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Quando Mariana assumiu a gráfica da família, encontrou uma sala cheia de provas de impressão, faturas amassadas e uma planilha que mais parecia um enigma. Era noite, a prensa repousava com tinta no rolo e, ao lado, uma pilha de pedidos vencidos. A narrativa daquele momento tornou-se o ponto de partida para entender que a contabilidade de gráficas não é apenas técnica fria: é a história cotidiana de decisões sobre papel, tinta e tempo. Cada job concluído conta um capítulo; cada desperdício, um parágrafo de custo que precisa ser reescrito.
Narrando a rotina, percebi com ela que o fluxo de trabalho das gráficas — orçamento, pré-impressão, impressão, acabamento e entrega — exige uma contabilidade que acompanhe o processo produtivo e não apenas o caixa. Assim, a primeira ordem é clara e imperativa: registre tudo. Registre ordens de serviço, consumo de insumos (papel, tinta, chapas), horas máquina e mão de obra direta. Sem esse hábito, a contabilidade servirá apenas para cumprir obrigações fiscais, não para gerir lucro.
Explico: a contabilidade de gráficas combina elementos de custeio industrial com peculiaridades comerciais. É preciso distinguir custos diretos (papel, tinta, chapas, operação da prensa) de custos indiretos (energia, manutenção, aluguel). Depreciação de máquinas e equipamentos deve ser alocada por centro de custo; o descarte de sucata e retalhos precisa ser medido e transformado em indicador de eficiência. Implemente um sistema de rateio que atribua percentual de custo a cada job com base em tempo de máquina e consumo estimado de insumos.
Práticas instrucionais fundamentais:
- Estruture um plano de contas específico, com contas de receita por produto/serviço (impressão offset, digital, acabamento) e contas de custos separadas.
- Adote controle de ordens de produção: cada pedido recebe ficha com consumo previsto, tempos e custo orçado. Ao finalizar, confronte previsão e consumo real.
- Valide o inventário: papéis de diferentes gramaturas, cores e bobinas exigem identificação por lote. Use método de custeio (média ponderada, FIFO) adequado ao giro de estoque.
- Mensure a produtividade: horas máquina disponíveis versus utilizadas, índice de sucata por lote, tempo de setup. Esses KPIs informam preço e capacidade.
A contabilidade fiscal também impõe capítulos à gestão. Verifique o regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Real) e as obrigações incidentes — ISS municipal sobre serviços, ICMS quando houver circulação de mercadorias, contribuições federais e obrigações acessórias (nota fiscal eletrônica, SPED, EFD). Minha recomendação é: consulte o contador antes de qualquer mudança de regime tributário e mantenha livros e documentos organizados para auditorias e apurações.
No plano do preço, a narrativa se torna quantitativa. Calcule custo por milheiro (custo por mil impressões) e por unidade, incorporando: material direto, mão de obra direta, custo de máquina por hora, rateio de custos indiretos, margem desejada e impostos. Não subestime o custo de preparação (setup) — trabalhos pequenos podem consumir margem se o setup não for rateado adequadamente. Instrua a equipe comercial a cotar com base em planilhas de custo por job, não apenas em preços praticados pelo mercado.
Tecnologia e processos caminham juntos. Implante um sistema integrado de gestão (ERP ou software específico para gráficas) que registre ordens, integre estoque, emita notas fiscais e gere relatórios de lucratividade por cliente e por tipo de serviço. Digitalize fichas técnicas, etiquetas de bobina e ordens de produção. Treine operadores para registrar tempos e perdas imediatamente. A disciplina operacional alimenta a contabilidade com dados confiáveis.
Gestão de caixa e capital de giro merecem atenção: impressões sob encomenda geram contas a receber e necessidade de estoque. Negocie prazos com fornecedores, ofereça descontos por antecipação e controle rigoroso de inadimplência. Reconciliem mensalmente contas bancárias, caixas e recibos; conciliações evitam surpresas e revelam padrões de comportamento financeiro.
Finalmente, a contabilidade de gráficas é também instrumento estratégico. Use relatórios para decidir: manter ou vender uma prensa, terceirizar acabamentos, aumentar capacidade, ou investir em impressão digital para jobs de curtas tiragens. A prática conta a história; a contabilidade traduz essa história em números que indicam quando virar a página.
O desfecho da narrativa de Mariana foi simples: ao implantar controle de ordens, planilha de custos por job, inventário por lote e comunicação clara entre produção e vendas, a gráfica ganhou margem e previsibilidade. A tinta continuou a respingar, mas agora cada gota tinha um preço e um propósito. Seguir essas instruções é escrever, todo mês, um balanço mais favorável.
PERGUNTAS E RESPOSTAS:
1. Quais são os custos essenciais que uma gráfica deve controlar?
R: Papel, tinta, chapas, mão de obra direta, horas máquina, manutenção, energia e rateio de custos indiretos.
2. Como calcular o preço de um trabalho de impressão?
R: Somando custo direto, rateio de custos indiretos, depreciação, impostos e margem desejada, dividido por unidades ou milheiro.
3. Qual regime tributário é mais indicado para gráficas?
R: Depende do porte e faturamento; avalie Simples, Lucro Presumido ou Real com um contador para escolher o mais vantajoso.
4. Que indicadores (KPIs) são úteis para gráficas?
R: Taxa de sucata, horas máquina utilizadas, custo por impressão, prazo médio de recebimento e giro de estoque.
5. Vale a pena terceirizar acabamentos?
R: Sim, quando o custo interno excede o terceirizado considerando tempo, qualidade e capacidade ociosa; faça simulações antes.