Inventário Físico de Estoques

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Administração de Suprimentos de Logística 
 
 Inventário Físico 
 
 
É a contagem física dos itens em estoque com as seguintes verificações após a 
contagem: 
a) Divergências em valor (R$) entre o estoque físico e o estoque contábil. 
b) Divergências em quantidades entre o registro contábil e as quantidades 
reais inventariadas. 
c) Apuração do valor total do estoque para efeito de balanços. O inventário 
é realizado próximo ao encerramento do ano fiscal. 
 
Através dos resultados e comparativos ( físico x contábil) do inventário é possível 
avaliar a eficiência operacional, pois quanto menor a variação de inventário, 
maior terá sido a eficiência operacional no período ou seja as movimentações de 
entradas e saídas foram realizadas corretamente. 
Entradas => Recebeu certo, lançou certo no sistema; 
Saídas => Expediu certo, lançou certo no sistema; o inventário tem que bater. 
 
Tipos de inventário: 
 
o Inventários Gerais – realizados no término do exercício fiscal, abrangendo 
todos os itens do estoque; são demorados e deixam pouca margem 
para conciliação, análises das divergências e ajustes. 
 
 Ocorre, geralmente, a parada do processo operacional. 
 
 Para efeito de controle de estoques, empresas realizam inventários 
periódicos (mensal, trimestral, semestral). 
 
o Inventários Rotativos ou Cíclicos – distribuem as contagens ao 
longo do ano, focando cada contagem em uma parcela de itens em estoque. 
Divide o trabalho, permitindo um tratamento mais preciso. 
 
 Itens da classe A são contados mais vezes. 
 Ocorre, geralmente, sem a parada do processo operacional. 
 
o Planejamento e Preparação 
(usado em inventários gerais e periódicos) 
 
a) Comunicação de convocação e serviços, definindo os convocados, data, 
horários , locais de trabalho. 
b) Fornecimento de meios de registro de qualidade e quantidade adequada 
para uma contagem correta. 
c) Análise da arrumação física. 
d) Atualização e análise dos registros. 
e) Cut off (ponto de corte) na documentação e movimentação de 
materiais a serem inventariados. 
 
o C O N V O C A Ç Ã O: 
 
• Normalmente são organizadas duas equipes, uma para a primeira contagem e 
outra para a segunda contagem; outra equipe para digitação e organização das 
fichas e coordenador(es) do inventário. 
• A lista de convocação deverá ser distribuída para cada funcionário que 
participará do inventário, contendo instruções e esclarecimentos. 
 
o R e g i s t r o (cartão de inventário) 
 
• Onde são feitos os registros de inventário, com partes destacáveis para 
contagens e recontagens. São preenchidas antes da fixação nos 
lotes a serem inventariados (geralmente o próprio sistema de gestão de 
estoques emite as fichas com base no cadastro de itens ativos ou posição dos 
estoques). 
• As etiquetas são fixadas nos itens ou lotes de itens a serem inventariados, 
normalmente após a arrumação física dos estoques (ou em paralelo). 
 
o Arrumação (Física) 
 
• As áreas e os itens de estoques devem ser arrumados e organizados de 
forma conveniente, agrupando itens do mesmo tipo (geralmente por código). 
• Os corredores devem ficar livres e desimpedidos. 
• Produtos que não serão inventariados devem ser isolados. 
• Equipamentos de apoio devem ser providenciados, como escadas, balanças, 
calculadoras, etc ... 
 
 Um dos segredos de um bom inventário é a arrumação física, pois uma 
arrumação eficiente permite agilidade nas contagens e confiabilidade no que 
esta sendo inventário. 
 Um bom inventário é aquele onde todos os itens previstos foram 
inventariados e expressa em 100% a quantidade física dos itens no 
momento das contagens. 
 
o Cut-Off (Ponto de corte) movimentação e documentação 
 
• Procedimento fundamental no processo de inventário. Antes do cut-off 
todos os registros de entradas, saídas, requisição e devolução deverão ser 
lançados no sistema e os materiais deverão ser inventariados. 
 
• O Cronograma de atendimento e o Cut-off deverão ser elaborados e 
informados a todos os setores da empresa (principalmente: compras, vendas e 
produção). Define o último dia/hora para recebimento (entradas) e 
atendimento (saídas). 
 
• Ob.: Caso algum registro de entrada não seja efetuado (lançado no sistema), 
segregar o material e não inventariar. Efetuar o lançamento e a estocagem 
após o inventário. 
• Todos os documentos de saídas lançados no sistema (NF, requisições), 
deverão ser atendidos antes do inventário ou o material deverá ser segregado 
e não inventariado. 
 
• Após o lançamento de todos os documentos, o sistema deverá ser travado e as 
quantidades finais de cada item servirão de base para o comparativo ( 
contábil x itens inventariados). 
 
 Ob.: O cut-off é outro segredo para a realização de um bom inventário, pois 
após o encerramento da movimentação e lançamento dos documentos, 
os ajustes finais são feitos (preparação física com a guarda dos produtos 
e posição final dos estoques para comparativo. 
 Após o Cut-off, não poderão ocorrer movimentações. 
o Antes do início das contagens: 
 
• Verificar se todos os itens a serem inventariados foram etiquetados. 
• Conferir se a etiqueta foi anexa no item certo, 
• Verificar se não existem itens misturados. 
• Comparar a unidade de medida do sistema x do item físico do armazém 
(inventariar pela unidade do sistema). 
• Verificar se o Cut-off foi concluído (todas as entradas, lançadas e os produtos 
estocados; se todas as saídas foram atendidas). 
• Verificar se o sistema foi travado e se não esta ocorrendo movimentações. 
• Reunir toda a equipe de inventário, passar orientações, esclarecendo as 
dúvidas. 
 
o Contagem do estoque: 
 
• Todo o item a ser inventariado deverá ser contado duas vezes. (existem 
empresas que utilizam a quantidade do sistema como primeira contagem). 
• Se a segunda contagem coincidir com a primeira, considera-se o 
inventário feito corretamente. Caso contrário, uma terceira contagem é feita 
por outra equipe. 
• A equipe de controle de estoque deve justificar as variações 
percebidas entre os registros contábeis e as contagens físicas. 
• O inventário é consolidado no controle das diferenças de inventário, que 
mostra as diferenças por item e seu somatório. 
• Sendo aprovado o ajuste das eventuais diferenças, é finalizado o 
processo com a conciliação do registro contábil de acordo com a 
contagem física. 
 
o Efeitos de um mau inventário: 
 
• Informações erradas para o balanço da empresa. 
• Erros no planejamento de itens ( foram apontadas quantidades 
diferentes das reais) 
• Perdas de produto (existe fisicamente mais não foi inventariado 
podendo gerar perda). 
• Não atendimento aos clientes (falta na quantidade apontada (total ou 
parcial)). 
• Desconfiança sobre a idoneidade dos funcionários. 
 
 Exercício 
 
Uma empresa tem em seu estoque aproximadamente 15.000 itens 
diferentes. No inventário do ano anterior verificou- se que havia, em média, 
30 unidades de cada item. Supondo que uma pessoa possa contar, em 
média, 60 unidades por minuto, quantas pessoas serão necessárias para 
contar todas unidades em dois dias de trabalho? Dado: 1 dia = 8 horas. 
 Solução 
o Nº de unidades a serem contados = 15.000 x 30 = 450.000 unidades 
Tempo necessário para contagem =450.000 unidades = 7500 minutos 
 60 unidades/min 
 
o Tempo disponível por pessoa = 
 (2 dias) x ( 8 hs/ dia) x (60 min/hora) = 960 minutos/pessoa 
 Nº de pessoas = 7500 = 7,81 pessoas ( 8 pessoas) 
 960 
 
 Acuracidade do inventário: 
 
• Acuracidade do inventário (como indicador de eficácia) É a quantidade 
de itens inventariados com saldo correto (físico x contábil iguais), 
dividida pela quantidade de itens contados, vezes 100. ( resultado em 
percentual). 
 Por exemplo: 
• Itens contados 50 
• Itens sem diferença (saldo correto: 48). 
• Acuracidade = (48 : 50)* 100 = 96% 
 
 
 Cálculo do percentual de itens contados por classe (A,B e C): 
 
Número de itens contados por classe /(dividido) pelo total de itens contados 
(todas as classes) x 100 
 
 
 
 Exemplo de acuracidade de estoque e de percentual de itens 
contados por classe 
 
a) Calcule o percentual de itens contados por classe e a acuracidade geral 
do inventário. 
b) Calcule a acuracidade por classe (a, b e c). 
 
Classe 
Nº itens 
Contados 
Nº de itens 
Contados em % 
Nº de itens 
com 
divergências Acuracidade 
A 4910 268 
B 9125 438 
C 2880 55 
 Resposta 
 
Classe 
Nº itens 
Contados 
Nº de itens 
Contados em % 
Nº de itens 
com 
divergências Acuracidade 
A 4.910 4.910/ 16.915 (29,03%) 268 (4.642/4.910) 94,55% 
B 9.125 9.125/ 16.915 (53,95%) 438 (8.687/9.125) 95,20% 
C 2.880 2.880/ 16.915 (17,02%) 55 (2.825/2.880) 98,09 % 
Total 16.915 100% 761 (16.154/16.915) 95,50% 
 
 
 
Referências: Administração dos Recursos materiais e Patrimoniais – Uma 
Abordagem Logística – Hamilton Pozo – 5ª Edição – Editora Atlas. 
TigerLog Consultoria e Treinamento em Logística – Material de Treinamento.