Aula 4

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INTRODUÇÃO A ADMINISTRAÇÃO
Prof. Me. Fernando Balbino de Araujo
Um bom planejamento resulta de um bom diagnóstico – O bom diagnóstico deve ser preciso e correspondente ao cenário observado para expressar a realidade das situações, sem sugerir falsas expectativas e de acordo com as atividades planejadas. Para tanto, deve considerar o cenário interno e externo, a fim de determinar as possibilidades reais da organização, seus pontos fortes e fracos, suas oportunidades e ameaças, que podem ser identificados por meio da análise SWOT, estudada em Empreendedorismo.
 
Uma das grandes virtudes do princípio administrativo ‘planejar’ é a decisão de estabelecer objetivos claros, concretos, viáveis, mensuráveis e possíveis de serem alcançados no tempo estipulado pelo gestor.
Para o alcance dos objetivos ou das metas estabelecidas, é imprescindível desenhar uma estratégia e definir responsabilidades. Isso pode ser feito com uma ferramenta conhecida como 5W + 2H (adaptação dos nomes em inglês):
What = O que será feito 
When = Quando será feito 
Where = Onde será feito 
Why = Por que será feito 
Who = Quem fará
How = Como será feito 
How much = Quanto vai custar 
Organizar
Organizar é o processo de arrumar e distribuir o trabalho, a autoridade e os recursos entre os membros de uma organização, de modo que eles possam alcançar eficientemente os objetivos. Os gestores devem adequar a estrutura da organização aos objetivos traçados e aos recursos disponíveis, processo que é chamado de projeto organizacional.
Para organizar, é preciso saber utilizar: os espaços, o tempo, o trabalho, os recursos humanos e os recursos financeiros.
O espaço: Distribuir a área física (dependências da cooperativa) de maneira que cada setor tenha lugares determinados para as pessoas, equipamentos e materiais. 
 
O tempo: Programar cada atividade ou tarefa de modo que seja possível realizá-las no prazo requerido pela administração.
O trabalho: Determinar a prioridade das tarefas e elaborar uma lista que permita aos executores, diariamente, verificar a eficiência e a eficácia necessárias para cumprir os objetivos propostos.
Os recursos humanos: Informar aos trabalhadores sobre a cooperativa, seus valores e planos, as regras, a estrutura hierárquica (de quem o aprendiz deve receber as orientações e a quem deve prestar contas de suas tarefas, por exemplo), as competências e responsabilidades de seu cargo.
Os recursos financeiros: Definir onde alocar os recursos financeiros em quantidade adequada, para otimizar gastos e diminuir custos das operações realizadas pela cooperativa 
Atividade
A cooperativa ENTREJOVENS, do ramo trabalho, formada por 20 jovens técnicos em computação que concluíram um programa de aprendizagem, dedicada à montagem, comercialização, manutenção e assistência técnica de equipamentos informáticos, deseja planejar a expansão de seu mercado em 20%, pois os resultados estão abaixo da sua capacidade produtiva. Para isso, precisa criar uma estratégia que aumente a venda de equipamentos e a prestação de serviços. O gestor da ENTREJOVENS decidiu o seguinte: 
Realizar uma promoção entre os dias 10 e 25 de dezembro, com as seguintes características:
a) Nas vendas de equipamentos, será aplicado um desconto de 15%;
b) Nos serviços de manutenção, serão efetuados 50% de desconto;
c) Nos consertos, a cada R$150,00 em compras de peças, o cliente receberá um
bônus de R$39,90 para ser utilizado em outra compra.
A estratégia foi planejada para ser adotada na sede da ENTREJOVENS, no município rural de Cafelândia, localizada no Paraná.
Todo o pessoal da cooperativa será envolvido: os da montagem e vendas, assistência técnica e contabilidade (que aplicará os descontos), gestão, presidente e conselhos.
A promoção beneficiará a todos os clientes que solicitarem algum produto ou serviço da ENTREJOVENS. 
Apliquem a ferramenta 5W + 2H para identificar os processos desenvolvidos pela cooperativa durante a etapa ‘planejar’ da gestão administrativa. 
A ideia de economizadores e desperdiçadores do tempo sintetiza a forma como administramos, o que pode aumentar ou dificultar as chances de sucesso. Fique atento! Use todos os recursos para perceber as oportunidades e aproveitá-las. Ante as dificuldades, planeje e seja persistente.
Planeje diariamente suas atividades e classifique-as em URGENTES, IMPORTANTES e NÃO IMPORTANTES. Deixe-as à vista.
Após iniciar uma tarefa, vá até o fim, anote-a como já concluída e confira seu checklist para seguir o planejado 
Atividade: checklist
Analise suas rotinas de trabalho na cooperativa onde é aprendiz para elaborar um checklist com as atividades informadas pelo monitor, por ordem de prioridade. Caso não esteja ainda realizando suas práticas, o professor orientará como executar essa tarefa.
• Informe também as tarefas que compõem cada atividade e o prazo de execução. 
Atividade: checklist
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