Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
21/03/2013 1 AUDITORIA I PROF.: RODRIGO SCALZER CONTROLE INTERNO Introdução • As normas de auditoria geralmente aceitas, referentes ao trabalho no campo, estabelecem que o auditor deve avaliar o sistema de controle interno da empresa auditada, a fim de determinar a natureza, época e extensão dos procedimentos de auditoria. • Passos para avaliação do controle interno: 1. Levanta o sistema de controle interno; 2. Verifica se o sistema levantado é o que está sendo seguido na prática; 3. Avalia a possibilidade de o sistema revelar de imediato erros e irregularidades; 4. Determina o tipo, data e volume dos procedimentos de auditoria. 3 21/03/2013 2 Definição • Representa o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger ao ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa. 4 Princípios fundamentais dos controles contábeis 5 Responsabilidade • As atribuições dos funcionários ou setores internos da empresa devem ser claramente definidas e limitadas, de preferência por escrito, mediante o estabelecimento de manuais internos de organização. Razões para esta definição: • Assegurar a execução dos controles; • Detectar erros e irregularidades; • Apurar responsabilidades por eventuais omissões na realização das transações da empresa. 6 21/03/2013 3 Responsabilidade • Exemplos: • Aprovação de aquisição de bens e serviços; • Execução do processo de aquisição (cotação, seleção do fornecedor e formalização da compra); • Certificação do recebimento de bens e serviços; • Habilitação do documento fiscal do fornecedor para pagamento (confronto entre nota fiscal do fornecedor e contrato, ordem de compra, etc.); • Programação financeira do pagamento; • Assinatura de cheques; • Aprovação de vendas; • Recebimento de numerários; • Controle dos registros de empregados; • Registro contábil das operações da empresa, etc. 7 Rotinas Internas • A empresa deve definir no manual de organização todas as suas rotinas internas, que compreendem: • Formulários internos e externos: – Requisição de material, formulário de cotação de preços, ordem de compra, aviso de recebimento, pedido de vendas, fichas de lançamento contábil, relatório de prestação de contas, etc. • Instruções de preenchimento e destinação dos formulários; • Evidencias das execução dos procedimentos de controle; – Assinaturas e carimbos. • Procedimentos internos dos diversos setores: – Compras, contas a pagar, caixa, créditos e cobrança, fiscal, almoxarifado, controladoria, etc. 8 Acesso aos Ativos • A empresa deve limitar o acesso dos funcionários a seus ativos e estabelecer controles físicos sobre esses. O acesso representa: • Manuseio de numerário antes do depósito; • Emissão de cheque sozinho (única assinatura); • Manuseio de cheques assinados; • Custódia de ativos (dinheiro em caixa, estoques, imobilizado); Controles físicos: • Local fechado para o caixa; • Guarda de títulos no cofre; • Revista na entrada e saída da fábrica, etc. 9 21/03/2013 4 Segregação de funções • A segregação de funções consiste em estabelecer que uma mesma pessoa não possa ter acesso aos ativos e aos registros contábeis, devido ao fato de essas funções serem incompatíveis dentro do sistema de controle interno. • Ex.: caso o funcionário tenha acesso aos ativos e registros contábeis, ele poderia desviar fisicamente o ativo e baixá-lo contabilmente para despesa, o que levaria a ocultar permanentemente essa transação. 10 Confronto dos ativos com os registros • Estabelecer procedimentos de forma que seus ativos sejam periodicamente confrontados com os registros da contabilidade. O objetivo é detectar desfalque de bens ou até registro contábil inadequado de ativos. • Exemplos: • Contagem de caixa e comparação com o saldo do razão geral; • Contagem física de títulos versus saldo da conta de investimentos do razão geral; • Conciliações bancárias (saldo da conta correte do razão versus extrato bancário enviado pelo banco); • Inventário físico dos bens do estoque e do ativo imobilizado, confronto dos registro individuais e comparação dos saldos com o saldo da respectiva conta do razão geral. • Estes procedimentos devem ser executados por funcionários que não têm acesso aos ativos. 11 Amarração do Sistema • O sistema de controle interno deve ser concebido de maneira que sejam registradas apenas as transações autorizadas, por seus valores corretos e dentro do período de competência. • Conferência independente do registro das transações contábeis, exemplo: – Transporte dos valores dos documentos para os registros iniciais; – Dos registros iniciais para os intermediários; – Dos intermediários para os finais; – Dos finais para o razão geral; e – Soma do razão geral e dos registros iniciais, intermediários e finais. 12 21/03/2013 5 Amarração do Sistema • Conferência independente dos cálculos, exemplo: – Cálculos da valorização das quantidades de estoques transferidas ou baixadas (matéria-prima para produção, produtos em processo transferidos para produtos acabados e produtos acabados baixados par custo dos produtos vendidos); – Cálculo das depreciações; – Cálculo das provisões (IR, férias, salários e etc.) – Cálculo de atualização de dívidas em moeda estrangeira; – Cálculos de elaboração de notas fiscais de vendas, etc. 13 Amarração do Sistema • Conferência da classificação contábil de todos os registros finais, exemplo: – Estabelecer controles sequenciais sobre as compras e vendas, de forma a assegurar que essas transações sejam contabilizadas na época devida. (centralização de recebimento, numeração sequenciada); – As rotinas internas de controle devem ser determinadas de modo que uma área controle a outra. 14 Auditoria Interna • Não adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno sem que alguém verifique periodicamente se os funcionários estão cumprindo o que foi determinado no sistema, ou se o sistema não deveria ser adaptado às novas circunstâncias. Objetivos da auditoria interna; • Verificar se as normas internas estão sendo seguidas; • Avaliar a necessidade de novas normas internas ou de modificação das já existentes. 15 21/03/2013 6 Custo do Controle x Benefício • O custo do controle não deve exceder aos benefícios gerados pelo próprio controle. 16 VALOR PROCEDIMENTOS Até 1 salário-mínimo Não necessita de licitação De 2 a 10 salários-mínimos Licitação por telefone com no mínimo dois fornecedores Acima de 11 salários-mínimos Licitação por meio de formulário próprio com no mínimo três fornecedores Limitações do Controle Interno • Conluio de funcionários na apropriação de bens da empresa; • Os funcionários não são adequadamente instruídos com relação às normas internas; • Funcionários negligentes na execução de suas tarefas diárias. • Devido aos pontos relatados, mesmo no caso de a empresa ter um excelente sistema de controle interno, o auditor externo deverá executar procedimentos mínimos de auditoria. 17 Levantamento do Sistema de Controle Interno 18 21/03/2013 7 Levantamento do Sistema de Controle Interno As informações sobre o sistema de controle interno podem ser obtidas da seguinte forma: • Leitura dos manuais internos de organização e procedimentos; • Conversa com funcionários da empresa; • Inspeção física desde o início da operação (compra, venda, pagamentos, e etc.). 19 Levantamento do Sistema de Controle Interno As informações obtidas sobre o controle interno são registradas pelo auditor externo de duas das três formas: • Memorandos narrativos; • Questionários padronizados; • Fluxogramas. Normalmente, as empresas de auditoria preparam questionários-padrões de controle interno para serem preenchidos pelos auditores. Esses questionários funcionam como um guia, no sentido de evitar que o auditor omita a avaliação de uma parte importante das operações da empresa e, também, servem para padronizar a forma de descrição do sistema. 20 Avaliação doSistema de Controle Interno • Compreende: • Determinar os erros ou irregularidades que poderiam acontecer; • Verificar se o sistema atual de controles detectaria de imediato esses erros ou irregularidades; • Analisar as fraquezas ou falta de controle, que possibilitam a existência de erros ou irregularidades, a fim de determinar natureza, data e extensão dos procedimentos de auditoria; • Emitir relatórios-comentário dando sugestões para o aprimoramento do sistema de controle interno da empresa. 21 21/03/2013 8 Avaliação do Sistema de Controle Interno • Risco: vendas contabilizadas fora da época devida; • Controle: verificar se existem controles que assegurem que todas as vendas sejam imediatamente registradas na contabilidade: • Emissão de nota fiscal por ocasião da venda de mercadoria e envio de cópia desta para a contabilidade; • Funcionário na contabilidade controlando a sequência numérica das notas fiscais e verificando se todas foram devidamente contabilizadas; • Funcionário responsável por verificar a existência de nota fiscal para todas as mercadorias que saem da empresa. 22 Avaliação do Sistema de Controle Interno • Caso não existam controles que eliminem a possibilidade de erro mencionado, o auditor deve estudar com mais detalhe. • Se nessa análise ficar evidenciado que a contabilidade não registra a venda no período de sua competência em função do atraso no envio de notas fiscais por parte do setor emitente destas, o auditor deve: • Obter na data do balanço o número da última nota fiscal emitida junto ao setor e verificar se essa nota e as de numeração anterior foram registradas nas demonstrações contábeis sob exame; • Posteriormente, o auditor deveria fazer sugestões à administração da empresa, por meio de seu relatório- comentário, no sentido de sanar essa falha de controle. 23 Questionário de Controle Interno 24 21/03/2013 9 CONTROLE INTERNO PROGRAMA DE AUDITORIA ÁREA/CONTA: Avaliação de Controles Internos HORAS FEITO POR PREV REAL DESCRIÇÃO REF DATA 25 APLICAÇÃO DO PROGRAMA • Este formulário destina-se a ajudar na avaliação do Ambiente de Controle a fim de compreender seu efeito sobre os controles internos, avaliar se será possível confiar nos controles internos diante das exigências dos órgãos normativos e fiscalizadores, pressupondo a existência de controles eficazes. Também pode ser usado para identificar observações apropriadas para inclusões na carta de recomendações. 26 Geral • OBJETIVO • Elaborado para obter informações básicas dos sistemas de controle interno, para tomar uma decisão inicial se devemos confiar nos controles. • APLICAÇÃO • O programa se aplica a todas as áreas da entidade auditada 27 21/03/2013 10 CONSCIÊNCIA DE CONTROLES • A consciência de controle é a atitude da administração e dos indivíduos responsáveis pelos controles internos em relação ao cumprimento das suas responsabilidades. 28 ORGANIZAÇÃO 1. Existe um organograma atualizado da entidade? 2. Existem definições claras das responsabilidades para cada um dos seguintes grupos? – Conselho de administração? – Administração central da empresa? – Administração das gerencias/divisões? – Existem descrições de cargos adequados? 3. As políticas formais ou informais consideram as práticas aceitáveis, de negócio e ética? • Regularidade de cumprimento das normas estabelecidas por órgãos reguladores, que têm de ser cumpridas pela entidade com emissão de relatórios específicos. 29 SUPERVISÃO • Existem métodos estabelecidos para comunicação ao pessoal e aos órgãos externos fiscalizadores? • A gerência monitora e supervisiona os sistemas contábeis e controles internos? • Existe uma política uniforme de desenvolvimento de sistemas (incluindo testes e monitoramentos ambientais? • Existe uma política uniforme que é observada para todas as mudanças de programas existentes? • O volume de trabalho dos funcionários da área de meio ambiente permite que eles executem adequadamente suas responsabilidades de controle? 30 21/03/2013 11 RELATÓRIOS GERENCIAS • Os relatórios gerenciais são: – Preparados regularmente? – Em tempo hábil? – Efeitos positivos? • Usam os relatórios: – Alta direção? – Órgãos reguladores? – Feedback? 31 SEGREGAÇÃO DE FUNÇÕES • A segregação de funções é um pré-requisito importante para assegurar que erros poderiam somente por conluio de funcionários e departamentos. • A estrutura organizacional parece adequada para a segregação de funções? • A segregação é mantida durante férias, doenças ou afastamentos? 32 TRANSGRESSÃO DA GERÊNCIA • Avaliamos se há risco significativo de transgressão de controles internos pela gerência? • Opera sob risco de contingência? • Tem capital de giro insuficiente para a continuidade das operações? • Está sobre pressão dos acionistas? • Não possui incentivos do acionista majoritário? 33 21/03/2013 12 COMPETÊNCIA DOS FUNCIONÁRIOS • Devemos considerar se os funcionários são capazes de executar suas responsabilidade com competência. • Existe plano de treinamento coletivo e adequado às atribuições? • Os funcionários são relativamente estáveis em suas funções sob pena de se ter uma boa melhoria contínua dos processos implementados? • Os métodos usados para avaliar e recompensar os funcionários contribui para a competência? 34 PROTEÇÃO DE ATIVOS E REGISTROS • Este tópico inclui restrições físicas para evitar a destruição ou acesso não autorizado aos ativos e registros para reduzir a possibilidade de ocorrer irregularidades. • Existe segurança física adequada sobre: – Bens patrimoniais? – Bens de monitoramento e medição? – Caixa? – Documentos valiosos? – Estoques? – Ativos móveis e valiosos? – Método adequado para impedir acesso ao escritório a à indústria? – Cofres? – Manutenção preventiva? – Plano escrito em caso de catástrofe? 35 SEGUROS • Com cobertura adequada para: – Danos aos ativos próprios e de terceiros? – Lucros cessantes? – Roubo? – Responsabilidade civil sobre produtos? – Fidelidade? 36 21/03/2013 13 AVALIAR OS SEGUINTES ASPECTOS DO AMBIENTE DE CONTROLE INTERNO Ambiente de Controle Interno Satisfatorio Fraco Consciência de controles? Parece possível confiar nos controles interno pressupondo-se que existam controles eficazes? Existem assuntos de controle interno que precisam ser incluídos na carta de recomendações? Existe condução, direção e controle do uso dos recursos… Existem planos de gerenciamento de… Indique o efeito de quaisquer aspectos “FRACOS” na abordagem de auditoria: 37
Compartilhar