Senac Características das modalidades de compras

Prévia do material em texto

Técnico em logística
Características das modalidades de
compras
Modalidade de compras é a maneira como as empresas, dentro de seu
segmento, realizam as suas compras. Essa maneira deve gerar uma política
que deve ser seguida por todos os funcionários envolvidos no processo.
Pode-se determinar nessa política, por exemplo, que determinado
cargo na empresa poderá realizar compras sem autorização do seu superior
até um determinado valor. Acima dele, somente poderão ser feitas com a
validação do superior.
As modalidades de compras podem ser definidas quanto à sua forma.
As mais utilizadas pelas empresas são:
15/06/2025, 14:29 Versão para impressão
about:blank 1/17
15/06/2025, 14:29 Versão para impressão
about:blank 2/17
Conhecer as características de cada modalidade ajudará você a
compreender melhor as políticas de compras utilizadas pela empresa em
que trabalha e qualificará a sua atuação de apoio nesse tipo de atividade.
A função de compras não pode mais ser vista como uma atividade
rotineira. Ela deve ser vista como parte do processo de logística das
empresas, devido ao fato de o setor se relacionar com todas as áreas da
organização e influenciar diretamente as tomadas de decisão.
A área de compras é responsável por adquirir os materiais e as
matérias-primas necessárias para o fluxo adequado do processo produtivo.
Para que isso ocorra, as empresas precisam dispor de recursos
produtivos, que incluem pessoas, estrutura e verba. Gerir uma área de
compras da melhor maneira possível significa gerir bem todos esses
recursos, e nisso o técnico em logística tem papel fundamental. Suas ações
consistem em dar todo o apoio necessário aos funcionários e ao gestor,
planejando as aquisições de forma a realizá-las no tempo correto e na
quantidade certa, verificando se recebeu efetivamente o que foi adquirido e
trabalhando o desenvolvimento de fornecedores.
Vamos tratar agora das diferentes modalidades de compras.
Compra normal
É a modalidade de compra realizada em condições que permitirão ao
comprador ou ao negociador obter as melhores vantagens. Segue-se o fluxo
de compras normal da empresa, sem atropelos, ou seja, dentro do
planejamento estratégico, realizado no início do ano pela empresa e
chamado de budget (planejamento orçamentário de compra e venda anual).
Se a empresa pertencer a um grupo (filiais), o plano geralmente é feito em
conjunto, visando à capacidade de barganhar preço.
15/06/2025, 14:29 Versão para impressão
about:blank 3/17
Compra emergencial
Ocorre por alguma falha no planejamento e requer a necessidade de
suprimir algumas etapas previstas na política de compras. Como se trata de
uma emergência, o objetivo maior será atender à demanda da produção.
A falha no planejamento pode se dar por diferentes motivos: se o
planejamento inicial e anterior for descumprido em função de cálculos
errados, por exemplo, ou se houver alguma questão externa, como o
aumento das vendas por uma oportunidade de mercado.
Imagine que uma empresa concorrente fechou e deixou toda a sua
fatia de mercado para outra empresa atender. Outro caso seria se houvesse
um vendaval, o que aumentaria consideravelmente as vendas de uma
empresa que comercializa telhas, por exemplo. Nesses casos, não haveria
erros de planejamento: trata-se de oportunidades.
Quando se aponta uma questão de falha no planejamento, sabe-se
que pode ter ocorrido algum problema nos controles de entrada e saída dos
itens. Se isso ocorrer, não se perceberá que determinado item está em falta.
Isso pode ser muito grave, pois pode acarretar uma parada de produção,
por exemplo.
No setor de serviços, poderia ser o caso de pedidos de compras de
material de expediente ou de limpeza fora dos prazos. De qualquer forma,
em uma situação ou outra, esses procedimentos podem acarretar prejuízos
para uma organização.
Compras por importação
Assim como as demais modalidades de compras, as compras por
importação têm um processo. Nem tudo pode ser importado, pois existem
legislações e regras específicas. É o caso de pneus, produtos danosos ao
meio ambiente, carros usados e materiais bélicos, entre outros.
15/06/2025, 14:29 Versão para impressão
about:blank 4/17
Não nos aprofundaremos muito, pois os procedimentos encontram-se
expostos às contínuas modificações de regulamentos, que compreendem,
entre outras, as etapas a seguir:
Processamento de faturas pro forma
Processamento junto ao Departamento de Comércio Exterior
(Decex) dos documentos necessários à importação
Compra de câmbio, para pagamento contra carta de crédito
irrevogável
Acompanhamento das ordens de compra (purchase order) no
exterior e solicitação de averbações de seguro de transporte
marítimo e/ou aéreo
Recebimento da mercadoria em aeroporto ou porto
Pagamento de direitos alfandegários
Reclamação à seguradora, quando for o caso
Além disso, existem muitos órgãos que controlam bens que
necessitam de licenças. Estes são alguns deles:
 
Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), que impõe
limitações para controle sanitário, fiscaliza produtos médicos,
entre outras coisas
Instituto Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade
Industrial (Inmetro)
Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais
Renováveis (Ibama)
15/06/2025, 14:29 Versão para impressão
about:blank 5/17
Por isso, se a sua empresa necessita importar, fique atento às
legislações vigentes. Quando as empresas já têm esse processo, existe um
setor estruturado para cuidar dessas compras. Esta é uma modalidade com
uma série de detalhes específicos que requerem muita atenção.
Compra local
As compras locais podem ser exercidas na iniciativa privada e no
serviço público. A diferença entre os dois segmentos é a formalidade do
serviço público e a informalidade da iniciativa privada, apesar de que os
procedimentos praticamente são idênticos.
Isso significa que, se você estiver atuando em uma empresa pública ou
privada e realizar compras dentro do nosso país, essas compras serão
locais.
As compras locais podem ser divididas em compras do setor público
e compras do setor privado.
Clique ou toque nos títulos para visualizar o conteúdo
15/06/2025, 14:29 Versão para impressão
about:blank 6/17
Compras para o setor público
Schmidt e Assis (2011) definem as compras públicas como “o processo
através do qual o governo busca obter serviços, materiais e
equipamentos necessários ao seu funcionamento, atendendo legislação
vigentes, bem como normas. As aquisições e as contratações possuem
como objetivo principal a manutenção e os investimentos necessários
em infraestrutura física, bem como o fortalecimento das capacidades
humanas que, assim, constituem a base para o desenvolvimento de um
país”.
Chama-se licitação o processo em que se administra o setor de
compras ou suprimentos no setor público. Nada mais é do que um
procedimento administrativo que elenca uma sucessão sequenciada de
atos. Esse processo visa a garantir os princípios regulamentados pelo
Estado.
A administração pública só poderá fazer o que determina a lei, cujos
objetivos são:
Obter as melhores propostas
Garantir a igualdade de condições
Atender aos critérios de seleção das cotações, não sendo
permitido estabelecer parcerias
Manter o foco no preço (pois geralmente são compras
volumosas com altos custos)
Percebe-se por essas características que existe uma dificuldade de
garantir um controle de qualidade nos processos de compras para o
setor público, diferentemente do que ocorre no setor privado.
15/06/2025, 14:29 Versão para impressão
about:blank 7/17
Há um vídeo que mostra na prática o problema de uma compra mal
planejada pelo setor público da saúde. A necessidade de uma compra
emergencial afeta diretamente esse setor, que é tão importante.
Devendo haver uma licitação de compra, podem-se gerar problemas
que impactam a vida dos usuários do sistema, pois o processo é
burocrático e lento.
Para ver o vídeo na íntegra, o qual ilustra como a falta de planejamentopode causar impactos, pesquise no YouTube por “rede de saúde está
sem seringas e DF faz compra emergencial”. Trata-se de um exemplo
que facilitará o seu entendimento.
Compras para o setor privado
Nas empresas do setor privado, compras é uma função administrativa.
Adquirem-se externamente bens e serviços com o objetivo de garantir o
fluxo de materiais necessários para que essas organizações possam
cumprir sua missão junto à sociedade na quantidade certa, com
qualidade, com a fonte correta e o preço adequado.
As compras no setor privado não seguem um modelo único. Vários são
os modelos conceituais e teóricos adotados pelas empresas.
No quadro a seguir, encontram-se esquematizadas as principais
diferenças existentes entre o sistema de compras das empresas privadas
e a Lei de Licitações, utilizada pelas empresas públicas. Nele, estão
presentes dois termos: just in time e kanban.
Just in time (JIT) é uma técnica logística em que a mercadoria e os
estoques são pedidos somente no tempo certo, ou seja, quando se precisa.
Kanban é um método de controle com cartões, em que também, conforme
15/06/2025, 14:29 Versão para impressão
about:blank 8/17
o JIT, os estoques se movimentam conforme a necessidade.
15/06/2025, 14:29 Versão para impressão
about:blank 9/17
Parâmetro Compras – Empresas
privadas
Licitação – Empresas
públicas
Seleção
de
fornecedores
Critério de
seleção
centrado no
fornecedor
Negociação
Possibilidade
de parcerias
Critérios de
seleção com
base no custo
do ciclo de
vida
Critério de
seleção
centrado no
produto
Cotação
Impossibilidade
de parcerias
Critério de
seleção com
base no preço
Avaliação de
fornecedores
Facilidade de
usar como
critério os
fornecimentos
passados
Dificuldade de
usar como
critério os
fornecimentos
passados
Custo do
pedido
Pequenos
custos de
pedidos
(parcerias
fazem tender
a zero)
Grandes
custos de
pedidos; alto
custo de
vendas para o
fornecedor
Parâmetro Compras Licitação
15/06/2025, 14:29 Versão para impressão
about:blank 10/17
Tamanho do
lote de
compra
Pequenos
lotes de
produtos
Entregas
constantes
(JIT)
Grandes lotes
de produtos
Entregas
constantes só
com um
registro de
preços ou
padronização
Tempo de
reposição
Pequeno
Tendência a
zero com os
sistemas
eletrônicos
Kanban e JIT
Grande
Processo
obedece à
lógica
cronológica
Apelação
jurídica dos
participantes
pode estender
o tempo ainda
mais
Preço e
concorrência
Concorrência
centrada em
qualidade,
entrega,
serviços,
preços,
tempo de vida
do produto
Concorrência
centrada no
preço
15/06/2025, 14:29 Versão para impressão
about:blank 11/17
Especificação
do produto
Especificação
mais flexível
Possibilidade
de
participação
do fornecedor
no projeto do
produto (just
in time)
Modificação
na
especificação
com curva de
aprendizado
e fabricação
Fornecimento
da
especificação
formal pelo
comprador no
início do
processo de
compra, que
tende, em
regra, a ser
seguida
rigorosamente
Parâmetro Compras Licitação
Inspeção da
qualidade
Possibilidade
de ser do
próprio
fornecedor,
qualidade
garantida
(JIT)
Inspeção de
recebimento
feita pelo
controle de
qualidade
Dificuldade de
trabalhar com
qualidade
garantida
Recebimento
feito por uma
comissão
15/06/2025, 14:29 Versão para impressão
about:blank 12/17
Contratos
Longa
duração (JIT)
Flexível na
especificação
do produto
Incorporação
de melhoria
técnica e
qualidade
Modificações
por
negociação
Troca de
informação
técnica
durante o
contrato
Curta duração
Na prática,
mais rigidez
Especificação
formal
Dificuldade
para incorpora
melhorias
técnicas
Dificuldade na
troca de
informação
técnica
Controle
sobre a
função
Baixo nível
de formalismo
Controle
genérico
sobre a
função
Alto nível de
formalismo
(tudo deve ser
documentado)
Controle sobre
cada processo
15/06/2025, 14:29 Versão para impressão
about:blank 13/17
Os compradores poderão ser colocados à prova, diante de propostas,
para vencer concorrências, bem como para tomar decisões quanto a um
fornecedor ou outro. As organizações deverão mostrar a todos os seus
funcionários o comportamento que espera deles. Com isso, os funcionários
saberão qual padrão seguir.
A questão comportamental na área de compras é de suma
importância.
Ética nas aquisições
Para a área de compras, uma determinante também está envolvida em
seus procedimentos: a ética. No intuito de estabelecer um conjunto de
procedimentos éticos a serem observados pelos profissionais da área, é
importante que se desenvolvam códigos dentro das organizações. Para
isso, é preciso considerar as seguintes questões:
15/06/2025, 14:29 Versão para impressão
about:blank 14/17
É preciso apresentar um comportamento ético com relação às
negociações. A ética nas compras envolve alguns pontos importantes:
15/06/2025, 14:29 Versão para impressão
about:blank 15/17
Há um limite entre o que é legal e moral.
Os interesses da empresa devem estar sempre acima dos
interesses pessoais.
É importante estabelecer um código de conduta ética para
todos setores da empresa, em especial para os que lidam com
fornecedores.
A empresa deve adotar uma conduta para seus fornecedores,
da mesma forma que adota para seus clientes (política de
ambivalência).
É importante se conscientizar da necessidade de haver
reciprocidade.
É preciso estabelecer qual tipo de brindes, presentes ou
lembranças pode ser recebido, em função de marketing.
Dentro do que é estabelecido em lei, podem-se determinar
punições.
Com relação a comportamentos éticos, é de suma importância seguir
algumas diretrizes dentro das organizações. Mesmo que a empresa não
defina determinados tópicos, eles devem fazer parte do comportamento dos
funcionários.
Estas são algumas diretrizes no setor de compras:
Desencorajar o recebimento de presentes
Estabelecer valores máximos para receber benefícios
Auditar os processos e punir excessos
Reunir-se fora da empresa compradora com a presença de
mais de um funcionário
A atribuição das aquisições é essencial para o departamento de
materiais ou suprimentos. Sua finalidade é suprir as necessidades de
materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no
15/06/2025, 14:29 Versão para impressão
about:blank 16/17
momento certo com as quantidades corretas. Também verifica se a empresa
recebeu efetivamente o que foi comprado e providencia armazenamentos.
A gestão de compras é um segmento essencial para o bom
funcionamento das organizações. Se qualificado e estruturado, garante a
permanência delas no mercado e a sua competitividade.
As atividades de compras afetam os diversos departamentos dentro da
instituição. A gestão de compras baseia-se na análise, no controle e no
acompanhamento de todo o processo de compras dentro das empresas,
bem como das mudanças e transformações de mercado.
15/06/2025, 14:29 Versão para impressão
about:blank 17/17