SLIDES 08 - GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVÍSTICA

Prévia do material em texto

1 
CURSO TÉCNICO EM SERVIÇOS 
PÚBLICOS 
GESTÃO DE DOCUMENTOS E 
AQUIVÍSTICA 
 
Aula 08 
 
Marlene de Oliveira 
Professor Conferencista 
 
2 
 
REVENDO A AULA ANTERIOR 
 
 
 
 
 
Observamos a importância da correta 
preparação para ao arquivo , seus 
objetivos e os materiais e ferramentas que 
devem ser utilizadas para a sua 
implantação, tanto nas instituições 
públicas, quanto nas privadas. 
 
3 
 
 
 
 
 
 
AULA 08 
MÉTODOS DE ARQUIVO: 
ALFABÉTICO, GEOGRÁFICO, 
NUMÉRICO, CRONOLÓGICO, POR 
ASSUNTO 
TEMA DA AULA 
4 
OBJETIVO DESTA AULA 
Conhecer os diversos métodos de arquivo 
o uso e sua aplicação nos arquivos dos 
órgãos públicos. 
4 
 
5 
SISTEMAS E MÉTODOS DE 
ARQUIVAMENTO 
5 
Básicos 
Alfabético 
Geográfico 
Numérico 
Ideográfico 
(assunto) 
Simples 
Cronológico 
Dígito -Terminal 
Alfabéticos 
Numéricos 
6 6 
Ideográfico 
(assunto) 
Alfabéticos 
Numéricos 
Enciclopédico 
Dicionário 
Duplex 
Decimal 
Uniterno ou 
Indexação 
coordenada 
Variadex 
Automático 
Soundex 
Minemônico 
Rôneo 
Padronizados 
7 
Imagem 01 
8 
MÉTODO ALFABÉTICO 
É o mais simples, desde que o elemento 
principal a ser considerado seja o nome. É 
um método direto, porque a pesquisa é feita 
diretamente, não sendo necessário se 
recorrer a um índice auxiliar para localizar 
qualquer documento. Nesse método, as 
fichas ou pastas são dispostas na ordem 
rigorosamente alfabética, respeitadas as 
normas gerais para a alfabetação, através de 
guias divisórias, com as respectivas letras. 
(PAES,2005) 
9 
DESVANTAGENS 
 
 Erros de arquivamento tendem a 
predominar no arquivamento alfabético, 
quando o volume de documentos é muito 
grande, devido ao cansaço visual e à 
variedade de grafia dos nomes. 
10 
1. Nos nomes de pessoas físicas, consideram-
se o último sobrenome e depois o prenome. 
Exemplo Arquiva-se 
João Barbosa Barbosa, João 
Pedro Álvares Cabral Cabral, Pedro Álvares 
Paulo Santos Santos, Paulo 
Maria Luísa Vasconcelos Vasconcelos, Maria Luísa 
11 
Observação: quando houver sobrenomes iguais, 
prevalece a ordem alfabética do prenome. 
Exemplo Arquiva-se 
Aníbal Teixeira Teixeira, Aníbal 
Marilda Teixeira Teixeira, Marilda 
Paulo Teixeira Teixeira, Paulo 
Vítor Teixeira Teixeira, Vítor 
12 
2. Sobrenomes compostos de um substantivo 
e um adjetivo ou ligados por hífen não se 
separam. 
Exemplo Arquiva-se 
Camilo Castelo Branco Castelo Branco, Camilo 
Paulo Monte Verde Monte Verde, Paulo 
Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos, Heitor 
13 
3. Os sobrenomes formados com as palavras 
Santa, Santo ou São seguem a regra dos 
sobrenomes compostos por um adjetivo e um 
substantivo. 
Fonte: Manual do Profissional de Secretariado V.II 
Oliveira, Marlene. Bond, Maria Thereza 2009 
Exemplo Arquiva-se 
Waldemar Santa Rita Santa Rita, Waldemar 
Luciano Santo Cristo Santo Cristo, Luciano 
Carlos São Paulo São Paulo, Carlos 
14 
4. Os artigos e as preposições, tais como a, o, 
um, uma, d’, da e do não são considerados 
Exemplo Arquiva-se 
Pedro de Almeida Almeida, Pedro de 
Ricardo d’Andrade Andrade, Ricardo d’ 
Lúcia da Câmara Câmara, Lúcia da 
Arnaldo do Couto Couto, Arnaldo do 
15 
Os nomes espanhóis são registrados pelo 
penúltimo sobrenome, que corresponde ao 
sobrenome de família do pai. 
Exemplo Arquiva-se 
José de Oviedo y Baños Oviedo y Baños, José de 
Francisco de Pina de 
Mello 
Pina de Mello, Francisco 
de 
Angel del Arco y Molinero Arco y Molinero, Angel 
del 
 
16 
Jorge de Abreu Sobrinho; Jorge de Abreu 
Filho; Jorge de Abreu Neto. 
 
a) Filho, Jorge de Abreu 
b) Neto, Jorge de Abreu 
c) Sobrinho, Jorge de Abreu 
 
 
 
 
 
PARA PESSOAS DA MESMA FAMÍLIA 
17 
MÉTODO GEOGRÁFICO 
O método geográfico é do sistema 
direto. A busca é feita diretamente ao 
documento. Este método é preferido 
quando o principal elemento a ser 
considerado em um documento é a 
procedência do local. 
(PAES,2005) 
 
18 
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE 
PR CURITIBA Silva, Joana 
SC JOINVILLE Correia, João 
SC LAGUNA Silva, João 
RS PORTO ALEGRE Dias, Ana 
RS SANTA MARIA Santos, Maria 
19 
Quando se trata de correspondência com outros 
países, alfabeta-se em primeiro lugar o país, 
seguido da capital e do correspondente. As demais 
cidades serão alfabetadas em ordem alfabética, 
após as respectivas capitais: 
 
PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE 
França Paris (capita) Unesco 
França Chamonix Bardot, Brigite 
Portugal Lisboa (capital) Maria, Antonio 
Portugal Lagos Albufeira, João 
20 
NOME DA CIDADE, ESTADO E 
CORRESPONDENTE 
Quando o principal elemento de 
identificação é a cidade e não o estado, 
deve-se observar a rigorosa ordem 
alfabética por cidades, não havendo 
destaque para as capitais. 
 
21 
Exemplo 
Brasília (Distrito federal) Silva, Jackson 
Brasília (Minas Gerais) Leite, Edson 
Itabaiana (Paraíba) Santos, Therezinha 
Itabaiana (Sergipe) Souza, Lourdes de 
22 
Imagem 02 
23 
MÉTODO NUMÉRICO 
Quando o principal elemento a ser 
considerado em um documento é o 
número, a escolha deve recair sobre um 
dos seguintes métodos: simples, 
cronológico ou dígito terminal. 
PAES, 2005 
 
24 
VANTAGENS 
 
 
 
Esses métodos são indiretos, uma vez 
que, para se localizar um documento 
ou pasta, há que se recorrer a um 
índice alfabético (em fichas), que 
fornecerá o número sob o qual o 
documento ou pasta foram arquivados. 
 
25 
DESVANTAGENS 
Além do registro (em livro ou fichas) das 
pastas ocupadas, a fim de se evitar que 
sejam abertas duas ou mais pastas com o 
mesmo número, é indispensável um índice 
alfabético remissivo, sem o qual fica difícil a 
localização dos documentos. 
 
26 
APLICAÇÃO 
O método numérico simples, feitas 
algumas adaptações, tem ampla aplicação 
nos arquivos especiais (discos, fotografias, 
filmes, fitas sonoras) e documentos 
especializados (projetos de engenharia, 
projetos de financiamento, prontuários 
médicos, cadastros de funcionários). 
 
27 
No método numérico cronológico, além da 
ordem numérica, deverá ser observada a 
data. 
Esta modalidade é a adotada em quase 
todas as repartições públicas. (PAES, 2005) 
 
MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO 
 E DÍGITOTERMINAL 
 
28 
UTILIZAÇÃO 
1 - Numera-se o documento e não a pasta. 
O documento depois de autuado, colocado 
capa de cartolina, onde além do número 
de protocolo são transcritas outras 
informações, em geral, passa a ser 
denominado processo 
 
29 
2 - Além da ficha numérica, também 
chamada de ficha de protocolo, que é o 
registro propriamente dito, onde será 
indicada toda a movimentação do 
documento ou processo, devem ser 
preparados índices auxiliares (em fichas) 
alfabético, de procedência e de assunto 
para facilitar a recuperação da 
documentação 
 
30 
O método de arquivamento por assunto 
não é de fácil aplicação, pois depende de 
interpretação dos documentos sob análise, 
além de amplo conhecimento das 
atividades institucionais. No entanto, é o 
mais aconselhado nos casos de grandes 
massas documentais e variedade de 
assuntos. (PAES, 2005) 
 
MÉTODOS POR ASSUNTO 
31 
UTILIZAÇÃO 
Cada instituição deverá, de acordo com 
suas peculiaridades, elaborar seu 
próprio plano de classificação, onde os 
assuntos devem ser agrupados sob 
títulos principais e estes subdivididos em 
títulos específicos, partindo-se sempre 
dos conceitos gerais para os 
particulares. 
32 
ROUPAS 
MASCULINAS 
FEMININAS 
INFANTIS 
Camisas 
Calças 
Meias 
Saias 
Blusas 
Meias 
 Recém-nascidos 
 De 01 a 04 anos 
 De 05 a 10 anos 
Exemplo de um planejamento de 
arquivamento utilizando o método por assunto 
 
33 
EVENTOS 
CONGRESSOS 
FEIRAS 
PALESTRAS 
Saúde 
Empresariais 
Profissionais 
Setorial 
Multissetorial 
Profissional 
 Empresariais 
 Saúde 
 Profissional 
Exemplo de um planejamento de arquivamento 
utilizando o método por assunto 
34 
Estudamos sobre os diversos métodos e 
sistemas de arquivo e sua aplicabilidadecom 
vantagens e desvantagens para que possa ser 
selecionado de acordo com o tipo de 
documento e instalação do arquivo 
RESUMO DA AULA 
35 
REFERÊNCIAS DAS IMAGENS 
1 - https://pixabay.com/pt/armario-para-arquivo-escrit%C3%B3rio-146152/ 
2 - https://pixabay.com/pt/anel-de-ligantes-alinhado-
organiza%C3%A7%C3%A3o-2654130/ 
36 
REFERÊNCIAS 
 
 
 
 
 
 
 
 
FREIBWERGER, Zélia.Gestão de Documentos e 
Arquivística. IFPR,2010. 
SANTOS, V.B. Gestão de documentos 
eletrônicos: uma visão arquivística. Brasília: 
ABARQ, 2002. 
PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria 
e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2002. 228 p. 
37 
CURSO TÉCNICO EM SERVIÇOS 
PÚBLICOS 
GESTÃO DE DOCUMENTOS E 
AQUIVÍSTICA 
 
Aula 08 
 
Marlene de Oliveira 
Professor Conferencista