Processos de gerenciamento de comunicações

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MKZ0066_v1.0
Gestão de informações e da 
comunicação
Processos de gerenciamento de 
comunicações
Gerenciamento das comunicações
Bloco 1
Cláudio José Gomes Furlan
Vamos refletir?
Qual é a importância do 
gerenciamento ativo das 
comunicações em um projeto?
Dimensões e métodos das comunicações
Assegurar a comunicação eficaz: 
• Coleta, criação, distribuição, armazenamento.
• Recuperação, gerenciamento, monitoramento.
• Disposição final e adequada das informações do projeto. 
Papel do gerente de projetos:
• Facilitar interação entre os envolvidos.
• Escolher as tecnologias certas.
• Pensar em todas as coisas importantes sobre a 
comunicação. 
Gerenciar as comunicações
Formas de comunicação:
• Conversas, reuniões, documentos, bancos de dados, mídias 
sociais e sites para trocar informações e trabalhar juntos.
Fatores que podem afetar a escolha da tecnologia:
• Urgência da necessidade de informações. 
• Disponibilidade e confiabilidade da tecnologia. 
• Facilidade de uso. 
• Ambiente do projeto. 
• Sensibilidade e confidencialidade das informações.
Tecnologias das comunicações
Mecanismos pelos quais as informações são trocadas: 
• Em forma escrita ou falada. 
• Imagens, ações ou mesmo apenas a escolha de palavras.
• Por meio de gestos, tom de voz e expressões faciais. 
• Físicos ou eletrônicos. 
• Presenciais ou remotos. 
• Por meio de mídias. 
• Formais ou informais (documentos formais ou mídia social). 
Mecanismos das comunicações
Avaliação de estilos de comunicação:
• Compreender preferências comunicativas da equipe para 
clareza e coesão.
Consciência política:
• Gerenciar influências políticas na organização para 
construir alianças estratégicas.
Consciência cultural:
• Respeitar a diversidade cultural na equipe. 
• Promover ambiente inclusivo e colaboração eficiente, 
especialmente em projetos globais ou equipes 
multiculturais.
Habilidades interpessoais e de equipe
Processos de gerenciamento de 
comunicações
Gerenciamento eficaz das comunicações
Bloco 2
Cláudio José Gomes Furlan
Modelos de emissor-receptor
• Ciclos de feedback para interação e remoção de barreiras.
Escolha dos meios de comunicação
• Quando comunicar por escrito versus oralmente, quando
preparar um memorando informal versus um relatório 
formal e quando usar opções ativas/passivas e a escolha
de tecnologia apropriada.
Estilo de redação
• Uso adequado da voz ativa ou passiva, estrutura das frases 
e escolha das palavras.
Gerenciamento eficaz das comunicações 
Gerenciamento de reuniões
• Preparação da pauta e convite aos participantes essenciais. 
• Lidar com conflitos na reunião ou resultantes de falhas na 
ata.
Facilitação
• Desenvolvimento de consenso e superação de obstáculos.
• Manter o interesse e entusiasmo da equipe.
Apresentações
• Consciência da linguagem corporal e uso de recursos 
visuais. 
Escuta ativa
• Remover as barreiras que afetam negativamente a 
compreensão.
Gerenciamento eficaz das comunicações 
Alta gerência
• Informações com menor frequência e de forma 
consolidada.
• Visões gerais do progresso do projeto.
• Apresentação de problemas com as possíveis soluções 
recomendadas.
Membros da equipe
• Informações detalhadas que orientem sua tomada de 
decisões.
Considerações para uso dos canais
Clientes e grupos de usuários
• Informações do progresso do projeto.
• Questões específicas que possam afetar o projeto.
Más notícias
• Não postergue nem evite.
• O tempo não resolverá o problema.
• Prepare-se para dar a má notícia.
Considerações para uso dos canais
Número de canais = (n x (n-1)) / 2, onde n= número de pessoas
Cálculo dos canais de comunicação
Quando você inclui mais uma pessoa não é acrescentado apenas mais um canal.
Processos de gerenciamento de 
comunicações
Habilidades de comunicação
Bloco 3
Cláudio José Gomes Furlan
• Aprimorar competências de comunicação.
• Clareza, compartilhamento de informações e 
comportamentos de liderança.
• Fornecer e receber feedback de forma eficiente.
• Importância da comunicação não verbal. 
• Aprimorar habilidades de apresentação:
• Relatórios de progresso e atualizações.
• Informações históricas para decisões.
• Informações gerais sobre o projeto e seus objetivos.
• Informações específicas com o objetivo de ampliar o 
entendimento e obter apoio da equipe.
Habilidades de comunicação
• Compreensão profunda.
• Demonstração de empatia.
• Evitar julgamentos prematuros.
• Formulação de perguntas clarificadoras.
• Feedback construtivo.
• Registro de informações relevantes.
• Resposta reflexiva (refletir sobre as próprias experiências, 
pensamentos, sentimentos e ações antes de responder a 
uma situação).
• Melhoria contínua.
Escuta ativa
• Gestos.
• Movimentos.
• Expressões faciais.
• Riso e sorriso.
• Aparência.
• Olhar.
• Tempo do olhar.
• Esforço e gentileza.
• Distância e olfato.
Linguagem não verbal
Pontos importantes a serem considerados:
• Estabelecer o propósito da apresentação desde o início.
• Conhecer a audiência.
• Adaptar o conteúdo e o tom da apresentação de acordo 
com o público. 
• Estrutura lógica (introdução, apresentação do conteúdo e 
conclusão). 
• Conteúdo relevante, evitando informações desnecessárias.
• Suporte visual adequado (slides, gráficos e diagramas).
Apresentações na comunicação em projetos
Pontos importantes a serem considerados:
• Incentivar a participação da audiência.
• Gerenciar o tempo da apresentação.
• Habilidades de apresentação. 
• Controle da voz, postura confiante, contato visual e 
capacidade de responder bem às perguntas.
• Adaptação a mudanças antes ou durante uma 
apresentação.
• Avaliação e melhoria contínua das habilidades de 
apresentação e da qualidade das futuras comunicações de 
projeto.
Apresentações na comunicação em projetos
Processos de gerenciamento de 
comunicações
Monitorar as comunicações
Bloco 4
Cláudio José Gomes Furlan
• Garantir que as informações certas sejam entregues às 
pessoas certas no momento certo.
• Avaliar constantemente a eficácia das práticas de 
comunicação.
• Fazer ajustes, conforme necessário para garantir o sucesso 
do projeto.
Monitorar as comunicações
Estabelecimento de objetivos claros: 
• Identificar as informações a serem comunicadas, 
destinatários e a frequência das atualizações.
Acompanhamento do plano de comunicação:
• Comparar o plano com o que está sendo executado. 
• Revisão de canais, destinatários, formato das mensagens e 
eficácia geral.
Identificação de problemas e lacunas:
• Identificar falhas na entrega de informações, falta de 
clareza nas mensagens ou falta de comunicação.
Pontos importantes no monitoramento
Avaliação da efetividade da comunicação:
• Feedback das partes interessadas, análise de engajamento, 
avaliação da compreensão das informações comunicadas.
Ajustes e melhorias no plano:
• Adição de novos canais, alterações na frequência das 
atualizações, revisão das mensagens para garantir maior 
clareza e eficácia.
Documentação e relatórios: 
• Criação de relatórios de status de comunicação, registros 
de problemas, atualizações no plano de comunicação.
Pontos importantes no monitoramento
Análise a ser feita:
• Quais perguntas devem ser respondidas por um relatório 
de status? Quais características um relatório de status deve 
ter?
Características dos relatórios de status:
• Organização e síntese de informações de desempenho do 
projeto.
• Apresentação de resultados comparativos com a linha de 
base.
• Nível de detalhe definido no plano das comunicações.
• Análise da variação e causas de desvios entre o planejado e 
realizado.
Relatórios de status do projeto
Métodos de previsão
• Prever desempenho futuro do projeto com base no 
desempenho real até o momento.
Métodos de comunicação
• Interativa: Reuniões de progresso para trocar e analisar 
informações sobre o andamento do projeto.
• Ativa: Distribuição dos relatórios de status.
Sistemas de distribuição de informação
• Ferramentaspara coleta, armazenamento e distribuição de 
informações sobre o andamento do projeto.
Características dos relatórios de status do projeto
Quiz
A
B
C
D
Qual é o papel do gerente de projetos na comunicação?
Facilitar a comunicação eficaz entre as partes interessadas.
Apenas receber informações das partes interessadas.
Garantir que todas as informações sejam mantidas em sigilo.
Aumentar as barreiras à comunicação.
Quiz
A
B
C
D
Qual é o papel do gerente de projetos na comunicação?
Facilitar a comunicação eficaz entre as partes interessadas.
Apenas receber informações das partes interessadas.
Garantir que todas as informações sejam mantidas em sigilo.
Aumentar as barreiras à comunicação.
A. Facilitar a comunicação eficaz entre as partes 
interessadas.
O gerente de projetos facilita a interação entre os 
envolvidos, garantindo que as tarefas sejam 
desempenhadas com sucesso e dentro do prazo, do 
orçamento e dos requisitos estabelecidos.
Quiz - Resolução
Teoria em Prática
Processos de gerenciamento de 
comunicações
Bloco 5
Cláudio José Gomes Furlan
Reflita sobre a seguinte situação
Você foi escolhido como gerente de projetos para uma festa 
de aniversário e precisa garantir uma comunicação eficaz para 
atender às necessidades de todas as partes interessadas. 
Você e sua equipe já identificaram as partes interessadas e 
seus respectivos requisitos de comunicação.
Chegou o momento de registrar as seguintes informações:
• Formato, nível de detalhes, motivo de distribuição, 
intervalo de tempo, responsável por comunicar, 
responsável por autorizar, grupos que receberão as 
informações e métodos.
Norte para a resolução
Aniversariante. Requisito: Deseja um tema específico para a festa.
Informações: Detalhes sobre o tema desejado, cores preferidas e estilo.
Formato: Imagens de referência, esquemas ou descrições textuais.
Nível de detalhes: Sobre o tema, incluindo decoração, bolo e elementos 
visuais.
Motivo de distribuição: Garantir que a festa esteja de acordo com as 
preferências da aniversariante, criando um ambiente que a faça se sentir 
especial.
Intervalo de tempo: Antes do início do planejamento e atualizações semanais.
Responsável por comunicar: Organizador principal.
Responsável por autorizar: Aniversariante.
Grupos que receberão as informações: Equipe de decoração, equipe de buffet 
e equipe de entretenimento.
Métodos: E-mail para documentos detalhados, reuniões presenciais ou virtuais 
para discussões mais aprofundadas.
Norte para a resolução
Pais da aniversariante. Requisito: Precisa de informações detalhadas sobre o 
orçamento.
Informações: Detalhes claros sobre o orçamento disponível, incluindo limites 
específicos para diferentes aspectos da festa.
Formato: Documento orçamentário com categorias detalhadas.
Nível de detalhes: Sobre a alocação de fundos para diferentes áreas da festa.
Grupos que receberão as informações: Pais, especialmente quem estiver envolvido 
nas decisões financeiras.
Métodos: E-mail para documentos detalhados, reuniões presenciais ou virtuais 
para discussões mais aprofundadas.
Motivo de distribuição: Assegurar que os pais tenham uma compreensão clara das 
limitações financeiras e permitir decisões informadas durante o planejamento.
Intervalo de tempo: Antes do início do planejamento e atualizações mensais.
Responsável por comunicar: Organizador principal.
Responsável por autorizar: Membro designado da família.
Norte para a resolução
Serviço de Buffet. Requisito: Especificações detalhadas sobre as preferências 
alimentares e de serviço.
Informações: Detalhes sobre o tipo de comida desejada, restrições alimentares, 
preferências de apresentação e serviço.
Formato: Documento detalhado com menu e requisitos de serviço.
Nível de detalhes: Sobre pratos principais, acompanhamentos, opções e bebidas.
Grupos que receberão as informações: Equipe de buffet, chef e equipe de serviço.
Métodos: E-mail para documentos detalhados, reuniões presenciais ou virtuais 
para discussões mais aprofundadas.
Motivo de distribuição: Garantir que o serviço de buffet atenda às preferências 
alimentares dos convidados e ao estilo da festa.
Intervalo de tempo: Antes de iniciar as contratações e atualizações quando 
necessário.
Responsável por comunicar: Organizador principal.
Responsável por autorizar: Responsável pelo financiamento do evento.
Norte para a resolução
Equipe de Segurança. Requisito: Requer um plano de segurança detalhado.
Informações: Plano de segurança abrangente, incluindo número esperado de 
convidados, pontos críticos e procedimentos de emergência.
Formato: Documento formal de plano de segurança.
Nível de detalhes: Sobre a disposição dos seguranças, procedimentos de evacuação 
e pontos de acesso.
Motivo de distribuição: Garantir a segurança de todos os presentes durante o 
evento e fornecer orientação clara para a equipe de segurança.
Intervalo de tempo: Duas semanas antes do evento e atualizações diárias na 
semana do evento.
Responsável por comunicar: Coordenador de segurança.
Responsável por autorizar: Organizador principal.
Grupos que receberão as informações: Equipe de segurança, coordenadores de 
logística e equipe de atendimento ao cliente.
Métodos: Comunicados internos via e-mail e reuniões presenciais para instruções.
Dicas do(a) Professor(a)
Processos de gerenciamento de 
comunicações
Bloco 6
Cláudio José Gomes Furlan
Consolidando o aprendizado
• Gerenciar as comunicações.
• Tecnologias de comunicações.
• Mecanismos da comunicação.
• Canais da comunicação.
• Habilidades interpessoais e de equipe.
• Papel do gerente de projetos na comunicação.
• Gerenciamento eficaz da comunicação.
• Escuta ativa.
• Monitorar as comunicações.
• Relatório de status.
Leitura Fundamental
Prezado estudante, as indicações a seguir podem estar 
disponíveis em algum dos parceiros da nossa Biblioteca Virtual 
(faça o login por meio do seu AVA), e outras podem estar 
disponíveis em sites acadêmicos (como o SciELO), repositórios 
de instituições públicas, órgãos públicos, anais de eventos 
científicos ou periódicos científicos, todos acessíveis pela 
internet.
Isso não significa que o protagonismo da sua jornada de 
autodesenvolvimento deva mudar de foco. Reconhecemos que 
você é a autoridade máxima da sua própria vida e deve, 
portanto, assumir uma postura autônoma nos estudos e na 
construção da sua carreira profissional.
Por isso, nós o convidamos a explorar todas as possibilidades da 
nossa Biblioteca Virtual e além! Sucesso!
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para desenvolver habilidades essenciais no gerenciamento de 
projetos. Os leitores são guiados por meio de conceitos 
fundamentais e práticos, capacitando-os a liderar e executar 
projetos com eficiência e sucesso. 
Referência:
CARVALHO, Marly M. Fundamentos em Gestão de Projetos - Construindo 
Competências para Gerenciar Projetos. 5. ed. São Paulo: Grupo GEN, 2018. 
Indicação de leitura 1
O livro apresenta uma abordagem prática e atualizada para o 
gerenciamento eficaz de projetos. Os autores oferecem 
insights valiosos e ferramentas essenciais para planejar, 
executar e monitorar projetos de forma eficiente, atendendo 
às demandas do mercado contemporâneo.
Referência:
KEELING, Ralph; BRANCO, Renato Henrique F. Gestão de Projetos 4ED. São Paulo: 
Editora Saraiva, 2019. 
Indicação de leitura 2
Dica do(a) Professor(a)
Software/Aplicativo: Microsoft Teams
É uma plataforma de colaboração que integra bate-papo, 
videoconferência, armazenamento de arquivos e integração de aplicativos. 
Ele oferece uma solução abrangente para o gerenciamento de 
comunicações em projetos, especialmente em ambientes de trabalho 
remoto ou distribuído.
Disponibilidade: O Microsoft Teams está amplamente disponível para 
usuários corporativos, sendo acessível na língua portuguesa e oferecendo 
uma versão gratuita com funcionalidades básicas.
Software/Aplicativo: Slack
É uma plataforma de comunicação empresarial que oferece mensagens 
instantâneas,canais de comunicação, compartilhamento de arquivos e 
integração com outras ferramentas. É uma opção eficiente para gerenciar 
as comunicações em projetos e promover a colaboração entre equipes.
Disponibilidade: O Slack está amplamente disponível para usuários 
corporativos, oferecendo uma versão gratuita com funcionalidades básicas 
e uma versão premium com recursos avançados.
Referências
CARVALHO, Marly M. Fundamentos em Gestão de Projetos - Construindo 
Competências para Gerenciar Projetos. 5. ed. São Paulo: Grupo GEN, 2018. E-book. 
Disponível em: https://app.minhabiblioteca.com.br/#/books/9788597018950/. 
Acesso em: 18 dez. 2023.
KEELING, Ralph; BRANCO, Renato Henrique F. Gestão de Projetos 4ED. São Paulo: 
Editora Saraiva, 2019. E-book. Disponível em: 
https://app.minhabiblioteca.com.br/#/books/9788553131655/. Acesso em: 18 
dez. 2023. 
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o 
Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 6. Ed. Pennsylvania: 
PMI, 2017. E-book. Disponível em: 
https://ebookcentral.proquest.com/lib/mackenzie-
ebooks/detail.action?docID=5185019&query=pmbok. Acesso em: 18 dez. 2023.
Referências
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o 
Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 7. Ed. Pennsylvania: 
PMI, 2021. E-book. Disponível em: 
https://web.p.ebscohost.com/ehost/detail/detail?vid=2&sid=6e2982f0-be33-
427b-b8e1-098f5799b22f%40redis&bdata=Jmxhbmc9cHQtYnImc2l0ZT1laG9zd 
C1saXZl#AN=3046917&db=nlebk. Acesso em: 18 dez. 2023.
Bons estudos!