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UNIDADE I Auditoria Externa II AUDITORIA ÁS CONTAS ACTIVAS 2021 AUDITORIA EXTERNA II Ficha Técnica: Título: Auditoria Externa II – Introducao `a Auditoria Externa II Autor: Selma Simango e Ismael Manuel Revisor: Estrela Charles e Teresa Almeida Nhachengo Execução gráfica e paginação: Instituto Superior Monitor 2ª Edição: 2021 Readaptação por Instituto Superior Monitor: Junho de 2021 © Instituto Superior Monitor Todos os direitos reservados por: Instituto Superior Monitor Av. Samora Machel, n. º 202 – 2.º andar Caixa Postal 4388 Maputo MOÇAMBIQUE Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida ou transmitida por qualquer forma ou por qualquer processo, electrónico, mecânico ou fotográfico, incluindo fotocópia ou gravação, sem autorização prévia e escrita do Instituto Superior Monitor. Exceptua-se a transcrição de pequenos textos ou passagens para apresentação ou crítica do livro. Esta excepção não deve de modo nenhum ser interpretada como sendo extensiva à transcrição de textos em recolhas antológicas ou similares, de onde resulte prejuízo para o interesse pela obra. Os transgressores são passíveis de procedimento judicial Índice CAPITULO I – AUDITORIA ÁS DISPONIBILIDDAE/ AOS MEIO FINANCEIROS ...................... 7 OBJECTIVOS DO CAPÍTULO ............................................................................................................. 7 1.1 Introdução .................................................................................................................................... 7 1.1.1 Disponibilidades / meios financeiros ................................................................................... 7 1.1.2 Meios Financeiros / Activo Corrente .................................................................................. 7 1.1.3 Práticas Contabilísticas Básicas .......................................................................................... 8 1.2 Controlo Interno Ideal ................................................................................................................ 8 1.3 Objectivos da Auditoria na Área de Meios Financeiros .......................................................... 9 1.4 Procedimento de Auditoria Área de Meios Minanceiros / Disponibilidades ....................... 10 1.4.1 Caixa – Fundo Fixo ............................................................................................................ 10 1.4.2 Caixa – Recebimentos ........................................................................................................ 11 1.4.3 Caixa – Pagamentos ........................................................................................................... 12 1.4.4 Bancos – Depósitos à Ordem ............................................................................................. 12 1.4.5 Outros Instrumentos Financeiros (Activos Correntes) ................................................... 14 1.5 PROGRAMA DE AUDITORIA EM DISPONIBILIDADES ............................................... 15 1.6 Conclusão ................................................................................................................................... 17 1.7 QUADRO SINÓPTICO ............................................................................................................ 18 1.8 EXERCÍCIOS ............................................................................................................................ 19 CAPÍTULO II – AUDITORIA ÀS EXISTÊNCIAS ........................................................................................... 21 OBJECTIVOS DO CAPÍTULO .................................................................................................................... 21 2.1 Introdução .................................................................................................................................. 21 2.2 CONDIÇÕES IDEAIS DE CONTROLO INTERNO DA ÁREA DAS EXISTÊNCIAS .... 22 2.2.1 Planeamento ........................................................................................................................ 22 2.3 OBJECTIVOS DE AUDITORIA A ATINGIR NA ÁREA DAS EXISTÊNCIAS .............. 22 2.4 PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA NA ÁREA DAS EXISTÊNCIAS .......................... 23 2.4.1 Inventário Físico ................................................................................................................. 23 2.4.2.1 Compras .......................................................................................... 26 2.4.2.2 Vendas ............................................................................................. 27 2.4.2.3 Movimentação Interna .................................................................. 27 2.4.3 Procedimentos Posteriores à Contagem ........................................................................... 28 2.4.4 Circularização ..................................................................................................................... 30 2.5 PROGRAMAS DE AUDITORIA – Existências ..................................................................... 31 2.6 QUADRO SINÓPTICO ............................................................................................................ 36 2.7 EXERCÍCIOS ............................................................................................................................ 37 CAPÍTULO III– Auditoria às Contas de Terceiros (Clientes e outras Dívidas a Receber)........................ 39 OBJECTIVOS DO CAPÍTULO .................................................................................................................... 39 3.1 Introdução ....................................................................................................................................... 39 3.1.1 Conceitos ............................................................................................................................. 39 3.2 Controlos Internos Ideais ..................................................................................................... 40 3.3 PRINCIPAIS OBJECTIVOS De AUDITORIA DAS CONTAS A RECEBER .................. 40 3.4 PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA DAS CONTAS A RECEBER ................................ 41 3.4.1 Controlo sobre as Confirmações ....................................................................................... 42 3.5 AUDITORIA DE OUTROS CRÉDITOS ............................................................................... 44 3.5.1 Objectivos Da Auditoria .................................................................................................... 44 3.5.2 Procedimentos De Auditoria ............................................................................................. 44 3.6 Programa de auditoria às dívidas a receber ........................................................................... 46 3.7 QUADRO SINÓPTICO ............................................................................................................ 50 3.8 EXERCÍCIOS ............................................................................................................................ 51 CAPÍTULO IV – Auditoria às Imobilizações (Activos tangíveis) .............................................................. 52 OBJECTIVOS DO CAPÍTULO: ................................................................................................................... 52 4.1 Introdução .................................................................................................................................. 52 4.2 Objectivos do Exame ................................................................................................................. 53 4.3 Controlos Internos Ideais .....................................................................................................de reconciliação; h) Relativamente aos clientes que não responderem: ▪ no que se refere as facturas entretantas pagas, examinar os pagamentos subsequentes através da análise dos talões de depósito dando espacial atenção da data da respectiva certificação bancaria; ▪ no que se refere as facturas por pagar, analisar o respectivo processo de vendas (sobretudo: ordem de compra do cliente, guia de remessa e talão destacável da guia de remessa com indicação de que a mercadoria foi recepcionada) dando especial atenção as datas dos referidos documentos: (Costa 2000:390) i) Relativamente as respostas obtidas (concordantes e discontantes) dar especial atenção aos eventuais comentários pelos clientes; j) Resumir os resultados dos precedimentos de confirmação. Preparar o mapa de trabalho; Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 48 k) Concluir sobre os resultados da circularização. 4. Analisar, cuidadosamente, a evolução dos saldos dos clientes circularizados, entre 30/11/X4 e 31/12/X4. 5. Verificar se existem compromissos de venda que possam conduzir a resultados negativos; 6. Identificar as notas de créditos emitidas entre 31/12/X4 e momento de “fecho” do trabalho de campo da auditoria e verificar se as mesmas se referem a vendas efectuadas antes de 31/12/X4. Determiner creditos invulgares emitidos em 19X5. Caso existam, obter justificações para os mesmos. 7. Enviar carta ao Advogado solicitando as informações consideradas necessárias á prossecução da auditoria, relacionadas não só com esta, mas também com outros áreas de trabalho. 8. Analisar os saldos dos clientes considerados pe Empresa ABC de cobrança duvdosa. Preparar o mapa de trabalho. 9. Obterou preparar um balancete por antiguidade de saldos de clientes conta corrente. Preparar o mapa de trabalho. 10. Preparar a analise de evolução do saldo da provisão para cobranças duvidosas. (Costa 200:391) 11. Avaliar a suficiência da provisão para cobrança duvidosa efectuando o seguine trabalho: a) Através da listagem da antiguidade dos saldos idenficar os clientes com problemas de compras; b) Debater os problemas de cobranças com os responsáveis da Empresa ABC, rever os arquivos de correspondência para os/dos clientes e a resposta obtida do Advogado; c) Rever as cobranças subsequentes relativamente aos saldos em análise; Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 49 d) Concluir sobre a suficiência da provisão. 12. No caso das letras a receber, confirmar os dados do registros contabilísticos co o livro de letras a receber. No casodas letras descontadas cruzar a informação constante nas respostas dos bancos com elementos que constam do livro de letras a receber. 13. Confirmar a adequação do critério valorimétrico dos saldos das contas originariamente expressas em divisas. OUTRAS DIVIDASA RECEBER 14. Examinar os balancetes das restantes contas que compõem a rubrica de dívidas a receber (Sócios, Estado e outros devedores) e efectuar os seguintes procedimentos: a) Rever saldos, mas significativos, obtendo as respectivas decomposições; b) Analisar eventuais problemas de realização; c) Se necessário, efectuar so procedimentosde confirmação referidos no ponto 3 deste programa. (Costa 1998:392) OUTROS ASPECTOS 15. Verificar a adequação das informações divulgadas no Anexo. 16. Elaborar mapa desajustamento e reclassificações. 17. Elaboara um memorandum global sobre o trabalho de auditoria efectaudo nesta área e concluir sobre os resultados obtidos. Referir se existiram ou não quaisquer limitações na aplocação dos procedimentos de auditoria. 18. Sugerir eventuais alterações ás políticas contabilísticas adoptadas pela Empresa ABC e ao sistemade controlo interno. 19. Rever o trabalho efectuado pelos assistentes e/ou seniores. 20. Sugerir eventuais alterações ao programa de trabalho do próximo ano. (Costa 2000:393) Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 50 3.7 QUADRO SINÓPTICO Auditoria às contas de terceiros Conceito de Contas a Receber – Clientes. Controle Interno ideias Explica os objectivos do controle interno das Contas a Receber – Clientes. Tipos de erros ou irregularidades mais frequentes Identifica quais os desvios mais comuns e a importância do controle interno para a detecção e resolução dos mesmos. Objectivos do trabalho de auditoria das contas a receber Identificam-se os objectivos do trabalho de auditoria das contas a receber. Procedimentos de auditoria das Contas a Receber – Clientes Identificam-se os procedimentos de auditoria das Contas a Receber – Clientes. Controle sobre as confirmações Vários passos do trabalho do auditor nas Contas a Receber – Clientes. Auditoria de outros créditos Objectivos e procedimentos da auditoria de outros créditos. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 51 3.8 EXERCÍCIOS 1. Quais os registos efectuados Contas a Receber – Clientes? 2. Podem existir alguns desvios ou fraudes! Diga quais são explicando convenientemente a sua resposta. 3. Identifique e explique três objectivos do trabalho de auditoria Contas a Receber? 4. Explique todo o processo de controlo das confirmações? 5. Identifique e explique quatro procedimentos de auditoria de outros créditos? Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 52 CAPÍTULO IV – Auditoria às Imobilizações (Activos tangíveis) OBJECTIVOS DO CAPÍTULO: No final deste capítulo o estudante será capaz de: • Identificar imobilizações / activos tangíveis; • Identificar objectivos do exame de auditoria; • Identificar controlos ideais na área de imobilizações; • Conhecer quais os procedimentos de auditoria a adoptar na área imobilizações; • Identificar os elementos do programa de auditoria em imobilizações. 4.1 Introdução As imobilizações, no actual Plano Geral de Contabilidade compreendem as contas designadas por activos tangíveis e integram os activos da empresa destinados à sua actividade operacional, que não se destinam a ser vendidos ou transformados, e cuja permanência seja superior a um ano. Incluem, ainda, as benfeitorias e as grandes reparações que sejam de acrescer ao custo daqueles activos. Fazem assim parte dos activos tangíveis: as construções, os edifícios industriais, os edifícios administrativos e comerciais, os edifícios para habitação e outros fins sociais, as vias de comunicação e construções afins, o equipamento básico, o mobiliário e equipamento administrativo social, o equipamento de transporte, as taras e vasilhame, as ferramentas e utensílios e ainda outros activos tangíveis que se enquadrem na definição. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 53 4.2 Objectivos do Exame Verificar se: ✓ As inversões em bens do imobilizado (do activo tangível) são registadas em tempo útil; ✓ As operações com bens ocorridas no período sob exame estão devidamente registadas; ✓ Os bens do imobilizado são de propriedade exclusiva da empresa e se são perfeitamente identificáveis; ✓ Os critérios contabilísticos de registo são adequados e consistentes; ✓ A classificação e a divulgação no balanço são adequadas; ✓ Os bens do imobilizado representam activo produtivo empregado nas actividades operacionais da empresa; ✓ O valor do imobilizado é ajustado por provisões que reflictam o seu uso; ✓ Os ajustes aos valores capitalizados são com base em factos comprováveis como: depreciação, diferenças de inventário, perecimento e obsolescência. 4.3 Controlos Internos Ideais Verificar se há na empresa: - Critérios definidos para aprovação de compras, abates (obsolescência ou venda) e sobre variações aos orçamentos;- Formalização de critérios sobre política de capitalização e reparações; - Critérios definidos de depreciação dos bens; - Controlos auxiliares dos bens, fornecendo o seu histórico; - Elaboração de inventários periódicos e/ou forma alternativa de confirmação da existência física dos bens; - Existência de um sistema adequado de valorização; Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 54 - Confronto periódico dos registos auxiliares com os contabilísticos; - Controlo efectivo sobre a movimentação física dos bens. 4.4 Procedimentos de Auditoria Aplicáveis Avaliação dos controlos internos existentes. Exame da movimentação ocorrida nas contas, ou seja: - Exame dos abates/vendas; - Exame das depreciações; - Circularização. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 55 4.5 PROGRAMA DE AUDITORIA às Imobilizações Descrição do objectivo/programa/teste I. Resumo dos procedimentos contabilísticos e das medidas de controlo interno utilizados pela Empresa ABC ……. …….. II. Objectivos de auditoria Concluir se: 1. Os procedimentos contabilísticos e as medidas de controlo interno relacionados com as imobilizações incopóres e corpóreas são adequados e se estão, de facto a ser aplicados. 2. As imobilizações são de propriedades da Empresas ABC (ou existe um contrato de locação financeira) e estão relacionadas com a sua actividade. 3. As bases segundo as quais as contas de imobilizações estão apresentadas no Balanço estão de acordo com princípios de contabilidade geralmente aceite e têm vindo a ser consistententemente aplicados. 4. As adições efectuadas no período sob verificação representam efectivamente valores a capitalizar e, ao mesmo tempo, propriedade fisicamente construída ou instalada ou débitos apropriados contra operações futuras. 5. Existem débitos a contas de custos ou perdas que digam respeito a bens u direitos que devessem ter sido capitalizados. 6. No caso de ter sido efectuada reavaliação, se esta foi feita de acordo com os princípios contabilísticos geralmente aceites (DC 16). 7. Os custos e as amortizações acumuladas relativas a bens ou direitos que tenham sido abatidos ao serviço estão complentamente retirados das respectivas contas. (Costa 1998:327) Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 56 8. As amortizações efectuadas no exercício são adequadas e foram calculadas em bases aceitáveis e consistentes com as utilizadas em exercícios anteriores. 9. Os saldos das contas de amortizações acumuladas são razoáveis atendendo á vida útil esperada e ao valor residual dos bens ou direitos. 10. O saldo da conta imobilizações em curso respeita a obras em curso ainda não concluídas á data do Balanço e destinadas ãs imobilizações corpóreas ou incorpáreas e/ou adiantamentos efectuadas a terceiros por conta de imobilizados. 11. Todas as informações pertinentes estão adequadamente divulgadas no Anexo. III. Procedimentos/testes de auditoria 1. Rever as políticas contabilísticas adoptadas pela Empresa ABC e o seu sistema de controlo interno. Actualizar se necessário, os respectivos «dossieres» permanentes. NUMA PRIMEIRA AUDITORIA 2. Obter a análise histórica do imobilizado bruto (aquisições, abates, reavaliações e transfer~encias) e das respectivas amortizações acumuladas de 19X0 a 19X3. Nota: em caso especiais (terrenos, edifícios e outros imobilizados com vida útil superior a 5 anos), poderá haver necessidade de começar a analisar em ano anterioi a 19X0. 3. Com as necessárias adaptações, efectuar os procedimentos aplicáveis numa auditoria recorrente. NUMA AUDITORIA RECORRENTE 4. Obter o resumo do movimento ocorrido em 19X4 no imobilizado bruto, conforme o mapa de trabalho. (Costa 1998:328) 5. Relativamente a cada conta do imobilizado obter a listagem dos aumentos ocorridos drante o ano e: Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 57 a) Testar os de valor mais e menos significativo com os respectivos documentos de suporte (conforme mapa de trabalho N-1; ½) b) Inspecionar fisicamente os itens testados na alínea anterior, verificar se os mesmos estão operacionais, se se reacionam com a actividade da Empresa ABC e se o valor líquido contabilístico tem correspondência com a vida útil esperada. c) Verificar a adequação das respectivas amortizações, tendo em consideração o mês de entrada em funcionamento. 6. Relativamente a cada conta do imobilizado obter a listagem dos abates ocorridos durante o exercício, conforme o mapa de trabalho N-1; 2/2. Verificar a adequação das respectivas amortizações, tendo em consideração o mês de abate. 7. Durante a contegem física das existências (ver o ponto 4 do respectivo programa de trabalho) obter informações sobre as aplicações e abates ocorridosdurante o exercício e cruzar tais informações com os pontos 5 e 6 acima. 8. Verificar as respectivas certidões, a titularidade dos sujeitos a registos e eventuais ónus sobre os mesmos. 9. Elaborar o mapa decobertura dos imobilizados seguros,conforme mapa de trabalho N-9. 10. Obter o resumo domovimento anual ocorrido nas amortizações acumuladas conforme mapa de trabalho Q. 11. Cruzar os totais da respectiva coluna do mapa de trabalho Q com os respectivos mapas de trabalho das demostrações dos resultados designadamente com o mapa de trabalho 16-1. Nota: Os mapas de trabalho reproduzem detalahadamente informações de cada uma das questões em análise, por exemplo o Mapa Q, reproduzir a informação de saldo ao Inicio e Fim de Ano; Reforçar, anulações e abates; transferências e actualizações de reavaliação. Ver (Costa, 2000:524) (Costa 1998:329) 12. Analisar detalhadamente as transações ocorridas com empresas do grupo e associados e com partes relaciondas que envolvem a aquisição ou alienação de imobilizados. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 58 13. Verificar se o valor líquido das imobilizações corpóreas e incorpóreas é recuperável através da sua utilização futura. 14. Verificar se existem situações conducentes a contabilização de impostos diferidos. 15. Se aplicáveis, testar os movimentos ocorridos durante o ano na conta Reservas dereavaliação. OUTROS ASPECTOS 16. Verificar a adequação das informações divulgadas no anexo e relacionados com esta área. 17. Elaborar mapa de ajustamento e reclassificações. 18. Eleborar um memorandum global sobre o trabalho de auditoria efectuado nesta área e concluir sobre os resultados obtidos. Referir se existiram ou não quasquier limitações na aplicação dos procedimentos de auditoria. 19. Sugerir eventuais alterações ás políticas contabilísticas adoptadas pela Empresa ABC e ao seu sistema de controlo interno. 20. Sugerir eventuais alterações ao programa de trabalho do próximo ano. 21. Rever o trabalho efectuado pelos assistentes e/ou seniores. (Costa 1998:330) 4.6 Conclusão sobre os Objectivos e procedimentos de auditoria para as imobilizações Poder concluir se: 1. Os procedimentos contabilísticos e as medidas de controlo interno são adequados e estão, de facto, a ser aplicados; 2. Os saldos das contas de Activos fixos tangíveis estão representados por todos os bens que sejam propriedade da empresa; Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 59 3. Os saldos das contas de Activos fixos intangíveis se referem a activos não monetários sem substância física; 4. Os débitos efectuados durante o período nas contas de Activos fixos representam efectivamente quantias a capitalizar. Existem débitos efectuados em contas de gastos e/ou perdas que deviam ter sido objecto de capitalização; 5. Todas as quantias relativas a bens ou direitos abatidos ou alienados foramretiradas dos saldos das respectivas contas do Balanço; 6. As depreciações/amortizações contabilizadas no período são adequadas e foram calculadas de forma sistemática e de acordo com o normativo contabilístico aplicável; 7. Os saldos das contas de depreciações/amortizações/imparidades acumuladas são adequados; 8. Os saldos das contas de Activos fixos tangíveis e de Activos intangíveis estão adequadamente mensurados e apresentados; 9. Estão divulgadas no anexo todas as informações pertinentes. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 60 4.7 QUADRO SINÓPTICO Imobilizações / Activos Tangíveis Enquadramento conceptual e elencam-se os bens constantes desta área de auditoria. Controlo ideal Apresentam-se, a título de enquadramento, algumas medidas de controlo ideais. Objectivos da auditoria na área de imobilizações Elencam-se os objectivos nesta área de auditoria. Procedimentos de auditoria na área de imobilizações Indicam-se os procedimentos a adoptar nesta área. Programa de auditoria em imobilizações Reproduz-se programa de auditoria para uma maior sedimentação de conhecimentos. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 61 4.8 EXERCÍCIOS 1) Indique que procedimentos e testes de auditoria se devem adoptar numa primeira auditoria às imobilizações? 2) O que fazer para comprovar se os bens são propriedade da empresa? 3) Sobre que bens devem incidir os exames que se fazem para verificar se, esses mesmos bens, estão na posse da empresa? 4) Qual a importância da comparação dos mapas anuais de imobilizado e de amortizações? Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 62 SUGESTÕES PARA LEITURA Bibliografia: • COSTA, Carlos Baptista da (2000). Auditoria Financeira – Teoria e Pratica. 7ª Edição. Lisboa: Editora Reis dos Livros. • COSTA, Carlos Baptista da (1988). Auditoria Financeira – Teoria e Pratica. 6ª Edição. Lisboa: Editora Reis dos Livros. • COSTA, Carlos Baptista da, Alves, Gabriel Correia (1998). Casos Práticos de Auditoria Financeira, 1ª Edição, Lisboa: Vislis Editores. • INTERNATIONAL STANDARD ON AUDITING. Normas Internacionais de Auditoria (NIRs). • Manual do Revisor Oficial de Contas - Directrizes de Revisão Auditoria utilizadas em Portugal, disponível em http://www.infocontab.com.pt/download/DRA/, acedido em 15.10.2011 • MORAIS, Georgina e MARTINS, Isabel (2007). Auditoria Interna – função e processo. 3ª Edição. Lisboa: Áreas Editora. Sites para consulta: • American Institute of Certified Public Accountants - http://www.aicpa.org - Statements on Auditing Standards - Copyright American Institute of Certified Public Accountants, Inc. Access the copyright permission information. • Normas Internacionais de Auditoria Interna http://www.theiia.org/guidance/standards- and-guidance/ippf/standards/ - acedido em 16.10.2011 http://www.infocontab.com.pt/download/DRA/ http://www.aicpa.org/ http://www.theiia.org/guidance/standards-and-guidance/ippf/standards/ http://www.theiia.org/guidance/standards-and-guidance/ippf/standards/53 4.4 Procedimentos de Auditoria Aplicáveis................................................................................... 54 4.5 PROGRAMA DE AUDITORIA às Imobilizações ................................................................. 55 4.6 Conclusão sobre os Objectivos e procedimentos de auditoria para as imobilizações ........ 58 4.7 QUADRO SINÓPTICO ............................................................................................................ 60 4.8 EXERCÍCIOS ............................................................................................................................ 61 Bibliografia: ........................................................................................................................................... 62 INTRODUÇÃO Caro Estudante, Seja Bem-vindo(a) à unidade I da Auditoria Externa II. Para ter sucesso nesta unidade necessita de estudar com atenção todo o manual, não deixando de rever as unidades anteriores. Para complementar os seus conhecimentos recomenda-se que realize uma leitura pelos recursos auxiliares recomendados ao longo desta unidade, não só pela bibliografia indicada como pelos websites sugeridos. Para aceder a outras bibliotecas faça-se acompanhar do seu cartão de estudante. A biblioteca virtual do ISM inclui livros digitalizados, artigos, websites e outras referências importantes para esta e outras disciplinas, que deverá utilizar na realização de casos práticos. A biblioteca virtual pode ser consultada em http://www. biblioteca.ismonitor.ac.mz. O aluno pode ainda recorrer a outras bibliotecas virtuais, como por exemplo em: www.saber.ac.mz www.books.google.com Recomenda-se que o aluno não guarde as suas dúvidas para si e que as apresente ao tutor, sempre que achar pertinente. Recomenda-se que entre em contacto com o respectivo tutor, caso ainda não tenha o contacto do mesmo poderá obtê-lo através do site: https://www.ismonitor.ac.mz/ ou através da página facebook: https://www.facebook.com/ismonitor/. Os exercícios práticos têm como objectivo a consolidação do conhecimento dos temas apresentados nesta unidade. O Instituto Superior Monitor fornece as soluções de muitos desses exercícios de forma a facilitar o processo de aprendizagem, mas atenção caro estudante, você deve resolver os exercícios de auto- avaliação antes de consultar as soluções fornecidas. No final desta unidade encontra-se o teste de avaliação. A avaliação deve ser submetida ao Instituto Superior Monitor até 30 (trinta) dias após a recepção da unidade. A avaliação da unidade pode ser submetida por e- mail (testes@ismonitor.ac.mz) ou entrega directa na instituição sede ou centros de recursos. É da responsabilidade do aluno certificar-se da recepção do teste no exacto número de http://www.ismonitor.ac.mz/biblioteca http://www.ismonitor.ac.mz/biblioteca http://www.saber.ac.mz/ http://www.books.google.com/ https://www.ismonitor.ac.mz/ https://www.facebook.com/ismonitor/ mailto:testes@ismonitor.ac.mz Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 6 páginas. Esta unidade pressupõe que a realização de 37,5 horas de aprendizagem, distribuídas da seguinte forma: ✓ Tempo para leituras da unidade: 22 horas; ✓ Tempo para trabalhos de pesquisa: 5 horas; ✓ Tempo para realização de exercícios práticos: 8,5 horas; ✓ Tempo para realizar avaliações: 2 horas. A presente unidade é válida por 12 (doze) meses. Os estudantes que não tenham obtido aproveitamento na disciplina (por terem interrompido o curso ou reprovado) devem contactar o Instituto Superior Monitor. Esta recomendação deve-se ao facto de os materiais serem periodicamente revistos e actualizados, de forma a se adaptarem às mudanças do mundo actual e às dinâmicas da produção de conhecimento no seio da própria disciplina. UNIDADE I – AUDITORIA ÁS CONTAS ESTRUTURA DA UNIDADE I Esta unidade concentra-se sobre a auditoria ás disponibilidades- meios financeiros, créditos sobre terceiros, existências e imobilizações. Em cada um dos capítulos são apresentados a título de enquadramento quais as condições do controlo interno, quais os objectivos de auditoria, quais os procedimentos a adptar. Recomenda-se que leia atentamente as generalidades desta unidade antes de iniciar os seus estudos. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 7 CAPíTULO I – AUDITORIA ÁS DISPONIBILIDDAE/ AOS MEIO FINANCEIROS OBJECTIVOS DO CAPÍTULO No final deste capítulo, o aluno deverá ser capaz de: • Identificar quais as disponibilidades da empresa; • Identificar controlos inadequados; • Conhecer os objectivos de auditoria na área de meios financeiros; • Conhecer quais os procedimentos de auditoria a adoptar na área de meios financeiros; • Identificar os elementos do programa de auditoria em disponibilidades. 1.1 Introdução 1.1.1 Disponibilidades / meios financeiros O conceito de “Disponibilidades” actualmente denominado “Meios Financeiros”, inclui não só o dinheiro em caixa ou em depósitos bancários, mas também valores equivalentes (por exemplo cheques na nossa posse ou em trânsito), e que representam recursos disponíveis para movimentar ou para aplicação nas operações da empresa, desde que não existam restrições para uso imediato. É dentro deste conceito que as aplicações de liquidez imediata são também classificadas como disponibilidades, sendo apresentadas na sua respetiva conta. 1.1.2 Meios Financeiros / Activo Corrente Para melhor compreendermos a evolução que a contabilidade tem sofrido, e consequentemente a auditoria, no plano conceptual, importa percebermos este novo conceito de “Activo corrente”, que é um activo que a entidade: Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 8 - Espera realizar, ou tem intenção de vender ou consumir, durante o seu ciclo normal operacional; - Detém essencialmente com o propósito de o negociar; - Espera realizar dentro do prazo de um ano após a data do balanço; ou - É caixa, ou um equivalente de caixa, a menos que o activo tenha restrições para ser trocado ou utilizado para liquidar um passivo durante pelo menos um ano após a data do balanço. (Ernst & Young, pg. 308) É sobre a auditoria aos meios financeiros – a caixa ou equivalentes de caixa que nos vamos concentrar neste capítulo. 1.1.3 Práticas Contabilísticas Básicas Os valores em caixa, os depósitos nos bancos (à ordem) e as aplicações financeiras imediatamente convertíveis, isto é, de disponibilidade imediata devem ser contabilizados como activos correntes, ao contrário dos que não são imediatamente convertíveis, não gerando liquidez imediata, que devem ser considerados activos financeiros de investimento. Os vales, documentos de despesas ou adiantamentos a empregados, não devem fazer parte do fundo de caixa, porque não estão disponíveis para utilização imediata pela empresa. Cheques pré-datados em posse da empresa devem ser considerados como valor disponível. Os cheques emitidos, mas ainda não sacados pelos credores, não devem fazer parte dos valores de caixa. 1.2 Controlo Interno Ideal Entre outras medidas a caixa deve ser controlada através de um fundo fixo e todos os comprovativos de suporte aos pagamentos devem ser conferidos por alguém que não manuseie a caixa nem assine os cheques de reposição desse fundo fixo; Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 9 Deve haver segregação de funções, entre as pessoas incumbidas do manuseamento dos valores e as que têm a seu cargo os registos contabilísticos dos mesmos. Para todas as saídas de dinheiro deve existir um documento de suporte cuja autenticidade deve ser sempre verificada. Deve existir controlo interno sobre os fundos de caixa, através de: (a) contagem periódica por pessoa independentedo caixa; (b) comparação do saldo de caixa com os saldos das contas do razão geral; (c) fecho diário do caixa com o registo de todas as operações diárias na folha de caixa; A emissão de vales deve ser normalizada pela Direcção da Empresa; Deve ser evitado o desconto de cheques em Caixa pelos funcionários da empresa. 1.3 Objectivos da Auditoria na Área de Meios Financeiros Concluir se: 1. Os procedimentos contabilísticos e as medidas de controlo interno relacionados com as disponibilidades são adequados e se estão a ser aplicados; 2. O saldo da conta Caixa apresentado no Balanço representa apenas numerário ou meios líquidos de pagamento equivalentes e se são propriedade da Empresa; 3. Os saldos das contas de depósitos bancários apresentados no Balanço representam efectivamente meios de pagamento existentes nas instituições de crédito em nome da Empresa e se estão adequadamente classificados no Balanço; 4. Os saldos das contas de outros instrumentos financeiros pertencem à Empresa e estão devidamente valorizados e classificados no Balanço e se os respectivos resultados estão adequadamente mensurados, registados e classificados na demonstração dos resultados; Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 10 5. Todas as informações pertinentes estão adequadamente divulgadas no Anexo. 1.4 Procedimento de Auditoria Área de Meios Financeiros / Disponibilidades Deve ser realizado um estudo adequado e uma avaliação do controlo interno existente, para estabelecer a base de confiança nos mesmos e para determinar a extensão e profundidade dos testes/exames a aplicar. Para que o auditor alcance os objectivos propostos e verifique se os controlos internos e contabilísticos são os mais adequados, devem ser aplicados os seguintes procedimentos de auditoria: 1.4.1 Caixa – Fundo Fixo Apurar fisicamente e sem aviso prévio aos responsáveis, o montante de dinheiro e de outros valores que compõem o saldo de caixa na data escolhida para exame; Fazer a contagem de caixa na presença do responsável, preferencialmente no início ou no fim do horário de trabalho ou do expediente da empresa; Verificar a existência de “vales”, cheques não recebidos ou não depositados e outros documentos ou valores pendentes, e proceder às averiguações necessárias a fim de apurar a sua regularidade ou não, analisando o tempo de permanência na caixa, as autorizações internas e a legitimidade das operações que lhes deram origem; Incluir nos papéis de trabalho a análise das situações encontrados na “caixa” e que servem de base para eventuais averiguações dos valores inadequados; Identificar os vários caixa’s e o respectivo regime de movimentação, bem como as competências administrativas e limitações operacionais; Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 11 Verificar se são feitas as reconciliações entre o montante da contagem física, o saldo contabilístico da folha de caixa e da conta Razão (conta(s) 11); Identificar as situações pendentes, fazendo-as constar dos papéis de trabalho; Dar conhecimento à administração da empresa cliente sobre qualquer falta de numerário ou diferenças apuradas, após a assinatura do responsável pela caixa na folha de caixa, na contagem e na reconciliação; Observar a aplicação dos procedimentos indicados neste capítulo em todos as pequenas caixas eventualmente mantidas, incluindo as reconciliações com a caixa geral e os registos contabilísticos. Se os exames evidenciaram a existência de comprovativos de despesas e de vales, o auditor deve ficar atento quanto à contabilização desses documentos. 1.4.2 Caixa – Recebimentos Analisar as entradas de caixa identificando as origens, a regularidade matemática legal e fiscal, verificando se têm documento de suporte; Conciliar as entradas, com os prazos nos documentos que deram origem ao direito de recebimento; Identificar atrasos de recebimento e a incidência ou não, de compensações moratórias – juros de mora –, bem como a exactidão das taxas aplicadas e respectivo cálculo; Verificar a coincidência entre as datas do efectivo recebimento de caixa com a da sua entrada ou registo no cliente, apurando e anotando possíveis discrepâncias e irregularidades; Verificar se a contabilização das operações de recebimento obedeceu regularmente às suas características jurídicas e financeiras e às determinações do plano de contas em vigor. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 12 1.4.3 Caixa – Pagamentos Examinar a regularidade dos pagamentos registados com base na documentação, na competência e autoridade de quem aprovou o pagamento e na legitimidade da operação desde as suas origens; Verificar os procedimentos internos tendo em vista o fluxo de processos administrativos e contabilísticos; Examinar os aspectos legais e fiscais inerentes aos pagamentos efectuados bem como as respectivas obrigações processuais; Verificar se a contabilização das operações de pagamentos obedeceu regularmente às suas características jurídicas e financeiras e se estão em conformidade com o plano de contas em vigor; Verificar a conformidade de datas entre vencimentos e pagamentos e ainda se há direito a descontos e abatimentos por antecipações de pagamentos ou se há obrigação de pagamento de juros, no caso de prazos excedidos. 1.4.4 Bancos – Depósitos à Ordem Verificar se os balancetes estão em conformidade com o balanço - se a soma das contas individuais corresponde ao saldo da conta do Razão e se o saldo constante do Balanço é igual ao do Razão; Examinar/reconciliar os registos do cliente e as demonstrações de conta remetidas pelos bancos anotando as eventuais situações pendentes e/ou discrepâncias e a sua efectiva regularização ou permanência; Testar os valores das situações pendentes nas reconciliações examinando as origens (extracto da contabilidade para valores não coincidentes com o extracto bancário e extracto bancário para valores não coincidentes na contabilidade); Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 13 Proceder às reconciliações das contas bancárias se não tiverem sido feitas; Analisar as emissões de cheques tendo em antenção o seguinte: a) a sequência numérica; b) as anulações; c) a regularidade da emissão; d) a legitimidade dos pagamentos segundo as operações que lhe deram origem; e) a competência legal, estatutária, contractual ou regulamentar (incluindo procurações) do(s) emissor(es); f) o rigor nos registos (contabilísticos e auxiliares) da empresa segundo os extractos do banco recebidos na contabilidade; Verificar o movimento de depósitos nas contas bancárias tendo em atenção o seguinte: a) A sua frequência cronológica, a fim de se determinar se o volume de dinheiro e de valores (cheques, etc.) é rapidamente depositado ou se é retido desnecessária ou irregularmente em caixa; b) A conciliação entre os depósitos e a sua efectiva disponibilidade em conta, verificando rapidamente se existem cheques sem cobertura e tomando as medidas necessárias em relação aos mesmos; c) A exactidão das datas e dos valores segundo os registos do caixa e a sua correspondência nos extractos dos bancos; Solicitar/consultar saldos ou extractos de contas bancárias, sempre que necessário; Apurar a regularidade de todas as demais operações registadas na conta bancária, incluindo: a) Débitos correspondentes a despesas, taxas, emolumentos, juros e outros encargos financeiros (se existirem), ordens de pagamento cumpridas, transferências autorizadas, etc.; Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 14 b) Créditos correspondentes a produto de cobranças, depósitos de terceiros, etc.; Na hipótese de “saques a descoberto” – contas caucionadasou outras situações – sem provisão ou com provisão insuficiente de fundos, verificar se o saldo credor da conta bancária figura no passivo do Balanço como exigibilidade; Verificar a existência de contas não movimentadas relacionando os saldos respectivos e anotando a data da última operação; 1.4.5 Outros Instrumentos Financeiros (Activos Correntes) Verificar a natureza dos títulos e valores financeiros classificados como “Activos correntes” em virtude de sua pronta liquidez a fim de determinar se efectivamente são susceptíveis de imediata colocação no mercado ou de imediata liquidez; Proceder, perante o responsável, à contagem física dos títulos e valores que se encontram em tesouraria (ou em posse da empresa) e verificar a sua concordância com os registos contabilísticos; Examinar as demonstrações periódicas enviadas pelas instituições financeiras e solicitar-lhes confirmação e/ou extractos de conta conciliando-os com os registos contabilísticos; Verificar se a contabilidade e as demonstrações financeiras registam, além do custo de aquisição, as eventuais variações de valores decorrentes de actualizações monetárias e de outros eventos ou factores – cotação de mercado e/ou bolsa de valores; Verificar se todos os elementos de identificação dos títulos e valores, bem como a documentação que os originou (aquisição, doação, etc.) se encontram na posse da empresa e se são de facto propriedade da empresa e não pertença pessoal de algum dos sócios. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 15 1.5 PROGRAMA DE AUDITORIA EM DISPONIBILIDADES Descrição do objectivo/programa/teste I- Resumo dos procedimentos contabilísticos e das medidas de controlo interno utilizados pela Empresa ABC. … …. II- Objectivos da auditoria Concluir se: 1. Os procedimentos conbalísticos e as medidas de controlo interno relacionados com as disponobilidades são adequados e se estão de facto a ser aplicados. 2. O saldo da conta Caixa apresentado no Balanço representa apenas numerário ou meios líquidos de pagamento equivalentes, de propriedade da Empresa ABC. 3. Os saldos das contas de depósitos bancários apresentados no Balanço representam efectivamente meios de pagamento existentes nas instituições de crédito em nome da Empresa ABC e se os mesmos estão adequadamente clarificados no Balanço. 4. Os saldos das contas de títulos negociáveis e outras aplicações de tesouraria pertencem á Empresa ABC, se estão devidamente valorizados e clarificados no Balanço e se os respectivos resultados estão adequadamente mensurados. 5. Todas as informações pertinentes estão adequadamente divulgadas no Anexo. III- Procedimentos/testes de auditoria 1. Rever as políticas contabilísticas adoptadas pela Empresa ABC e seu sistema de controlo interno. Actualizar, se necessário os respectivos «dossiers» de trabalho permanentes. (Costa, 1998:225) 2. Efectuar umacontagem ao caixa nofinal dodia 32/12/X4 ou no ini~icio do dia 02/01/X5 ( ou em qualquer outra data, se a Empresa ABC utilizar fundos de caixa) e preparao mapa de trabalho. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 16 3. Obter a decomposição dos saldos de caixa, que não funcionam em sistema de fundo fixo, e verificar a sua coincidência com o razão. Para os que funcionam em regime de fundo fixo analisar a última reposição de 19X4 e a primeira de 19X5. 4. Prepararos modelos das confirmações bancárias, obter as respectivas cartas em papel timbrado da Empresa ABC, verificar se as mesmas estão assinadoas por quem tem poderes para tal e envia-la para todos os Bancos com os quais a Empresa ABC tem relações (Nota:assumindo que as confirmações são com preferências ã data de 31/12/X4, as cartas devem ser enviadas para os Bancos em 02/01/X5). 5. Obter asreconciliações bancãrias com referência á datade 31/12/X4 e efectuar o seguinte trabalho: a) Confrontar o saldo contabilístico de cada reconciliação com o respecto saldo do razão geral; b) Confrontar o saldo bancãio constantede cada recinciliaçao, com a confirmação obtida do banco e com o extrato bancário; c) Testar as operações artimétricas das reconciliações; d) Rever os item de reconciliação mais significativas, verificando a sua regularização no período seguinte, indicando a respectiva data. 6. Preparar o mapa de trabalho, 7. Obter ou preparar o mapa de trabalho relativamente ás transferências e/ou intra bancos efectuadas nos oito dias anteriores e posteriores a 31/12/X4 e verificar se as respectivas operações estão registadas no período apropriado. (Costa 1998:226) 8. Testar a contabilização dos juros relativos ao saldos das diversas contas de disponibilidades e preparar o mapa de trabalho, Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 17 9. Confirmar a adequação do critério valorimétrico dos saldos das contas originariamente expressas em divisas. Outros Aspectos 10. Verificar a adequação das informações divulgadas no Anexo. 11. Elaborara o mapa de ajustamento e de reclassificações, 12. Elaborar um memorandum global sobre o trabalho de auditoria efectuado nesta área e concluir sobre os resultados obtidos. Referir se exitiram ou não quaisquer limitações na aplicação dos procedimentos de auditoria. 13. Sugerir eventuais alteraçãoes ás políticas contabilísticas adoptadas pela Empresa ABC e ao seu sistema de controlo interno. 14. Rever o trabalho efectuado pelos assistentes e/ou seniores; 15. Sugerir eventuais alterações ao programa de trabalho de auditoria do próximo ano. (Costa: 1998:227) 1.6 Conclusão Após ter terminado o trabalho de auditoria na área das Disponibilidades o auditor deve estar em condições de poder concluir se: 1. Os procedimentos contabilísticos e as medidas de CI relacionadas com as disponibilidades são adequados e se estão, de facto, a ser aplicados; 2. O saldo da conta Caixa apresentado no balanço representa apenas numerário ou meios líquidos de pagamento equivalentes, de propriedade da empresa; 3. Os saldos das contas de depósitos bancários apresentados no balanço representam efectivamente meios de pagamento existentes nas instituições de crédito em nome da empresa e se os mesmos estão adequadamente classificados no balanço; Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 18 4. Os saldos das contas de títulos negociáveis e outras aplicações de tesouraria pertencem à empresa, se estão devidamente valorizados e classificados no balanço e se os respectivos resultados estão adequadamente mensurados, registados e classificados na demonstração de resultados; 5. Todas as informações pertinentes estão adequadamente divulgadas no anexo. 1.7 QUADRO SINÓPTICO Disponibilidades / activo corrente Enquadramento conceptual das disponibilidades. Controlo ideal Apresentam-se, a título de enquadramento, algumas medidas de controlo ideais. Objectivos da auditoria na área de meios financeiros Elencam-se os objectivos nesta área de auditoria. Procedimentos de auditoria na área de meios financeiros Apresentam-se os procedimentos a adoptar nesta área, desdobrando em caixa-fundo fixo, caixa-recebimentos, caixa-pagamentos, bancos - depósitos à ordem e outros instrumentos financeiros. Programa de auditoria em disponibilidade Reproduz-se programa de auditoria para uma maior sedimentação de conhecimentos. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 19 1.8 EXERCÍCIOS 1) Suponha que é o auditor da empresa “Papel-Moeda S.A.” e que no levantamento que efectuou dos sistemas de controlo interno e contabilístico, apurou as seguintes informações: a) Existe uma única conta de caixa através da qual são registadostodos os recebimentos e pagamentos, ainda que estes sejam feitos por meio de cheque. A folha de caixa é remetida ao departamento de Contabilidade, juntamente com os documentos, até ao dia 10 do mês seguinte. Em virtude de existir muito trabalho e da demora na obtenção de alguns documentos, os registos das operações na referida folha chegam a demorar uma semana; b) O Director Financeiro tem verificado permanentemente uma coincidência entre o saldo da folha de caixa e o saldo contabilístico, pelo que considera desnecessário proceder a contagens físicas do caixa, ficando esta tarefa apenas a cargo do responsável pelo Caixa, que a executa mensalmente e de acordo com as instruções verbais fornecidas pelo Director Financeiro. 1.1 Como auditor da empresa identifique os principais pontos fracos e as suas consequências. 1.2 Apresente as sugestões consideradas adequadas para a sua melhoria. 2) Da contagem física de Caixa realizada em 02/01/2012 às 10 horas, apuraram-se os seguintes valores: Numerário (notas e moedas) .......................................... 1.980 mtz Moedas e notas ............................................................. 1.105 mtz Vale do Director Financeiro, de 15/10/2010, para despesas de deslocação à Fábrica .......................................................................................... 150 mtz Selos do Correio ................................................................. 22 mtz Senhas de Refeição ........................................................... 200 mtz Pagamentos efectuados até à data da contagem e por lançar na folha de caixa de 02/01/2012 .......................................................................................... 180 mtz Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 20 Idem para os recebimentos ............................................ 1 155 mtz Diferenças de Caixa, para menos, não justificadas pelo Tesoureiro 118 mtz Cheques de Clientes ...................................................... 3 140 mtz a) Que comentários lhe oferecem os elementos em caixa? b) Quais os elementos que não deviam constar como caixa? Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 21 CAPÍTULO II – AUDITORIA ÀS EXISTÊNCIAS OBJECTIVOS DO CAPÍTULO: No final deste capítulo o estudante será capaz de: • Identificar as condições ideais de controlo interno na área de existências; • Identificar controlos internos inadequados; • Conhecer os objectivos de auditoria na área de existências; • Conhecer quais os procedimentos de auditoria a adoptar na área de existências; • Conhecer as medidas de acompanhamento de inventário físico; • Identificar os elementos do programa de auditoria em existências. 2.1 Introdução A área das existências tem de um modo geral, uma grande importância para a maioria das empresas industriais e comerciais, e o seu correcto apuramento no início e no final de cada exercício é fundamental para a determinação do correcto resultado da empresa. Na área de existências temos normalmente que considerar as seguintes categorias: a) produtos acabados – correspondem a bens fabricados ou adquiridos a terceiros, prontos para a venda; b) produtos em fabrico – correspondem a bens ainda em fabricação; c) matérias-primas – correspondem a materiais a serem utilizados na fabricação de produtos acabados; d) materiais diversos ou auxiliares – correspondem a materiais de natureza diversa a serem utilizados indiretamente na fabricação. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 22 2.2 CONDIÇÕES IDEAIS DE CONTROLO INTERNO DA ÁREA DAS EXISTÊNCIAS 2.2.1 Planeamento Consiste na estimativa das necessidades ideais para a empresa. A determinação dos lotes ideais pode gerar conflitos de interesses, tais como: o departamento de vendas necessitar de ter disponíveis as mercadorias para atender prontamente aos clientes; o departamento de produção procurar manter produções para obter o máximo de eficiência a baixos custos unitários (diluindo assim o custo fixo por unidade); o departamento financeiro procurar um mínimo de investimento possível, a fim de obter uma alta taxa de rotação de matérias-primas e subdisiárias para elevar sempre que possível os lucros e diminuir os materiais obsoletos. 2.3 OBJECTIVOS DE AUDITORIA A ATINGIR NA ÁREA DAS EXISTÊNCIAS Concluir se: 1. Os procedimentos contabilísticos e as medidas de controlo interno relacionados com as existências são adequados e se estão, de facto, a ser aplicados; 2. As quantidades em "stock" representam existências de propriedade da Empresa e estão localizadas nos seus armazéns, em armazéns de terceiros, em trânsito ou à consignação; 3. As listas das existências finais estão devidamente compiladas e resumidas, aritmeticamente correctas e se os seus totais são concordantes com os saldos das respectivas contas; 4. As existências estão valorizadas de acordo com princípios de contabilidade geralmente aceites, aplicados de uma forma consistente entre anos e ao mais baixo do custo ou do preço de mercado; 5. As existências excessivas ou com pouca rotação, defeituosas ou deterioradas, obsoletas, etc., estão cobertas por provisões adequadas; Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 23 6. As existências finais estão determinadas, no que respeita a quantidades, custos unitários, cálculos, "stocks" excessivos, etc., em bases consistentes com as utilizadas em anos anteriores; 7. O custo das existências vendidas e consumidas reflectido na demonstração dos resultados respeita ao período sob exame, foi determinado de acordo com princípios de contabilidade geralmente aceites, calculado de uma forma consistente com a utilizada no período anterior e se está relacionado com os proveitos e/ou existências contabilizados no mesmo período; 8. Todas as informações pertinentes estão adequadamente divulgadas no Anexo. 2.4 PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA NA ÁREA DAS EXISTÊNCIAS Os procedimentos aplicados para se atingir os objectivos de auditoria variam conforme as circunstâncias, controlos existentes e ramo de actividade da empresa. Alguns dos procedimentos usuais são os seguintes: 2.4.1 Inventário Físico A existência física dos stocks é determinada pela realização do inventário físico completo de todos os materiais, no final ou perto do final do exercício – periódico. O inventário pode ser também feito por contagens cíclicas – rotativo. As instruções para acompanhamento do inventário físico devem conter todos os dados necessários para a realização do trabalho com sucesso e eficácia. Devem conter, por exemplo: - O sistema de contagem a ser adoptado; - Se haverá ou não recontagens do stock; Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 24 - O critério para preenchimento dos talões e referências de inventário, devendo ser anexado um modelo; - O sistema de controlo dos talões de contagem; - Como e por quem será feito o corte de operações, de requisições de materiais, de guias de transferência interna, de documento de entrada e saída, etc. - Se haverá movimentação de stock durante o inventário; - Como considerar as entradas e saídas durante os dias que antecedem o inventário; - Os responsáveis por cada área a ser inventariada; - Como identificar os materiais já contados; - Se os talões de contagem serão ou não afixados aos materiais; - Se os talões de contagem serão comparados às listagens de stock e quando; - As providências a tomar em caso de divergências; - A forma de contagem de materiais líquidos ou gasosos, como gás propano e óleo combustível; - A forma de identificação dos stocks obsoletos ou de pequena rotação; etc... Antes do início do inventário deve ser feita uma reunião com o pessoalenvolvido, que deve conhecer e identificar o material a ser contado. O pessoal deve também ser esclarecido quanto aos talões de contagem que não podem ser rasurados e se forem, deverão conter o visto dos auditores. Lembretes: Ao planear o acompanhamento do inventário físico o supervisor do trabalho deve ler atentamente os papéis de trabalho sobre custos, produção e controlo de stocks e determinar a extensão dos testes a aplicar. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 25 O auditor não “faz”, não “determina” nem “supervisiona” o inventário, mas acompanha, observa e testa todos os procedimentos adoptados para a contagem física. Responsabilidade do Auditor no Acompanhamento do Inventário Físico: Durante o inventário, o auditor deve percorrer todos os locais onde é efetuado o levantamento, fazendo testes e conferindo-os no mesmo instante com a contagem do pessoal do departamento; as diferenças devem ser prontamente esclarecidas; O auditor deve ainda: Verificar se os procedimentos adoptados são correctos e estão de acordo com as instruções e se as mercadorias estão bem arrumadas; Anotar os testes de materiais importantes para identificação posterior com a listagem final dos inventários; Anotar também a contagem de alguns materiais não testados pelos auditores; Observar o trânsito de empilhadeiras pelos locais da contagem, certificando-se que não transferem materiais contados para outro sector; Verificar se não há movimentação de materiais entre secções, ou se há entradas e saídas de materiais da fábrica; Observar e questionar quanto à existência de materiais obsoletos, deteriorados, de baixa rotação; Verificar se o stock pertencente a terceiros é identificado e excluído do inventário; sendo um valor material, solicitar confirmação; Verificar se existem materiais facturados e não entregues, que devem estar separados e acompanhados dos respectivos documentos. Anotar alguns materiais para posterior verificação na contabilização; Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 26 No final da contagem, o auditor deve percorrer novamente a área da contagem e certificar-se de que todos os materiais foram contados; Os materiais de produtos em fabrico, quando de valor significativo, devem ser inspecionados fisicamente. Quando não puderem ser determinados dessa maneira, rever os procedimentos adoptados pela empresa para verificar a existência desses materiais; No final da contagem, ao preparar o corte de operações o auditor deve inspecionar todos os talões de contagem, para se certificar que estão corretamente preenchidos e não apresentam rasuras. O auditor deve, também seleccionar os talões de contagem com quantidades relevantes, não contadas por ele, e inspecionar o(s) lote(s), fisicamente. 2.4.2 Corte de operações Na data da realização do inventário físico e na data do balanço, se for diferente, devem ser efetuados o corte de operações de compras, de vendas de existências e das guias de movimentação interna: 2.4.2.1 Compras O objectivo é saber se todo o material recebido até à data da contagem foi incluído e o correspondente passivo foi contabilizado. Para realizar esse objectivo, o auditor deve aplicar os seguintes procedimentos: - Registar nos papéis de trabalho as últimas entradas e as primeiras depois da data do inventário; Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 27 - Na secção de recepção de materiais, determinar se os itens recebidos até à data da contagem foram incluídos nas mesmas, e se os que foram recebidos depois daquela data foram separados; - Testar alguns itens para posterior verificação. Por ocasião da visita final, dever-se-á localizar os itens recebidos antes da contagem, na listagem final do inventário, e o registo do passivo no período; para os itens recebidos após a data da contagem, dever-se-á percorrer a listagem para determinar que não houve inclusão, localizando o registo do passivo no período seguinte. 2.4.2.2 Vendas O objectivo é determinar se os materiais em mãos e incluídos nos inventários finais não foram facturados a clientes e registados como contas a receber e vendas (evitando duplicações). O auditor deve aplicar os seguintes procedimentos: - Anotar nos papéis de trabalho os últimos documentos de venda antes da data da contagem e depois dessa data. (Anotar descrição do material, nº do documento, valor e cliente); - Comparar a contabilização dessas anotações posteriormente; - Verificar se existem materiais facturados e não entregues, que devem estar separados e acompanhados das respectivas facturas. Testar alguns itens e anotá-los para posterior verificação da contabilidade. 2.4.2.3 Movimentação Interna Além da observação no local pelo auditor, ele deve anotar todos os últimos números de guias ou requisições internas para posterior comparação por ocasião da avaliação, assim como os números das últimas ordens de fabricação ou ordens de serviço, etc. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 28 2.4.3 Procedimentos Posteriores à Contagem Verificar se o programa de observação do inventário físico foi devidamente efectuado. Analisar as observações feitas no programa. Rever os procedimentos da empresa para juntar e somar as contagens. Verificar o “corte de operações” (Exame aos registos contabilísticos fornecedores, stocks, vendas, contas a receber, etc.). Verificar se o material em produção no momento da contagem continua em aberto até à data da verificação, e se tal ocorrer adoptar procedimentos para assegurar que não está obsoleto ou defeituoso e está em condições de ser vendido. Examinar as Ordens de Fabricação e Ordens de Serviço para ter certeza que há débitos recentes de mão-de-obra e materiais. Para os casos de fabrico por encomenda, quando apropriado, selecionar alguns dos maiores produtos em fabrico e examinar contratos ou outros registos, conferindo datas de entrega ou quaisquer outras evidências de que o material existia na data do balanço. Testar preços de matérias-primas e outros materiais, com tabelas de mercado; de preferência produtos contados pelo auditor. Testar a avaliação dos produtos em fabrico e acabados (contados pelo auditor). Deixar evidências dos ajustamentos; O preço de mercado pode ser determinado da seguinte maneira: Reposição (usual para matérias-primas), consulta de facturas recentes, custos de produção recente e cotação de mercado; Valor líquido realizável – (produto acabado) consultar listas de preços de vendas de alguns produtos (contados por nós), descontos mais elevados e custos médios de vendas para colocação no mercado. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 29 Verificar se o departamento efetuou provisão para obsolescência, para os produtos que se encontram nestas condições; conferir o cálculo efectuado. Certificar-se da existência ou não de ónus sobre os stocks através do exame de contratos de empréstimos e processos judiciais em litígio. Rever as contas do razão para examinar se houve lançamentos estranhos ou variações absurdas entre a data do inventário e o encerramento do exercício. Verificar se existem notas de crédito em demasia, após a data do balanço, evidenciando com isso grande devolução de vendas e, portanto, acréscimo irreal de receitas no final do exercício. Verificar se as notas de crédito emitidas após o encerramento do inventário físico foram realmente de produtos devolvidos após aquela data. Se houver indícios de devolução anterior ao inventário, certificar-se de que os produtos não foram incluídos indevidamente no inventário físico. Investigar se os stocks são razoáveis em relação às necessidades normais da empresa. Comparar os stocksdo final do exercício anterior e explicar as maiores flutuações. Calcular a rotação dos inventários e comparar com a rotação dos dois últimos anos, explicando as maiores flutuações. Verificar se os stocks da empresa estão devidamente cobertos por seguro contra incêndio. Investigar quanto à existência de compromissos substanciais de compra ou venda e se foi efectuada provisão para prováveis prejuízos significativos a ocorrerem devido a esses contratos. Obter um certificado (documento assinado pelo responsável) sobre stocks para a data do encerramento do exercício e outro para a data do inventário físico, se diferente. Concluir as contas examinadas. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 30 2.4.4 Circularização Os stocks em poder de terceiros deverão ser confirmados, através de circularização. Devem ser solicitadas informações sobre a propriedade do stock e se se encontra em boas condições, livres de quaisquer ónus. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 31 2.5 PROGRAMAS DE AUDITORIA – Existências Descrição do objectivo/programa/teste I. Resumo dos procedimentos contabilísticos e das medidas de controlo interno utilizados pela Empresa ABC. …… …… II- Objectivos da auditoria Concluir se: 1. Os procedimentos contabilísticos e as medidas de controlo interno relacionados com as existências e com o custo das existências vendidas e consumidas são adequados e se estão de factos a ser aplicados. 2. As quantidades em “Stock” representam existências de propriedades em Empresas ABC e localizadas nos seus armazéns, em armazéns de terceiros, em trânsitos ou á consignação. 3. As listas das existências finais estão devidamente complildas e resumidas, artimenticamente correctas e se os seus totais são concordantes com os saldos das respectivas contas. 4. As existências estão valorizadas de acordo com princípios de contabilidade geralmente aceites, aplicados de uma forma consistente entre anos e ao mais baixo do custo ou do preço de mercado. 5. As existências execessivas com pouca rotação, defeituosas ou deterioradas, obsoletas, etc, estão cobertas por visões adequadas. 6. As existências finais estão determinadas, no que respeita a quantidades, custos unitários, cálculos, “stock” excessivo, etc, em bases consistentes com as utilizadas em anos anteriores. (Costa 1998:299) Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 32 7. O custo das existências vendidas e consumidas reflectido na demostração dos resultados respeita ao período sob exame, foi determinado de acordo com princípios de contabilidade geralmente aceites, calculado de uma forma consistente com a utluzada no período anterior e se está relacionado com proveitos e/ou existências contabilizados no mesmo período. 8. Toas as informações pertenentes estão adequadamente divulgadas no anexo. III. Procedimentos/testes de auditoria ASPECTOS GERAIS 1. Rever as políticas contabilísticas adoptadas pela Empresa ABC e o seu sistema de controlo interno. Actualizar, se necessário os respectivos «dossiers» permentes. CONTAGENS FISICAS 2. Obter cópia das instruções escritas para a realização do inventário, proceder a sua análise e esclarecer com o responsável pelo mesmo quaisquer aspectos menos claros. 3. Seleccionar a equipa de assistentes e seniores para ceder aos testes ás contagens físicas. 4. Acompanhar as equipas de contagem de forma alternada e aleatória recolhendo os dados da contagem (referências, designação e quantidades) e confirmar as quantidades inventariadas. Obter a ssinatura do aponatador da equipa de contagem no mapa de trabalho. Efctuar o trabalho referido no ponto 7 do orograma de auditoria relativo ás imobilizações. 5. Verificar e anotar, durante as contagens, a existência de eventuais artigos obsoletos, deterioradas ou com puca rotação. (Costa 1998:300) Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 33 6. Verificar se o pessoal da Empresa ABC dedica especial cuidado aos procedimentos relacionados com o «Corte» de operações. 7. Obeter informação acerca das entradas e saídas de existências dos armazéns, relativamente aos três dias anteriores e posteriores á data da contagem. 8. Elaboarar um memorandum relativo ao trabalho realizado e concluir sobre os resultados do mesmo. LISTAS FINAIS DAS EXISTÊNCIAS 9. Obter as listas finais das existências e sobre elas efectuar os seguintes procedimentos: a) Testar a exactidão artimetrica das mesmas (somas e multiplicações) dando especial antenção ás unidades de contagem; b) Verificar se os totais das listas são idênticos ás quantidades constantes en cada uma das contas de Existencias que irão aparecer no Balanço; c) Verificar, aleatiriamente, se as quantidades constantes das listas coincidem com as quantiades apresentadas nas listas ou talões elaborados aquando das contagens fisícas; d) Verificar se as quantiades constantes das listas coincidem comas que foram testadas pelos auditores aquando das contagens fisícas. No caso de haver diferenças, obter explicações cabais para tais situaçãoes. 10. Com base nos elementos obtidos no ponto 7 efectuar os respectivos testes de “corte” de operações, conforme mapa de trabalho. 11. Elaborar um memorandum relativo ao trabalho realizado e concluir sobre os resultados do mesmo. (Costa 1998:301) Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 34 12. Seleccionar os ….itens com quantiastotais mais significativas e, dos restantes, … de forma aleatória e verificar se o custo unitário constante nas listas finanis das existências é adequado.( Nota: Os itens seleccionados incluirão necessariamente todos os que foram objecto de contagem física pelos auditores). 13. Relativamente ás existências de matérias primas e de mercadorias, efectuar o teste constente do mapa de trabalho tendo em consideração que as últimas facturas dos fornecedores devem cobrir as quantidades constantes das listas finais das existências. 14. Relativamente ás existências de produtos e trabalhos em curso e de produtos acabados, testes os respectivos cursos, tendo em consideração o método de custeio e de sistemas de contabilidade de custos adoptados pela Empresa ABC. 15. Relactivamente aos itens seleccionados nos pontos 12 e 14 (produtos acabados) obter os respectivos preços de mercado (custo de reposição ou valor realizável líquido, conforme os casos) e verificar seestes são inferiores ao custo constante nas listas finais das existências. Preparar o mapa de trabalho. 16. Obter uma lista de artigos sem movimentos no exercício, compará-la com a informação obtida aquando das contagens (ver ponto 5) e concluir sobre as suas possibilidades de realização. 17. Com base da informaçãoo obtida no ponto anterior e tendo em consideração o referido no ponto 15 verificar a adequação do saldo da conta provisões para depreciação de exeistências. Prepara o mapa de trabalho. 18. Elaborar um memorandum relativo ao trabalho realizado e concluir sobre os resultados do mesmo. (Costa 1998:302) OUTROS ASPECTOS 19. Verificar a adequação das informações divulgadas no anexo. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 35 20. Elaboara o mapa de ajustamento e de reclassificações. 21. Elaboarar um memorandum global sobre o trabalho de auditoria efectuada nesta área e concluir sobre os resultados obtidos. Prepara o mapa de trabalho, referir se existiram ou quaisquer limitações na aplicação dos procedimentos de auditoria. 22. Sugerir eventuais alterações as polticas contabilísticas adoptadas pela empresa ABC e aoseu sistema de controlo interno. 23. Rever o trabalho efectuadopelos assistentes e/ou seniores. 24. Sugerir eventuais alterações no programa de trabalho de auditoria do próximo ano. 14 (produto acabado) obter os respectivos preços de mercado (custo de reposição ou valor realizável liquido, conforme os custos) e verificar se estes são inferirores ao custo constante nas listas finasis das existências. Preparar o mapa de trabalho (Costa 1998:303) Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 36 2.6 QUADRO SINÓPTICO Existências Enquadramento conceptual e tipificação das existências. Controlo ideal Apresentam-se, a título de enquadramento, algumas medidas de controlo ideais. Objectivos da auditoria na área de existências Elencam-se os objectivos nesta área de auditoria. Procedimentos de auditoria na área de existências Apresentam-se os procedimentos a adoptar nesta área, desdobrando em inventário físico, corte de operações nas áreas das vendas, movimentação interna, procedimentos posteriores à contagem e circularização. Programa de auditoria em existências Reproduz-se programa de auditoria para uma maior sedimentação de conhecimentos. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 37 2.7 EXERCÍCIOS 1) Para realizar a prova de corte na área de compras, o auditor deverá fazer? a) Examinar os registos de mercadorias vendidas imediatamente depois do encerramento do exercício; b) Examinar os registos de mercadorias recebidas, comparando-os com as facturas dos fornecedores nas datas imediatamente anteriores e posteriores ao fim do exercício; c) Ter em atenção as variações dos preços; d) Circularizar os clientes mais significativos. 2) Como auditor que acompanha o processo de inventário? Comente. Face ao sistema contabilístico implementado (inventário periódico) as existências são sempre totalmente inventariadas no final do exercício. A inventariação é feita exclusivamente pelo pessoal do Armazém. No caso dos produtos em curso, as listas de existências são elaboradas com base nas ordens de produção em aberto e na observação da fase de acabamento de cada uma. A contagem física, neste caso, é efectuada por amostragem. 3) Considere a seguinte situação no âmbito do processo de inventário: As matérias-primas recepcionadas são conferidas através da comparação entre a guia de remessa do fornecedor e a cópia da nota de encomenda. Relativamente às quantidades concordantes é aposto um carimbo de “Conferido” na guia de remessa. Ocasionalmente, o responsável do Armazém exige que, mesmo em caso de concordância entre aqueles documentos, seja efectuada uma conferência dos produtos recebidos. Havendo divergência em algum dos itens o mesmo é sempre objecto de contagem. Quais as possíveis consequências resultantes desta situação para a contabilidade da empresa? Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 38 4) Na sequência dos testes efectuados, o auditor constatou que no inventário físico de 31/12/2011 foram incluídas diversas mercadorias, compradas e recepcionadas no dia 30/12/2011, no valor de 12 000 Mtz. A factura do fornecedor (relativa àquelas mercadorias), embora com data de 30/12/2011, só foi contabilizada em Compras e em Fornecedores pela Empresa em 6 de Janeiro de 2012, tendo o correspondente pagamento ocorrido em 30/01/2012. a) Quais os procedimentos que julga adequados face à situação ? b) Que ajustamentos se revelam adequados? Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 39 CAPÍTULO III– Auditoria às Contas de Terceiros (Clientes e outras Dívidas a Receber) OBJECTIVOS DO CAPÍTULO: No final deste capítulo o estudante será capaz de: • Definir Contas a Receber – Clientes; • Identificar os objectivos do controle interno das Contas a Receber – Clientes; • Identificar desvios nos saldos das Contas a Receber – Clientes; • Explicar os objectivos do trabalho de auditoria das Contas a Receber – Clientes; • Explicar os procedimentos de auditoria das Contas a Receber – Clientes; • Explicar o procedimento de controlo sobre as confirmações; • Explicar os objectivos de auditoria de outros créditos; • Explicar o procedimento de auditoria de outros créditos. 3.1 Introdução 3.1.1 Conceitos As contas a Receber – Clientes, constantes do activo, representam as operações correntes da empresa, ou seja, nelas se efectuam o registo e o controlo dos devedores devido à venda das mercadorias ou serviços. Dos créditos a receber de clientes, deverão figurar no balanço, como dedução, os valores descontados e a provisão para os créditos duvidosos. As Contas a Receber – Clientes estão relacionadas com as receitas da empresa, correspondendo às mercadorias vendidas ou serviços prestados. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 40 3.2 Controlos Internos Ideais Os controlos internos são planeados de forma a proporcionar confiança na correção dos registos contabilísticos, fomentar e medir o cumprimento da orientação da empresa e impulsionar a eficiência das suas operações. Os auditores, devido ao seu especial interesse pelos dados apresentados nas demonstrações contabilísticas, estão particularmente interessados nos controles contabilísticos instituídos para a segurança do activo e para assegurar a correção dos registos contabilísticos. O objectivo primordial do controle interno é reduzir a probabilidade de ocorrência de erros e irregularidades ou, preferivelmente eliminá-la inteiramente. 3.3 PRINCIPAIS OBJECTIVOS De AUDITORIA DAS CONTAS A RECEBER Podemos então dizer que os principais objectivos são: 1. As medidas de controlo interno relacionados com as vendas e prestação de serviços e dívidas a receber são adequados se, estiverem a ser devidamente aplicadas; 2. Deve-se ter em atenção se o valor das vendas e das prestações de serviços respeitante ao período analisado: a) Não está sobreavaliado, através de créditos ilegítimos por via de vendas não efectuadas ou serviços não prestados, mercadorias não expedidas ou falsa facturação; b) Não está subavaliado, devido a vendas efectuadas ou serviços prestados no exercício, mas diferidos para o exercício seguinte. 3. Os descontos, abatimentos, devoluções e outras deduções a vendas ou a prestações de serviços, estão adequadamente mensurados e classificados; 4. Os restantes proveitos e ganhos estão relacionados com a actividade da empresa, dizem respeito ao período em análise e estão adequadamente mensurados e classificados; Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 41 5. As dívidas a receber apresentadas no balanço representam efectivamente créditos legítimos da entidade sobre terceiros e estão adequadamente mensurados e apresentados no balanço; 6. Os saldos das contas de Imparidades acumuladas de dívidas a receber são adequados, de forma a cobrir possíveis prejuízos resultantes de contas incobráveis; 7. Os saldos das respectivas contas de acréscimos de custos e/ou provisões são adequados aos riscos que possam resultar de devoluções, descontos, abatimentos, bónus, garantias; 8. Todas as informações pertinentes estão adequadamente divulgadas no anexo. 3.4 PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA DAS CONTAS A RECEBER Um dos objectivos da auditoria de Contas a Receber – Clientes, é a determinação da autenticidade das contas. O primeiro passo é verificar o saldo do razão auxiliar da conta Contas a Receber e o saldo da respectiva conta no balancete, depois é feita a comprovação para verificar se o saldo total corresponde ao saldo da conta no Balanço Geral. Após terem sido definidos adequadamente os itens de Contas a Receber – Clientes, o auditor deverá proceder à selecção de clientes que são necessários para a confirmaçãodos saldos, isto é, o pedido de confirmação de saldo feito directamente ao devedor. A empresa deve ser esclarecida quanto à necessidade de ela própria ter necessidade de formalizar os pedidos de confirmação. Ao mesmo tempo, o auditor deve providenciar: - Relação dos devedores seleccionados para a verificação; - Entrega dos formulários necessários; Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 42 - Explicação, ao pessoal da empresa da preparação das circulares/cartas para os devedores; - Envio das circulares/cartas aos devedores. 3.4.1 Controlo sobre as Confirmações Com vista à certificação da autenticidade das confirmações, é essencial que os auditores as recebam directamente, para assegurar que os empregados da empresa não tenham oportunidade de as alterar. Não deve haver nenhuma possibilidade, dos empregados da empresa eliminarem ou modificarem os pedidos de confirmação depois de terem sido conferidos com os extractos e antes do seu envio aos devedores. Portanto, o auditor deve manter sob seu controle os pedidos de confirmação e ser ele a remetê-los com vista à confirmação das operações. O auditor deverá tentar obter o máximo de respostas às solicitações de confirmação e, se necessário, enviar mais que uma vez pedidos aos faltantes. Relativamente às respostas, podem ocorrer: - Respostas sem divergências: se o cliente confirma o saldo, e não contesta; - Respostas com divergência. Nesses casos, o auditor deve: • Investigar e solucionar as divergências existentes; as razões devem ser esclarecidas de forma clara e convincente, de modo a não deixarem dúvidas quanto à autenticidade dos valores; • Levar ao conhecimento da empresa quaisquer divergências que considere significativas, procedendo à averiguação das mesmas; • Fazer anotações apropriadas nos papéis de trabalho e, se necessário, discuti-las com o serviço de auditoria Interna. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 43 - Respostas não recebidas: o auditor deverá dar atenção especial às contas dos devedores que não responderam ao pedido de confirmação. Como não recebeu informação terá de aplicar procedimentos alternativos, para assegurar-se quanto à veracidade dos valores contabilizados, tais como: • Verificação da liquidação subsequente; • Exame da origem dos saldos, ou seja, pedidos de encomenda, facturas, conhecimentos de embarque, talões de depósitos bancários (autenticadas pelos respectivos bancos) etc. O auditor deve proceder ao inventário físico dos vencimentos, por prazos (vencidos ou a vencer) e verificar as providências da administração quanto aos efeitos dos recebimentos pendentes. O auditor também se deve certificar quanto à regularidade do cálculo da provisão para créditos duvidosos consoante as disposições legais. Nos papéis de trabalho o auditor deve demonstrar separadamente as contas individuais e evidenciar o trabalho efetuado e as respectivas conclusões. Normalmente deverão ser incluídos como papéis de trabalho: - Programa de trabalho relativo a Contas a Receber; - Relação de clientes; - Cópia dos pedidos da confirmação de saldos; - Resumo estatístico comparativo do resultado da carta. - Demonstrativo da variação das contas a receber, comparações com anos anteriores e respectivas conclusões. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 44 3.5 AUDITORIA DE OUTROS CRÉDITOS 3.5.1 Objectivos da Auditoria Certificar-se que todos os créditos estão registados consoante os princípios fundamentais de contabilidade e dispositivos legais; Certificar-se que os créditos foram concedidos através de operações legais e comprovadas por documentação adequada; Apurar se os valores a receber declarados são realizáveis e passíveis de recebimento no curso do exercício seguinte. 3.5.2 Procedimentos de Auditoria Para comprovação dos valores classificados neste subgrupo, o auditor deverá efectuar os exames aplicando os seguintes procedimentos: ✓ Examinar os adiantamentos aos empregados; ✓ Examinar as autorizações para os pagamentos; ✓ Verificar se as liquidações são processadas nos prazos previstos; ✓ Verificar se há omissão de adiantamentos efectuados a ex-empregados; ✓ Examinar os adiantamentos para viagens; ✓ Verificar as autorizações para os adiantamentos; ✓ Verificar se as liquidações são processadas nos prazos previstos; ✓ Examinar a origem dos créditos no que se refere aos contractos; ✓ Examinar as reconciliações Bancárias (comparação entre os registos contabilísticos e os extractos enviados pelas instituições financeiras); ✓ Verificar se os valores debitados pelas instituições financeiras foram creditados na conta de disponibilidades; ✓ Examinar os Impostos e Encargos Sociais a Recuperar; Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 45 ✓ Verificar se os impostos estão contabilizados de acordo com os critérios legais e fiscais e com base em documentos adequados; ✓ Verificar se os impostos foram regularmente compensados de acordo com os critérios legais e fiscais; ✓ Verificar se nos encargos sociais recolhidos por conta dos empregados foram utilizados os documentos adequados; ✓ Examinar o adiantamento a fornecedores; ✓ Verificar a documentação pertinente (pedido de autorização de compra, autorização de pagamento); ✓ Solicitar confirmações junto dos devedores; Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 46 3.6 Programa de auditoria às dívidas a receber Descrição do objectivo/programa/teste I. Resumo dos procedimentos contabilísticos e das medidas de controlo interno utilizados pela Empresa ……. ……. II. Objectivos de auditoria Concluir se: 1. Os procedimentos contabilísticos e as medidas de controlo interno relacionados com as dívidas a receber são adequados e se estão de facto a ser aplicados. 2. As dívidas a receber apresentadas no Balanço representam efectivamente créditos legítimos da Empresa ABC sobre terceiros. 3. Tais créditos estão apropriadamente valorizados e classificados no Balanço. 4. Os saldos das contas de Provisões para cobranças duvidosas são adequados, de forma a cobrir possíveis prejuízos resultantes de contas incobráveis. 5. Os saldos das respectivas contas de acréscimos de custos e/ou provisões são adequados a fim de ocrrem a riscos que possam resultar de evoluções, abatimentos, bónus, garantias, etc. 6. Todas as informações pertinentes estão adequadamente divulgadas no Anexo. III. Procedimentos/testes de auditoria 1. Rever as políticas contabilísticas adoptadas pela Empresa ABC e seu sistema de controlo interno. Actualizar, se necessário, os respectivos «dossiers» permanentes. (Costa 2000:389) 2. Obter o balancete de cliente em 30/11/X4: testar a forma como o mesmo está elaborado e investigar saldos invulgares, saldos credores, contas que não representam valores a receber, etc. Auditoria Externa II INSTITUTO SUPERIOR MONITOR WWW.ISMONITOR.AC.MZ 47 3. Efectuar procedimentos de confirmação positiva de saldos, com referência a 30/11/X4, como segue: a) Seleccionar os …. Saldos mais significativos e, dos restantes, … de forma aleatória; b) Obter a decomposição dos mesmos e envia-la juntamente com os pedidos de comunicação e com as cartas-resposta; c) Preparar o controlo da circularização no mapa de trabalho; d) Solicitar um segundo pedido para os clientes qua não respondem no prazo de 15 dias; e) Confrontar as respostas obtidas com os registos contabilísticos; f) Relativamente as respostas concordantes: verificar se as cartas dos clientes estão devidamente assinadas; g) Relativamente as respostas discordantes: obter (ou efectuar) as respectivas reconciliações de saldos e testar a adequação do item
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