Nota fiscal

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Técnico em Contabilidade
Nota fiscal
A emissão das notas fiscais é uma exigência tributária e obrigatória nos
processos empresariais, exceto para o MEI (microempreendedor individual), que
pode não ter essa obrigação quando o cliente for uma pessoa física. A importância
da nota fiscal vai muito além da formalidade, pois auxilia na regularização das
empresas em relação aos impostos e garante os direitos dos consumidores, já que é
um documento que comprova a compra, caso os consumidores precisem realizar
uma troca ou devolução. Portanto, a nota fiscal é fundamental por vários motivos, e
é a única maneira de as empresas conseguirem organizar todas as entradas e
saídas de seu negócio.
Antes de iniciar o estudo sobre os procedimentos de emissão, relembre quais
são os tipos de notas fiscais eletrônicas existentes.
Atualmente, existem cinco tipos:
Nota fiscal eletrônica (NF-e)
Essa nota fiscal é emitida pelas empresas de comércio e sua emissão é
obrigatória na venda de qualquer produto. Ela é emitida na venda de produtos
físicos, como um livro, por exemplo, até mesmo quando eles são vendidos pela
Internet.
Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)
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Essa nota registra a prestação de serviços. É um documento da esfera
municipal, o que faz com que as regras mudem de acordo com a localidade.
Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)
Essa nota fiscal registra as operações que envolvem transporte rodoviário de
carga.
Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)
Essa nota é utilizada para registrar a venda ao consumidor final, substituindo o
cupom fiscal eletrônico. É um documento emitido em caráter estadual, então as
normas podem mudar conforme a Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa
está estabelecida.
Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)
Essa nota é emitida individualmente por empresas que não têm a
obrigatoriedade da emissão. Dessa forma, a NFA-e é muito utilizada pelas empresas
caracterizadas como MEI, já que os microempreendedores individuais estão
desobrigados de emitir as notas fiscais, e poderá ser emitida a partir do site da
Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa se encontra.
Procedimentos para emissão
Quais são os requisitos necessários para emitir uma nota fiscal?
Passo 1
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Ter um Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) válido na Receita
Federal.
Passo 2
Verificar qual o tipo de nota que precisa ser emitida, se é uma NF-e, uma NFS-
e ou uma NFC-e, por exemplo.
Passo 3
Estar cadastrado junto ao governo do estado ou do município no qual a
empresa se encontra. De acordo com o ramo de atividade, a empresa poderá emitir
uma NF-e ou uma NFS-e, ou ambas.
Para emitir uma NF-e, a empresa precisará realizar o cadastro na Secretaria da
Fazenda do estado onde está localizada.
Para emitir uma NFS-e, o cadastro deverá ser realizado na prefeitura do
município. Normalmente, esse cadastro é realizado de modo on-line e são exigidos
alguns documentos, como contrato social, números do registro geral (RG) e do
cadastro de pessoas físicas (CPF) do responsável.
No final do cadastro, será disponibilizada uma senha para acessar o sistema e
gerar as notas.
Em caso de comércio, é preciso cadastrar-se como contribuinte do ICMS nas
Secretarias das Fazendas estaduais; em caso de serviços, é necessário ter o
cadastro nas Secretarias da Fazenda do município onde a empresa se encontra.
Passo 4
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Adquirir um certificado digital, que funciona como uma assinatura digital. As
empresas que prestam serviços não são obrigadas a utilizar o certificado digital, elas
podem utilizar apenas uma senha, porém, para emitir uma NF-e, é obrigatório que a
empresa tenha um certificado digital.
Passo 5
Ter acesso à Internet.
Passo 6
Ter um programa de emissão de nota fiscal eletrônica ou usar o emissor de NF-
e, serviço gratuito oferecido pela própria Secretaria da Fazenda. A vantagem de
adquirir um programa de emissão é que esses sistemas são mais inteligentes e
completos do que a versão gratuita, pois, além da emissão das notas, eles se
integram com a contabilidade, agilizando as rotinas.
Emitindo uma nota fiscal
Depois de realizar o cadastro e ter liberado o acesso ao sistema, você já pode
emitir a nota fiscal. Para isso, basta utilizar o botão Emitir NF-e/NFS-e ou uma
função semelhante no software utilizado pela empresa e preencher as informações
solicitadas, que são:
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Nome/razão social, CPF/CNPJ, endereço, e-mail e telefone do
comprador do produto ou tomador de serviços
Data da emissão (competência)
Natureza da operação (tributação no município ou fora, isenção,
exigibilidade suspensa etc.) e local da transação
Descrição dos produtos
CFOP (é preciso verificar se a descrição está de acordo com a
Classificação Fiscal de Operações e Prestações – CFOP)
NCM (como citado anteriormente, o campo da Nomenclatura Comum
do Mercosul – NCM deve ser bem analisado no preenchimento da
nota)
Unidade (modo utilizado para medir o produto: metros, peso, entre
outros)
Quantidade (quantidade de unidades de medidas)
CST (Código de Substituição Tributária)
Dados de transporte (informações obrigatórias sobre a logística da
mercadoria)
Tributos (tributos como Imposto sobre Circulação de Mercadorias e
Serviços –ICMS e substituição tributária – ST, mas também cálculo e
preenchimento de Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI,
Programa de Integração Social – PIS e Contribuição para o
Financiamento da Seguridade Social – Cofins, conforme o regime
tributário)
Informações adicionais (preenchimento de dados para os quais não há
campo específico no documento)
Depois de inserir todas as informações solicitadas, o próprio sistema calcula o
valor final da nota a ser emitida com a chave de acesso para consultas posteriores.
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Quais são as principais diferenças da emissão de uma
nota fiscal entre MEI e empresas de médio e grande
portes?
Como já citado, as empresas são obrigadas a emitir a nota fiscal eletrônica,
porém o MEI é dispensado de gerar essa nota quando o seu cliente é uma pessoa
física. No caso, só é obrigatória a emissão desse documento se ele estiver
vendendo ou prestando serviço a uma pessoa jurídica. Os procedimentos e as
exigências quanto à emissão variam de estado para estado. Em alguns estados, não
é permitido ao MEI obter a inscrição estadual, assim, se ele não tiver inscrição
estadual e a periodicidade de vendas para outras empresas for baixa, o uso da nota
fiscal avulsa (NFA-e) será uma boa opção. Esse tipo de nota fiscal poderá ser
emitido por empresas e empreendedores que tenham CNPJ ou não.
A geração da NFA-e é realizada por meio do site da Sefaz. O modo utilizado
para emitir a NFA-e pode variar de região para região. Dessa forma, o melhor é
começar o processo buscando informações na Sefaz na qual o MEI está localizado.
No caso de NFS-e, o MEI está dispensado de emitir a nota quando o cliente
não exigir. Caso o cliente exija, ele tem que emitir a nota, conforme as exigências da
prefeitura da localidade na qual o MEI tenha sede.
Além disso, na nota fiscal não é destacado o valor de tributos ou retidos, como
o ICMS e o ISS, pois o MEI paga esses tributos diferenciadamente das demais
empresas.
Por fim, nas notas, deve constar a indicação, no campo de observações, de
que a empresa é um MEI e que não gera crédito de ICMS para as NF-es.
De acordo com o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas
(SEBRAE, 2016), estas são as etapas para emissão da NF-e:
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Figura 1 – Etapas para a emissão da NF-e
Fonte: .
Acesso em: 4 mar.2022.
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Recebimento e conferência
Todo o processo de emissão e recebimento deve ser acompanhado e conferido
para que, a qualquer momento, a empresa tenha acesso fácil a todas as notas
fiscais emitidas e recebidas.
Um pequeno erro pode impedir, por exemplo, que a mercadoria vendida
chegue até o cliente. Portanto, o recebimento é uma parte fundamental do processo,
que afeta diretamente o crescimento de uma empresa, por isso, o acompanhamento
de todas as mercadorias enviadas e do status das notas emitidas deve ser um ponto
de atenção em uma organização.
Para que a empresa tenha um controle do recebimento e da conferência das
notas fiscais, é necessário destacar os seguintes passos:
Passo 1
Manter uma rotina de organizar as notas fiscais de acordo com a data de
emissão ou de recebimento. Pode-se utilizar o armazenamento em nuvem ou um
software de gestão de documentos fiscais.
Passo 2
Conferir se todos os dados e as informações da nota fiscal estão coerentes.
Passo 3
Verificar o prazo para pagamento e criar um controle.
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Passo 4
Realizar a baixa das notas fiscais eletrônicas, preferencialmente por meio do
software utilizado pela empresa, no qual o prazo de armazenamento dos arquivos
XML é de cinco anos.
Passo 5
Ter acesso à Internet.
Passo 6
Ter um programa de emissão de nota fiscal eletrônica ou usar o emissor de NF-
e, serviço gratuito oferecido pela própria Secretaria da Fazenda. A vantagem de
adquirir um programa de emissão é que esses sistemas são mais inteligentes e
completos do que a versão gratuita, pois, além da emissão das notas, eles se
integram com a contabilidade, agilizando as rotinas.
O ideal é que a empresa realize o recebimento fiscal automatizado por meio de
ferramentas disponíveis no mercado, as quais capturam as notas fiscais emitidas
direto da Sefaz.
Dica prática
O Sebrae disponibiliza uma versão para emissão de NF-e gratuita para todo o
Brasil.
Para ter acesso, é preciso cadastrar-se no Sebrae, fazer o login e depois o
download do emissor de NF-e:
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Baixe o emissor e salve-o em sua área de trabalho.
Você poderá utilizar a versão de teste do emissor da NF-e. Nessa versão, os
documentos gerados não têm validade jurídica.
Figura 2 – Versão teste do emissor gratuito da NF-e
Fonte: . Acesso em: 7 mar. 2022.
Na primeira tela do emissor gratuito de nota fiscal na versão de teste aparecerá
a mensagem: “Prezado(a) senhor(a), bem-vindo ao aplicativo emissor de Nota Fiscal
Eletrônica! Não há emitente de NF-e cadastrado. Na tela seguinte, clique em ‘Incluir’
e informe os dados do estabelecimento emissor”.
Na próxima tela, insira todas as informações no cadastro de emitente, como
razão social, nome fantasia, tipo de documento, entre outros, e depois clique em
Incluir.
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Figura 3 – Tela de cadastro do emitente
Fonte: . Acesso em: 7 mar. 2022.
Depois de incluir o emitente, clique em Notas Fiscais, emita nota nova e
coloque todas as informações da nota fiscal, como dados, emitente,
destinatário/remetente, produtos e serviços, totais, entre outros.
Figura 4 – Tela de cadastro da nota fiscal
Fonte: . Acesso em: 7 mar. 2022.
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Com todas as informações preenchidas nos campos citados, você poderá
validar e emitir a NF-e na versão de teste.
Quer saber mais sobre a NF-e?
No portal da NF-e, você encontra muitas informações importantes, basta clicar
na aba Conheça a NF-e e em Perguntas Frequentes para ter acesso a questões
importantes sobre a NF-e e vídeos institucionais.
Figura 5 – Portal da NF-e
Fonte: . Acesso em: 4 mar.
2022.
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Encerramento
É muito importante que a empresa tenha um software para a emissão das
notas. Esses softwares que emitem notas fiscais são fundamentais, tanto para a
segurança quanto para a agilidade do processo. Por meio deles, a empresa agiliza o
processo, despendendo menos tempo na hora de emitir e evitando diversos tipos de
erros. Existem plataformas que unificam diversos serviços, como geração de
boletos, envio de comprovantes e emissão de notas, e que contribuem ainda mais
para a produtividade do negócio.
Se você, futuro técnico em contabilidade, precisar emitir notas fiscais, fique
tranquilo, pois a maioria das empresas já tem um software específico para que o
processo seja facilitado.
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