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Título da apresentação (Verdana, cor branca) Instrutor (a) (Arial preto) Curso de Desenvolvimento de Servidores - CDS Curso Gestão de Projetos II Prof. Elton Siqueira Moura Curso de Desenvolvimento de Servidores - CDS CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS II Gerenciamento de Riscos em Projetos Prof. Elton Siqueira Moura OBJETIVOS • Compreender a importância da gestão de riscos; • Conhecer os processos de gerenciamento de riscos; • Conhecer as técnicas e ferramentas aplicadas ao gerenciamento de projetos. GERENCIAMENTO DE RISCOS O gerenciamento de riscos do projeto inclui os processos que tratam da realização de identificação, análise, respostas, monitoramento e controle e planejamento do gerenciamento de riscos em um projeto. É um processo contínuo. GERENCIAMENTO DE RISCOS • Planejar o gerenciamento de riscos • Identificar os riscos • Realizar a análise qualitativa de riscos • Realizar a análise quantitativa de riscos • Planejar as respostas aos riscos • Monitorar e controlar os riscos GERENCIAMENTO DOS RISCOS • Um risco é qualquer evento ou condição em potencial que, em se concretizando, pode afetar negativamente ou positivamente um objetivo do projeto. • Apresenta duas dimensões: Probabilidade e Impacto • Risco x Incerteza GERENCIAMENTO DOS RISCOS Impacto Incerteza Risco Fases GERENCIAMENTO DOS RISCOS Como é feita a abordagem de riscos na sua empresa? Ela realmente é feita? A abordagem utilizada é aplicar 10% sobre o custo calculado, para qualquer eventualidade, e se ocorrer, nós vemos como é que fica? 10% são suficientes? Ou é muito, e vai prejudicar a competitividade ou o custo do projeto? • Riscos são incertezas – A investigação das incertezas pode ajudar a identificar riscos – Ex: o trabalho que precisa ser feito, o custo, o prazo, as necessidades de qualidade, etc. • Um risco pode ou não ocorrer: – Se ocorrer tem impacto positivo ou negativo no projeto • Nem todos os riscos são ruins GERENCIAMENTO DOS RISCOS Escopo Tempo Custo “Até 90% das ameaças que são identificadas e investigadas no processo de gerenciamento de riscos podem ser eliminadas. O quanto a sua situação seria melhor se isso ocorresse? E quanto ao projeto? O seu cliente?” Rita Mulcahy GERENCIAMENTO DOS RISCOS • Qual a tolerância e limite de riscos dos intervenientes? • Bastante desenvolvida em: – Bancos; – Seguradoras; – Financeiras. GERENCIAMENTO DOS RISCOS São áreas de risco que são aceitáveis ou inaceitáveis. É a quantidade de risco que é aceitável. “Qualquer coisa que POSSA dar errado, VAI dar errado” Murphy’s Risk Management Law “Se você não atacar os riscos de forma sistemática, eles irão atacá-lo” Tom Gilb GERENCIAMENTO DOS RISCOS “Eu não me preocupo com as coisas que eu sei que não sei. Eu só me preocupo com as coisas que eu não sei que não sei. Porque as coisas que sei que não sei, é fácil, é só procurar que vou saber. Porém, as coisas que não sei que não sei, não tenho nem por onde começar!” Albert Einstein GERENCIAMENTO DOS RISCOS GERENCIAMENTO DOS RISCOS Não são tratadas pelo gerenciamento de riscos Certeza Incerteza Total Incerteza Geral Incerteza Específica Do que você tem certeza? O que pode dar errado no projeto/contrato? • Benefícios do gerenciamento de riscos: – Minimização do gerenciamento por crises; – Minimização da ocorrência de surpresas e problemas; – Alavancagem de vantagens competitivas efetivas; – Redução das perdas nos projetos, potencializando os resultados; – Aumento substancial da chance de sucesso do projeto. GERENCIAMENTO DOS RISCOS CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS II Planejar o Gerenciamento de Riscos PLANEJAR O GERENCIAMENTO DE RISCOS É o processo de como conduzir as atividades de gerenciamento de riscos de um projeto PLANEJAR O GERENCIAMENTO DE RISCOS 19 PLANEJAR O GERENCIAMENTO DE RISCOS • O planejamento cuidadoso e explícito aumenta a probabilidade de sucesso para os outros 5 processos de riscos • Importante para fornecer tempo e recursos suficientes para as atividades de gerenciamento de riscos e para estabelecer uma base acordada para avaliação de riscos PLANEJAR O GERENCIAMENTO DE RISCOS • Ameaças e oportunidades: – Um risco pode ou não ocorrer, se ocorrer pode ter um impacto positivo (oportunidades) ou negativo (ameaças) no projeto – Impactos positivos: • O equipamento XYZ é mais barato do que a estimativa • O pacote de trabalho número 3.4 é concluído mais rápido do que o previsto • É necessário menos tempo do que o esperado para alcançar o nível de qualidade necessário no pacote de trabalho número 21 • O trabalho pode avançar mais rápido, porque conseguimos mobilizar um recurso com nível de produtividade mais elevado PLANEJAR O GERENCIAMENTO DE RISCOS PLANEJAR O GERENCIAMENTO DE RISCOS • Categorias de Riscos (EAR) – São listas de áreas ou fontes de riscos comuns experimentados pela empresa ou em projetos semelhantes – Os PMOs devem ter listas padrão de categorias de riscos que todos os projetos possam usar para ajudar a identificar os riscos PLANEJAR O GERENCIAMENTO DE RISCOS PLANEJAR O GERENCIAMENTO DE RISCOS • Outras classificações: – Tecnologia – Cliente – Os clientes do cliente – Os fornecedores – Resistência à mudança – Riscos causados pelas partes interessadas – Riscos causados pelo patrocinador – Riscos culturais – ... PLANEJAR O GERENCIAMENTO DE RISCOS PLANEJAR O GERENCIAMENTO DE RISCOS • Componentes do Plano de Gerenciamento de Riscos: – Metodologia – Papéis e responsabilidades – Orçamentação – Prazos – Categorias de riscos – Definições de probabilidade e impacto de riscos – Matriz de probabilidade e impacto – Tolerâncias revisadas das partes interessadas – Formatos de relatórios – Acompanhamento PLANEJAR O GERENCIAMENTO DE RISCOS PLANEJAR O GERENCIAMENTO DE RISCOS PLANEJAR O GERENCIAMENTO DE RISCOS CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS II Identificar os Riscos IDENTIFICAR OS RISCOS É o processo de determinação dos riscos que podem afetar o projeto e de documentação de suas características. Quaisquer riscos ignorados aqui podem ser mais difíceis de solucionar mais tarde durante o projeto IDENTIFICAR OS RISCOS IDENTIFICAR OS RISCOS IDENTIFICAR OS RISCOS • Técnicas e Ferramentas – Revisões de documentação • O que está escrito na Declaração de Escopo • No Termo de Abertura • As lições aprendidas • Outros documentos – Análise de lista de verificação • A lista de verificação das categorias de riscos deve ser analisada e feitas a seguinte pergunta: “Nós temos este tipo de risco?” – Análise das premissas • Identificar mais riscos nas premissas declaradas IDENTIFICAR OS RISCOS • Técnicas e Ferramentas – Técnicas de diagramas • Diagramas de causa-efeito • Fluxograma IDENTIFICAR OS RISCOS Novos Riscos Brainstorming Brainwriting Técnica Delphi SWOT Analogia (Projetos Anteriores) EAR Descrição dos Riscos Categorização Lista de riscos categorizados Entrevista Análise Causa-Raiz • Olhar os riscos nas mais diversas áreas: – Cada itemdo escopo é uma fonte potencial de riscos; – Cada caixa da EAP (WBS) é uma fonte potencial de riscos; – Cada atividade do cronograma é uma fonte potencial de riscos; – Cada recurso do orçamento é uma fonte potencial de riscos. • Todas as áreas de gerenciamento de riscos são fontes potenciais de riscos. IDENTIFICAR OS RISCOS IDENTIFICAR OS RISCOS Brainstorming • Participantes: – GP; – Equipe do projeto, e; – Cliente. • Duas regras básicas: – Não ao não; – Não existe outra regra. • Gerar idéias (riscos) por escrito; • Passos: – Anotações individuais em uma folha, sob cada ponto de vista; – As folhas são trocadas entre os participantes; – Repete-se o passo quantas vezes forem necessárias e elabora-se um lista de riscos do grupo; – Seleciona-se os riscos que farão parte da lista final IDENTIFICAR OS RISCOS Brainwritting • Tipo de brainstorming remoto e anônimo; • Apenas o facilitador terá conhecimento dos participantes e suas resposta; • O facilitador consolida as diversas listas em uma única e a redistribui aos participantes, que revisam/complementam. IDENTIFICAR OS RISCOS Técnica Delphi IDENTIFICAR OS RISCOS •Jazidas próprias de mármore e granito; • Atendimento às especificações legais de órgãos ambientais e trabalhistas; • Motivação da equipe administrativa; • Fluxo de caixa “saudável”; • Pouca capacitação dos funcionários; •Administração carente de capacitação profissional; •Pouca ação para prover barreiras de entradas; •Falta de definição de processos administrativos. • Burocracia na emissão de documentos; • Aumento da concorrência do mercado; • Poucos fabricantes para equipamentos para corte de rochas; • Maior profissionalização nos processos produtivos e administrativos; • A redução do custo de retrabalho; • Foco em mercados emergentes (China, Coréia, Índia, etc. Forças Fraquezas Ameaças Oportunidades • Lista completa de riscos; • Deve ser clara para ser entendida por todos; • Evite: – Excesso de frases e declarações; – Termos técnicos de difícil compreensão; IDENTIFICAR OS RISCOS IDENTIFICAR OS RISCOS IDENTIFICAR OS RISCOS Categoria Evento de Risco Causa Conseqüência Probab. Impacto Severidade Probab. (%) Impacto em R$ Impacto Ajustado (R$) VME Gerencial Cliente não participar de reuniões Falta de prioridade Atraso no cronograma Gerencial Cliente não aprova documentos do projeto - Atraso nas fases seguintes ... ... ... ... Operacional Falta de recurso especializado em nossa equipe Não foi identificado Atraso no cronograma e aumento nos custos EXERCÍCIOS Em grupo, identifique os riscos do Projeto Festas de 15 anos CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS II Realizar Análise Qualitativa dos Riscos REALIZAR ANÁLISE QUALITATIVA DE RISCOS É o processo de priorização de riscos para análise ou ação adicional através da avaliação e combinação de sua probabilidade de ocorrência e impacto. A idéia é se concentrar sobre os riscos de alta prioridade que atingem os objetivos do projeto. REALIZAR ANÁLISE QUALITATIVA DE RISCOS REALIZAR ANÁLISE QUALITATIVA DE RISCOS REALIZAR ANÁLISE QUALITATIVA DE RISCOS REALIZAR ANÁLISE QUALITATIVA DE RISCOS Tabela de Severidade de Risco Probabilidade Peso Grau de Severidade (P x I) Muito Alta 10 10 50 100 Alta 8 8 40 80 Moderada 5 5 25 50 Baixa 3 3 15 30 Muito Baixa 1 1 5 10 Peso 1 5 10 Impacto Baixo Moderado Alto Podem ser usadas diferentes matrizes para: escopo, tempo e custo. REALIZAR ANÁLISE QUALITATIVA DE RISCOS Categoria Evento de Risco Causa Conseqüência Probab. Impacto Severidade Probab. (%) Impacto em R$ Impacto Ajustado (R$) VME Gerencial Cliente não participar de reuniões Falta de prioridade Atraso no cronograma Baixa Alto 30 Gerencial Cliente não aprova documentos do projeto - Atraso nas fases seguintes Muito Baixo Alto 10 ... ... ... ... ... ... ... Operacional Falta de recurso especializado em nossa equipe Não foi identificado Atraso no cronograma e aumento nos custos Baixo Alto 30 EXERCÍCIOS Em grupo, faça a análise qualitativa de riscos do Projeto Festas de 15 anos CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS II Realizar Análise Quantitativa dos Riscos É o processo de analisar numericamente o efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto. É realizada nos riscos que foram priorizados pela análise qualitativa de riscos como tendo impacto potencial e substancial nas demandas concorrentes do projeto. REALIZAR ANÁLISE QUANTITATIVA DE RISCOS REALIZAR ANÁLISE QUANTITATIVA DE RISCOS REALIZAR ANÁLISE QUANTITATIVA DE RISCOS “Sem números não há vantagens nem probabilidade; sem vantagens e probabilidades, o único meio de lidar com os riscos é apelar para os deuses e o destino. Sem números, o risco é uma questão de pura coragem” Peter Bernstein (1997) REALIZAR ANÁLISE QUANTITATIVA DE RISCOS REALIZAR ANÁLISE QUANTITATIVA DE RISCOS • A probabilidade e o impacto quantitativos podem ser obtidos através de: – Entrevistas – Técnica Delphi – Estimativas de custo e tempo – Uso de registros históricos de projetos anteriores – Opinião especializada – Análise do valor monetário esperado (probabilidade x impacto) – Análise de Monte Carlo (técnica de simulação) REALIZAR ANÁLISE QUANTITATIVA DE RISCOS Categoria Evento de Risco Causa Conseqüência Probab. Impacto Severidade Probab. (%) Impacto em R$ VME Gerencial Cliente não participar de reuniões Falta de prioridade Atraso no cronograma Baixa Alto 30 10,0% 49.070 4.907 Gerencial Cliente não aprova documentos do projeto - Atraso nas fases seguintes Muito Baixo Alto 10 5,0% 49.070 2.944 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Operacional Falta de recurso especializado em nossa equipe Não foi identificado Atraso no cronograma e aumento nos custos Baixo Alto 30 10,0% 63.760 6.376 Valor Esperado do Projeto 14.227 • Análise dos riscos: Valor Monetário Esperado = Probabilidade x Impacto (É o que se espera que aconteça!) Valor Esperado dos Riscos do Projeto = Σ valores esperados de todos os riscos Valor Base = O valor da proposta a ser apresentada ao cliente antes dos riscos Valor Esperado do Projeto = valor base + Σ valores esperados de todos os riscos REALIZAR ANÁLISE QUANTITATIVA DE RISCOS REALIZAR ANÁLISE QUANTITATIVA DE RISCOS Análise de Custos ($) Observação Valor Esperado do Projeto – Base 260.095 (sem Riscos) Riscos – Ameaças 39.565 ← (VME) Riscos – Oportunidades (23.400) ← (VME) Valor Esperado do Projeto – Mais Provável 276.260 Valor Esperado - Melhor Cenário 182.095 Só Oportunidades (total - 100%) 78.000 Valor Esperado Pior Cenário 620.763 Só Ameaças (total - 100%) 360.668 Reserva Contingencial --------------------> 16.165 Reserva Gerencial --------------------------> 13.004,75 REALIZAR ANÁLISE QUANTITATIVA DE RISCOS Melhor Caso ValorBase Valor Esperado Pior Caso 260.095,00 182.085,00 276.260,00 620.763,00 6,21% 136,76% • Se não gostamos de correr riscos sob nenhuma hipótese e não admitimos discutí-los com o cliente, o nosso preço será próximo ao pior caso; • Se não gostamos de correr riscos e acreditamos nas estatísticas, e ainda assim não admitimos discutir os riscos com o cliente, o nosso preço será próximo ao valor esperado; ANÁLISE DOS RISCOS • Se não queremos assumir o papel de uma seguradora e não vamos assumir os riscos do projeto, o nosso preço deve ser próximo ao valor base. Nesse caso, ainda devemos alertar ao cliente sobre os riscos e o conseqüente tamanho da sua exposição. ANÁLISE DOS RISCOS • Árvore de Decisão: – Usadas para tomar decisões relacionadas a riscos individuais quando há incerteza – Pode ser utilizada para justificar viabilidade econômica e exeqüibilidade de projetos e contratos – “Eu deveria fazer deste ou daquele jeito?” – “Como o trabalho deve ser feito?” – Uma árvore de decisão considera eventos futuros ao tentar tomar uma decisão atualmente – Envolve exclusividade mútua – Calcula o VME em situações mais complexas que o VME mostrado anteriormente REALIZAR ANÁLISE QUANTITATIVA DE RISCOS • Árvore de Decisão (exemplo 1) – A DTI está tentando determinar se vale a pena fazer um protótipo no projeto. Eles definiram os impactos: de funcionamento e falha do software. Com base nas informações abaixo qual é o VME da sua decisão? REALIZAR ANÁLISE QUANTITATIVA DE RISCOS Fazer o protótipo Custo: R$ 20.000 Não fazer o protótipo Custo: R$ 0,00 Falhar: 35% de probabilidade e impacto de R$ 2.000 Funcionar: sem impacto Falhar: 70% de probabilidade e impacto de R$ 45.000 Funcionar: sem impacto Se basear em eventos futuros • Árvore de Decisão (exemplo 1) – Resposta REALIZAR ANÁLISE QUANTITATIVA DE RISCOS Fazer o protótipo (35% * 2.000) + 20.000 = 700 + 20.000 = 20.700 Não fazer o protótipo (70% * 45.000) = 31.500 Considerando apenas um evento futuro, a decisão é que seria mais barato fazer o protótipo • Árvore de Decisão (exemplo 2) – A DDP está tentando determinar se vale a pena comprar as passagens aéreas da companhia A ou B. Considerando as informações fornecidas, qual companhia ela deve escolher? REALIZAR ANÁLISE QUANTITATIVA DE RISCOS Cia A Tarifa: R$ 900 Cia B Tarifa: R$ 300 No horário: 90% Atrasada: R$ 4.000 No horário : 70% Atrasada : R$ 4.000 • Árvore de Decisão (exemplo 2) – Resposta REALIZAR ANÁLISE QUANTITATIVA DE RISCOS Cia aérea A (10% * 4.000) + (90% * 0) + 900 = 1.300 Cia aérea B (30% * 4.000) + (70% * 0) + 300 = 1.500 Considerando apenas um evento futuro, a decisão é que seria mais barato fazer o protótipo COMPROVANDO O VALOR DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS “O gerenciamento de projetos economiza tempo e dinheiro em projetos. Às vezes, é difícil fazer a nossa administração entender isso. O quanto seria valioso poder comprovar o valor do gerenciamento de projetos?” Rita Mulcahy CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS II Planejar Respostas aos Riscos É o processo de desenvolvimento de opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto). Acontece após a análise quantitativa e qualitativa Precisam ser adequadas à importância do risco PLANEJAR RESPOSTAS AOS RISCOS PLANEJAR RESPOSTAS AOS RISCOS PLANEJAR RESPOSTAS AOS RISCOS • Para riscos negativos – Prevenir • Envolve mudanças no plano de gerenciamento do projeto para eliminar a ameaça apresentada – Transferir • Exige a passagem do impacto negativo de uma ameaça para terceiros (aquisição de seguros, bônus de desempenho, fiança ou terceirização de trabalho, garantias) – Mitigar • Exige a redução da probabilidade e/ou impacto de um evento de risco adverso até um limite aceitável (Planos de mitigação) – Aceitar • Não agir e dizer: “Se ocorrer, ocorreu”. (Planos de contingência) PLANEJAR RESPOSTAS AOS RISCOS • Para riscos positivos – Explorar • Esta estratégia pode ser selecionada para riscos com impactos positivos nos pontos em que a organização deseja garantir que a oportunidade seja concretizada – Compartilhar • O compartilhamento de um risco positivo envolve a atribuição da propriedade a terceiros que possam capturar melhor a oportunidade em benefício do projeto – Melhorar • Esta estratégia tem como objetivo modificar o “tamanho” de uma oportunidade através do aumento da probabilidade e/ou dos impactos positivos PLANEJAR RESPOSTAS AOS RISCOS PLANEJAR RESPOSTAS AOS RISCOS No. Categoria Evento de Ameaça (descrição do Risco) Valor Esperado Respostas Resp. Data Ocorr. Valor Real Observação 1 Gerencial Cliente não participar de reuniões $2.454 Acionar o patrocinador Gerente do projeto Somente quando houver reunião agendada, sem quorum 2 Gerencial Cliente não aprova documentos do projeto $1.227 Se não houver resposta em 2 dias, considera-se documento aprovado no terceiro dia. Gerente do projeto ... ... ... ... ... ... ... ... ... 8 Gerencial Troca de usuários chave $10.272 Repassar custo adicional em horas que o cliente terá que arcar financeiramente, em caso de retrabalho. Gerente do projeto 9 Técnico Cliente possuir equipamentos inadequados $7.032 Locação de equipamentos Cliente 10 Operacional Falta de recurso especializado em nossa equipe $3.188 Treinamento interno/externo ou subcontratação de analistas CCP $39.565 $0 CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS II Monitorar e Controlar os Riscos É o processo de implementação dos planos de respostas a riscos, acompanhamento dos riscos identificados, monitoramento dos riscos residuais, identificação de novos riscos e avaliação da eficácia do processo de riscos durante todo o projeto. MONITORAR E CONTROLAR OS RISCOS MONITORAR E CONTROLAR OS RISCOS MONITORAR E CONTROLAR OS RISCOS • As premissas do projeto continuam válidas • O risco, conforme avaliado, mudou seu estado anterior, usando a análise das tendências • Os procedimentos e políticas de gerenciamento de riscos adequados estão sendo seguidos • As reservas para contingências dos custos ou do cronograma devem ser modificadas de acordo com os riscos do projeto. MONITORAR E CONTROLAR OS RISCOS • O futuro é feito de incertezas, lidar com elas nos dá maior domínio sobre o futuro; • O Gerenciamento de Riscos nos permite aproximar os resultados alcançados com os planejados; • O Gerenciamento de Riscos é fator crítico de sucesso; • A cultura de Gerenciamento de Riscos ainda não está disseminada nos projetos; • Inove-se, diferencie-se e tenha domínio sobre o seu projeto. MONITORAR E CONTROLAR OS RISCOS REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS • PMBOK – 4ª edição – PMI – 2008 • Mulcahy, R. Preparatório para o Exame de PMP • Kerzner, H., Saladis, Frank P. Bringing the PMBOK Guide to Life: a companion for the practicing project manager. John Wiley & Sons, Inc. New Jersey. 2009. USA. • Heldman, K. Gerência de Projetos: Guia para o Exame Oficial do PMI, 3ª Edição. Rio de Janeiro. Elsevier. 2006