04 Contas a receber

Prévia do material em texto

Técnico em Contabilidade Contas a receber Neste material, você aprenderá sobre as contas a receber, o outro lado do sistema financeiro. dinheiro devido a uma organização é chamado de contas a receber, que é saldo de entradas de valores que os compradores ainda não pagaram. As contas a receber são baseadas nos prazos e termos de acordos ou contratos da empresa com os compradores (clientes). Alguns compradores pagam mediante entrega ou recebimento do produto ou serviço, outros podem ter prazos para pagar as contas pendentes, conforme estipulado em negociação prévia. Contas a receber e os prazos É importante salientar que, para a maioria das empresas, as contas a receber são de curto prazo e ocorrem quando clientes compram "por conta", ou seja, eles não precisam pagar no momento da compra e normalmente recebem faturas que oferecem um desconto nominal para pagamento em 30 dias. Às vendas realizadas com vencimento para 60, 90, 120 dias ou mais podem ser adicionadas taxas de juros, conforme as práticas da organização. Sabe-se que cada empresa tem suas práticas de política de crédito próprias, o que significa que, além da possibilidade de vender à vista, que é sempre a melhor alternativa para a empresa, é costume permitir outras formas de vender, com prazos posteriores de pagamento. Desta forma, a organização poderá elevar a expectativa do volume de vendas, pois nem sempre cliente está disposto a pagar à vista, mas tem o desejo de realizar a compra naquele momento e efetuar pagamento depois, parceladamente. Para muitas organizações, essa alternativa funciona como um atrativo para fechamento do negócio.Algumas organizações também penalizam os clientes que pagam os títulos em atraso, cobrando juros extras, que podem ser acrescidos de taxas e de multas, consideradas por especialistas financeiros como incentivo aos clientes para que efetuem os pagamentos dentro do prazo. Em algumas situações, a empresa opta por conceder pequenos descontos a clientes que pagam seus títulos antecipadamente. Um fator importante para contas a receber é que as empresas geralmente precisam fazer uma estimativa de qual porcentagem dos valores conta como fundo perdido, ou seja, que não será recuperado, o que é chamado de inadimplência. Para algumas empresas, as dívidas incobráveis podem atingir de 1% a 5% das vendas realizadas, sendo que a entrada desse valor é removida das contas a receber, consequentemente não fazendo mais parte do dinheiro que uma empresa espera receber. Fluxo e processos Em uma organização, o setor de contas a receber é o responsável pela administração da conta "clientes a receber" ou "contas a receber", do ativo da empresa. Confira os benefícios proporcionados por esse setor aos gestores financeiros: Acompanhar carteira de clientes que pagam em dia Controlar o montante a receber em um determinado período, possibilitando investir esses valores em algum compromisso financeiro da empresa Contribuir com controle e a programação de cobranças Conhecer e analisar o perfil individual dos clientes e saber quais são os compradores potenciais Fornecer informações para elaboração do fluxo de entradas e saídas da empresaPortanto, para que a organização realmente se aproprie desses benefícios, é necessário conhecer os processos padrões desse setor, adotados por grande parte das empresas. Para a melhor compreensão do fluxo do setor de contas a receber, acompanhe o exemplo a seguir: Na prática Suponha que você trabalhe no setor de contas a receber em uma empresa que vende peças para produção de uma máquina exclusiva. Um novo cliente quer adquirir seus produtos e orçamento está em R$ 150 mil, porém a proposta é de compra parcelada em cinco vezes para pagamento com boletos. vendedor da empresa, então, envia um pedido com detalhes da negociação: Análise do crédito Analise as informações financeiras da empresa (cliente) a fim de liberar a negociação, seguindo as normas preestabelecidas. Caso encontre restrições no cadastro do cliente, sugira outras formas de negociação, como reduzir o número de parcelas ou solicitar depósito à vista. Caso cliente não aceite suas propostas, a negociação se encerra e pedido deve ser arquivado ou cancelado. Caso você aprove o cadastro do cliente, siga para a próxima etapa, que é processo de recebimento.Processo de recebimento Realize procedimento de pagamento, à vista ou a prazo, negociado e aprovado no pedido. Neste exemplo, se você aprovou o cadastro do cliente, emita os boletos bancários como acordado e depois encaminhe com a nota fiscal emitida. Emissão da nota fiscal Com processo de recebimento estipulado, você já poderá emitir a nota fiscal de venda do produto, informando todos os dados do pedido e as combinações de forma de pagamento, e encaminhá-la para o cliente. É extremamente importante que você faça acompanhamento das contas, verificando se os prazos estão sendo cumpridos. Caso cliente não pague os boletos dentro do prazo, você poderá acionar os procedimentos de cobrança ou de negociação.Cobrança e negociação Verifique esta etapa com atenção e, caso o cliente, não efetue pagamentos dentro do prazo estipulado, ou, ainda, se não houver acordo, a cobrança precisará ocorrer judicialmente. Se, durante esse processo, ocorrer pagamento, considerar-se- á encerrado o procedimento.Formas de negociação A negociação é a realização de um conjunto de ações (pesquisas, planejamentos, reuniões, contratos etc.) voltado ao atendimento e à manutenção do vínculo, assegurando os interesses de todos os envolvidos. Na maioria das situações vividas pelas pessoas, existe algum tipo de negociação. Essas negociações envolvem não só relacionamentos comerciais, mas também os sociais e familiares. Por exemplo: negocia-se com os filhos sobre a hora em que poderão chegar em casa; com os amigos sobre onde poderá ser realizado um jantar; com os funcionários sobre os salários que serão pagos; com os fornecedores sobre as condições de fornecimento; com os clientes sobre as condições de pagamento, com os bancos sobre empréstimos; com os locadores sobre formas de pagamento dos aluguéis, semelhantemente como ocorre com os inquilinos; e em várias outras situações diferentes. Em todos esses casos, a negociação pode ser conduzida tranquila ou tumultuadamente. O tipo de condução dependerá de um conjunto de fatores, o que envolve: Os interesses das partes A forma de percepção dos problemas As características pessoais (emoções) dos indivíduos envolvidos na negociação processo de negociaçãoO processo de negociação visa a superar os conflitos e, ao mesmo tempo, obter para a empresa o melhor resultado na negociação. A negociação ocorrerá conforme uma série de fatores interdependentes, sendo necessário que se conheça da melhor forma possível a relação de forças existentes entre as partes. Essa relação depende não somente de fatores objetivos, mas também de fatores emocionais e comportamentais. Suponha que você seja convidado a participar de uma reunião de negócios com um futuro cliente. primeiro passo será compreender e estar muito bem-informado sobre os interesses tanto desse novo cliente quanto também da empresa em que você atua. Lembre-se de que, como futuro técnico em contabilidade, é fundamental que você busque informações baseadas em dados concretos, como, por exemplo, conhecer problema que cliente deseja solucionar, saber quais são os interesses comuns nessa negociação e definir as estratégias da negociação para as duas partes. As principais habilidades necessárias de um negociador são a análise, a escuta e a capacidade de comunicação. negociador avalia o problema e passa a analisar possíveis objetivos da outra parte e, a partir daí, procura criar um conjunto de opções que possam levá-lo a alcançar sua meta. A negociação deve ter como base relacionamento, então, não basta apenas conhecer as características da empresa e sim buscar compreender quais são as verdadeiras expectativas desse cliente para que se possa atuar em soluções eficazes.Uma outra dica importante na negociação é enxergar cliente como parceiro. Ele não deve ser visto como oponente e sim como um parceiro, pretendendo-se sempre compreender que ele precisa. Isso pode ser identificado quando cliente solicitar uma condição mais específica sobre a negociação: neste momento, procure aproximar-se do cliente e escutá-lo com atenção Em uma reunião com um cliente, ele entendeu que valor a ser cobrado pelos honorários mensais está muito alto e solicitou um desconto. Você poderia contestá-lo, argumentando sobre a qualidade dos serviços, e isso não seria incorreto. No entanto, procure ter embasamento sobre os fatos de suas justificativas e principalmente compreender os motivos pelos quais ele solicita o desconto.As principais formas de pagamento Pagamento à vista Uma das maiores preocupações das empresas é com a saúde financeira, ou seja, manter atenção quanto aos prazos das contas a receber. Essa preocupação não existe em operações à vista, como pagamentos com cartão de crédito, por exemplo, pois valor da venda é garantido para a empresa (com um desconto de percentual estabelecido em contrato) e todo o processo de cobrança fica a cargo da instituição financeira responsável pelo cartão. Pagamento a prazo A principal preocupação sobre o controle do setor de contas a receber é o pagamento a prazo, pois ele está diretamente relacionado ao crédito disponibilizado ao cliente. Nas vendas a prazo, é preciso estar atento à verificação e à emissão dos documentos não fiscais (planilhas de controle de contas a receber, por exemplo), observando sempre:Se os vencimentos dos pagamentos das parcelas estão de acordo com a negociação aprovada pela análise de crédito. Se os valores de cada parcela estão de acordo com o total estabelecido na venda. Veja a seguir um exemplo na prática de como controlar e acompanhar esse processo. Na prática Imagine que você trabalha em uma empresa de pequeno porte, controlando e acompanhando as contas a receber, entre outras funções. Para realizar essa função primordial, exercite agora, colocando as informações a seguir em uma tabela: 1. Em 3 de fevereiro, a empresa realizou uma venda no valor de R$ 4 mil, com vencimento da duplicata número 201 para 3 de março. 2. Em 8 de fevereiro, a empresa realizou uma venda no valor de R$ 2,3 mil, com vencimento da duplicata 202 para 6 de março. 3. Em 10 de fevereiro, a empresa realizou uma venda no valor de R$ 5,8 mil, com vencimento da duplicata 203 para 10 de março. 4. Em 12 de fevereiro, a empresa realizou uma venda no valor de R$ 3 mil, com vencimento da duplicata 204 para 15 de março. 5. Em 18 de fevereiro, a empresa realizou uma venda de R$ 1.990,00, com vencimento da duplicata 205 para 18 de março. 6. Por fim, em 20 de fevereiro, a empresa realizou uma venda no valor de R$ 1,1 mil, com vencimento da duplicata 206 para 20 de março. Observação: essas vendas referem-se a transações a prazo, ou seja, aquelas que seguiram a negociação com cliente. Sendo assim, é necessário ter o controle.EMPRESA: DATA ATUAL: Controle de contas a receber Recebimento Data Duplicata Vencimento Valor Data Valor Desconto Juros 03/fev. 201 03/mar. 4.000,00 08/fev. 202 06/mar. 2.300,00 10/fev. 203 10/mar. 5.800,00 12/fev. 204 15/mar. 3.000,00 18/fev. 205 18/mar. 1.990,00 20/fev. 206 20/mar. 1.100,00 Total do mês 18.190,00 Tabela 1 - Controle de contas a receber Suponha que a empresa, até 30 de março, recebeu os seguintes valores das duplicatas: 1. Em 1 de março, R$ 4 mil da duplicata 201, com desconto de R$ 100 2. Em 6 de março, R$ 2,3 da duplicata 202 3. Em 12 de março, R$ 5,8 da duplicata 203, com juros de R$ 130 4. Em 23 de março, R$ 3 mil da duplicata 204, com juros de R$ 90. Agora, a tabela de recebimentos deve ser preenchida, considerando aqueles pagamentos já recebidos. Atente-se ao valor que de fato a empresa recebeu, pois poderão ocorrer descontos e juros sobre o valor da duplicata.EMPRESA: DATA ATUAL: Controle de contas a receber Recebimento Data Duplicata Vencimento Valor Data Valor Desconto J 03/fev. 201 03/mar. 4.000,00 01/mar. 3.900,00 100,00 08/fev. 202 06/mar. 2.300,00 06/mar. 2.300,00 10/fev. 203 10/mar. 5.800,00 12/mar. 5.930,00 1 12/fev. 204 15/mar. 3.000,00 23/mar. 3.090,00 9 18/fev. 205 18/mar. 1.990,00 20/fev. 206 20/mar. 1.100,00 Total do mês 18.190,00 15.220,00 100,00 2 Tabela 2 Controle de contas a receber preenchido A primeira parte da tabela apresenta os valores que a empresa tem para receber, bem como a data da venda, o número da duplicata, o vencimento e o valor. A segunda parte da tabela será preenchida após o recebimento dos valores, com os respectivos descontos e juros, se houver. Insira na data o dia em que foi recebido valor e, depois, o valor. Adicione separadamente o desconto e os juros. Observe agora um resumo dos lançamentos:Em de março, por exemplo, o valor que entrou no caixa foi de R$ 3,9, pois a empresa deu um desconto de R$ 100 na duplicata 201, que tinha valor de R$ 4 mil. Em 6 de março, a entrada foi de R$ 2,3, pois cliente pagou a duplicata 202 no prazo de vencimento. Em 12 de março, a empresa recebeu R$ 5.930,00 da duplicata 203. O valor original era de R$ 5,8, mas foram cobrados juros por atraso de R$ 130. Em 23 de março, a empresa recebeu R$ 3.090,00 referente à duplicata 204. O valor original é de R$ 3 mil, mas foram cobrados juros por atraso de R$ 90. A empresa, portanto, vendeu a prazo, no mês de fevereiro, R$ 18.190,00 e, até o dia 23 de março, havia recebido R$ 15.220,00, tendo concedido um desconto de R$ 100 e recebido juros de R$ 220.Encerramento Para implantar controle de contas a receber, existem vários modelos manuais, bem como alguns softwares, pois, considerando porte da empresa, é muito difícil fazer o controle manualmente. controle de contas a receber pode se tornar uma atividade mais trabalhosa, principalmente se há divergências ou atrasos nos pagamentos a clientes e se a empresa conta com um sistema de controle pouco eficaz. Cabe lembrar da responsabilidade que profissional técnico contábil tem em realizar um bom controle de todos os ganhos, a fim de garantir a saúde financeira do negócio, facilitando a tomada de decisões no que se refere a investimentos e capital de giro.