Softwares de gestão e planilhas eletrônicas

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Logística
Softwares de gestão e planilhas eletrônicas
Os sistemas, ou softwares, de trabalho foram criados com o intuito de apoiar as
atividades relacionadas a diversos processos de um negócio, atender a clientes
internos e externos e colaborar para um fluxo de trabalho mais assertivo, para o sigilo
dos dados e para a correção automatizada das informações.
Um bom programa de edição de planilhas auxilia, e muito, no apoio e no controle
de dados e informações. Os softwares de gestão não ficam para trás, conseguindo
integrar dados e gerar relatórios de informações que melhoram a comunicação entre
os setores da empresa e que possibilitam uma maior assertividade na tomada de
decisões gerenciais.
Os dados administrados por esses sistemas se focam no controle de diversas
informações de um determinado negócio, inclusive do setor logístico. Com um sistema
de gestão e/ou planilhas eletrônicas, é possível elaborar relatórios de apoio logístico
com base em históricos de valores, prazos e critérios definidos pela empresa. Isso
significa que as possibilidades de aplicação são infinitas.
Com o uso de ferramentas de gestão, fica mais fácil acompanhar os indicadores
definidos na política de qualidade e atualizar os dados relativos aos processos
logísticos. Isso contribui para o processamento de novas demandas conforme as
diretrizes do negócio.
É bem provável que você já tenha utilizado algum tipo de sistema de gestão ou
planilha eletrônica em sua vida. Isso mostra que a tecnologia é um fator cada vez mais
presente em nosso cotidiano.
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As empresas buscam, por meio das tecnologias da informação e comunicação,
melhorar a qualidade dos processos, reduzir o tempo de trabalho dos colaboradores e
diminuir automaticamente os custos das diversas operações.
Em cada atividade realizada em uma empresa, há o apoio de sistemas
específicos que manipulam dados e que geram informações diariamente. Na atividade
logística, não é diferente: softwares são usados para controlar a produção, como é o
caso do MRP.
O MRP é um software que planeja a requisição de materiais para a produção,
definindo:
O que será produzido
Quanto deverá ser fabricado
Quando deverá ser feita a produção
Como será produzido
Há também outros softwares de uso logístico, como o sistema WMS (que serve
para administrar armazéns), o sistema TMS (que gerencia transporte), o YMS (para
gerir o pátio) e, por último, um sistema de ERP (de gestão empresarial). A finalidade
deste é gerenciar as informações produzidas por cada um dos softwares utilizados
pela empresa, integrando todas elas em um só canal de comunicação.
Muitos donos ou gestores de empresas têm dúvida sobre o que é melhor: manter um
controle por meio de planilhas eletrônicas ou adotar um software de gestão que
facilite o gerenciamento de dados e a troca de informações. O objetivo deve ser
aumentar o nível de confiabilidade e de assertividade na execução de tarefas e na
tomada de decisão.
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Vejamos alguns aspectos importantes para diferenciar as duas alternativas.
Qual das duas alternativas é melhor?
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Além das vantagens e das desvantagens mencionadas no quadro comparativo, é
bom lembrar que os softwares de gestão possibilitam a geração de relatórios
financeiros, de marketing, de custos, de compras, de vendas etc. Eles fazem isso com
maior qualidade e precisão, pois são sistemas criados especialmente para tal.
A figura 1 mostra um sistema TMS de uso internacional que se comunica com um
sistema TMS nacional. Isso auxilia na manutenção da frota de transporte.
Seguindo, temos o sistema WMS, que é direcionado para o melhor
gerenciamento e controle do armazém ou centro de distribuição (CD), possibilitando
maior controle sobre o processo de produção e sobre a gestão de fretes. Por último,
temos o CTMS, que é um sistema destinado a controlar com maior assertividade os
contêineres alocados em armazéns de importação e exportação.
Logo abaixo, temos a integração entre todos os sistemas citados por meio de um
outro sistema muito importante: ERP. Por meio dessa integração, é possível visualizar
com mais qualidade o fluxo de trabalho, o que permite tomar decisões mais assertivas
quanto à alocação de recursos.
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Figura 1 – Logística e cadeia de suprimento
Fonte: .
À esquerda da figura, há um veículo (um caminhão), que representa o sistema TMS de uso
internacional e que se comunica com a frota nacional, que igualmente usa um sistema TMS
nacional. Isso auxilia na comunicação entre operações dentro e fora do país. No centro da figura,
uma empilhadeira movimenta mercadorias, o que representa o uso de um sistema WMS, que é
direcionado para melhor gerenciar e controlar armazéns, possibilitando maior controle sobre o
processo de produção e sobre a gestão de fretes. Depois, logo à direita da imagem, um sistema de
alavanca está levantando contêineres para colocá-los em um navio. Nesse local, onde ficam
armazenados os contêineres, também é usado um sistema de gestão, o CTMS, que se destina a
controlar com mais assertividade os contêineres alocados em armazéns de importação e
exportação. Depois, na parte de baixo da imagem, há uma integração entre todos os sistemas
citados por meio de um outro sistema muito importante: o ERP. Ela permite visualizar com mais
qualidade o fluxo de trabalho e, assim, tomar decisões mais assertivas quanto à alocação de
recursos.
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Como podemos observar, a vantagem dos sistemas de gestão é que eles
permitem interligar as informações de forma autônoma, o que diminui muito os custos
operacionais ao mesmo tempo em que melhora a comunicação interna da empresa
(reduzindo os custos táticos e estratégicos). Além disso, com o uso de um bom
software de gestão, as informações são compartilhadas automaticamente, o que difere
das planilhas eletrônicas, que exigem atualizações constantes. Devido a isso, também
é necessário que haja mais pessoas para que se mantenha um bom controle.
A integração entre dados e informações cria um melhor relacionamento entre os
setores da empresa. Como sabemos, isso acaba também facilitando a tomada de
decisão dos gestores, já que eles têm à sua disposição dados mais precisos,
assertivos e em tempo real.
Embora os sistemas citados sejam muito úteis para controlar determinados
processos e atividades, ainda se faz necessário o uso de ferramentas de apoio, como
planilhas eletrônicas, que são utilizadas para verificar e confrontar dados e
informações geradas por softwares específicos. Em virtude disso, não há um sistema
ou um programa que seja melhor do que o outro. Tanto os sistemas de gestão como as
planilhas eletrônicas são úteis e necessários para se manter uma boa qualidade no
controle de dados e informações.
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Big Data – Compreendendo cada um dos 5 Vs
Estamos na era da informação, o que significa que a sociedade está em rápida
evolução. Isso impõe às empresas o desafio de se adaptarem às mudanças e às
novas tendências.
Com isso, existe hoje, além de softwares e planilhas, a necessidade de se utilizar
o Big Data. Trata-se de um conceito que representa a integração da enorme
quantidade de dados que são gerados e visualizados na internet ou dentro de uma
rede particular de uma empresa, fazendo com que a atualização das informações seja
a mais rápida possível. Evita-se assim a desatualização dos dados devido à parca
tecnologia empregada para manipulá-los.
O desafio hoje não envolve apenas a possibilidade de analisar enormes
quantidades de dados, os quais são gerados e manipulados todos os dias, mas
também analisá-los em alta velocidade (em tempo real).
A premissa básica de um Big Data está solidificadanos 5Vs: volume, velocidade,
variedade, veracidade e valor. A integração e a harmonia entre esses fatores é o
objetivo principal de um Big Data.
Veja:
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A imagem mostra cinco círculos, que compõem uma corrente também circular.
Dentro do primeiro círculo, está escrito “volume”; no segundo círculo, está escrito
“velocidade”; no terceiro, “variedade”; no quarto, “veracidade”; e, no último, “valor”.
Essas cinco características definem um sistema denominado “Big Data”.
Volume Um dos grandes desafios de um Big Data é conseguir manipular o enorme volume de
dados disponíveis para transformá-los em informações realmente úteis, que ajudarão no
crescimento do negócio. Velocidade Outro desafio do Big Data é buscar atingir cada vez prazos
mais curtos de processamento e, assim, usar dados e informações disponíveis antes de ficarem
desatualizados. O foco é o processamento em tempo real! Variedade Mais um fator que deve ser
contornado pelo Big Data diz respeito a conseguir analisar o enorme volume de dados e
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informações disponibilizados em diversos locais ou dispositivos ao mesmo tempo (e-mails, redes
sociais, aplicativos, computadores, notebooks, smartphones etc.). Veracidade Outra questão que
precisa ser analisada com cuidado envolve os dados que são autênticos e que correspondem ao
cenário atual. Sendo assim, um dos grandes desafios do Big Data é descobrir ou determinar a real
importância de uma informação e a veracidade dos dados fornecidos. Valor Por último, temos a
variável que une todas as outras, justificando a sua análise. Gerar valor é o principal motivo que
leva uma empresa a criar e a manipular uma enorme quantidade de dados e informações,
confrontando-os em diversos dispositivos e locais de armazenamento em tempo quase real, a fim
de que se possam comprovar ou refutar sua veracidade e sua relevância para a tomada de
decisão.
Volume
Um dos grandes desafios de um Big Data é conseguir manipular o enorme
volume de dados disponíveis para transformá-los em informações realmente úteis,
que ajudarão no crescimento do negócio.
Velocidade
Outro desafio do Big Data é buscar atingir cada vez prazos mais curtos de
processamento e, assim, usar dados e informações disponíveis antes de ficarem
desatualizados. O foco é o processamento em tempo real!
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Variedade
Mais um fator que deve ser contornado pelo Big Data diz respeito a
conseguir analisar o enorme volume de dados e informações disponibilizados em
diversos locais ou dispositivos ao mesmo tempo (e-mails, redes sociais,
aplicativos, computadores, notebooks, smartphones etc.).
Veracidade
Outra questão que precisa ser analisada com cuidado envolve os dados que
são autênticos e que correspondem ao cenário atual. Sendo assim, um dos
grandes desafios do Big Data é descobrir ou determinar a real importância de uma
informação e a veracidade dos dados fornecidos.
Valor
Valor Por último, temos a variável que une todas as outras, justificando a sua
análise. Gerar valor é o principal motivo que leva uma empresa a criar e a
manipular uma enorme quantidade de dados e informações, confrontando-os em
diversos dispositivos e locais de armazenamento em tempo quase real, a fim de
que se possam comprovar ou refutar sua veracidade e sua relevância para a
tomada de decisão.
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Vejamos um exemplo prático do uso desse tipo de tecnologia para inovar o modo
de se gerenciar um negócio.
O filme ilustra a real da utilização do Big Data com sucesso, visto que a equipe qu
i montada a um preço extremamente baixo demonstrou uma boa resposta em campo n
esmo ano, tanto que outros times da liga passaram a copiar a fórmula. Ou seja, 
No filme Moneyball: O homem que mudou o jogo, temos um bom exemplo de
inovação pelo uso da tecnologia do Big Data. E, o mais importante, é que o filme se
baseou em fatos.
O filme conta a história de Billy Beane, o gerente-geral de um pequeno time de
baseball do Estados Unidos, o Oakland Athletics. Vivendo uma crise financeira, Billy
decide inovar para conseguir montar um time competitivo e disputar o campeonato de
baseball profissional norte-americano. Para isso, ele contrata um assistente estatístico,
que se encarrega de analisar o desempenho dos jogadores da liga nos anos anteriores
e, assim, abastecê-lo de dados e informações que o ajudem a decidir quem contratar
para a temporada seguinte a um baixo custo. Com base na análise dos dados e nas
estatísticas dos jogadores profissionais, o gerente e seu assistente vão às compras.
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ersonagem fez as perguntas certas para o volume de dados que tinha à sua disposição
obre cada jogador que lhe interessava e utilizou as respostas que conseguiu para ger
alor (elaborar um plano de ação), com um investimento baixo e uma boa chance d
torno.
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O Big Data está disponível para ser usado na busca por soluções para a
problemática de qualquer atividade, visto que os dados manipulados são sempre
imparciais. O analista deve questionar os dados que tem em mãos para transformá-los
em informações relevantes dentro da sua realidade.
Para as empresas, independentemente se de pequeno ou grande porte, o uso do
Big Data é essencial para a correta identificação e o monitoramento do cenário em que
estão inseridas, assim como para o correto gerenciamento da marca nas redes sociais,
a melhor compreensão do comportamento dos clientes pela análise de dados
estatísticos e a possibilidade de integração de informações entre sistemas corporativos
pelo compartilhamento em nuvem. Isso possibilita a criação de estratégias mais
assertivas de acordo com os obstáculos identificados.
Para gerar valor para o negócio, é essencial um analista que saiba o que está procurando. Ele
deve ter em mente uma pergunta-chave para nortear a análise de dados na busca por informações
úteis, que ajudarão a agregar valor ao negócio, colocando a empresa à frente de suas
concorrentes.
Ao longo do material, você deve ter percebido que usar sistemas de gestão é
extremamente recomendável, assim como utilizar o apoio de planilhas eletrônicas
como suporte para controlar e confrontar informações geradas por softwares de gestão
específicos.
Esperamos que este material tenha sido relevante para você na construção de
novos saberes. Recomendamos que você busque ter domínio sobre as planilhas
eletrônicas, pois esse é um diferencial de mercado. Esse conhecimento certamente
será útil.
Quanto aos sistemas de gestão específicos, a sua utilização é muito
diversificada. Existem diversos softwares a serem escolhidos e utilizados por uma
empresa. Então, você aprenderá a usar determinados sistemas no dia a dia de sua
prática profissional. Os sistemas de gestão usados em uma empresa dificilmente são
iguais aos usados em outras.
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Já planilhas eletrônicas são utilizadas em praticamente todas as empresas. Trata-
se de uma ferramenta de apoio já incorporada à cultura organizacional de qualquer
negócio. Se você, como futuro profissional da área de logística, procurar se
especializar em planilhas eletrônicas, com certeza terá boas chances de conquistar
uma vaga de trabalho.
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