Apostila EVENTOS

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Eventos – Organização e Estrutura Física
SUMÁRIO
11 – APRESENTAÇÃO	
2 – turismo de eventos	2
3 – Eventos – mercado em ascensão	3
4 – as vantagens de organizar um evento	3
5 – Evolução Histórica dos Eventos ao Turismo de Eventos	5
5.1 As Origens dos Primeiros Eventos	5
5.2 Evolução dos Eventos: os Eventos Religiosos e os Comerciais	5
5.3 O Surgimento dos Eventos e do Turismo de Eventos no Brasil	6
6 – conceitos, Classificação e Tipologia	9
6.1 Conceitos	9
6.2 Classificação	9
6.2.1 Em relação ao público	9
6.2.2 Em relação à área de interesse	10
6.3 Tipologia	10
7 – Planejamento, Coordenação, Organização e Implementação	17
7.1 Planejamento	17
7.2 Coordenação	17
7.3 Organização	18
7.4 Implementação	20
7.5 Observações	20
8 – Plano de Marketing	21
8.1 Estratégia de comunicação e marketing	21
8.1.1 Meios de comunicação	21
8.1.2 Mídias alternativas	22
8.2 Promoção de Congressos	22
9 – promoção de feiras	24
9.1 Ações	24
10 – cerimonial e protocolo	26
10.1 Conceitos	26
10.2 Normas do Cerimonial Público e Ordem de Precedência	27
10.3 Símbolos Nacionais	27
10.3.1 Bandeira nacional	............ . .27
11 - Vantagens de se Fazer o Evento dentro de um Hotel	32
11.1 Hotéis urbanos	32
11.2 Hotéis suburbanos	32
11.3 Hotéis de aeroportos	32
11.4 Hotéis resorts	32
12 – hotelaria	34
12.1 Eventos em Hotéis	34
12.2 Departamento de Eventos	34
12.2.1 Planejamento / venda	34
12.2.2 Realização / execução	35
12.2.3 Avaliação	35
12.3 Captação de Eventos	35
12.4 Gastronomia em Eventos	36
12.5 Alimentos e Bebidas	37
12.5.1 Café da manhã continental	38
12.5.2 Intervalos (coffee breaks)	38
12.5.3 Recepções	39
12.5.3.1 Caixa-bar	39
12.5.3.2 Bar livre	40
12.5.3.3 Diretrizes gerais	40
12.6 Funções Alimentares	41
12.6.1 Planejando o cardápio	...41
12.6.1.1 Vinho	42
12.6.1.2 Decoração	42
12.6.1.3 Serviços	43
12.6.1.4 Planejamento detalhado	43
12.6.2 Festas Temáticas	45
12.6.3 Determinando custos	45
12.6.4 Garantia	46
12.7 Departamento de Vendas	46
12.8 Como Negociar com o Hotel	49
 12.8.1 Negociando tarifas de quarto...............................................................................50
 12.8.2 Quartos gratuitos e tarifas especiais para o staff/palestrantes...........................52
 12.8.3 Amenidades.........................................................................................................53
 12.8.4 Aluguel do salão de eventos e espaço.e espaço para exposição.......................54
 12.8.5 Equipamentos e serviços ....................................................................................54
 12.8.6 Objetivo final ........................................................................................................54
12.9 Contratos	55
 12.9.1 Cartas de confirmação e contratos .....................................................................55
12.10 Coordenação de Eventos em Um Hotel	58
12.10.1 Descrição do perfil	58
12.10.2 Funções profissionais	58
12.10.3 Detalhamento das funções	59
12.10.4 Instruções diversas	66
13 – anexos	69
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1 – APRESENTAÇÃO
No mundo todo o turismo de eventos tem se caracterizado como o mais lucrativo filão desse mercado, tanto por possibilitar a ampliação da demanda na alta estação, quanto por ser a alternativa mais viável para superar o vazio da baixa estação. Esta atividade tem se destacado na Europa, América do Norte e em alguns países da Ásia, especificamente na realização de congressos, convenções, seminários, fóruns, etc. Na América latina, notadamente no Brasil, os indicadores demonstram um aumento crescente, exigindo cada vez mais espaços adequados, equipamentos sofisticados e principalmente, recursos humanos qualificados e profissionalizados.
As informações acima mostram a necessidade de enfatizarmos a importância econômica e educacional da indústria de eventos e a conseqüente exigência do mercado para a mão de obra especializada, acabando, de vez com a improvisação e o amadorismo. Por ser uma atividade relativamente recente no Brasil, sentimos falta de cursos de formação e de reciclagem e, principalmente, de literatura específica.
Na realidade para se organizar eventos, o profissional da área deve ter além do conhecimento técnico, uma visão geral e não exclusiva do evento, unindo vários tipos de conhecimentos.
O objetivo desse curso é propiciar ao aluno um conhecimento do que é a organização de evento como atividade comercial e mostrar como funciona um departamento de eventos de um hotel independente do seu tamanho.
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2 – turismo de eventos
É indiscutível o crescimento da atividade turística no mundo inteiro. Essa indústria “sem chaminés” é poderosa e propulsora do desenvolvimento da economia mundial. No Brasil isso não poderia ser diferente. O turismo hoje é visto e respeitado como um dos mais importantes segmentos da economia.
O turismo como fenômeno social, complexo e diversificado, traz o desenvolvimento econômico e o bem-estar social da população local. Quando planejado, pode propiciar a distribuição de renda mais democrática, o incentivo da produção dos setores primários, secundário e terciário, o melhoramento da infra-estrutura local, prestação de serviços, a proteção e preservação do patrimônio natural e cultural e a realização de intercâmbios entre os turistas e a população visitada.
Nos últimos anos, a realização de eventos vem sendo considerada como uma atividade turística, pois quando ocorre em uma região, utiliza sua estrutura e serviços. Esta transferência de recursos financeiros, gerada a partir de um ato de consumo, propaga-se pela economia local, contribuindo para um ciclo de prosperidade econômica e, conseqüentemente, social.
Por outro lado, o turismo de eventos é uma forma de divulgar a imagem turística da cidade receptora. Isso ocorre pelo simples fato de que, geralmente, os integrantes de um evento deslocam-se por um motivo específico, o de participação nos trabalhos e maior integração entre eles. Entretanto, estão acessíveis para receber informações sobre o produto turístico da região. Também são diversos os participantes que, sozinhos ou acompanhados, aproveitam a ocasião para passear, conhecer esses pontos ou fazer compras, utilizar serviços de alimentação, bem como serviços básicos da população.
Porém, só com o planejamento de todo o trabalho é que essas relações entre turismo e eventos vão ocorrer positivamente. O planejamento deve ir além do evento em si, sendo preciso envolver toda a estrutura, os serviços turísticos e principalmente, a comunidade receptora.
Dessa forma, o evento em questão terá grande chance de sucesso no momento de sua realização e acima de tudo, como um forte aliado para o desenvolvimento turístico da cidade, da região e do país.
Ao longo dos tempos, os eventos foram se firmando como sinônimo de sucesso, sendo um excelente meio de divulgação e proporcionando a troca de experiências que pode levar ao enriquecimento do conhecimento. Na sociedade atual, é um recurso cada vez mais adotado, quer por associações de classe, quer por empresas particulares para a difusão de técnicas e conhecimentos ou até como forma de decidir sobre questões de interesse dessas organizações.
O turismo de eventos é realizado em função do interesse em particular de reuniões científicas (congressos, seminários, encontros), profissionais (feiras e exposições) e até políticas.
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3 - Eventos – mercado em ascensão
A promoção de eventos tem se mostrado um mercado em franca evolução, com índices muito expressivos se comparados a outros setores da economia. É uma prova evidente de que cada vez mais empresas e organizações, com ou sem fins lucrativos, recorrem à realização de acontecimentos sócio-culturais, apostando nos benefícios desta ferramenta para o cumprimento de seus objetivos estratégicos, promocionais ou de divulgação técnico-científica.
Profissionais e empresas ligadas à indústria turística sabem o quanto o segmentoé importante para a economia local e nacional em vários estados e municípios brasileiros. Também não é novidade que o turismo de eventos é que mais gera renda, impostos e empregos para as cidades que recebem essa categoria de viajantes.
A indústria de eventos, portanto, possui um faturamento anual de cerca de R$37 bilhões, com uma distribuição de aproximadamente 48% para a Região sudeste, 25% para a região sul, 16% para a região nordeste, 8% para a região Centro-oeste e 3% para a região Norte. O faturamento multiplicado pelos percentuais de impostos que incidem sobre esse valor leva a um total de R$4,2 bilhões de taxas e impostos, o que significa uma contribuição considerável para a mitigação da imensa dívida social do nosso país.
A indústria de eventos produz quase 200 mil empregos diretos. No entanto, pelo elevado grau de terceirização de suas atividades, gera um número bem maior de empregos terceirizados – cerca de 550 mil, aos quais deve-se acrescentar 2,2 milhões de empregos indiretos. Portanto, quase três milhões de brasileiros têm seu emprego viabilizado pelos eventos. 
330 mil eventos acontecem no Brasil por ano;
R$37 bilhões: renda anual da indústria de eventos do país;
3 milhões de empregos diretos, terceirizados e indiretos;
Renda da indústria de eventos: 3,1% do PIB brasileiro;
4 – as vantagens de organizar um evento
A comunidade receptora tem várias vantagens no processo de captação e realização de eventos, mesmo quando de pequeno porte. Os eventos são importantes para o turismo da localidade que o promove, pois, ao atrair pessoas de outras cidades ou regiões, incentivam a economia e enriquecem a sua vida cultural. Além disso, a organização de um evento é uma forma de chamar a atenção do público potencial ou da mídia, sobre o local-sede.
Na realidade, os eventos carregam todas as vantagens da atividade turística, acrescida de algumas específicas, tais como:
Gerador de divisas: o turista de eventos, na maior parte dos casos, gasta três vezes mais que os turistas convencionais, além disso, a metade deles viaja acompanhada, resultando em um aumento expressivo de divisas para a comunidade;
Média de permanência: como a maioria dos eventos dura alguns dias, ocorre um aumento na permanência de visitantes na comunidade receptora, possibilitando uma ampliação no índice de ocupação hoteleira, o que beneficia quase todos os componentes da cadeia de gastos (restaurante, casas comercias, entre outros)
Aumento do nível de emprego: o aumento da demanda de profissionais especializados, como tradutores, secretárias, seguranças, garçons, técnicos de luz e som, gera mais oportunidades de emprego.
Diminuição da baixa temporada: a maioria dos eventos pode ser organizada no período de baixa estação turística, diminuindo o impacto negativo da sazonalidade.
Mobilização do trade turístico e dos prestadores de serviços;
Reputação favorável da cidade-sede, em virtude da imagem positiva que a realização de um evento normalmente proporciona.
O efeito multiplicador do evento deve ser lembrado, já que antes, durante e após a sua realização, várias pessoas e empresas são beneficiadas pelos seus reflexos.
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5 – Evolução Histórica dos Eventos ao Turismo de Eventos
5.1 As Origens dos Primeiros Eventos
Anterior ao surgimento da palavra turismo, os homens haviam descoberto que existia um grande espaço no seu entorno e que nele poderiam deslocar-se pelos mais diversos motivos.
O ser humano sempre foi ávido por viver situações de descobertas e de grandes acontecimentos. Isso pode ser verificado desde a civilização antiga, em que encontramos os primeiros registros de deslocamentos de pessoas de uma localidade a outra, em que se reuniam para tratar de assuntos de interesse de todos.
Os primeiros registros que identificaram esses deslocamentos, que podemos considerar como origem do turismo, mais especificamente do turismo de eventos, foram os primeiros Jogos Olímpicos da Era Antiga, datados de 776 a.C.
Esse tipo de evento acontecia na Grécia de quatro em quatro anos e possuía caráter religioso. No período em que estavam ocorrendo os jogos, estabelecia-se uma trégua e nenhum tipo de combate era travado.
Foi a partir dos Jogos Olímpicos que o espírito da hospitalidade desenvolveu-se. Conta a história que Zeus disfarçava-se de participante das reuniões e que as vilas recebiam muito bem os participantes, porque entre eles podia estar o deus.
O sucesso dos jogos Olímpicos, realizados em Olímpia, fez com que outras cidades gregas, como por exemplo, Corinto, passassem a organizar seus próprios jogos, concursos e demais atrações.
Outro tipo de acontecimento identificado na Antigüidade foram as Festas Saturnálias, instituídas em 500 a.C. das quais derivam o Carnaval.
O primeiro evento realizado, denominado congresso, aconteceu em 377 a . C., em Corinto. Este congresso reuniu todos os delegados das cidades gregas, que elegeram Felipe o generalíssimo da Grécia nas lutas contra a Pérsia.
A civilização antiga deixou de herança para o turismo e para o turismo de eventos o espírito de hospitalidade, a infra-estrutura de acesso e os primeiros espaços de eventos.
5.2 Evolução dos Eventos: os Eventos Religiosos e os Comerciais
Os eventos são acontecimentos que possuem suas origens na Antigüidade e que atravessaram diversos períodos da história da civilização humana, atingindo nossos dias. Nessa trajetória, foram adquirindo características econômicas, sociais e políticas das sociedades representativas de cada época.
A Idade Média foi um período que apresentou características bem definidas, como o poderio da Igreja e a atividade comercial, que foi desenvolvida próxima aos castelos e mosteiros. 
Os eventos que aconteceram nesse período retratam bem essas características, como também tendências futuras. A Idade Média foi de pouca expressão para o turismo de lazer, mas bastante significativa para o turismo de eventos, pois praticamente plantou as bases para o desenvolvimento desse tipo de turismo. Foi marcada por uma série de eventos religiosos (os concílios e as representações teatrais) e comerciais (as feiras), que causaram o deslocamento de um grande número de pessoas, como membros do clero, mercadores e outros.
O declínio da Idade Média trouxe de volta aos indivíduos o espírito investigativo, estimulando o deslocamento deles. Muitas viagens foram implementadas por artistas, artesãos, músicos e poetas, que viajavam para mostrar o seu trabalho, adquirir experiência profissional e também conhecer outras localidades.
Dessa época, são também as viagens conhecidas como Grand tour, que eram realizadas por jovens da nobreza para complementar os seus conhecimentos e adquirir experiência profissional.
Outras realizações da época que propiciaram o surgimento do turismo foram o aparecimento de meios de hospedagem – albergues e estalagens – e a melhoria das condições de viagens, quando as carruagens passaram a oferecer maior conforto e segurança aos passageiros.
Essas realizações beneficiaram tanto o turismo de lazer quanto o turismo de eventos, pois com toda essa movimentação das pessoas em busca de conhecimento, as viagens passaram a ser mais agradáveis.
A Revolução Industrial operou grandes mudanças na sociedade transformando a economia manual em mecanizada, bem como também as transformações nos transportes e comunicações. 
Todas essas mudanças refletiram nos tipos de eventos realizados, causando o surgimento dos eventos científicos e técnicos.
O turismo e o turismo de eventos como atividade organizada surgiram no século XIX, quando o inglês Thomas Cook organizou a ida de um grupo de pessoas para participar de um congresso.
Não foram os eventos científicos e técnicos, portanto, que propiciaram o desenvolvimento do Turismo de eventos. Esse tipo de turismo, que teve suas origens nas feiras comerciais da Idade Média, para se consolidar definitivamente como atividade econômica e social no século XX, recebeu contribuição de outros tipos deevento, como eventos esportivos, feiras de amostras e, principalmente, das exposições universais. 
5.3 O Surgimento dos Eventos e do Turismo de Eventos no Brasil
Anterior à chegada da Família Real ao Brasil, segundo registros do Ministério da Indústria e Comércio, foram realizadas algumas feiras que possuíam características semelhantes às que ocorriam na Idade Média. Isso é, elas aconteciam em locais abertos, onde os comerciantes armavam suas barracas para vender os seus produtos.
As feiras geralmente aconteciam aos domingos ou em dias santos, em paralelo aos festejos religiosos. Nessas feiras, sempre havia a figura do cego cantador, o tirador de quadras, o poeta popular, os contadores de histórias e os mais diversos tipos de personagens.
O primeiro evento que se tem conhecimento, ocorrido em espaço destinado à realização de eventos, foi um baile de Carnaval em 7 de fevereiro de 1840. Esse baile aconteceu nos salões do Hotel Itália, depois da proibição do entrudo, o precursor do Carnaval. Naquele mesmo mês e ano, o Café Neville, também no Rio de Janeiro, anunciava os seus bailes.
Até então o Brasil não tinha nenhuma experiência em organizar eventos técnicos e científicos, feiras e exposições. Para adquirir conhecimento em termos técnicos e organizacionais no assunto, começou a participar das Feiras Internacionais.
Em 1908, aconteceu no pavilhão de Feiras da Praia Vermelha a Exposição Nacional, que foi um marco importantíssimo para a atividade eventos no Brasil, ou seja, foi a primeira feira realizada no país nos moldes das atuais, sediada no primeiro local construído para receber grandes feiras.
O Brasil , porém, só se firma mesmo como organizador de feiras em 1922, quando realiza no Palácio de Festas, no Rio de Janeiro a Exposição Internacional do Centenário, evento esse que tinha por objetivo comemorar o Centenário da Independência do Brasil. Vários outros acontecimentos paralelos ocorreram em outros espaços, como na escola Nacional de Belas Artes.
Em 1923, foi inaugurado o Hotel Copacabana Palace, no Rio de Janeiro, local que passa a abrigar em seus salões os mais diversos tipos de eventos, e que atrai um grande número de participantes até hoje. 
Ainda na década de 1920, mais especificamente em 1928, o Brasil realiza o seu primeiro evento de turismo, chamado Convenção Interestadual de Turismo, organizado pela Sociedade Brasileira de Turismo, a Touring Club do Brasil. Esse evento foi destinado apenas a seus associados. Posteriormente, houve uma segunda convenção em 1932.
No final da década de 1930 e início dos anos de 1940, ocorre a estagnação nos diversos segmentos que compõem a atividade econômica em decorrência da Segunda Guerra Mundial.
Mesmo o mundo sendo vítima da Segunda Guerra Mundial, a década de 1940 apresentou-se bastante promissora para a hotelaria brasileira. Nesse período foram inaugurados vários hotéis-cassino. Esses hotéis, além dos jogos, ofereciam espetáculos nacionais e internacionais, como também grandes reuniões e festas nos seus outros salões, que ficavam sempre repletos de pessoas provenientes de todo o Brasil e também de outros países.
Com o término da guerra, a economia voltou a reaquecer, as indústrias retomaram a produção, as pesquisas e os estudos até então interrompidos foram reiniciados. Isso fez com que o número de eventos crescesse, ocasionando a construção ou adaptação de espaços destinados a reuniões, feiras e outros tipos de eventos.
Na década de 1950, foi inaugurado o Estádio do Maracanã, no Rio de Janeiro. A sua inauguração coincidiu com um dos eventos esportivos mais famosos do mundo, a Copa do Mundo. Inicialmente, tinha por objetivo sediar apenas eventos esportivos, mas foi se adaptando a outros tipos de eventos, tornando-se palco de grandes shows nacionais e internacionais.
Após esse importante acontecimento em nosso país, que atraiu um grande número de pessoas durante a sua realização, o turismo foi se transformando em uma atividade cada vez mais organizada. Em 1953, criou-se no Rio de Janeiro a primeira Associação Brasileira de Agências de Viagens – ABAV, que visava zelar pelo bom desempenho das atividades prestadas pelos agentes de viagens. Posteriormente, outras ABAVs foram surgindo.
O primeiro evento representativo do segmento das agências de viagens, que marcou o início de uma série, foi o I Congresso Brasileiro de Agência de Viagens – ABAV. Esse evento aconteceu em São Paulo no final da década de 1950 e vem se repetindo desde então. Atualmente é considerado o maior evento do setor de turismo nacional e recebe a cada ano milhares de participantes nacionais e internacionais.
Cabe ressaltar que quando o Congresso Brasileiro de Agências de Viagens foi criado em 1959, não existiam Centros de Convenções no país. Contudo, devido à sua importância econômica e social, várias localidades se empenharam para tornar-se sede do congresso construindo espaços adequados para sua realização. Os eventos realizados nos anos de 1979, 1986,1987 e 1993 marcaram o início das atividades dos centros de convenções das localidades-sede, como também serviram para implantar o turismo nessas destinações.
Os congressos da ABAV mostram o crescimento do turismo de eventos e do turismo Nacional, apresentando a tendência de uma maior profissionalização, em que os agentes de viagens demonstrem o interesse crescente por informações técnicas e novas possibilidades de acordos empresariais, para melhor atender os seus clientes.
Outro marco importante desse período foi as comemorações do IV Centenário da Fundação de São Paulo (1954), que culminou com a inauguração do Parque Ibirapuera. O conjunto arquitetônico do Ibirapuera foi projetado por Oscar Niemayer e as áreas verdes ficaram a cargo do paisagista Burle Max. 
No Brasil, a atividade eventos começa a dar mostras de profissionalização por volta de 1967, já que apresentavam sinais de que seriam de grande importância. Neste ano, foi fundada, em São Paulo, a Alcântara Machado Feiras e Promoções Ltda., primeira empresa brasileira especializada em organização de congressos e convenções.
A organização da atividade Eventos a cada dia tornava-se mais premente e em 1977, foi criada a Associação Brasileira de Eventos e Empresas Operadoras em Congressos e Convenções – ABEOC, que posteriormente teve sua denominação alterada para Associação Brasileira das Empresas de Eventos, cuja meta prioritária era a geração de eventos, fundamentalmente os congressos cíclicos, visando ao desenvolvimento nacional.
Possuir ofertas de espaços, empresas organizadoras e entidades de classe, não era mais suficiente para dar sustentação à atividade. Diante dessa constatação, a cidade da São Paulo resolveu criar a primeira entidade brasileira de captação de eventos.
Em 1983, foi a criada a Fundação 25 de Janeiro, mais conhecida como São Paulo Convention and Visitors Bureau, uma organização cívica, sem fins lucrativos, mantida por colaboradores que representam as empresas privadas. A principal função da entidade é fazer captação de eventos para o Estado de São Paulo, aumentando assim o fluxo de turista de eventos, gerando trabalho para seus colaboradores. Hoje, várias capitais brasileiras já possuem o seu Convention and Visitors Bureau.
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6 – conceitos, Classificação e Tipologia
6.1 Conceitos
Para que possamos entender melhor o nosso objeto de estudo, dentro de um processo histórico, tornar-se necessário inicialmente conceituá-lo.
Segundo Simões (1995), “evento é um acontecimento criado com a finalidade específica de alterar a história da relação organização-pública, em face das necessidades observadas. Caso esse acontecimento não ocorresse, a relação tomaria rumo diferente e, certamente, problemático”.
Para Giácomo (1993), “evento é um componente do mix da comunicação, que tem por objetivo minimizar esforços, fazendo uso da capacidade sinérgica da qual dispõe o poder expressivo no intuito de engajar pessoas numa idéia ou ação”.
Como Eventos é uma atividade dinâmica, sua conceituaçãotem sido objeto de modificações, conforme vai evoluindo. Portanto, segundo a experiência de vários especialistas da área, evento significa:
Ação do profissional mediante pesquisa, planejamento, organização, coordenação, controle e implantação de um projeto, visando atingir seu público-alvo com medidas concretas e resultados projetados;
Conjunto de atividades profissionais desenvolvidas com o objetivo de alcançar o seu público-alvo pelo lançamento de produtos, apresentação de uma pessoa, empresa ou entidade, visando estabelecer o seu conceito ou recuperar a sua imagem;
A realização de um ato comemorativo, com finalidade mercadológica ou não, visando apresentar, conquistar ou recuperar o seu público-alvo;
A soma de ações previamente planejadas com o objetivo de alcançar resultados definidos perante seu público-alvo.
6.2 Classificação 
6.2.1 Em relação ao público
Os eventos em relação ao público que atinge podem ser classificados em:
Eventos fechados – ocorrem dentro de determinadas situações específicas e com público-alvo definido, que é convocado e/ou convidado a participar;
Eventos abertos – propostos a um público, podem ser divididos em eventos abertos por adesão e eventos abertos em geral. O evento aberto por adesão é aquele apresentado e sujeito a um determinado segmento de público, que tem a opção de aderir mediante inscrição gratuita e/ou pagamento de taxa de participação. O evento aberto em geral é aquele que atinge todas as classes de público.
6.2.2 Em relação à área de interesse
Há uma grande diversidade de eventos realizados em relação à área de interesse. Esses eventos podem ser classificados em:
Artístico – relacionado a qualquer manifestação de arte ligada à música, pintura, poesia, leitura e outras;
Científico – trata de assuntos referentes às ciências naturais e biológicas, como, por exemplo, medicina, botânica e outros; 
Cultural – ressalta os aspectos de determinada cultura, para conhecimento geral ou promocional;
Cívico – tratar de assuntos ligados à pátria;
Desportivo – ligado a qualquer tipo de evento do setor esportivo, independente de sua modalidade;
Folclórico – trata de manifestações de culturas regionais de um país, abordando lendas, tradições, hábitos e costumes típicos;
Lazer – proporciona entretenimento ao seu participante;
Promocional - promove um produto, pessoa, entidade ou governo, quer seja promoção de imagem ou apoio ao marketing;
Religioso – trata de assuntos religiosos, seja qual for o credo;
Turístico – explora os recursos turísticos de uma região ou país, por meio de viagens de conhecimento profissional ou não;
Políticos – discute idéias e objetivos de um partido ou de algum governo.
6.3 Tipologia	
	Os eventos, conforme as características e peculiaridades que apresentam, podem ser classificados em diversos tipos. 
Os tipos mais comuns de eventos são:
Assembléia – reunião da qual participam delegações representantes de grupos, estados, países etc. Sua principal característica é debater assuntos de grande interesse de grupo, de classes profissionais, de países, regiões ou estados. O desenrolar dos trabalhos apresenta peculiaridades, como: delegações colocadas em lugares preestabelecidos, conclusões apresentadas são votadas sem plenário e posteriormente transformadas em recomendações da assembléia: somente as delegações oficiais têm direito a voto, mas isso não impede a inscrição de participantes interessados no assunto, que terão apenas a função de ouvintes.
Brainstorming – reunião desenvolvida para estimular a produção de idéias. Reúne pessoas que irão emitir suas idéias livremente sobre determinado assunto. As idéias propostas inicialmente, ao serem discutidas e analisadas, propiciam o surgimento de outras ou a melhoria destas. Divide-se em duas etapas: a criativa e a avaliativa. A primeira é aquela em que os participantes expõem suas idéias, sem qualquer tipo de censura ou crítica, e um membro do grupo encarrega-se de anotá-las. A segunda é quando as idéias coletadas são discutidas e analisadas propiciando traçar um perfil do objetivo pretendido. Esse tipo de reunião geralmente é utilizado por agências de publicidade para a criação de campanhas e também por entidades promotoras de eventos para a organização de eventos.
Brunch – evento recentemente importado dos Estados Unidos, muito usado hoje em dia pelos hotéis (principalmente à beira da piscina) aos domingos; trata-se de um café da manhã e almoço. O sucesso do brunch está na forma equilibrada de como são servidos doces, salgados, sucos e bebidas alcoólicas leves. A origem da palavra brunch vem da junção de breakfast (café da manhã) e lunch (almoço).
Colóquio – reunião fechada que visa esclarecer determinado tema ou tomar alguma decisão; é muito utilizado por diversas classes de profissionais. Geralmente desenvolve-se da seguinte forma: é sugerido um tema central, em que o plenário deve ser agrupado por sub-temas. As discussões são conduzidas por um moderador, responsável pela apresentação das conclusões e por submetê-las à aprovação do plenário.
Concílio – reunião de prelados católicos, na qual são tratados assuntos dogmáticos, doutrinários ou disciplinares.
Conclave – evento de caráter religioso em que são discutidos temas de ordem ética e moral. Os expositores , na sua maioria, são religiosos e a organização é semelhante à dos congressos. As conclusões podem ser adotadas, caso sejam aprovadas pelos participantes.
Concurso – sua principal características é a competição, podendo ser aplicado a diversas áreas: artística, cultura, desportiva, científica e outras. Deve ser coordenado por uma comissão organizadora, que estabelecerá o regulamento, a premiação e o júri.
Conferência – caracteriza-se pela apresentação de um tema informativo (geral, técnico ou cientifico) por autoridade em determinado assunto para um grande número de pessoas. É uma reunião bastante formal, exigindo a presença de um presidente de mesa que coordenará os trabalhos. Não são permitidas interrupções e as perguntas são feitas no final da apresentação por escrito e com identificação.
Congresso – reunião promovida por entidades associativas que visam debater assuntos de interesse de determinado ramo profissional, como, por exemplo; médicos, engenheiros, professores, economistas. Os congressos podem ser de âmbito internacional, nacional, regional, estadual e municipal. As sessões de trabalho dos congressos são divididas em vários outros tipos de evento: mesa-redonda, conferência, simpósio, comissões, painéis, palestras, debates. Os congressos podem ser divididos em técnicos ou científicos. Os congressos científicos são aqueles promovidos por entidades ligadas aos ramos das ciências naturais e/ou biológicas. Os congressos técnicos são aqueles realizados por entidades ligadas ao ramo das ciências exatas ou sociais. Basicamente os congressos técnicos se desenvolvem por intermédio de sessões de comissões ou grupo de trabalho, divididos em tantos quantos forem necessários, de acordo com a complexidade do tema ou o número de participantes. Cada grupo de trabalho discute um tema, apresentado sua recomendação à sessão plenária da qual participam todos os congressistas. Essas recomendações são submetidas à apreciação do plenário, que, no final, votará pela sua aprovação ou não. Uma vez aprovadas as recomendações, estas farão parte das conclusões do congresso, que serão encaminhadas às autoridades competentes como pronunciamento oficial da classe. Um documento, conhecido como “anais” do congresso, registrando essas conclusões, bem como os trabalhos apresentados, é entregue ao final do evento.
Convenção – reunião promovida por empresas, setores industriais (vendedores) e partidos políticos. As convenções, quando reúnem pessoas de empresas, são realizadas por setores distintos ou congrega todos os setores integrantes da empresa. Há também convenções de vendas, que reúnem os elementos ligados ao setor (vendedores, revendedores, distribuidores,representantes) para o lançamento de um novo produto ou a apresentação de um novo plano de expansão no mercado. Outros tipos de convenção podem ser realizados, como convenções para congraçamento, comemorativas, de fim de ano etc. Todas as convenções buscam a integração de pessoas pertencentes a uma determinada empresa ou partido político, submetendo-se a certos estímulos coletivos para que possam agir em defesa dos interesses da referida ou partido. 
Coquetel – reunião de pessoas cujo objetivo é a comemoração de alguém, data ou acontecimento. Nesse tipo de evento são oferecidas bebidas e canapés, que devem ser serviços de forma adequada para satisfazer a maioria. É um evento de curta duração, nunca devendo ultrapassar uma hora e meia. Segundo Carvalho (1987), o coquetel caracteriza-se pelos “4 S”: um para surgir, um para saudar, um para sorrir e o último para sumir. 
Debate – discussão entre dois oradores, cada um defendendo um ponto de vista. Existe a necessidade de um moderador para a coordenação do debate, pode ser aberto ao público ou transmitido por veículo de mídia, entretanto, a platéia nunca participa com perguntas.
Desfile – evento que se classifica na categoria promocional. Geralmente é promovido por confecções para a apresentação de seu produto. As condições básicas para seu sucesso são a escolha adequada dos convidados, dos produtos a serem mostrados, dos manequins (demonstradores), da trilha sonora e uma divulgação eficiente. 
Encontro – reunião de pessoas de uma categoria para debater sobre temas antagônicos, apresentados por representantes de grupos participantes, necessitando de um coordenador para resumir e apresentar as conclusões dos diversos grupos.
Entrevista coletiva - tipo de evento no qual um especialista ou representante de empresa, entidade ou governo se coloca à disposição para responder sobre determinado assunto de seu conhecimento; os questionadores são a imprensa.
Exposição – exibição pública de produção artística, industrial, técnica ou cientifica. Pode haver ou não objetivo de venda dos produtos expostos.
Feira – exibição pública com o objetivo de venda direta ou indireta, constituída de vários estands, montados em lugares especiais, onde se colocam, produtos e serviços. Para Buendía (1991), as feiras subdividem-se em comerciais, industrias e promocionais: 
Feiras comerciais são as feiras que têm por finalidade principal promover e vender. Nestes eventos os expositores fabricantes ou distribuidores de produtos acabados mostram suas ofertas aos compradores e ao público em geral.
Feiras industriais são eventos que exibem bens e serviços para a indústria de transformação. Neles participam diversos provedores da indústria, e a comercialização dos seus produtos não é feita pelo publico em geral. 
Feiras promocionais são eventos dirigidos a um grupo específico ou profissional, onde são expostos serviços, equipamentos ou materiais relacionados diretamente à profissão do grupo. 
Fórum – reunião que visa conseguir efetiva participação de um público numeroso, a fim de obter mais informações sobre determinado tema proposto. Permite aos interessados (técnicos e especialistas) debater com liberdade seus pontos de vista a respeito de temas em pauta, em busca de consenso geral.
Happy hour ​– reunião de fim de tarde (coquetel/drinque), promovida por bares e restaurantes, caracterizada por disputas (dado, palitinho, dominó e outras) entre maîtres e clientes, nas quais quem ganha não paga a conta.
Jornada – encontro de grupos profissionais, de âmbito regional, para discutir assuntos de interesse comum. Esses encontros são promovidos por entidades de classes, e as conclusões podem servir de diretrizes para o segmento.
Megaevento – evento de lazer e turismo em larga escala, como os Jogos Olímpicos ou as feiras mundiais. Geralmente é de curta duração, e seus resultados permanecem por bastante tempo nas cidades sedes. Está associado à criação de infra-estrutura e comodidades para o evento, freqüentemente tendo débitos a longo prazo e sempre requerendo uso programado com bastante antecedência. Um megaevento, se bem-sucedido, projeta nova (ou talvez renovada) e persistente imagem positiva da cidade-hóspede por meio da mídia nacional e internacional, particularmente por cobertura de televisão. É freqüente haver conseqüência a longo prazo, em termos de turismo, relocação industrial e entrada de investimentos. Como resultado, os governantes e organizadores de eventos tipicamente clamam que megaeventos ajudam a nomear necessidades econômicas e culturas e direitos dos habitantes locais, embora não vendo de fato se cidadãos foram consultados sobre participarem da sua realização. Esta atividade é considerada uma produção social.
Mesa-redonda – reunião questionadora de grupo de quatro a oito pessoas, sentadas em semicírculo, as quais debatem sobre um assunto controvertido e de interesse público. Um moderador coordena os trabalhos, e o plenário pode ou não participar por intermédio de perguntas.
Mostra – exposição itinerante;
Oficina – evento semelhante ao workshop, mais utilizado pela área educacional, porque proporciona a construção do conhecimento, enquanto o workshop, destina-se mais à área empresarial, pois visa à demonstração de produtos.
Painel – outro tipo de reunião derivado da mesa-redonda. Tem como objetivo reproduzir as informações de um pequeno grupo para um grande grupo assistente, permitindo vários ângulos da situação proposta. A estrutura do painel é composta de um orador e quatro painelistas que se apresentam sob a coordenação de um moderador. O painel pode apresentar um tema com vários subtemas. No painel, pode ocorrer o debate entre os expositores. No Brasil, esse evento permite a participação do público por meio de perguntas após o final da exposição.
Palestra – menos formal que a conferência, caracteriza-se pela apresentação de um tema predeterminado a um grupo pequeno, que já possui noções sobre o assunto. É coordenada por um moderador e permite a intervenção dos participantes durante a exposição.
Roda de negócios – reunião que tem por objetivo aproximar empresas para realizar parcerias e negociar seus produtos e serviços ou concluir uma negociação político-econômica. 
Roadshow – consiste na demonstração itinerante, montada sobre um ônibus ou carreta, que se desloca para áreas geo-econômicas de determinado país ou estado, com o objetivo de informar e mostrar o potencial de uma organização, governo ou entidade, por meio da apresentação de fotos, gráficas, livros, protótipos de produtos e vídeo, visando conquistar novos clientes, associados ou parceiros e obter o apoio do público.
Salão – destinado a promover e divulgar produtos e informar sobre eles, com o intuito de criar para os consumidores uma imagem positiva da instituição promotora. Não possui finalidades comerciais imediatas; seu objetivo principal é a promoção institucional.
Semana – reunião de pessoas pertencentes a uma categoria profissional que visam discutir temas de interesse comum. Segue o mesmo esquema do congresso, com palestras, conferência e painéis. São necessárias uma comissão organizada e a produção de anais para distribuir aos participantes.
Seminário – consiste em uma exposição verbal feita para pessoas colocadas no mesmo plano, cujos participantes possuem conhecimento prévio do assunto a ser exposto. Seu propósito é fornecer e somar informações de temas já pesquisados. O evento divide-se em três frases:
Fase da exposição – quando alguém, previamente escalado, realiza uma pesquisa e leva sua contribuição para o grupo.
Fase da discussão – quando o assunto em pauta é debatido e detalhado em todos os seus aspectos.
Fase da conclusão - quando um coordenador, polarizando as opiniões dominantes, propõe as recomendações finais do seminário à aprovação do grupo. 
Showcasing – evento lançado recentemente no Brasil como uma alternativa para feiras. O Showcasing insere o conceito de vitrine interativa. Os produtos ou serviços sãoexpostos em vitrines fechadas, e os participantes não têm nenhum contato direto com os expositores. A comunicação ocorre por intermédio de telefones instalados nas cabines e conectados diretamente a uma central de informação.
Simpósio – reunião derivada da mesa-redonda que possui como característica apresentar alto nível de quantidade e contar com a participação de renomados especialistas. A diferença fundamental entre simpósio e mesa-redonda é que no simpósio os expositores não debatem entre si o tema apresentando. As perguntas são efetuadas pelo público-assistente, que participa ativamente dos trabalhos.
Videoconferência ou teleconferências – novo modo de organizar eventos por uma linha de satélites e um espaço físico adequado, que permitem a interação entre os participantes. A videoconferência tem como característica principal apresentar um tema de interesse de determinado grupo de pessoas , estando essas pessoas em locais diferentes e distantes.
As vantagens desse tipo de evento são:
Encurtar distâncias; 
Racionalizar diálogos; 
Reduzir investimento;
Acelerar a troca de informações entre pessoas ou empresas.
Embora a videoconferência apresente muitas vantagens, há também alguns pontos negativos a ressaltar tais como:
Participação limitada de público;
Interação relativa entre ao participante, pois não existe a proximidade física entre eles.
Visita ou open day – reunião usada pelos meios empresariais para mostrar os sistemas, métodos, equipamento e matérias a determinado segmento de público. Para tanto, a empresa deve observar um planejamento que contemple recepção, demonstração audiovisual, brindes, releases, de acordo com as características do público a ser recebido. 
Woskshop - grupo de trabalho ou oficina. O Woskshop é uma reunião de especialistas para apresentação de novas técnicas, desenvolvimento de novos temas. Atividade usada nos meios das artes e dança. Pode fazer parte de um evento de maior amplitude.
Outros eventos – inaugurações, shows, lançamentos, sorteios, rodeios, leilões, comícios, treinamentos, etc.
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7- Planejamento, Coordenação, Organização e Implementação
O planejamento de um evento requer toda uma programação realizada com bastante antecedência e a sua organização e coordenação dependerá da capacidade e do bom senso do organizador, que deverá adaptá-lo a cada tipo, categoria ou tamanho.
Planejar um evento passo a passo é parte fundamental para atingir o sucesso desejado e a satisfação daqueles que dele participam. Seu sucesso depende de fatores como: PLANEJAMENTO, COORDENAÇÃO, ORGANIZAÇÃO E IMPLANTAÇÃO.
7.1 Planejamento
O planejamento é a fase inicial de preparação do evento e requer um trabalho detalhado sobre os objetivos, público e estratégias previamente escolhidos para o desenvolvimento e execução final, do que foi proposto em um primeiro momento.
Definir objetivos significa traçar metas a respeito do que se pretende alcançar determinando fatores de grande importância como a criação, estabelecimento ou divulgação de determinada imagem ou conceito.
Depois de delimitados os objetivos, parte-se para um segundo momento onde serão definidos os públicos que se pretende atingir com a realização do evento e a identificação dos públicos-alvo, seu grau de importância para o evento e seu dimensionamento.
Em um último momento são traçadas as estratégias onde estarão especificadas as ações a serem desenvolvidas e executadas para o sucesso dos objetivos propostos na fase inicial de planejamento. 
Nesta fase devem ser analisadas as variáveis que podem influir direta ou indiretamente no resultado final do evento; a determinação do local para realização do evento, observando suas condições físicas e a capacidade de receber confortavelmente o número de pessoas previsto; determinação de data e horários adequados ao tipo de evento; a programação visual a ser trabalhada para captar a atenção do público e identificar o evento; a definição do traje – formal ou informal - sugerido aos participantes e por fim a maneira pela qual será feita toda a divulgação do evento buscando informar e criar expectativas sobre o evento em questão.
7.2 Coordenação
Fase que acontece paralelamente ao planejamento do evento onde são delegadas as atribuições e responsabilidades no sentido de atingir os objetivos propostos na fase inicial.
A coordenação de um evento poderá ser dividida em duas coordenadorias que deverão trabalhar harmoniosamente para o sucesso do evento – Coordenadoria Geral e Coordenadoria Setorial.
A Coordenadoria Geral se encarrega do:
Planejamento geral dos trabalhos;
Distribuição de atribuições e tarefas;
Supervisão dos trabalhos das coordenadorias setoriais em todas as suas fases;
Aprovação de orçamentos;
Elaboração de relatório final;
Avaliação final do evento.
As Coordenadorias Setoriais se encarregam de:
Elaboração do programa, regulamento, folhetos informativos e todos os impressos necessários;
Definição do projeto de divulgação;
Confirmação dos locais de reserva do evento;
Contratação e coordenação de serviços de terceiros – apoio operacional;
Coordenação dos serviços de infra-estrutura de apoio administrativo;
Elaboração de relatórios setoriais.
7.3 Organização
Fase mais complexa e cansativa no processo de montagem de um evento, pois é nesta fase que acontece a coordenação e o controle de todas as etapas por parte do profissional responsável pelo evento.
O ponto máximo da organização acontece no momento onde são delimitados os apoios referentes à agilização das ações traçadas para a otimização dos resultados finais.
Apoio Operacional – infra-estrutura de suporte para realização do evento (montagem do salão e estilos de arrumação):
Estilo auditório
Estilo escolar;
Estilo espinha de peixe
Estilo em “U”
Estilo linear
Secretaria de trabalhos:
Sala de recepção ou Sala Vip
Sala de imprensa
Sala de comissões técnicas
Sala de segurança
Sala médica ou ambulatório
Cabine de som / luz/ tradução simultânea
Apoio Logístico - ítens que irão permitir a operacionalização do evento:
Equipamento audiovisual / elétrico / eletrônico
Materiais diversos (bandejas, jornais, livro de presença, outros).
Material de secretaria (carimbos, blocos, material de expediente, telefones úteis, material de divulgação do evento, outros).
Decoração (copos, jarras, toalhas, flores, cinzeiros, tribuna, faixas, outros)
Apoio de Pessoal – todo o pessoal necessário para o bom andamento do evento:
Pessoal interno da empresa organizadora do evento
Pessoal da empresa / entidade que promove o evento
Pessoal autônomo ou prestadores de serviços
Recepcionistas
Mestre de cerimônias
Maitres, garçons, copeiras.
Tradução simultânea
Segurança
Manobrista
Apoio Externo – serviços auxiliares utilizados para o bom desenvolvimento do evento (suporte):
Aeroporto
Hotel
Social
Transporte
7.4 Implantação
Logo após o desenvolvimento das fases de planejamento, coordenação e organização dos eventos concluídas e revisadas chegamos a fase final que é o momento onde ocorrerão todas atividades estruturadas anteriormente.
Nesta fase são necessários os conhecimentos referentes a normas e regras de cerimonial e protocolo utilizadas na implantação do evento.
Estas normas serão utilizadas em todas as fases de execução do evento observando-se a seqüência de acontecimentos que resultam na organização das técnicas adequadas de precedência, tratamento, os lugares destinados aos participantes e convidados, utilização de símbolos nacionais (bandeira, hino, armas nacionais, selo nacional), discursos e pronunciamentos, recepção de autoridades, atraso de autoridades, representações, ausência imprevista, cancelamento de cerimônia, abertura e condução de cerimônias, sessão de encerramento e outras normas de cerimonial e protocolo.
7.5 Observações
Paralelo ao planejamento do evento deve ser realizado e acompanhado umestudo econômico e financeiro objetivando um planejamento das finanças (orçamentos) a fim de evitar que se ultrapasse o limite estabelecido anteriormente e para que não se contabilize ao final do evento nenhum prejuízo.
Deve-se levar em conta a administração dos recursos econômico-financeiros, os custos referentes a: serviços de apoio operacional, serviços de apoio logístico, pessoal de apoio, serviços de terceiros, taxas, seguros e impostos, comissões e despesas extras.
Ao final do evento deverá ser feita uma avaliação para análise de todas as fases do evento para que se possa identificar erros que por ventura tenham acontecido para que em uma próxima ocasião estes não venham a acontecer.
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8 – Plano de Marketing
8.1 Estratégia de comunicação e marketing
A estratégia de comunicação consiste na definição e adequação dos meios e mensagens a serem utilizados, na busca de informar e sensibilizar e motivar o público-alvo.
Cada segmento de público exige que seja estudada, analisada e elaborada uma estratégia de comunicação específica, com meios, veículos e mensagens adequadas às suas características.
A mensagem pode ser informativa, motivacional ou ambas, desde que seja diretamente ligada aos objetivos do evento, seja concebida com a mesma diretriz e utilize a linguagem correta.
Os meios de comunicação são condutores das mensagens ao público pretendido, portanto, cada tipo de público exigirá meios de comunicação adequados ao seu perfil.
8.1.1 Meios de comunicação
Jornais, revistas, rádios e TV – para tais meios, destinam-se dois mecanismos: a assessoria de imprensa e a inserção de anúncios. A assessoria de impressa enviará sugestões de pauta, press releases, agendará entrevistas coletivas sempre que necessário. Tais matérias, quando aceitas pelos editores e jornalistas, serão divulgadas gratuitamente nos veículos. Os anúncios ou matéria paga são inseridos quando os objetivos do evento e a definição de público o exigirem e houver disponibilidade financeira.
Cartazes – esse recurso é uma das formas mais usadas na divulgação de eventos. Deve ter linguagem clara e objetiva, mensagem rápida e direta, além de visual atraente e criativo. O cartaz busca despertar a atenção daqueles que passam por ele, normalmente, de maneira rápida.
Folhetos – divulgam apenas as mensagens básicas e, na maioria das vezes, são entregues aos potencialmente interessados de forma direta.
Mala direta – é como se chamamos a remessa, via folhetos, folders, circulares a um público especialmente selecionado para esse fim (mailing list). Trata-se de uma forma de comunicação muito dirigida.
Diálogo – usado para programa de visitas ou em telemarketing. Para tanto, deve ser criado um diálogo padrão que possibilite a transmissão de mensagens claras e objetivas e uma fácil avaliação das respostas.
Painéis, outdoors e backlights – são de grande importância pela sua abrangência coletiva, principalmente quando o público-alvo é a comunidade como um todo ou uma fatia muito significativa dela.
Pess release – instrumento de comunicação dirigido exclusivamente para a imprensa escrita e eletrônica, no intuito de despertar o interesse dos jornalistas em divulgar matérias sobre o evento.
Internet – canal de informações do final de década de 90, a internet, também deve ser utilizada como mecanismo de informação. A criação de uma homepage do evento pode ser muito útil não só para fornecer mais detalhes, como também para proceder inscrições e reservas.
Bus-doors – painéis colocados na parte traseira dos ônibus.
8.1.2 Mídias alternativas
Parajet – utiliza-se um para-pente motorizado, que levará na parte de trás uma faixa contendo o nome do evento, sua data, enfim, um mínimo de informações em função do tamanho. Esse tipo de mídia geralmente é utilizado para atingir pessoas próximas à orla marítima.
Dirigível – serve para consolidar a marca do evento, pois não permite maiores dados.
Rede de TV interna e/ou alto-falantes – esses tipos de mídia, cada vez mais presentes em condomínios, clubes, aeroportos, também podem ser uma excelente alternativa na divulgação de eventos.
Bike-door – mesmo sistema utilizado no bus-door, só que também pode ser colocado na parte frontal.
Man-door – trabalho de divulgação de uma pessoa que se veste com um grande cartaz ou carrega balões ou faixas.
Cabe salientar que uma estratégia de comunicação bem estruturada deverá contar com a utilização de diversos veículos de comunicação, de forma planejada, simultânea e sucessiva.
8.2 Promoção de Congressos
Concluído o processo de captação com sucesso, a fase subseqüente é denominada promoção do evento, que consiste na definição e adequação dos meios, veículos e mensagens a serem utilizados, buscando informar, sensibilizar e motivar os potenciais congressistas.
A dinâmica da promoção de congressos se verifica através de ações específicas:
O grupo de captação aqui denominado de parcerias de captação se transforma em Comissão Organizadora;
A Comissão Organizadora estabelece as estratégias de promoção do Congresso de acordo com a tradição do Congresso e da criatividade desenvolvida pelos profissionais;
Definição de uma programação visual, ou seja, a busca de unidade de comunicação a partir da criação de uma marca ou logotipo em cores e “lettering”, que identifique o Congresso.
Divulgação do Congresso Internacional que virá para a cidade sede no Brasil, nos Congressos Brasileiros, Latino-Americanos e Pan-Americanos;
Entre os momentos da captação e realização, selecionar alguns eventos internacionais correlatos à área em questão, para marcar a presença brasileira;
Atuação marcante na edição do Congresso imediatamente anterior ao Congresso captado, que desencadeia uma série de ações promocionais fundamentais para maximizar o número de participantes;
Criação de um conjunto de eventos satélites ao Congresso principal, o que aumentará a capacidade de atrair congressistas e acompanhantes;
Inclusão do Congresso e eventos paralelos no Calendário Oficial da Cidade/Estado e Exterior;
Suporte de material promocional referente ao país e à cidade para ser distribuído nos eventos pré-congresso, que as entidades de classe participarem;
Veiculação intensiva de press-releases nas publicações nacionais e internacionais dirigidas às categorias envolvidas no Congresso;
Elaboração e impressão de folheteria adequada sobre o evento destinada aos potenciais congressistas e acompanhantes. As informações de cada mala direta seguem um cronograma pré-estabelecido de acordo com os prazos do Congresso (descritivo dos atributos da cidade, programa científico, programa social e turístico);
Elaboração de recursos áudio-visuais apresentando os atrativos da cidade e do país, sua infra-estrutura turística e capacidade técnica em receber os congressistas;
Divulgação pela imprensa para conscientizar a população local sobre a importância do evento na cidade;
Obs.: É importante que se faça uma avaliação final (número de participantes internacionais/nacionais e demais informações) para a próxima captação. 
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9 – promoção de feiras
O mercado de Feiras é hoje em dia movimentado pelo grande setor empresarial que vê neste instrumento uma possibilidade de se unir no mesmo local e se atualizar sobre todos os avanços existentes no seu respectivo se​tor, e por outro lado o expositor atrair todos seus potenciais clientes e lhes mostrar num determinado prazo de tempo as suas inovações.
O Brasil já adquiriu a posição de principal pólo de Feiras da América do Sul.
Partindo deste patamar deveríamos trabalhar para assegurar esta posição, aproveitando a abertura de Mercado que:
Transformou o Brasil numa nação praticamente exportadora / impor​tadora, viabilizando trazer para as Feiras brasileiras e agora Sul Ame​ricanas as novidades mundiais.
A nova posição estratégica do Brasil, e o fato de ter o maior mercado interno de consumo na região, o coloca como privilegiado centro de negócios.
Sua posição geográficao coloca entre os Estados Unidos e Europa e o resto da região.
9.1 Ações
Definir a filosofia e objetivos da Feira;
Viabilidade econômica;
Escolher data ideal e periodicidade da mesma;
Definir quais as parcerias e apoios necessários (governamental e iniciativa privada);
Agente Transitório;
Escolher um agente de viagem;
Escolher uma Companhia Aérea;
Assessoria de imprensa;
Definir a Cidade/local;
Contratar o local nas datas desejadas e bloquear hotéis;
Elaborar a planta baixa do local de realização da Feira;
Elaborar o Plano Estratégico da Promoção da Feira;
Campanha/visita aos potenciais expositores;
Campanha de divulgação junto ao público alvo para visitação da Feira;
Distribuir “Convites” diretamente e através dos Expositores;
Na entrada, cadastrar todos os visitantes por atividade profissional / cidade / Estado / país de origem com fax e telefone, para formar um banco de dados a ser utilizado para a próxima Feira;
Durante a Feira fazer uma pesquisa de satisfação dos visitantes e também dos Expositores além de colher sugestões e subsídios para nortear eventuais modificações na próxima edição.
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10 – cerimonial e protocolo
Os tópicos a seguir abordados dizem respeito, sobretudo, ao cerimonial e protocolo para eventos de cunho oficial, isto é, os realizados entre autoridades das nações. O cerimonial e o protocolo, na atualidade, são relevantes, pois, com a formação dos “blocos econômicos” e a globalização, as nações passaram a se comunicar de uma forma bem mais intensa.
Cabe observar que o cerimonial e protocolo, essenciais na diplomacia ou em eventos oficiais, fazem também parte dos eventos em geral e do dia-a-dia das pessoas com outros tipos de exigências. Além disso, quer-se ressaltar também que é importante para as pessoas envolvidas com a organização de eventos possuir um bom conhecimento sobre essa matéria. Não se exige delas que sejam “experts” em cerimonial e protocolo para eventos de cunho oficial, pois, neste caso, as pessoas encarregadas desse assunto pelos governos fornecerão as orientações pertinentes. Não é o caso para os demais eventos, nos quais cabe ao profissional conhecer as principais normas que os regem. Julgamos, pois, que o conhecimento das normas referentes ao cerimonial e protocolo dos eventos oficiais seja também útil para o organizador de eventos em geral. Ele pode ser adaptado conforme as circunstâncias.
10.1 Conceitos
As nações, ao longo da sua história, em épocas de paz ou guerra, estabeleceram entre si, relacionamentos. Tais relacionamentos fizeram com que surgissem certas formalidades, com o objetivo de disciplinar e ordenar os encontros entre autoridades e personalidades em eventos oficiais. Tais formalidades se referem tanto ao desenvolvimento do evento em si, quanto à ordem hierárquica a ser obedecida. Ou seja:
Cerimonial: é o conjunto de formalidades que devem ser obedecidas pelas autoridades, nos eventos oficiais, com o fim de dar-lhes ordem e evitar constrangimentos entre as partes.
Protocolo: é o conjunto de formalidades, determinadas pela ordem hierárquica, que devem ser respeitadas pelas autoridades, por ocasião de eventos oficiais.
O protocolo, diz Schneider: 
“Designa para cada um o seu lugar adequado na estrutura política e administrativa, garante àqueles em posições oficiais o exercício dos seus direitos, regulando os conflitos de precedência que lhe dizem respeito, bem como disputas referentes ao exercício de seus privilégios e o gozo de suas imunidades. Implanta, também, método, controle, porte e decoro para, além de regular a conduta nas cerimônias públicas, estabelecer as leis para a troca de correspondência oficial e privada, modo de vestir, tudo para assegurar que cada um receba a posição e o respeito ao qual o seu cargo faz jus e que são reconhecidos por outras autoridades políticas e administrativas e pela própria sociedade”.
Fala-se também em “quebra de protocolo”. Consiste no abandono ou relaxamento do cerimonial e protocolo por uma questão de bom senso ou com o intuito de agradar.
10.2 Normas do Cerimonial Público e Ordem de Precedência
O Decreto nº 70.274, de 9 de março de 1972 (Anexo C), que substituiu o de 1948, aprova as normas do cerimonial público e a ordem geral de precedência. É o decreto básico para este assunto e foi complementado, em alguns dos seus artigos, por outros decretos, tendo em vista o surgimento de situações novas como, por exemplo, novos cargos, novos Estados, etc.
Os Estados, por sua vez, também possuem legislação própria, em consonância com a federal, sobre as normas de cerimonial público.
10.3 Símbolos Nacionais
A Lei 5.700 de primeiro de setembro de 1971, complementada pela Lei 8.421 de 11 de maio de 1992, dispõe sobre a forma e apresentação dos Símbolos Nacionais que são: Bandeira Nacional, Hino Nacional, Armas Nacionais e Selo Nacional. Convém, enfatizar algumas dessas disposições referentes a dois desses símbolos: a bandeira nacional e o Hino nacional, ambos utilizados em eventos. Por tratar-se de símbolos nacionais, as disposições constantes nas referidas leis devem ser obedecidas quando tais símbolos forem utilizados nos eventos oficiais ou não.
10.3.1 Bandeira nacional
A Bandeira Nacional:
Pode ser usada em todas as manifestações do sentimento patriótico;
Dos brasileiros, de caráter oficial ou particular;
Pode ser hasteada nos edifícios públicos ou particulares, templos, campos de esporte, escritórios, salas de aula, auditórios, embarcações, ruas e praças e em qualquer lugar em que lhe seja assegurado o devido respeito;
Pode ser conduzida em formaturas, desfiles, ou mesmo individualmente;
Pode ser distendida sobre ataúdes, até a ocasião do sepultamento;
Quando em funeral, deve ficar a meio-mastro ou a meia-adriça. Nesse caso, no hasteamento ou arreamento, deve ser levada inicialmente até o topo;
Pode ser hasteada e arreada a qualquer hora do dia ou da noite;
É a primeira a atingir o topo e a última a dele descer quando houver várias bandeiras sendo hasteadas e arriadas simultaneamente;
Ocupa o lugar de honra, em todas as apresentações no território nacional, compreendido como uma posição:
Central ou mais próxima do centro e à direita deste, quando com outras bandeiras, pavilhões ou estandartes, em linha de mastros, escudos ou peças semelhantes;
Destacada à frente de outras bandeiras, quando conduzida em formaturas ou desfiles;
À direita de tribunas, púlpitos, mesas de reunião ou de trabalho.
Obs.: À direita e à esquerda de um dispositivo, é à direita e à esquerda de uma pessoa colocada de costas para o prédio ou pal​co, onde estão as bandeiras, e de frente para a rua, platéia ou público.
Cabe observar ainda quanto ao dispositivo das bandeiras, algumas configurações, dentre elas:
Duas bandeiras: nacional e estadual (à esquerda); ou nacional e estrangeira (à esquerda);
Três bandeiras: nacional (centro), estadual (direita) e municipal (esquerda);
Três bandeiras: nacional (centro), estrangeira (direita) e estadual (esquerda);
Havendo várias bandeiras estrangeiras, elas serão colocadas do lado direito e esquerdo da Bandeira Nacional, de forma alternada e seguindo a ordem alfabética.
Hino Nacional:
O Hino Nacional será executado:
Nos casos expressamente determinados pelos regulamentos de con​tinência ou cerimoniais de cortesia internacional. Neste último caso, por uma questão de cortesia, o Hino Nacional estrangeiro deve pre​ceder o Hino Nacional;
Na abertura ou encerramento de eventos.
O Hino Nacional pode ser executado por bandas de música, orquestras sinfônicas, discos e fitas.
Recepções oficiais:
Listem diversos tipos de recepções oficiais, desde as menos até as mais informais, tais como “vin d’honneur”, almoços e jantares com lu​gares marcados ou com “buffet”. Para cada caso ajusta-se a recepção pertinente com os procedimentos que lhe são específicos.
Providências relativas à organização de eventos:
Nas recepções oficiais deve-se levarem consideração vários aspec​tos e detalhes que são muito importantes para o brilho do evento.
Local:
Quanto ao local onde será realizado o evento, deve-se ter o cuidado pa ra que o mesmo tenha:
Instalações em ótimo estado;
Salões espaçosos;
Sanitários;
Iluminação, tomadas de luz e microfones;
Telefones;
Fácil acesso;
Estacionamento;
Segurança;
Etc.
Aconselha-se fazer um “checklist” contendo todas as necessidades de que o evento em questão necessita. No dia do evento, antes do seu início, tudo deve ser testado.
Tratando-se de um evento que envolva almoço ou jantar deve-se ter cuidado especial com a limpeza de todo o material a ser utilizado: toa​lhas, guardanapos, talheres e cristais. Além disso, verificar se a “mise en place” corresponde ao menu proposto.
Outros locais que devem ser bem checado são os sanitários. Observar a limpeza e a presença dos artigos indispensáveis. O item segurança merece cuidados especiais.
Lista de convidados:
Num evento oficial, uma das importantes tarefas é elaborar a lista das pessoas a serem convidadas. Um dos critérios que tem norteado a elabo​ração dessa lista diz respeito às pessoas que têm ligação direta ou indireta com o evento em questão. Contudo, se o evento contar com altas autori​dades, a lista de convidados deve ser ampliada.
Na lista de convidados deverão constar as seguintes informações: nome completo, endereço e telefone. Cabe ao Chefe do Cerimonial examinar minuciosamente essa lista antes de confeccionar e expedir convites.
Convites:
Os convites devem ser discretos, com texto claro e objetivo. Devem conter informações tais como: nome completo da pessoa convidada (se for o caso, mencionar a senhora) ou da entidade, local, data e hora do evento, tipo de traje, quem são os homenageados ou as altas autoridades pre​sentes, telefone e nome da pessoa para contato, a fim de confirmar a pre​sença. Na maior parte das vezes, os convites já vêm impressos, restando preencher o nome dos convidados, tarefa que cabe ao calígrafo. No pre​enchimento dos convites, deve-se ter o cuidado de empregar correta​mente as formas de tratamento.
Trajes:
Existem vários tipos, constantes em convites, de trajes que podem ser usados por homens e mulheres por ocasião dos eventos.
Esporte:
Para os homens: calça e camisa sem paletó e sem gravata e sapato tipo esporte;
Para as mulheres: saia ou calça e blusa, sapatos baixos.
Esporte completo:
Para os homens: calça, camisa, paletó (“blazer”), sem gravata e sapato tipo esporte;
Para as mulheres: blazer e saia, vestido ou saía e blusa, sapatos mocassim, bolsa;
Passeio:
 Para os homens: calça, camisa, paletó (“blazer”) e gravata;
Para as mulheres: “tailleur”, vestido com ou sem “blazer”, sapatos mais delicados, bolsa pequena.
Alto esporte:
Para os homens: terno completo;
Para as mulheres: “tailleur” ou vestido mais elaborado, sapato com salto e bolsa pequena.
Black-Tie:
Para os homens: smoking completo;
Para as mulheres: vestido longo cobrindo os pés ou curto de teci​dos nobres.
O fraque e a casaca praticamente foram abolidos do protocolo. Contudo, se constarem no convite, devem ser usados.
Composição de mesas:
A composição da mesa diretiva, por ocasião de um congresso, seminário ou similar, obedece à ordem de precedência. A fig. 232 exemplifi​ca um dos casos. Os demais são similares.
Figura 01 – Composição da mesa diretiva
	
 Platéia
Onde:
1 = Presidente do ato	 4 = Terceira autoridade
2 = Segunda autoridade	 5 = Quarta autoridade
3 = Anfitrião
Recomenda-se que a composição da mesa seja feita com o menor número possível de pessoas. Cabe ao Mestre de Cerimônia, após dar início à sessão, anunciar os componentes da mesa, declinando o nome de cada um deles com o respectivo título. As demais personalidades são convidadas a ocupar as primeiras filas da platéia. Isso feito, passa-se à execução do Hino Nacional, desde que faça parte do cerimonial. Após, cede-se a palavra às pessoas programadas para falar. Quando se trata da composição das mesas para um almoço ou jantar de cunho oficial, cabe ao chefe de cerimonial definir o menu.
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11. Vantagens de se Fazer o Evento dentro de um Hotel
11.1 Hotéis Urbanos
Zonas centrais geralmente oferecem uma alta concentração de hotéis de qualidade, muitos com grandes espaços para congressos e jantares. Empresas oferecendo serviços e equipamentos para o organizador de eventos, estão localizadas nas proximidades. Museus, teatros e galerias de arte oferecem oportunidades culturais aos participantes. Existe uma variedade de restaurantes oferecendo desde comidas regionais à gourmet. Passeios e compras fazem o participante sentir o sabor da cidade. Táxis e ônibus estão prontamente disponíveis.
Por outro lado, as atividades que tornam uma área metropolitana atrativa para alguns eventos, podem ser consideradas muito agitadas para outros. Pode ser difícil encontrar táxis, e os ônibus do aeroporto podem rodar sem freqüência, o que é um problema. O estacionamento é limitado e normalmente caro. Em algumas áreas metropolitanas, o centro da cidade tem se deteriorado. Muitas atividades mudaram-se para os subúrbios. A segurança durante a noite pode ser uma preocupação.
11.2 Hotéis Suburbanos
Muitas áreas suburbanas são novas e da moda. Têm aparecido boutiques chiques, hotéis luxuosos e restaurantes badalados. Normalmente, há menos tráfego do que no centro da cidade e o estacionamento livre é mais facilmente encontrado. Existem áreas de esportes e recreação. No entanto, grandes hotéis suburbanos são raros, limitando o espaço disponível para exposições e outras facetas do evento. Algumas vezes, os subúrbios são muito parecidos na aparência e não oferecem o gosto especial do centro da cidade.
11.3 Hotéis de Aeroportos
Locais em aeroportos oferecem um excelente espaço para rápidas reuniões de comitê ou sessões de um dia. Geralmente é oferecido, com freqüência, um serviço de traslado gratuito do aeroporto à área de hotéis. A maioria dessas propriedades é bastante nova e possui bons locais de serviços de convenções para eventos curtos. A opção de restaurantes nas proximidades pode ser limitada, e deve ser explorada a possibilidade do barulho do aeroporto. Para eventos mais longos, o participante pode se sentir confinado nesse ambiente; no entanto, alguns locais agora oferecem espaços recreativos para satisfazer as longas estadias. Já que muitos participantes podem chegar e ir embora em apenas um dia, eventos em hotéis de aeroporto oferecem uma excelente oportunidade para economizar tempo.
11.4 Hotéis Resorts
O hotel resort oferece uma atmosfera de relaxamento, no qual o participante sente-se liberto da pressão do dia-a-dia. Alguns resorts podem ser bastante requintados, oferecendo todos os tipos de serviços; outros podem ser mais rústicos. A distância dos aeroportos tornam-se a maior preocupação devido aos fatores de tempo e de transporte. Tarifas de baixa estação e planos especiais para refeições de grupos podem oferecer uma economia considerável para os participantes e/ou promotores do evento. Os resorts podem oferecer o plano americano completo, no qual todas as refeições são incluídas, ou o plano americano modificado, que inclui duas refeições (o termo “plano europeu” significa que nenhuma refeição é servida).
Um hotel resort não deve ser selecionado para um evento com um programa que observa completamente o tempo dos atendentes. Os participantes em tal evento podem demonstrar insatisfação, questionando a escolha do local, já que eles possuem pouca oportunidade de desfrutar de seus benefícios.
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12 – HOTELARIA
12.1 Eventos em Hotéis
O setor da hotelaria sofre mudanças radicais causadas, em boa parte, pela revolução tecnológica, agravando-se a pressão exercida pelos investidores, administradores, clientes e empregados. As exigências – maior rentabilidade, aumento sustentável dos resultados,excelência dos serviços e critérios administrativos mais modernos – combinaram-se até criar um dos períodos mais turbulentos da hotelaria. Nesta era da informação, em que a vantagem competitiva depende em boa parte de uma interpretação e de uma previsão exatas do futuro, os administradores hoteleiros enfrentam muitos desafios estratégicos para conseguir êxito em suas empresas. 
Segundo o princípio de co-alinhamento, conceito que domina a teoria recente da gestão estratégica, os que mais probabilidades têm para manter sua vantagem competitiva são os administradores que alinham seus objetivos e os recursos de suas empresas com as forças que impulsionam as mudanças mercadológicas de modo a aproveitar melhor as oportunidades que se apresentam e enfrentar os perigos potenciais.
Entre tais perigos está o fato de que, no setor hoteleiro, a marca já não é o diferencial básico para colocar um hotel em evidência. Junto com a marca, agora, o conhecimento coletivo dos empregados, além de sua competência técnica, sua experiência e sua formação, tornaram-se fatores importantes na diferenciação. Atualmente, os elementos essenciais da marca estão se diluindo proporcionalmente à expansão dos canais de distribuição da Internet.
Então, mais do que nunca, não basta ter bons espaços. É preciso coordenar todos os setores do hotel envolvidos no evento. Harmonizar investimentos é fundamental, porém, o departamento de eventos de um hotel, seja qual for a sua estrutura, deverá estar atento a todas as funções, adequando-as para obter o melhor rendimento possível.
12.2 Departamento de Eventos
O departamento de eventos de um hotel pode simplesmente locar espaços para que outras empresas do ramo organizem e executem eventos. Contudo, pode ocorrer também que ele próprio passe a captar e organizar eventos. Neste caso, uma vez captado o evento, o departamento deve ater-se a uma série de tarefas, em cada uma das fases que compõe o desenvolvimento do evento. São elas: planejamentos realização e avaliação. Cabe ressaltar que as tarefas inerentes em cada uma das fases dependem do tipo e das exigências de cada evento em questão.
12.2.1 Planejamento / Venda
Uma vez definida a data do evento, muitas são as tarefas a serem executadas, na fase de pré-evento, relativamente à preparação e expedição de correspondência; confecção de peças artísticas e impressos; remessa de circulares e cartas informativas; recebimento e controle das inscrições; confirmação e bloqueio das reservas no hotel; definição da sistemática de trabalho a ser adotada durante o desenvolvimento do evento; contratação de espetáculos e serviços artísticos; materiais para os participantes, as montagens e as instalações; equipamentos diversos para sinalização, decoração, serviços de apoio logístico, de vigilância e segurança, de transporte, de tradução simultânea, exposições e estantes; programação social, divulgação, quadro de pessoal.
12.2.2 Realização / Execução 
No ato de realização do evento as tarefas mais significativas dizem respeito a: serviços de secretaria, material de secretaria, serviços de recepção, sala de imprensa, salas para as comissões técnicas, serviço de tradução simultânea, equipamentos audiovisuais, apoio logístico e serviço de apoio externo. Quando o evento passa para a fase executiva, a coordenação do departamento de eventos deve emitir as devidas ordens de serviço. Ou seja:
Caso o evento evolva alimentos e bebidas, o coordenador de eventos deve emitir uma ordem de serviço, para o gerente de alimentos e bebidas, especificando com toda a clareza o que deve ser feito. Caso haja alguma alteração no evento, a ordem deve ser cancelada e substituída por outra.
Caso o evento envolva salas e auditórios, o coordenador de eventos emite uma ordem de serviço para a equipe encarregada de preparar as salas. A ordem deve especificar todos os detalhes para evitar erros, pois é a partir das informações nela contidas que os espaços físicos serão preparados. Toda vez que houver alguma alteração no evento, deve-se cancelar a ordem de serviço emitida, substituindo-a por outra. 
Toda vez que houver uma montagem envolvendo som e iluminação especiais, deve-se obter a autorização do departamento de engenharia. O mesmo acontecendo se, no local, forem montados palco e estandes ou similares. Além disso, a empresa organizadora deverá assinar um “Termo de Responsabilidade” através do qual ela se responsabiliza por devolver o salão ou as salas nas mesmas condições que foram recebidas, providenciando o reparo ou a substituição de móveis, equipamentos e utensílios, quando danificados. 
12.2.3 - Avaliação 
Uma vez o evento concluído cabe ainda realizar vários trabalhos complementares relativos a: serviço de secretaria e divulgação pós-evento, desmontagens, reconstruções e serviços burocráticos.
Um dos componentes fundamentais do marketing diz respeito à satisfação do cliente. Por isso, após a realização de cada evento, é preciso captá-la e registrá-la. 
12.3 Captação de Eventos
Os eventos podem ser captados por entidades especialmente criadas para este fim, como é o caso do “Convention and Visitors Bereau” – C&VB, com resultados altamente benéficos para o conjunto do comércio e da hotelaria de uma região.
No caso dos hotéis a captação ou negociação de eventos fica a cargo do departamento de evento, e dependendo do tamanho do hotel, esse trabalho fica a cargo do departamento de vendas. Para tanto deve dispor de alguns instrumentos de trabalho tais como:
“Check-list”, para registrar necessidades e desejos dos clientes;
“Layout” de todos os espaços disponíveis;
Informações sobre dimensões e capacidades;
Tarifas;
Preços dos equipamentos e materiais de apoio;
Sugestões de alimentos e bebidas;
Modelo de contrato.
As entidades captadoras de eventos, sejam elas C&VBs ou departamentos de eventos, entidades públicas ou privadas devem dispor de material promocional de excelente qualidade para poderem implementar ações de marketing pertinentes, tais como: mala direta, participação em feiras e congressos, etc.
12.4 Gastronomia em Eventos
Eis um dos assuntos mais difíceis de serem abordados. São tantos e tão variados os eventos que, talvez, haja somente uma regra em comum: não deve faltar alimento, e esse alimento deve ter a qualidade adequada. Não existe regra infalível para se adequar a quantidade preparada de alimentos com o número de comensais. Essa inexistência, amenizada pela experiência do promotor, tem ainda como fator de complicação a falta de costume, no Brasil, de se confirmar a presença, nas pequenas promoções, ou fatores climáticos nas grandes concentrações, aliados a múltiplas variáveis.
Imagine uma cidade esperar 20 mil visitantes e aparecerem 50 mil; ou, ao contrário: preparar-se para receber 50 mil e, chovendo, aparecerem pouco mais de 10 mil. E encontros onde se esperam 200 comensais (buffet ou à francesa), nos quais, apesar da insistência dos promotores com o famoso r.s.v.p., poucos confirmam, e, na ocasião, chegam de 250 a 300 pessoas. Essa situação, geralmente, é agravada com o over-booking, isto é, o promotor, na ânsia de conseguir presença significativa, convida mais gente do que na realidade espera, jogando com a cultura de que as pessoas não confirmam e não comparecem.
Outra questão que está causando problemas nas iniciativas gastronômicas ligadas a eventos é a denominada boca livre, que provoca quase sempre excesso de comparecimento, que acaba sempre em mau serviço. Poucos se animam a colocar severa fiscalização à entrada. É dificílimo tratar com gastronomia em eventos, e se está falando do aspecto macro da questão, sem se entrar em pormenores como cuidados com o cardápio e se o local permite o conforto adequado aos presentes, seja à mesa (sem que um fique acotovelando seu vizinho) ou na circulação até o buffet ou de grupo em grupo.
Neste capítulo, acentua-se apenas que a gastronomia em eventos é importante para os promotores e/ou organizadores, porque é um componente do conjunto