Módulo de Benefícios 2024

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Módulo de Benefícios
2024
Módulo de Benefícios
Um benefício, no contexto de Buk, é uma vantagem ou recompensa oferecida aos trabalhadores por meio da plataforma. 
Os benefícios podem ser criados e administrados pelos empregadores e podem ser solicitados pelos trabalhadores por meio da plataforma. 
Os benefícios podem ter um nome, uma descrição, informações adicionais, pontos atribuídos para resgate, anexos, atributos adicionais, URL e um banner. 
Os benefícios também podem ser destacados, recorrentes e exibidos a todos depois de aprovados. Além disso, os benefícios podem ser incorporados a um Plano de Benefícios, que é então atribuído a um grupo específico de pessoas.
Índice
Permissões do módulo
Experiência do Portal
 Administração de Benefícios
 3.1. Configurações
 3.2. Pontos de Benefícios
 3.3. Pacote de Benefícios Buk
 3.4. Categorias e etiquetas
 3.5. Planos
 3.6. Criação de Benefícios
 3.6.1 Integrações
 3.6.2. Pontos
 3.6.3. Atributos Personalizados
 3.6.4. Arquivos em Anexo
 3.6.5. Imagens do Benefício
 3.6.6. Versões
Fluxo de Solicitação 
 4.1 Colaborador
 4.2 Administrador
Relatórios
01. Permissões do Módulo
O administrador do URL poderá acessar o módulo sem inconvenientes. Caso seja necessário que outra pessoa administre o módulo de Benefícios, devemos dar a ela as permissões correspondentes e, para isso, devemos ir para Administração >> Usuários e Perfis >> Perfis
Vá para o símbolo de engrenagem de administração 
2. Em seguida, 
Usuários e Perfis
Permissões do módulo
Depois, acesse Perfis >> Criar Perfil
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Permissões do módulo
Não
Leitura
Modificação
Leitura Sensível
Depois, acesse Perfis >> Criar Perfil
Recomenda-se dar permissão de leitura aos colaboradores na administração.
Permissões do módulo
Você precisará dar um nome ao perfil a ser criado.
Não
Leitura
Modificação
Em seguida, vá para Perfis >> Criar Perfil >> Cultura >> Administração Portal >> Modificação
A permissão de modificação para o módulo de Benefícios e para a aprovação de solicitações de benefícios devem ser dadas e salvas.
Permissões do módulo
Depois de criar o perfil, vá para Usuários >> procure o colaborador ao qual você deseja conceder a permissão >> vá para a coluna de Ações, clique em “Mais opções” (três pontos) e selecione “Editar”.
Permissões do módulo
Ao clicar em editar, poderemos alterar seu perfil de "normal" para o que criamos "Administrador de Benefícios" e salvamos as alterações.
Permissões do módulo
02. Portal de Benefícios
O colaborador pode acessar o portal de benefícios de duas maneiras. A primeira é pelo menu lateral esquerdo → Início → Meus Benefícios. A segunda opção é pelo Portal, clicando no atalho “Meus Benefícios”. 
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Portal
Você poderá ver o catálogo de benefícios disponíveis, filtrá-los pela opção de pesquisar Benefícios ou diretamente nas Categorias.
Portal
Você poderá visualizar e administrar as solicitações de benefícios que fizer ao longo do tempo.
Portal
Na opção Minhas Solicitações, o colaborador poderá revisar o histórico das solicitações feitas, juntamente com o estado de cada uma delas, que pode ser Aprovado, Aprovação Pendente, Rejeitado, Solicitação Incompleta, Anulada. De todas formas, se cometeu um erro ou se arrependeu de tê-lo solicitado, também poderá pedir a anulação do seu benefício clicando em Ações.
Portal
Portal
Poderá visualizar os benefícios que estão em destaque
Portal
Poderá ver todas as categorias de benefícios disponíveis. Ao clicar em cada ícone, você será direcionado aos benefícios correspondentes.
Poderá ver os pontos disponíveis para resgate de benefícios, caso essa opção estiver ativada.
Portal
03. Administração
Para criar benefícios, acesse o menu lateral e procure por Cultura > Benefícios > Administração.
A primeira coisa a fazer é ir para "Configurações" e ativar as duas opções abaixo:
Benefícios
Ao criar um benefício, a plataforma nos pergunta quantos pontos queremos atribuir a ele. Lembre-se de que a plataforma permite trabalhar com Benefícios Flexíveis, em que a empresa dá pontos de forma recorrente aos colaboradores e com esses pontos eles resgatam os benefícios. Essa opção pode ser desativada se não for usada, o que é feito nas configurações "Ativar pontos de benefícios".
Se essa opção estiver ativa, ao configurar o benefício perguntará quantos pontos ele vale, e é aqui que inserimos o valor em pontos. Lembre-se de que o valor de um benefício é um cálculo feito por cada cliente, dependendo do custo do contrato e do custo por colaborador.
Pontos de Benefícios
A atribuição de pontos aos colaboradores pode ser feita por meio de importadores em massa, seguindo esse caminho no menu lateral > Informações > Importadores > Cultura > Benefícios > Pontos de Benefícios > Download modelo. Preencha o arquivo de modelo com as informações solicitadas e faça o upload novamente. Os pontos também podem ser acrescentados diretamente na ficha do colaborador.
Atribuição de Pontos:
Ao ter o módulo de Benefícios contratado, a Buk oferece um pacote de benefícios gratuito para que você possa compartilhá-los com seus colaboradores. Essa opção pode ser ativada ou desativada em Configurações > Pack Benefícios Buk > Ativar 
Esse catálogo de benefícios oferece descontos nas categorias de saúde, fitness, conhecimento e seguros. Caso queira solicitar o cancelamento de qualquer um dos benefícios oferecidos pelo Pack Buk, você deve entrar em contato com o SAC (Serviço de Atendimento ao Cliente) para que possam administrar sua solicitação. Os benefícios do pacote Buk devem ser administrados diretamente com a empresa prestadora do serviço, de acordo com as indicações fornecidas na descrição do benefício.
Pacote de Benefícios Buk
Pacote de Benefícios Buk - Saúde
Pacote de benefícios Buk - Fitness
Pacote de Benefícios Buk - Conhecimento
Pacote de benefícios Buk - Seguros
Pacote de benefícios Buk - Serviços
Para criar novos benefícios, acesse o menu lateral e procure por Cultura > Benefícios > Administração.
Benefícios
Todos os planos
Todos os planos
Na administração de benefícios, podemos configurar categorias e etiquetas, conforme mostramos a seguir:
Categorias e etiquetas
Todos os planos
Todos os planos
Ao clicar em categorias, é aberta uma barra lateral que nos permite criar "Novas Categorias"
Ao clicar em Nova Categoria, será possível:
1. Dar um nome à categoria
2. Escolher um emoji
3. Excluir a categoria
4. Posicionando o mouse sobre o nome de uma categoria e arrastando-o, é possível organizá-las como desejar.
5. As primeiras 5 categorias não podem ser excluídas ou editadas, pois são as categorias que contêm os benefícios do pacote da Buk.
Categorias e etiquetas
Ao clicar em Configurar >> Etiquetas, uma barra lateral é aberta, permitindo a criação de "Nova Etiqueta"
Ao clicar em Nova Etiqueta, poderemos:
1. Dar um nome à etiqueta
2. Escolher uma cor
3. Criar
Ao configurar um novo benefício, você terá a opção de selecionar um máximo de 3 etiquetas por benefício.
Categorias e etiquetas
Na administração de benefícios, você também pode configurar os Planos de benefícios clicando em Criar Plano, conforme mostrado na imagem a seguir:
Essa ação nos permite segmentar os benefícios. Ao criar grupos de colaboradores, podemos posteriormente associá-los a um benefício específico, permitindo que somente esse grupo o visualize.
Planos
Digite o nome do novo plano
Selecionar participantes e/ou grupos
Versões de Benefícios
Ao clicar em Criar Plano, uma janela é aberta solicitando as seguintes informações:
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Nome do plano (obrigatório)
Breve descrição doplano (opcional)
Aqui podemos vinculá-lo à versão de um benefício, se já tiver sido criado. (opcional)
Selecione o grupo de colaboradores que pertencem a esse plano.
É possível "Criar grupo" dinâmico, o que significa que os colaboradores são automaticamente incluídos ou excluídos do plano com base em condições como: áreas, cargos, parâmetros personalizados ou outros e combiná-los conforme sua necessidade. Em seguida, adicione o grupo ao plano e pronto.
Planos
Nome
Data Admissão
Salário Líquido
Ao clicar em Criar Grupo, uma janela é aberta solicitando as seguintes informações:
Nome do plano, por exemplo Contrato Prazo Indeterminado
Com a aplicação de um filtro, é possível adicionar uma condição e selecionar um grupo de pessoas. Por exemplo: tipo de contrato e digitar "prazo indeterminado".
Você também pode filtrar a partir da caixa abaixo de cada título de coluna.
Continuando com o exemplo colaboradores com contrato de prazo indeterminado, toda vez que um funcionário mudar de estado para indeterminado, o sistema automaticamente o incluirá nesse grupo.
Planos
Uma vez que todas essas configurações prévias tenham sido feitas, podemos criar um novo benefício, seguindo os passos mostrados a seguir:
Ao clicar em "Criar Benefício", poderá começar a configurar um benefício.
Criação de Benefícios
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Nome do benefício (obrigatório).
Descrição do benefício (opcional).
Informações adicionais, com o objetivo de deixar o mais claro possível o que o benefício inclui. (opcional)
Você pode deixar um URL associado (opcional).
Podem ser adicionadas etiquetas, exibindo uma lista de opções configuradas previamente (opcional). Máximo 3 por benefício.
Teremos 3 opções para indicar o tipo de fluxo de aprovação: Chefia direta, RH, ou ambos. No caso de ambos, pré-aprovação do supervisor e aprovação do RH.
Você pode indicar a recorrência da solicitação desse benefício. Se quiser permitir que seja solicitado apenas uma vez, não marque a opção. Caso contrário, você pode indicar quantas vezes (indefinidamente, mensal, trimestral, semestral ou anual) cada colaborador pode solicitar esse benefício.
Criação de Benefícios
Se o benefício não exigir um fluxo de aprovação, essa opção pode ser marcada para indicar que ele está aprovado para todos. Geralmente, são benefícios como vale-transporte, vale-refeição, etc.
Podem ser estabelecidos prazos para o recebimento de solicitações de benefícios. Após o prazo, o benefício ainda aparecerá no portal, mas sem a opção de Solicitar.
Poderá ser gerado um certificado ou documento associado ao benefício e podemos até mesmo solicitar que seja assinado pelo colaborador e pelo empregador.
Aqui indicamos se o benefício está disponível para toda a empresa. Caso contrário, podemos associá-lo a um plano.
Criação de Benefícios
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Integração com módulo de Folha de Pagamento: se estivermos falando de um benefício que conte com um uma bonificação, poderemos integrá-lo com o módulo de remunerações (única e exclusivamente se tivermos esse módulo contratado) para que o valor do mesmo seja transferido para a folha de pagamento no mês indicado na aprovação.
Integração com módulo de Gestão de Frequência: Essa integração permite conceder dias de folgas administrativas que serão registrados na ficha do colaborador, especificando se o dia foi tirado ou se será tirado no futuro, e também pode ser acumulado no saldo de férias.
Integrações
Integração com módulo de Gestão de Frequência
Integração com módulo de Folha de Pagamento
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Integração com módulo de Folha de Pagamento
Valor do Evento
A integração é selecionada.
O evento representa o nome sob o qual esse valor será transportado até o recibo de pagamento do colaborador. Observe que apenas os eventos habilitados para integração com benefícios serão exibidos. Para verificar se a integração está ativada, acesse a configuração do evento em Editar >> Opções Avançadas >> Benefícios
Informamos por quantos meses esse evento ou o valor será pago. 
Dependendo da configuração do evento, o valor pode ou não ser exigido na configuração do benefício (se for configurado como "igual para todos", o valor será definido no momento da criação do evento; se for "diferente por pessoa", o valor será solicitado no momento da configuração do benefício, quando um valor ou fórmula pode ser inserido).
É necessário ter esse módulo contratado.
Integração com módulo de Folha de Pagamento
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Integração com módulo de Gestão de Frequência
A integração com o módulo de gestão de frequência é selecionada.
Poderemos fazer a integração com o módulo de frequência adicionando esses dias como folgas administrativas.
Temos duas opções de tipos de lançamento:
Adicionar dias ao saldo do colaborador: Essa opção adicionará os dias ao saldo do funcionário para que ele possa, posteriormente, fazer a solicitação do dia de folga, como faz para solicitar férias. Também podemos definir uma data de expiração para o dia.
Integração com módulo de Gestão de Frequência:
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Adicionar ao saldo e criar solicitação: Isso adiciona um campo à solicitação do colaborador para que ele decida qual dia será usado para esse benefício. No módulo HCM, os dias serão adicionados ao saldo e subtraídos com a solicitação aprovada correspondente (Aparecerão automaticamente depois que o benefício for aprovado como férias gozadas).
É possível também fixar um intervalo de datas em que o colaborador deve gozar os dias.
Integração com módulo de Gestão de Frequência:
Integração com módulo de Gestão de Frequência
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Após as integrações, a plataforma nos pergunta quantos pontos queremos atribuir a esse benefício.
Se essa opção estiver ativa, ao configurar o benefício perguntará quantos pontos ele vale. É aqui que inserimos o valor em pontos. Lembre-se de que o valor de um benefício é um cálculo feito por cada cliente, dependendo do custo do contrato e do custo por colaborador.
Pontos de benefícios
A plataforma nos permite adicionar atributos que serão as informações que o colaborador deverá preencher ao solicitar o benefício que está sendo configurado.
Será solicitado um nome e um tipo de valor que pode ser: texto, lista, numérico, data, arquivo, membro do grupo familiar. Além da marcar a obrigatoriedade, você poderá adicionar quantos atributos forem necessários.
Adicionar Atributos
Podemos anexar documentos como políticas de termos e condições associadas a cada benefício ou outros documentos relevantes para deixar claro aos colaboradores o que engloba o benefício.
É assim que os arquivos em anexos são exibidos
Arquivos em Anexo
A configuração solicitará o upload de uma imagem para o benefício, que deve ter 400 x 235 px.
Caso você queira destacar o benefício no catálogo, essa opção deve ser selecionada.
Se a opção "Destacado" tiver sido selecionada, será solicitada uma imagem de 1280 x 720 px, pois ela é exibida em tamanho maior. Você pode adicionar uma imagem completamente diferente à imagem do benefício ou a mesma imagem configurada anteriormente.
Você pode salvar a configuração de um benefício como "Rascunho" se quiser publicá-lo no futuro ou como "Publicado" se quiser salvá-lo e publicar imediatamente no portal.
Imagens do Benefício
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Depois que o benefício for salvo, ele será enviado para a lista na seção de administração sem categoria. Portanto, na coluna de categoria, podemos selecionar uma. Além disso, poderemos mover os benefícios clicando nos 3 pontos ao lado do nome, indicando a ordem em que queremos que eles apareçam no portal.
Atribuição de categorias
Todos os planos
Todos os planos
Todos os planos
Após o benefício ser salvo, podemos editá-lo e é nesse momento que podemos vinculá-lo a versões como "opções" ao benefício, por exemplo:
Registramos o benefício como: 
"Dia livre no mês do seu aniversário" 
Acrescentamos uma versão chamada "Dia livre no dia do aniversário", na qual o colaborador pode solicitar a folga no dia exato da comemoração.Portanto, não é necessário criar outro benefício, mas sim adicionar versões, sendo que cada versão pode ter sua própria integração com o módulo de folha de pagamento e de gestão de frequência, seus próprios atributos e estar disponível para toda a empresa ou para um grupo de colaboradores (plano).
Versões
04. Solicitações
Para solicitar um benefício, devemos ir para o catálogo, clicar no benefício a ser solicitado e uma barra lateral abrirá
mostrando os detalhes. Se o mesmo tem versões adicionadas, selecione uma e solicite o benefício.
Solicitação de benefícios - Experiência Colaborador
Saúde
Uma vez solicitado, dependendo do tipo
de benefício, poderão ser solicitadas
algumas informações. Neste caso, estamos usando um exemplo de um dia de folga no mês de aniversário. Portanto, ao solicitá-lo, você deve informar o dia que deseja solicitar livre e o dia de seu aniversário. Assim que adicionamos essas informações, devemos clicar em aceitar e a solicitação será enviada. Caso o benefício a ser solicitado não peça nenhuma informação extra, a solicitação poderá ser feita de forma direta.
Solicitação de benefícios - Experiência Colaborador
Após a aceitação, a solicitação é enviada e a plataforma exibe a mensagem: "Benefício solicitado com sucesso". 
Solicitação de benefícios – Experiência Colaborador
Pré-aprovado
Na seção de solicitações, você poderá ver os detalhes de todas as solicitações feitas, o "estado" irá sendo atualizado e também indicará quem pré-aprovou na coluna "Responsável pela aprovação".
Solicitação de Benefícios
Na coluna de ações, o colaborador poderá solicitar a anulação desse benefício. 
Os administradores do módulo de benefícios poderão ver todas as solicitações pendentes e também o histórico de solicitações no menu lateral, Cultura, Benefícios, Solicitações. Já um chefe de área verá apenas as solicitações correspondentes à sua equipe se elas tiverem um fluxo de aprovação de chefia.
Solicitação de Benefícios - Admin
Detalhes
Data Solicitação
Na coluna de ações, você poderá:
Pré-aprovar uma solicitação, se um benefício tiver um fluxo duplo, a chefia direta deve e pode apenas "pré-aprovar". Caso não possa pré-aprovar por qualquer motivo, vocês, como administradores ou pessoas autorizadas, poderão fazê-lo. 
Negar: Se a solicitação não puder ser aprovada
Em “Mais opções” (clicando nos três pontos), poderá:
Solicitar anulação: se já tiver sido aprovada pela chefia, mas não puder ser aprovada pelo RH. Essa ação também pode ser administrada pelo solicitante.
Anular: Se o cancelamento tiver sido solicitado e aprovado
Cancelar solicitação de anulação: se a anulação foi solicitada, mas você deseja reservar essa ação.
Excluir: O registro da solicitação é excluído por completo.
Fluxos de aprovação
Data Solicitação
Detalhes
Responsável pela aprovação
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Solicitar anulação
Cancelar solicitação de anulação
Anular
Excluir
E-mails de notificação
Seu benefício Dia livre no mês do seu aniversário está pré-aprovado
Olá, Carolina Grignani!
Já é quase seu!
O benefício “Dia Livre no mês do seu aniversário” foi pré-aprovado. Falta apenas uma aprovação da equipe de Pessoas para que você comece a usufruí-lo. 
Ver Benefícios
Pré-aprovação
Depois que o benefício for pré-aprovado, o RH deverá aprová-lo e o colaborador receberá um e-mail mostrando a aprovação:
E-mails de notificação
Seu benefício Dia livre no mês do seu aniversário foi aprovado
Olá, Carolina Grignani!
Seu benefício “Dia Livre no mês do seu aniversário” foi aprovado para que posa usufruí-lo o mais rápido possível
Comentário: Aproveite o seu dia! 
Ver Benefícios
05. Relatórios
Para gerar relatórios personalizados para nossos benefícios, devemos acessar o menu lateral esquerdo🡪 Informações🡪 Exportadores🡪 Personalizados🡪 Benefícios. A partir dessa opção, você poderá criar seus relatórios com as informações mais relevantes e ter todos os dados contidos em um único arquivo.
Relatórios
Depois de selecionar as variáveis, você pode nomear o arquivo, salvá-lo ou fazer o download. Ao fazer o download, você poderá escolher um intervalo de datas e um estado específicos, podendo selecionar até um ou quantos forem necessários.
Relatórios
Crie um lugar de trabalho mais feliz ;)
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 Saúde Dias Livres Academia Conhecimento Seguros
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