9- GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES

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GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES 
 
 
 
 
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Sumário 
FACUMINAS ............................................. Erro! Indicador não definido. 
1. INTRODUÇÃO ............................................................................ 2 
1.1 METODOLOGIA .......................................................................... 6 
2. O QUE É O GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES?................ 8 
3. QUAL É O OBJETIVO DO GERENCIAMENTO DAS 
AQUISIÇÕES? ............................................................................................. 10 
4. ENTENDA A IMPORTÂNCIA DO GERENCIAMENTO DE 
AQUISIÇÕES ............................................................................................... 11 
5. OS MOTIVOS PARA APOSTAR O GERENCIAMENTO DE 
AQUISIÇÕES DO PROJETO ....................................................................... 11 
6. VANTAGENS DO GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES ........ 12 
7. A CENTRALIZAÇÃO E DESCENTRALIZAÇÃO DAS 
AQUISIÇÕES ............................................................................................... 13 
8. PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES. ..... 14 
9.CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................ 33 
10.REFERÊNCIAS ............................................................................. 34 
 
 
 
 
 
 
 
 
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1. INTRODUÇÃO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
O gerenciamento de aquisições é uma das áreas de conhecimento do 
Guia PMBOK® frequentemente empregada no gerenciamento de projetos, seja 
o projeto de pequeno, médio ou grande porte. A prática da terceirização, 
verificada de modo especial nas últimas duas décadas, tem, de uma forma geral, 
tornado cada vez mais presente a figura do fornecedor como um personagem 
importante para a realização do projeto, seja este fornecedor de recursos ou 
serviços. Em muitos casos o fracasso de fornecedores de materiais, 
equipamentos ou serviços durante o andamento do projeto poderá trazer 
impactos significativos ao cumprimento do projeto, ou mesmo comprometer a 
sua realização. Para poder alcançar os objetivos do projeto, o gerente de projeto 
deve conhecer e estar alinhado às boas práticas da gestão de aquisições. 
O gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos 
necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos 
à equipe do projeto. A organização pode ser tanto o comprador como o vendedor 
dos produtos, serviços ou resultados de um projeto. 
O gerenciamento das aquisições do projeto abrange os processos de 
gerenciamentode contratos e controle de mudanças que são necessários para 
 
 
 
 
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desenvolver e administrar contratos ou pedidos de compra emitidos por 
membros autorizados da equipe do projeto. 
O gerenciamento das aquisições do projeto também abrange a 
administração de todos os contratos emitidos por uma organização externa (o 
comprador) que está adquirindo o projeto da organização executora (o 
fornecedor) e a administração das obrigações contratuais atribuídas à equipe do 
projeto pelo contrato. 
Resumo dos processos de gerenciamento das aquisições do projeto 
1. Planejar as aquisições: O processo de documentação das decisões de 
compras do projeto, especificando a abordagem e identificando 
fornecedores em potencial. 
2. Realizar as aquisições: O processo de obtenção de respostas de 
fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato. 
3. Administrar as aquisições: O processo de gerenciamento das relações 
de aquisição, monitorando o desempenho do contrato e realização de 
mudanças e correções conforme necessário. 
4. Encerrar as aquisições: O processo de finalizar todas as aquisições do 
projeto. 
Esses processos interagem entre si e com os processos das outras áreas 
de conhecimento. 
De acordo com os requisitos do projeto, cada processo pode envolver o 
esforço de um grupo ou de uma pessoa. Cada processo ocorre pelo menos uma 
vez em todos os projetos e em uma ou mais fases do projeto, caso o projeto seja 
dividido em fases. Embora os processos sejam apresentados como 
componentes distintos com interfaces bem-definidas, na prática eles se 
sobrepõem e interagem de formas não detalhadas no Guia PMBOK® (PMBOK® 
Guide). 
Os processos de gerenciamento das aquisições do projeto envolvem 
contratos que são documentos legais entre um comprador e um fornecedor. O 
 
 
 
 
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contrato representa um acordo mútuo que gera obrigações entre as partes e que 
obriga o fornecedor a oferecer os produtos, serviços ou resultados especificados 
e obriga o comprador a fornecer uma contraprestação monetária ou de outro tipo. 
O acordo pode ser simples ou complexo e pode refletir a simplicidade ou 
complexidade das entregas e do esforço necessário. 
Um contrato de aquisição inclui termos e condições e pode incorporar 
outros itens especificados pelo comprador para estabelecer o que o fornecedor 
deve realizar ou fornecer. 
É responsabilidade da equipe de gerenciamento do projeto assegurar que 
todas as aquisições atendam às necessidades específicas do projeto e, ao 
mesmo tempo, cumpram as políticas de aquisição da organização. Dependendo 
da área de aplicação, o contrato também pode ser chamado de acordo, 
combinação, subcontrato ou pedido de compra. 
A maioria das organizações tem políticas e procedimentos documentados 
que definem especificamente as regras de aquisição e determinam quem tem 
autorização para assinar e administrar esses acordos em nome da organização. 
Embora todos os documentos do projeto estejam sujeitos a algum tipo de 
revisão e aprovação, a natureza de obrigação legal do contrato geralmente 
significa que ele será submetido a um processo de aprovação mais abrangente. 
Em todos os casos, o foco principal do processo de revisão e aprovação é 
garantir que as disposições do contrato descrevam os produtos, serviços ou 
resultados que atenderão à necessidade identificada do projeto. 
A equipe de gerenciamento do projeto pode buscar desde o início o apoio 
de especialistas em contratos, compras, aspectos jurídicos e disciplinas 
técnicas. Esse envolvimento pode ser exigido pelas políticas organizacionais. 
As diversas atividades envolvidas nos processos de gerenciamento das 
aquisições do projeto compõem o ciclo de vida do contrato. Com o 
gerenciamento ativo do ciclo de vida do contrato e uma redação cuidadosa dos 
termos e condições das aquisições, alguns riscos identificáveis do projeto podem 
ser evitados, mitigados ou transferidos para um fornecedor. 
 
 
 
 
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Celebrar um contrato de produtos ou serviços é um método para alocar a 
responsabilidade pelo gerenciamento ou compartilhar riscos potenciais. 
Um projeto complexo pode envolver o gerenciamento de múltiplos 
contratos ou subcontratos simultaneamente ou em sequência. Nesses casos, o 
ciclo de vida de cada contrato pode terminar durante qualquer fase do ciclo de 
vida do projeto. O gerenciamento das aquisições do projeto é analisado sob a 
perspectiva do relacionamento comprador fornecedor. 
Esse relacionamento pode existir em vários níveis em qualquer projeto e 
entre organizações internas e externas à organização adquirente. 
Dependendo da área de aplicação, o fornecedor pode ser chamado de 
contratada, subcontratada, vendedor, prestador de serviços ou fornecedor. 
Dependendo da posição do comprador no ciclo de aquisição do projeto, ele pode 
ser chamado de cliente, contratada principal, contratada, organização 
compradora, órgão governamental, solicitante do serviço ou comprador. O 
fornecedor pode ser visto durante o ciclo de vida do contrato primeiro como um 
licitante, depois como a fonte selecionada e, finalmente, como o fornecedor ou 
vendedor contratado. 
Se a aquisição não for somente de materiais de prateleira, mercadorias 
ou produtos comuns, o fornecedor em geral vai gerenciar o trabalho como um 
projeto. Nesses casos: 
• O comprador torna-se o cliente e, portanto, é uma parte interessada 
principal do projeto para o fornecedor. 
• A equipe de gerenciamento de projetos do fornecedor está envolvida em 
todos os processos de gerenciamento de projetos e não somente com os 
relativos a essa área de conhecimento. 
• Os termos e as condições do contrato se tornam entradas principais para 
muitos dos processos de gerenciamento do fornecedor. O contrato pode 
realmente conter as entradas (por exemplo, entregas mais importantes, 
marcos principais, objetivos de custos) ou pode limitar as opções da 
equipe do projeto (por exemplo, a aprovação do comprador para decisões 
 
 
 
 
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referentes a preenchimento de vagas muitas vezes é necessária em 
projetos de concepção). 
Pressupõe-se que o comprador de itens do projeto seja designado para a 
equipe do projeto e que os fornecedores sejam de organizações externas à 
equipe do projeto. 
Pressupõe-se também que será desenvolvida e mantida uma relação 
contratual formal entre o comprador e o fornecedor. Contudo, a maior parte das 
discussões se aplica igualmente ao trabalho intradivisional não contratual, 
celebrado com outras unidades da equipe do projeto da organização. 
 
 
 
1.1 METODOLOGIA 
 
Para a construção deste material, foi utilizada a metodologia utilizada de 
pesquisa bibliográfica e descritiva, com o intuito de proporcionar um 
levantamento de maior conteúdo teórico a respeito dos assuntos abordados. 
Segundo Gil, a pesquisa bibliográfica consiste em um levantamento de informações e 
conhecimentos acerca de um tema a partir de diferentes materiais bibliográficos já publicados, 
colocando em diálogo diferentes autores e dados. 
Entende-se por pesquisa bibliográfica, a revisão da literatura sobre as 
principais teorias que norteiam o trabalho científico. Essa revisão é o que 
chamamos de levantamento bibliográfico ou revisão bibliográfica, a qual pode 
ser realizada em livros, periódicos, artigo de jornais, sites da Internet entre outras 
fontes. Outro método utilizado foi à metodologia de ensino Waldorf, esta 
metodologia é uma abordagem desenvolvida pelo filósofo Rudolf Steiner. 
Ele acreditava que a educação deve permitir o desenvolvimento 
harmônico do aluno, estimulando nele a clareza do raciocínio, equilíbrio 
https://pt.wikipedia.org/wiki/Rudolf_Steiner
 
 
 
 
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emocional e a proatividade. O ensino deve contemplar aspectos físicos, 
emocionais e intelectuais do estudante. 
A pesquisa é descritiva, de campo e histórica, apoiada em técnicas de 
análise documental sobre a legislação e os planos de ensino obtidos,bibliográfica (MALHOTRA, 2006; COOPER; SCHINDLER, 2003; VERGARA, 
2003; LUNA, 2002), e de análise de conteúdo (BARDIN, 2004). O planejamento 
e a revisão da literatura ocorreram durante o segundo semestre de 2007; a coleta 
dos dados, a análise e a apresentação dos resultados ocorreu durante 2008. 
Ainda para a construção deste, foi utilizado a etnometodologia, pela 
fenomenologia e pelo legado de Wittgenstein, além de alguns elementos 
marxistas e outros pensamentos mais contemporâneos, como os desenvolvidos 
por Pierre Bourdieu e Anthony Giddens. 
Segundo Nicolini, Gherardi e Yanow (2003) a noção de prática, na sua 
essência filosófica, está baseada em quatro grandes áreas do saber - na tradição 
marxista, na fenomenologia, no interacionismo simbólico e no legado de 
Wittgenstein, das quais podem ser citados fenômenos como: conhecimento, 
significado, atividade humana, poder, linguagem, organizações, transformações 
históricas e tecnológicas, que assumem lugar e são componentes do campo das 
práticas para aqueles que delas compartilham. 
Com tudo, o intuito deste modelo é possibilitar os estudos e contribuir para 
a aprendizagem de forma eficaz, clara e objetiva. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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2. O QUE É O GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES? 
Segundo o Guia PMBOK, o gerenciamento das aquisições do projeto 
inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, 
serviços ou resultados externos à equipe do projeto. 
De forma simples, o gerenciamento de aquisições é o processo que cuida 
da compra (ou contratação) dos produtos ou serviços necessários para a 
execução de um projeto. 
Ele representa uma das 10 áreas de conhecimento do gerenciamento de 
projetos que constam no Guia PMBOK®, e seus processos podem interagir entre 
si e com os processos de outras áreas. Segundo o Guia, o gerenciamento das 
aquisições envolve processos de gerenciamento e controle de contratos, 
pedidos de compra, acordos de nível de serviço (SLAs) ou memorandos de 
entendimento (MOAs). 
O gerenciamento de aquisições em projetos é um tipo de gestão que 
busca facilitar a construção e a manutenção das relações entre cliente e 
fornecedor. Nesse ponto, estamos falando de um relacionamento comercial 
sólido e equilibrado para que o projeto seja bem-sucedido. 
Por conta do constante aumento da terceirização de serviços, a gestão 
das aquisições trata de uma das áreas de conhecimento mais relevantes nas 
empresas. De acordo com o Guia PMBOK, o gerenciamento das aquisições do 
projeto abarca os procedimentos necessários para a compra ou aquisição de 
serviços, produtos ou resultados externos. 
O gerenciamento de aquisições é uma área de conhecimento da gestão 
de projetos que interage bastante com as demais. Afinal, todas elas podem 
 
 
 
 
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precisar de alguma aquisição, não é mesmo? A imagem abaixo ilustra as 
interações entre as áreas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A decisão de comprar ou não um produto ou serviço para o projeto é o 
primeiro passo a ser executado no gerenciamento de aquisições. Normalmente, 
o gerente de projetos escolhe adquirir aquilo que está fora do alcance da equipe 
interna do projeto para que as entregas previstas na EAP (Estrutura Analítica do 
Projeto) sejam cumpridas. Nessa conta inclui-se desde o conhecimento técnico 
até a disponibilidade para execução no momento adequado do projeto. 
As aquisições podem ser feitas por um departamento especializado em 
compras (gerenciamento de aquisições centralizado) ou pela própria equipe do 
projeto (gerenciamento de aquisições descentralizado). 
 
 
 
 
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3. QUAL É O OBJETIVO DO GERENCIAMENTO DAS 
AQUISIÇÕES? 
O gerenciamento das aquisições tem como principais objetivos: 
• Decidir o que será feito e o que será adquirido; 
• Selecionar o melhor fornecedor para cada aquisição; 
• Monitorar as aquisições. 
Seus principais envolvidos são: 
• Vendedor = fornecedor, contratada, subcontratada, prestador de serviços 
ou fornecedor. 
• Comprador = cliente, contratante, organização compradora, órgão 
governamental, solicitante do serviço. 
Os processos de gerenciamento das aquisições são descritos da 
perspectiva do comprador. 
Para descrever o que está sendo adquirido e os direitos e as obrigações 
do vendedor e do comprador são feitos um acordo entre as duas partes, 
normalmente, um contrato. Saiba mais sobre contrato e seu ciclo de vida. 
Dessa forma, o principal objetivo do grupo de processos de 
gerenciamento de aquisições é garantir que os recursos necessários ao projeto 
sejam adquiridos; 
• de acordo com as leis locais, nacionais e internacionais; 
• do fornecedor certo; 
• no prazo esperado; 
• na quantidade necessária; 
• na qualidade adequada; 
 
 
 
 
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• e pelo preço estabelecido no orçamento. 
Além disso, é responsabilidade do gerenciamento de aquisições garantir 
que os recursos adquiridos sejam entregues e estejam disponíveis conforme 
o que for estabelecido na etapa de planejamento. 
4. ENTENDA A IMPORTÂNCIA DO GERENCIAMENTO DE 
AQUISIÇÕES 
Imagine que uma construtora vá lançar um condomínio de edifícios em 
alguma região da cidade. Seu quadro de funcionários contempla o engenheiro 
civil, o arquiteto, o mestre de obras e o pedreiro, mas um armador, gesseiro, 
eletricista e encanador precisam ser contratados. 
Ainda, é necessário entrar em contato com empresas especializadas para 
providenciar a escavação e a fundação e concretar a laje. Instalar os elevadores 
e os deixar em perfeito estado de funcionamento também é responsabilidade de 
uma terceirizada. 
Uma obra, assim como o desenvolvimento de softwares, é feita em etapas 
e pode se estender por anos, demandando produtos (serviços e bens) que a 
organização não tem. Então, surge a necessidade de contratação externa e o 
gerenciamento de aquisições toma espaço no projeto. 
O comprador deve planejar as solicitações antes de, efetivamente, fechar 
negócio com os fornecedores. É preciso calcular as quantidades e valores, 
estipular cláusulas contratuais, e determinar o momento em que a empresa ou 
pessoa terceirizada vai entrar em cena. 
 
5. OS MOTIVOS PARA APOSTAR O GERENCIAMENTO DE 
AQUISIÇÕES DO PROJETO 
 Um dos grandes motivos pelo qual as organizações têm focado nesse 
processo, está na conclusão de que elas precisam diminuir os custos de 
insumos utilizados se quiserem garantir o sucesso dos projetos. 
 
 
 
 
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Para chegar em um lugar de competitividade no mercado é preciso ter 
muito mais do que apenas preços competitivos ou demandas intensas. 
O gerente de projetos que se coloca à frente precisa entender que a otimização 
dos processos é o acelerador da produtividade. Se estiver unida com a boa 
gestão de custos, o casamento será perfeito. 
Além disso, não podemos nos esquecer de que o acordo estabilizado 
entre cliente e fornecedor é um dos objetivos mais fortes do gerenciamento de 
aquisições. Assim, a teoria aplicada à prática determina o que é necessário ser 
adquirido e de quem. Depois, ela analisa os fornecedores e seleciona quem mais 
importa, executando negociações, gerindo os contratos, pagamentos, entregas 
e encerramento. 
Por fim, outra causa fundamental é o apoio no controle de mudanças 
quando necessário. Esse auxílio fica baseado em acordos, buscando sempre 
atender às necessidades do projeto e cumprir o regulamento entre os membros. 
Como vimos, o processo de planejamento do gerenciamento das 
aquisições define saídas importantes e tem um papel importantíssimo na 
comunicação entre o cliente e fornecedor. Uma interlocução que merece 
cuidados especiais desde o primeiro contato até o encerramento contratual. 
6. VANTAGENS DO GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES 
O desperdício de materiais em obras causa até 8% de perda financeira, 
tendo em vista o orçamento inicial previsto, conforme pesquisa da Escola 
Politécnica (Poli), Universidade de São Paulo (USP). Além disso, os custoscom 
retrabalho podem consumir até 30% do investimento. 
Os dados da construção civil evidenciam que o gerenciamento de 
aquisições é importante em qualquer segmento corporativo, orientando todos os 
jogadores, conforme as regras estipuladas pelo gerente de projetos. 
O planejamento, a execução e o controle das medidas referentes ao 
assunto garantem o cumprimento do escopo e o atendimento às expectativas do 
cliente. Além de manter o orçamento dentro do previsto ou, ao menos, sem 
 
 
 
 
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variações absurdas, essa área de conhecimento do PMBOK assegura a entrega 
dentro do tempo determinado. 
Com o caminho crítico, diretrizes, prazos e ações previstas pelo gerente 
de projetos, não há carência de mão-de-obra e são evitadas lacunas no 
processo. Os contratados se alinham à estratégia e ao calendário, passando a 
colaborar efetivamente para que a entrega final seja um sucesso. 
7. A CENTRALIZAÇÃO E DESCENTRALIZAÇÃO DAS 
AQUISIÇÕES 
A importância desse gerenciamento está expressa nas práticas de 
aquisições da organização. Dependendo de como a empresa define sua 
estratégia e organiza o próprio planejamento, é possível que a gestão seja 
conduzida de duas formas opostas: centralizada ou descentralizada. 
• Gerenciamento de aquisições centralizado 
Uma instituição acostumada com a centralização das compras, 
trabalhando com uma área central desenvolvida apenas para isso, toma a 
responsabilidade pelo gerenciamento de aquisições para todos os projetos que 
existem na organização. 
Quando o departamento de compras é responsável cuidar das aquisições 
de todos os projetos, há mais controle sobre os esforços de contratação. Por 
conta da especialização na aquisição de produtos e serviços e da padronização 
dos processos de gerenciamento de aquisições, é natural que os custos sejam 
otimizados. 
Por outro lado, quando as compras para um projeto são executadas pelo 
departamento de compras, há alguns efeitos que devem ser considerados, pois 
podem afetar fortemente os resultados dos projetos. 
Por exemplo: o departamento de compras pode se tornar um gargalo para 
a condução do projeto e, por não entender dos requisitos do projeto, pode acabar 
dando menos atenção para algumas necessidades do cliente. Além disso, o 
departamento de compras pode focar exclusivamente no critério de preço e 
desconsiderar outros pontos essenciais ao projeto. 
 
 
 
 
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• Gerenciamento de aquisições descentralizado 
Quando essa gestão encontra um caminho descentralizado, isso significa 
que é o gerente de projeto e a equipe engajada no gerenciamento que cuidam 
das aquisições referentes ao projeto em que estão trabalhando, sempre sob 
supervisão gerencial. 
Existem empresas em que a própria equipe do projeto é responsável pela 
aquisição dos produtos ou serviços necessários ao andamento do projeto. Isso 
é vantajoso, pois possibilita que o gerente de projetos tenha mais controle e 
autoridade sobre o processo de compra. Além disso, como a equipe de 
contratação está mais familiarizada com os requisitos do projeto, consegue 
escolher as soluções que são mais adequadas ao escopo do projeto. 
As únicas desvantagens são a falta de padronização dos processos de 
contratação, o que aumenta os riscos de uma nova aquisição dar errado, e a 
dificuldade de se manter o nível de especialização na equipe, no que diz respeito 
às aquisições. Esse cenário pode ser minimizado por meio de políticas e 
diretrizes de compras que devem ser seguidas pela equipe do projeto. 
Independentemente da forma como a sua organização gerencia as 
aquisições, é importante que você saiba que existe um conjunto de processos 
de gerenciamento de aquisições comum à maioria das empresas. 
Sendo assim, o fluxo de gerenciamento desenvolvido pelo PMBOK é uma 
garantia extremamente útil na organização das etapas que asseguram o 
relacionamento forte com os fornecedores. Essa segurança se reflete como uma 
vantagem crucial nos escritórios de projeto que dão atenção aos processos, que 
dependem de laços bem amarrados com as partes interessadas. 
8. PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES. 
Para garantir que a aquisição dos recursos do projeto tenha sucesso, é 
necessário gerenciá-las com base em três etapas: planejamento, condução e 
controle. Na prática, pode ser que essas etapas não sejam tão lineares como na 
teoria, afinal, seria impossível descrever um modelo que servisse para todos os 
 
 
 
 
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projetos. Como cada um tem suas particularidades e complexidades, o modelo 
pode precisar ser adaptado conforme o caso. 
De qualquer forma, vamos detalhar cada etapa do gerenciamento de 
aquisições conforme o que consta no Guia PMBOK®. Confira: 
 
 
 Planejar o gerenciamento das aquisições 
Planejar o gerenciamento das aquisições é o primeiro processo das 
aquisições e descreverá como os demais processos irão ocorrer através do 
Plano de Gerenciamento das Aquisições. Processo de documentação das 
decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando 
fornecedores em potencial. 
É composto pelas seguintes etapas: 
• Definir o que fazer ou adquirir e gerar lista das aquisições do projeto 
• Especificar o produto/serviço 
• Estabelecer critérios de avaliação 
• Elaborar minuta do contrato 
• Preparar pedido (RFP, RFQ, RFI) 
• Solicitar Propostas 
 
 
 
 
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o Identificar lista dos fornecedores potenciais 
o Revisar as partes interessadas (Comprador x Influência x Controle 
sobre as decisões); 
o Divulgar pedido 
• Definir como os processos de aquisições serão executados, monitorados 
e encerrados e quem serão os responsáveis. 
O planejamento do gerenciamento de aquisições é a parte que define o 
que, como e quando será comprado. 
Informações como o produto ou o serviço que será comprado ou 
contratado; quais características a solução deve ter; em qual quantidade/ por 
quanto tempo e quais serão os critérios de seleção do fornecedor devem ser 
coletadas com base nos documentos do projeto, como o TAP ou o plano de 
gerenciamento do projeto. 
Além disso, é nessa etapa que deve ser feita a divulgação da 
oportunidade de venda para o mercado, por meio 
de editais, licitações, RFPs (Request for Proposal) ou outros. Feito isso, é 
necessário também definir a estratégia de aquisição, isto é, os métodos 
de entrega, os tipos e as condições de pagamento e as fases da aquisição. 
Por fim, para oficializar as decisões feitas na etapa, deve-se produzir 
um plano de gerenciamento das aquisições que, dependendo das políticas da 
empresa, pode ser feito de maneira formal ou informal, com mais ou menos 
detalhes. 
Com tudo no papel, você estará pronto para colocar o plano em ação! 
 
 
 
 
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 Conduzir as aquisições 
 
Processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um 
fornecedor e adjudicação de um contrato. 
Conduzir as aquisições dá continuidade ao processo planejar as 
aquisições. 
Resumidamente, as principais etapas do processo planejar aquisições: 
• Decide-se quais pacotes de trabalho serão adquiridos externamente; 
• Especifica o item a ser adquirido através da declaração de trabalho; 
• Estabelece critérios de avaliação, requisitos contratuais e cria-se a 
solicitação da proposta (RFP); 
• Envia a RFP para os fornecedores qualificados. 
Conduzir as aquisições inicia após o envio da RFP e tem como principais 
etapas: 
• Obter respostas das solicitações (RFP, RFQ, RFI) 
 
 
 
 
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o Use as Reuniões com licitantes para garantir que o fornecedor 
entenda corretamente sua necessidade 
o Use a Publicidade para ampliar sua lista de fornecedores em 
potencial. 
o Use a Pesquisa na internet principalmente para aquisição de 
produtos. Sites de comparação de preços ajudam a comprar pelo 
melhor preço com menor esforço. 
o Saída: Propostas/Cotações Recebidas 
• Classificar as propostas / Selecionar fornecedores 
o Use os Critérios para seleção de fontes para classificar as 
propostaso Para aquisições mais complexas, Técnicas de avaliação de 
propostas, como a criação de um comitê de avaliação pode evitar 
uma seleção indevida. 
o Para validar os valores das propostas, use estimativas 
independentes. Caso exista grandes diferenças, pode ter sido 
gerado por uma declaração de trabalho mal redigida e com 
ambiguidades. 
o A Opinião especializada é muito usada para validar o conteúdo das 
propostas recebidas, principalmente, nas áreas que sua empresa 
conhece mesmo. 
o Saída: Proposta Classificada / Fornecedor selecionado 
• Negociar e Redigir contrato 
o Negociações das aquisições 
o Opinião especializada 
• Assinar contrato/acordo 
o Saída: Assinatura do contrato de aquisição 
 
 
 
 
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A segunda etapa do gerenciamento de aquisições é conduzi-las. Mas 
como isso acontece, efetivamente? 
Segundo o PMBOK®, “conduzir as aquisições é o processo de obtenção 
de respostas de vendedores, seleção de um vendedor e adjudicação de um 
contrato”, o que significa que, ao final dessa etapa, o responsável deverá ter em 
mãos um contrato fechado com o vendedor escolhido. 
Lembra que comentamos, que os processos do gerenciamento de 
aquisições interagem com processos de outras áreas? É nessa etapa que a 
interação fica mais evidente. 
Isso acontece porque o processo de escolha de um fornecedor deve 
considerar informações de outros planos de gerenciamento: o do escopo, dos 
requisitos, das comunicações, dos riscos, da configuração e também a linha de 
base de custos. 
Sendo assim, é fundamental que o(s) responsável(is) pela seleção de 
fornecedores tenham conhecimento de todas as áreas do projeto para fazerem 
uma boa escolha. 
Feitos os contatos iniciais e selecionados os tipos de contratos (de preço 
unitário ou de custo reembolsável, por exemplo), essa etapa começa com a 
resposta dos fornecedores. A declaração de trabalho (statement of work ou 
SOW) tem lugar aqui. 
Após eleger a melhor oferta e conduzir as negociações, o acordo será 
selado entre comprador (gerente de projetos) e vendedor, nesse documento 
desenvolvido a partir da linha de base do escopo. Ele tem muitos detalhes, tais 
como: 
• nome do bem ou serviço contratado; 
• resultado negociado entre as partes; 
• quantidade; 
• descrição do uso dado ao bem/serviço ou problema que ele deve resolver; 
 
 
 
 
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• especificações técnicas do produto; 
• especificações sobre a necessidade de compatibilidade entre ele e outras 
tecnologias; 
• padrão de qualidade requerido e previsão dos testes a serem realizados. 
Além disso, deve constar na declaração de trabalho: critérios de aceitação 
da oferta, local de fornecimento do produto, entregas acessórias, prazos, 
aspectos regulatórios e fiscais, certificações, licenças e seguros. 
 
 Controlar as aquisições 
Processo de gerenciamento das relações de aquisições, monitoramento 
do desempenho do contrato e realizações de mudanças e correções nos 
contratos, conforme necessário. 
Controlar as Aquisições (chamado de Administrar as Aquisições no Guia 
PMBOK® quarta edição) poderia também ser chamado de "Administrar ou 
Controlar os contratos", já que o principal objetivo desse processo é assegurar 
que as partes atendam aos requisitos estabelecidos no contrato. 
Nesse processo, o gerente de projeto é responsável por: 
• Gerenciar as relações de aquisição, 
 
 
 
 
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• Monitorar o desempenho do contrato e 
• Fazer mudanças e correções conforme necessário. 
Esse processo pode ser dividido em três grandes etapas conforme 
demonstrado na figura ao lado: 
• Preparar para controlar as aquisições 
• Kickoff Meeting pós assinatura do contrato 
• Pós Kickoff Meeting 
o Execução 
o Monitoramento 
 
O próximo passo no gerenciamento da aquisição tem como papel 
gerenciar o contrato firmado entre a empresa que está realizando o projeto e a 
fornecedora da solução. 
Isso significa que a equipe responsável pelo controle das aquisições deve 
gerenciar as mudanças necessárias no plano e garantir o cumprimento dos 
 
 
 
 
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acordos, bem como reivindicar alterações mediante o descumprimento de 
alguma cláusula ou requisito. 
Afinal, tanto o comprador como o vendedor gerenciam o contrato de 
aquisição com objetivos comuns: ambos desejam garantir que as duas partes 
cumpram as obrigações que assumiram no contrato e que os seus direitos sejam 
protegidos. 
Como essa tarefa requer conhecimento em administração de contratos, é 
comum que algumas organizações destinem a responsabilidade dela para outra 
equipe que não a responsável pela execução do projeto. De acordo com o 
PMBOK®, as atividades administrativas envolvidas no processo de controle de 
aquisições são: 
• Coleta de dados e registros de gerenciamento do projeto: manutenção 
de registros detalhados de desempenho físico e financeiro, 
estabelecimento de indicadores de desempenho de aquisições 
mensuráveis (valor agregado, por exemplo); 
• Refino de planos e cronogramas de aquisições; 
• Coleta, análise e reporte de dados do projeto relacionados a aquisições 
e preparação de relatórios periódicos para a organização; 
• Monitoramento do ambiente de aquisições, para que a implementação 
possa ser facilitada ou ajustes possam ser feitos; e 
• Pagamento de faturas. 
E esses são os procedimentos que devem ser feitos no gerenciamento 
das aquisições. Logicamente, ao final da negociação, quando ambas as partes 
tiverem cumprido com suas obrigações contratuais, o último passo a fazer é 
encerrar o contrato. 
 
 
 
 
23 
Como comentamos, em algumas organizações a equipe responsável 
pelas compras não é a mesma que a equipe do projeto. Elas podem ser 
chamadas de equipes de compras, contratação ou aquisições. 
Uma vez que você já tenha definido as características da solução que 
precisa ser entregue e contratado os fornecedores, o seu próximo passo é 
controlar o desempenho de cada um dos fornecedores com relação ao que foi 
estabelecido no contrato. Conforme o trabalho vai sendo desenvolvido, é natural 
que seja preciso fazer alterações e correções, que também serão gerenciadas 
nesta etapa de controlar as aquisições. 
Com as entregas feitas e aprovadas, ou mediante a quebra de acordo, o 
contrato será encerrado e arquivado. O encerramento do contrato só pode ser 
feito após a aprovação de todas as entregas e a resolução de todas as 
pendências existentes, como o pagamento de faturas e a atualização dos 
documentos do projeto, por exemplo. 
Na hora de verificar se os requisitos especificados no contrato estão 
sendo atendidos podem ser realizadas auditorias de aquisições, por meio da qual 
um auditor analisa rigorosamente a correspondência entre os pagamentos feitos 
e o trabalho efetivamente realizado. Uma dica que funciona bem é controlar os 
pagamentos por entregas, em vez de controlá-los por horas, como é o habitual. 
Em resumo, o controle de aquisições inclui basicamente as atividades de 
coletar dados, monitorar indicadores, registrar o desempenho das aquisições, 
pagar faturas e elaborar relatórios 
Controlar as aquisições poderia também ser chamado de “Administrar os 
contratos”, já que o principal objetivo desse processo é garantir que as partes 
envolvidas cumpram suas obrigações contratuais e tenham seus direitos 
garantidos, assim como seus pagamentos. 
 
 
 
 
24 
Além disso, envolve também a análise e documentação do desempenho 
de um fornecedor a fim de estabelecer ações corretivas necessárias, monitorar 
as mudanças no contrato e fornece uma base para futuras relações com o 
fornecedor. 
 
O processo de administração do contrato é uma etapa crítica no 
gerenciamento de aquisições, visto que qualquer falha neste processo poderá 
provocar impactos no resultado do projeto 
Segundo Xavier (2007), para controlar as aquisições de forma efetiva, 
devem existir políticas e procedimentos bem definidos de modo a garantir: 
• Aderência aos termos e condições do contrato; 
• Adequadacomunicação; 
• Adequado monitoramento; 
• Adequado controle de mudanças; 
• Adequada solução de reivindicações. 
 
 
 
 
25 
O processo ‘Controlar as aquisições’ engloba a aplicação dos processos 
apropriados, que podem incluir: orientação e gerenciamento do projeto, análise 
do desempenho, controle da qualidade do produto do fornecedor, controle 
integrado de mudanças e monitoramento e controle dos riscos. 
Por fim, os contratos podem ser cancelados antes do tempo de trabalho 
contratado, seja por justa causa, conveniência ou inadimplência, e o processo 
‘controlar as aquisições’ captura os detalhes necessários para o gerenciamento 
de quaisquer um desses cancelamentos, que serão usados no processo 
‘encerrar as aquisições’ para cancelar o acordo. 
As entradas, ferramentas e técnicas, e saídas do processo ‘Controlar as 
aquisições’ estão descritas abaixo: 
Controlar as aquisições: Entradas 
 
 
 
 
26 
• Plano de gerenciamento do projeto: descreve de forma detalhada 
como serão executados todos os processos de aquisição, desde o 
desenvolvimento dos documentos até o encerramento do contrato. 
• Documentos de aquisição: fornecem um registro de atividades para 
contratos, servem para auxiliar as partes envolvidas no processo e 
documentar a especificação do trabalho. 
• Acordos: constituem instrumentos que permitem concretizar acordos e 
entendimentos entre as partes, certificando as obrigações e direitos de 
ambos. 
• Solicitações de mudança aprovadas: podem incluir alterações no 
contrato, seja na especificação do trabalho, definição de preços ou nos 
resultados a serem fornecidos. 
• Relatórios de desempenho do trabalho: informam a situação e o 
progresso do trabalho, organizando as informações sobre o desempenho 
e apresentando análises que comparam o realizado com o planejado. 
• Dados de desempenho do trabalho: são os valores das métricas e 
observações geradas na execução das atividades do projeto, podendo ser 
ao nível de qualidade, custos ou pagamentos. 
Controlar as aquisições: Ferramentas e Técnicas 
• Sistema de controle de mudanças no contrato: define como a 
aquisição pode ser alterada caso seja necessário. É composto de fluxo de 
trabalho, documentos e toda informação necessária para aprovar a 
mudança. 
• Análise de desempenho das aquisições: é uma avaliação do progresso 
do fornecedor, com o objetivo de identificar êxitos e fracassos do 
desempenho ou o não-cumprimento do contrato. 
• Inspeções e auditorias: durante a execução do projeto ou nos 
resultados do fornecedor, é recomendado fazer inspeções (controle de 
 
 
 
 
27 
qualidade) e auditorias (garantia de qualidade) para analisar a 
documentação enviada pelo fornecedor, conforme o contrato. 
• Relatórios de desempenho: envolve coleta e análise periódica do 
andamento do projeto x sua linha de base em relação ao desempenho, 
avaliações do progresso e previsões. 
• Sistemas de pagamento: os pagamentos são feitos e documentados de 
acordo com o estipulado nos termos do contrato. 
• Administração de reivindicações: reivindicações são mudanças 
solicitadas que não houve acordo entre as partes, com isso tem como 
objetivo solucionar as reivindicações de forma adequada e justa para 
ambas as partes. 
• Sistema de gerenciamento de registros: é usado para gerenciar os 
registros, documentação do contrato e da aquisição, sendo possível 
armazenar e recuperar quando necessário. 
Controlar as aquisições: Saídas 
• Informações sobre o desempenho do trabalho: são informações e 
dados coletados sobre o andamento das atividades do cronograma do 
projeto. 
• Solicitações de mudança: as mudanças têm sido cada vez mais 
constantes nos projetos, sendo assim, existirão muitas solicitações de 
mudanças, sejam no plano de gerenciamento do projeto, aquisições, na 
linha de base de custos ou cronograma do projeto. Ambas são 
processadas para revisão e aprovação. 
• Atualizações no plano de gerenciamento do projeto: os elementos 
que costumam ser atualizados incluem o plano de gerenciamento das 
aquisições, e se houver atrasos ou mudanças que afetem o desempenho 
do projeto pode ser necessário atualizar a linha de base dos custos ou 
cronograma para atender as expectativas. 
 
 
 
 
28 
• Atualizações nos documentos do projeto: incluem contrato de 
aquisição com os cronogramas, solicitações de mudanças aprovadas e 
não aprovadas, e toda documentação técnica desenvolvida pelo 
fornecedor e outras informações sobre o desempenho do trabalho. 
• Atualizações nos ativos de processos organizacionais: os elementos 
que podem ser atualizados incluem: correspondência (documentação que 
inclui os resultados de auditorias e inspeções do comprador), 
cronogramas e solicitações de pagamento ou documentação da avaliação 
do desempenho do fornecedor (documentam a capacidade do 
fornecedor). 
 
 
 
 
 
 
 
 
A Figura 
mostra as interfaces entre as áreas de conhecimento, o motivo pelo qual o 
gerenciamento de aquisições está no centro da representação não quer dizer 
que seja a área mais importante e sim que esta possui uma correlação com todas 
as outras, toda troca de informações entre ambas as áreas deve estar alinhada 
e de acordo com o contrato, para que não venha impactar os processos e mais 
tarde o resultado do projeto. 
Por exemplo, em um projeto de implantação de uma rede de internet, a 
estrutura analítica do projeto -escopo- apresentará a necessidade de aquisição 
da rede. O processo de aquisição do projeto consiste em garantir a aquisição da 
 
 
 
 
29 
quantidade necessária de materiais, serviços e instalações, pois dependendo de 
como for conduzido poderá impactar o financeiro da empresa. Ao iniciar o 
processo, o gerente deverá atender ao prazo do cronograma e estar dentro do 
custo estabelecido, decidir se vai comprar ou adquirir os materiais, escolher um 
bom fornecedor para a implantação da rede, ter poder de negociação e 
comprar/adquirir os materiais aos melhores preços, que atendam ao padrão de 
qualidade e orçamento do projeto. 
 Encerrar as Aquisições 
Como proceder com a finalização da sua aquisição no projeto? Como 
documentar tudo e usar em seu favor numa futura aquisição? Entre e aprenda 
como tornar profissional toda relação comercial em um projeto. 
Encerrar as aquisições significa finalizar todas as aquisições celebradas 
dentro de um contrato no projeto. A Figura 1 ilustra o processo de encerrar as 
aquisições o qual faz parte do Grupo de Processo de Encerramento. 
Segundo o Guia PMBOK®, encerrar as aquisições é o processo de 
finalização de cada aquisição do projeto. O processo “encerrar as aquisições” 
serve de apoio ao processo de encerramento do projeto ou a fase. Ele finaliza 
todas reivindicações em aberto, atualiza os registros e arquiva informações e, a 
atividade crucial nesse processo, encerra o contrato. 
 
 
 
 
 
30 
 
O processo de encerrar aquisições é composto por Entradas, 
Ferramentas e Técnicas e Saídas conforme a Figura 2: 
ENTRADAS, compostas por: 
• Plano de Gerenciamento do Projeto 
 
 
 
 
31 
Nele, contem os termos que definem cada uma das aquisições, onde 
devem constar documentados quais itens foram comprados ou alugados, 
informações sobre os termos dos contratos de terceirização dos serviços. É com 
base nessas informações que as aquisições devem ser encerradas. 
• Documentos de aquisição 
Os documentos de aquisições são usados em todos os processos de 
Aquisições, porém, tem objetivos e documentos distintos. Começando pela saída 
do processo Planejar o gerenciamento das aquisições, e entrada para o 
processo conduzir as aquisições, os documentos de aquisição seriam melhor 
identificados como documentos de solicitação das aquisições, pois, são usados 
para obter propostas de fornecedores em potencial. 
Devem ser: 
• Estruturados para propiciar respostas corretas e completas; 
• Rigorosos para garantir consistência, e respostasequivalentes; 
• Flexíveis para permitir sugestões dos fornecedores quanto às melhores 
formas de atender aos requisitos. 
Incluem: 
• Especificação do trabalho(Declaração de Trabalho); 
• Descrição da forma desejada de resposta, e; 
• Quaisquer cláusulas contratuais necessárias. 
Conforme o tipo de solicitação, será usado um dos documentos de 
aquisição abaixo: 
• Pedido de Informação / Request for Information-FFI -> Pode ser usado 
quando você quer coletar informações sobre um produto ou serviço; 
• Pedido de Cotação / Request for Quotation-RFQ -> Pode ser usado para 
buscar cotação da aquisição; 
 
 
 
 
32 
• Solicitação de Proposta / Request for Proposal-RFP -> O escopo deve 
estar claro, bem definido e mensurável e exige proposta mais elaborada 
e critérios mais complexos. 
FERRAMENTAS E TÉCNICAS, compostas por: 
• Auditorias de Aquisições 
O objetivo das auditorias de aquisições e avaliar como foram realizadas 
as aquisições nesse projeto e como foi fornecido o serviço de terceiros com o 
objetivo de aperfeiçoar o gerenciamento das aquisições em outras fases desse 
projeto ou em projetos futuros desenvolvidos pela empresa executora. 
• Negociações das Aquisições 
Podem ser com a empresa de melhor proposta ou com as duas ou três 
melhores classificadas. Elas são necessárias para obter acordo mútuo antes da 
assinatura o contrato e para detalhar os requisitos e outros termos como: 
o Responsabilidades 
o Ajustes de cláusulas do contrato 
o Multas e penalidades para as partes 
o Autoridade para fazer mudanças 
o Legislação e termos aplicáveis 
o Abordagens de gerenciamento 
o Direitos de propriedade 
o Soluções técnicas 
o Cronograma 
o Pagamentos 
o Preços 
Deve ser feita com foco em aliança e com critérios claros e éticos. 
 
 
 
 
33 
• Sistema de Gerenciamento de RegistrosO sistema de gerenciamento de 
registros pode ser um dos módulos ou funcionalidade do sistema de 
gerenciamento de projetos. Ele é usado para armazenar e recuperar a 
documentação do contrato. 
SAÍDAS, compostas por: 
• Aquisições Encerradas Segundo o Guia PMBOK®, as aquisições são 
encerradas quando o comprador, em geral por meio do administrador de 
aquisições autorizado, envia ao fornecedor um aviso formal por escrito de 
que o contrato foi concluído. Os requisitos de encerramento formal das 
aquisições em geral são definidos nos termos e condições do contrato e 
são incluídos no plano de gerenciamento das aquisições. 
• Atualizações nos Ativos de Processos Organizacionais 
Os ativos de processos organizacionais são os ativos relacionados aos 
processos da empresa que contribuem para o sucesso do projeto. Quanto maior 
o nível de maturidade da organização em gerenciamento de projetos, maior a 
contribuição dos seus ativos de processos organizacionais em seus projetos. 
Podem ser: 
• Planos formais ou não, políticas, diretrizes e procedimentos. 
• Procedimentos de qualidade, auditorias, listas de verificação, instruções 
de trabalho, regras gerais em diversas áreas 
• Requisitos de comunicação, gerenciamento de questões e defeitos, 
controles financeiros e tratamento de riscos, … 
• Base de conhecimento dos projetos passados da empresa como lições 
aprendidas, informações históricas, ou qualquer informação 
documentada que possa ajudar no sucesso dos novos projetos. 
9.CONSIDERAÇÕES FINAIS 
O gerenciamento de aquisições é uma área potencialmente problemática 
para o gerente de projetos verificada durante a fase de implantação do projeto. 
Para lidar com esta condição, a equipe de projetos deve buscar o caminho das 
 
 
 
 
34 
melhores a práticas do gerenciamento de aquisições, segundo o Guia PMBOK®. 
Dentre os elementos presentes nestas práticas, merece destaque a elaboração 
da documentação que detalhará o escopo do fornecimento (SOW) dos produtos 
e serviços a serem contratados. É o momento em que todo o know-how da 
equipe de projetos deve ser explorado, já que os eventuais erros ou omissões 
que possam estar presentes no SOW certamente se tornarão riscos de ameaça 
para o projeto e riscos de oportunidade para o fornecedor. 
Outro elemento importante diz respeito à administração do contrato. O 
gerente de projeto deve ter um bom conhecimento acerca das cláusulas do 
instrumento contr atual, para poder assim melhor conduzir a relação cliente-
fornecedor durante a vigência do contrato, aplicando o mesmo algumas vezes 
com rigor, todavia com foco em garantir o bom desempenho do contratado, seja 
em termos de prazo, custo ou qualidade, proporcionando uma mútua relação 
“ganha ganha”. 
A comunicação entre cliente e fornecedor também merece cuidados, 
sobretudo a formal, que se transformará em adendos do contrato. Finalmente, 
destaque para o gerenciamento das reclamações da contratada (claims), que 
devem ser devidamente esclarecidas, argumentadas e negociadas, sempre 
pautadas pelas regras do jogo, expressas pelo contrato e pelas normas técnicas 
e legislação aplicável, visando conciliar de forma ética os objetivos do projeto e 
os interesses do fornecedor. 
10.REFERÊNCIAS 
BARBOSA, Ariane. A Importância de Controlar as Aquisições para o 
Sucesso do Projeto. Acessado em: 04 de novembro de 2020. Disponível 
em: 
D'ANDREA, Gustavo. Conduzir as Aquisições. Acessado em: 04 de 
novembro de 2020. Disponível em: 
ESPINHA, Roberto Gil. Gerenciamento de aquisições: o que é e como 
fazer do jeito certo?. Acessado em: 04 de novembro de 2020. Disponível em: 
JUNIOR, Carlos. Saiba por que você deve fazer o gerenciamento de 
aquisições do projeto. Acessado em: 04 de novembro de 2020. Disponível em: 
JUSTO, Andreia Silva. Gerenciamento de Aquisições: o que é e como fazer 
em 3 passos. Acessado em: 01 de novembro de 2020. Disponível 
em: 
MONTES, Eduardo. Gerenciamento das aquisições: O que é, objetivo e 
processos. Acessado em: 04 de novembro de 2020. Disponível em: 
OLIVEIRA, Eduardo Gomes de. As principais práticas no gerenciamento 
de aquisições em projetos. Acessado em: 04 de novembro de 2020. Disponível 
em: 
LAUZANA, Letícia. Encerrar as Aquisições. Acessado em: 04 de 
novembro de 2020. Disponível em: 
SAN-THIAGO, Walquiria Lima e. Conheça a área de gerenciamento de 
aquisições do PMBOK. Acessado em: 04 de novembro de 2020. Disponível em: 
SIMÕES, Brunno. Controlar Aquisições. 2017. Disponível em: Acessado 
em: 04 de novembro de 2020. 
 
_________,TRT. Gerenciamento das aquisições do projeto. Acessado 
em: 04 de novembro de 2020. Disponível 
https://uvagpclass.wordpress.com/2017/11/25/controlar-aquisicoes/
 
 
 
 
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em: