Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
ADMINSTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Aula 1: Definição e contribuição do sistema de informação na gestão organizacional Ao final desta aula, você será capaz de: 1. Identificar o conceito de sistemas, Sistemas de Informação e Tecnologia de Informação; 2. Conhecer os princípios da Teoria de Sistemas; 3. Reconhecer a importância e a contribuição dos Sistemas de Informação na Gestão Organizacional. Introdução A compreensão básica de sistemas de informação e tecnologia de informação é tão importante como entender qualquer outra área funcional da organização para quem pretende ser gerente, empresário ou profissional de negócios. A globalização e as estruturas de tecnologias da internet levaram muitos empresários a mudar a maneira de trabalhar para atender mais rapidamente às necessidades de seus clientes, buscando atualizar a infraestrutura dos negócios. Trata-se de um processo de evolução dos negócios. O uso da informação passou a ser recurso estratégico na tomada de decisão. A compreensão de um sistema ocorre em várias disciplinas, como biologia, medicina, informática, administração etc. De uma forma simples, um sistema (do grego sietemiun) é um conjunto de elementos interconectados, de modo a formar um todo organizado. O termo "sistema" significa "combinar", "ajustar", "formar um conjunto". A abordagem sistêmica, ou simplesmente sistemas, não é uma teoria aplicável a todo o universo, mas uma forma de ordenar o processo de pensar as coisas existentes, especialmente se forem entidades complexas, a exemplo das organizações. Desta forma, a abordagem sistêmica tem por objetivo representar, de forma compreensiva e objetiva, o meio em que tem lugar a tomada de decisões, uma vez que a tarefa de decisão seria muito mais fácil se contássemos com uma descrição concreta e objetiva do sistema dentro do qual ela deve ser tomada. Expansionismo: é o princípio que sustenta que todo o fenômeno é parte de um fenômeno maior. O desempenho de um sistema depende de como ele se relaciona com o todo maior que o envolve e do qual faz parte; Pensamento Sintético: o fenômeno que se pretende explicar é visto como parte de um sistema maior e é explicado em termos do papel que desempenha nesse sistema maior; Teleologia: é o princípio segundo o qual a causa é uma condição necessária, mas nem sempre suficiente, para que surja o efeito. Em outras palavras causa e efeito é uma relação probabilística. Sistema Pode ser definido como um conjunto de elementos interdependentes que interagem com objetivos comuns formando um todo, e onde cada um dos elementos componentes comporta- se, por sua vez, como um sistema cujo resultado é maior do que o resultado que as unidades poderiam ter se funcionassem independentemente. Qualquer conjunto de partes unidas entre si pode ser considerado um sistema, desde que as relações entre as partes e o comportamento do todo sejam o foco de atenção (ALVAREZ, 1990, p.17). Para melhor compreensão do conceito de sistema, abordaremos a seguir os princípios da teoria dos Sistemas. Teoria de Sistemas A Teoria Geral de Sistemas (T.G.S.) surgiu com os trabalhos do biólogo alemão Ludwig Von Bertalanffy. Esta Teoria não busca solucionar problemas ou tentar soluções práticas, mas, sim, produzir teorias e formulações conceituais que possam criar condições de aplicações na realidade empírica. Bertalanffy criticava a visão que divide o mundo em diferentes áreas, como física, química, biologia, psicologia, sociologia etc.; pois são divisões arbitrárias, com fronteiras solidamente definidas e espaços vazios entre elas. A natureza não está dividida em nenhuma dessas partes. A Teoria Geral dos Sistemas afirma que as propriedades dos sistemas não podem ser descritas significativamente em termos de seus elementos separados. A compreensão dos sistemas somente ocorre quando estudamos os sistemas globalmente, envolvendo todas as interdependências de suas partes. Um Sistema Abrange: A função - supre as necessidades do meio ambiente; A estrutura - concretiza as funções e é formada por: Entradas; Elementos transformadores (processo); Relação entre os elementos transformadores; Saídas. Assim, a Teoria de Sistemas estuda a organização abstrata de fenômenos, independente de sua formação e configuração presente. Investiga todos os princípios comuns a todas as entidades complexas e modelos que podem ser utilizados para a sua descrição. Teoria reducionista e teoria sistêmica Segundo a Teoria de Sistemas, ao invés de se reduzir uma entidade (um animal, por exemplo) para o estudo individual das propriedades de suas partes ou elementos (órgãos ou células), se deve focalizar no arranjo do todo, ou seja, nas relações entre as partes que se interconectam e interagem orgânica e estatisticamente. Uma organização realimentada e autogerenciada gera um sistema cujo funcionamento é independente da substância concreta dos elementos que a formam, pois estes podem ser substituídos sem dano ao todo, isto é, a autorregulação onde o todo assume as tarefas da parte que falhou. Portanto, ao fazermos o estudo de sistemas que funcionam desta forma, não conseguiremos detectar o comportamento do todo em função das partes. Um exemplo disso são as partículas de determinado elemento cujo comportamento individual, embora previsto, não poderá nos indicar a posição ou movimentação do todo. Os sistemas podem ser classificados de muitas formas. Eles podem ser considerados simples ou complexos. Um sistema estável e não adaptável, permanece igual ao longo do tempo. Enquanto um sistema dinâmico e adaptável sofre modificações. Sistemas abertos interagem com seus ambientes; sistemas fechados não. Alguns sistemas existem temporariamente, outros são considerados permanentes. Características dos sistemas Dois conceitos retratam duas características básicas de um sistema: Propósito ou objetivo - todo sistema tem um ou alguns propósitos ou objetivos; Globalismo ou Totalidade - todo sistema tem uma natureza orgânica, pela qual uma ação que produza mudança em uma das unidades do sistema, com muita probabilidade, deverá produzir mudanças em todas as outras unidades deste. Tipos de sistemas Quanto à sua constituição, os sistemas podem ser físicos ou abstratos: Sistemas físicos ou concretos - quando são compostos de equipamentos, de maquinaria e de objetos ou coisas reais (hardware); Sistemas abstratos - quando compostos de conceitos, planos, hipóteses e ideias (software). Quanto à sua natureza, os sistemas podem ser abertos ou fechados: Sistemas fechados - são os sistemas que não apresentam intercâmbio com o meio ambiente que os circunda, pois são herméticos a qualquer influência ambiental; Sistemas abertos - são os sistemas que apresentam relações de intercâmbio com o ambiente, através de entradas e saídas. Parâmetros dos Sistemas O sistema caracteriza-se por determinados parâmetros (constantes arbitrárias que caracterizam, por suas propriedades, o valor e a descrição dimensional de um sistema específico ou de um componente do sistema). Os parâmetros dos sistemas são: •Entrada ou insumo ou impulso: (input) é a força de arranque ou de partida do sistema que fornece o material ou energia para a operação do sistema; •Saída ou produto ou resultado: (output) é a finalidade para a qual se reuniram elementos e relações do sistema; •Processamento ou processador ou transformador: (throughput) é o fenômeno que produz mudanças, é o mecanismo de conversão das entradas em saídas; •Retroação, retroalimentação ou retroinformação: (feedback) é a função de sistema que visa comparar a saída com um critério ou padrãopreviamente estabelecido. A retroação tem por objetivo o controle; •Ambiente: é o meio que envolve externamente o sistema. O sistema aberto recebe entradas do ambiente, processa-as e efetua saídas novamente ao ambiente, de tal forma que existe entre ambos - sistema e ambiente - uma constante interação. O Sistema Aberto O Sistema Aberto mantém um intercâmbio de transações e conserva-se constantemente no mesmo estado (autorregulação), apesar da matéria e energia que o integram se renovarem constantemente (equilíbrio dinâmico ou homeostase). O sistema aberto é influenciado pelo meio ambiente e influi sobre ele, alcançando um estado de equilíbrio dinâmico nesse meio. O modelo de Sistema Aberto é sempre um complexo de elementos em interação e em intercâmbio contínuo com o ambiente. Dentro desse novo posicionamento, a abordagem sistêmica teve profundas repercussões na teoria administrativa. A Organização como um Sistema Aberto A descrição de Sistema Aberto é exatamente aplicável a uma organização empresarial. Uma empresa é um sistema criado pelo homem e mantém dinâmica interação com seu meio ambiente. Influi sobre o meio ambiente e recebe influências dele. E um sistema integrado por diversas partes relacionadas entre si, que trabalham em harmonia umas com as outras, com a finalidade de alcançar uma série de objetivos, tanto da organização como de seus participantes. As organizações possuem as características dos sistemas abertos. É importante alinhar algumas características básicas das organizações enquanto sistemas. •Comportamento Probabilístico e Não Determinístico das Organizações: O comportamento humano nunca é totalmente previsível. As pessoas são complexas, respondendo a muitas variáveis, que não são totalmente compreensíveis. Por estas razões, a Administração não pode esperar que consumidores, fornecedores, agências reguladoras e outros tenham um comportamento previsível; •As organizações como Partes de uma Sociedade Maior e Constituído de Partes Menores: As organizações são vistas como sistemas dentro de sistemas. Os sistemas são complexos de elementos colocados em interação. Essa interação entre os elementos produz um todo que não pode ser compreendido pela simples investigação das várias partes tomadas isoladamente; •Interdependência das Partes: A organização é um sistema social com partes independentes e inter-relacionadas. O sistema organizacional compartilha com os sistemas biológicos a propriedade de uma intensa interdependência de suas partes, de modo que uma mudança em uma das partes provoca impacto sobre as outras; •Homeostase ou Estado Firme: A organização precisa conciliar dois processos opostos, ambos imprescindíveis para a sua sobrevivência, a saber (1) homeostasia, que é a tendência do sistema em permanecer estático ou em equilíbrio, mantendo seu status quo interno; e (2) adaptabilidade, que é a mudança na organização do sistema, na sua interação ou nos padrões requeridos para conseguir um novo e diferente estado de equilíbrio com o ambiente externo, mas alterando seu status quo. A homeostasia garante a rotina do sistema, enquanto a adaptabilidade leva à ruptura, à mudança e à Inovação. •Fronteiras ou Limite: É a linha que serve para demarcar o que está dentro e o que está fora do sistema. Nem sempre a fronteira de um sistema existe fisicamente; •Morfogênese: A organização pode modificar sua constituição e estrutura por um processo cibernético, através do qual seus membros comparam os resultados desejados com os resultados obtidos e passam a detectar os erros que devem ser corrigidos, para modificar a situação. Funções Principais do sistema organização: Ingestão: as empresas fazem ou compram materiais para processá-los de alguma maneira. Efetivamente, as empresas adquirem dinheiro, máquinas e pessoas do ambiente; Processamento: os materiais são processados (com rejeição de refugos) havendo certa relação entre O "input" e o "output", no qual o excesso é o equivalente à energia necessária à sobrevivência da empresa. A venda é o estágio final do processamento; Reação ao ambiente: a empresa reage ao ambiente, mudando seus materiais, consumidores, empregados e recursos financeiros. As alterações podem ser efetuadas no produto, no processo ou na estrutura; Suprimento das partes: os participantes da empresa são supridos do significado de suas funções e de dados de compras, produção, vendas ou contabilidade, e são recompensados principalmente sob a forma de salários e benefícios. O dinheiro é muitas vezes considerado o sangue da empresa; Regeneração das partes: os membros da empresa podem adoecer, se aposentar ou se desligar da firma ou morrer. As máquinas podem se tornar obsoletas. Homens e máquinas devem ser mantidos ou recolocados, daí as funções de pessoal e manutenção; Organização: as cinco funções descritas requerem um sistema de comunicações para o controle, tomada de decisões e planejamento. A organização necessita da administração para coordenar as várias funções de produção, compras, comercialização, recompensas e manutenção. Sistema Vivo e Organizado Problemas organizacionais básicos que a administração de sistemas de informações vai encontrar nos sistemas organizacionais: •A capacidade da organização de se adaptar ao ambiente externo e manter constantemente um intercâmbio eficaz com ele; •A capacidade da organização de desenvolver e alocar recursos disponíveis, facilidades, fundos e pessoal da maneira mais apropriada; resolver problemas de distribuição de autoridade, recompensas, informação entre os participantes, especialização do trabalho e alocação das tarefas entre departamentos, grupos e membros; •A capacidade de articular e coordenar constantemente no tempo e no espaço, os mais diversos, mas relacionados papéis e atividades interdependentes de seus muitos diferentes staffs e membros; •A capacidade do sistema de se integrar a si mesmo. Isto inclui o problema de integrar membros individuais ao sistema assegurando sua cooperação e concordância e o problema de integrar todas as partes do sistema uma com a outra; •A capacidade de minimizar e resolver as tensões e conflitos que surgem dentro da organização, e alcançar e manter altos níveis de resultados; •A capacidade da organização de preservar sua identidade e integridade como um sistema solucionador-de-problemas distinto, ou de manter a si mesmo, incluindo confusão e ameaças para sua sobrevivência ou bem-estar da organização; Após o entendimento do conceito de sistema, vamos abordar os sistemas de informação, as tecnologias de informação e a importância delas para a organização. Podemos, então, começar com esta questão: por que estudar os sistemas de informação? Por que as empresas precisam da tecnologia de informação? Sistema de Informação (SI) É a expressão utilizada para descrever sistema, seja ele automatizado (que pode ser denominado como Sistema de Informação Computadorizado) ou manual (que abrange pessoas, máquinas, e/ou métodos organizados para coletar, processar, transmitir e disseminar dados que representam informação para o usuário e/ ou cliente). Concluímos que em um sistema, várias partes trabalham juntas visando um objetivo em comum. Em um Sistema de Informação não é diferente; porém, o objetivo é um fluxo mais confiável e menos burocrático das informações. Principais vantagens de um Sistema de Informação bem construído: Otimização do fluxo de informação, permitindo maior agilidade e organização; Redução de custos operacionais e administrativos e ganho de produtividade; Maior integridade e veracidade da informação; Maior estabilidade; Maior segurança de acessoà informação. Os sistemas de informação representam uma solução organizacional e gerencial baseada na Tecnologia de Informação, para um desafio apresentado pelo ambiente. Seu propósito é coletar, armazenar e difundir informações do ambiente e das operações internas de uma organização, com a finalidade de apoiar funções organizacionais e tomada de decisões, comunicação, coordenação, controle, análise e visualização. Transformando dados brutos em informações úteis. Atualmente, com a economia globalizada e baseada em informações, os Sistemas de Informação estão impulsionando tanto as operações diárias como a estratégia organizacional. Resumindo, a Tecnologia de Informação oferece aos gerentes ferramentas para planejar, fazer previsões e monitorar os negócios com maior precisão. A Tecnologia da Informação (TI) Pode ser definida como conjunto de todas as atividades e soluções providas por recursos de computação. O desenvolvimento cada vez mais rápido de novas tecnologias de informação modificou as bibliotecas e os centros de documentação (principais locais de armazenamento de informação), introduzindo novas formas de organização e acesso aos dados e obras armazenadas; reduziu custos e acelerou a produção dos jornais e possibilitou a formação instantânea de redes televisivas de âmbito mundial. As tecnologias da informação não incluem somente componentes de máquina. Existem tecnologias intelectuais usadas para lidar com o ciclo da informação, como técnicas de classificação, por exemplo, que não requerem uso de máquinas apenas em um esquema. A informação é um fator decisivo na gestão por ser um recurso importante e indispensável tanto no contexto interno como no relacionamento com o exterior. Quanto mais confiável, oportuna e exaustiva for essa informação, mais coesa será a empresa e maior será o seu potencial de resposta às solicitações da concorrência. Alcançar este objetivo depende, em grande parte, do reconhecimento da importância da informação e do aproveitamento das oportunidades oferecidas pela tecnologia para orientarem os problemas enraizados da informação. As vantagens competitivas são agora obtidas através da utilização de redes de comunicação e sistemas informáticos que inter-relacionam empresas, clientes e fornecedores. Como os sistemas e tecnologias de informação se tornaram componentes vitais para quem pretende alcançar o sucesso, a sua compreensão é muito valiosa. O que o gestor necessita saber sobre o uso e a administração da tecnologia de informação nos negócios? A importância e a Contribuição dos Sistemas de Informação na Gestão Organizacional A informação deve ser precisa, completa, de produção econômica, flexível. O valor da informação está diretamente ligado ao modo como ela ajuda os tomadores de decisões a atingirem os objetivos da organização. A Tecnologia de Informação pode ajudar a empresa a melhorar a eficiência e eficácia dos processos de negócios. A informação como recurso estratégico Abordaremos o uso da informação como recurso estratégico na tomada de decisão. No contexto de uma organização, a informação deve atender às necessidades dos diversos níveis administrativos. Em geral, as organizações diferenciam-se em três níveis organizacionais (Chiavenatto, 1999), qualquer que seja a natureza ou tamanho da organização: •O nível institucional corresponde ao nível mais elevado da empresa, composto por diretores, proprietários ou acionistas e pelos altos executivos. E o nível em que as decisões são tomadas e são estabelecidos os objetivos da organização, bem como as estratégias para alcança-los; •O nível intermediário, também chamado de nível mediador, nível gerencial ou nível organizacional, é o nível que lida com os problemas de adequação das decisões tomadas em nível institucional (no topo), com as operações realizadas em nível operacional (na base da organização). O nível intermediário é geralmente composto pela média administração da empresa, isto e, pelas pessoas ou órgãos que transformam as estratégias elaboradas para atingir os objetivos empresariais em programas de ação; •O nível operacional, também denominado nível técnico ou núcleo técnico, é o nível no qual as tarefas são executadas e as operações realizadas: envolve o trabalho básico relacionado diretamente com a produção dos produtos ou serviços da organização. Comparando a visão sistêmica com a TI, podemos diferenciá-las entre a busca dos fins a alcançar e os meios para alcançar estes fins, como evidenciado na figura a seguir: Síntese da Aula Nesta aula, você: Compreendeu o conceito de sistemas, Sistemas de Informação e Tecnologia de Informação; Reconheceu os princípios da Teoria de Sistemas; Analisou a importância e a contribuição dos Sistemas de Informação na Gestão Organizacional. Aula 2: Classificação dos recursos de um Sistema de Informação e a Administração dos Recursos de Hardware e Software Ao final desta aula, você será capaz de: 1. Identificar como são classificados os Recursos de um Sistema de Informação; 2. Conhecer quais os principais aspectos que devem ser avaliados pelo Administrador na utilização dos recursos de Hardware e Software. Introdução Como vimos na aula anterior, os sistemas podem ser classificados de muitas formas. Eles podem ser considerados simples ou complexos. Um sistema estável e não adaptável permanece igual ao longo do tempo. Enquanto um sistema dinâmico e adaptável sofre modificações. Sistemas abertos interagem com seus ambientes; sistemas fechados não. Alguns sistemas existem temporariamente, outros são considerados permanentes. Os Sistemas de Informação dependem dos recursos que serão apresentados para coletar, transformar e disseminar informações em uma organização; para gerar os produtos de informação que são os relatórios administrativos e documentos empresariais utilizando texto e demonstrativos gráficos, respostas em áudio e formulários em papel. Como Administrador, você terá muitas decisões a tomar sobre a utilização de Hardware e Software para melhorar o desempenho da sua empresa. Nesta aula... Esclareceremos que em um Sistema de Informação as pessoas utilizam Hardware, Software, dados e redes como recursos para efetuar a alimentação, o processamento, a produção, o armazenamento e as atividades de controle que transformam os recursos de dados em produtos de informação; Abordaremos os conceitos básicos e a importância de cada um desses recursos; Apresentaremos alguns aspectos que ajudam o administrador na escolha de recursos de hardware e software. Classificação dos Recursos de um Sistema de Informação Em qualquer tipo de Sistemas de Informação podemos identificar cinco componentes em ação. São eles: Pessoas, Hardware, Software, Dados e Redes. A seguir vamos comentar cada um deles: Recursos Humanos - São necessárias pessoas para operar todos os Sistemas de Informação. Esses recursos humanos abrangem: Os especialistas - são as pessoas que desenvolvem ou operam sistemas de informação. São eles: os analistas de sistema, programadores, operadores de computador e pessoal gerencial técnico e administrativo. Os analistas de sistemas projetam os sistemas com base nas necessidades de informação dos usuários finais, os desenvolvedores de softwares criam programas para computador com base nas especificações dos analistas e os operadores de sistema ajudam a operar e monitorar as redes e sistemas de computadores. Os usuários finais ou clientes - são as demais pessoas que utilizam o sistema ou a informação que ele produz. Quase todos nós somos usuários finais de Sistemas de Informação Nas organizações, constitui-sede trabalhadores do conhecimento. Pessoas que gastam a maior parte do seu tempo criando, utilizando e distribuindo informações. Os Recursos Humanos são uma das grandes restrições à modificação dos sistemas. Um sistema bem desenhado tecnicamente para alcançar seu objetivo necessita ser usado e operado da forma correta. Para isso, o recurso humano de qualquer organização necessita conhecer claramente o seu papel e a importância do seu trabalho na organização. O papel da organização nesse contexto é primordial. A seguir algumas ações importantes por parte das organizações no sentido de viabilizar os seus objetivos: A organização deve proporcionar bases corretas de autoridade e responsabilidade para cada profissional; •Permitir constante redefinição de cada posto de trabalho; •Proporcionar que as necessidades de recursos e suportes sejam atendidas, bem como o bem- estar de cada profissional, desenvolvendo um bom ambiente de trabalho; •Proporcionar qualidade do treino/formação dos profissionais envolvidos no novo sistema, o que ajuda e previne a sua correta implementação, pois deve ser conhecida claramente a sua forma de funcionamento, as suas regras e o que O sistema (software) faz e não faz; além da capacitação na utilização do hardware. Tanto os operadores como os utilizadores do novo sistema necessitam de treino: •Pessoal operador do sistema: recursos humanos envolvidos na manutenção e no funcionamento do sistema, no controle e na segurança (inclui preparação de dados); •Pessoal potencial utilizador: recursos humanos que, direta ou indiretamente, utilizam o sistema. Necessitam se familiarizar com a aplicação e saber manipular os dados (adição, eliminação e edição de registros), recuperação e utilização de informação. Durante a formação, a interação estabelecida com os utilizadores permite obter dados importantes sobre a aceitação do sistema e a sua adequação às necessidades dos diferentes profissionais. A formação dos diferentes utilizadores deve, sempre que possível, fazer referência ao perfil de conhecimento de cada utilizador e aproveitar todo o potencial de cada profissional. Após implementação e arranque do sistema, o responsável pelo desenvolvimento do novo Sistema de Informação (SI) e os seus utilizadores devem avaliar de modo formal as mudanças introduzidas na organização. Recursos de Hardware - Compreendem todos os dispositivos físicos e equipamentos utilizados no processamento da informação. Máquinas e mídias. Nos sistemas de informação computadorizados, são exemplos os sistemas de computadores (unidades de processamento central, como os microcomputadores, computadores de médio porte etc.) e os periféricos de computador (teclado, mouse, monitor, impressoras). Recursos de Software - Conjunto de instruções operacionais chamados programas, que dirigem e controlam os hardwares de sistemas operacionais, bem como conjunto de instruções de processamento das informações, conhecidos como procedimentos. Um exemplo de procedimentos de entrada e saída de dados é a folha de pagamento. Esses dois recursos serão abordados mais detalhadamente, quando falarmos da Administração dos mesmos. Recursos de Dados - Os dados constituem um valioso recurso organizacional. São geralmente organizados em banco de dados, que guardam dados processados e organizados, e bases de conhecimento, que guardam conhecimentos em diversas formas (como fatos, regras e exemplos ilustrativos de práticas de negócios bem-sucedidas). Abordaremos as diferenças entre Dados, Informação e Conhecimento Dados são informações e dados primários crus; mais especificamente são medidas objetivas dos atributos (características) de entidades (pessoas, lugares, coisas e eventos). Conjunto de fatos representando eventos ocorridos na organização ou ambiente físico, antes que tenham sido transformados. É qualquer elemento identificado em sua forma bruta, que por si só não conduz à compreensão de determinado fato ou situação. Exemplo: Os dados são recursos de matéria-prima que são processados em produtos acabados de informação. Os dados são submetidos a um processo de valor adicionado (processamento de dados) em que sua forma é agregada, manipulada e organizada, seu conteúdo é avaliado e analisado, e é colocado um contexto ao usuário humano, se transformando na informação. Exemplo: Os dados sobre transações de vendas podem ser armazenados em um banco de dados de vendas e processados, resultando em relatórios de análise de vendas para administração. Informação são dados que foram convertidos em contexto significativo e útil para os usuários. Dados com características especificas, isto é, trata-se de um conjunto de dados significativos (dados representados por símbolos compreensíveis, devem ser completos e devem expressar ideias não ambíguas) e relevantes (são os dados que podem ser utilizados na resolução dos problemas propostos) para o componente ou sistema a que se destinam. É o dado tornado mais útil através da aplicação do conhecimento. O valor da informação está diretamente ligado ao modo como ela ajuda os tomadores de decisões a atingirem os objetivos da organização. Nesse contexto, a informação deve ser: Clara - apresentar o fato com clareza, não o mascarando entre fatos acessórios; Precisa - deve ter alto padrão de precisão e nunca apresentar termos como "por volta de", "cerca de", “mais ou menos"; ela precisa não conter erros, ser correta, verdadeira; Completa - deve possuir todos os dados importantes; Econômica - deve ser assim para ser viabilizada. Equilíbrio entre o seu valor e o custo para produzi-la, isto é, Custo X Benefícios. Os custos não devem ser maiores do que os Benefícios; Rápida - chegar ao ponto de decisão em tempo hábil para que gere efeito na referida decisão; Dirigida - a quem tenha necessidade dela e que irá decidir com base nessa informação; Flexível - serve para várias necessidades. Estoque é interessante para o Vendedor, gerente de produção e o financeiro; Confiável - pode ser dependente de outro fator, dependendo da coleta de dados. Depende da fonte de informação; Simples › de fácil compreensão; Relevante - somente as necessárias para tomada de decisão; Pontual - disponível quando necessária; Verificável - pode-se conferi-la; Acessível - facilmente acessível aos usuários autorizados; Segura - acesso somente autorizado. Conhecimento. Estar ciente e ter o entendimento de um conjunto de informações. Saber como essas informações podem ser úteis para suportar determinado processo ou tarefa. São informações junto com suas considerações pessoais. Regras, diretrizes e procedimentos usados para selecionar, organizar e manipular dados, para torná-los úteis para uma tarefa especifica. Esforço de investigação para descobrir aquilo que está oculto, que não está compreendido ainda. Adquirir conhecimento não é reter informação, mas utilizar estas para desvendar o novo e avançar. Capacidade de resolver problemas, inovar e aprender, baseando-se em experiências prévias. O processo de definição de relações entre dados requer conhecimento. Recursos de Rede São componentes fundamentais a todo Sistema de Informação. Compreendem: meios de comunicação, processadores de comunicação, acesso a redes e softwares de controle. São computadores, processadores e outros dispositivos interconectados por mídia de comunicação e controlados por softwares. São meios de transmissão e comunicação de dados. São as linhas de conexão que permitem aos computadores trocar dados entre si. Existem dois tipos que requerem atenção: •Rede local que integra os computadores em uma região pequena, normalmentedentro da empresa (intranet); •Rede de telecomunicações que integra os computadores em uma rede mundial (internet). Os recursos de rede compreendem: •O Mídia de comunicações Exemplos: cabo de fibra ótica, os sistemas de satélites de comunicação, o fio de par trançado, o cabo coaxial. •Suporte de rede Exemplo: processadores de comunicação, como modem e processadores de ligação, entre redes, softwares de controle de comunicação, como sistemas operacionais de rede e pacotes de browser para internet. Os Sistemas de Informação dependem de recursos apresentados anteriormente para coletar, transformar e disseminar informações em uma organização, para gerar os produtos de informação que são os relatórios administrativos e documentos empresariais, utilizando texto e demonstrativos gráficos, respostas em áudio e formulários em papel. Administradores Os administradores devem responder algumas perguntas antes de escolher os recursos de Hardware e Software que deverão ser utilizados na sua organização •Qual é a capacidade de processamento e armazenagem de que sua organização precisa para administrar suas informações e transações empresariais? •Que tipo de arranjo de computadores e processamento computacional traria o maior benefício para a organização? •Que tipos de software e de ferramentas são necessários para operar a empresa? Que critérios devem ser usados na escolha da tecnologia de software (seleção)? •Quais as tecnologias de software você deve conhecer e como beneficiariam sua organização? •Como devem ser adquiridos e administrados os recursos de hardware e software da empresa? Hardware O hardware é a parte física do computador, ou seja, é o conjunto de componentes eletrônicos, circuitos integrados e placas que se comunicam através de barramentos. Em complemento ao hardware, o software é a parte lógica, ou seja, o conjunto de instruções e dados processado pelos circuitos eletrônicos do hardware. Toda interação dos usuários de computadores modernos é realizada através do software, que é a camada colocada sobre o hardware que transforma o computador em algo útil para o ser humano. Além de todos os componentes de hardware, o computador também precisa de um software chamado Sistema Operacional. O Sistema Operacional torna o computador utilizável. Ele é o responsável por gerenciar os dispositivos de hardware do computador (como memória, unidade de disco rígido, unidade de CD) e oferecer o suporte para os outros programas funcionarem (como Word, Excel etc.). O termo hardware não se refere apenas aos computadores pessoais, mas também aos equipamentos embarcados em produtos que necessitam de processamento computacional, como os dispositivos encontrados em equipamentos hospitalares, automóveis, aparelhos celulares (em Portugal, chamados "portáteis"), entre outros. Na Ciência da Computação, a disciplina que trata das soluções de projeto de hardware é conhecida como arquitetura de computadores. Para fins contábeis e financeiros, O hardware é considerado um bem de capital. Software Software - é uma sequência de instruções a serem seguidas e/ou executadas na manipulação, redirecionamento ou modificação de um dado/informação ou acontecimento. Software também é o nome dado ao comportamento exibido por essa sequência de instruções quando executada em um computador ou máquina semelhante, além de um produto desenvolvido pela Engenharia de software. Inclui não só o programa de computador propriamente dito, mas também manuais e especificações. Para fins contábeis e financeiros, o software é considerado um bem de capital. Este produto passa por várias etapas como: análise econômica, análise de requisitos, especificação, codificação, teste, documentação, treinamento, manutenção e implantação nos ambientes. Uma das competências do analista de sistemas é propor os equipamentos mais adequados para um novo S.I. Existe enorme diversidade de equipamentos, por isso é necessário realizar, de modo sistemático, a avaliação e seleção do equipamento mais adequado. Aquisição de Hardware Seguindo uma tradição da organização, por recomendação ou influência externa, o importante é selecionar, de forma sensata e transparente (critérios válidos, pré-definidos), o tipo de hardware a ser adquirido e efetuar sua aquisição, levando em conta os seguintes critérios: Qual o trabalho e capacidade necessários ao hardware; Avaliar e medir as capacidades de cada equipamento; Capacidade de interoperação do equipamento; Fatores financeiros envolvidos; Manutenção e suporte do equipamento. Determinação das especificações de tamanho e capacidade Existe uma oferta, desde pequenos sistemas microcomputador até sistemas de grande capacidade, designados por mainframes ou mesmo até supercomputadores. Existem igualmente, em cada linha de equipamentos, numerosos construtores; muitos destes possuem múltiplos modelos, desde os microcomputadores até aos computadores de maior porte, passando por todo o tipo de periféricos. A primeira fase de reflexão na compra de um sistema está relacionada ao seu tamanho e às suas capacidades. As capacidades de cada sistema constituem o seu melhor elemento caracterizador e deve ser em função destas que um sistema possui maior ou menor adequação a uma dada tarefa. Devem ser considerados fatores como: Tamanho da memória principal; Velocidade de ciclo de processamento do sistema; Número de canais para input, output e comunicação; Características dos elementos de visualização e comunicações; Tipos e características de dispositivos de memória secundária aceitos pelo sistema; Software de sistema e utilitário que acompanha e/ou está disponível para o sistema. Frequentemente o software dita os requisitos mínimos do sistema a utilizar. Todos os sistemas possuem limites, dependendo do objetivo para que foram projetados; Os vendedores constituem fontes de informação através da disponibilização de informação técnica; Outra fonte de informação (mais independente) são as revistas, os jornais (da especialidade), os grupos de interesse e os clubes de utilizadores; Existem ainda relatórios técnicos e revistas que podem ser adquiridos por subscrição periódica e que tem origem em organismos de consultoria especializados em Sistemas de Informação; A capacidade de memória secundária necessária é determinada pelo volume, frequência dos dados e informação importantes para a organização; Inventariar os tipos de equipamentos e as soluções com interesse potencial para eventual aquisição; Realizar um estudo breve, mas objetivo, sobre as tecnologias potencialmente implicadas. Avaliação e medida de sistemas As comparações entre diferentes computadores devem ser realizadas tendo por base um conjunto de dados e um ambiente semelhante, o máximo possível, ao da organização. Para o efeito utiliza-se uma técnica designada por "Benchmarking". A técnica de Benchmarking consiste na utilização de programas tipo parametrizados de acordo com a carga de trabalho que caracteriza o processamento projetado para o S.I. em estudo. Permite demonstrar a viabilidade e utilidade de técnicas de controle de todo o tipo de periféricos e proporciona uma oportunidade de teste de funções específicas a realizar pelo sistema. Fornece informações importantes e úteis, uma vez que os resultados obtidos podem ser colocados posteriormente no contrato de aquisição como forma de assegurar prestações mínimas. Os testes podem ser realizados virtualmente em qualquer plataforma, sendo possível comparar os resultados obtidos, com base nos critérios especificados. Os testes podem analisara velocidade do sistema, a velocidade de um dado ambiente no sistema (exemplo: linguagem) ou um conjunto de operações. Por vezes, em ver de correr benchmarks em diversos equipamentos, são utilizados simuladores de sistemas (disponíveis comercialmente). Nos simuladores de sistemas, a carga do trabalho é definida pelo preenchimento de um inquérito onde são colocadas questões que abrangem os especificadores do S.I. de um modo sistemático. Igualmente, é possível descrever vários sistemas por via de um conjunto de características técnicas. O simulador processa a informação dos diversos sistemas informáticos alternativos, testando o seu impacto contra as características da organização e fornecendo um relatório com os resultados esperados da sua utilização. Pela manipulação, tanto das características dos sistemas como da organização de uma empresa nos simuladores, é possível obter resultados de modo interativo. O custo de realização de benchmarks é elevado em termos de valor, de tempo gasto e nos recursos humanos envolvidos. Desta forma, o uso de simuladores constitui uma solução atrativa. Os benchmarks destinam-se a testar certas características dos sistemas, tais como: Velocidade de processamento; Velocidade de acesso à memória; Capacidades de tratamento de interrupções; Velocidade de transferência de dados; Facilidades de input/output; Características de periféricos: velocidade, consumíveis, desempenho, qualidade etc. Manutenção e suporte do equipamento Depois da aquisição e instalação do equipamento, é necessário considerar a sua manutenção e a forma como se obter ajuda, e onde, em caso de dificuldades (suporte). Existe, após instalação, um breve período de garantia em que o fornecedor é responsável pela manutenção; após a garantia do sistema, é possível contratar a manutenção de múltiplas fontes disponíveis. Sendo mais comum a do fornecedor, de uma empresa especializada ou da própria organização. Lembre-se de que é necessário assegurar que possui pessoal qualificado e peças em estoque para o sistema. Os custos a suportar são pagos normalmente de forma anual ou semestral e no início do período; o valor total do contrato é normalmente uma percentagem do custo de aquisição; tipicamente 8% a 25%. O tempo mínimo de intervenção varia consoante o custo de manutenção, mas possui valores típicos de 4 a 24 horas/mês; devem ser realizadas vistorias periódicas de controle de funcionamento e condições de operação - manutenção preventiva. Software Muitas preocupações que se têm com o hardware são equivalentes às do software. A decisão de que um dado software comercialmente disponível é bom para uma tarefa/ambiente de operação, e os termos em que é contratado/adquirido, é responsabilidade única e exclusiva da organização que o pretende adquirir. A evolução dos sistemas tem mostrado ao mercado uma mudança contínua na tipologia e na aplicabilidade dos diversos sistemas. Este processo de transformação nos tem levado a uma linha de tendência, como pode ser visualizado a seguir: Para podermos selecionar um software, devemos detalhar sua tipologia. Mesmo considerando que muitas vezes um Sistema de Informações vai ser desenvolvido de forma proprietária ou, pelo menos, customizado para a utilização específica de um cliente, outros softwares de uso corrente na organização poderão ter maior ou menor grau de integração a ele. Um exemplo de tipologia de software para auxiliar no conhecimento do que é possível ou desejável integrar pode ser visualizada a seguir: Detalhes relacionados a softwares aplicativo para usuários finais: O software aplicativo consiste em uma série de programas que podem ser subdivididos em categorias de finalidades gerais e de aplicações específicas. Esses programas são chamados pacotes aplicativos porque controlam o processamento exigido para um uso específico, ou aplicação, para os usuários finais. Os exemplos incluem: Negócios – Contabilidade, Administração de Vendas, Processamento de Transação, Comércio Eletrônico, etc.; Ciência e Engenharia – pesquisa e desenvolvimento; Educação, Entretenimento, etc. – escolas, instituições de ensino, filmes em DVD; Aplicativos pessoais – administração financeira doméstica. Programas de aplicação de finalidades gerais são programas que executam trabalhos comuns de processamento de informações para usuários finais. Os exemplos incluem: Programas de processamento de textos; Programas de planilhas; Programas de gerenciamento de bancos de dados; Programas gráficos; Navegadores de rede; Correio eletrônico; Groupware. Detalhes relacionados a Software e Pacotes Integrados: Os conjuntos de software formam uma combinação dos pacotes de produtividade mais amplamente utilizados. Eles incluem conjuntos de diversas dimensões de integração, como o Office, SmartSuite, e diversos outros. Vantagens dos conjuntos de software: Estas ferramentas de software podem ser utilizadas para aumentar sua produtividade, colaborar com seus colegas e acessar a Internet, intranets e extranets. •Os conjuntos integram pacotes de software para navegação em rede, processamento de textos, planilhas eletrônicas, gráficos de apresentação, gerenciamento de banco de dados, gerenciamento de informações pessoais e outros; •Os conjuntos custam bem menos do que o custo total de comprar seus pacotes individuais separadamente; •Todos os programas utilizam uma interface gráfica com o usuário similar a dos demais, dando a estes a mesma aparência e sentido e tornando-os mais fáceis de aprender e utilizar; •Os conjuntos também compartilham ferramentas comuns, tais como verificadores ortográficos e wizards de ajuda para aumentar sua eficiência; •Os programas são projetados para trabalhar em conjunto de maneira uniforme, e cada um pode facilmente importar arquivos do outro ou transferir dados entre aplicações. Desvantagens dos conjuntos de software: Os críticos argumentam que muitos dispositivos desses conjuntos de software nunca são usados pela maioria dos usuários finais; Os conjuntos ocupam considerável espaço em disco e podem exigir quantidades significativas de memória; Os conjuntos podem comprometer a velocidade, poder e flexibilidade de algumas das funções para efetuar a integração. As desvantagens de se utilizar conjuntos de software são uma razão para o uso continuado de pacotes integrados como Microsoft Works, Lotus Suite WorkPlace, Works etc. Os pacotes integrados combinam algumas das funções de vários programas em um único pacote de software. Vantagens dos pacotes integrados: Combinam algumas das funções de vários programas em um único pacote de software; Exigem bem menos espaço em disco do que os conjuntos de software; Podem custar menos de cem dólares; Frequentemente, vêm instalados de fábrica nos sistemas de computadores mais baratos; Muitos pacotes integrados possuem funções e atributos adequados para muitos usuários de computadores. Desvantagens dos pacotes integrados: Excluem muitas características e funções presentes nos pacotes individuais e nos conjuntos de software. Não podem fazer o mesmo que conjuntos de software e pacotes fazem. Seleção Seleção de Software Existem duas grandes fases, objeto de estudo, quando se pretende selecionar software: Avaliação de software; Licenciamento de software. A fase de avaliação é bastante delicada e exige uma especificação prévia do que se pretende, a determinação das necessidades a satisfazer e o levantamento das características mínimas que devem ser asseguradas. A fase de licenciamentode software trata das questões de custo, direitos de utilização e as questões legais relacionadas aos direitos de autor, incluindo os termos contratuais a serem respeitados pela organização. Fase Fase de avaliação A fase de avaliação de software pode ser subdivida em um conjunto de atividades relacionadas com: Questões acerca das especificações das aplicações; Flexibilidade; Viabilidade e capacidade de monitorização; Capacidade; Suporte de vendas. Especificação A avaliação de software é uma atividade difícil, baseada nos resultados obtidos na determinação das especificações de sistemas; nessa fase anterior, é determinado se um dado tipo de software disponível comercialmente é adequado ou não para o sistema. Uma vez selecionado o tipo software adequado às especificações, é necessário proceder à nova análise de mercado para eleger o candidato finalista. Um método para a eleição do melhor candidato é sugerido pela análise de um conjunto de questões acerca das especificações das aplicações, o que permite a decisão de maior qualidade. O analista, ao avaliar software para potencial adoção, efetua a comparação das facilidades encontradas com as especificações obtidas na fase anterior da análise. Veja algumas questões: Que transações e dados, acerca de cada transação, é preciso manipular; Que relatórios, documentos e outro output deve o sistema produzir; Quais são os diretórios e base de dados necessários ao sistema. Que diretórios auxiliares é necessário considerar para a sua manutenção; Qual é o volume dos dados a armazenar. Qual o volume de transações a processar; Existem necessidades específicas da organização que devem ser consideradas na seleção do software; Que flexibilidade de consulta de dados deve a aplicação possuir; Quais futuros melhoramentos são possíveis e quais estão previstos para a aplicação; Quais as necessidades em termos de hardware e comunicações que o software requer; Quais são as limitações do software. Com base nessas questões é selecionado o software/aplicações mais indicado, tendo em conta igualmente as restrições de custo. Flexibilidade O software é flexível quando tem facilidade em permitir a resposta direta a mudanças de especificações do sistema e a novas necessidades do utilizador; O software com flexibilidade tem maior valor e possui maior qualidade; A flexibilidade pode introduz normalmente maior complexidade, uma vez que exige do utilizador a definição de muitos aspectos do sistema que poderiam ser incluídos no software como facilidade padrão; As áreas onde a flexibilidade do software é importante incluem o armazenamento de dados, a geração de relatórios, os sistemas de menus, a definição de parâmetros e os sistemas de entrada de dados; A flexibilidade do software também varia em função dos tipos de hardware suportados; A flexibilidade do software pode permitir maiores facilidades de manutenção. Viabilidade Viabilidade e capacidade de monitorização Os utilizadores depositam uma "confiança cega" nos sistemas desenvolvidos, o que exige, ainda, maior necessidade de assegurar o seu correto funcionamento. A verificação do funcionamento do software conforme o especificado é um passo essencial na fase de seleção. Alguns dos procedimentos típicos para esta fase: Realizar o rastreio de uma transação, analisando valores intermédios produzidos durante processamento; Imprimir registos e transações selecionadas que possuam características específicas e analisar os resultados; Testar repetidas vezes os comandos e as funções mais críticas do sistema; Produzir uma decisão completa de transações e dos seus efeitos nos diretórios e base de dados principais; Obter os controles suficientes para a entrada de dados. O processo de verificação deve ser levado a efeito com uma bateria de testes, de forma a que seja possível: Validar relatórios e output; Testar a autenticidade e qualidade dos dados e informação. Um sistema ser fiável significa que os dados produzidos pelo sistema são fiáveis, corretos e confiáveis. Um sistema fiável tem também de ser um sistema seguro. A segurança de um sistema é avaliada pela determinação do método de acesso e pela capacidade de proteger o sistema contra acessos não autorizados. Na segurança são utilizados sistemas de senha e sistemas de senha multinível. Os sistemas de senha multinível controlam o nível de entrada de um dado utilizador no sistema, com base nas funcionalidades e operações que lhe são permitidas. Capacidade A capacidade de um sistema calcula-se com base na quantidade de dados que armazena, na potência de processamentos que possui e na quantidade de utilizadores/ aplicações que suporta. A capacidade está intimamente relacionada aos dispositivos hardware/software utilizados. Outros fatores são: Tamanho máximo de um registo (bytes); Tamanho máximo de um diretório (em bytes); Tamanho máximo do diretório (em campos/ registro); Número de diretórios acessados simultaneamente; Número de diretórios ativos simultaneamente; Número de variáveis a manipular; Complexidade das estruturas de bom utilizador; Transações/utilizadores por unidade de tempo. Suporte Suporte de venda Um fator importante na seleção de software comercial é o apoio pós-venda; O apoio pós-venda de qualidade facilita a manutenção do sistema; O bom software que não é mantido num ambiente dinâmico rapidamente se toma obsoleto; O suporte de venda normalmente inclui o treino de venda no momento de aquisição do software. Ao se tratar de um sistema, o item referente à formação deve referir claramente 0 seu local, o número de horas previstas, a documentação, o número de formandos permitidos, além dos respectivos custos, se existirem. A resposta às questões de apoio de venda indica como quem produz o software se comportará perante a organização. Esse serviço de apoio é normalmente designado por contrato de manutenção e deve ser detalhado nos seguintes pontos: Frequência de manutenção de software? Os upgrades terão custo? Qual? Qual a periodicidade de novas versões? A manutenção tem custo mensal? Que serviços cobre? Quais estão excluídos? Existe possibilidade de realizar modificações para o sistema? A que custo? Darão alguma prioridade ao nosso sistema? Qual a data de início e a data final de instalação? Quais acordos existem para o controle sobre o aumento dos valores de manutenção? Como e onde serão resolvidas divergências acerca do contrato de manutenção? Em quais horários a assistência está disponível? Que possibilidades e formatos existem para receber suporte de emergência? Com que custos? É possível a organização alterar e adaptar o software? E ligá-lo/integrá-lo a terceiras entidades? Contrato Contrato de software Todas as questões discutidas na avaliação do software devem ser objeto de referência no contrato. A redação do esboço do contrato deve ficar a cargo de um advogado, assim como a leitura de contratos-tipo dados pelo fornecedor. Existem dois tipos de contrato: Licenciamento de software; em que é permitida a sua utilização segundo um conjunto de regras explicitadas; Contrato de desenvolvimento; em que as obrigações de parte a parte são colocadas, bem como expostos claramente os prazos, resultados e objetivos a cumprir. O contrato deve fixar claramente em que moldes e quem é o dono do software. Avaliação Avaliação de software Custo Quais os serviços incluídos? Instalação, treinamento, formação e manutenção. Custos de conversão e instalação? Disponibilidade:História operacional? Quantos e quais (tipos) utilizadores? Há referências? Configuração do equipamento: Mínima, ótima. Adaptação a outros sistemas? Fornecedor fiável: Disponibilidade financeira e de pessoal? Ambiente de software: Utilizador familiarizado com as linguagens e processos usados? Recurso a técnicos especiais? Qualidade do desenho do sistema: É integrado ou adaptado de um caso? Modular, útil e expansível? Documentação: Geral, adequada para operação e dados? Com qualidade? Suporte na instalação: Qual? Em que altura? Quanto é necessário? Manutenção: Existe? Qual ao certo? Preventiva? Com que custos? A revisão do sistema permite conhecer como funciona o S.I., como foi aceito pela organização, e quais ajustes devem ser considerados antes e depois da implementação do Sistema de Informação. Devem ser objeto de análise, entre outros aspectos, os seguintes: O custo de operação do S.I.; Qual o modo de execução das operações no S.I.; Qual a precisão/ qualidade dos dados obtidos pelos utilizadores do S.I.; Qual a oportunidade da informação e relatórios que os utilizadores recebem do S.I.; Que mudanças provocou o S.I. na organização. O impacto foi positivo ou negativo; De que forma o S.I. modificou a qualidade da informação; Em que medida o S.I. alterou a atitude dos utilizadores e do pessoal envolvido no sistema; Em que medida o S.I. afetou o número de utilizadores; Como o S.I. modificou as interações entre membros da organização; Em que medida o S.I alterou a produtividade; Em que medida o S.I. modificou o esforço realizado para obtenção de informação destinada à tomada de decisão. Síntese da Aula Nesta aula, você: Aprendeu como são classificados os Recursos de um Sistema de informação; Conheceu os principais aspectos que devem ser avaliados pelo Administrador na utilização dos recursos de Hardware e Software. Aula 3: Atividades do Sistema de Informação Ao final desta aula, você será capaz de: 1. Conhecer as atividades básicas do processamento da Informação que acontecem nos Sistemas de Informação. Introdução Nesta aula, após termos conhecido os recursos de sistemas de informação, nas aulas anteriores, vamos apresentar as atividades básicas do processamento da informação. Nas aulas anteriores, conhecemos os recursos dos sistemas de informação. Conheceremos nesta aula as atividades básicas do processamento da informação. Entrada (Input) Envolve a captação e reunião de elementos que ingressam no sistema para serem processados. Ação de capturar/coletar dados dentro da organização ou de seu ambiente externo Por exemplo: matérias-primas, energia, dados e esforço humano devem ser organizados para processamento; os usuários finais registram os dados sobre transações em formulários de papel ou inserem diretamente em sistemas de computador. Outro exemplo é o escaneamento ótico de etiquetas com código de barras em mercadorias. Portanto, a entrada de dados apresenta-se na forma de atividades de registro de dados como gravação e edição. Processamento Envolve processo de transformação que convertem insumo (entrada) em produto. Ação de converter dados de forma significativa, mais útil e apropriada (informação). Os dados são submetidos às atividades de processamento, como cálculo, separação, comparação, classificação e resumo. Estes organizam, analisam e manipulam os dados, convertendo-os em informação para o usuário final. Esses dados precisam ser corrigidos e atualizados sistematicamente. Ex: Processo Industrial, Respiração Humana. Saída (Output) Envolve a transferência de elementos produzidos por um processo de transformação até o seu destino final. A transferência da informação processada para pessoas ou atividades onde será usada. Ex: Produtos acabados, serviços humanos e informações gerenciais devem ser transmitidos a seus usuários, como relatórios e demonstrativos do desempenho de vendas, gráficos. Armazenamento É a atividade na qual os dados e informações são guardados de forma organizada para uso posterior. Os dados armazenados são organizados em campos, registros, arquivos e banco de dados. Facilita seu uso posterior no processamento ou na recuperação como saída, quando requisitado pelo usuário do sistema. Ex.: registros sobre produtos, clientes e empregados. Os Elementos Lógicos de Dados são os métodos de organizar os dados armazenados em sistemas de informação. Campos - é um grupamento de caracteres que representa uma característica. Ex.: o campo do endereço de um funcionário. Registros - é uma coleção de campos inter-relacionados. Ex.: o registro da folha de pagamento de um funcionário contém vários campos. Arquivo - é uma coleção de registros inter-relacionados. Ex.: um arquivo de folha de pagamento contém os registros de todos os funcionários. Banco de dados - é uma coleção integrada de registros ou arquivos inter-relacionados. Ex.: o banco de dados de pessoal de uma empresa pode conter arquivos da folha de pagamento, dados cadastrais, habilidades dos funcionários. Controle - um sistema de informação deve produzir feedback, ser monitorado e avaliado, para determinar se o sistema está atendendo aos padrões de desempenho estabelecidos, ou seja, se ele está se dirigindo à realização de sua meta. A função de controle faz os ajustes necessários aos componentes de entrada e processamento de um sistema para garantir que seja alcançada a produção adequada. Feedback (realimentação) - origem: Wikipédia, a enciclopédia livre - é o retorno de informação ou, simplesmente, retorno. São dados sobre o desempenho de um sistema, objetivando orientar ou estimular comportamentos futuros mais adequados. É a saída que retorna aos membros apropriados da organização para ajudá-los a avaliar ou corrigir o estágio de entrada Ex.: um gerente de vendas exerce controle quando realoca vendedores para novos territórios de vendas, depois de avaliar o feedback sobre os seus desempenhos de venda. O Sistema de Informação recebe recursos (dados) e processa em produtos (informações) como saída, podendo ter mais componentes coo feedback e controle conhecido como Sistema Cibernético, ou seja, sistema autorregulado e monitorado. Ex.: computadores podem monitorar e controlar processos de produção ou procedimentos contábeis que ajudam a controlar os sistemas financeiros, entre outros. Uma empresa é um exemplo de sistema organizacional no qual os recursos econômicos – entrada - são transformados por vários processos organizacionais - processamento - em bens e serviços - saída -. Os sistemas de informação fornecem à administração informações - feedback - sobre as operações do sistema para sua direção e manutenção - controle. Os sistemas de informação podem existir sem a presença do computador; porém, nesta disciplina, focaremos os SIBC (Sistemas de Informação Baseados em Computador). Um SIBC usa tecnologia de computação para executar parte das funções de processamento de um sistema de informação e também algumas das funções de entrada e de saída. Contudo, um sistema de informação não é composto apenas de computadores, trata-se de uma parte integrante de uma organização e é um produto de três componentes: tecnologia, organizações e pessoas. Não se pode entender ou usar sistemas de informações em empresas de forma eficiente, se não existir o conhecimento de suas dimensões em termos de organização e de pessoas, assim como de suas dimensões técnicas. Um sistema de informação não é apenas um computador; para ser bem-sucedido tem dimensões organizacional e humana, além dos componentes técnicos. Ele existe para responder àsnecessidades organizacionais, incluindo problemas apresentados pelo ambiente externo, criado por tendências políticas, demográficas, econômicas e sociais. Vamos conhecer as partes envolvidas nas atividades dos sistemas de informação Organizações As empresas são organizações formais compostas por vários níveis de especialidades e mão de obra. Dentro da firma, os funcionários ocupam posições diferentes com relação à responsabilidade e autoridade, e as pessoas sempre respondem a funcionários com cargos superiores. Dessa forma, as organizações precisam construir sistemas de informação para atender às necessidades dos vários níveis de comando e para resolver problemas internos e externos, tais como mudanças em regulamentações governamentais ou condições de mercado. Pessoas As pessoas usam as informações vindas de sistemas baseados em computadores, integrando-as ao ambiente de trabalho. Elas também introduzem dados nesses sistemas, colocando-os diretamente no computador ou em um meio que o computador possa ler. Os empregados da empresa, muitas vezes, necessitam de treinamento especial para entender esses sistemas e desenvolver suas tarefas com habilidade e eficiência. Tecnologia É o meio pelo qual os dados são transformados e organizados para uso das pessoas. Um sistema de informação pode ser um sistema manual, usando somente a tecnologia do lápis e papel (um exemplo seria a pasta de um professor que contém os registros e as notas de seu curso). Todavia, os computadores substituíram a tecnologia manual de processamento de grande volume de dados e de trabalhos complexos de processamento. Os sistemas de informação que são baseados em computadores usam alguma forma de tecnologia montada para entrada, processamento, saída e armazenamento de dados. Os computadores e outras tecnologias da informação (TI) são as bases técnicas ou as ferramentas dos sistemas de informação. Os computadores e os equipamentos de comunicação armazenam, processam, distribuem e comunicam a informação. Os programas de computadores, ou softwares, são os conjuntos de instruções que dirigem o processamento do computador. Sistemas de informação são muito mais amplos em seu escopo. Eles abrangem as tecnologias, os procedimentos organizacionais, as práticas e as políticas que geram informações, assim como as pessoas que trabalham com essa informação. O conhecimento de sistemas de informação consiste em três elementos: 1. Um conhecimento e uma habilidade prática com tecnologias de informação; 2. Uma compreensão ampla de organizações e indivíduos, com perspectiva comportamental; 3. Uma compreensão ampla de como analisar e resolver problemas. Síntese da Aula Nesta aula, você: Conheceu as atividades básicas do processamento da Informação que acontecem nos Sistemas de Informação. Aula 4: As Funções e Aplicações de Sistema da Informação e Suas Tendências Ao final desta aula, você será capaz de: 1. Entender as funções e Aplicações de Sistemas de Informação; 2. Conhecer as Tendências de Sistemas de Informação. Introdução A compreensão da importância dos Sistemas de Informação nas operações de comércio eletrônico, na administração, na colaboração e no sucesso estratégico das empresas, é primordial para o bom desempenho de qualquer organização nesse mercado competitivo e globalizado. Vamos conhecer nesta aula, portanto, os três papéis vitais que os Sistemas de Informação podem desempenhar nas empresas e a classificação que eles recebem baseada nesses papéis, além de conhecermos as suas tendências através da apresentação da evolução dos Sistemas de Informação ao longo dos anos. A formação em sistemas de Informação e de computadores é pré-requisito de inúmeras oportunidades de Trabalho. O conhecimento de como os dados, a informação e os sistemas são usados pelas pessoas e as organizações faz parte da formação em sistemas de informação. Nesta aula apresentaremos as razões fundamentais para a aplicação de um Sistema de Informação nas organizações e as principais tendências em modelos de estruturas de sistemas. Sistemas de Informação eficazes podem ter um impacto enorme na estratégia e no sucesso organizacional. As razões fundamentais para a aplicação de Tecnologia de Informação nas empresas, dentre outras, são: maior segurança, melhores serviços, maior eficiência e eficácia, despesas reduzidas e aperfeiçoamento no controle e na tomada de decisões. Por isso, é um campo em desenvolvimento constante. Os papéis que os Sistemas de Informação podem desempenhar são: Suporte de seus processos e operações; Suporte na tomada de decisões de seus gerentes e funcionários; Suporte em suas estratégias em busca de vantagem competitiva. Sistemas de Informação estão impulsionando tanto as operações diárias como a estratégia organizacional. Poderosos computadores, softwares e redes, têm ajudado as organizações a se tornarem mais flexíveis, eliminar níveis gerenciais, desvincular o trabalho da localização, coordenar-se com fornecedores e clientes e também com os gerentes. A Tecnologia de Informação vem oferecendo ferramentas para que os gerentes planejem, façam previsões e monitorem os negócios com mais precisão. A seguir, detalharemos cada um desses papéis que desempenham os sistemas de informação. 1. Suporte de seus processos e operações Os Sistemas de Informação computadorizados vêm se expandindo ao longo do tempo. Dão suportes às operações das organizações através dos registros das diversas atividades. Exemplo: Registros de compras do cliente, acompanhamento do estoque, pagamento de funcionários, controle das aquisições de mercadorias, avaliação de tendências mercadológicas, dentre outras. 2. Suporte na Tomada de Decisões de seus gerentes e funcionários Os Sistemas de Informação também auxiliam os gerentes de loja e outros profissionais da empresa a tomarem as melhores decisões e tentar obter vantagem competitiva. São os alicerces dos novos produtos e serviços baseados em economias do conhecimento. Exemplo: Decisões sobre quais linhas de produtos devem ser acrescidas ou retiradas do mercado e quais os investimentos que essas linhas requerem. 3. Suporte em suas estratégias em busca de vantagem competitiva Vantagem competitiva corresponde a um benefício significativo, e, preferencialmente, de longo prazo, de uma empresa sobre a sua concorrência. A obtenção de vantagem estratégica sobre os concorrentes requer o uso inovador da Tecnologia de Informação, que pode auxiliar a fornecer produtos e serviços diferenciados que possibilitam a empresa sobressair sobre as demais no mercado. Baseados nesses papéis que os Sistemas de Informação podem desempenhar vamos apresentar a classificação dos mesmos como: Sistemas de Apoio às Operações Sistemas de Apoio Gerencia Sistemas de Apoio às Operações Os Sistemas de Apoio às Operações incluem o processamento das transações, controle dos processos e sistemas colaborativos. Os Sistemas de Informação sempre foram necessários para uso interno e externo nas operações das empresas. Nesse caso, são usados como apoio às tarefas e atividades executadas por uma organização. O processamento de transações Os dados das transações podem ser acumulados durante certo tempo e periodicamente processados (lotes) ou os dados são processados imediatamente depois da ocorrência de uma transação. Exemplo: sistemas de ponto de vendas que utilizam terminais eletrônicos no caixa que capturaram e transmitem dados de vendas para centros regionais para processamento imediato ou a cada noite (lote). Os sistemas de controle de processos Monitoram e controlamprocessos físicos. Exemplo: Refinaria de petróleo que utiliza sensores eletrônicos ligados a computadores para monitorar os processos químicos e fazer ajustes imediatos no processo de refino. Os sistemas colaborativos Aumentam as comunicações e produtividade de equipes ou grupos de trabalho. Exemplo: Utilização do Correio Eletrônico tradicional, programas de mensagens instantâneas em dispositivos móveis e as Videoconferências para realizar reuniões e coordenar suas atividades. Sistemas de Apoio Gerencial Os sistemas de Apoio Gerencial incluem a Informação gerencial, apoio às decisões e a informação executiva. Os Sistemas de Informação utilizados para o aperfeiçoamento contínuo, isto é, a busca constante de modos de aperfeiçoar os processos ou tarefas empresariais para adicionar mais valor aos produtos e serviços. Os Sistemas de Informação gerencial. Através de relatórios, os gerentes podem efetuar análises de vendas, realização de processos e relatórios de tendências de custos. Os Sistemas de Apoio à Decisão. Oferecem suporte computacional aos gerentes durante o processo decisório, tendo acesso a, por exemplo, um pacote de planilhas eletrônicas para realizar análise e simulação do impacto de orçamentos de propaganda no lançamento de novos produtos. Os Sistemas de Informação Executiva. Fornecem informações para uma multiplicidade de gerentes. Os altos executivos têm acesso instantaneamente a informações por terminais de áreas fundamentais de desempenho da organização. Classificação dos Sistemas de Informação Os Sistemas de Informação também podem ser classificados como especialistas e de gerenciamento do conhecimento, sistemas de informação empresarial e sistemas de informação estratégica. Os sistemas especialistas são sistemas baseados no conhecimento e fornecem conselho especializado. Os sistemas de gerenciamento do conhecimento como diz o nome, são sistemas baseados no conhecimento e apoiam a criação, organização e disseminação de conhecimento empresarial aos funcionários e gerentes. Os Sistemas de Informação Empresarial são sistemas que focam aplicações operacionais e gerenciais em apoio a outras funções básicas de negócio, como contabilidade ou marketing, por exemplo. Os Sistemas de Informação Estratégica aplicam a Tecnologia de Informação aos produtos, serviços e processos de negócios no intuito de obter vantagem estratégica sobre seus concorrentes. Inter-relação Sistêmica nas Organizações Podemos identificar a seguinte inter-relação sistêmica nas organizações: Os impactos em cada uma das áreas indicadas podem ocorrer nas seguintes circunstâncias: • O desempenho dos sistemas é otimizado, quando a tecnologia e a organização ajustam-se entre si; • Há uma crescente dependência entre estratégias, regras e procedimentos de negócios e os Sistemas de Informação; • Mudanças no negócio (estratégias, regras e procedimentos) implicam em mudanças nos Sistemas de Informação, que por sua vez podem trazer restrições para a organização. Tendências em Sistemas da Informação Ao longo dos anos, as aplicações dos Sistemas de Informação nas organizações têm sido significativas; compreender o quanto essa ferramenta é necessária hoje nas organizações e perceber, por exemplo, como os sistemas atuais são modificados, desenvolvidos e aplicados é essencial. Evolução em Sistemas da Informação PRÉ-HISTÓRIA Antes da popularização dos computadores, os Sistemas de Informação nas organizações se baseavam basicamente em técnicas de arquivamento e recuperação de informações de grandes arquivos. Geralmente, existia a figura do "arquivador", que era a pessoa responsável em organizar os dados, registrá-los, catalogá-los e recuperá-los quando necessário. Esse método, apesar de simples, exigia grande esforço para manter os dados atualizados, bem como para recuperá-los. As informações em papéis também não possibilitavam a facilidade de cruzamento e análise dos dados. Por exemplo, o inventário de estoque de uma empresa não era uma tarefa trivial nessa época, pois a atualização dos dados não era prática e quase sempre envolvia muitas pessoas, aumentando a probabilidade de ocorrerem erros. 1940-1952 Nessa época, os computadores eram constituídos de válvulas eletrônicas (componentes grandes e caros), o que era uma técnica lenta e pouco durável. Os computadores só tinham utilidade científica para fazer cálculos mais rápidos (algumas vezes mais do que nossa capacidade de calcular). Era muito trabalhoso o processo para deixar o computador funcionando e para fazer a manutenção de válvulas e fios (quilômetros), que eram trocados e ligados todos manualmente. Essas máquinas ocupavam áreas grandes, como salas ou galpões. A programação era feita diretamente, na linguagem de máquina. A forma de colocar novos dados era por papel perfurado. 1964-1971 Relatórios Administrativos – Sistema de Informação Gerencial Uma nova técnica de Circuitos Integrados foi criada, o SLT (Solid Logic Technology), e outra técnica de microcircuitos. Com isso, podendo fazer processos simultâneos, dando um grande salto nos processamentos. Ainda tendo novas evoluções para técnica de integração SSI (integração em pequena escala) e MSI (integração em média escala). As técnicas de integração evoluíram de SSI (integração em pequena escala), LSI (integração em grande escala) e VLSI (integração em muito grande escala). A linguagem utilizada na época eram as linguagens orientadas (linguagem universal e semelhante, cada vez mais, com linguagem humana). Esses processos chegaram aos bilionésimos de segundos. Exemplo: mais tarde surgiu SIG (Sistema de Informação Gerencial que fornecia aos usuários finais gerenciais relatórios administrativos pré-definidos, que davam informações necessárias para tomada de decisão). Na década de 1970 toda a ação acontecia na sala de processamento de dados - os chamados CPD´s (Centro de Processamento de Dados)-, responsáveis pelo tratamento das informações, onde o acesso a esse volume de dados era realizado por relatórios gerados pelo sistema ou terminais ligados ao computador central. Porém, havia resistência por parte de usuários ao novo sistema e centralização das operações. 1971-1981 Em meados de 1970, as transformações tecnológicas começaram a abrir novas opções para a transformação de dados em informações e para o melhoramento e adequação dos sistemas, de acordo com as necessidades da empresa. Porém, ainda era um período de extremacentralização. Surge, então, os sistemas gerenciadores de banco de dados, que organizam as informações de uma maneira eficaz, evitando duplicidade e facilitando sua análise. Assim, os velhos CPDs começaram a se transformar em bibliotecas de informações. Os profissionais de informática eram os que mais resistiam às mudanças. Nessa geração, surgiram os microprocessadores, e, com isso, a redução dos computadores (microcomputadores). Houve também o surgimento de linguagens novas de alto-nível e nasceu a transmissão de dados entre computadores através de rede. 1981-1990 Ao longo da década de 1980, observamos uma “popularização” da TI com o incremento dos microcomputadores associado a uma degradação dos sistemas integrados. O grande porte que atendia um modelo de integração, mas focado em uma visão centralizadora, onerosa e com baixa amplitude de alcance ao mercado, sucumbia frente ao empoderamento do usuário final que tinha o sistema ao seu alcance (microcomputador), embora não conseguisse interagir direito com outros. A década acaba sendo marcada pelo incremento do desenvolvimento do próprio micro e pelo fato do mercado buscar
Compartilhar