Ferramentas de transporte transportation management systems (TMS), rastreabilidade e gerenciamento de risco

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Logística
Ferramentas de transporte: transportation
management systems (TMS), rastreabilidade
e gerenciamento de risco
As ferramentas de transportes são importantes para o gerenciamento da
movimentação de cargas. Elas podem ser utilizadas tanto por transportadoras como
por empresas que realizam a própria entrega de seus produtos. Essas ferramentas
têm como finalidade a organização e a otimização da rede de transporte, de tal
maneira que tragam os melhores resultados relativos a custos e prazos. Para
compreender esta temática, vamos iniciar a nossa reflexão com transportation
management systems (TMS); sistema de gestão que será a base do nosso material.
Em seguida, vamos refletir sobre a rastreabilidade, para então finalizarmos os
nossos estudos com o gerenciamento de risco.
O sistema de gerenciamentos de transportes (TMS – transportation
management system) trata-se de um software que realiza o planejamento e o
monitoramento de todas as etapas envolvidas no transporte de uma mercadoria,
desde a programação da coleta até a sua entrega e pagamento.
De forma mais específica, um TMS identifica e avalia alternativas de
estratégias e táticas para transporte, determinando os melhores métodos para
movimentação do produto, de acordo com as condições existentes. Dentro deste
escopo, o TMS seleciona modais, planeja e consolida cargas com outros
embarcadores; define rotas para veículos; obtém vantagens com o balanceamento
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dessas rotas e otimiza o uso dos equipamentos de transporte. Alguns desses
sistemas possibilitam a gestão da frota de veículos, sendo possível monitorar
combustíveis, pneus, manutenção preventiva e demais custos. A possibilidade de
rastreamento da frota é outra importante funcionalidade desse sistema.
Um TMS possui 5 capacidades fundamentais para gestão de transportes, as
quais são a base para a sua funcionalidade geral junto às empresas que utilizam
esse sistema. São elas:
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Gerência operacional
A operação da gerência de transporte é composta pelos seguintes
elementos: planejamento, programação de veículos, gerência de pátio e gestão
de transportadoras.
Planejamento – impacta diretamente na eficiência dos transportes.
Utilizando como exemplo o modal rodoviário, a capacidade é limitada em
relação a peso e volume. Ou seja, deve ser escolhido o melhor veículo,
considerando as características da mercadoria e o prazo de entrega (conforme
vimos na unidade curricular Organizar estoques de equipamentos, materiais
e produtos). O TMS realizará de forma automática a seleção do melhor veículo,
conforme as informações que constam em seu banco de dados (inseridas
previamente), relativas às características das mercadorias e dos modais.
A montagem de rotas (roteirização) é outra atividade contemplada no
planejamento. Conforme vimos na unidade curricular Organizar a distribuição
de equipamentos, materiais, produtos e serviços, a rota será planejada de
acordo com as especificações do cliente (prazo e local de destino). Em alguns
casos, empresas especializadas em transporte necessitam de softwares mais
completos e complexos do que o TMS para essa atividade, a fim de obter o
melhor aproveitamento dos caminhões. Também há programas específicos, os
quais possuem somente tal funcionalidade.
Dentre as demais atividades do planejamento, podemos citar: cálculo de
dimensionamento de equipamentos, cálculo de renovação da frota, montagem
de orçamento do transporte, controle orçamentário e análise de variáveis.
Programação de veículos e gerência de pátio – a programação é um
processo que ocorre internamente, quando a própria empresa realiza o
transporte de suas mercadorias, ou externamente, quando a entrega é realizada
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por um terceiro. É muito comum haver gargalos no pátio, como veículos
aguardando para carregamento ou serem descarregados. Para evitar cenários
como esse, programação é a palavra-chave. Realizando o planejamento de
cargas, utilização de veículos e programação dos motoristas de forma eficiente.
O planejamento da entrega e da coleta estão relacionados diretamente
com a programação dos veículos, já que a programação antecipada das
posições ou espaços nas docas evitam tal problema. Atualmente, as empresas
estão adotando programações padronizadas, para facilitar o processo de carga
e descarga. Outras já realizam agendamentos prévios, assim que ocorre o
fechamento do pedido. Por meio do TMS, essas programações e agendamentos
podem ser inseridos no próprio software, facilitando o controle.
De forma resumida: atividades como liberação de embarque, ordem de
transporte, registro de portaria e de eventos e gestão do motorista contemplam
as funcionalidades do TMS na programação de veículos e gerência do pátio.
Gestão de transportadoras – avalia o desempenho dos transportes
próprios ou terceirizados. O desenvolvimento da tecnologia da informação
contribuiu muito com a melhora da confiabilidade sobre as informações das
cargas. O TMS, especificamente, gera informações referentes ao rastreamento
das mercadorias, registro de embarque, controle de transbordo, coleta, entrega,
além de realizar o cálculo da provisão de frete, emissão da pré-fatura e
conferência de fretes.
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Consolidação
O método tradicional de consolidação, no qual as cargas eram
combinadas, de forma fracionada, a um determinado local, era simples. A
relação: carga consolidada X várias cargas individuais (pequenas), gerava
economia no transporte, sendo o suficiente para arcar com o manuseio e a
entrega (reduzindo o custo total).
Com a mudança para a logística baseada no tempo de resposta, sugiram
novos desafios. Todos os atores da cadeia de suprimentos visam reduzir ao
máximo o tempo de permanência da mercadoria no estoque, por meio da
melhor sincronização entre abastecimento e demanda. O que resulta em
pedidos pequenos e mais frequentes, além de, consequentemente, um maior
custo com transporte, maior manuseio e congestionamento nas docas.
O controle e planejamento da consolidação de cargas necessita,
impreterivelmente, de informações corretas em relação à situação do estoque
atual e planejado. Para tal, o TMS facilita esse processo, com informações
detalhadas e precisas.
Faturamento de transporte – o TMS permite o cadastro de clientes e
terceiros, assim como o cadastro de taxas, tarifas e da rede de transportes
credenciada. Por meio do software é possível realizar a requisição de
transporte, ordem de coleta, registros de notas fiscais, emissão de
conhecimentos, manifestos de carga e emissão de fatura de cobrança dos
clientes.
Custo – custos de manutenção e operações. Informações relativas aos
custos de manutenção são inseridas de forma integrada pelo sistema de
manutenção e suprimentos. Os custos de operações também são alimentados
de forma integrada, porém com informações no sistema de operações.
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Manutenção – o TMS realiza o controle de componentes dos veículos,
como pneu, motor, câmbio etc. Realiza também o controle de garantia de peças
e mão de obra em serviços realizados por terceiros (manutenção de veículos,
por exemplo).
Suprimentos – controle de materiais em oficinas próprias, controle de
requisições e compras.
Negociação
Em qualquer necessidade de transporte, é responsabilidade do respectivo
departamento obter o melhor serviço para a empresa (preço e qualidade). Para
tal, o TMS irá auxiliar com as informações que constam em seu banco de
dados, relativas a transportadoras cadastradas junto à empresa, por exemplo.
Dentre as informações que auxiliam no processo de negociação, é possível
inserir no TMS: cadastro de transportadoras, rede de transporte, tarifas e taxas
(como pedágio).
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Controle
O controle está relacionado ao rastreamento, serviços expressos e à
administração das horas de serviços dos motoristas.
O TMS possibilita o rastreamento de cargas. Dentre as suas funções,
podemos citar a localização de cargas perdidas ou atrasadas (falaremos mais a
respeito desta ferramenta no final deste material).
Os serviços expressos referem-se às solicitações do embarcador à
transportadora, a fim de que seja dada prioridade máxima a certos itens, os
quais devem ser movimentados o mais rápido possível. Assim que receber tal
solicitação, tais informações deverão ser inseridas no TMS, efetivando a
prioridade requerida pelo embarcador.
A administração das horas de serviços dos motoristas está relacionada ao
planejamento do tempo adequado de descanso deles entre uma jornada de
trabalho e outra. Quando a empresa realiza o próprio transporte, o controle das
horas de trabalho será responsabilidade do seu departamento de transportes.
Já no caso de uma transportadora terceirizada, o controle ficará sob
responsabilidade da empresa contratada.
Tal controle será viabilizado por meio das informações que constam no
TMS, em conjunto com uma interface de GPS, a qual permitirá verificar percurso
realizado no dia pelo motorista e o horário em que foi finalizado, por exemplo.
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Gestão de reclamações e auditoria
Os embarcadores podem realizar reclamações nos casos em que o
serviço de transporte ou as tarifas não são realizadas de acordo com o
acordado. Estas reclamações são identificadas no TMZ, normalmente, como
perdas e danos ou sobretarifa/subtarifa.
As reclamações por perdas e danos ocorrem quando o embarcador exige
que a transportadora pague de forma parcial ou integralmente as perdas
financeiras decorrentes de mau desempenho. Este, por sua vez, ocorre quando
o produto é danificado ou perdido durante o processo de trânsito. Já as
reclamações por sobretarifa/subtarifa estão relacionadas ao valor cobrado,
quando há divergência ou diferença no valor esperado. Normalmente, estas
situações são resolvidas por meio de procedimentos de conhecimento de
auditoria de frete.
A auditoria de conhecimento de frete é de responsabilidade do
departamento de transportes. A complexidade das tarifas de transportes amplia
a probabilidade maior de erro em relação à maioria das outras decisões de
compra, por exemplo. Há dois tipos de auditoria:
Pré-auditoria: determina as tarifas adequadas antes do pagamento de
conhecimento de frete.
Pós-auditoria: realiza o mesmo procedimento da pré-auditoria, mas após
o pagamento.
A auditoria pode ser interna (realizada pelos próprios funcionários da
empresa), ou externa (quando realizada por empresas especializadas em
auditoria de frete – atuando com especialistas para determinados grupos de
produtos).
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Rastreabilidade
A rastreabilidade está relacionada à localização de cargas, quando, por alguma
circunstância, houver desvio ou atraso por parte da rede de transporte. Tais
situações podem ocorrer pelo mal planejamento da rota, por conta do trânsito
(grande fluxo de carros e acidentes na via), falta de manutenção do veículo que está
realizando o transporte, roubo de carga etc. As grandes transportadoras, em
especial, mantêm rastreamento on-line para auxiliar os embarcadores a localizar
determinada carga.
Sempre que uma situação dessas ocorrer, o processo de rastreamento deverá
ser iniciado pelo departamento de transportes do embarcador. Após o seu início,
caberá à transportadora fornecer as informações desejadas à empresa que a
contratou (ao embarcador).
O rastreamento é uma ferramenta disponível tanto para o controle interno das
transportadoras como para controle externo (para os clientes – embarcadores e
cliente final). Dentre os benefícios proporcionados, podemos citar:
Maior controle em relação ao status do pedido – por meio dessa ferramenta, o
cliente consegue verificar onde está o seu pedido e se ele será entregue dentro do
prazo solicitado.
Redução das ligações e reclamações junto ao SAC - o cliente que tem acesso
ao rastreamento ou que recebe informações a respeito do deslocamento do seu
pedido (por e-mail ou SMS, por exemplo), não necessitará entrar em contato com o
Uma ferramenta que auxilia na minimização das reclamações é o
rastreamento, o qual permite rastrear em tempo real a mercadoria. Este tipo de
acompanhamento pode gerar maior tranquilidade no processo de transporte,
conforme veremos no tópico a seguir.
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SAC da transportadora. Caso seja necessário, o SAC, por sua vez, poderá detalhar
informações, como o motivo de determinado pedido não ter sido entregue e com a
comprovação de entrega (para quem foi entregue). Há, inclusive, a automatização
do processo logístico.
Evita o reenvio de mercadorias (reentregas) – notificar o cliente que o seu
pedido vai chegar. Desta forma, possibilita a preparação para o recebimento, por
exemplo, do departamento responsável por realizar a conferência da carga. O
rastreamento é fundamental em casos de atrasos, pois estas situações nunca são
positivas, mas, se o cliente for notificado, isto passará uma maior confiança, além de
permitir que ele se reorganize para receber a carga no novo prazo.
Mensurar a eficiência das transportadoras – a rastreabilidade possibilita a
mediação do desempenho das entregas, sobretudo se estão sendo realizadas
dentro dos prazos.
Melhora o controle da logística reversa – neste caso, tratamos do cliente final,
aquele que compra um produto pela internet e o devolve por conta de uma avaria,
pois este tipo de cliente merece uma atenção especial, uma vez que já está sensível
por conta da sua insatisfação. A rastreabilidade pode minimizar tal situação. Desta
forma, o cliente deve ser atualizado, desde o retorno da mercadoria com avaria à
empresa até o momento de envio de um novo produto para a sua residência.
Portanto, podemos perceber que a rastreabilidade melhora o relacionamento
embarcador-transportadora-cliente final ou, no caso das empresas que realizam a
entrega de seus produtos, empresa-cliente final. Saber que o seu pedido está a
caminho e onde ele está, diminui a ansiedade, seja para funcionários de uma
empresa, os quais necessitam receber o quanto antes um insumo para dar
andamento à produção (temos prazos), ou para clientes finais, pois quando estes
compram, por exemplo, um celular pela internet, ficam ansiosos tanto por recebê-lo
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quanto por conferir se o produto está de acordo com as expectativas (dentro do
prazo, produto correto e sem avarias). Esses sistemas automatizam a logística e,
consequentemente, elevam o nível de satisfação dos clientes. Esta que é a razão da
existência de qualquer empresa.
Sobre impacto interno da rastreabilidade junto às empresas, é necessário
destacar o seu papel importante dentro do gerenciamento de riscos, o qual veremos
a seguir. Veremos a seguir de que maneira o rastreamento auxilia nesse processo.
Gerenciamento de risco
O gerenciamento de risco está relacionado a qualquer ameaça de interrupção
do funcionamento da cadeia de suprimentos. Como o foco deste estudo é o
transporte, vamos verificar os riscos inerentes a essa importante atividade logística.
Conforme vimos no início do nosso conteúdo, sistemas de gestão como o TMS
fornecem uma série de informações para controle da frota. Dentre as quais
(relembrando) podemos citar: controle de manutenção dos veículos, de
componentes como pneu, motor, câmbio etc. Tal controle é necessário para manter a
“saúde” da frota, a qual fará com que o produto da empresa chegue até o cliente
final.
Imagine que por falta de manutenção, o caminhão de uma transportadora que
está levando uma grande quantidade de carne a uma rede de supermercados
simplesmentepara de funcionar durante o trajeto. Para resolver essa situação, seria
necessário deslocar outro caminhão, respectivamente outro motorista, ou seja,
gerando mais custo à empresa em uma única entrega.
Posteriormente, o caminhão estragado é encaminhado para conserto em uma
mecânica terceirizada. No local, verifica-se que o motor do veículo (que já possui 3
anos de uso) fundiu por conta do óleo e do filtro de óleo nunca terem sido trocados.
Como podemos perceber, a empresa teve dois custos não previstos com esse
caminhão:
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1.º Teve que descolocar outro veículo para dar andamento à entrega das
carnes, sendo que este poderia ser encaminhado para outra entrega (se a
empresa possui uma frota reduzida, é um problema).
2.º Teve um maior custo para conserto do veículo, sendo que a simples
manutenção preventiva seria menor.
Dentro do escopo do gerenciamento de risco, ainda podemos citar a
roteirização com restrição de capacidade e jornada máxima de trabalho. Ambas as
atividades visam que cada veículo realize o transporte de acordo com a sua
capacidade, assim como o motorista tenha o período adequado de descanso, a fim
de evitar avarias às mercadorias, acidentes de trânsito e manter a integridade física
do seu colaborador. Além de fornecer informações relativas a pedágios (valor e
locais em que se encontram ao longo do trajeto escolhido).
A rastreabilidade, a qual já mencionamos, também é uma ferramenta de
gerenciamento de risco, uma vez que o roubo de cargas é muito comum em países
como o Brasil. No momento que a empresa possui um sistema de rastreamento on-
line, é possível verificar quando ocorrer mudança na rota prevista inicialmente,
sendo possível, preventivamente, tomar as medidas necessárias (como acionar a
polícia, se necessário).
Como podemos perceber, o objetivo primordial do gerenciamento é evitar o
sinistro, sendo assim é comum que toda a carga transportada tenha seguro. As
apólices de seguros irão garantir a continuidade das operações da empresa em
casos de roubos ou acidentes. Para auxiliar nesse processo, um eficiente software
TMS irá realizar a averbação do seguro de carga de forma integrada e automática
junto à seguradora da empresa, evitando o esquecimento. Já que deve ser realizada
antes do início da operação de transporte.
Sistemas integrados como o TMS ainda contribuem com o gerenciamento de
risco fornecendo a navegação por GPS a motoristas, orientando a realização do
caminho mais adequado, evitando que a carga fique parada no trânsito por conta de
congestionamentos ou outra circunstância.
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A tecnologia irá avançar cada vez mais e auxiliar os profissionais de logística,
mas, antes de aprender a utilizar essas ferramentas, é necessário conhecer muito
bem a legislação de cada país. Este conhecimento deve ser compartilhado desde o
nível gerencial até o profissional que está na ponta da operação, como o motorista. A
simples ausência dos documentos obrigatórios na movimentação da carga, por
exemplo, já gera multa no Brasil. Utilizar caminhão com documento (IPVA) vencido,
corresponde a apreensão do veículo, com carga e tudo (além de multa). Estas são
situações simples, mas que exemplificam bem o quanto é importante ter tal
conhecimento (em todos os níveis da empresa) para que o gerenciamento de risco
tenha sucesso.
Podemos perceber, mais uma vez, o quanto a tecnologia é uma aliada
estratégica da logística. Em uma época de tecnologias de geolocalização, como o
Google Maps, não podemos mais trabalhar sem informação atualizada. Torna-se
imperativo que a frota de sua empresa seja monitorada a distância. Muitos dos
sistemas que oferecem a tecnologia de rastreamento, por exemplo, também
realizam o planejamento inteligente de rotas, evitando que o caminhão retorne vazio
e considerando os índices de roubo em cada trajeto. Ou seja, o investimento em
tecnologia não é uma opção, o transporte vai muito além do que levar uma carga de
um ponto a outro. Há muitas situações envolvidas, e investir em tecnologia
integrada, economiza tempo, evita retrabalho, esquecimento e erros.
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