TCC - Estratégias de Gestão de Viagens O Papel do Secretariado

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Escola Técnica Estadual Irmão Pedro
Secretariado
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO 
Estratégias de Gestão de Viagens: O Papel do Secretariado
LAURA CRISTINA ROEHRS 
Curso Técnico de Secretariado
Orientador(a): Valéria Karina da Rosa
Coorientador(a): Patrícia Freire Vieira Da Cunha 
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente a Deus, pela força e sabedoria ao longo desta jornada.
À minha família, especialmente meus pais e minha irmã, pelo amor, incentivo e apoio incondicional.
Aos colegas, pela compreensão, amizade e pelas memórias compartilhadas.
Aos professores da Escola Técnica Irmão Pedro, em especial à professora Valéria Karina da Rosa e à professora co-orientadora Patrícia Freire Vieira Da Cunha, pela dedicação, paciência e orientação ao longo deste trabalho. 
A todos que, direta ou indiretamente, contribuíram para minha formação e crescimento pessoal e acadêmico, meu sincero agradecimento.
Muito obrigada!
RESUMO
As viagens corporativas são essenciais para o crescimento das empresas, mas exigem organização eficiente. Este trabalho analisa como o profissional de Secretariado contribui para a gestão estratégica dessas viagens. Por meio de entrevistas e análise documental, identificou-se que o secretário executivo atua além das tarefas operacionais, sendo peça-chave na redução de custos, otimização do tempo e cumprimento das políticas internas.
Palavras-chave: Secretariado, Viagens Corporativas.
ABSTRACT
Corporate travel is key to business growth but requires efficient organization. This study examines how Executive Secretariat professionals support strategic travel management. Interviews and document analysis show that secretaries play a vital role beyond operational tasks, helping reduce costs, optimize time, and ensure policy compliance.
Keywords: Secretariat, Corporate Travel.
Relatório final, apresentado à Professora Valéria, da Escola Irmão Pedro, como parte das exigências para a obtenção do título de técnico de Secretariado.
Porto Alegre, ____ de ___________ de _____.
SUMÁRIO
AGRADECIMENTOS	2
RESUMO	3
ABSTRACT	3
SUMÁRIO	5
LISTA DE TABELAS	6
LISTA DE FIGURAS	7
1. INTRODUÇÃO	8
2. REVISÃO DE LITERATURA	9
3. METODOLOGIA	10
3.1. TIPO DE PESQUISA	10
4. COLETA DE DADOS	10
4.1 A Evolução do Secretariado e Suas Funções	11
4.2. Viagens Corporativas: Conceito e Importância Estratégica	11
4.3 A Atuação do Secretariado na Gestão de Viagens	12
4.4. Ferramentas na Gestão de Viagens	14
4.5. Competências Necessárias para o Secretariado	16
5. DESAFIOS	17
6. ANÁLISE DOS RESULTADOS E DISCUSSÃO	17
7. CONCLUSÃO	17
8. REFERÊNCIAS	18
LISTA DE TABELAS
Tabela 1 - Check-List de Viagens Corporativas.	13
Tabela 2 - Cronograma de Acompanhamento de Viagens Corporativas.	15
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 - Ilustração de Viagem.	11
Figura 2 - Ilustração de Viagem.	12
Figura 3 - Ilustração de Viagem.	14
Figura 4 - Ilustração de Check-list.	15
1. INTRODUÇÃO 
As viagens corporativas têm grande importância para as empresas, pois contribuem para a realização de negócios, a expansão de mercados e o fortalecimento das relações profissionais. Além disso, elas ajudam no crescimento das organizações e na criação de novas oportunidades. Mesmo assim, o tema ainda é pouco discutido nos estudos acadêmicos, principalmente quando se trata da atuação do profissional de Secretariado Executivo. 
Escolhi este tema porque sempre tive interesse por viagens e pelo impacto que elas podem ter no desenvolvimento pessoal e profissional. Essa afinidade despertou em mim a vontade de entender melhor como o profissional de Secretariado contribui para o sucesso das viagens corporativas, unindo meu interesse pessoal com o desejo de compreender a importância desse trabalho dentro das empresas. 
Esta pesquisa tem como objetivo analisar como a atuação do profissional de Secretariado contribui para a eficiência e a estratégia organizacional na gestão de viagens corporativas. Busca-se identificar as principais atividades desempenhadas nesse processo, verificar como elas influenciam a eficiência dos processos organizacionais, analisar a integração da gestão de viagens à estratégia da empresa e avaliar as boas práticas e competências necessárias para uma atuação eficaz nessa área. 
De acordo com os objetivos, a questão principal é: Como a atuação do profissional de Secretariado contribui para a eficiência e a estratégia organizacional na gestão de viagens corporativas?
2. REVISÃO DE LITERATURA 
Uma viagem corporativa é qualquer deslocamento realizado por um funcionário ou representante de uma empresa para fins relacionados ao trabalho. Essas viagens de negócios são estratégias essenciais para as empresas, fortalecendo parcerias, ampliando oportunidades e impulsionando o crescimento das marcas e da economia. Viajar a trabalho não é apenas uma obrigação, mas uma oportunidade de expandir horizontes, estabelecer conexões e impulsionar o crescimento pessoal e profissional. No mundo empresarial, existem diversos tipos de viagens corporativas, cada uma com suas peculiaridades e benefícios (Costa, 2017; Oliveira, 2021). 
Historicamente, o Secretariado era visto como uma profissão de apoio administrativo, voltada principalmente para tarefas operacionais. Contudo, com as transformações organizacionais e a crescente necessidade de profissionais multifuncionais, o secretário executivo passou a desempenhar um papel mais estratégico, contribuindo para a tomada de decisões, a otimização de processos e a gestão eficiente de recursos. 
Na gestão de viagens corporativas, o profissional de Secretariado exerce um papel essencial no planejamento, organização e controle das atividades relacionadas às deslocações empresariais. Oliveira (2019) destaca que esse profissional é responsável por coordenar todas as etapas do processo, desde a definição de roteiros e orçamentos até o acompanhamento de relatórios e prestação de contas, garantindo que as viagens estejam alinhadas aos objetivos estratégicos da organização.
Segundo Smith (2018), “O turismo é um importante fator de desenvolvimento econômico e social, pois promove a integração cultural, gera empregos e incentiva a economia local” (p. 45). O turismo vai muito além do lazer, é uma atividade econômica essencial que conecta pessoas, movimenta setores e impulsiona o desenvolvimento. 
Este profissional atua desde o planejamento e a negociação com fornecedores até o controle de custos e a avaliação dos resultados, garantindo que as viagens estejam alinhadas às metas e políticas da empresa. Essa atuação contribui diretamente para a eficiência dos processos e para a otimização dos recursos organizacionais.
Autores da área destacam que a gestão de viagens é um processo estratégico, pois envolve planejamento financeiro, análise de custos e acompanhamento de indicadores. Assim, o profissional de Secretariado torna-se um elo entre a gestão operacional e a estratégica, agregando valor às atividades empresariais e fortalecendo a imagem da organização.
3. METODOLOGIA 
A metodologia adotada para o desenvolvimento deste trabalho se baseia em uma pesquisa de caráter qualitativo e descritivo, com o objetivo de analisar o papel e os impactos das ferramentas tecnológicas na gestão de viagens corporativas. 
Para isso, foi realizada uma pesquisa bibliográfica e documental, fundamentada em artigos científicos e publicações especializadas, buscando compreender as principais transformações tecnológicas aplicadas ao setor. Além disso, foram analisados estudos de caso e práticas organizacionais que ilustram como as empresas têm incorporado essas ferramentas na otimização dos processos de gestão de viagens. 
3.1. TIPO DE PESQUISA
A pesquisa realizada é de caráter bibliográfico e exploratório, com enfoque qualitativo. Foi desenvolvida por meio da análise de materiais já publicados, incluindo livros, artigos científicos, relatórios corporativos, sites especializados e publicações institucionais. O objetivo foi compreender o uso da tecnologia da informação na gestão de viagens corporativas e o papeldo Secretariado Executivo nesse contexto, identificando práticas, tendências e desafios do setor. 
4. COLETA DE DADOS 
Os dados foram coletados por meio de pesquisa documental e revisão de literatura, consultando bases como sites, artigos e portais especializados em gestão corporativa. A análise dos dados seguiu uma abordagem qualitativa, buscando identificar padrões, tendências e impactos práticos das ferramentas estudadas.
4.1 A Evolução do Secretariado e Suas Funções
A profissão de Secretariado passou por profundas transformações ao longo das últimas décadas. De uma função tradicionalmente associada a tarefas burocráticas e de apoio, o cargo evoluiu para um papel estratégico dentro das organizações. Segundo Chiavenato (2014), a modernização do ambiente empresarial exige profissionais multifuncionais, com capacidade de decisão e visão sistêmica. Nesse cenário, o secretário executivo tornou-se um elo importante entre as lideranças e os processos organizacionais.
Figura 1 - Ilustração de Viagem. Fonte: Google
Além disso, como destaca Oliveira (2018), a atuação do Secretariado moderno abrange áreas como planejamento, controle de agendas complexas, apoio a viagens e eventos, e o uso intensivo de tecnologias digitais para gestão de informação.
Citação direta:
 “O profissional de secretariado passou a ser reconhecido como uma peça-chave no funcionamento da alta gestão, atuando com autonomia, discrição e competência técnica.” (OLIVEIRA, 2018, p. 42)
4.2. Viagens Corporativas: Conceito e Importância Estratégica
As Viagens Corporativas são deslocamentos realizados por funcionários em nome da empresa, com objetivos como fechar negócios, participar de eventos, treinamentos ou visitar unidades operacionais. Elas representam um investimento estratégico, pois promovem a expansão da rede de contatos, a melhoria dos processos internos e o fortalecimento da presença da marca.
Figura 2 - Ilustração de Viagem. Fonte: Google 
De acordo com Costa e Oliveira (2020), a gestão dessas viagens requer planejamento logístico, controle de orçamento, análise de risco e conformidade com políticas internas. A ausência de um bom gerenciamento pode gerar desperdícios financeiros e operacionais.
“Viajar a negócios é parte do cotidiano de muitas empresas, e administrar essas viagens de forma eficiente é essencial para manter a competitividade e a produtividade.” (COSTA; OLIVEIRA, 2020, p. 55)
4.3 A Atuação do Secretariado na Gestão de Viagens
O secretário executivo é o profissional que organiza, acompanha e dá suporte a todas as etapas da viagem: desde a emissão de passagens e reservas de hospedagem até o controle de reembolsos, prestação de contas e relatórios pós-viagem. Sua atuação impacta diretamente na redução de custos, no aproveitamento do tempo e na satisfação do colaborador viajante.
Cabe ao secretário executivo, com base em suas habilidades, treinamentos e experiência, tornar o processo de viagens alinhado ao porte e às políticas da empresa. Em empresas de médio e grande porte, é comum a terceirização de parte desse processo, especialmente as atividades relacionadas a reservas e compras de passagens aéreas, hospedagens, transfers e outros serviços. 
Contudo, o planejamento da viagem, as agendas, os contatos, antecipadamente à viagem, a prestação de contas e o feedback, posteriormente, normalmente são processos internos, que a secretária executiva deverá acompanhar sistematicamente, e atualizar quando necessário.
Associada a isso, está a relevância da secretária executiva em orientar o colaborador/viajante, não apenas sobre a viagem e os serviços auxiliares, mas também sobre a documentação exigida, como passaportes e vacinas, quando se trata de viagens internacionais. Além disso, é essencial considerar a necessidade de um seguro-viagem, já que alguns planos de saúde empresariais oferecem essa cobertura. 
A tabela a seguir apresenta um check-list de procedimentos nas viagens da sua empresa:
Tabela 1 - Check-List de Viagens Corporativas.
	Etapa
	Item
	Planejamento Prévio
	Definir política de viagens
	Planejamento Prévio
	Definir orçamento
	Planejamento Prévio
	Estabelecer objetivo da viagem
	Transporte
	Comprar passagens com antecedência
	Transporte
	Organizar transporte local
	Hospedagem
	Reservar hospedagem próxima ao local
	Hospedagem
	Negociar tarifas corporativas
	Documentação e Seguros
	Conferir documentos/vistos/vacinas
	Documentação e Seguros
	Contratar seguro-viagem
	Agenda e Logística
	Montar roteiro detalhado
	Agenda e Logística
	Prever alternativas para imprevistos
	Controle de Custos
	Registrar despesas durante a viagem
	Controle de Custos
	Usar ferramenta de gestão de custos
	Comunicação
	Compartilhar itinerário e contatos de suporte
	Pós-Viagem
	Fazer relatório pós-viagem
	Pós-Viagem
	Prestar contas e avaliar resultados
Obviamente, as atividades das primeiras duas linhas fazem parte da organização corporativa da empresa, e não precisam ser repetidas a cada viagem. Contudo, caso a empresa ainda não tenha estabelecido uma política de viagem geral, caberá à secretária executiva zelar e gestionar junto aos pares e aprovação superior para que seja estabelecida tal política.
Figura 3 - Ilustração de Viagem. Fonte: Google
Segundo Santos (2021), a presença do profissional de Secretariado no processo garante maior eficiência, pois ele conhece os procedimentos internos, está alinhado às políticas da empresa e é capaz de agir rapidamente em situações imprevistas. 
Além disso, é o secretário quem articula com agências de viagens, empresas de transporte, hotéis e fornecedores, realizando cotações, negociações e conferências de documentos.
4.4. Ferramentas na Gestão de Viagens
O uso de ferramentas tecnológicas como SAP Concur, Argo Solutions e sistemas próprios de ERP é um diferencial no trabalho do Secretariado. Esses sistemas permitem o controle digital de itinerários, reservas, autorizações, orçamento e prestação de contas, integrando todos os dados da viagem em uma única plataforma.
Figura 4 - Ilustração de Check-list. Fonte: Pinterest
Com base no check-list apresentado no item anterior, um procedimento simples de acompanhamento das etapas da viagem pode ser realizada através de planilha-cronograma apresentada a seguir:
Tabela 2 - Cronograma de Acompanhamento de Viagens Corporativas.
Este documento deve ser compartilhado em rede, nos sistemas administrativos da empresa, com preenchimento por parte dos participantes. Mais uma vez a proatividade e pensamento matricial da secretária executiva deve zelar pelo preenchimento, e cobrar para que cada responsável faça o correto preenchimento.
As plataformas tecnológicas, como SAP Concur, Argo Solutions e sistemas próprios de ERP, oferecem controle digital de itinerários, reservas, autorizações, orçamentos e prestação de contas, consolidando toda a gestão de viagens em um único ambiente. Essas ferramentas automatizam processos, reduzem erros, facilitam o acompanhamento em tempo real e ajudam a garantir conformidade com as políticas internas, sendo essenciais para uma gestão eficiente de viagens corporativas.​ Neste caso, é importante a participação da secretária executiva na compra e customização dos softwares, para que atendam à toda política de viagem da empresa, e sua integração com os demais sistemas.
O SAP Concur destaca-se por sua ampla automação e integração global, sendo ideal para empresas multinacionais que necessitam de alto nível de controle e conformidade. Já a Argo Solutions, de origem brasileira, oferece soluções flexíveis e adaptadas às normas e práticas do mercado nacional, com interface em português e excelente suporte técnico. E pelos sistemas próprios de ERP permitem total personalização e integração com outros setores da empresa, embora exijam maior investimento em desenvolvimento e manutenção.
Assim, a escolha da ferramenta mais adequada dependerá do porte da organização, do volume de viagens corporativas e do nível de integração desejado entre os departamentos administrativos.
De acordo com Almeida (2019), o uso dessas soluçõespermite agilidade, segurança e rastreabilidade das informações, reduzindo erros manuais e otimizando processos internos.
“A tecnologia aplicada à gestão de viagens é um dos fatores mais importantes para aumentar a transparência e o controle dentro das organizações.” (ALMEIDA, 2019, p. 63)
4.5. Competências Necessárias para o Secretariado
O profissional de Secretariado deve unir competências técnicas e comportamentais, como planejamento e organização, comunicação assertiva, negociação, domínio de tecnologias, flexibilidade e proatividade, além de conhecimento de idiomas e da cultura organizacional, para atuar com eficiência, adaptabilidade e visão estratégica no ambiente corporativo. Segundo a ABPSEC (2021), essas competências são fundamentais para que o profissional atue com eficácia em ambientes dinâmicos e exigentes, como a gestão de viagens corporativas.
5. DESAFIOS 
Os desafios do secretariado em viagens corporativas incluem o gerenciamento de custos e a otimização do orçamento, garantir a conformidade com as políticas da empresa e lidar com a constante mudança nas demandas, como alterações de horários e valores. Além disso, é necessário ter visão estratégica, lidar com imprevistos e garantir a segurança e o conforto dos viajantes. 
Nesse contexto, os desafios ainda incluem controlar os custos sem comprometer a qualidade da viagem, gerenciar a logística complexa de múltiplas viagens simultâneas, garantir a segurança, conforto e bem-estar dos colaboradores, adaptar-se a novas tecnologias e integrar sistemas corporativos, além de lidar com imprevistos, mudanças de itinerário e exigências legais.
6. ANÁLISE DOS RESULTADOS E DISCUSSÃO 
A partir da análise, foi possível perceber que o profissional de Secretariado exerce um papel essencial na gestão de viagens corporativas. Durante a pesquisa, observei que os secretários participam ativamente de diversas etapas do processo, como a negociação com fornecedores, o controle das despesas, a elaboração de roteiros e o alinhamento entre os diferentes departamentos da empresa. Sua atuação estratégica contribui para a eficiência organizacional e a satisfação dos colaboradores, embora desafios como controle de custos, ajustes de itinerário e adaptação a novas tecnologias persistam.
7. CONCLUSÃO
O Secretariado Executivo exerce papel estratégico na gestão de viagens corporativas, contribuindo para a eficiência organizacional, a otimização de recursos e a satisfação dos colaboradores. Além disso, sua atuação fortalece a presença das empresas em eventos e reuniões de negócios, gerando impactos econômicos positivos.
Além disso, a pesquisa evidenciou que o Secretariado Executivo contribui de maneira significativa para o turismo de negócios no Brasil, apoiando empresas na participação em eventos, feiras e reuniões corporativas, fortalecendo a presença das organizações no mercado e gerando impactos econômicos positivos.
8. REFERÊNCIAS 
ALAGEV – Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas. Estudo sobre o IEVC 2017. São Paulo: ALAGEV, 2017. Disponível em: https://alagev-library.s3.amazonaws.com/estudo-sobre-o-ievc-2017.pdf. Acesso em: 10 nov. 2025.
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