SISTEMAS DE INFORMAÇOES GERENCIAIS

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Introdução
Este trabalho foi elaborado para apresentar os modelos de Sistemas de Informações Gerenciais – SIG – em suas diversas etapas, assim como a necessidade de integração entre o SIG e a Contabilidade, pois, a despeito de existirem sistemas mais modernos, o SIG constitui o passo inicial para o processamento e formatação de informações com o uso de tecnologias disponíveis.
No capítulo 2, apresenta-se a importância da ética para a tomada de decisão. Já no capítulo 3, são caracterizados os sistemas de informações, assim como os seus componentes. O capítulo 4 trata do modelo de Sistema de Informação Gerencial – SIG, suas vantagens, limitações e formas de implantação. No capítulo 5, desenvolve-se a integração entre a Contabilidade de Custos e o Sistema de Informações Gerenciais (SIG). Finalmente, no capítulo 6, tem-se uma reflexão sobre a necessidade da informação gerencial contábil.
A Ética e a Tomada de Decisão
A tomada de decisão exige o conhecimento de algumas ferramentas ou modelos, que podem ser simples ou complexos. Todavia, o mais importante é que sejam funcionais, pois a qualidade dos dados é determinante para consecução dos objetivos a serem alcançados.
Dentre um conjunto limitado de alternativas, as hipóteses de preferências completas e transitivas deverão ser suficientes para permitir a mensuração numérica da preferência por determinada proposta. Dessa forma, existem algumas condições indispensáveis antes de ser feita a opção, como se pode observar abaixo:
As preferências são completas e transitivas;
Entre dados com resultados idênticos, é escolhido aquele que tem maior probabilidade de ocorrer;
Situações complexas de apostas podem ser decompostas em situações mais simples;
Existência de uma aposta segura que seria ideal.
A correta tomada de decisão é um problema que antecede a existência da empresa e pode adentrar também o campo da ética. Os estudiosos da ética têm proposto diversas alternativas para orientar a tomada de decisão. Esses enfoques, dentre outros, estão sintetizados em duas categorias amplas: a deontológica, que enfatiza o motivo para alcançar o objetivo e a teleológica, que se concentra no próprio objetivo. Às vezes, diz-se que os deontólogos destacam o que é certo; enquanto os teleólogos se preocupam com o que é bom. Aqueles argumentam que motivos maus jamais podem ser justificados por bons objetivos; enquanto estes entendem que objetivos maus viciam objetivos bons.
Considerando que a Contabilidade produz informações visando a tomada de decisão, a ética desempenha um papel potencialmente importante na ampliação do conhecimento e um referencial útil para tal empreitada.
Sistemas de Informações
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Informática José F. da Silva
Tratar de Sistemas de Informações vai nos reportar a alguns conceitos básicos e indispensáveis para se entender o seu correto funcionamento. Existem inúmeras definições de tais elementos, entretanto tudo tende a convergir para uma mesma direção, como pode ser verificado abaixo:
dado: elemento em estado bruto, primário e isolado, sem significação capaz de gerar uma ação. A título de exemplo, podemos citar: ativo, passivo, capital, lucro, vendas, etc. Logo, há necessidade de algum tipo de processamento para se chegar a uma conclusão ou observação sobre a empresa;
informação: é o dado trabalhado e processado dentro das especificidades exigidas pelos usuários, com significado próprio, relevante e utilizado para causar uma ação proveniente do processo de tomada de decisão. Prosseguindo o mesmo juízo do exemplo anterior, o ativo de uma empresa devidamente estruturada e organizada, agregado a outros dados como vendas, passivo e lucro, pode informar o giro do ativo, a participação de capital de terceiros e o retorno sobre o investimento;
sistema: combinação de partes coordenadas para um mesmo resultado, ou de maneira a formar um conjunto organizado.
É importante frisar que a informação, quando não é utilizada nem produz qualquer ação, conceitualmente acaba se transformando em um mero dado. Enfim, a informação terá validade à medida que fizer parte do processo decisório dentro de uma empresa.
A organização, como um sistema complexo, deve considerar tanto o ambiente interno como o externo desde seu processo de estruturação. Esse reconhecimento vai proporcionar sua sobrevivência, assim como o seu bom funcionamento, tendo vista sua condição de identificar e antecipar-se às mudanças externas. Estas são provocadas por alterações tecnológicas, necessidades dos consumidores e características dos competidores, além das alterações advindas dos fornecedores e de decisões políticas.
Apenas o investimento em tecnologia não é suficiente para garantir o bom funcionamento e condução da organização. Os administradores necessitam de uma visão sistêmica a respeito das alterações do mundo dos negócios e de adaptar-se às novas situações sociais. Diante disso, deverão levar em consideração os seguintes aspectos:
valores e crenças empresariais sobre informação (cultura);
modo como as pessoas usam realmente a informação e o que fazem com ela (comportamento e processos de trabalho);
armadilhas que podem influir no intercâmbio de informações (política);
sistemas de informações que já estão instalados apropriadamente (tecnologia).
Diante dessa situação, os administradores deverão estar preparados para entender como as pessoas criam, distribuem e usam a informação. Para tanto, é necessária a seguinte compreensão:
a informação não é facilmente arquivada em computadores nem é constituída apenas de dados;
quanto mais complexo o modelo de informação, menor será sua utilidade;
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a informação poderá possuir muitos e diversos significados em uma organização;
a tecnologia é apenas mais um dos elementos de informação e, freqüentemente, não se apresenta como meio adequado para efetuar mudanças.
De acordo com essa visão sistêmica, as organizações são constituídas de subsistemas interdependentes. O subsistema funcionário constitui grupos de trabalho que seriam desdobrados em outros subsistemas, que, por sua vez, são subsistemas na estrutura econômica da sociedade.
Um sistema de informação pode ser definido como um conjunto de procedimentos estruturados, planejados e organizados que, uma vez executados, produzem informações para suporte ao processo de tomada de decisão.
Em conformidade com a definição acima, a figura 1 representa, graficamente, o modelo de sistema de informação, no qual é possível identificar os dados como entradas, o processamento constituído de tratamento de dados, atualização do banco de dados e recuperação produzindo informações para os diversos níveis gerenciais.
Figura 1 Sistema de Informações
Sistema de Informação Gerencial – SIG
Os sistemas de informações gerenciais estão relacionados às atividades de gestão, tendo como objetivo fornecer subsídios às diversas áreas funcionais da organização e oferecer assistência às tomadas de decisões para identificar e corrigir problemas de competência gerencial. Além disso, também auxiliam no processo de planejamento e controle empresarial, tratando os vários bancos de dados dos sistemas transacionais.
Em algumas organizações, esses sistemas de informações podem estar voltados para apoio a decisões no nível tático, e, dentre essas, podemos citar as relacionadas com projeção de custos globais em virtude da implantação de nova linha de produtos, programação linear para cálculo do mix ótimo de produtos para fabricação, orçamento de capital para novos investimentos, etc.
Podemos relacionar algumas características comuns aos sistemas de informações gerenciais, como as discriminadas abaixo:
São semi-estruturadas em termos de tomada de decisão;
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São customizadas, isto é, ajustadas às necessidades das áreas funcionais como vendas, produção,finanças, etc. podendo ou não ser repetitivos;
Ainda são pouco flexíveis na produção de informações;
Utilizam projeções, modelos e informações subjetivas;
Permitem consultas diversas;
Têm pouca ou nenhuma entrada de dados;
São integradas às funções do negócio;
Baseiam-se em dados internos e externos da organização;
Geram informações tanto analíticas como sintéticas, sendo que, em alguns casos, podem até apresentar projeções.
Os usuários desses sistemas são gerentes de nível intermediário das respectivas áreas funcionais, os quais utilizam os relatórios gerados para controle, visando a eficiência operacional na área de sua responsabilidade.
Fornecimento de Relatórios
A produção de relatórios é um dos pontos fortes de um SIG, evidenciando que quando as diretrizes para desenvolvimento desses informativos estáveis são seguidas, maiores receitas e menores custos são obtidos. Em geral, os sistemas de informações gerenciais possuem os formatos discriminados a seguir:
Geram relatórios fixos e padronizados. Como exemplo, os relatórios agendados para controle de estoque podem conter os mesmos tipos de informações colocadas em locais idênticos nos relatórios. Dessa forma, diferentes gerentes podem usar o mesmo relatório para propósitos diferentes;
Produzem relatórios impressos e em tela. Alguns relatórios do SIG são impressos em papel (hard- copy), enquanto a maioria das saídas, em tela (soft-copy)utiliza a exibição visual em monitores de computador, sendo que a saída em tela é exibida em forma de relatório. Em outras palavras, um gerente pode chamar um relatório do SIG diretamente da tela do computador, mas o relatório, ainda assim, aparecerá em padrão hard copy. A impressão em papel corresponde à forma mais comum de relatório;
Usam dados internos armazenados no computador. Os relatórios do SIG utilizam, basicamente, as fontes internas de dados contidas em bancos de dados computadorizados. Alguns SIGs usam fontes externas de dados de seus concorrentes do mercado sendo a internet uma fonte freqüentemente usada para dados externos;
Permitem que seus usuários finais desenvolvam seus próprios relatórios personalizados. Enquanto os analistas e programadores podem estar envolvidos no desenvolvimento e na implementação de
relatórios do SIG mais complexos, que exigem dados de muitas fontes, os usuários finais estão,
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cada vez mais, aprimorando seus próprios programas para consultar um banco de dados e produzir relatórios simples;
Requerem pedidos formais dos usuários. Quando a equipe de sistema desenvolve e implementa relatórios do SIG, um pedido formal ao departamento de informática é, geralmente, requerido, contudo os relatórios desenvolvidos por usuários finais exigem menos formalidades.
Sistema de Informação Gerencial para Obter Vantagem Competitiva
Um SIG provê suporte aos gerentes para alcançar suas metas corporativas, abrangendo uma coleção organizada de pessoas, procedimentos, software, banco de dados e dispositivos que fornecem informações rotineiras aos tomadores de decisão. O ponto central de um SIG é, principalmente, a eficiência operacional. Marketing, produção, finanças e outras áreas funcionais recebem suporte dos sistemas de informações gerenciais e estão ligados através de um banco de dados comum. Os sistemas de informações gerenciais basicamente fornecem relatórios padronizados com base nos dados e nas informações do sistema de processamento de transações. A figura 2 apresenta um modelo desse tipo de sistema.
Figura 2 Sistema de Informações Gerenciais
Esses sistemas relatam e resumem transações básicas, compara-as com um plano de ação, sendo vitais para fornecer aos gerentes informações corretas no momento preciso. O SIG também ajuda a resolver o problema do dimensionamento reduzindo os custos de coordenação – custo de gerenciar muitas pessoas em muitos locais diferentes. Como as empresas crescem e aumentam a escala de suas operações, elas precisam ser capazes de comercializar seus produtos e serviços a preços competitivos, porque compram e vendem em grandes quantidades. Por outro lado, os custos de coordenação muitas vezes aumentam com a empresa impedem que ela obtenha os benefícios do maior crescimento. Dessa forma, o SIG auxilia a reduzir os custos do crescimento e torna possível às empresas operarem, em grande escala, com aumentos mínimos nos custos de coordenação e gerenciamento.
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Desenvolver ou otimizar o Sistema de Informação Gerencial
Desenvolver um novo SIG ou modificar o já existente nem sempre resulta em vantagem competitiva. Na maioria dos casos, a simples obtenção de um software ou equipamento que o concorrente pode adquirir não irá render uma vantagem de longo prazo. Configurar um SIG para uso mais efetivo, pode resultar numa margem competitiva. As empresas que sabem quais dados devem ser obtidos, como relacioná-los corretamente, quando e de que forma apresentá-los para os gerentes, alcançam a mais expressiva vantagem com o uso do SIG. Esta vantagem pode resultar num impacto significativo sobre custos, lucros, serviços ao cliente e sobre novos produtos.
Geralmente, um SIG obtém dados a partir de sistemas de processamento de transações da empresa, sistemas que executam os procedimentos mais básicos da empresa. Como o diagrama da figura 3 mostra, os dados brutos do nível de transação são provenientes de três áreas funcionais - inventário de pedidos, produção e contabilidade – e são afunilados ao longo dos sistemas de processamento e transações de cada departamento para serem recolhidos como dados nos arquivos do SIG. Os gerentes podem utilizar o software do SIG para acessar esse dados e obter as informações que lhes forem úteis. Em geral, o SIG é utilizado na manipulação de problemas rotineiros, repetitivos e bem estruturados, ou seja, aqueles para os quais há um método aceito para se chegar a uma solução. Por exemplo, aqueles para responder a pergunta: quantas pessoas eu devo empregar? O SIG pode fazer uma boa estimativa baseada no número de vendas previstas e na longa experiência histórica que está arquivada no sistema.
Figura 3 Sistema de Informações Gerenciais
Essas aplicações funcionam em uma rede cliente/servidor que utiliza o sistema operacional Windows NT Server, da Microsoft, instalado em um computador central situado na sede da corporação.
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Aspectos Funcionais do Sistema de Informação Gerencial
A maioria das organizações está estruturada ao longo de linhas ou áreas funcionais. Em geral, esta configuração é mostrada no organograma da empresa, com os vice-presidentes alocados sob o presidente. Algumas das áreas funcionais tradicionais são: contabilidade, financeira, marketing, pessoal, pesquisa e desenvolvimento, jurídica, gerenciamento de produção/operação e informática.
Portanto, cada área funcional da organização contém vários níveis da administração (estratégico, tático e operacional). Além de a administração situar-se verticalizada nas várias áreas funcionais, a administração é agrupada horizontalmente nos níveis estratégico, tático e operacional.
Embora cada área funcional utilize seu próprio conjunto de subsistemas específicos, todos fazem, de algum modo, interface com outros sistemas. Cada área necessita de informações específicas e comuns a outras áreas, além de suporte para tomada de decisão. Usando uma abordagem funcional, a informação é disponibilizada para os gerentes das áreas funcionais, percorrendo, freqüentemente, percorrendo todos os níveis gerenciais de cada área.
A Contabilidade de Custos e o Sistema de Informações Gerenciais (SIG)
A maioria dos autores entendem que a Contabilidade de custos representa uma das áreas mais importantes da contabilidade. Em vista disso, apresentamos o pensamento do grande estudioso Dr. Koliver quando afirma:A Contabilidade de custos, possivelmente porque possibilita sua contribuição à solução de problemas concretos, é reconhecível com facilidade, inclusive por pessoas sem preparo técnico-científico na área.
É fato que a Contabilidade de Custos encontra-se intrinsecamente relacionada com a medição do ciclo operacional interno das organizações, onde procura aferir as variações patrimoniais do mesmo. Ora , como a Contabilidade é a ciência que estuda o patrimônio individual das entidades, fica patente a influência deste segmento na mensuração da riqueza da célula social. Apesar de alguns autores defenderem a autonomia da Contabilidade de Custos, somos totalmente contrários a essa tentativa, uma vez que entendemos ser a unidade (Contabilidade de Custos) parte integrante do todo (Contabilidade), portanto aquela que se encontra subordinada aos princípios desta.
Sistemas de Contabilidade de Custos Tradicionais
Verifica-se que a Contabilidade é responsável pelo suprimento de informações aos tomadores de decisões e que aliada ao desenvolvimento da informática tornou possível a criação de sistemas de apropriação de custos bastante ágeis.
Os sistemas de Contabilidade de Custo tradicionais geralmente classificam os custos baseando-se em suas respectivas funções, embora haja outras opções, o que resulta em custos de produção e custos de não-produção, conforme o ilustrado na figura 4 a seguir:
Figura 4 Classificação de custo por funções
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Para Anthony, as definições do modelo acima são importantes a fim de uma efetiva compreensão da figura ora explicitada:
Custos de produção: todos aqueles relacionados com a transformação da matéria-prima em produto acabado, como exemplo, os custos com materiais diretos, mão-de-obra direta, salário dos supervisores, etc.
Custos de não-produção: todos exceto os custos de produção.
Entendemos que os custos da não produção representam tão somente os custos indiretos, ou seja, os custos suportados pela empresa para exercer suas atividades, sem que existe relação direta com um produto ou serviço especifico, relacionando-se, entretanto, com vários produtos ao mesmo tempo. Sua apropriação depende de critérios e procedimentos fixados de acordo com cada caso (cálculos, rateios ou estimativas).
Segundo o Dr. Koliver, a adequação dos custos ao agente gerador é a conseqüência do princípio da causação, isto é, o nexo causal. Também apresenta as premissas para formação de um modelo de apropriação de custos que deverá possuir as seguintes características:
Num universo dado, quanto maior volume de custos apropriados diretamente aos portadores finais, tanto mais perfeito será o sistema, pois tanto maior será o respeito ao princípio da causação.
Logo, a determinação e identificação dos custos diretos e indiretos são condições fundamentais para um sistema de informação gerencial que atenda satisfatoriamente às necessidades dos usuários.
Sistemas de Contabilidade de Custos Atuais
A composição dos custos de produção tem mudado substancialmente nos últimos anos. No início da década de 90, quando muitos negócios começaram a aperfeiçoar seus sistemas formais de custos, a mão-de-obra direta representava uma grande proporção, às vezes 50% ou mais dos custos totais de produção. Os custos dos materiais diretos também eram significativos. Como resultado, os sistemas de contabilidade de custo eram desenhados para enfocar a avaliação e o controle da mão-de-obra direta e dos materiais, servindo propriamente a esse propósito.
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De acordo com Antony, no ambiente industrial da atualidade, todavia, a mão-de-obra direta é apenas uma pequena parte dos custos de produção. Na indústria de eletrônicos, por exemplo, o custo de mão de obra é de menos de 5% do custo total de produção. O custo direto de materiais, porém, permanece sendo importante porque representa 40% a 60% dos custos totais, em muitas fábricas. Essa mudança é decorrência da maior automação das empresas, requerendo mais atividades de engenharia de produção, de programação e de setups das máquinas.
O segmento da Contabilidade Gerencial denominada de Contabilidade de Custos, especificamente, auxilia a gerência nas funções associadas com as atividades organizacionais de aquisição, processamento, estocagem, distribuição e vendas. Dessa forma, a integração do SIG com a Contabilidade, no sentido mais geral, é o valor agregado por uma organização a seus bens e serviços.
Os sistemas de Contabilidade estão reduzindo a distância entre sistemas financeiros e gerenciais. A maioria dos programas de Contabilidade já tem condições de capturar dados financeiros e não financeiros e organizá-los de forma a produzir relatórios para os usuários internos e externos da informação.
Uma das características desses programas é a capacidade de fornecer informações em tempo real, ou quase instantaneamente, e, mesmo que os investidores da organização por ventura não estejam interessados numa atualização minuto-a-minuto das vendas de produtos, os sistemas de informações existentes tornem viável esse tipo de notícia. Logo, é possível uma empresa disponibilizar as informações relevantes em sua página da web ou site da internet para qualquer interessado.
Os componentes da contabilidade gerencial de um SIG têm como principal objetivo oferecer informações relevantes para os gerentes da companhia, que são partes internas (usuários internos), segundo Moscove. Entendemos que a contabilidade gerencial oferece uma contribuição importante para as funções de planejamento, controle e tomada de decisões associadas ao sistema de Contabilidade de Custos de uma empresa.
Considerações Finais
Usualmente, a informação gerencial contábil tem-se apresentado como financeira. Todavia, este campo de atuação foi-se ampliando para incluir, também, informações operacionais, tais como: custo de produção, fornecedores, unidades produzidas e medidas de lucratividade dos produtos, serviços e clientes. Pode medir também o desempenho de unidades operacionais descentralizadas, como as divisões e os departamentos.
Esse tipo de conhecimento representa um dos meios primários pelos quais os funcionários, gerentes e executivos recebem feedback sobre suas atuações, capacitando-os a aprenderem com o passado e, conseqüentemente, aperfeiçoarem-se para o futuro.
Os sistemas de informações gerenciais têm por finalidade auxiliar e dar suporte no processo de cumprimento das metas e objetivos traçados pela organização. Esses sistemas deverão fornecer aos administradores ou executivos, informações que permitam controlar, organizar e planejar, de forma eficiente e eficaz as diversas áreas funcionais da organização.
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Vale salientar que, atualmente, com o grande avanço da tecnologia de informação, têm-se fornecido informações gerenciais em tempo real, permitindo decisões rápidas e adequadas.
A integração do SIG com a Contabilidade é fundamental para a gerência trabalhar com as ferramentas de planejamento e controle objetivando a tomada de decisão eficiente e eficaz, e contribuindo para assegurar o valor agregado aos bens e serviços de uma organização.
Sendo o SIG, apenas o primeiro passo para um controle efetivo da informação, há necessidade de desenvolverem-se outros sistemas, a fim de que os gestores mantenham-se cada vez mais atualizados com as novidades desse mercado, tomando decisões fundamentadas em recursos da moderna tecnologia.
É sabido que as empresas obtêm sucesso e prosperam com base na elaboração de produtos e de serviços que os clientes valorizam porque foram produzindo e distribuídos por meio de processos operacionais eficientes, e cujos resultados foram efetivamente divulgados e vendidos aos consumidores pelas empresas. Portanto, a informação gerencial contábil não pode garantir o sucesso dessas atividadesorganizacionais críticas, porém seu mau funcionamento resultará em severas dificuldades para as organizações.
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