9 autores que mais publicaram possuem 3 artigos cada. TABELA 4 - Número de publicações por autor. Autor Contagem % de 299 Amos D 3 1% Au-yong CP 3 1% Dreveton B 3 1% Mateos-ronco A 3 1% Mendes P 3 1% Mezquida JMH 3 1% Musa ZN 3 1% Naranjo-gil D 3 1% Teixeira MR 3 1% Autores com 2 publicações 42 14% Autores com 1 publicação 111 37% Fonte: Web of Science – ago/22. O BSC é uma metodologia que pode ser aplicada a diversas áreas, sendo assim, buscou-se ainda saber quais áreas tem maior quantidade de pesquisa com esta ferramenta, com o resultado apresentado na tabela 5. TABELA 5 - Áreas de pesquisa com mais publicações. Área de Pesquisa Contagem Economia de Negócios 142 Administração Pública 33 Engenharia 29 Ciência da Computação 28 Ecologia / Ciências Ambientais 27 Ciências da Saúde 20 Outros Tópicos de Ciências Sociais 19 Ciência da Informação / Biblioteconomia 15 Saúde Ocupacional Ambiental Pública 15 Pesquisa Educacional 12 Ciência Tecnologia Outros Tópicos 12 Gestão de Pesquisa Operacional 11 Fonte: Web of Science – ago/22. Uma das primeiras consultas da pesquisa foi a averiguação da coocorrência de palavras- chave, realizada na base de dados Web of Science apenas com as palavras Balanced Scorecard 34 e Public Sector. Com a finalidade de obter uma representação visual do relacionamento entre as palavras que envolvem o tema da pesquisa, indicando quais as combinações mais proeminentes. Do resultado desta consulta, apresenta-se o mapa de coocorrências (Figura 4). Quanto maior o círculo e mais espessa a linha entre os termos, mais ocorrentes são as palavras. Observa-se ainda uma variação do uso de palavras com o passar do tempo, revelado pela mudança das cores e na escala dos anos. Figura 4 - Mapa de coocorrências. Fonte: Web of Science/WOSViewer out/2020. Outro dado relevante para constatar a tendência de pesquisa do tema é a quantidade de publicações por ano. No caso desta pesquisa, o Gráfico 2 aponta para um movimento ascendente de número de publicações nos últimos 11 anos. 35 Gráfico 3 – Quantidade de publicações por ano. Fonte: a autora com base em Scopus e Web of Science – out/2021 As estatísticas levantadas permitem ainda elaborar o mapa da rede de citações (Figura 5), que indica tendências em linhas de pesquisa e mostra fontes de informação reconhecidas e de maior visibilidade. Figura 5 – Mapa da rede de citações. Fonte: Web of Science/WOS Viewer – out/2020. Filtrados os artigos repetidos, foi possível identificar a evolução dos estudos sobre o tema, os autores seminais e países onde ocorrem trabalhos para estudos de casos. A seguir selecionam- se algumas das experiências mais relevantes, fazendo-se então a leitura dos resumos dos artigos encontrados. 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 1999 2001 2003 2005 2007 2009 2011 2013 2015 2017 2019 2020 Web of Science Scopus 36 A seguir é feita uma apuração, ordenando-se a seleção a partir dos artigos mais citados, com o propósito de distinguir aqueles que se adequem ao tema proposto por este trabalho. Foi feita a opção por um estudo de caso múltiplo com amplitude mundial, por permitir uma melhor visão sobre como o BSC é adaptado em cada realidade, pré-selecionou-se um total de 32 artigos mais citados publicados entre os anos de 1996 e 2022. Durante o estudo dos casos previamente selecionados, constatou-se que alguns dos artigos tratavam da teoria dométodo BSC comparativamente a outras metodologias, o que auxiliou na análise crítica da pesquisa e no conhecimento acerca de outras ferramentas, mas não condizia com os objetivos definidos. Ainda, alguns casos empregavam a metodologia BSC combinada a outras já existentes. Uma vez que a intenção deste estudo é aprofundar o conhecimento no método BSC em suas aplicações e resultados, foi dada preferências àqueles casos que mencionam especificamente o BSC. Da mesma forma, alguns dos artigos referiam-se a projetos de aplicação, sem demonstrar a efetiva prática da metodologia e seus resultados, o que distancia-se o objetivo especifico deste trabalho de acompanhar a implantação e apurar os resultados da aplicação. Sendo assim, finalmente foram escolhidos e analisados 10 casos, em órgãos de diferentes setores públicos, os quais estão listados na Tabela 6: Tabela 6 – Relação de casos objeto do estudo e respectivos países País Ano Órgão Suécia 2003 Entidade de segurança pública Reino Unido 2002 SBS – Small Business Service - Serviço de suporte empresarial Escócia 2017 Polícia de Dumfries e Galloway Austrália 2009 Governos locais de Brisbane e Melbourne Itália 2017 Organização de Assistência Social e autoridade local Reino Unido 2017 Força-Tarefa de Emprego de Minorias Étnicas e o Sheffield Let's Change4Life Portugal 2011 Divisão de Higiene Urbana e Resíduos Sólidos (DHURS) de Loulé Brasil 2015 Tribunais de Contas dos Estados Brasil 2005 EMBRAPA Brasil 2009 Fundação Arthur Bernardes Fonte: a autora. 3.3 Coleta e tratamento dos dados Para que a coleta de dados siga um padrão e visando facilitar a tabulação dos dados, foi montado um formulário com as questões principais a serem coletadas (Apêndice A). 37 O produto desta pesquisa é uma análise crítica dos pontos fortes e fracos da introdução da metodologia BSC, ou seja, melhorias para a gestão, dificuldades no uso da ferramenta, sucessos e problemas percebidos. O modelo é bem sucedido no meio empresarial, mas devido às especificidades das esferas governamentais, podem ocorrer problemas de formulação e implantação que prejudiquem seu desenvolvimento. Desta forma, objetiva-se avaliar a viabilidade do uso, vantagens da adoção do modelo e, paralelamente, as oportunidades de estudo e lacunas para futuras pesquisas. Apresenta-se a seguir, uma descrição resumida de cada caso: CASO 1: Implementação de um novo sistema medição de desempenho para avaliar e auxiliar o policiamento na legislação sueca de polícia, chamada Enforcement. A partir de 1997, o Conselho Nacional de polícia sueca considerou a implantação de um programa de avaliação de desempenho em vários distritos em todo o país, tendo em vista a fase de “reinvenção” de governos, utilizando-se do BSC para apoiar a polícia na melhoria da eficiência e eficácia das operações. Os pesquisadores da Universidade de Estocolmo Salvador Carmona e Anders Grönlund participaram como observadores externos de 1998 a 2000, quando terminou a fase de implementação, tendo acesso irrestrito ao projeto, interação com a equipe, documentos referentes à implantação e recursos da biblioteca, com informações sobre o contexto e especificidades do trabalho policial. A Suécia adota desde 1959 a mudança de paradigma da polícia, adotando uma atuação preventiva além da reativa, inclusive com a promulgação de lei no final da década de 80 estabelecendo que uma proporção maior de recursos policiais deve ser alocada na prevenção, o que requer mudança nos métodos de trabalho, previsão também feita na lei de orçamento de 1992/1993, e posteriormente reforçado no orçamento da estrutura de treinamento policial. Esses regulamentos mostram um apoio político, legal e financeiro na implementação de um novo sistema. O sistema de informação sueco conta com mais de 100 indicadores não financeiros, e o feedback das autoridades centrais é feito por relatórios mensais de revisão. Ainda assim foi considerado um sistema insatisfatório por todas as camadas da polícia. O BSC foi pensado como um complemento ao sistema existente melhorando os sistemas de planejamento, inserindo um dispositivo para melhorar a comunicação, tanto vertical como horizontalmente, além de informações sobre a opinião pública. O modelo tentou desenvolver 38 uma perspectiva tripla de indicadores do passado (histórico de índices), presente (medição de recursos) e futuro (previsão de recursos, avaliação de pessoal, oportunidades e desafios e opinião pública). A escolha dos indicadores foi guiada pelas perguntas: O que queremos alcançar? Quando podemos atingir esses objetivos? E como medimos nosso progresso? Além disso, houve um ajuste das perspectivas, que foram mantidas em 4, denominadas Sucesso, Equipe, Cidadão e Recursos. Pontos positivos: a lei que legitimou a implantação do sistema; a adaptação das perspectivas direcionando e motivando o trabalho, pois a aplicação da lei equilibra medidas de sucesso interno, bem como o desempenho (Bourne et al., 2000) Pontos negativos: As perspectivas são medidas por meio de pesquisas com cidadãos e funcionários. Não foram diferenciados os pesos para cada perspectiva; as medições dos indicadores provocaram uma mistura de dados que não necessariamente refletiam a eficiência do sistema (por exemplo: satisfação das partes interessadas e recursos fornecidos pelo governo). A dimensão do policiamento comunitário, que evidencia a mudança de paradigma para o policiamento preventivo, não foi devidamente medida, sendo que esta seria uma parte crucial do trabalho, afinal a medição é parte essencial da estratégia (Kaplan, 1998), e conforme verificado por Davenport (2006) e Oliveira (2012), a literatura sobre medição de desempenho reconhece que o processo de gestão de desempenho deve apoiar a aprendizagem da organização, ou seja, a falha na medição prejudica a aprendizagem. A conclusão deste caso considerou a implantação como uma tentativa preliminar, cujo conjunto de indicadores apoiou uma visão convencional de polícia, buscando números fáceis de medir, como quantidade de prisões, tempo de resposta e taxas de liquidação de crimes, sendo que, pela proposta de modernização, deve ser feita uma revisão quanto à escolha de indicadores e objetivos voltados ao atendimento das premissas estabelecidas pela legislação promulgada. CASO 2: Organização: SBS – Small Business Service, serviço de suporte empresarial de classe mundial, para atuar como interlocutor das empresas dentro do governo e mitigar os efeitos da regulação, também herdando algumas funções do Departamento de Comércio. 39 Artigo de David Irwin, CEO da SBS, publicado no ano de 2002, que realizou a pesquisa no ano de 2000, em uma organização nova, que assumiu funções de um departamento do governo não possuía plano de estratégia, apenas metas de processo acordadas com o Parlamento. A visão proposta para atingimento em 5 (cinco) anos era a meta de tornar o Reino Unido o melhor país do mundo para começar e manter um negócio. Messeghem et al (2018) estudou um modelo para avaliar o desempenho de uma incubadora que ajude todas as partes interessadas a entender a importância de uma visão de desempenho de longo prazo. Com a visão definida e objetivos estratégicos traçados, o atendimento às necessidades dos clientes era primordial, o que facilitou usar a metodologia. Houve um levantamento dos prováveis problemas que as empresas teriam nos próximos 5 anos e como ajudar a resolvê- los, envolvendo desde a gerência até a equipe de apoio. Foram organizadas apresentações feitas a todos os funcionários de outras unidades, assim como foi disponibilizado material na intranet para amplo conhecimento. A organização entendeu que, para facilitar a assimilação da metodologia, deveria ser alterado o nome de cada perspectiva, por ex.: a perspectiva do cliente tornou-se “atendendo as necessidades do cliente”,o que está de acordo com Gambles (1999) ao dizer que “em sua forma usual, o Scorecard não é adequado para a grande maioria do setor público”. Também foi simplificada a forma de divulgação da estratégia era, para permitir entendimento e maior familiaridade do assunto a todos os envolvidos. Foi desenvolvida uma declaração de valores internos para auxiliar a equipe a adquirir as competências necessárias e melhorar o desempenho, e o mapa estratégico foi elaborado em processo iterativo com todos os funcionários para revisão e acordo da estratégia. Quanto às dificuldades encontradas foi a inexistência de clareza de um resultado financeiro no setor público. Mesmo tendo um papel de voz forte das pequenas empresas no coração do governo, mesmo sendo eficazes, não era fácil obter reconhecimento do trabalho. Uma novidade que surgiu com esse trabalho foi a criação de uma Universidade corporativa, com a ideia de que clientes e membros da equipe tivessem melhor interação e aperfeiçoamento. Resultados obtidos: Em 2002, estudo da Economist Intelligence Unit e Apax Partners classificou o Reino Unido como o 2º entre 60 países pesquisados, mostrando que a visão estava no caminho certo. CASO 3: Organização: Subdivisão administrativa da Polícia de Dumfries and Galloway, Escócia. 40 Os pesquisadores Wisnieswski, M. e Dickson, A. verificaram a implantação do BSC na Força Policial local, que foi iniciada a partir de uma agenda de reformas no serviço público criada em 1997. A polícia foi o setor escolhido para aplicação experimental de uma reforma do serviço público local com a implantação da estrutura Best Value, após a eleição de um novo governo trabalhista em Dumfries, incluindo esta ação em sua agenda. Trata-se de uma região no sudoeste da Escócia que, à época da experiência com a metodologia BSC contava com cerca de 150.000 residentes. A organização já contava com uma missão, era a menor estrutura de polícia do Reino Unido, emitia relatórios anuais de desempenho, realizava consultas públicas e coletava dados, embora sem ter entendimento claro sobre como usá-los. A primeira ação escolhida foi a atuação em incidentes de vandalismo. Como pontos negativos menciona-se que a área é rota comercial internacional entre Irlanda e Europa continental (grande fluxo de passageiros e cargas), taxas de desemprego da região é das mais altas. Os pesquisadores relataram que haveria certa dificuldade em avaliar o impacto geral e o “sucesso”. O tempo para implementação era uma preocupação, devido ao aprendizado necessário, e devido à cultura de gestão policial existente que cria resistência aos novos termos do BSC. Foi elaborado um guia de gestão para projetar e usar o BSC e, como resultado, foi desenvolvido um plano com ações integradas, melhor entendimento e utilização dos dados coletados. A equipe adquiriu confiança nas medidas adotadas, assim como houve um aprendizado em relação ao modo anterior de trabalho de “fazer primeiro e medir depois”. O desafio alcançado foi enfrentar a cultura de gestão policial existente, que presumia as ações chave e não refletia melhor sobre cada ação, algo que Fleisher e Mahaffi (1997) estudaram sobre apresentar argumentos para eficácia das atividades com base na intuição e experiência, ao invés de análise metódica e efeitos especificáveis, que pode levar ceticismo da alta administração em relação às decisões. Mas com a ajuda de um membro da equipe que funcionou como “agente da mudança” os envolvidos perceberam que o processo de planejamento do BSC era mais completo, que promovia uma reflexão sobre ações chave, e que algumas iniciativas e ações não teriam sido identificadas por meio do processo tradicional. Como apontou Mascarenhas (1996): “É importante reconhecer que a medição de desempenho precisa servir a múltiplos fins. 41 Ao final do processo, não apenas um BSC detalhado foi produzido, como a unidade estava confiante de que havia desenvolvido um plano apropriado e viável para toda a iniciativa. O próprio Scorecard foi usado como base para relatar o progresso da iniciativa internamente aos gerentes seniores e aos oficiais da linha de frente. As adaptações que surgiram como novidade durante o processo foram em relação à perspectiva do cliente que foi renomeada como perspectiva do impacto, para facilitar o entendimento e por entender-se mais adequado ao serviço. Da mesma forma, a perspectiva de aprendizagem e melhoria foi renomeada como perspectiva de melhoria de gestão, o que, na visão da unidade daria mais credibilidade interna para a dimensão do ganho. Fleisher e Mahaffi (1997) já avaliavam que a avaliação estratégica deve ser personalizada em cada unidade, de acordo com o contexto, cultura e complexidade do trabalho. A atuação do “agente da mudança”, auxiliando a persuadir o chefe da polícia a adotar a abordagem do BSC, para melhoria no planejamento estratégico das atividades. Outrossim, o fato de que a unidade dispunha de policiais de vários escalões, em vez de "especialistas”, concorreu para que os resultados finais trouxessem um alto grau de credibilidade entre colegas. A aplicação foi considerada bem sucedida fornecendo uma estrutura de gestão estratégica que pode ser ampliada para todo o espectro de desempenho policial. CASO 4: Organização: Governos locais de Brisbaine e Melbourne – Austrália. Pesquisa realizada em 2004 por Ana Yetano, por meio de entrevistas, acesso a documentação e observação direta e participante. O motivo da escolha das duas cidades para a pesquisa foi o fato de serem casos de sucesso na implantação de um sistema de gestão de desempenho. No caso de Brisbaine, o BSC foi implantado com adaptações, e posteriormente renomeou o sistema como PIONEER. Em Melbourne, o modelo seguiu os princípios do Triple Bottom Line (TBL). No caso de Brisbaine, o histórico era de falta de estratégia bem definida, estrutura burocrática; aumento da população (+ 30% em 10 anos) e consequente aumento de demanda por serviços, e cerca de 100.000 pessoas que trabalham, mas não moram na cidade e usam serviços. Em Melbourne, os principais problemas era a falta de planejamento integrado, só havia planejamento departamental, mas não havia uma estratégia corporativa. 42 Ambas as cidades iniciaram ações que contribuíram para o sucesso dos projetos. Em Brisbaine, foi definida a declaração da visão “Viver em Brisbaine em 2010”, com 20 resultados esperados em 10 anos. Para Melbourne, um plano denominado “Plano da cidade 2010”, com a visão do que deveria ser feito até 2010, revisado e atualizado em 2005, de acordo com tendências emergentes e o desenvolvimento mais recente na época. A partir daí, temos um modus operandi das atividades: Brisbane: Por considerar o BSC original complexo, a decisão foi aplicar o BSC para cada um dos 20 resultados esperados, definindo as atividades que contribuem para o resultado efetivo. O monitoramento feito a cada três meses e pesquisas com a população duas vezes ao ano, obtendo opiniões por meio de diversos canais de comunicação. Melbourne: Consulta pública para elaborar o plano da cidade de 2010, e posteriormente são elaborados o Plano Anual (responsável pelos temas estratégicos), o Plano do Conselho (estabelece a missão, visão e valores) e o Plano Corporativo (cobre um período de 4 anos e inclui a alocação de recursos financeiros e não financeiros). A visão é complementada pelas três categorias do TBL, quais sejam, a prosperidade econômica, a equidade social e a qualidade ambiental, sendo que estas categorias embasaram a definição dos indicadores e suas metas. A visão foi então dividida em 4 linhas estratégicas e cada linha em objetivos, com suas respectivas iniciativas. O monitoramento primordialmente se deu por relatórios anuais, e após cinco anos foi feita a revisão, inclusive com nova consulta pública e divulgação de resultados. Quantoàs dificuldades, ambas as cidades enfrentaram dificuldades de integração de pessoal no sistema, e ambas estabeleceram mecanismos para obter comprometimento com o alcance dos objetivos, mas apenas uma instituiu sistema de recompensa. Os resultados foram positivos igualmente para as cidades, com melhoria no processo de planejamento, alinhamento do orçamento com planos e objetivos, compromisso da gestão em melhorar o foco no cidadão. As cidades alcançaram reconhecimento internacional na Global Reporting Initiative e ONU. 43 As novidades neste caso foram a adaptação do BSC para o programa PIONEER em Brisbane e a combinação com o TBL em Melbourne. CASO 5: Analisou-se o processo de implantação do sistema BSC em duas organizações públicas italianas, uma entidade de assistência social e uma autoridade local, ambas na mesma província da Itália. Este caso foi estudado por Enrico Bracci, Laura Maran e Roberto Inglis de janeiro de 2008 à dezembro de 2010. A coleta dos dados foi feita por meio de entrevistas, observação participante e análise documental. Órgão 1 (entidade de assistência social): gerenciava um orçamento de 18 milhões de euros, empregava 150 pessoas e atendia cerca de 141.000 residentes, entre idosos, crianças e adultos com deficiência ou que precisavam de reabilitação. Órgão 2 (autoridade local): tinha sob sua gestão um orçamento de 160 milhões de euros, entre verbas do estado, impostos e arrecadação direta, dos quais 19 milhões foram destinados a assistência social, tinha 1350 colaboradores e atendia aproximadamente 135.000 residentes. Como disparador da ideia de adoção do BSC estava uma administração obsoleta e ineficiente e a necessidade de cumprir o movimento em direção à integração europeia, exigida pela Lei 15/2009 e o Decreto-Lei 150/2009. Acreditava-se ainda que a implementação seria facilitada por uma prescrição legislativa específica e a influência do conhecimento e familiaridade da alta administração, além de crenças pessoais sobre seu potencial. No caso da entidade de assistência social, corroborava para o sucesso a demarcação clara entre o ambiente externo e a organização. Por outro lado, no caso da autarquia, a organização não era percebida como autônoma e separada do ambiente externo, havia interligação de interesses entre os gestores e a câmara municipal, e relutância em se desvincular do conselho municipal. Além disso, preocupação muito prioritária com a alocação de recursos, inclusive com possibilidade de renúncia de serviços para evitar implicações políticas negativas devido aos gastos orçamentários. Estes fatores inibiram o desenvolvimento do BSC. Gębczyńska e Brajer-Marczak (2020) acreditam que se deve atentar mais para a necessidade de mensuração de outros parâmetros não financeiros, cujos níveis determinam o desenvolvimento de longo prazo não só da própria 44 organização, mas também, no caso da administração pública, de municípios, comunas ou regiões inteiras. Para o processo de implantação no caso 1 foi formado um grupo composto diretor geral, 4 gerentes administrativos e o gerente de assistência social, que definiram os principais objetivos revisando os documentos oficiais da organização, enfatizando a eficiência com a racionalização dos serviços. Foi decidido adaptar a perspectiva do cliente para perspectiva da comunidade. Como objetivos principais estabeleceram-se o equilíbrio do orçamento, o aumento de produtividade e a revisão do sistema de captação de recursos. Reuniões trimestrais realizadas com os colaboradores dos tipos de serviços (acolhimento residencial e apoio domiciliar a idosos, e assistência social a adultos e crianças), resultando em um conjunto de vínculos e objetivos. No caso 2 foi criado um grupo gestor composto pelo gerente geral e 3 gerentes departamentais, enquanto um grupo diretor determinou os principais objetivos e prioridades estratégicas. Houve maior dificuldade em razão de os gerentes departamentais trabalharem de forma a priorizar seus próprios objetivos, sem a dimensão holística da organização. E uma grande preocupação com a alocação dos recursos, resultando na identificação de 6 (seis) prioridades estratégicas que estavam de acordo com o programa político do autarca, uma deficiência tradicional em sistemas de gestão, segundo Niven (2003). Como resultados, no caso 1, o grupo incluiu um novo sistema de recompensas, melhorias na comunicação interna e treinamento. No decorrer do tempo foi percebida uma maior eficiência no cuidado social, com maior conhecimento sobre a organização e seus gerentes. O sucesso na fase de definição de estratégia deu-se devido a ênfase na dimensão dos serviços, minimizando a dimensão financeira e maior ênfase na dimensão do serviço. Já no caso 2, a implantação foi fracassada entre outros motivos, por uma preocupação exacerbada em tornar os objetivos coerentes com o plano de governo do autarca (diretriz do grupo diretor) ao invés de priorizar as necessidades dos stakeholders (diretriz do grupo gestor). Consequências: desmotivação nos trabalhos, atraso nas atividades e consequente abandono do projeto. 45 A novidade na aplicação do BSC uso do modelo de gerenciamento de desempenho de Otley (1999), como uma estrutura para avaliar a implementação de sistemas de gestão de desempenho no setor público. CASO 6: Este artigo trata de uma variação criada a partir do BSC, a qual foi denominada PSS Public Sector Scorecard. Embora com o reconhecimento por parte do pesquisador sobre a qualidade e eficiência da metodologia BSC, por tratar-se de um sistema flexível, após avaliar outras aplicações da metodologia, entendeu que as adaptações necessárias para torná-la mais bem aplicada ao setor público mereciam uma denominação específica, que melhorasse a compreensão do método. As organizações estudadas foram a Força Tarefa, um serviço social para minorias étnicas no Reino Unido e o Sheffield Let's Change4Life, programa voltado para cidades que tratam obesidade em crianças e famílias, aqui aplicado em uma grande cidade do Reino Unido. O Public Sector Scorecard tem um atuação parecida com o BSC, utilizando-se da realização de workshops com gerentes, funcionários, usuários de serviços e outras partes interessadas, são identificados os resultados desejados e os vários processos demandados para alcançar a entrega necessária em cada fase, que envolvem recursos suficientes, liderança de apoio, gerenciamento de riscos. A cultura organizacional também é trabalhada de forma a promover a inovação e o aprendizado, em vez de uma cultura de culpa obcecada por metas. Assim como no BSC a estrutura funciona como uma espiral de acompanhamento, com os resultados sendo avaliados, apropriando o aprendizado, endereçando as capacidades essenciais, redesenhando os processos, esclarecendo medidas necessárias e assim por diante. Durante os workshops também são selecionadas as medidas de avaliação, as quais são revisadas considerando a qualidade dos dados, buscando medidas custo-efetivas e prevenindo resultados indesejados, e almejando que o resultado seja avaliar o quão bem as organizações são gerenciadas e o valor que elas entregam para os usuários. Nos estudos apresentados neste artigo, a Força Tarefa reconheceu seu principal objetivo de aumentar as chances de emprego para as minorias étnicas, e para isso seria necessário melhorar a empregabilidade por meio de melhoria da escolaridade e habilidades, conectar pessoas às vagas, reforma de programas de emprego existentes e promoção ao empreendedorismo. Foram definidos os resultados necessários e os setores do governo que 46 iriam acompanhar as ações e resultados. Um dos principais critérios de desempenho da Força Tarefa que era reduzir a diferença entre a taxa de emprego das minorias étnicas e a da Grã- Bretanha como um todo foi alcançado, caindo de 18 para 12 pontos percentuaisde 2003 a 2010. No caso do SLCL, foram usados dados do Relatório Foresight (Foresight é utilizado para criar cenários futuros, influenciando as decisões tomadas no presente), e um programa de intercâmbio de conhecimento entre o governo e a Sheffield Business School para auxiliar nos workshops do PSS, que contavam com participação de governo e equipes da área de saúde pública. Aqui, ao montar os mapas estratégicos, percebeu-se que havia um componente que não poderia ser controlado pelo PSS, o comportamento humano. As ações não poderiam levar realmente as pessoas as comer corretamente ou fazê-las se exercitar. Sendo assim, paralelamente incorporou-se ao mapa estratégico a TPB (Theory of Planned Behaviour) ou Teoria do Comportamento Planejado, abordando uma série de questões simultaneamente, sobre as crenças das pessoas, a importância de fazer a mudança, sua atitude e a dos outros ao seu redor em relação à mudança. O mapa ficou mais completo e agregou dois benefícios principais: ajudar o programa a se concentrar em cada uma das várias áreas que influenciarão o comportamento, e complementou a avaliação com maior quantidade de dados. Neste caso, o PSS recebeu feedback positivo pois seu mapa estratégico ajudou os envolvidos a entender o resultado e as medidas de processo que o programa estava tentando alcançar. O fato de colocar um maior foco nos resultados para os usuários finais é um diferencial do PSS em relação ao BSC original que se volta mais para o desenvolvimento da própria organização, enquanto o PSS permite extrapolar os resultados para além dos limites organizacionais. Este é um ponto importante que causa um maior impacto na sociedade envolvida, além de potenciais parcerias benéficas para a organização. A inovação do PSS em relação ao BSC é a adoção de 7 perspectivas, 3 a mais que no BSC. Ademais, a abordagem baseada em workshops para desenvolver o mapa estratégico, que trabalha com gerentes, funcionários, usuários de serviços e outras partes interessadas desenvolvendo o mapa estratégico. 47 CASO 7: Este estudo de caso foi realizado na Divisão de Higiene Urbana e Resíduos Sólidos (DHURS) de Loulé, região de Algarve, Portugal. Aplicação do método apenas nesse departamento, em uma cidade pequena com uma população aproximada de 66.000 habitantes no inverno e que pode chegar a 97.000 no verão. Análise de SWOT a fim de adotar a melhor estratégia. A organização definiu os vetores estratégicos, ligados à melhoria na prestação do serviço, criação de estrutura de gestão com operações integradas e produtivas; busca por atualização e crescimento com melhoria contínua do capital humano e integridade financeira com alocação adequada e otimizada de recursos. Estes vetores convertidos em objetivos foram enquadrados nas perspectivas do BSC, com a geração do mapa estratégico. Também foram fixados 24 indicadores chave de desempenho com os aspectos mais relevantes a serem monitorados. Aos objetivos e indicadores foram atribuídos pesos, estabelecidos por meio da análise de dados históricos. E por fim, aos níveis de desempenho foram atribuídas porcentagens, de acordo com as metas e tolerâncias. Ao longo do tempo e dos resultados observados, os objetivos, ações e indicadores podem ser ajustados ou alterados. Representando-se estes porcentuais nas perspectivas, em ordem decrescente, o maior peso ficou com os processos internos (50%), clientes (25%), aprendizagem e crescimento (15%) e financeira (10%). No resultado global da primeira avaliação o DHURS atingiu 52,45%, considerado satisfatório por tratar-se da fase inicial da implementação. Verificando-se os resultados por perspectivas, os melhores resultados ficaram com processos internos, que atingiram 34,2%, e clientes chegando a 12,5%. Já na aprendizagem e crescimento alcançou-se 4% e finanças apenas 1,75%. Este desempenho inicial foi imputado a problemas como falta de dados, recursos humanos, gestão e mensuração de desempenho, ocasionado por um histórico precário e conhecimento insuficiente da organização para auxiliar na definição da estratégia. No entanto, a aplicação do BSC ao DHURS não enfrentou tantas dificuldades dada alguma familiaridade da divisão ao sistema de gestão municipal, e a facilidade de entendimento do BSC, o que faz a gestão considerar ser possível a continuidade na implementação, inclusive com expansão futura para outros departamentos. O impacto positivo observado foi o envolvimento e comprometimento 48 das partes interessadas, a julgar pelo bom aproveitamento verificado nos níveis de avaliação dos processos internos e clientes. CASO 8: Uma avaliação da adoção do BSC para elaboração dos planejamentos estratégicos dos Tribunais de Contas dos Estados Brasileiros, que realizada em 2013. A iniciativa da adoção do BSC teve como pano de fundo a criação do PROMOEX - Programa de Modernização do Sistema de Controle Externo dos Estados e Municípios Brasileiros, com o objetivo de fortalecer o sistema de controle externo para apoiar a implementação da Lei de Responsabilidade Fiscal, melhorando a eficiência de suas atividades. Em uma tentativa de incentivar a elaboração de planejamento estratégico por parte dos tribunais, esta ação foi colocada como contrapartida para a liberação de verbas orçamentárias aos tribunais. O estudo verificou que 17 tribunais elaboraram planejamento estratégico entre 2008 e 2012, sendo que 15 deles com a metodologia BSC, e um tribunal que, embora sem informar o uso do BSC elaborou um mapa estratégico nos mesmos moldes de outros tribunais que usaram a ferramenta. Uma dificuldade encontrada na pesquisa foi o fato de aproximadamente 40% dos tribunais não divulgarem no documento formal de planejamento os indicadores estratégicos a serem atingidos, para as quatro perspectivas do BSC, comprometendo uma investigação mais profunda das relações dos indicadores com o mapa estratégico. Este estudo revelou que os tribunais que utilizaram a metodologia BSC tiveram uma maior preocupação com a melhoria da gestão orçamentária, eficiência no uso dos recursos financeiros e com melhoria na infraestrutura de tecnologia. O fato dos tribunais de contas estaduais empregarem o BSC mostra um avanço na iniciativa de melhorar o planejamento estratégico. No entanto, dado que o PROMOEX coloca a atividade como condição para liberação dos recursos ao órgão, pode gerar uma má interpretação sobre os fins, em detrimento dos meios, de forma que seja dada a ênfase demasiada em uma perspectiva, desfavorecendo uma visão holística que promova um melhor uso da ferramenta. 49 CASO 9: Este caso refere-se à implantação de um modelo de gestão estratégica baseado no BSC estudado na EMBRAPA. O estudo de Eduardo Santos Galas e Sérgio H.A.C. Forte de 2005 teve por objeto a Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária, órgão vinculado ao Ministério de Agricultura e Pecuária. Em 1997 foi iniciado um projeto piloto em um das unidades de pesquisa a fim de testar e adaptar o BSC, tendo como resultado o surgimento do instrumento chamado Modelo de Gestão Estratégica – MGE, que expandiu sua implantação a partir do ano 2000. Este modelo teve como inspiração o BSC, objetivando a vinculação das metas institucionais previstas no Plano Diretor às metas das Unidades Descentralizadas, Unidades Centrais, equipes e pessoas. A Embrapa possui iniciativas de planejamento estratégico desde a década de 1990, com promoção de ações para aprimorar as estratégias, procurando internalizar em sua cultura os princípios, conceitos e metodologias como apoio à tomada de decisões, o que funcionou como facilitador ao projeto MGE. O MGE é uma proposta composta por quatro temas estratégicos, que representariam as perspectivas, a saber: orientação para o mercado; inovação, qualidade em Pesquisa e Desenvolvimento (P&D); excelência em gestão institucional; e reconhecimentoinstitucional. A partir destes temas distribuem-se os objetivos e a relação entre eles, compondo o mapa estratégico. O mapa também estabelece a integração entre o MGE corporativo e o MGE das unidades. Na conclusão do estudo 50% de 10 Unidades de Pesquisa da Embrapa para as quais o MGE foi expandido estavam com o modelo implantado, mas nem todas com o Plano de Ação Estratégica em execução. A fase que menos evoluiu foi a dos indicadores de desempenho, sendo que apenas uma unidade chegou ao estágio de análise de indicadores. Embora a Embrapa tenha providenciado treinamento aos gerentes envolvidos no projeto, uma das formas de se constatar que houve dificuldades durante a implantação é por meio da medição tempo que gasto em cada unidade nesta operação. As primeiras unidades tiveram um tempo de implantação maior em relação às unidades com início posterior, indicando que houve fatores negativos que foram superados, e um aprendizado que permitiu um avanço mais rápido e superação de barreiras. As unidades adotaram o sistema de reuniões de acompanhamento, embora sem uniformidade na frequência de encontros, o que poderia prejudicar as avaliações para evolução do trabalho. Houve envolvimento de pelo menos um 50 integrante da alta gestão em todas as unidades que participaram do processo, cientes da importância do trabalho e dando apoio às atividades. Os pesquisadores aferiram as implantações por meio de questionários com perguntas abertas e fechadas feitas aos colaboradores das unidades, e valeram-se da escala Likert para avaliar o alinhamento entre o Plano de Ações Estratégicas e o Plano Diretor da Unidade, cujo resultado demonstrou um alinhamento deficiente entre PAE e PDU. Conforme apontaram Kaplan e Norton em seu trabalho (2000), este é um problema comum nas execuções de planos estratégicos. Analisando os fatores negativos ao processo, apesar do treinamento e envolvimento das equipes, este fator também foi avaliado pelos participantes como um dos problemas ao seu progresso. A Embrapa ainda conta com seleções públicas periódicas para mudança de gestores nas unidades, e as transições de cargos são consideradas motivo de preocupação e potenciais contratempos para a Embrapa. Mesmo com adversidades, houve aprendizado e evolução em relação à cultura de planejamento estratégico e sua implantação, no entanto ainda existem muitas barreiras, as quais se evidenciam em relação ao quadro gerencial, por diversos fatores, entre eles pode-se mencionar o perfil profissional e receio de perda de poder. Um desafio para a Embrapa trata-se do envolvimento das equipes e o papel do perfil gerencial, os quais são fatores críticos para o sucesso ou não da implantação e influenciam na superação de barreiras. Os autores fizeram um paralelo sobre a relação de causa e efeito que faz parte do mapa estratégico com a participação dos gestores no BSC/MGE em relação ao sucesso da implantação na Embrapa. Finalmente, por ocasião da publicação do artigo, o MGE encontrava-se implantado em mais de 70% das 40 Unidades de Pesquisa da empresa, o que pode concluir pelo sucesso do projeto. CASO 10: Neste artigo, o BSC foi empregado como ferramenta de gestão de desempenho para uma organização do terceiro setor, a Fundação Arthur Bernardes (FUNARBE), uma organização sem fins lucrativos criada para dar apoio às atividades de pesquisa da Universidade Federal de 51 Viçosa – MG. Possui uma estrutura administrativa simples com executivos e não executivos, estes últimos membros da comunidade universitária. A ação foi iniciada no ano de 2006 por ocasião da reunião da diretoria executiva e chefes de departamentos para elaboração de um plano estratégico para o ano de 2007, redefinindo missão, visão, objetivos e ações. Quando da definição deste plano ficou decidido que seria dada prioridade para a dimensão financeira. Em parte, essa escolha foi influenciada por notícias veiculadas à época envolvendo o terceiro setor em um caso de fraude com outra fundação de apoio. Os chefes de departamentos foram incumbidos de estabelecer ao menos um objetivo, uma meta e um indicador de desempenho. Por ser uma primeira atividade deste tipo, o resultado foram mais de 50 objetivos propostos e medidas de desempenho que estavam ligadas às atividades diárias. Em setembro do ano de 2007, foi feita nova reunião de equipe para avaliação do trabalho realizado desde 2006 e definição de novo plano. Pela apreciação do grupo os resultados foram bastante satisfatórios e houve o entendimento que o BSC deveria prosseguir como instrumento de planejamento estratégico da instituição. Ainda, desta vez o planejamento seria concebido para um prazo maior, que vigoraria de 2008 à 2013. Nesta nova etapa buscou-se distribuir mais igualitariamente os objetivos de acordo com as quatro perspectivas do BSC, demonstrando um aprendizado e melhor entendimento sobre o funcionamento do scorecard. Foram inclusas algumas novas diretrizes, tais como melhoria da imagem da FUNARBE, otimização em processos internos ligados a sistemas de informação e eficiência em emissão de relatórios. Dada a experiência anterior, foi possível reduzir a quantidade de objetivos em relação ao ano anterior, e os departamentos passaram a fazer mais reuniões, trocando conhecimento e conciliando objetivos, em prol de um melhor desempenho. O resultado refletiu na motivação e maior sinergia da equipe, superávit financeiro, menos retrabalhos e entrega de serviços com melhor qualidade. O superávit financeiro e a melhoria dos serviços foram revertidos em benfeitorias para a comunidade universitária, como no suporte a bolsas de pesquisa. Pesquisas com os usuários mostraram melhora na imagem da instituição e queda acentuada na quantidade de serviços rejeitados. Estes resultados refletem que a organização evoluiu no uso do BSC, passando a dar maior ênfase às perspectivas intangíveis, o que resultou em melhoria na comunicação interna 52 das equipes, com consequências positivas para os resultados verificados pelos clientes e na imagem da Fundação. Conforme afirmado pelos pesquisadores, a evidência é bastante contundente de que um Balanced Scorecard individual, que compreende-se como adaptado à cada realidade, pois cada unidade induziu cooperação em vez de competição e sinergia em vez de fragmentação. QUADRO SINÓPTICO CASOS 01 A 03 CASO 1 CASO 2 CASO 3 Período da pesquisa 1998-2000 2000 1997 Metodologia estudo caso único estudo caso único estudo caso único Pais/Região Suécia Reino Unido Escócia Setor/ Organização Segurança pública Assistência empresarial Policia de Dumfries e Galloway Disparadores Sistema de medição insatisfatório Organização nova Agenda de novo governo com reforma do serviço público local Projeto do Conselho Nacional de Policia Sueco Não havia plano estratégico Novo paradigma policiamento sueco (comunitário) Projeto anterior de medição de desempenho malsucedido Facilitadores Lei legitimou a implantação Visão proposta para 5 anos Missão existente Adaptação das perspectivas Rotinas de relatórios anuais Criação de guia de gestão Menor estrutura de polícia Reino Unido Inibidores Considerada tentativa preliminar, manteve visão convencional de polícia. Dificuldade de reconhecimento do trabalho pelos usuários Dificuldade avaliar o impacto geral e sucesso Falta histórico de BSC implantado em grupos de policiamento. Falta de clareza de resultado financeiro Rota comercial internacional (grandee fluxo de passageiros) Necessidade de respostas rápidas prejudica planejamento de outras ações Tempo de implementação Cultura de gestão policial resistente a mudanças Modus Operandi Discussão com equipe para avaliação/complementação dos indicadores Perspectivas com nomes alterados para melhor identificação Consultas públicas Tríplice de indicadores:passado, presente e futuro Simplificação na divulgação da estratégia para facilitar familiaridade Facilitador externo Sessões "Brainstorming" Cores de semáforo para indicar desempenho dos indicadores Mapa estratégico iterativo para acordo e revisão Piloto em ações para redução de incidentes de vandalismo sem aumento de custos Impactos Policiais acharam dificil medir o policiamento comunitário Criação de universidade corporativa Melhor entendimento dos dados coletados Aprendizado em relação a "fazer 1o e medir depois" Novidades Alteração nas perspectivas Alteração perspectivas Universidade corporativa Desafios Revisão na escolha de indicadores Reconhecimento do trabalho Cultura de gestão existente de presumir ações chave planejar Inclusão do policiamento comunitário Pesos dos indicadores 53 QUADRO SINÓPTICO CASOS 04 A 06 CASO 4 CASO 5 CASO 6 Período da pesquisa 2004 2008-2010 não especificado Metodologia estudo de caso múltiplo estudo de caso múltiplo estudo de caso múltiplo Pais/Região Austrália Itália Reino Unido Setor/ Organização Governo municipal 1.Organização local de assist.social (reabilitação)e 2.Autarquia local assist. social (idosos, adultos e crianças) 1. Serviço Social Emprego para Minorias Étnicas 2. Sheffield Let's Change4 life trata obesidade em crianças e adultos Disparadores Brisbane: Falta de estratégia Burocracia Aumento da população e demanda por serviços Movimento em relação a integração européia Administração obsoleta e ineficiente 1. Organizar os objetivos para obter melhores resultados Melbourne: Falta de planejamento integrado (só havia departamental) 2. Programa de Intercâmbio de conhecimento entre Sheffield Business School e NHS Shefield Facilitadores Brisbane: Visão Viver em Brisbane 2010 Prescrição legislativa 1. Clareza entre ambiente externo e organização 1. Reconhecimento de que eram necessárias ações para melhorar o resultado de empregabilidade das minorias etnicas Melbourne: Plano da cidade 2010, com atualização em 2005 Inibidores Dificuldade de integração do pessoal ao sistema Ambas criaram sistema de metas, e 1 com recompensa. 2. Preocupação prioritária alocação de recursos, falta de separação entre ambiente externo e interno e relutância em desvincular do conselho municipal 2. Nenhuma das ações planejadas levaria as pessoas a perder peso, ou seja, era necessário mudar comportamentos. Modus Operandi Brisbane: 1997 Sist. Medição desempenho 1999 Adaptação BSC com Sistema PIONEER 1. Grupo gestor definiu objetivos revisando docs oficiais Ênfase eficiência e racionalização de serviços Adaptação: perspectiva da comunidade Reuniões trimestrais acompanhamento com ênfase na dimensão serviços, e dimensão financeira acompanhada mas não prioritária. Principal atividade do PSS: workshops com os envolvidos. Definição de ações subdsidiárias ao principal objetivo, respectivos setores responsáveis, feito o mapa estratégico. Definidas as medidas de desempenho e os setores monitoram seus progressos. Melbourne: TBL Triple Botton Line Consulta pública objetivos estratégicos Indicadores e metas Best Value para revisões Plano alocação recursos 2. Grupo gestor definiu estratégias e objetivos; Gestores defendiam objetivos de seu interesse e do autarca Decisões políticas e resistência ao método dificultaram medidas de desempenho Foi dada prioridade a alocação de recursos 2. Workshops com o conselho e equipes participantes, mapa estratégico usado para estabelecer resultados e monitorar progresso. Para garantir os resultados que envolviam comportamentos das pessoas, incorporou-se a TPB (Theory of Planned Behaviour) Impactos Ambas cidades alcançaram premiação por reconhecimento internacional 1. Cuidado social mais eficiente2. Resistência e influência política levaram ao fracasso 1. Queda de 6% na taxa de desemprego das minorias de 2003 a 2010. 2. Feedback positivo com melhor mapeamento das informações sobre taxas e fatores que influenciam na obesidade gerando motivação dos envolvidos. Novidades Brisbane: PIONEER Melbourne: TBL 1. Adaptação da perspectiva de clientes para comunidade 1. Adaptação das perspectivas e inclusão de 3, totalizando 7. Desafios Brisbane: direções estratégicas decorrentes de motivos políticos 2. Fatores político-sociais Comum aos 2: Dificuldades em estabelecer causa e efeito. Pressões sobre redução de custos Melbourne: Visão inclui iniciativas em áreas suburbanas 54 QUADRO SINÓPTICO CASOS 07 A 10 CASO 7 CASO 8 CASO 9 CASO 10 Período da pesquisa não especificado Julho 2013 não mencionado 2006 a 2007 Metodologia estudo de caso único estudo de caso múltiplo estudo de caso único estudo de caso único Pais/Região Loulé, Algarve, Portugal Brasil Brasil Brasil Setor/ Organização Divisão de Higiene Urbana e Resíduos Sólidos Tribunais de Contas Estaduais EMBRAPA Fundação Arthur Bernardes de apoio a projetos de ciência, tecnologia e inovação Disparadores Iniciar em um cidade pequena com aprox. 66.000 habitantes. Criação de um programa de modernização do sistema de controle externo de estados e municipios. No ano 200 foi criado o MGE (Modelo de Gestão Estratégica), nos moldes do BSC No ano de 2006, decisão da diretoria executiva para redefinição de missão, planos estratégicos e ações. Caso de fraude em outra instituição do tipo e necessidade de demonstrar seriedade no trabalho. Facilitadores Conhecimento acerca da gestão municipal. Facilidade no entendimento do BSC. Comprometimento da equipe 17 tribunais elaboraram planejamento estratégico entre 2008 e 2012, sendo 15 deles usando BSC Iniciativas de planejamento estratégico desde 1990 Projeto piloto no ano de 1997 em uma das unidades Inibidores Falta de dados históricos e conhecimento insuficiente da organização prejudicou a definição da estratégia. Exigência de apresentação do planejamento estratégico para liberação de verbas 42,9% dos tribunais não divulgaram os indicadores estratégicos para as perspectivas BSC. Ausência de informações sobre o acompanhamento dos indicadores. Seleções públicas periódicas para mudança de gestores de unidades. Transições de cargos trazem potenciais contratempos. Modus Operandi Escolha de vetores estratégicos ligados a prestação do serviço, com auxílio de análise de SWOT Vetores convertidos em objetivos enquadrados nas perspectivas e gerado o mapa estratégico. 24 indicadores chave e atribuidos pesos de acordo com análise histórica. Niveis de desempenho com porcentagens de acordo com metas e tolerâncias. Revisões e ajustes ao longo do tempo. 15 tribunais de contas estaduais adotaram BSC estabelecendo planos, metas e iniciativas estratégicas Perspectivas no MGE figuram como temas estratégicos que se desdobram nos objetivos e mapa estratégico. O mapa integra o MGE corporativo e o MGE das unidades. Reuniões de acompanhamento e tempo de implantação melhorou ao longo do tempo. Definido o 1o. plano em 2006 e priorizada a dimensão financeira. Chefes de depto. Incumbidos de estabelecer objetivos, resultando mais de 50 objetivos. Em 2007 avaliou-se como satisfatório até então, dando continuidade com a concepção de uma plano de 208 a 2013, reduzindo objetivos e ajustando melhor as perspectivas. Reuniões periódicas de avaliação. Impactos 1a. Avaliação global 52,45% na soma das perspectivas, considerado satisfatório para fase inicial de implantação. Tribunais que utilizaram BSC demonstraram maior preocupação com eficiência orçamentária e infraestrutura em tecnologia Na época da publicação do artigo 70% das 40 unidades com MGE implantado, mas com avanço mais lento no plano estratégico e na análise de indicadores. Superavit financeiro,melhorias para a comunidade, boa imagem da fundação.Menos retrabalhos, motivação da equipe Novidades Uso do modelo original, apenas auxílio da análise de SWOT para estratégia. MGE - adaptação do BSC para o ambiente da EMBRAPA Desafios PROMOEX exige elaboração de planejamento estratégico para liberação de recursos. Ênfase na perspectiva financeira prejudica implantação. Envolvimento das equipes e papel dos gestores. 55 4. ANÁLISE DE RESULTADOS A análise comparativa dos casos selecionados visa distinguir a origem de eventuais problemas, os benefícios obtidos desde o início do processo do uso da metodologia BSC, assim como ramos de pesquisa reconhecidos e lacunas ainda não exploradas. Tais informações podem embasar estudos futuros para aperfeiçoamento da aplicação do método no setor público. Conhecida a missão, devem ser definidas as ações para que a missão se realize, estando aí a essência da estratégia. Se a missão e a visão forem de conhecimento dos gestores, mas não forem devidamente conhecidos e internalizados por todos os membros a organização, então eles não têm valor. Wisniewski e Stewart (2001) argumentaram que a medição de desempenho no setor público ainda está em sua infância. No entanto, conforme verificado por esta pesquisa e afirmado por Yetano (2009), algumas organizações do setor público avançaram e tentaram complementar o mero uso de indicadores com abordagens integradas de medição e gestão de desempenho. A utilização do BSC inicialmente como ferramenta de medição de desempenho é importante para o aprendizado dos envolvidos, pois propicia um aprofundamento acerca do modo como funciona a organização, e uma melhor decisão e escolha sobre o que medir e para quê. Mas o propósito final da metodologia BSC é transformar o modo como o plano estratégico é elaborado e executado, e que esta execução seja feita em consonância com o que foi planejado, e para auxiliar nesta etapa foram pensadas as perspectivas intangíveis, que agregam valor e eficiência ao método. Para além dos casos estudados nesta pesquisa, de todo o material consultado, pode-se verificar a utilidade e versatilidade da ferramenta, que fornece um impacto positivo na conquista das metas de excelência. E nesta pesquisa puderam ser observados casos de órgãos que iniciaram o BSC com a medição de desempenho e conseguiram prosseguir com a implantação como um sistema de gestão de desempenho e planejamento estratégico. Na conclusão de sua pesquisa Gebczyinka (2020) afirma que as evidências de sua pesquisa sugerem que o modelo de medição de desempenho que apresenta maior potencial nesta área é o proposto como parte do BSC. Da análise geral de todos os casos, pode-se depreender alguns pontos que merecem atenção: 1. Adaptações ao modelo original do Balanced Scorecard Apurou-se que em 7 dos 10 casos analisados, foram feitas adaptações ao modelo, sendo que em 4 deles houve mudanças nos nomes das perspectivas, para facilitar o entendimento e 56 promover um reconhecimento da ação por parte dos colaboradores dos respectivos órgãos, e em 3 casos foram gerados modelos aperfeiçoados, baseados na iniciativa BSC, mas com outros nomes, como PIONEER em Brisbane, Public Sector Scorecard (PSS) no Reino Unido e Modelo de Gestão Estratégica (MGE) na Embrapa – Brasil. Os próprios autores do BSC reconheceram e propuseram uma primeira adaptação ao modelo inicialmente criado para aplicação em iniciativa privada, para que as perspectivas pudessem atender às especificidades do serviço público (Kaplan e Norton, 2001). Outros autores sugerem ainda que tais remodelações propiciam uma sintonia fina com a cultura organizacional e os valores do setor (Moulin, 2011). Ainda, Dreveton (2013) mostra que ao implementar suas respectivas visões e a introduzir indicadores chave e operacionais de desempenho, o BSC não apenas atua como um controle de diagnóstico, mas também fornece um sistema interativo permitindo superar assimetrias de informação na tomada de decisão”. No Caso 4, o fato de ambas as cidades terem decidido adotar o BSC e se debruçado em desenvolver adaptações para melhor implementar as mudanças necessárias, demonstra ainda mais o empenho para que a implantação fosse bem sucedida e permanente. Conclui-se dos casos estudados que as alterações são benéficas e necessárias, fato expresso pelos exemplos de todos os que promoveram tais ajustes e foram bem sucedidos na implantação. Ainda, tais modificações reforçam a maleabilidade da metodologia, permitindo, incentivando e motivando os usuários a aperfeiçoar e extrair da melhor forma os recursos disponíveis de forma a obter os melhores resultados. 2. Mudança de cultura organizacional O setor público é menos flexível a mudança, devido a fatores como racionalização de recursos e princípios constitucionais, mas, mesmo assim tem sido cobrado quanto à melhoria de seus padrões de eficiência e eficácia na prestação de serviços. A mudança de cultura organizacional é um valor intangível complexo, que envolve algumas variáveis, entre elas a quebra de resistência à mudança, a forma de lidar com a burocracia usando instrumentos de inovação, o comprometimento da equipe desde a alta gestão, e a possível existência de servidores com perfis que possam auxiliar como agentes da mudança. 57 Nesta pesquisa o estudo de caso 3 mostrou a figura deste agente da mudança, que atuou junto a um chefe de polícia e equipe na aceitação do trabalho que estava sendo executado, quebrando a barreira da resistência à mudança. Em alguns casos foram mencionadas dificuldades no entendimento da ferramenta, no envolvimento da equipe, e até com resistência de gestores. Em outros casos, cita-se que uma vez iniciada a implantação, pode ocorrer uma demora maior no processo, por tratar-se de uma novidade, com alteração da rotina de trabalhos. No entanto, uma vez entendido o modus operandi, a equipe apropria-se do conhecimento e enxerga uma melhor forma de trabalho, melhorando sua participação e contribuindo para que os objetivos sejam alcançados. O papel do agente ou dos agentes de mudança na fase inicial é de suma importância, pois pode auxiliar na orientação da equipe, dirimindo dúvidas e quebrando barreiras de resistência, para que a implantação possa prosseguir. A pesquisa de Greatbanks e Tapp (2005) mostra que o uso do Balanced Scorecard no setor público pode ter um impacto positivo no aumento da eficiência, na busca mais bem-sucedida de objetivos estratégicos e na melhoria do atendimento ao cliente, definindo claramente a capacidade e o engajamento dos funcionários e promovendo soluções inovadoras. Este impacto é o início da mudança de cultura. 3. Aprendizado como Perspectiva Este ativo intangível pode ser considerado a base de todo sucesso na implantação de um projeto de BSC e também está intimamente ligado à cultura organizacional. Em um dos casos estudados nesta pesquisa, chamou a atenção a forma como o mapa estratégico foi montado, colocando em sua base o aprendizado, e em um movimento ascendente o alcance dos objetivos de cada dimensão. Este mapa estratégico da FUNARBE está aqui representado na Figura 6. 58 Figura 6 – Mapa Estratégico da FUNARBE. Fonte: Gomes, R. C e Liddle, J (2009). Na Figura 6, da forma como foi elaborada, a aprendizagem é a base, pois o aprendizado envolve desde aprender a sair do status quo, aprender sobre a missão, visão e valores da instituição, aprender sobre como funciona a metodologia BSC, aprender qual o papel da atividade de cada servidor para atender aos objetivos estratégicos, aprender sobre como selecionar o que deve ser medido e como medir, aprender sobre quais resultados e entregas poderão ganhar eficiência no atendimento ao cidadão e aprender sobre como fazer tudo isto otimizando um orçamento limitado. 4. Influências políticas podem interferirna implementação de planos e tomada de decisão Gebczynska (2020) cita outro traço característico dos órgãos governamentais que por vezes sofrem influência política externa que limita a autonomia de decisão dos gestores, assim como a existência de conexões dentro do ambiente que podem afetar o funcionamento das organizações. Além disso, a alta intensidade de rotatividade de gerentes decorrente do sistema de estabelecimento dos cargos de direção e confiança, que também importa do ponto de vista da eficiência dos processos e serviços em virtude de alterações de diretrizes de trabalho. 59 No caso da autarquia italiana, aqui mencionada como número 5, houve um comprometimento na evolução do BSC, pois os gerentes departamentais estabeleceram como prioridade a alocação de recursos (perspectiva financeira), além de definirem objetivos com prioridades preferenciais a seus departamentos, buscando ainda a consonância com o plano político do autarca. O relato demonstra não ter havido uma coordenação para que os objetivos estratégicos visassem a coerência com as necessidades dos stakeholders, e de acordo com a missão do órgão. Na área pública, os serviços prestados e as necessidades são muito similares, dentro de cada área de atuação dos órgãos públicos. As políticas estabelecem linhas diferenciadas de acordo com a gestão, mas o foco principal dos objetivos e ações deve manter-se atrelado à missão para o qual existe aquele órgão, buscando o envolvimento das partes interessadas na melhoria e atendimento aos serviços. Quanto à perspectiva financeira, ela é uma meta na iniciativa privada, e no setor público é um limitador que exige esforços para sua otimização. No BSC, a sua priorização, desequilibra a evolução das outras perspectivas e coloca em risco a implantação. Nos casos 08, 09 e 10, pesquisados no Brasil, verifica-se a influência direta ou indiretamente de questões políticas na implantação. Mais especificamente, no caso 08 dos Tribunais de Contas, a criação do programa teve o objetivo de modernização do sistema de controle externo e, conforme apurado na pesquisa, dos 26 tribunais, 15 utilizaram o BSC com elaboração do mapa estratégico. No entanto, o fato do planejamento estratégico ser uma contrapartida para obtenção de verbas orçamentárias, privilegia a perspectiva financeira e prejudica o andamento da implantação, além de confundir os meios com os fins, podendo ser tratado como uma obrigação de atendimento a uma formalidade, ao contrário de demonstrar aos servidores uma verdadeira preocupação com a eficiência e melhoria dos serviços prestados à sociedade. 60 5. CONCLUSÕES A finalidade desta pesquisa foi estudar casos práticos de uso da metodologia BSC em órgãos públicos no Brasil e no mundo, nos aspectos relacionados à inovação, melhorias e a eventuais problemas advindos da implantação. Por meio de uma pesquisa descritiva, buscou-se identificar e comparar a aplicação da metodologia para analisar a disseminação em entes públicos de diversas culturas e ramos de atuação, observando seu andamento e desempenho. Foram localizados casos em diversos países pelo mundo e alguns no Brasil, em sua maioria com implantação e também artigos com análise teórica para implantação. A maioria dos casos ocorre fora do Brasil, com experiências de uso do BSC como sistema de medição de desempenho apenas, ou evoluindo para um completo sistema de planejamento estratégico. O referencial teórico mostrou que o BSC é um instrumento que pode ser aplicado a organizações públicas, tem flexibilidade para adaptações e mostra-se um instrumento que estimula a inovação em processos e gestão. A partir da seleção de casos com implantação foi feita a análise e, conforme verificado durante a coleta de dados, esta ferramenta propicia que as equipes adquiram um maior conhecimento sobre o funcionamento do órgão, e tenham a dimensão do impacto de seu trabalho para o alcance dos objetivos e eficiência dos serviços prestados. A mudança de cultura ocorre gradualmente, a partir do aprendizado e trabalho em equipe. No Brasil, dadas as condições históricas de “problemas nas estruturas e descrédito de instituições públicas”, as experiências com BSC ainda tem forte influência de fatores políticos e privilegiam a perspectiva financeira. Entende-se que o ponto crucial na adoção do BSC reside na implantação considerando igualmente todas as perspectivas. A existência de perspectivas que valorizam os ativos intangíveis contribui exatamente para auxiliar na mudança de mentalidade acerca do conhecimento sobre a missão da instituição, criando a cultura de medição de desempenho, o estabelecimento de objetivos com metas que não precisam ser ambiciosas, apenas permitir pequenos ganhos, como uma redução no tempo para entrega de algum serviço, garantindo aumento na eficiência e inserindo paulatinamente a conduta do planejamento e gestão de desempenho. 61 O arcabouço burocrático, ainda que bem intencionado, com a ideia de proteger bens públicos, pode criar problemas na efetivação das ações governamentais, especialmente numa era de evolução tão rápida de tecnologias, aumento populacional e orçamento limitado, que exige esforços para otimização no gasto dos recursos. Exatamente por estes motivos, para que o Estado tenha uma atuação mais eficiente no cumprimento de seu papel junto à sociedade, é impreterível o uso e aperfeiçoamento de ferramentas para melhoria da gestão pública. 62 Respondendo à pergunta principal da pesquisa, constatou-se pelos casos encontrados, que o BSC é utilizado amplamente em diversos países, em alguns existem propostas que vislumbram a possibilidade de sua aplicação, assim como trabalhos iniciados e interrompidos por uso inadequado ou falta de entendimento acerca do instrumento. O diferencial deste método é a criação das perspectivas intangíveis, aspectos determinantes para a implantação e acompanhamento de todo o processo. Especialmente no que se refere à perspectiva do aprendizado e conhecimento, que se trata de um tema instigante para aprofundamento de estudos e, pelas conclusões desta pesquisa, é a base para a mudança da cultura organizacional. 63 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS AFONSO, R. W. Uma avaliação da adoção do BSC pelos Tribunais de Contas dos Estados. FGV Cadernos de Gestão Pública e Cidadania, v. 20, n. 66, Jan./Jun. 2015. ARANTES, G. R. Análise do processo de implantação do Balanced Scorecard: o caso do painel corporativo de uma empresa brasileira do setor público. FGV EBAPE, p. 117, 2006. BANCO MUNDIAL. BENJAMIN, D. The advantages of the balanced scorecard in the public sector: beyond performance measurement. Public Money & Management, 33:2, p.131-136, 2013. BORINS, S. Public Management Innovation in Economically Advanced and Developing Countries. International Review of Administrative Sciences, 67(4), 715–731, 2001. BRACCI, E et al. Examining the process of performance measurement system design and implementation in two Italian public service organizations. Financial Acc&Man. 33, 2017. BRASIL, Emenda Constitucional, de 4 de junho de 1988. Modifica o regime e dispõe sobre princípios e normas da Administração Pública, servidores e agentes políticos, controle de despesas e finanças públicas e custeio de atividades. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Emendas/Emc/emc19.htm. Acesso em 03 de março de 2020. BRASIL, Lei Complementar n. 101, de 4 de maio de 2000. Estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras providências. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp101.htm. Acesso em 03 de março de 2020. CARMONA, S.; Grönlund A. Measures vs actions: the balanced scorecard in Swedish Law Enforcement. International Journal of Operations & Production Management, Vol. 23, No. 12, pp.– Modelo de Gestão Estratégica MPOG – Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão OCDE – Organização para Cooperação e Desenvolvimento Econômico PSS – Public Service Scorecard TBL – Triple Botton Line (Linha Tripla de Fundo ou Tripé da Sustentabilidade) TCU – Tribunal de Contas da União SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO _______________________________________________________________ 1 1.1 Justificativa _________________________________________________________________ 2 1.2 Problema de Pesquisa ________________________________________________________ 4 1.3 Objetivo Geral ______________________________________________________________ 5 1.5 Estrutura do Trabalho _______________________________________________________ 5 2. REFERENCIAL TEÓRICO ____________________________________________________ 6 2.1 Como nasceu a Administração Pública_______________________________________ 6 2.2 Surgimento da Administração Pública Gerencial no Cenário Internacional ________ 7 2.3 Painel do Serviço Público no Brasil _________________________________________ 10 2.4 Conceitos de Estratégia, Planejamento Estratégico e Administração Estratégica ___ 13 2.5 Indicadores de Gestão e desempenho _______________________________________ 14 2.7 Balanced Scorecard - Surgimento e evolução do conceito ______________________ 20 2.8 Definição e objetivos do Balanced Scorecard _________________________________ 21 2.9 Perspectivas do Balanced Scorecard ________________________________________ 22 2.9.1 Perspectiva Financeira _______________________________________________________ 23 2.9.2 Perspectiva do cliente ________________________________________________________ 24 2.9.3 Perspectiva dos processos internos ______________________________________________ 24 2.9.4 Perspectiva do aprendizado e crescimento _______________________________________ 24 2.10 Implementação do BSC e Mapa Estratégico _________________________________ 25 2.11 Aplicação do BSC na Administração Pública ________________________________ 26 2.12 BSC no Brasil __________________________________________________________ 27 3. METODOLOGIA DE PESQUISA _______________________________________________ 30 3.1 Tipo de pesquisa e limitações iniciais ___________________________________________ 30 3.2 Estudo de caso múltiplo e bibliometria _________________________________________ 30 3.3 Coleta e tratamento dos dados ________________________________________________ 36 4. ANÁLISE DE RESULTADOS __________________________________________________ 55 5. CONCLUSÕES ______________________________________________________________ 60 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ________________________________________________ 63 APENDICE A – Formulário para coleta de informações dos artigos. _______________________ 68 1 1. INTRODUÇÃO A fim de atender às necessidades da sociedade, o poder público precisa acompanhar a evolução da tecnologia e, por vezes, adaptar e atualizar serviços, seja observando modelos já aplicados na iniciativa privada ou criando suas referências próprias. A indispensabilidade de modernizar a gestão pública, bem como a velocidade e a intensidade com que ocorrem mudanças na era atual, percebidos pela globalização e avanços tecnológicos, provocam aceleradas transformações que afetam as organizações públicas, exigindo novas capacidades de adaptação (ENAP, 2016). O Balanced Scorecard 1 é uma metodologia que possibilita a elaboração de um planejamento estratégico envolvendo toda a estrutura organizacional de uma empresa, auxiliando os gestores em sua execução. A intenção desta pesquisa é contribuir para a melhoria da gestão pública, que refletirá em vantagem para a sociedade, por meio da análise e aprofundamento de pesquisas já existentes sobre o Balanced Scorecard. Este é um sistema de administração e planejamento estratégico que utiliza indicadores financeiros, entre outros, elaborado inicialmente para medir o desempenho de empresas, auxiliando na execução do planejamento estratégico. Tal método tem sido aplicado no setor público, e as experiências e estudos encontrados permitem apurar dados da utilização em órgãos no Brasil e no exterior, que estejam em fase de andamento ou que finalizaram a implantação da metodologia, assim como realizar a revisão bibliométrica da produção acadêmica sobre este tema no Brasil e no exterior. Trata-se de uma metodologia elaborada na década de 1990 cujas primeiras pesquisas apareceram em publicações da HBR - Harvard Business Review, em artigos de David Norton e Robert Kaplan. Este instrumento estabelece uma conexão de todos os aspectos de uma organização, por meio de quatro perspectivas integradas, podendo promover uma mudança de cultura, fazendo com que um órgão se volte mais à sua missão. Estes são aprendizados possíveis para todos os envolvidos na implantação e desenvolvimento deste sistema, conforme explica Timóteo (2011), apud Santos (2003). Segundo Kaplan e Norton (1997), o modelo pode ser adaptado para organizações públicas e instituições sem fins lucrativos. Perspectivas devem ser incorporadas ou eliminadas a um 1 Em tradução livre, Indicadores Balizados. Este e outros sinônimos de Balanced Scorecard, p.ex. BSC serão utilizados indistintamente ao longo do texto. 2 Balanced Scorecard, quando existe o interesse das partes interessadas e seja vital para o sucesso da estratégia idealizada (FELIX et al., 2011). De acordo com Howard Rohm (2017), foi criada uma estrutura separada usando os mesmos princípios básicos de scorecard para agências governamentais e ministérios usando a "linguagem do governo". Utilizando-se este modelo ajustado, surgiram diversos estudos e experiências de órgãos públicos em esferas de governo no Brasil e em vários países, dos quais serão selecionados alguns para o estudo de caso. Apenas para citar como exemplo, no Brasil o caso de tribunais de contas estaduais (AFONSO et al., 2015) e a Fundação Arthur Bernardes (GOMES e LIDDLE, 2009). Desta maneira, esta pesquisa pode contribuir para entender melhor como se dá a implantação do método e como seu desenvolvimento em setores públicos pode ser aprimorado e ainda, tomar conhecimento do que figura como publicação em bases de dados acerca do assunto. 1.1 Justificativa Há situações e problemas na gestão, que trazem questionamentos acerca de como se dá a gestão de órgãos públicos. Tais indagações aguçam a vontade de estudar mais a fundo o que existe de inovação neste setor. A metodologia Balanced Scorecard - BSC, idealizada por David Norton e Robert Kaplan durante pesquisas acadêmicas na década de 1990, apresenta uma forma mais avançada de gestão estratégica, inicialmente pensada para a iniciativa privada, e que não leva em conta apenas fatores financeiros, tangíveis, mas integra fatores não financeiros, intangíveis, promovendo uma sinergia para o alcance de objetivos e metas para a organização. Algumas das maiores críticas da sociedade aos serviços públicos e entidades encarregadas por prestá-los são a má qualidade, demora em atendimentos, má utilização de recursos, entre outros, ou seja, a eficiência do setor deixa muito a desejar. De acordo com Pedro (2004), esta constatação deve-se principalmente à abundância de normas legais, e uma preocupação com os riscos em não se cumprir a lei, em detrimento da atenção que deveria ser prestada a critérios de gestão alinhados com metas racionais previamente estabelecidas. O Balanced Scorecard (BSC) é um instrumento de gestão muito divulgado atualmente nas empresas que praticam estilos de gestão modernos e orientados à estratégia (Pedro, 2004). 3 Os serviços na iniciativa privada são historicamente associados a exemplos de eficiência, em contraponto às referências em relação aos serviços públicos. Na esfera governamental, conforme Friedman (1982), tal imagem deve-se em parte1475-1496, 2003. CHUEKE, G. V. O que é bibliometria? Uma introdução ao fórum. Revista Eletrônica de Negócios Internacionais – ESPM, Vol. 10 n.2, pp 1-5, 2015. COUTINHO, M. J. V. Administração pública voltada para o cidadão: quadro teórico- conceitual. Revista do Serviço Público, [S. l.], v. 51, n. 3, p. p.40-73, 2014. DOI: 10.21874/rsp.v51i3.331. Disponível em: https://revista.enap.gov.br/index.php/RSP/article/view/331. Acesso em: 18 jan. 2021. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Emendas/Emc/emc19.htm http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp101.htm https://revista.enap.gov.br/index.php/RSP/article/view/331 64 DAVENPORT, T.H. Competing on Analytics. Harvard Business Review. Decison Making. January 2006. DE VRIES, H; Bekkers, V and Tummers, L. Innovation in the public sector: a systematic review and future research agenda. Public Administration, Vol. 94 pp 146-166, Wiley Online Library, 2015. ENAP, Curso Elaboração de Indicadores de Desempenho Institucional, 2013. Apostila. ENAP, Escola Nacional de Administração Pública. Gestão da Estratégia com BSC - Fundamentos. Curso online. Abril 2020. Notas de Aula. FELIX, R. et al. Balanced Scorecard : adequação para a gestão estratégica nas organizações públicas. ENAP Revista do Serviço Publico. v.62, n. 1, p. 51–74, 2011. FLEISCHER, C.S.; Mahaffi, D. A Balanced Scorecard approach to public relations management assessment. Public Relations Review, p. 117-142, 1997. FRIEDMAN, Milton. Capitalism and freedom. Chicago: University of Chicago Press, 1982. GALAS, E.; Forte. S.H.A.C. Fatores que interferem na implantação de um modelos de gestão estratégica baseado no Balanced Scorecard: estudo de uma caso em uma instituição pública. Revista de Administração Mackenzie, n.2, 2005. GAMBLE, J. E., Thompson Jr. e Arthur A. Fundamentos da Administração Estratégica. A busca pela vantagem competitiva. Ed. McGraw Hill Bookman. 2012. GEBCZYNSKA, A; Brajer-Marczak, R. Review of Selected Performance Measurement Models Used in Public Administration. Administrative Sciences, 10, 99, 2020. GOMES, R. C.; Liddle, J. The Balanced Scorecard as a Performance Management Tool for Third Sector Organizations: the Case of the Arthur Bernardes Foundation. ANPAD Brazilian Administration Review, v.6, n.4, pp 354-366, 2009. GUIMARÃES, T. A nova administração pública e a abordagem da competência. Revista de Administração Pública, Rio de Janeiro, v. 34, n. 3, maio/jun. 2000. Disponível em: http://bibliotecadigital.fgv.br/ojs/index.php/rap/article/view/6284/4875. Acesso em: jan. 2021. HERNANDES, C. A.M. et al. Combinando o BSC com a gestão do conhecimento. Caderno do Pesquisas em Administração, SP, v. 01, nº 12, 2000. http://bibliotecadigital.fgv.br/ojs/index.php/rap/article/view/6284/4875 65 HOOD, C.. The “new public management” in the 1980s: variations on a theme. London School of Economics and Political Science. Accounting Organizations and Society, Vol. 20, No. U3, pp. 93-109, 1995 Elsevier Science Ltd. IRWIN, D. Strategy mapping in the public sector. Long Range Planning 35, p. 637-647. Pergamon. 2002. KAPLAN, R.; NORTON, D.P. Mapas estratégicos: convertendo ativos intangíveis em resultados tangíveis, Elsevier, 2004 KAPLAN, R.; NORTON, D.P. The balanced scorecard-measures that drive performance. Harvard Business Review, January-February, pp 71-9, 1992. KAPLAN, R.; NORTON, D.P. The Strategy-focused Organization: How Balanced Scorecard Companies Thrive in the new business environment, Harvard Business School Press, 2001 __________________.The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action. Harvard Business School Press, Boston, MA, 1996. KAPLAN, R. S.; NORTON, D. P. (1998). Putting the Balanced Scorecard to Work. The Economic Impact of Knowledge, 315–324.1998 MARTINS, H. F. Burocracia e a revolução gerencial — a persistência da dicotomia entre política e administração. Revista do Serviço Público Ano 48 Número 1 Jan-Abr 1997. MBC, Movimento Brasil Competitivo. Disponível em: http://www.mbc.org.br/portal/. Acesso em 03 de abril de 2020. MENDES, P. et al. The balanced scorecard as an integrated model applied to the Portuguese public service: a case study in the waste sector. Journal of Cleaner Production, 24, 2012. MESSEGHEM, K. et al. Measuring Nonprofit Incubator Performance: Toward an Adapted Balanced Scorecard Approach. Journal of Small Business Management 2018, pp. 658–680. MINTZBERG, Henry. Ascensão e queda do planejamento estratégico. Porto Alegre, Bookman, 2004. MOULLIN, M. Improving and evaluating performance with the Public Sector Scorecard. International Journal of Productivity and Performance Management, Vol. 66, No. 4, 2017. MPOG, Indicadores: orientações básicas aplicadas à gestão pública, 2012. Brasília. MULGAN, G.; Albury, D. Innovation in the public sector. London: Cabinet Office Strategy Unit, 2003. http://www.mbc.org.br/portal/ 66 NIVEN. P.R. Balanced Scorecard step-by-step. Wiley. 2003. OSBORNE, S. P. From public service-dominant logic to public service logic: are public service organizations capable of co-production and value co-creation? Public Management Review, 20:2, 225-231, 2018. OLIVEIRA, H. et al. O Balanced Scorecard e a organização de aprendizagem: estudo de caso. Revista Universo Contábil. v. 8, n. 4, p.167-183. 2012. OSBORNE, S.; Brown, K. Innovation, public policy and public services delivery in the UK: the word that would be king? Public Administration, v. 89, n. 4, 2011. PEDRO, J. M. O Balanced Scorecard (BSC) no Sector Público, Informação e Informática. Informação e Informática, v. 28, p. 14–23, 2004. PEREIRA. Luiz Carlos Bresser; SPINK, Peter. Reforma do Estado e Administração Pública gerencial. 7. ed. São Paulo: FGV, 2006. PEREIRA. Luiz Carlos Bresser. Livro A reforma do estado para a cidadania. A reforma gerencial brasileira na perspectiva internacional. ENAP Editora 34. 1998. PEREIRA. Luiz Carlos Bresser. Da administração pública burocrática à gerencial. Revista do Serviço Público. Ano 47. Vol. 120, n.1, 1996. PRITCHARD, A. Statistical bibliography or bibliometrics? Journal of Documentations, v.24, n.4, p. 348 -349, 1969. Q & A : Strategic Management for State and Local Government. p. 2017, 2017. ROHM, Howard. Q&A: Strategic Management for State and Local Government Using the Balanced Scorecard to Improve Performance (2017). https://strategymanage.com/wp- content/uploads/2017/12. Acessado em: 05 de maio de 2020. RUAS, E. B. Criação de Indicadores Estratégicos para o Instituto de Pesquisas Tecnológicas do Estado de São Paulo S.a. - IPT. RAE - eletrônica, v. 2, n. 1, janeiro-junho, 2003. SANO, H. Laboratórios de inovação no setor público: mapeamento e diagnóstico de experiências nacionais / Hironobu Sano. Cadernos Enap, 69, Brasília: Enap, 2020. SECCHI, Leonardo. Modelos organizacionais e reformas da administração pública. Rev. Adm. Pública vol.43 no.2 Rio de Janeiro Mar./Apr. 2009. https://strategymanage.com/wp-content/uploads/2017/12 https://strategymanage.com/wp-content/uploads/2017/12 67 SILVA, Carlos Eduardo Souza e. Contratos de gestão nas empresas estatais: estrutura, problemas e acompanhamento. In: Revista de Administração Pública (RAP), Rio de Janeiro, FGV, 29 (4), out./dez. 1995. SILVA, J.M.A. Administração Pública e Cultura Patrimonialista. Revista Práticas de Administração Pública, vol.1, n.1, 2017. SUN, T. SUN P. A arte da guerra. Edição Completa. 2ª. Ed. – São Paulo: Wmf Martins Fontes, 2009. WISNIEWSKI, M; Dickson, A. Measuring performance in Dumfries and Galloway Constabulary with the Balanced Scorecard. Journal of the Operational Research Society, 52. 2001. WORLD BANK GROUP. Improving Public Sector Performance: Through Innovation and Inter-Agency Coordination. 2018. https://www.worldbank.org/en/topic/governance/publication/global-report-on-public-sector- performance.Acesso em: fev/2022. YETANO, A. Managing Performance at Local Government Level: The Cases of the City of Brisbane and the City of Melbourne. The Australian Journal of Public Administration, vol. 68. 2009. ZHEXEMBAYEVA, Nadya. Stop Calling it “Innovation”. Harvad Business Rewiew, 2020. https://hbr.org/2020/02/stop-calling-it-innovation. Acesso em: jan/2022. https://www.worldbank.org/en/topic/governance/publication/global-report-on-public-sector-performance https://www.worldbank.org/en/topic/governance/publication/global-report-on-public-sector-performance https://hbr.org/2020/02/stop-calling-it-innovation 68 APENDICE A – Formulário para coleta de informações dos artigos. 1. Título: 2. Autor: 3. Ano publicação: 4. Periódico: 5. Metodologia (estudo caso único, múltiplo, survey, etc.): 6. País/Região: 7. Setor/Organização: 8. Link (internet) da organização: 9. Área de atuação da organização: 10. Período da pesquisa: 11. Disparadores da ação: 12. Facilitadores da ação: 13. Inibidores da ação: 14. Modus Operandi: 15. Impacto para a sociedade e para a organização: 16. Novidade/Desafios na aplicação do BSC: 17. Observação:a eventos que foram interpretados como falhas no sistema de governo, e cuja solução consistia em políticas de governo cada vez mais centralizadoras de poder, com intervenções ocorridas em alguns países implantando um controle excessivo, tanto político quanto econômico, tomando-se como exemplo o período das grandes guerras mundiais, na Inglaterra, com a lei de controle de ocupações e alguns tipos de monopólio público. Nos Estados Unidos, após algumas crises financeiras no final do século XIX, surgiu o Federal Reserve Act, que a princípio preconizou reformas que foram apoiadas, mas com o advento da 1ª grande guerra, o controle drástico dos bancos exercido pelo governo possibilitava controlar a quantidade de dinheiro no país, afetando condições financeiras internacionais no resto do mundo. Ainda segundo Friedman, tais medidas acabam por afetar direitos privados importantes e geram conflitos com interesses da sociedade. Somado a isso tem-se o sucesso limitado das alterações políticas no alcance dos objetivos estabelecidos, tendo como uma das consequências o descrédito para a instituição pública. Sendo assim, é mister aproveitar a avaliação comparativa de um instrumento já consolidado e satisfatoriamente adotado na iniciativa privada que, devidamente adaptado, pode ser implantado no serviço público e ter como resultado o alinhamento da organização, a adoção de um planejamento estratégico, envolvendo todos os níveis, desde a alta gestão até operacionais do setor objeto da implantação, promovendo a conscientização da missão para a qual aquele setor se presta, e treinamento para a melhor execução das tarefas que levarão ao cumprimento das metas, assim como acompanhamento da evolução por meio de indicadores que poderão ser mensurados e aperfeiçoados. Para auxiliar o sucesso da execução, é recomendado iniciar em pequenas áreas organizacionais expandindo-o posteriormente. O BSC não funciona como ajustamento imediato a toda a organização, alguns autores sugerem a sua aplicação em áreas selecionadas que tenham alguns fatores favoráveis, para que este investimento organizacional tenha maior probabilidade de êxito (Pedro, 2004). As organizações públicas, guiadas por uma diversidade de normas legais e pressionadas pela escassez orçamentária, estão atualmente colocadas perante a necessidade urgente de adaptar novos instrumentos de gestão pública, que possibilitem a melhoria de vida do cidadão e da sociedade, da economia do país, e apresentem resultados de grande visibilidade e dimensão, 4 que possam fazer do serviço público um serviço de qualidade, eficiente, transparente e compatível com os impostos cobrados (Felix et al., 2011). A presente pesquisa justifica-se pela importância cada vez maior que a gestão estratégica tem adquirido no âmbito dos órgãos governamentais. O modelo idealizado por Kaplan e Norton (1992) tem sido utilizado por empresas privadas e foi adotado por órgãos públicos, para os quais sofreu adaptação em suas perspectivas, em virtude das particularidades do setor, para que a aplicação e o desenvolvimento da ferramenta atingissem os objetivos propostos. Diversas ações por parte do governo federal do Brasil nas últimas décadas, entre elas a Emenda Constitucional EC19/98, que instituiu os princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, a Lei Complementar 101/2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal), que institui normas para finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal, e Acórdãos de órgãos de controle como o TCU – Tribunal de Contas da União, tem recomendado o uso de indicadores para melhor controle de desempenho da gestão, e tem convergido no sentido de ratificar a necessidade de aprimoramento no uso dos recursos públicos, assim como a modernização da gestão pública como um todo em suas diversas áreas de atuação. Além de permitir visão e conhecimento mais acurados sobre o desempenho dos setores, essas ações têm como consequência um aprimoramento na profissionalização do setor, culminando em maior eficiência na prestação dos serviços e na aplicação do orçamento, cada vez mais escasso. No caso das entidades públicas pode-se avistar a abrangência do sucesso do BSC como a gerar um círculo virtuoso. Organizações com maior conhecimento da missão e da visão da entidade, planejando suas ações estrategicamente, conscientes de seu papel para cumprir suas metas e prestar seus serviços, se empenharão na execução das atividades e no uso dos recursos públicos com mais racionalidade, resultando em serviços de qualidade, satisfazendo as necessidades da sociedade, atendendo às exigências legais e, consequentemente retornando em credibilidade aos prestadores públicos. 1.2 Problema de Pesquisa Esta pesquisa busca respostas para a seguinte pergunta: Quais são e onde se encontram os casos mais relevantes de aplicação da metodologia BSC na esfera pública, e o que se pode apreender a partir da análise deles? 5 1.3 Objetivo Geral O objetivo principal desta pesquisa é analisar aspectos relacionados à evolução e implantação do modelo BSC em organismos públicos como ferramenta para estimular inovação e melhoria na gestão pública. 1.4 Objetivos Específicos Os objetivos específicos desta pesquisa são: a. Identificar a literatura seminal e atual sobre BSC e suas particularidades para aplicação em ambientes e organizações públicos. b. Identificar, a partir da literatura, as dimensões do BSC normalmente presentes e relacionadas ao estímulo da inovação. c. Identificar casos no Brasil e no mundo de implantação e aplicação de BSC de forma a permitir a elaboração de um quadro sinóptico acerca destes múltiplos casos. 1.5 Estrutura do Trabalho Este trabalho está dividido em cinco capítulos. O primeiro apresenta a justificativa, o problema de pesquisa e objetivos. No segundo capítulo está o referencial teórico, iniciando por um panorama histórico que mostra a evolução do serviço público no Brasil e no exterior, além da caracterização dos principais modelos de administração pública. Neste capítulo são ainda retratados os conceitos de estratégia, planejamento, administração estratégica e indicadores de gestão e desempenho. Todas as definições contribuirão como base para introduzir os conceitos da metodologia Balanced Scorecard, suas perspectivas, implementação e aplicação no serviço público. Na sequência, abre-se o capítulo 3 com a metodologia, tipo de pesquisa, técnica de coleta e interpretação de dados. No capítulo 4 é demonstrado o resultado com a análise dos casos escolhidos em diversos países, incluindo o Brasil, e considerações. Finalmente, no capítulo 5, apresentam-se conclusões e sugestões para pesquisas futuras. 6 2. REFERENCIAL TEÓRICO Este capítulo aborda a revisão da literatura feita sobre o tema e aspectos que o cercam. Uma vez que a pesquisa versa sobre o BSC no contexto dos organismos públicos, a revisão começa com um panorama sobre a evolução do setor público, desde o surgimento das primeiras estruturas em outros países, passando pelo seu início no Brasil e situação atual. O assunto principal envolve conceitos de planejamento, estratégia, indicadores de desempenho e inovação, os quais serão explanados, dando suporte às teorias do Balanced Scorecard, que serão aprofundadas ao final deste capítulo. 2.1 Como nasceu a Administração Pública Ao longo da história, a administração pública, como é conhecida na atualidade, evoluiu seguindo alguns modelos político-sociais, cujos principais serão descritos a seguir. O primeiro modelo foi denominado patrimonialista, por sua identificação com os regimes das monarquias absolutistas, nas quais o governante tomava decisões de acordo com sua vontade e favorecia a grupos de sua conveniência, confundindo o Estado com um patrimônio particular (Silva, J.M.A, 2017). Com o surgimento dos regimes democráticos,surge um novo modo de governo, cuja caracterização é atribuída a Max Weber. Foi bastante difundido desde o século XVI, em organizações religiosas e militares da Europa. Por seus aspectos de especialização, controle e racionalização, onde o poder advém de normas emitidas das instituições formais, ganhou espaço como uma solução para combater as práticas carismáticas tradicionais do regime patrimonialista (Secchi, L, 2009). A partir da segunda metade do século XX, uma era marcada por grande crescimento tecnológico, transformações sociais e científicas, as quais impuseram mudanças às empresas privadas que, consequentemente, exigiram uma reestruturação do poder público (Guimarães, T, 2000). Em 1987, a OCDE – Organização para Cooperação e Desenvolvimento Econômico publica o trabalho Administration as a Service, the Public as a Client, com os princípios gerais do modelo chamado New Public Management, envolvendo uma concepção diferente de responsabilidade pública e a diminuição das diferenças entre os setores público e privado, caracterizando-se por distinguir a política dos serviços, dando ênfase às práticas e valores do setor privado, determinando ainda que fosse dada mais visibilidade sobre o funcionamento 7 das instituições aos seus clientes, ou seja, mais transparência e abertura para os clientes e cidadãos, que também deveriam ter acesso garantido e mais participação no atendimento às suas necessidades (Coutinho, 2000) (Hood, 1995). Pereira (1998) relata que na Grã–Bretanha, a partir da década de 1970, as reformas passaram a inserir controles gerenciais no serviço público, baseadas em técnicas do mundo dos negócios, visando tornar a eficiência do serviço público similar à que já existia na iniciativa privada. Posteriormente, em 1979, ocorrem avanços na gestão de Margareth Tatcher, potencializados pela introdução do Financial Management Initiative, um sistema ampliado de informações administrativas para toda a administração pública daquele país. 2.2 Surgimento da Administração Pública Gerencial no Cenário Internacional O conceito de administração pública gerencial igualmente sofre influência do modelo de gestão privado. De modo geral, a gestão privada evoluiu para este modelo de acordo com o crescimento do mercado e aparecimento da concorrência, sendo o foco no cliente um diferencial em um mercado que se tornou cada vez mais competitivo. O cliente é tratado com atenção especial, é cativado por um bom atendimento e um serviço bem prestado. Ora, no serviço público não se visa ao lucro e o cidadão não pode escolher um concorrente, ficando a sociedade dependente destes serviços e recebendo-os, por vezes, com má qualidade e mora. No entanto, por tratar-se de recursos e serviços públicos, a atenção ao usuário é devida para o completo atendimento às suas necessidades prescritas em lei. Esta é a forma de mudar o paradigma da administração burocrática, voltada apenas para as próprias estruturas. A administração pública gerencial empresta práticas e conceitos do setor privado e, mesmo este com objetivos diversos, o modelo pode ser aplicado preservando os princípios públicos e promovendo mudanças de comportamento e foco, tornando-se ainda mais adequado, pois o cidadão volta a ser o cerne. Para melhor entendimento da diferença entre os principais modelos de administração pública, apresenta-se na Tabela 1 um comparativo das características que diferem a administração burocrática da administração gerencial. 8 Tabela 1 - Modelos de Administração Pública. ADMINISTRAÇÃO BUROCRÁTICA ADMINISTRAÇÃO GERENCIAL Autoreferenciada Orientada para os serviços ao cidadão Concentrada nos processos Orientada aos resultados Controle de procedimentos Indicadores de desempenho Centralização e demora em decisões Descentralização, delegação de autoridade e responsabilidade ao gestor público. Fonte: a autora, com base em Pereira (2006). Para melhor entendimento dos conceitos, será apresentado um breve histórico da evolução da administração pública e, tendo em vista o objeto deste trabalho, evidenciar o início do uso do modelo administração pública gerencial, também chamada de nova administração pública. Nos Estados Unidos da década de 1980, surgiram os primeiros passos em direção às reformas gerenciais, as quais foram bem sucedidas em seus aparelhos públicos (Pereira, 2006). Mas, em 1993, os EUA transformaram em lei o GPRA (Government Performance and Results Act), documento que estabeleceu o planejamento estratégico, planos estratégicos anuais e plurianuais e mensuração de desempenho do governo, com o objetivo de aumentar a capacidade gerencial do Estado, e iniciar a implantação piloto em agências do governo (Cavalcanti e Otero, 1997). Segundo Cavalcanti (1997), um estudo da National Academy of Public Administration - NAPA identificou alguns fatores críticos de sucesso nas agências públicas que implementaram reformas em suas estruturas a partir dos anos 1980, dentre elas, menciona-se a seguir as mais relevantes: Clima político: - Desenvolver capacidade organizacional; - Buscar suporte político; Abordagem de gerência de processos: - Diretrizes e metas estratégicas; - Fortalecimento das gerências e orientação gerencial; Gerência com foco em resultados: - treinamento, estruturação e interação nas equipes; 9 - melhoria da comunicação; Avaliação contínua de desempenho: - avaliação dos processos por clientes, fornecedores, colaboradores e acionistas; - gerência de desempenho e partilha dos aprendizados. Constata-se nestes fatores a influência da abordagem de inspiração empresarial adaptada à realidade das estruturas públicas, fazendo uso da transferência de alguns conceitos como o de “clientes” para o governo (Cavalcanti, 1997), assim, como a adoção das melhores práticas vigentes no meio empresarial, onde é amplamente compreendida a indispensabilidade de satisfação da clientela por meio da melhoria dos serviços e avaliação contínua. No ambiente público, distintamente político, cujos valores democráticos e o interesse público são prioridades, estes conceitos são até mais congruentes, para atendimento a garantias constitucionais de cidadania (Coutinho, 2000). Ainda, conforme Coutinho, existem opiniões divergentes quanto ao uso do conceito cliente no ambiente governamental, devido a não existência de fatores como a concorrência de mercado e o lucro, que reivindicam a fidelização do cliente e justificam o tratamento singularizado. Porém, o enfoque voltado para os clientes inspirou-se na mentalidade do mercado, devido ao sucesso que muitas empresas obtiveram ao implantar programas de valorização das necessidades dos clientes. Por outro lado, alguns autores julgam mais adequado o uso da palavra cidadão, devido à definição ser considerada um termo mais apropriado quando se refere a assuntos governamentais, o que talvez justifique ser mais comum o uso da expressão “administração com foco no cidadão”, na divulgação de programas de governo no Brasil, por exemplo. Juntamente com a lei do GPRA, institucionalizou-se o mecanismo chamado “waiver”, que consiste na concessão de renúncia a alguns controles e processos, de forma a obter maior flexibilidade e descentralização gerencial. Concomitantemente, garantindo a responsabilidade individual e organizacional, e a efetividade das ações governamentais na obtenção de melhores resultados, criam-se sistemas de mensuração de resultados, quantificando as melhorias em comparação ao desempenho anterior, e metas estabelecidas (Cavalcanti, 1997). Como funcionam os “waivers”? Como um exemplo, à época da instituição deste instrumento, o departamento de saúde do governo americano concedeu “waivers” a 37 estados, num programa de bem estar, como uma experiência onde podem ser combinados os recursos de diversos programas federais, mediante condições estabelecidas em contratocom o Estado, de forma a melhorar os serviços do referido programa. Dentre as cláusulas para obtenção do 10 “waiver” está o estabelecimento de um processo de avaliação de programas, orientado para resultados. A ferramenta “waiver” é o equivalente americano ao original francês “contrat de gestion” (Silva, 1995). Esta é uma alternativa de gestão do setor público empresarial, por meio contratual, que busca solucionar conflitos relacionados a autonomia do chamado agente implementador evitando a progressiva ineficiência e paralisia de algum setor. No Brasil, um conflito desta natureza ocorreu a partir do final da década de 1970, época em que a crise de financiamento do setor público e a prolongada crise econômica tiveram como consequência a escolha de uma estratégia do governo de adotar uma série de regulamentações multissetoriais com a finalidade de controle de gastos e investimentos, centralizando em áreas político econômicas da esfera governamental decisões relativas a controles financeiros, tais como definições de tarifas. Tais medidas colocaram em risco a eficiência operacional de empresas públicas, e evidenciou um conflito de interesses dentro do próprio governo. 2.3 Painel do Serviço Público no Brasil Para melhor esclarecer os rumos desta pesquisa apresenta-se a evolução da administração pública brasileira da era pós-imperialismo e suas reformas. A partir de 1930, o Brasil ainda estava sob a influência do patrimonialismo, e a primeira reforma burocrática foi aplicada no Estado em 1936, para combater o nepotismo e a corrupção herdados do modelo anterior (Pereira, 1996). O modelo burocrático provém dos princípios do exército prussiano, implantado em países europeus no final do século XIX e, nos EUA, no início do século XX. Este modelo institui o mérito profissional, no entanto, não se concretizou o pressuposto de eficiência preconizado. Segundo Martins (1997), no Brasil, em 1938, com a criação do DASP – Departamento Administrativo do Serviço Público, promoveu-se uma mudança radical na administração, com a finalidade de profissionalizar a máquina pública, com a diferenciação de órgãos e estabelecimento de normas reguladoras, as quais futuramente imprimiriam suas consequências aos serviços em lentidão, má-qualidade e altos custos. Essa mudança tornou-se um problema proporcional ao crescimento do país, pois inexistia a orientação para o atendimento ao cidadão, e a máquina administrativa sofria um engessamento, quando era necessária a assunção de mais responsabilidades econômicas e sociais interna e externamente. A segunda reforma administrativa ocorreu em 1967, por meio do Decreto-Lei 200, com aplicação das primeiras características gerenciais, focando-se na descentralização e maior 11 autonomia da administração indireta, que assume grande parte da produção de bens e serviços. É por meio desta reforma que são instituídos os princípios de racionalidade administrativa, o planejamento e o orçamento, a descentralização e o controle dos resultados e, em 1979, foi lançado o Programa Nacional de Desburocratização. No entanto, apesar dos esforços, ainda subsistiram problemas os quais essencialmente ligados à permissão de contratações segundo a lei da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), publicada em 1947, característica do patrimonialismo anterior, e a falta de mudanças na administração direta, que se manteve burocrática e rígida. Assim, esta reforma não progrediu como o esperado. Em 1985, manteve-se ainda o modelo anterior, inclusive ratificado por meio da Constituição de 1988, que em seu capítulo sobre a administração pública demonstra priorizar a administração direta, num retorno à burocracia clássica. Conforme observa Pereira (1996), os responsáveis por promover as mudanças não perceberam que o Decreto 200 era uma resposta a uma necessidade do país de administrar com mais eficiência seus serviços. Perdeu-se uma oportunidade de avançar e modernizar a estrutura pública. Talvez se a Constituição de 1988 tivesse seguido o Decreto 200, corrigindo algumas imperfeições e conduzindo a um perfil mais gerencial do Estado, os avanços teriam sido acelerados. Durante o governo do presidente Fernando Collor de Mello houve outras tentativas de reformas, com privatizações e demissões, num ensaio de redução da máquina administrativa, mas sem que fossem feitas mudanças na Constituição, portanto, estas reformas mostraram-se com pouco efeito no sentido de evoluir em melhores práticas administrativas. Por outro lado, foi uma gestão que promoveu a maior abertura comercial do país, pois o mundo vivia a era da globalização. O que fica claro é que as sucessivas tentativas de melhorias no setor público com poucos resultados aumentaram o descrédito das instituições e serviços públicos no país. De um lado havia um país que avançava tecnologicamente e com aberturas na economia que permitiam o desenvolvimento da indústria, e na esfera pública servidores que ao longo do tempo foram treinados e motivados, beneficiados pela criação de organismos para contribuir com a melhoria do corpo de profissionais, para que pudessem atuar na administração publica gerencial, como a ENAP. Em contraposição, esse profissionalismo é colocado para atuar em estruturas arcaicas, que limitam iniciativas, e que não são orientadas para a gestão, o planejamento e o uso responsável dos recursos públicos. Este cenário demonstra uma contradição entre um potencial existente a ser explorado, sem o devido aproveitamento, resultando em avanços muito lentos perante a necessidade crescente do país. 12 A terceira reforma administrativa foi proposta em 1995, em Emenda Constitucional, pelo Ministério da Administração Federal e Reforma do Estado – MARE, com a proposta do Plano Diretor da Reforma do Aparelho do Estado. Este plano diagnosticava e reconhecia a necessidade de um trabalho amplo e permanente de avaliação do setor público, assim como na utilização de novas ferramentas gerenciais. Na época, o país apresentava uma situação de crise econômica, sendo prementes diversos ajustes para equilibrar a situação do país, permitir a governabilidade, garantir direitos básicos à população por meio da melhoria na eficiência dos serviços. Uma vez que já fora iniciada a era da globalização, o país carecia de condições para competir internacionalmente, e minimizar os efeitos da crise do Estado na economia. O Brasil seguia a tendência internacional da Nova Administração Pública, que tinha como características: orientação para o cidadão e para a obtenção de resultados, descentralização e incentivo à criatividade e inovação, e o contrato de gestão, que é o instrumento de controle dos gestores (Pereira, 2006). Segundo Guimarães (2000), existe uma mudança paradigmática de um modelo de gestão baseado na hierarquia, cedendo lugar para um modelo fundamentado na flexibilidade, fundamental para a produtividade. Embora representando avanços com a aplicação de novos elementos para corrigir a direção a seguir, o novo regime ainda apresenta aspectos de influência patrimonialista e burocrática em sua estrutura, os quais podem ser ajustados por meio da modernização das normas regimentais. O desafio é de transformar as antigas estruturas burocráticas em estrutura flexíveis e eficientes. 2.3. Como o BSC surgiu no setor público Em contraposição à esfera pública, no setor privado as empresas foram adquirindo mais especialização, melhorando seus processos, investindo em capacitação dos colaboradores, na qualidade dos serviços e no atendimento ao cliente, para enfrentar o aparecimento da concorrência, manter suas atividades e garantir o retorno esperado, tanto para acionistas como para consumidores de seus produtos. Esta evolução fez com que a eficiência das empresas crescesse, ao contrário da lentidão que permaneceu no aperfeiçoamento pelo qual os serviços públicos deveriam ter passado.Segundo Kaplan e Norton (2004), está constatado que alguns países são dotados de grande base de recursos naturais, mas investiram mal em pessoas e sistemas. Esta afirmação alia-se ao fato da sobrevivência e da obtenção de recursos no setor 13 público não depender de metas ou lucro, mas sim advir da arrecadação de impostos, bem como de não haver uma preocupação com perda de clientes ou menor faturamento. O aprimoramento das empresas não se ateve apenas à produção, mas ocorreu nas técnicas de gestão, com a incorporação de novos conceitos e procedimentos resultantes de pesquisas. Dentre os conceitos que foram agregados à gestão empresarial e pública, estão o planejamento e a estratégia, os quais remontam inicialmente à ciência militar (Sawyer, 2009). A metodologia BSC partiu da análise de outras técnicas de gestão, estudando a forma como o planejamento e as estratégias são elaborados e executados, como e quais os indicadores escolhidos e, aprimorando o sistema de mensuração do desempenho, incluindo o desenvolvimento das novas perspectivas que compõem o método, complementando e interligando sistemas gerenciais, obtendo assim melhores resultados. As pesquisas e experiências bem sucedidas de Kaplan e Norton culminaram na criação do BSI – Balanced Scorecard Institute, uma instituição que auxilia organizações privadas e públicas no treinamento e orientação para a implantação da metodologia. As pesquisas do instituto foram responsáveis pela adaptação do método para seu emprego em organizações governamentais, criando uma estrutura que utiliza os mesmos princípios básicos do scorecard traduzido para a “linguagem de governo” (Rohm, 2017). Segundo os autores, desde que o objetivo financeiro de lucro não esteja dentre as prioridades do serviço público, o formato padrão do BSC não se aplica adequadamente, pois neste os ganhos são os resultados finais e de alto nível a serem alcançados. Em contrapartida, existem objetivos relacionados ao impacto social e missão destinada àquele órgão. Esta missão representa a responsabilidade entre o setor de governo e a sociedade, ou seja, a razão para sua existência e manutenção. O impacto social é uma consequência cuja melhoria, medida em indicadores, pode demorar muito a ser percebida. Por este motivo as outras perspectivas são significativas, pois podem auxiliar na escolha de indicadores não financeiros para avaliar o desempenho das atividades e seus efeitos junto aos cidadãos, com resultados mais perceptíveis medidos anualmente. 2.4 Conceitos de Estratégia, Planejamento Estratégico e Administração Estratégica O pensamento sobre estratégia vem de tempos muito antigos, utilizado nas ciências militares, nos escritos da Arte da Guerra, de sábios antigos da família chinesa Sun, que permaneceu ao longo dos tempos, e é lembrado como referência pelo aproveitamento de seus ensinamentos para o mundo corporativo (Sawyer, 2009). 14 “Estratégia é a busca deliberada de um plano de ação para desenvolver e ajustar a vantagem competitiva de uma empresa. Para qualquer empresa, a busca é um processo interativo que começa com o reconhecimento de quem somos e do que temos nesse momento.” (FELIX et al., 2011, citando Henderson, 1998). Para Mintzberg (2004), estratégia é um plano, no sentido de uma direção a seguir, e um padrão, pois delimita um determinado comportamento ao longo do tempo. Pode-se ver as estratégias como adaptações em um percurso planejado previamente, um trabalho contínuo de aprimoramento. Ainda, para Gamble e Thompson (2012), a estratégia consiste nas iniciativas e abordagens desenvolvidas para promover o crescimento do negócio e atingir os objetivos de desempenho. Sobre o planejamento estratégico, Mintzberg (2004) define planejamento equiparando-o à tomada de decisão, especialmente no setor público, e um comprometimento com uma ação futura, seja ela daqui a 10 anos ou a 10 minutos, pois estratégia também envolve decisão. As organizações devem planejar para coordenar e integrar suas atividades. Assim, as decisões integradas e coordenadas sobre o futuro resultam no planejamento estratégico. A administração estratégica é o processo que envolve o desenvolvimento da estratégia, seu planejamento, a avaliação do desempenho, os ajustes corretivos referentes à evolução do processo e as decisões tomadas de acordo com as condições que se apresentarem e o ambiente. Respostas claras à pergunta: Como vamos chegar lá? (Gamble e Thompson, 2012), sabendo não apenas escolher o que fazer, mas escolher o que não fazer (Kaplan e Norton, 1997), refletem a essência da administração estratégica. No BSC esses conceitos são importantes, pois a aplicação da metodologia contribui para que os objetivos estratégicos possam ser descritos e comunicados de forma a serem mais bem compreendidos e executados (ENAP, 2016). 2.5 Indicadores de Gestão e desempenho Indicadores são variáveis críticas, que precisam ser controladas, mantidas em determinados patamares (ENAP, 2013). A ENAP também cita Ferreira, Cassiolato e Gonzalez (2009), como referência no conceito, apontando que indicadores são medidas de ordem quantitativa ou qualitativa, utilizados para captar e organizar informações relevantes acerca do objeto de observação. Ou seja, um indicador é o resultado de cálculos e análises de um conjunto de informações obtidas em determinadas circunstâncias e períodos de pesquisa, o qual serve de base para avaliar o andamento de planos preestabelecidos. Ruas (2003), atenta para o cuidado 15 na escolha dos indicadores, pois estes devem ser os medidores da eficácia ou não de nossas estratégias, mostrar se os objetivos estão sendo atingidos. As decisões de gestão são baseadas em indicadores, portanto, as escolhas de que rumo seguir e as definições dos planos internos e orientações de como chegar ao propósito estabelecido, dependem destas referências, e o alcance delas exige conhecimento da realidade da organização. Os indicadores são usados sistematicamente, pois durante todo o processo de execução de um plano estratégico, é necessária a reavaliação para detecção de alterações ou possível revisão, cujas decisões resultantes deste acompanhamento são pautadas nos indicadores, os quais também mostram se as metas estão sendo alcançadas. Por esta razão é importante que seja concebido um sistema de indicadores para medição do desempenho institucional, baseado na realidade da organização, que possibilitará uma melhor avaliação do cumprimento da estratégia. Dada a importância destes parâmetros para atender os fins aos quais se destinam, é imprescindível o estabelecimento de quais serão esses indicadores, como devem ser coletados e de quais fontes. Para que se obtenham resultados que espelham a realidade com o mínimo possível de viés das informações, ao estipular o sistema de indicadores para medição de desempenho, a instituição deve nortear-se por alguns atributos. Conforme apresentado pelo MPOG (2012), os atributos devem ser dotados de utilidade, ou seja, comunicar a intenção do objetivo e demonstrar o que a organização espera. Devem possuir ainda representatividade, ou seja, apresentar fielmente o que se deseja medir, e confiabilidade, tanto metodológica quanto da fonte. Os indicadores precisam ser facilmente coletáveis, o que indica sua disponibilidade, além da economicidade, verificando-se os custos para obtenção dos dados e sua relação com os benefícios obtidos. A simplicidade de comunicação faz com que as informações sejam facilmente compreendidas por quem acessá-las. A estabilidade, em relação a interferências externas, a tempestividade, sobre a atualidade das informações e a sensibilidade, sobre o quanto variações decorrentes de intervenções possam refletir no resultado. Por fim, o sistema de medição deve abranger a instituição em sua totalidade e, no caso de unidades e ambientes diferenciados, não necessariamenteutilizando os mesmos indicadores para todos, mas, pensando-se no conjunto do sistema, estas medidas devem representar de forma balanceada o comportamento da instituição. E deve haver um monitoramento do quantitativo de indicadores, por exemplo, separando-os em 3 níveis: estratégico, tático e 16 operacional, uma forma de aferir melhor sua importância estratégica, evitando excesso de indicadores (ENAP, 2013). 2.6 Inovação no serviço público No setor público, o termo inovação começou a ganhar notoriedade na década de 1980 em discussões sobre melhorias no serviço público (Osborn, Brown, 2011), e na década de 1990 o termo inovação foi associado às práticas da Nova Gestão Pública. Na aplicação deste conceito, inicialmente houve a comparação com o setor privado, pelo motivo de empresas serem comumente consideradas mais inovadoras, por atuarem em uma lógica de mercado que visa a maximização de lucros, tendo a consequente competição como o motor propulsor da inovação. Na área pública, que possui características diferenciadas, o consenso a respeito da definição de inovação foi mais difícil. No entanto, observaram-se dois aspectos comuns entre vários autores: tratar-se da incorporação de algo novo na organização que adota, e ter utilidade prática, ou seja, ser colocada em ação e trazer resultados (Mulgan e Albury, 2003). As inovações no serviço público podem ser agrupadas segundo algumas classificações, dentre elas, de acordo com o tipo, grau e origem (ENAP, 2020). Para fins de enquadramento desta pesquisa, a aplicação do BSC no serviço público pode ser classificada, segundo os conceitos de inovação, como indicado na Tabela 2 a seguir: Tabela 2 – Classificação do BSC nos critérios de inovação. Grupo Classificação Descrição Tipo Processos Administrativos Introdução de novas ferramentas de gestão, formas de trabalho, formatos organizacionais e práticas gerenciais. Grau Incremental Alterações nos serviços ou processos existentes, não traz mudanças na estrutura organizacional ou no relacionamento com outras organizações. Origem Top-down Derivadas de decisões políticas ou de gestores de alto escalão. Associadas a novas leis e regulações. Fonte: a autora adaptado de ENAP, 2020. Inovação tornou-se uma palavra muito presente em todas as áreas assim como no serviço público nos últimos anos, apesar de, de acordo com De Vries (2016), não ser encontrada em 17 pesquisas uma definição única para o termo. Governos de todo o mundo estão sob pressão crescente para entregar mais com menos, melhorar a qualidade do serviço e responder às necessidades em constante mudança de seus cidadãos. A inovação é vista como uma ferramenta fundamental para atingir esses objetivos. No entanto, inovar no serviço público não é uma tarefa fácil, pois há uma série de desafios exclusivos do setor público a serem enfrentados, como aversão ao risco, burocracia e falta de financiamento (Borins, 2001), e excesso de regulamentação (De Vries, 2016). E é exatamente perante todos os desafios que estão as oportunidades da inovação na área pública. Resume-se a seguir algumas das maneiras pelas quais os governos podem promover e apoiar a inovação. No tópico desafio, a inovação no serviço público enfrenta uma série de desafios que são particulares deste setor. Um dos maiores desafios é a aversão ao risco. As organizações do setor público geralmente são avessas ao risco, pois são responsáveis perante a sociedade pelo uso de recursos públicos. Essa aversão ao risco pode prejudicar a inovação, pois pode levar a um foco na manutenção do status quo, em vez de experimentar novas ideias. Outro desafio é a burocracia. As organizações do setor público geralmente estão sujeitas a regras, regulamentos e procedimentos que podem retardar o processo de inovação. Isso pode tornar difícil para as organizações governamentais serem responsivas e celeres no atendimento às necessidades em constante mudança. Para que os serviços públicos acompanhem o ritmo, são necessários altos níveis de inovação nacional e local (Mulgan e Albury, 2003). Outrossim, a falta de financiamento pode ser um grande obstáculo à inovação no serviço público. As organizações públicas geralmente trabalham com orçamento limitado, o que pode dificultar o investimento em novas ideias e tecnologias. Neste momento, torna-se ainda mais imprescindível voltar-se à inovação, pois ela os custos dos serviços públicos tendem a aumentar mais rapidamente do que o resto da economia. Sem inovação, as pressões inevitáveis para conter os custos só podem ser atendidas forçando a equipe já sobrecarregada a trabalhar ainda mais (Mulgan e Albury, 2003). Apesar dos desafios, também há muitas oportunidades de inovação na área pública. Uma das maiores oportunidades é o potencial para melhorar a qualidade do serviço. A inovação pode ajudar as organizações do setor público a fornecer serviços mais eficientes, eficazes e fáceis de usar. 18 Outra oportunidade é o potencial para aumentar o envolvimento dos prestadores do serviço e da comunidade. A inovação pode ajudar as organizações do setor público a se envolver com os cidadãos de maneiras novas e significativas, usando tecnologias como mídias sociais, plataformas online e aplicativos móveis, e esse processo será facilitado se houver um ambiente cultural de aprendizagem, segundo De Vries (2016). Ademais, a inovação pode ajudar as organizações do setor público a serem mais sustentáveis. Ao adotar novas tecnologias e processos, as organizações do setor público podem reduzir seu impacto ambiental e economizar dinheiro no longo prazo. Existem várias maneiras pelas quais os governos podem promover e apoiar a inovação no serviço público. Uma das mais importantes é criar uma cultura de inovação dentro da organização. Isso significa incentivar os funcionários a serem criativos, experimentar novas ideias e assumir riscos calculados. Da mesma forma, pode-se promover a inovação fornecendo financiamento e recursos para projetos de inovação. Os governos podem alocar fundos especificamente para inovação ou podem fornecer incentivos para que as organizações do setor público inovem. Ainda, os governos podem promover a colaboração e o compartilhamento de conhecimento entre as organizações do setor público. Isso ajuda e incentiva o compartilhamento de melhores práticas, ideias e recursos. Para organizar a diversidade encontrada em suas pesquisas sobre inovação, De Vries (2016) listou os tipos de inovação que aparecem no serviço público. São elas: Conceitual: novos paradigmas que reformulam a natureza do problemas e soluções; De processo: melhoria na qualidade eficiência de processos internos ou externos; Administrativa: novas técnicas organizacionais e formas de gestão; Tecnológica: uso de novas tecnologias para prestar os serviços; Governança: novos produtos ou serviços e formas de lidar com os problemas. Um achado interessante diz respeito a adoção da inovação por isomorfismo normativo ou mimético, quando organizações do mesmo campo de atuação se tornam semelhantes, por meio da adoção de valores ou normas específicas adotadas por pares. Também foi verificado que os antecedentes organizacionais foram decisivos na viabilização de quaisquer tipos de inovação, principalmente por liderança ou parcerias entre entes públicos ou público e privado. 19 Um relatório do Banco Mundial de 2018 relata que as economias emergentes têm lições importantes a oferecer não apenas aos seus pares, mas também aos países desenvolvidos. A experiência das economias emergentes costuma ser mais valorizada por seus pares do que os projetos da OCDE, que podem ser muito avançados e caros para serem ponderados. Além de ser mais contemporâneo e relacionável, esse aprendizado entre pares também pode ajudar a avançar, utilizando avanços tecnológicos, como telefones celulares.O que se nota é que muitas inovações na prestação de serviços ocorrem em países fora da OCDE, onde os riscos são maiores, a escala do desafio é significativamente maior e os sistemas existentes são mais rudimentares. Muitas vezes, as inovações vêm dos próprios governos; outras ainda nascem da falha do Estado, caso em que o setor privado preenche o espaço para fornecer serviços básicos de forma inovadora. Mesmo quando impulsionadas pelo setor privado, essas inovações serviram de inspiração para os governos de países não pertencentes à OCDE e da OCDE para simular e adaptar essas abordagens em setores públicos. Para ilustrar, citamos alguns dos exemplos conhecidos de inovações originadas em economias emergentes: Brasil: programa Bolsa-Família de transferência monetária que está servindo de exemplo para países desenvolvidos que querem transformar seus programas de assistência social; Quênia: M-PESA, serviço de transferência de dinheiro por celular, que permite depósitos, pagamento de contas e compras que se espalhou pela Europa e Ásia; India: Re-Thinking Healthcare, onde a reavaliação de procedimentos, reorganização do trabalho e treinamentos em videos fornecidos pelo Dra. Devi Shetti, uma cirurgiã que aplica produção em massa à saúde, exportando vídeos de treinamento para mais de 30 países. Embora partindo da iniciativa privada, são ideias que podem ser aplicadas também em serviços públicos. Apesar de todas as ideias e soluções apontadas, segundo Zhexembayeva (2020), o uso da palavra inovação em projetos para implantação causa certo temor, ainda pela falta de esclarecimento de muitas pessoas acerca de quais mudanças trará na prática, e isso está relacionado com a aversão a risco e mudança do “status quo” mencionada anteriormente. A autora menciona que o Relatório do Desafio C-Suite 2020, publicado pelo Conference Board listou que entre as três principais preocupações de CEOs pesquisados globalmente está a construção de uma cultura inovadora. Na tentativa de driblar esse receio, a pesquisa de Zhexembayeva(2020) mostra que os projetos de inovação tem sido rotulados com outros termos, que ao invés de assustar todo mundo com 20 a palavra “I”, mostram uma linguagem que em seu contexto específico (indústria, país) fale de continuidade e benefício. Desta forma, sem perder o conceito de inovação, torna-se uma estratégia para que os funcionários se envolvam de forma mais aberta, tornando a experiência mais colaborativa. Nem todas as reformas funcionarão, mas uma série de experimentações e tentativas certamente terão algum significado, no sentido de conhecimento e aprendizado, e alguns bons resultados irão emergir. Aprender uns com os outros, tanto com os sucessos como nos desafios na melhoria do desempenho do setor público, é uma forma importante de avançar no atendimento às expectativas dos cidadãos. 2.7 Balanced Scorecard - Surgimento e evolução do conceito A estratégia faz parte da administração de empresas desde a era industrial, quando a concorrência trouxe a necessidade de garantir uma fatia de mercado para escoamento da produção. Antes da era da informação, a preocupação maior na gestão de empresas estava direcionada às estratégias financeiras e de marketing para as vendas. Já na era dos serviços, esta preocupação voltou-se para além dos custos, atingindo todas as esferas das corporações, buscando envolver os ativos intangíveis, pois era insuficiente pensar apenas em planejamento financeiro em mercados com concorrência cada vez mais acirrada e a velocidade no surgimento de novas tecnologias. Baseando-se no conceito de estratégia, pode-se entender melhor a metodologia Balanced Scorecard. O marco teórico do BSC é o trabalho acadêmico de Kaplan e Norton (1992), que traz como inovação a forma de pensar a gestão estratégica nas companhias, inserindo os ativos intangíveis como fatores influentes no ambiente organizacional e na estratégia. As perspectivas estabelecidas no método BSC contemplam os clientes, o setor financeiro, os processos internos, e o aprendizado, todos conectados à missão, visão, e estratégia corporativas (Figura 1), em um sistema de gestão que pode ser monitorado, por meio de indicadores, reavaliado periodicamente para manter-se alinhado com os ambientes, tanto interno quanto externo, e eventuais mudanças. De acordo com Kaplan e Norton (2004), os indicadores devem ser alimentados por sistemas de mensuração concentrados na estratégia da organização – cujo objetivo será o de criar valor sustentável no futuro. Na Figura 1 observa-se como as perspectivas estão interligadas à visão e estratégia da empresa e as respostas a cada pergunta das perspectivas auxiliam na definição das prioridades e ações subsequentes. 21 Figura 1 – Perspectivas do BSC – Empresas. Fonte: a autora (com base em Kaplan e Norton, 1997). 2.8 Definição e objetivos do Balanced Scorecard As organizações da era da globalização têm que lidar com uma ampla gama de fatores e informações que permitam sua sobrevivência em mercados cada vez mais competitivos (Kaplan e Norton, 1997). A criação do método teve como princípio melhorar a forma como eram pensadas, elaboradas e executadas as estratégias por parte das organizações. Os gestores das organizações devem pensar e agir de forma abrangente quando o assunto se refere aos objetivos estratégicos, mas a tendência clássica era de avaliar somente por meio da visão financeira (Prazeres, 2013), devido às ferramentas já consolidadas anteriormente. Mesmo empresas que levassem em conta outros aspectos, como serviços, recursos humanos ou clientes, faziam ainda de forma unidimensional e, dadas as especificidades de cada setor da empresa, a estratégia era tratada sob pontos de vista parciais. Esta falta de abrangência dificulta a comunicação da estratégia por parte dos executivos, e consequentemente não promove o alinhamento de toda a corporação em torno do plano, para viabilizar o sucesso na execução. Segundo os autores, a alta direção pode usar o BSC para comunicar e educar a organização para a estratégia definida, iniciando um processo contínuo de atuação para a estratégia, do qual participam todos os níveis da empresa. Visão e Estratégia FINANCEIRA Para obter sucesso financeiro, com devemos aparecer para os investidores? CLIENTE Para alcançar nossa visão, como devemos ser vistos pelos clientes? APRENDIZADO e CRESCIMENTO Para alcançar nossa visão, como sustentar nossa habilidade de mudar e progredir? PROCESSOS INTERNOS Em quais processos devemos nos sobressair? 22 Kaplan e Norton (2004) citam estudo da Bain & Company que analisou o desempenho de empresas apontando que, em estimados 70% dos casos, a estratégia é bem elaborada, mas falha em sua execução. Kaplan e Norton (2001) estabelecem o que chamam de princípios da organização voltada para a estratégia: Traduzir estratégia em ações operacionais; Alinhar a organização à estratégia; Fazer da estratégia o trabalho diário de todos; Fazer da estratégia um trabalho contínuo; Mobilizar a mudança por meio da liderança executiva. O BSC foi criado tendo como foco a melhoria no processo de criação de estratégias que, em sua elaboração e execução, integrem a corporação em seus vários níveis. Para isso foram pensadas quatro perspectivas, as quais receberam os seguintes nomes: financeira, clientes, processos internos e aprendizado e crescimento. A ideia é visualizar a empresa como um todo, apurando os indicadores mais críticos de cada uma das perspectivas o que, por um lado, dará aos dirigentes uma visão mais abrangente para elaborar os objetivos estratégicos e, por outro lado, permitirá que a comunicação e o entendimento dos objetivos sejam mais eficientes, proporcionando uma participação mais ativa dos colaboradores dos diversos setores no cumprimento de ações que contribuampara o atingimento dos objetivos preestabelecidos. 2.9 Perspectivas do Balanced Scorecard Dentre as quatro perspectivas, a tangível, denominada financeira, historicamente já era largamente utilizada em diversas ferramentas de gestão para fornecer indicadores e avaliar o desempenho da estratégia. Até o aparecimento deste método, segundo apurado pelos autores em trabalho realizado junto a algumas organizações, os executivos acreditavam que aquilo que não é possível medir exatamente, não pode ser gerenciado. Durante a pesquisa feita por Kaplan e Norton na Harvard Business School - HBS, iniciada em 1990, a qual envolveu várias empresas e teve como objetivo a busca de novas maneiras de medir o desempenho organizacional, verificou-se nas organizações participantes que os indicadores financeiros poderiam ser equilibrados com outros não tangíveis, mas similarmente críticos para mensuração, e que atenderiam às exigências de criação de valor para as partes 23 interessadas. A ideia destas perspectivas é complementar e não substituir as medidas financeiras (Carmona e Grönlund, 2003). Desta forma, surgem as outras três perspectivas que compõem o BSC, as intangíveis, que receberam os nomes de perspectivas dos clientes, dos processos internos e do aprendizado e conhecimento. O objetivo destas perspectivas é a montagem de um sistema de medição mais abrangente, com medidas escolhidas e alinhadas especificamente aos objetivos estratégicos, que auxiliarão a comunicar e implementar a estratégia estabelecida. 2.9.1 Perspectiva Financeira O principal objetivo da perspectiva financeira é refletir a estratégia de crescimento, rentabilidade e risco, por meio do desempenho financeiro, além de servir como base para o mapa estratégico e para os objetivos e medidas das outras perspectivas (Kaplan e Norton, 1997). As medidas desta perspectiva podem ser consideradas o ponto de partida em direção aos objetivos. Isso porque o BSC deve iniciar pelo estabelecimento dos objetivos financeiros de longo prazo, e a determinação de quais processos financeiros e sua correspondência com outros processos, para que este desempenho financeiro esperado seja atingido. Entretanto, quando da escolha destas metas financeiras, nos caso de negócios com mais unidades, não necessariamente as metas poderão ser as mesmas para todas as unidades. Cabe uma análise de acordo com situações e realidades específicas, que podem requerer metas e estratégias diferenciadas. As metas financeiras também podem variar de acordo com a fase de vida de uma corporação. Quando se encontra em fase de crescimento, necessita de mais investimentos para se estabelecer. Na fase de sustentação, os objetivos são a maximização do lucro, retorno do investimento e aumento do valor agregado. Já na fase mais madura, chamada por Kaplan e Norton de “colheita”, as empresas ainda visam ao lucro, assim como carecem menos de capital de giro, mas continuam dando retorno a seus investidores e precisar permanecer competindo no mercado. Desta forma, não devem perder de vista as melhorias operacionais, na qualidade e no tempo de atendimento, assim como a atenção a inovações, tanto em processos, em aperfeiçoamento de produtos existentes ou lançamento de produtos novos. 24 2.9.2 Perspectiva do cliente Esta perspectiva tem como propósito conhecer quais os segmentos de clientes mais adequados para competir no mercado. Está bastante ligada à lucratividade, pois a escolha da gama de clientes refletirá na margem de lucros obtida. Não obstante o viés financeiro desta perspectiva há mais elementos que servem de objeto de medição. Dentre as medidas consideradas importantes estão a participação de mercado, a captação, a retenção e a lucratividade. Desdobrando-se essas medidas em propostas de valor acrescidas à empresa, podem-se obter os dados de atributos (qualidade e preço dos produtos e serviços), relacionamento empresa- cliente e imagem da empresa (capacidade de comunicar-se com o público). Os investimentos feitos internamente por uma empresa na capacitação de pessoal revelam-se na forma de atendimento aos clientes, e são percebidos por estes, contribuindo para somar na qualidade do serviço, melhorando o relacionamento com seu público e a imagem institucional, além de concorrer para a lucratividade. 2.9.3 Perspectiva dos processos internos Na perspectiva dos processos internos, o foco do BSC volta-se para a cadeia de valor da empresa, ou seja, devem-se criar medidas para avaliar os processos críticos que demonstrem o ciclo completo da empresa, desde a criação de produtos, operação e pós-venda. Segundo Hernandez (2000), a cadeia de valor é a sequência de procedimentos que, durante o ciclo de produção, vão gradativamente agregando mais valor ao produto para o cliente. Dentro da criação, os processos mais significativos são de motivação à pesquisa e desenvolvimento. Na operação, o tempo para produção e lançamento de produtos é fundamental para garantir vantagem competitiva da empresa. 2.9.4 Perspectiva do aprendizado e crescimento Perspectiva mais difícil e importante, que agrega o diferencial do BSC perante outros métodos. Difícil, pois incorporar os princípios do BSC a todos os componentes da organização requer habilidades de comunicação e sensibilidade de perceber como comunicar e fazer com que a mensagem seja incorporada. E importante, pois uma vez internalizados os conhecimentos, a organização iniciará um processo ordenado de realização de ações em 25 concordância com o atingimento da estratégia, e os aprendizados serão contínuos e proporcionarão uma evolução e melhorias para a empresa em todos os aspectos. 2.10 Implementação do BSC e Mapa Estratégico A implementação do BSC depende da tradução da visão organizacional, por meio de uma boa comunicação que promova o conhecimento e união da organização em torno de seus objetivos, o que contribuirá para a elaboração e entendimento da estratégia a ser seguida. A partir deste entendimento, os gestores poderão alinhar o planejamento do negócio e as ações em torno de sua execução (Kaplan e Norton, 1996, 2004). Em paralelo ao processo de implementação deve haver um mecanismo de feedback, revisão e aprendizado (Figura 2). As estratégias devem criar valor para as empresas, e o modelo das perspectivas integradas propicia este ganho. Os indicadores críticos de cada perspectiva compõem os elementos da estratégia. A Figura 2 mostra como o processo de implantação e acompanhamento do BSC funciona como uma espiral que por meio de uma comunicação eficiente, promove o entendimento da visão, utiliza as ferramentas de planejamento estratégico, dá feedback sobre o aprendizado apropriado e assim sucessivamente, aperfeiçoando sua implantação para continuidade do processo. Figura 2 - Espiral do Balanced Scorecard. Fonte: A autora (adaptado de Kaplan e Norton, 1996). 26 Kaplan e Norton (2004) explicam que os mapas estratégicos surgiram como uma consequência do processo de estabelecimento dos objetivos. A partir da concordância dos executivos de apresentarem os objetivos das companhias em declarações expressas e posteriormente este processo avançou para que os objetivos fossem interligados em relações de causa e efeito. Esses objetivos foram distribuídos pelas quatro perspectivas, a seguir definidas posições para que cada objetivo pudesse melhorar as capacidades de empregados, otimizar o uso de tecnologia e assim propiciar a melhoria de processos críticos. As consequências seriam a agregação de valor ao produto ou serviço oferecido aos clientes, com sua subsequente satisfação e fidelização. Por conseguinte, com a melhoria dos indicadores de clientes, haveria o acréscimo na receita e mais valor aos acionistas. Este diagrama denominado de mapa estratégico é único para cada organização, pois reflete seus diferentes setores,