AULA 5 gestão de processos e projetos de segurança

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Gestão de processos e projetos de segurança
Aula 4: Iniciando um projeto
Apresentação
Nesta aula, conheceremos as principais atividades que deverão ser desenvolvidas, além de processos e documentos que
direcionam a execução de um projeto. Veremos também a importância de se definir quem será o gerente, qual ou quais as
expectativas da organização, os conceitos e as metodologias a serem aplicados, além dos documentos que serão
elaborados.
Para facilitar seu entendimento e compreensão, dividiremos esta unidade em duas etapas: processos e documentos de
iniciação. Na prática, muitas empresas realizam os dois de forma conjunta e simultânea.
Objetivos
Identificar os principais processos implementados;
Reafirmar a importância dos documentos nesta fase;
Identificar a necessidade de padronização para o sucesso de um projeto.
Primeiras palavras
Antes de iniciarmos nossos estudos, reflita ou responda sobre os questionamentos a seguir:
1
Você já utilizou algum modelo de termo de abertura do projeto?
2
Você possui o escopo bem definido nos projetos que gerencia?
3
Todas as premissas e as restrições de seus projetos estão identificadas?
Consideramos essa abordagem inicial extremamente importante para o desenvolvimento de projetos, pois ela está diretamente
relacionada com os assuntos que estudaremos nesta aula. Os conceitos e as práticas propostas nesta aula têm como
finalidade estabelecer um norte para o trabalho a ser desenvolvido, podendo ser aplicados tanto na sua vida pessoal como na
profissional.
As premissas da fase de iniciação de um projeto nunca devem ser negligenciadas ou renegadas a um segundo plano. Quando
resolverem implantar metodologias de gerenciamento de projetos, as empresas deverão dispensar todo o tempo necessário na
fase de iniciação. É nela que tomaremos conhecimento de quem vai ser o gestor do projeto, o que normalmente ocorre por
meio de uma nomeação realizada pela alta direção.
 Autor: Panumas Yanuthai (Fonte: Shutterstock).
A definição dos padrões de gerenciamento que serão utilizados também é realizada nesta fase. Isso é fundamental para o
desenvolvimento do projeto, pois o grupo já terá em suas mãos uma metodologia definida. Também é nesta fase que
conheceremos o escopo e identificaremos as suas premissas e restrições.
Todas essas informações podem ser reunidas em um documento denominado termo de abertura do projeto. Algumas
empresas realizam a análise de viabilidade também nesta fase, na qual são tomadas decisões do tipo executar ou não
executar, definindo se vale a pena investir recursos em um determinado projeto.
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Processos de iniciação
Dependendo do ramo ou da atividade, o termo de abertura poderá receber denominações diferentes para resumir os mesmos
objetivos. Confira a seguir os mais utilizados:
Independentemente do nome utilizado, quando o assunto é gestão de projeto, o importante é sempre ter como ponto de
partida a seguinte premissa: os rumos e as diretrizes dele são delineados na sua fase de iniciação. Entenderam a importância
desta fase?
Da mesma forma, as avaliações sobre um projeto que está para ser iniciado determinarão as suas expectativas. O termo de
abertura do projeto e as análises de viabilidade e financeira constituem alguns dos itens de suma importância para a
organização, proporcionando visibilidade tanto para a equipe de organização quanto para aquela que estará envolvida no
desenvolvimento do projeto. Isso também norteará as atividades que essas pessoas deverão desenvolver, já que os diversos
modelos disponíveis servirão de ponto de partida.
Saiba mais
O termo de abertura tem como objetivo principal descrever o projeto de forma genérica, porém é de suma importância que as
partes interessadas consigam entendê-lo.
Apresentaremos a seguir outros objetivos diretamente relacionados ao termo de abertura:
Autorizar formalmente a iniciação do projeto como uma espécie de contrato;
Reconhecer e comunicar o escopo aprovado aos envolvidos;
Empossar o gerente do projeto;
Fornecer diretrizes para a equipe que trabalhará no planejamento e nas demais etapas do projeto;
Envolver as partes interessadas.
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Documentos de iniciação
Você já reparou quantas vezes citamos a expressão termo de abertura nesta aula? Este será o foco principal do nosso próximo
assunto. Podemos dizer que não existe um modelo padrão: cada empresa irá desenvolver o que se adequar melhor à sua
realidade e às necessidades do projeto.
Vamos exemplificar a seguir alguns itens relativos aos documentos de iniciação.
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Nome do projeto (recomenda-se a escolha de um nome pequeno), responsável (quem será o gestor) e um breve resumo
que facilite o entendimento do todo. Devemos nos lembrar de que o detalhamento será realizado no escopo.
Descrição 
Podemos dizer que é a razão da existência do projeto ou aquilo que motivou ou impulsionou a sua elaboração. Ela deve
ser de fácil entendimento e objetiva, porque servirá de parâmetro para a tomada de decisão no desenvolvimento dos
trabalhos.
As justificativas normalmente estão relacionadas a:
Se tivermos dificuldades ou simplesmente não conseguirmos definir a justificativa de um projeto no qual estamos
inseridos, devemos ficar preocupados! Há sérios riscos de ele ser abandonado e/ou cancelado e de o gestor tomar
algumas decisões equivocadas por falta de norte.
Justificativa 
Trata-se das descrições concretas sobre a direção ou o alcance de um projeto – ou seja, o seu propósito. O objetivo é
estratégico e abrangente.
Objetivo 
São as tarefas específicas para alcançar objetivos definidos. Metas são temporais, pois estipulam prazos. Elas também
devem ser tangíveis e, consequentemente, mensuráveis.
Metas 
Suposições que devem ser consideradas por estarem diretamente relacionadas ao sucesso do projeto. Elas devem ser
validadas em equipe, pois, sem a sua comprovação, os objetivos de um projeto ficarão comprometidos.
Exemplo: o orçamento de um projeto aprovado antes de sua data de início, um gestor com disponibilidade integral para
ele e a falta da necessidade de novos investimentos.
Cada premissa poderá gerar um risco potencial para o projeto; por isso, deve ser realizada uma análise que projete os
riscos e os impactos se ela não seja cumprida.
Premissas 
Tudo aquilo que pode limitar as ações ou as decisões da equipe gerencial. Olhando sob um prisma positivo, podemos
considerar esses limites capazes de aguçar a criatividade de uma equipe gestora para encontrar soluções alternativas
dentro dos parâmetros definidos.
Principais fatores de restrição:
Restrições 
É apenas uma referência. Ainda estamos na fase da iniciação; o planejamento, dessa forma, será em uma etapa futura. O
objetivo principal é ter uma ideia sobre os valores e o tempo. Ambos podem, inclusive, servir de parâmetro para futuras
decisões.
Ordem de grandeza do investimento e do prazo 
Podemos considerar que alguns deles já são aparentes ou intrínsecos à natureza do próprio negócio. Mesmo assim, eles
deverão ser relacionados e analisados para serem considerados na próxima etapa.
Principais riscos 
Pessoas ou um grupo de pessoas que possuem interesse direto ou indireto no projeto. Em outras palavras, o resultado
dele está diretamente relacionado ao ganho ou à lucratividade dos envolvidos. Sempre que possível, é importante que eles
assinem o termo de abertura, já que isso aumenta o seu comprometimento com o projeto.
Principais envolvidos 
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Comentário
Ratificamos que eles são opcionais. Sua presença, portanto, não é necessariamente obrigatória em todos os projetos. No
entanto, eles poderão nortear as suas ações quando você estiver conduzindo esse tipo de atividade.
Palavras finais
Avalie qual o nível de entendimento das pessoas que terão acesso ao termo de aberturado projeto, pois, dessa maneira, será
possível utilizar a linguagem mais apropriada para determinado público e/ou ramo de atividade.
 Autor: Panumas Yanuthai (Fonte: Shutterstock).
É um erro comum ver termos de abertura escritos em uma linguagem técnica, impedindo o seu entendimento e tornando o
documento pouco atrativo. Não existe, contudo, uma regra sobre a melhor maneira de se realizar essa descrição. Lembre-se
apenas de que o escopo de um projeto é mais abrangente que o do produto.
Atividades
1. Podemos considerar que a escolha de um gestor para gerenciar o projeto é fundamental para os objetivos definidos serem
alcançados. O melhor momento para essa definição é:
a) Planejamento do projeto
b) Definição do projeto
c) Finalização do projeto
d) Iniciação do projeto
e) Execução do projeto
2. Analise as alternativas abaixo:
I - O termo de abertura é um documento técnico no qual se realiza o detalhamento do projeto.
II – Para a elaboração deste termo, é necessário seguir modelos ortodoxos utilizados em empresas de padrão internacional que
são uma referência em sistemas de qualidade.
III – Na elaboração deste termo, devemos, sempre que for possível, utilizar terminologias técnicas, o que vai contribuir para o
reconhecimento da capacitação do gestor do projeto.
Podemos considerar que:
a) As alternativas I, II e III estão corretas.
b) Somente as alternativas II e III estão corretas.
c) Somente as alternativas I e II estão incorretas.
d) Somente as alternativas I e III estão incorretas.
e) As alternativas I, II e III estão incorretas.
3. São objetivos diretamente relacionados ao termo de abertura, exceto:
a) Autorizar formalmente a iniciação do projeto como uma espécie de contrato.
b) Reconhecer e comunicar o escopo aprovado aos envolvidos.
c) Definir os prazos para as tarefas e o valor exato do custo total do projeto.
d) Empossar o gerente do projeto.
e) Fornecer as diretrizes para a equipe que trabalhará no planejamento e nas demais etapas do projeto.
4. Quando nos referimos às restrições no termo de abertura, estamos delimitando o campo de abrangência das ações ou das
decisões da equipe gerencial. Podemos considerar esses limites capazes de aguçar a criatividade da equipe gestora para
encontrar soluções alternativas dentro dos parâmetros definidos.
Analisando as alternativas abaixo, qual delas não caracteriza um fator de restrição de alto impacto?
a) Recursos
b) Metodologia
c) Orçamento
d) Qualidade
e) Escopo
5. Podemos dizer que não existe um modelo padrão para a elaboração do termo de abertura de um projeto. Cada empresa irá
desenvolver o que melhor se adequar à sua realidade e às necessidades dele. Sendo assim, podemos afirmar que:
I – Na descrição, serão registrados: nome do projeto (recomenda-se a escolha de um nome pequeno), responsável (quem será o
gestor) e um breve resumo que facilite o entendimento do todo.
II – Na justificativa, será discriminada a razão da existência do projeto ou aquilo que motivou ou impulsionou a sua elaboração.
III – No objetivo, haverá as descrições concretas sobre a direção ou o alcance de um projeto – ou seja, o seu propósito.
Responda a seguir:
a) Somente a alternativa I está correta.
b) Somente as alternativas I e II estão corretas
c) Todas as alternativas estão corretas.
d) Somente a alternativa II está correta.
e) Somente as alternativas II e III estão corretas.
6. Podem justificar a necessidade de um projeto, exceto?
a) Demanda do mercado
b) Necessidade de contratação de um novo colaborador
c) Solicitação de cliente (interno ou externo)
d) Avanço tecnológico
e) Exigência legal
Notas
Título modal 1
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Referências
DINSMORE, P. C.; CABANIS-BREWIN, J. AMA manual de gerenciamento de projetos. Rio de Janeiro: Brasport Livros e
Multimídia, 2009.
NOCÊRA, R. de J. Gerenciamento de projetos: teoria e prática. Santo André: Editora do Autor, 2009.
Próxima aula
Estabelecimento de um planejamento das comunicações;
Preparação de um plano de resposta aos riscos parametrizados;
Cronograma de execução.
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