Assuntos Agente Administrativo

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a) do controle.
b) do inventário.
c) do descarte.
d) da avaliação.
e) da administração.
Como visto, a avaliação é o processo de análise de docu-
mentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e 
a destinação final, de acordo com os valores (primário 
e secundário) que lhes são atribuídos. Relembrando: 
Valor primário(imediato): uso para fins administrati-
vos, legais e fiscais. Refere-se à utilidade do documen-
to para o órgão ou entidade, razão primeira de sua 
criação, o que pressupõe o estabelecimento de prazos 
de guarda ou retenção anteriores à eliminação ou ao 
recolhimento para guarda permanente. Os documentos 
Correntes e Intermediários apresentam valor Primário. 
Valor secundário(mediato): é aquele atribuído a um 
documento tendo em vista sua utilidade para obje-
tivos diferentes daqueles para os quais foi, original-
mente, produzido. Refere-se ao uso dos documentos 
como fonte de pesquisa e informação para terceiros 
e para a própria administração, por conterem infor-
mações essenciais sobre matérias com as quais a 
organização lida para fins de estudo. Os arquivos 
permanentes possuem valor Secundário (probató-
rio e informativo). Resposta: Letra D. 
2. (CESPE-CEBRASPE – 2019) A avaliação, que constitui 
uma das fases da gestão de documentos, caracteriza-
-se pela análise do documento e pelo estabelecimento 
de prazos de guarda do acervo.
( ) CERTO  ( ) ERRADO
A análise e seleção de documentos a fim de estabe-
lecer prazos de guarda e a destinação final (reco-
lhimento ou eliminação) é justamente a avaliação. 
Resposta: Certo.
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DE 
ARQUIVO
A avaliação de documentos é o processo de análise 
de documentos de arquivo que consiste na identifica-
ção de valores para os documentos (imediato e media-
to, primário e secundário). Com base nesses valores e 
na análise do ciclo de vida dos documentos, torna-se 
possível estabelecer prazos para sua guarda ou elimi-
nação, de forma a contribuir para a racionalização e o 
aumento da eficiência administrativa.
O resultado da avaliação é a Tabela de Tempora-
lidade (plano de destinação)!
A tabela de temporalidade é um “instrumento de 
destinação, aprovado por autoridade competente, 
que determina prazos e condições de guarda tendo 
em vista a transferência, recolhimento, descarte ou 
eliminação de documentos” (DBTA, 2005).
Algumas bancas também podem cobrar esse con-
ceito de tabela de temporalidade!
“Instrumento aprovado por autoridade competen-
te que regula a destinação final dos documentos 
(eliminação ou guarda permanente), define prazos 
para sua guarda temporária (vigência, prescrição, 
precaução), em função de seus valores administra-
tivos, legais, fiscais etc. e determina prazos para 
sua transferência, recolhimento ou eliminação” 
(BERNARDES, 1998).
Mas antes da elaboração da tabela propriamente 
dita, é necessário que uma Comissão Permanente de 
Avaliação ou Comissão de Avaliação e Destinação 
emita parecer a respeito da eliminação de documen-
tos e elabore a tabela de temporalidade.
Segundo o (CONARQ, 2019), a Comissão Permanen-
te de Avaliação é “um grupo multidisciplinar encarre-
gado da análise, avaliação e seleção dos documentos 
produzidos e acumulados nos órgãos e entidades, e 
responsável pela elaboração da tabela de temporali-
dade e destinação de documentos relativos às ativida-
des finalísticas de um órgão ou entidade, instrumento 
técnico cuja construção deve ser precedida da elabo-
ração e aprovação de um código de classificação de 
documentos de arquivo”.
É recomendado que a Comissão que elabore a 
tabela de temporalidade seja composta por arquivis-
tas, servidores, profissionais da área jurídica, historia-
dores, pesquisadores.
O processo de elaboração da tabela de temporali-
dade deve consistir nas seguintes atividades, segundo 
(BERNARDES, 1998):
“1. Constituição formal da Comissão de Avaliação de 
Documentos, que garanta legitimidade e autorida-
de à equipe responsável;
2. Elaboração de textos legais ou normativos que 
definam normas e procedimentos para o trabalho 
de avaliação;
3. Estudo da estrutura administrativa do órgão e 
análise das competências, funções e atividades de 
cada uma de suas unidades;
4. Levantamento da produção documental: entrevis-
tas com funcionários, responsáveis e encarrega-
dos, até o nível de seção, para identificar as séries 
documentais geradas no exercício de suas compe-
tências e atividades;
5. Análise do fluxo documental: origem, pontos de 
tramitação e encerramento do trâmite;
6. Identificação dos valores dos documentos de acor-
do com sua idade: administrativo, legal, fiscal, téc-
nico, histórico;
7. Definição dos prazos de guarda em cada local de 
arquivamento”.
Quando terminado o processo, a comissão deve:
 z Analisar a proposta, promover as alterações neces-
sárias ou aprová-la na íntegra;
 z Encaminhar a proposta de tabela de tempora-
lidade e destinação de documentos de arquivo 
relativos às atividades-fim para aprovação da ins-
tituição arquivística da esfera de competência;
 z Tornar pública a aprovação, pela instituição arqui-
vística, da tabela de temporalidade e destinação de 
documentos de arquivo, por meio de ato legal a ser 
publicado em periódicos oficiais e sítios institucionais;
 z Promover a divulgação da tabela de temporalida-
de e destinação de documentos de arquivo dentro 
do órgão ou entidade, determinando sua utiliza-
ção” (CONARQ, 2019).
Agora que sabemos como se faz uma tabela, vamos 
ver as características dela pronta!
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Essa é a tabela de temporalidade das atividades-meio do Executivo Federal, a partir dela, vamos fazer observações.
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES - MEIO DO PODER EXECUTIVO FEDERAL
CÓDIGO DESCRITOR DO CÓDIGO
PRAZOS DE GUARDA DESTINAÇÃO 
FINAL OBSERVAÇÕESFASE CORRENTE FASE 
INTERMEDIÁRIA
029.22 Inscrição, seleção, Admissão e 
Renovação
Enquanto vigora o vín-
culo do beneficiário 10 Anos Eliminação
029.23
Acompanhamento Pedagógico, 
Médico e do Desenvolvimento da 
Criança
Enquanto vigora o vín-
culo do beneficiário 10 Anos Eliminação
029.24 Avaliação do Programa 5 Anos 5 Anos Guarda 
Permanente
Eliminar, após 2 anos, os 
documentos cujas infor-
mações encontram-se 
recapituladas ou consoli-
dadas em outros.
029.3 Incentivos Funcionais 5 Anos 5 Anos Guarda 
Permanente
029.4 Delegação de Competência e 
Procuração Enquanto vigora 5 Anos Eliminação
Utilizar os prazos dos 
documentos financeiros 
para os documentos 
referentes aos ordenado-
res de despesas.
029.5 Contratação de Serviços Profissio-
nais Transitórios 
Até a provação das 
contas pelo Tribunal 
de Contas
5 Anos a contar 
da aprovação das 
contas pelo Tribu-
nal de Contas
Eliminação
*ou até apresentação do 
Relatório de Gestão. 
**ou 10 anos contar da 
apresentação do Relatório 
de Gestão Eliminar, após 2 
anos, os documentos re-
ferentes às contratações 
não efetivadas.
029.6 Petição de Direitos
Até a solução da in-
terposição de pedido 
de reconsideração ou 
de recurso
5 Anos Guarda 
Permanente
030 Gestão de Materiais 
030.01 Normatização. Regulamentação Enquanto Vigora 5 Anos Guarda 
Permanente
030.02 Cadastramento de Fornecedores 
e de Prestadores de Serviços 5 Anos - Eliminação
030.03
Especificação, Padronização, Co-
dificação, Previsão, Identificação 
e Classificação 
2 Anos - Eliminação
031 Aquisição e Incorporação
Eliminar, após 2 anos, os documentos refe-
rentes às ações de aquisição e incorpora-
ção não efetivadas.
031.1 Compra
031.11 Material Permanente
Até a aprovação das 
contas pelo Tribunal 
de Contas*
5 anos a contar 
da aprovação das 
contas pelo Tribu-
nal de Contas**
Eliminação
*ou até a apresentação 
do Relatório de Gestão
**ou 10 anos a contar 
da apresentação do 
Relatório de Gestão
031.12 Material de Consumo
Até a aprovação das 
contas pelo Tribunal 
de Contas*
5 anos a contar 
da aprovação das 
contas pelo Tribu-
nal de Contas**
Eliminação
*ou até a apresentaçãodo Relatório de Gestão
**ou 10 anos a contar 
da apresentação do 
Relatório de Gestão
Fonte: CONARQ, 2020, p. 89.
A tabela baseia-se na teoria das 3 idades (ciclo vital), visto que é calcada nas idades corrente, intermediária e 
permanente!
A tabela define prazo de guarda e destinação, de forma igual para documentos convencionais e digitais!
Observe que nem todos os documentos passam pela idade intermediária!
A destinação final pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
As tabelas de temporalidade podem ser de atividades-meio (atividade que dá apoio à consecução das ativida-
des-fim de uma instituição) ou de atividades-fim (atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma 
instituição).
A tabela é um instrumento de destinação.
Observe que a tabela estabelece o prazo de guarda (período de retenção), que é o prazo que ela fica nas idades 
corrente e intermediária. Ele é baseado em estimativas de uso e ao fim do qual se realiza a destinação.
Se a sua banca quiser complicar, ela pode cobrar o conceito de prazos de precaução, prescrição de vigência.
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Prazo de precaução: Intervalo de tempo durante 
o qual o poder público, a empresa ou qualquer inte-
ressado guarda o documento por precaução, antes de 
eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva no 
Arquivo Permanente.
Prazo de prescrição: Intervalo de tempo durante 
o qual o poder público, a empresa ou qualquer inte-
ressado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para 
fazer valer direito seu que entenda violado.
Prazo de vigência: Intervalo de tempo durante o 
qual o documento produz efeitos administrativos e 
legais plenos, cumprindo as finalidades que determi-
naram a sua produção.
Antes de se eliminar um documento, é feita a sele-
ção, que é a separação dos documentos de valor per-
manente daqueles passíveis de eliminação, mediante 
critérios e técnicas previamente estabelecidos na 
tabela de temporalidade e destinação de documentos 
de arquivo.
A eliminação pode ser feita por meio de:
 z Fragmentação manual ou mecânica
 z Pulverização
 z Trituração
 z Derretimento
 z Desmagnetização ou reformatação, mediante a 
garantia de que o processo não possa ser revertido.
DIAGNÓSTICOS
Quando você vai ao médico, ele faz muitas pergun-
tas a fim de saber a sua situação e te receitar algum 
remédio ou tratamento que vá ajudar seu corpo a fun-
cionar melhor. O diagnóstico é justamente esse proce-
dimento, assim como é feito em seres, lugares, coisas, 
também é feito nos arquivos. Quando se está ideali-
zando um programa de gestão de documentos, o diag-
nóstico é essencial para mapear a situação do arquivo 
e partir da análise dos dados coletados, realizar um 
projeto de intervenção aos problemas ou falhas gera-
dos pelas informações orgânicas.
Segundo Lopes (1997), o diagnóstico é “um méto-
do de intervenção aos problemas gerados pelas infor-
mações de caráter orgânico, produzidas por uma 
instituição e deve partir de uma visão minimalista, 
priorizando os estudos de problemas específicos, de 
casos particulares, para se chegar às questões mais 
gerais”.
Para Paes (2004), a partir dos dados coletados no 
diagnóstico é possível “analisar objetivamente a real 
situação dos serviços de arquivo e a fazer seu diag-
nóstico para formular e propor as alterações e medi-
das mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas 
no sistema a ser implantado. O diagnóstico seria, por-
tanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas 
ou lacunas existentes no complexo administrativo; 
enfim, das razões que impedem o funcionamento efi-
ciente do arquivo”.
O diagnóstico deve analisar:
 z A organização dos arquivos
 z A existência de legislação e normas
 z Recursos Humanos
 z Recursos financeiros
 z Condições de edifícios e materiais
 z Dados quantitativos sobre os fundos
 z A quantidade de documentos, eliminados, avalia-
dos, descritos, restaurados.
 z Os serviços oferecidos pelos arquivos
O diagnóstico pode ser feito com muitas fases e 
métodos diferentes. Vou detalhar aqui, os dois méto-
dos que mais caem em provas.
Segundo LOPES (1997), as fases do diagnóstico são:
 z Identificação da instituição 
 z Estudo das estruturas, funções e atividades. 
 z Relação das atividades x fluxos de informações 
 z Análise da situação dos acervos existentes
Segundo MONEDA CORROCHANO (1995), as fases 
do diagnóstico são:
1. Pré-diagnóstico
2. Análise dos fundos
3. Análise dos instrumentos de trabalho existentes
4. Análise dos recursos de infraestrutura, recursos 
humanos e financeiros disponíveis
5. Fluxo das informações
6. Posição hierárquica do arquivo
Os métodos utilizados para coletar dados podem ser:
 z Questionários
 z Pesquisas bibliográficas
 z Entrevistas
 z Estudo de caso
 z Análise documental
 z Observação direta participativa
 z Pesquisa em bancos de dados já existente
Não há um padrão exato para se fazer um diagnóstico, 
ele deve se adaptar de acordo com a situação arquivística!
O diagnóstico pode ser feito a partir de uma análi-
se minimalista ou maximalista.
Minimalista: é aquele calcado na “observação dos 
problemas arquivísticos das organizações, no estudo 
de caso e na procura de se construir objetos de pesqui-
sa e propor soluções para os problemas detectados” 
(LOPES, 1997).
Ou seja, é aquele diagnóstico realizado a partir de uma 
perspectiva dos setores de trabalho ou de uma institui-
ção, a fim de definir programas de gestão de documentos. 
O diagnóstico minimalista vai se encarregar da 
produção de instrumentos de gestão arquivística 
como tabelas de temporalidade e planos de classi-
ficação. O diagnóstico de um órgão (PRF, IBAMA, TRE) 
é minimalista!
Maximalista: “é aquele que levanta a situação dos 
arquivos de países, de governos federais, estaduais e 
municipais. Esse tipo de diagnóstico, geralmente, pro-
cura entender os elos entre os fundos recolhidos e as 
funções governamentais. É elaborado com o objetivo 
de contribuir com a definição de políticas públicas 
para arquivos” (CAMPOS, 2019).
O diagnóstico maximalista é feito para o desenvol-
vimento de políticas de larga amplitude! O diagnós-
tico dos arquivos públicos brasileiros, a fim da criação 
de um sistema de arquivos públicos, é um diagnóstico 
Maximalista!
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Importante!
Se a banca quiser complicar, ela vai cobrar as 
unidades de mensuração dos documentos!
Documentos em papel: metro linear.
Negativos fotográficos: fotograma.
Ampliações fotográficas: unidade, pelas dimen-
sões e pela cromia.
ARQUIVOS PERMANENTES 
Falamos sobre os arquivos de valor primário (cor-
rente e intermediário), ficando nessas fases até quan-
do for necessário o seu uso. Quando um documento 
perde o potencial de uso, ele pode ser eliminado ou 
recolhido ao arquivo permanente. Como vivem? Onde 
habitam? O que fazem? Nesse tópico, descobriremos o 
que é feito com um documento quando ele é destina-
do à guarda em caráter definitivo.
Arquivo permanente é:
“1 Conjunto de documentos preservados em caráter 
definitivo em função de seu valor” (DBTA, 2005). 
Essa definição refere-se aos fundos (conjuntos de 
documentos) de valor secundário, portanto devem 
ser preservados para sempre.
“2 Arquivo responsável pelo arquivo permanente. 
Também chamado arquivo histórico”. Essa defi-
nição refere-se à instituição que guarda e conserva 
documentos de caráter histórico (permanente).
Esses dois conceitos podem cair na sua prova!
Lembra que quando os documentos chegavam nos 
arquivos correntes, eles tinham que ser classificados? 
A “classificação” dos arquivos permanentes nós cha-
mamos de arranjo.
O arranjo é a “sequência de operações intelectuais 
e físicas que visam à organização dos documentos de 
um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou 
quadro previamente estabelecido” (DBTA, 2005).
O arranjo também pode ser definido como “pro-
cesso de agrupamento dos documentos singulares em 
unidades significativas e o agrupamento, em relação 
significativa, de tais unidades entre si”. 
Ou seja, o arranjo é a operação feitanos arquivos 
permanentes que consiste em organizar os documen-
tos em fundos, visando o acesso aos documentos, 
respeitando a organicidade e a classificação dada no 
arquivo corrente.
Por exemplo, chega no arquivo permanente um 
documento sobre a criação de grupos de trabalho, 
ele ficará no fundo sobre pessoal ou no de gestão de 
materiais? Essa é justamente uma tarefa para o arran-
jo, que também definirá os métodos de arquivamen-
to, nível de arranjo, quadro de arranjo e sistema de 
arranjo.
Existem dois tipos de arranjo:
Estrutural: Arranjo que tem por eixo a estrutura 
administrativa da entidade produtora do arquivo. Ou 
seja, ele é feito de acordo com o organograma da ins-
tituição. A grande desvantagem desse tipo de quadro 
de arranjo é a instabilidade institucional.
Funcional: Arranjo que tem por eixo as funções 
desempenhadas pela entidade produtora do arquivo. 
Ou seja, ele é feito de acordo com as atividades reali-
zadas pela instituição.
Lembra no plano de classificação que instrumen-
talizava a classificação nos arquivos correntes?
No arranjo (arquivos permanentes), ele se cha-
ma quadro de arranjo.
Quadro de arranjo: “Esquema estabelecido para 
o arranjo dos documentos de um arquivo, a partir do 
estudo das estruturas, funções ou atividades da enti-
dade produtora e da análise do acervo” (DBTA, 2005).
O arranjo + o quadro de arranjo formam o sistema 
de arranjo.
Sistema de arranjo é o “conjunto de procedimen-
tos técnicos combinados que norteiam a organiza-
ção dos documentos, tendo em vista a recuperação 
da informação de um ou mais fundos e/ou coleções” 
(DBTA, 2005).
 z O arranjo deve ser feito a partir da:
 � z Proveniência (origem); 
 � z História da entidade ou biografia do indi-
víduo produtor dos documentos (evolução 
institucional); 
 � z Origens funcionais; 
 � z Conteúdo;
 � z Tipos de material.
. Descrição Arquivística
Nos arquivos permanentes, a maior preocupação é 
possibilitar o acesso aos documentos. A melhor forma 
de fazer isso é por meio da descrição.
A descrição é o “conjunto de procedimentos que 
leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos 
documentos para elaboração de instrumentos de pes-
quisa”. Ou seja, o resultado da descrição é o instru-
mento de pesquisa.
Digamos que você vai ao Arquivo Público da sua 
cidade saber quais documentos estão disponíveis, o 
horário de funcionamento, a localização facilita o seu 
acesso aos documentos. O instrumento que informa 
sobre os fundos do Arquivo e suas características é o 
instrumento de pesquisa!
Segundo o (DBTA, 2005), os instrumentos de pes-
quisa são o “meio que permite a identificação, loca-
lização ou consulta a documentos ou a informações 
neles contidas. Expressão normalmente empregada 
em arquivos permanentes”.
Agora vamos ver os tipos de instrumento de pes-
quisa, se a sua prova quiser complicar, ela vai cobrar 
as características de cada instrumentos, geralmente 
trocando os nomes!
 z Guia: Instrumento de pesquisa que oferece infor-
mações gerais sobre fundos e coleções existentes 
em um ou mais arquivos. Ou seja, o guia vai ofere-
cer informações panorâmicas como o horário de 
funcionamento, a localização, os fundos existen-
tes. Não descreve documentos!
 z Catálogo: Instrumento de pesquisa organizado 
segundo critérios temáticos, cronológicos, ono-
másticos ou toponímicos, reunindo a descrição 
individualizada de documentos pertencentes a um 
ou mais fundos, de forma sumária ou analítica. O 
catálogo descreve todos os documentos de um ou 
mais fundos!
 z Inventário: Instrumento de pesquisa que descre-
ve, sumária ou analiticamente, as unidades de