1 - Cálculo e contabilização da folha de pagamento (Gestão Tributaria e Sped)

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Cálculo e contabilização da folha de pagamento
Prof. Rodrigo de Oliveira Leite
Descrição
Aspectos introdutórios sobre a contabilidade de folha de pagamento:
cálculo da folha de pagamento e encargos, contabilização da folha de
pagamento, apropriação e pagamento da folha e sua conciliação
contábil.
Propósito
Compreender a importância da contabilidade da folha de pagamento e
do seu impacto no gerenciamento econômico e financeiro das
empresas, bem como conhecer os principais tributos e terminologias
utilizadas pela contabilidade da folha de pagamento, é relevante para
gerenciar de forma eficaz e eficiente os recursos humanos de uma
empresa, minimizando, assim, possíveis problemas trabalhistas.
Preparação
Para dar início a este estudo, tenha acesso a uma calculadora ou um
sistema eletrônico de planilhas para fazer os cálculos necessários.
Objetivos
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Módulo 1
Contabilidade da folha de pagamento, seu
cálculo e os principais encargos
Definir os principais conceitos da contabilidade da folha de
pagamento, seu cálculo e os principais encargos.
Módulo 2
Contabilização da folha de pagamento
Identificar os aspectos da contabilização da folha de pagamento.
Módulo 3
Relativos à apropriação, ao pagamento, à
conciliação contábil e à auditoria
Descrever os aspectos relativos à apropriação, ao pagamento, à
conciliação contábil e à auditoria.
Introdução
Neste conteúdo, veremos como as empresas usam a
contabilidade de folha de pagamento para registrar os
pagamentos a seus empregados e para tomar decisões sobre
custos de folha de pagamento. Compreenderemos como as
regras contábeis se aplicam à contabilidade de folha de

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pagamento e analisaremos os principais encargos relacionados
ao setor de recursos humanos de uma empresa.
Ainda, analisaremos a terminologia contábil e os princípios
aplicados à contabilidade da folha de pagamento e outras
nomenclaturas aplicadas a ela. Por fim, discutiremos sobre a
apropriação e o pagamento de salários e benefícios e veremos
como são feitas a conciliação contábil e a auditoria.
1 - Contabilidade da folha de pagamento, seu cálculo e os
principais encargos
Ao final deste módulo, você será capaz de definir os principais conceitos da contabilidade da
folha de pagamento, seu cálculo e os principais encargos.
Contabilidade de folha de pagamento
Gastos com folha de pagamento são inevitáveis para praticamente
qualquer tipo de empresa.
Tanto empresas industriais quanto comerciais e de serviços, e até
entidades sem fins lucrativos, dependem de mão de obra para que
tenham suas atividades operantes e assim consigam atingir os seus
objetivos e cumprir a sua missão.
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Aprender acerca dos mais relevantes princípios contábeis aplicados à
folha de pagamento e também sobre os principais encargos financeiros
e tributários relacionados é de fundamental importância para que as
entidades (empresas e organizações) possam funcionar de forma legal
e sem gerar problemas futuros para a instituição.
No Brasil, é comum empresas sofrerem processos
tributários, que muitas vezes resultam em custas
judiciais não por má-fé, mas por inabilidade e falta de
conhecimento na contabilização e aplicação de leis
trabalhistas, seja por cálculo errado de folhas, rescisão
ou não pagamento de benefícios.
Assim, o presente tópico abordará justamente o cálculo de folha de
pagamento, com informações e exemplos que mostrarão o passo a
passo do cálculo de tais obrigações que as entidades possuem com
seus colaboradores.
Encargos sobre a folha de pagamento
Os encargos são os gastos que a empresa possui com relação à sua
folha de pagamento, mas que não aparecem nos contracheques de seus
funcionários. Diferentemente dos encargos, os valores de tributos e
impostos que os empregados pagam aparecem no contracheque e são
chamados de descontos, que serão discutidos adiante.
A seguir, são descritos os encargos para uma empresa não optante do
Simples Nacional. Empresas optantes pelo Simples Nacional pagam os
impostos de forma agrupada em um boleto que junta o conjunto de
tributos federais, estaduais e municipais que uma empresa deve ao ente
público. Neste estudo, focaremos as empresas que devem realizar esse
cálculo internamente, e não por meio de uma tabela pré-calculada do
governo (caso do Simples Nacional).
Encargo %
Contribuição patronal à Previdência Social (INSS) 20%
Fundo de Garantia por Tempo de Serviço 8%
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Encargo %
Salário-educação 2,5%
SENAC e SESC 1,5%
SENAI e SESI 1%
SEBRAE 0,6%
INCRA 0,2%
Risco de Acidente do Trabalho (RAT) 1 a 3%
Elaborada por Rodrigo de Oliveira Leite
Contribuição patronal à Previdência Social
O primeiro encargo, e também o maior, é a contribuição patronal à
Previdência Social (pelo Instituto Nacional de Seguridade Social – INSS),
mais conhecida como contribuição patronal. Tal contribuição é de 20%
sobre o salário do empregado e, diferentemente do caso do desconto de
INSS do empregado, não é reconhecido o teto, isto é, o valor de base é o
valor cheio do salário.
Há setores, entretanto, que podem fazer o cálculo da contribuição
patronal sobre o valor da receita bruta, e não sobre o valor da folha.
Para tais setores, há um percentual específico sobre a folha a partir do
qual se deve fazer o cálculo para pagamento da contribuição patronal,
conforme apresentado a seguir:
Empresas de construção civil e obras de infraestrutura: 4,5% da receita
bruta.
Empresas de transporte: 2% sobre a receita bruta.
Empresas jornalísticas e de radiodifusão: 1,5% da receita bruta.
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Essas medidas visam desonerar esses setores, a fim de estimular a
contratação de pessoal por essas áreas da economia. Tal desoneração
foi implementada em 2011 e até 2015 era obrigatório que as empresas
desses setores específicos fizessem o pagamento por meio do cálculo
deste percentual sobre a receita bruta. A partir de 2015, no entanto, as
empresas decidem o que é mais vantajoso para elas: a aplicação desse
percentual ou o pagamento de 20% sobre o valor da folha.
Fundo de Garantia sobre o Tempo de Serviço
Saiba mais
O Fundo de Garantia sobre o Tempo de Serviço, mas conhecido pela
sigla FGTS, foi criado em 1966 a fim de alterar a legislação da época que
garantia estabilidade aos funcionários com mais de 10 anos
trabalhando na mesma empresa (demissão apenas por justa causa). Se
fosse demitido antes de completar 10 anos, o empregado teria direito a
1 mês de salário por ano de trabalho, e se fosse demitido sem justa
causa após ter adquirido a estabilidade, ele teria essa indenização
dobrada. Com o objetivo de flexibilizar essa legislação, o FGTS foi
criado, mantendo uma proteção ao trabalhador.
O recolhimento do FGTS também é feito sobre o décimo terceiro salário
e o terço de férias. Portanto, no fim das contas, assim como na
legislação anterior, o empregado recebe cerca de 1 mês de indenização
por ano trabalhado em sua rescisão (8% x 13,33 salários por ano =
1,0664 salário).
Um ponto importante acerca do FGTS é a multa paga pela empresa em
caso de rescisão sem justa causa no valor de 40% do saldo do FGTS
depositado pela empresa, ou seja, um percentual de 3,2% extra no
recolhimento do salário mensal. Muitas vezes, as empresas fazem um
provisionamento contábil de valores, a fim de teremrecursos para
pagamento de rescisões, caso sejam necessárias.
O Salário-educação foi criado em 1964 como uma forma de
financiar as despesas públicas com o Ensino Básico.
Originalmente, tal encargo era no valor de 2% do salário mínimo,
mas logo em 1965 foi alterado para 1,4% da folha de pagamento
e sofreu novamente uma alteração em 1975, quando a alíquota
Salário-educação 
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foi para 2,5%; 40% do valor arrecadado fica com o Fundo
Nacional de Desenvolvimento da Educação, enquanto 60% do
valor é repartido entre estados e municípios diretamente.
As contribuições para o SENAC-SESC-SENAI-SESI-SEBRAE-
INCRA são geralmente agrupadas, pois são formas de
financiamento de agências paraestatais e INCRA, além de terem
percentuais menores. Somando todas essas contribuições, nós
temos uma alíquota efetiva de 3,3%.
Risco de Acidente do Trabalho
SENAC-SESC-SENAI-SESI-SEBRAE-INCRA 
 O Risco de Acidente do Trabalho (RAT) é um
percentual criado como forma de aumentar a
oneração de empresas cujos empregados
executam funções mais arriscadas e que, portanto,
têm mais probabilidade de se aposentar
antecipadamente pelo Instituto Nacional de
Seguridade Social (INSS).
 Essa alíquota varia em 1%, 2% ou 3%, a depender do
tipo de ocupação. De acordo com o inciso II do art.
22 da Lei n.º 8212/1991, é devido o valor de 1% por
empresas em cuja atividade preponderante o risco
de acidentes do trabalho seja considerado leve, 2%
para aquelas em cuja atividade preponderante esse
risco seja considerado médio e 3% para as
empresas em cuja atividade preponderante esse
risco seja considerado grave.
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Observamos, portanto, que são muitos encargos diferentes que uma
empresa tem de calcular e pagar. Considerando uma empresa com risco
de acidente de trabalho médio (ou seja, alíquota de 2%), o valor total dos
encargos será de: 20% + 8% + 2,5% + 1,5% + 1% + 0,6% + 0,2% + 2% =
35,80%.
Utilizando essa alíquota,
caso uma empresa
contrate um empregado
com salário em sua
carteira de trabalho no
valor de R$5.000,00, a
empresa deverá pagar
de encargos o valor de
R$5.000,00 x 35,80% =
R$1.790,00.
Logo, o custo efetivo
mensal desse
empregado (ainda não
contando o terço de
férias nem o valor do
décimo terceiro salário,
que veremos mais
adiante) seria de
R$6.790,00, e não
R$5.000,00. Esse
cálculo demonstra a
extrema importância de
se levar em conta os
encargos trabalhistas
na hora de se
estabelecer um
orçamento para
contratação de pessoal.
Salário-família
Existe ainda mais um encargo, o salário-família, mas que é pago
diretamente ao trabalhador de baixa renda. Trabalhadores que recebem
 Além disso, muitas vezes trabalhadores são
expostos a agentes nocivos, conferindo a esses
trabalhadores o direito de se aposentar de forma
antecipada, seja em 15, 20 ou 25 anos. Caso haja
esse tipo de atividade na empresa, as porcentagens
aumentam para 6%, 9% e 12%, respectivamente.

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um salário menor que um valor predeterminado pelo governo federal
(em 2021, esse valor é de R$1.503,25) também recebem um valor
adicional em seus salários por cada filho menor de 14 anos que
possuem (em 2021, esse valor adicional é de R$51,27). Ou seja, caso
um trabalhador receba um salário de R$1.300,00 e possua dois filhos,
ele terá direito a R$102,54 a mais em seu contracheque custeados pelo
empregador.
Principais encargos
O especialista Paulo Vianna Junior explica os principais encargos, suas
origens e valores.
Descontos e cálculo de folha
Passaremos, agora, ao cálculo da folha de pagamento, também
conhecido como cálculo de contracheque. No entanto, para fazer o
cálculo correto do contracheque, é necessário se atentar aos principais
descontos que recaem sobre a folha de pagamento, que são: o Imposto
de Renda da Pessoa Física (IRPF), a contribuição ao INSS, o vale-
transporte, o vale-refeição ou alimentação, bem como possíveis atrasos
e faltas.

 Imposto de Renda da Pessoa Física
Começaremos falando sobre IRPF descontado na
fonte. Esse é um imposto de responsabilidade do
empregado, mas que o empregador é o responsável
por recolher e fazer o pagamento. Os valores
variam de acordo com o salário do empregado, indo
d 0 27 5% E i f d l d i
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de 0 a 27,5%. Em teoria, o governo federal deveria
atualizar os valores de referência com o intuito de
corrigi-los conforme a inflação, mas isso não é feito
desde 2015. A empresa deve estar atenta, portanto,
a possíveis alterações na tabela, a fim de recolher o
imposto corretamente.
 Contribuição ao INSS
Assim como acontece com o desconto na fonte de
IRPF, o valor da contribuição do empregado para o
INSS é progressivo, com descontos na faixa de
7,5%, 9%, 12% e 14%. Isso gera uma taxa efetiva de
7,5% para os que ganham até um salário mínimo e
de 11,69% para quem ganha acima do teto.
Diferentemente do IRPF recolhido na fonte, a
contribuição do empregado para o INSS sofre
mudanças em seus valores de referência todos os
anos, de acordo com a mudança do salário mínimo
e do teto. Por isso, a empresa deve estar atenta às
alterações anuais na tabela para que não haja erros
no recolhimento da contribuição do empregado.
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Suponhamos que um empregado ganhe um salário de R$2.000,00 e que
trabalhe 22 dias no mês (30 dias menos 8 dias de fins de semana). O
empregado utiliza um ônibus para ir ao trabalho e um para retornar, cujo
valor da passagem é de R$5,00. O valor do vale-transporte seria de:
R$5,00 × 2 × 22 = R$5,00 × 44 = R$220,00.
Com isso, a empresa poderá descontar até 6% × R$2.000,00 = R$120,00
como contrapartida do empregado, e ela deverá arcar com o valor
restante de R$220,00 - R$120,00 = R$100,00. Caso a parcela de 6% seja
maior que o valor do vale-transporte, apenas o valor do vale deverá ser
descontado, e não a parcela de 6%.
 Vale-transporte
O vale-transporte é uma obrigação para as
empresas que não oferecem transporte para seus
funcionários. No caso de vale-transporte, a
empresa pode descontar até 6% do salário do
empregado para realizar o pagamento das
passagens para o colaborador. Buscando atrair
empregados, muitas vezes as empresas descontam
apenas R$ 1,00 de seus funcionários para o
pagamento de vale-transporte. Esse pequeno valor
é descontado porque, se não há um desconto ou
uma contrapartida do benefício para o funcionário,
isso se configura um salário in natura, e a empresa
deve realizar os pagamentos dos encargos de
salário sobre esse valor. Assim, muitas empresas
realizam esse desconto de valor simbólico para
estarem de acordo com a lei.
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Vale-refeição ou alimentação
O vale-alimentação (ou refeição) não é uma obrigação das empresas,
mas muitas oferecem como benefício para seus empregados. Nesse
caso, a empresa pode descontar até 20% como contrapartida do
funcionário, mas, como no caso do vale-transporte, muitas descontam
apenas R$1,00.
Considerando 22 dias úteis no mês com um vale-
refeição de R$20,00 por dia, a empresa deverá pagar
22 × R$20,00 = R$440,00 de vale-refeição, podendo
descontar até 20% × R$440,00 = R$88,00 de
contribuição de seus funcionários.
Um dos principais incentivoso contracheque da colaboradora do exemplo.
Contracheque
Descrição Proventos Descontos
Salário
R$
1.500,00
Salário-família R$ 51,27
INSS R$ 118,50
Vale-transporte (ref. Março) R$ 90,00
Vale-alimentação (ref. Março) R$ 1,00
Total
R$
1.551,27
R$ 209,50
Salário líquido
R$
1.341,27
Elaborada por Rodrigo de Oliveira Leite
O valor a ser depositado na conta da secretária no dia 1º de abril é de
R$1.341,27, correspondente ao seu salário líquido.
Cálculo dos encargos
Agora passaremos a calcular os encargos que a empresa é responsável
pelo recolhimento da folha de pagamento do exemplo.
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O primeiro encargo é a contribuição patronal ao INSS de 20% dos
R$1.500,00, sendo, portanto, no valor de R$300,00.
Outro encargo a ser calculado é o valor a ser depositado a fim de
contribuir com o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). Esse
encargo é de 8% do salário, sendo, portanto, de R$120,00.
As contribuições para o SENAC-SEST-SENAI-SESI-SEBRAE-INCRA
somam 3,3% do salário, constituindo um montante total de R$49,50.
Como o Risco de Acidente de Trabalho é baixo, o valor dessa
contribuição é de 1%, totalizando R$15,00.
A partir desses valores, podemos calcular o custo financeiro real dessa
colaboradora para a sua empresa. A tabela a seguir apresenta esses
valores.
Salário líquido R$ 1.341,27
INSS R$ 448,50
FGTS R$ 120,00
Contribuições paraestatais R$ 49,50
RAT R$ 15,00
Vale-alimentação R$ 350,00
Vale-transporte R$ 300,00
Valor financeiro R$ 2.624,27
Elaborada por Rodrigo de Oliveira Leite
Contando com todos os benefícios e encargos, o custo para a empresa
é de R$2.624,27 e não apenas de R$2.150,00, como é o valor bruto do
salário mais benefícios da colaboradora (R$1.500,00 de salário mais
R$650,00 somando o vale-alimentação e o vale-transporte).
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Entretanto, esse cálculo não leva em conta que, por trabalhar um mês, a
funcionária já faz jus a um doze avos tanto de férias quanto de décimo
terceiro salário. Logo, a empresa deve provisionar o valor de um doze
avos de um terço de seu salário para pagamento de férias e de um doze
avos de seu salário para pagamento do décimo terceiro. O cálculo será
conforme demonstrado abaixo:
O valor a ser provisionado para o pagamento de férias e de décimo
terceiro totaliza R$166,67. Esse valor não considera o fato de que
recaem sobre esses valores tanto a contribuição patronal do INSS como
o FGTS e os outros encargos.
No caso dessa empresa, os encargos somam 20% + 8% + 3,3% + 1% =
32,3%. Assim, além do valor de R$166,67, a empresa deve provisionar o
valor de R$53,80 a fim de realizar os pagamentos dos encargos
relacionados ao décimo terceiro salário e às férias. Por fim, o custo real
mensal da colaboradora, considerando as provisões contábeis, será de
R$2.624,27 + R$166,67 + R$53,83 = R$2.844,77.
Agora que já temos o custo real da folha e todos os dados, nós
poderemos realizar a contabilização desses valores, que será detalhada
a seguir.
Contabilização da folha
Para fazer a contabilização da folha, primeiramente, precisamos das
datas dos lançamentos e dos pagamentos, com o objetivo de realizar os
lançamentos na contabilidade nas datas e ordens corretas.
A partir disso, podemos detalhar as seguintes ordens das datas e dos
fatos contábeis:
1º de março – Pagamento do vale-transporte e do vale-
alimentação.
31 de março – Fim do mês e criação da obrigação salarial.
1º de abril – Data de pagamento do salário.
20 de abril – Data do recolhimento dos impostos e encargos.
Férias =
1
12
×
1
3
× R$1.500, 00 =
1
36
× R$1.500, 00 = R$41, 67
Décimo terceiro =
1
12
× R$1.500, 00 = R$125, 00
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Os lançamentos contábeis, nesse caso, são os seguintes:
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$650,00
C – Caixa = R$650,00
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$1.341,27
C – Salários a Pagar (Passivo) = R$1.341,27
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$633,00
C – Encargos sobre Salários a Pagar (Passivo) = R$633,00
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$55,13
C – Provisão para Férias = R$55,13
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$165,37
C – Provisão para Décimo Terceiro = R$165,37
D – Salários a Pagar (Passivo) = R$1.341,27
C – Caixa = R$1.341,27
D – Encargos sobre Salários a Pagar (Passivo) = R$633,00
C – Caixa = R$633,00
Conforme podemos notar nos lançamentos, o total das despesas com
salários, benefícios e encargos somam R$650,00 + R$1.341,27 +
R$633,00 + R$55,13 + R$165,37 = R$2.844,77, que é igual ao valor real
que calculamos anteriormente.
Saiba mais
Dia 1º de março (Pagamento do vale-transporte e do vale-
alimentação) 
Dia 31 de março (Reconhecimento contábil do salário) 
Dia 1º de abril (Pagamento do salário) 
Dia 20 de abril (Pagamento dos impostos e encargos) 
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É importante ressaltar como alguns valores foram calculados. O valor de
R$633,00 de impostos e encargos é resultado da soma dos valores de
R$448,50 de INSS, R$120,00 de FGTS, R$49,50 de contribuições
paraestatais, e os R$ 15,00 de Risco de Acidente de Trabalho. Ademais,
os R$650,00 contabilizados no dia 1º de março se referem à soma dos
valores do vale-alimentação e do vale-transporte de R$350,00 e
R$300,00, respectivamente. Finalmente, os valores de R$55,13 e
R$165,37 se referem às provisões de férias (R$41,67), e décimo terceiro
(R$ 125,00), com o adicional de 32,3% de encargos sobre esses valores.
Contabilização da folha
O especialista Paulo Vianna Junior explica os lançamentos contábeis
relativos à folha de pagamento, conforme exemplificado no texto.
Falta pouco para atingir seus objetivos.
Vamos praticar alguns conceitos?
Questão 1
No ano de 2021 uma pessoa recebe um salário de R$4.200,00. Qual
o valor da contribuição ao INSS descontado em seu contracheque?

A R$315,00
B R$378,00
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Parabéns! A alternativa C está correta.
Para saber qual valor deve ser descontado no contracheque,
devemos considerar os percentuais e os pontos de corte de
descontos do INSS, apresentados em tabela anteriormente. Assim
vemos que incidirá uma taxa de 7,5% sobre R$1.100,00, 9% sobre
R$1.103,48, 12% sobre R$1.101,74 e 14% sobre R$894,78. O total da
contribuição será o resultado da seguinte soma: R$82,50 + R$99,31
+ R$132,21 + R$125,27 = R$439,29.
Questão 2
Uma empresa realiza o pagamento de seus funcionários todo
quinto dia do mês. Em qual data ela deverá provisionar os valores
para pagamento de seus funcionários?
C R$439,29
D R$462,00
E R$490,98
A Quinto dia do mês atual.
B Quinto dia do mês anterior.
C Primeiro dia do mês atual.
D Primeiro dia do mês anterior.
E Último dia do mês anterior.
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Parabéns! A alternativa E está correta.
A empresa deve fazer a provisão para o pagamento de seus
funcionários quando surgem a obrigação de a empresa realizar
esse pagamento e o direito do funcionário de receber o seu salário.
Essa obrigação surge após o mês trabalhado, portanto, após a
jornada de trabalho no último dia de cada mês.
3 - Relativos à apropriação, ao pagamento, à conciliação
contábil e à auditoria
Ao final deste módulo, você será capazde descrever os aspectos relativos à apropriação, ao
pagamento, à conciliação contábil e à auditoria.
Primeiras palavras
Neste módulo, aprenderemos sobre como são realizados, dentro de uma
entidade, a apropriação, o pagamento e a conciliação da folha de
pagamento de seus funcionários. Abordaremos exemplos de como se
dá a apropriação de benefícios, tais como férias e décimo terceiro
salário, que possuem prazos de apropriação maiores. Adicionalmente
também falaremos sobre a conciliação da folha de pagamento, bem
como sobre processos de auditoria interna que visam garantir que a
empresa esteja seguindo toda a legislação trabalhista vigente.
05/05/25, 14:25 Cálculo e contabilização da folha de pagamento
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Apropriação
A apropriação contábil dos valores a pagar tanto de salários como
encargos e benefícios se dá pelo regime de competência, ou seja, os
valores devem ser contabilizados no último dia de trabalho do mês de
competência do salário que será pago, conforme aprendemos
anteriormente.
Entretanto, há pontos importantes que devem ser considerados quanto
à apropriação. Como o valor a ser apropriado deve ser calculado no
último dia trabalhado, firmas que possuem escalas de trabalho
diferentes irão apropriar valores diferentes.
Exemplo
Em um mês de 31 dias, quando o dia 31 é um sábado ou domingo, uma
empresa que trabalha nos fins de semana poderá, por exemplo,
apropriar os salários apenas no dia 31, pois o fim de semana ainda é dia
de trabalho para uma parcela de seus funcionários. Já uma empresa
que fecha aos fins de semana irá apropriar os salários no dia 30, ou
ainda no dia 29, a depender de quando ocorrerá o último dia útil de
trabalho.
As principais apropriações que ocorrem quanto à folha de pagamentos
são as apropriações de férias e de décimo terceiro.
Ao contrário das apropriações de salários mensais, que são zeradas
mensalmente, as de férias e décimo terceiro são apropriadas durante 12
meses antes de serem zeradas.
Além disso, frequentemente os funcionários demoram mais do que 12
meses para tirar férias, seja devido a uma necessidade do funcionário
de tirar suas férias em uma data da sua conveniência, ou a uma
necessidade da empresa, que deve coordenar as férias de seus
colaboradores, a fim de que não haja prejuízo nas atividades. Assim, a
conta de provisão de férias não é zerada ao fim de 12 meses.
Tendo em vista que valores de vale-alimentação (ou refeição) e vale-
transporte são depositados de forma adiantada, ou seja, para o
trabalhador utilizar no mês corrente, eles não costumam gerar uma
apropriação contábil, indo direto para as despesas.
05/05/25, 14:25 Cálculo e contabilização da folha de pagamento
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Pagamento
Com o pagamento de salário, benefício ou encargos, deve-se fazer
lançamento contábil que zere a apropriação feita anteriormente para o
pagamento. Para zerar a apropriação, deve ser feito um lançamento
contrário ao feito na apropriação, ou seja, um crédito é zerado com um
débito de igual valor e um débito é zerado com um crédito.
Utilizando o exemplo do módulo anterior, vejamos os lançamentos de
apropriação e pagamento de salário abaixo:
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$1.341,27
C – Salários a Pagar (Passivo) = R$1.341,27
D – Salários a Pagar (Passivo) = R$1.341,27
C – Caixa = R$1.341,27
Nesse caso, a conta de Salários a Pagar (Passivo) foi zerada, tendo em
vista que foram feitos nela dois lançamentos de igual valor (R$1.341,27),
no entanto, um de crédito e outro de débito, que no fim se anularam.
Com o pagamento, a obrigação se exaure e não há mais o valor a
aparecer no balanço, o que gera justamente essa “anulação” de
lançamentos.
Vejamos agora como funciona o pagamento de férias. Para facilitar a
compreensão do exemplo, vamos supor que não haja nenhum tipo de
imposto ou encargo no pagamento de férias.
O salário dessa pessoa é de R$2.700,00 e, portanto, o
valor do terço constitucional a ser pago é de R$900,00.
Como a fração de um doze avos desse valor é
apropriada todos os meses, o valor de R$75,00 é
lançado mensalmente na conta de Provisão para
Férias.
Portanto, no 12º mês, são feitos os seguintes lançamentos:
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$75,00
C – Provisão para Férias = R$75,00
D – Provisão para Férias = R$900,00
C – Caixa = R$900,00
05/05/25, 14:25 Cálculo e contabilização da folha de pagamento
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Com esse lançamento, a conta de Provisão para Férias foi zerada e
agora essa pessoa pode desfrutar de suas férias.
Conciliação e auditoria
A conciliação contábil é extremamente importante para que a
contabilidade reflita de forma correta e fidedigna a realidade
econômica e financeira da instituição. Além disso, como
estamos falando de valores devidos a empregados, caso esses
valores sejam calculados de forma errada, isso pode gerar
litígios judiciais custosos para a empresa.
Ainda, se a empresa não calcular de forma correta os encargos,
podem surgir problemas com o fisco nacional, o que tem
chances de ser muito custoso para a empresa. Assim sendo, a
conciliação contábil é essencial para evitar possíveis
problemas e diminuir possíveis custos de juros e multas, além
de gastos judiciais.
Normalmente, o setor de recursos humanos de uma empresa é
responsável por fazer a gerência e o cálculo de valores devidos
e pagos a seus funcionários, gerando, assim, uma planilha
financeira para cada colaborador. Juntamente com o setor
financeiro, que é o responsável pela efetivação dos
pagamentos para os empregados, esses setores alimentam o
setor contábil com os dados e valores a serem contabilizados.
Muitas vezes, entretanto, há erros e possíveis divergências nos
lançamentos contábeis ao serem comparados com os dados
financeiros e de recursos humanos, tais como o lançamento de valor
incorreto, em data incorreta ou o esquecimento de um lançamento.
Caso isso ocorra, as contas de apropriação não conseguirão ser zeradas
com o pagamento dos salários, benefícios e encargos aos
colaboradores. Com a conciliação contábil, essa possibilidade diminui.
O papel da conciliação é confrontar os documentos financeiros e de
recursos humanos com os lançamentos contábeis a fim de encontrar
05/05/25, 14:25 Cálculo e contabilização da folha de pagamento
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algum erro ou esquecimento. Caso problemas sejam identificados, o
lançamento contábil é modificado, apagado ou realizado.
Exemplo
Utilizando o caso exemplificado anteriormente, do lançamento mensal
de R$75,00 por 12 meses para se apropriar as férias de uma pessoa
colaboradora, pode ser que em um mês o lançamento não tenha sido
feito, então, esse lançamento deve ser realizado na conciliação. Pode
ser que o lançamento em um mês tenha sido feito dobrado, assim, um
dos dois lançamentos deve ser apagado. Finalmente, pode haver um
erro no lançamento, como uma apropriação de R$7,50 ao invés de
R$75,00. Nesse caso, esse lançamento deve ser modificado para o valor
correto de R$75,00.
A conciliação tem como objetivo, então, evitar erros entre a
contabilidade e os documentos gerados por outros setores da empresa.
Esse processo, entretanto, não evita erros quando estes não foram
gerados pela contabilidade, mas sim pelo setor de recursos humanos ou
pelo setor financeiro. Como uma empresa pode evitar esse tipo de erro?
A resposta se dá por meio de uma auditoria.
Muitas empresas possuem um setor de auditoria interna cujo trabalho é
auditar contas e documentos gerados internamente a fim de encontrar
possíveis erros, fraudes ou negligências. Esse processo pode se dar por
meio de amostra, quando o setor de auditoria interna escolhe alguns
documentos de forma aleatória parafazer uma análise e verificar
possíveis erros. Nesse tipo de auditoria, nem todos os documentos são
verificados, tendo em vista que seria um processo muito trabalhoso e
custoso para a empresa.
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Contudo, nos últimos anos, a auditoria contínua está se tornando cada
vez mais comum. Com a maioria dos processos computadorizados e
padronizados, agora é possível fazer uma auditoria “em tempo real” por
meio de aplicações e programas especializados. Diferentemente da
auditoria por amostra, nesse caso todos os documentos são analisados
e não apenas parte deles.
Agora nós já aprendemos sobre a apropriação, o pagamento, a
conciliação e a auditoria de assuntos, processos e lançamentos
realizados com referência à folha de pagamento. Por fim, esta é questão
mais importante a ser lembrada: esses processos são todos criados a
fim de se mitigar possíveis problemas e erros no cálculo e na execução
da folha de pagamento. Isso é de extrema importância em um país com
uma legislação trabalhista tão complexa quanto a brasileira!
Conciliação e auditoria
O especialista Paulo Vianna Junior explica os processos de conciliação
e auditoria interna e sua importância.

05/05/25, 14:25 Cálculo e contabilização da folha de pagamento
https://stecine.azureedge.net/repositorio/00212ge/02330/index.html?brand=estacio# 29/33
Falta pouco para atingir seus objetivos.
Vamos praticar alguns conceitos?
Questão 1
Uma empresa apropriou, durante 12 meses, o valor do terço
constitucional a fim de realizar o pagamento das férias de seus
trabalhadores. Com o pagamento das férias, a obrigação é extinta, e
com isso deve ser feito um lançamento para “zerar” essa obrigação.
Esse lançamento é:
Parabéns! A alternativa A está correta.
Uma empresa faz a apropriação dos valores de férias por meio de
lançamentos a crédito no Passivo. Para zerar esses lançamentos,
deve ser feito um lançamento contrário, nesse caso, a débito no
mesmo Passivo.
Questão 2
A auditoria contínua na folha de pagamentos pode ajudar uma
organização a evitar possíveis problemas de erros e fraudes. Como
a auditoria contínua ajuda nesse processo?
A um débito no Passivo.
B um crédito no Passivo.
C um Débito em Receita.
D um crédito em Receita.
E um débito em Despesa.
05/05/25, 14:25 Cálculo e contabilização da folha de pagamento
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Parabéns! A alternativa D está correta.
Uma empresa pode realizar a auditoria contínua por meio de
aplicativos ou programas que analisam a totalidade dos
documentos procurando erros e/ou fraudes. Diferentemente da
auditoria interna por amostragem, que só se utiliza de uma amostra
de documentos, a contínua analisa todos automaticamente.
Considerações finais
Neste estudo, falamos sobre os principais pontos introdutórios acerca
da contabilidade de folha de pagamento e do seu cálculo. Abordamos
diversos assuntos relacionados à folha de pagamento, tais como: o
cálculo da folha de pagamento e encargos, a contabilização da folha de
pagamento, a apropriação e o pagamento da folha, bem como sua
conciliação contábil.
Aprendemos a fazer o cálculo de uma folha de pagamento de modo a
seguir as regulamentações trabalhistas do Brasil, considerando salário,
benefícios, impostos e encargos. Além disso, também aprendemos que
A Mediante uma auditoria aleatória.
B Mediante uma auditoria amostral.
C Mediante conciliação contábil.
D
Mediante uma análise da totalidade dos
documentos.
E
Mediante uma análise de um subgrupo dos
documentos.
05/05/25, 14:25 Cálculo e contabilização da folha de pagamento
https://stecine.azureedge.net/repositorio/00212ge/02330/index.html?brand=estacio# 31/33
a contabilidade, por meio do seu regime de competência, exige a
apropriação desses valores no mês de competência do salário, tornando
necessárias as contas de apropriação para lançamentos.
Finalmente, também falamos sobre a necessidade de uma conciliação
contábil e de uma auditoria, de modo a garantir que os lançamentos
contábeis sejam corretos e fidedignos a ponto de demonstrar
acertadamente a realidade econômica e financeira da empresa quanto à
sua folha de pagamento.
Portanto, ao concluir este estudo, você possui os conhecimentos e as
competências necessárias para atuar na área de Recursos Humanos,
sendo capaz de preparar e analisar obrigações e cálculos tributários e
trabalhistas relacionados à folha de pagamento.
Podcast
Agora, o especialista Paulo Vianna Junior encerra este estudo fazendo
um resumo do conteúdo.
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Caso você não esteja muito familiarizado com a linguagem contábil,
bem como com a contabilidade na área de Recursos Humanos,
indicamos o livro Contabilidade para gestores, analistas e outros
profissionais: de acordo com os pronunciamentos do CPC e IFRS, de
Márcio Luiz Borinelli e Renê Coppe Pimentel. O livro trata do assunto
abordado neste estudo e de muitos outros em uma linguagem fácil e
menos contábil, a fim de transmitir os conceitos para outros
profissionais que não são desta área.
05/05/25, 14:25 Cálculo e contabilização da folha de pagamento
https://stecine.azureedge.net/repositorio/00212ge/02330/index.html?brand=estacio# 32/33
Referências
BORINELLI, M. L.; PIMENTEL, R. C. Contabilidade para gestores,
analistas e outros profissionais: de acordo com os pronunciamentos do
CPC (Comitê de Pronunciamentos Contábeis) e IFRS (Normas
Internacionais de Contabilidade). 2. ed. São Paulo: Atlas, 2017.
GELBCKE, E.; SANTOS, A. dos; IUDÍCIBIS, S. de; MARTINS, E. Manual de
Contabilidade Societária: aplicável a todas as sociedades de acordo
com as normas internacionais e do CPC. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2018.
MARTINS, E. Contabilidade de custos. 11. ed. São Paulo: Atlas, 2018.
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possíveis erros. Nesse tipo de auditoria, nem todos os documentos são
verificados, tendo em vista que seria um processo muito trabalhoso e
custoso para a empresa.
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Contudo, nos últimos anos, a auditoria contínua está se tornando cada
vez mais comum. Com a maioria dos processos computadorizados e
padronizados, agora é possível fazer uma auditoria “em tempo real” por
meio de aplicações e programas especializados. Diferentemente da
auditoria por amostra, nesse caso todos os documentos são analisados
e não apenas parte deles.
Agora nós já aprendemos sobre a apropriação, o pagamento, a
conciliação e a auditoria de assuntos, processos e lançamentos
realizados com referência à folha de pagamento. Por fim, esta é questão
mais importante a ser lembrada: esses processos são todos criados a
fim de se mitigar possíveis problemas e erros no cálculo e na execução
da folha de pagamento. Isso é de extrema importância em um país com
uma legislação trabalhista tão complexa quanto a brasileira!
Conciliação e auditoria
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e auditoria interna e sua importância.
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Uma empresa apropriou, durante 12 meses, o valor do terço
constitucional a fim de realizar o pagamento das férias de seus
trabalhadores. Com o pagamento das férias, a obrigação é extinta, e
com isso deve ser feito um lançamento para “zerar” essa obrigação.
Esse lançamento é:
Parabéns! A alternativa A está correta.
Uma empresa faz a apropriação dos valores de férias por meio de
lançamentos a crédito no Passivo. Para zerar esses lançamentos,
deve ser feito um lançamento contrário, nesse caso, a débito no
mesmo Passivo.
Questão 2
A auditoria contínua na folha de pagamentos pode ajudar uma
organização a evitar possíveis problemas de erros e fraudes. Como
a auditoria contínua ajuda nesse processo?
A um débito no Passivo.
B um crédito no Passivo.
C um Débito em Receita.
D um crédito em Receita.
E um débito em Despesa.
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Uma empresa pode realizar a auditoria contínua por meio de
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auditoria interna por amostragem, que só se utiliza de uma amostra
de documentos, a contínua analisa todos automaticamente.
Considerações finais
Neste estudo, falamos sobre os principais pontos introdutórios acerca
da contabilidade de folha de pagamento e do seu cálculo. Abordamos
diversos assuntos relacionados à folha de pagamento, tais como: o
cálculo da folha de pagamento e encargos, a contabilização da folha de
pagamento, a apropriação e o pagamento da folha, bem como sua
conciliação contábil.
Aprendemos a fazer o cálculo de uma folha de pagamento de modo a
seguir as regulamentações trabalhistas do Brasil, considerando salário,
benefícios, impostos e encargos. Além disso, também aprendemos que
A Mediante uma auditoria aleatória.
B Mediante uma auditoria amostral.
C Mediante conciliação contábil.
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a contabilidade, por meio do seu regime de competência, exige a
apropriação desses valores no mês de competência do salário, tornando
necessárias as contas de apropriação para lançamentos.
Finalmente, também falamos sobre a necessidade de uma conciliação
contábil e de uma auditoria, de modo a garantir que os lançamentos
contábeis sejam corretos e fidedignos a ponto de demonstrar
acertadamente a realidade econômica e financeira da empresa quanto à
sua folha de pagamento.
Portanto, ao concluir este estudo, você possui os conhecimentos e as
competências necessárias para atuar na área de Recursos Humanos,
sendo capaz de preparar e analisar obrigações e cálculos tributários e
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bem como com a contabilidade na área de Recursos Humanos,
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profissionais: de acordo com os pronunciamentos do CPC e IFRS, de
Márcio Luiz Borinelli e Renê Coppe Pimentel. O livro trata do assunto
abordado neste estudo e de muitos outros em uma linguagem fácil e
menos contábil, a fim de transmitir os conceitos para outros
profissionais que não são desta área.
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BORINELLI, M. L.; PIMENTEL, R. C. Contabilidade para gestores,
analistas e outros profissionais: de acordo com os pronunciamentos do
CPC (Comitê de Pronunciamentos Contábeis) e IFRS (Normas
Internacionais de Contabilidade). 2. ed. São Paulo: Atlas, 2017.
GELBCKE, E.; SANTOS, A. dos; IUDÍCIBIS, S. de; MARTINS, E. Manual de
Contabilidade Societária: aplicável a todas as sociedades de acordo
com as normas internacionais e do CPC. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2018.
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