APOL-TECNICAS SECRETARIAIS GESTAO DE DOCUMENTOS E ARQUIVISTICAS

Prévia do material em texto

As atividades da empresa devem estar bem identificadas, isto é, deve-se saber, exatamente, o que fazer e na ordem certa, primeiro uma e depois outra [atividade]. Os recursos também devem estar conforme as atividades, por exemplo, uma máquina deve estar no lugar certo e as pessoas devem estar no lugar das atividades que elas sabem executar. Estabelecer os níveis de alçada e dos processos decisórios significa que as pessoas só podem mandar ou agir dentro dos seus limites e as decisões só podem ser tomadas dentro do seu campo de ação. Uma empresa estabelece seus objetivos e, para que eles sejam alcançados, é necessário um planejamento. As atividades da empresa devem seguir o planejamento estabelecido. Se não for desta forma, tudo vira uma grande confusão.
Fonte: ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS: CONCEITOS E EXEMPLOS. Disponível em: https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=http%3A%2F%2Fwww.marilia.unesp.br%2FHome%2FInstituicao%2FDocentes%2FRosangelaCaldas%2Forganizacaometodosemarquivos%2Ftexto-estruturas-organizacionais-conceitos.doc. 
A partir desse contexto e com base nos conteudos trabalhados ao logo da disciplina, analise as proposições a seguir e coloque V para as proposições verdadeiras e F para as proposições falsas.
( ) As estruturas organizacionais são complementares entre si e as estruturas administrativas relatam e registram o funcionamento organizacional.
( ) Um sistema de informação organizacional é dissociável da instituição, se valendo das estruturas e das funções administrativas para gerar dados e informações que são direcionados a elas mesmas.
( ) O profissional da área secretarial participa do planejamento e do funcionamento organizacional no projeto e na execução, no controle e na ordenação das estruturas administrativas, de tal modo que elas sejam eficientes e eficazes.
( ) O ambiente externo às organizações é clássica e exclusivamente composto por meio ambiente (natureza ou ambiente físico).
( ) O layout pode expressar muito do processo de produção ou do fluxo de processos, assim como o fluxograma do processo produtivo nos ajuda a entender o layout da produção.
A sequência correta é:
AVA UNIVIRTUS http://univirtus-277877701.sa-east-1.elb.amazonaws.com/ava/web/#/a...
1 de 8 19/05/2016 10:19
A ( ) F, V, F, V, V
B ( ) V, F, F, V, V
C ( ) V, F, V,F, V
D ( ) F, V, F, F, V
E ( ) V, V, V, F, F
Assinale a alternativa que completa corretamente a sentença a seguir. 
De acordo com as regras da alfabetação, os sobrenomes que exprimem grau de parentesco (Filho, Neto, Sobrinho) não são considerados na:
A precedência classificatória.
B movimentação alfanumérica.
C ordenação alfabética.
D tabela de codificação.
A profissão de secretariado é regida pela Lei 7.377, de 30 de setembro de 1985. Várias atribuições são estabelecidas com relação à atuação profissional, postura profissional, atividades a serem desenvolvidas, dentre outros elementos apontados na lei. Assim, com relação à gestão da informação pelos/as profissionais de secretariado, leia a frase a seguir e analise-a, preenchendo o espaço em branco com uma das alternativas.
Você acertou!
Justificativa: As proposições são abaixo são falsas:
Um sistema de informação organizacional é dissociável da instituição, se valendo das estruturas e das funçõesadministrativas para gerar dados e informações que são direcionados a elas mesmas; porque não há sistemainformacional estruturado organizacionalmente dissociado da instituição à qual se refere.
O ambiente externo às organizações é clássica e exclusivamente composto por meio ambiente (natureza ouambiente físico); porque é composto também por Estado (reunião de municípios, unidades federativas e Uniãopelo exercício dos poderes executivo, legislativo e judiciário), Mercado (campo onde se dá a oferta de bens,serviços e recursos) e Sociedade (conjunto da tessitura social composto por pessoas jurídicas e pessoas físicas –sujeitos – que pleiteiam entre si seus ensejos comunais e pessoais).
Você acertou!
Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco (Filho, Neto, Sobrinho) não são considerados na ordenaçãoalfabética.Livro-base: MORAES, P. E. S. e OLIVEIRA, V. S. de. Gestão da informação e arquivística nocontexto secretarial. Curitiba: Intersaberes, 2015, cap. 5
AVA UNIVIRTUS http://univirtus-277877701.sa-east-1.elb.amazonaws.com/ava/web/#/a...
2 de 8 19/05/2016 10:19
Uma das atribuições dos profissionais de secretariado é _______________ de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas.
Assinale a alternativa que melhor complementa esta frase:
A A gestão;
B A coleta;
C O processamento;
De acordo com a Lei 7.377, de 30 de setembro de 1985, em seu artigo 4°, parágrafo III, são atribuições dosecretário executivo, dentre outras, a coleta de informações para a consecução de objetivos e metas deempresas. A gestão da informação, como um conjunto de atividades, é um processo que vem sendo desenvolvidopelos profissionais nos últimos anos, mas não constava na Lei. Além disso, itens como processamento,categorização e utilização de informações são subprocessos do processo maior de gestão da informação. Assim,de acordo com a Lei 7.377, a coleta de informações é uma das atribuições básicas dos profissionais desecretariado., de forma que a alternativa correta é a letra B.
De acordo com a Lei 7.377, de 30 de setembro de 1985, em seu artigo 4°, parágrafo III, são atribuições dosecretário executivo, dentre outras, a coleta de informações para a consecução de objetivos e metas deempresas. A gestão da informação, como um conjunto de atividades, é um processo que vem sendo desenvolvidopelos profissionais nos últimos anos, mas não constava na Lei. Além disso, itens como processamento,categorização e utilização de informações são subprocessos do processo maior de gestão da informação. Assim,de acordo com a Lei 7.377, a coleta de informações é uma das atribuições básicas dos profissionais desecretariado., de forma que a alternativa correta é a letra B.
De acordo com a Lei 7.377, de 30 de setembro de 1985, em seu artigo 4°, parágrafo III, são atribuições dosecretário executivo, dentre outras, a coleta de informações para a consecução de objetivos e metas deempresas. A gestão da informação, como um conjunto de atividades, é um processo que vem sendo desenvolvidopelos profissionais nos últimos anos, mas não constava na Lei. Além disso, itens como processamento,categorização e utilização de informações são subprocessos do processo maior de gestão da informação. Assim,de acordo com a Lei 7.377, a coleta de informações é uma das atribuições básicas dos profissionais desecretariado., de forma que a alternativa correta é a letra B.
AVA UNIVIRTUS http://univirtus-277877701.sa-east-1.elb.amazonaws.com/ava/web/#/a...
3 de 8 19/05/2016 10:19
D A utilização;
E A categorização.
No que se refere às funções de um Sistema de Informação, Moraes e Oliveira (2015, p. 41) destacam que:
Na atividade de processamento de dados e informações, não é necessário termos exclusivamente um SIBC - Sistema de Informação Baseado em Computador. A presença de pessoal preparado e qualificado para o tratamento da informação - inclusive a gestão documental física - é importante na medida em que há quesitos legais a serem cumpridos e dados que não são tratados somente de modo informacional, tais como a cultura organizacional e os valores corporativos tácitos.
Como base neste fragmento e no conteúdo trabalhando na displina, sobre esse tema, analise as proposições a seguir considerando V verdadeiras e F para as proposições falsas.
 ( ) Os sistemas de informação podem utilizar tecnologias da informação disponíveis atualmente para um grande número de empresas.
( ) Em organizações menores e simples, ainda é comum que o sistema de informação sejao registro em um caderno, a memória dos trabalhadores e o uso físico de meios de registro, coleta e tratamento de dados.
( ) Os sistemas financeiro e o mercadológico ou de marketing são os únicos sistemas organizacionais levados em consideração em um sistema de informação.
( ) O SIBC tem como função exclusiva prestar serviços de suporte de processos e operações.
( ) O uso de recursos e tecnologias dos sistemas de informação pode se valer de computadores ou SIBC.
De acordo com a Lei 7.377, de 30 de setembro de 1985, em seu artigo 4°, parágrafo III, são atribuições dosecretário executivo, dentre outras, a coleta de informações para a consecução de objetivos e metas deempresas. A gestão da informação, como um conjunto de atividades, é um processo que vem sendo desenvolvidopelos profissionais nos últimos anos, mas não constava na Lei. Além disso, itens como processamento,categorização e utilização de informações são subprocessos do processo maior de gestão da informação. Assim,de acordo com a Lei 7.377, a coleta de informações é uma das atribuições básicas dos profissionais desecretariado., de forma que a alternativa correta é a letra B.
De acordo com a Lei 7.377, de 30 de setembro de 1985, em seu artigo 4°, parágrafo III, são atribuições dosecretário executivo, dentre outras, a coleta de informações para a consecução de objetivos e metas deempresas. A gestão da informação, como um conjunto de atividades, é um processo que vem sendo desenvolvidopelos profissionais nos últimos anos, mas não constava na Lei. Além disso, itens como processamento,categorização e utilização de informações são subprocessos do processo maior de gestão da informação. Assim,de acordo com a Lei 7.377, a coleta de informações é uma das atribuições básicas dos profissionais desecretariado., de forma que a alternativa correta é a letra B.
AVA UNIVIRTUS http://univirtus-277877701.sa-east-1.elb.amazonaws.com/ava/web/#/a...
4 de 8 19/05/2016 10:19
A sequência correta é:
A ( ) V, F, F, V, V
B ( ) V, V, F, F, V
C ( ) V, F, V,F, V
D ( ) F, V, F, F, V
E ( ) V, V, V, F, F
Identifique, no exemplo a seguir, o método principal e o auxiliar e, em seguida, assinale a alternativa correta. 
Uma determinada empresa que possui filiais em várias regiões organizou as pastas do seu arquivo considerandoprimeiramente o nome de cada filial, e depois separou a documentação oriunda de cada cidade.
A Principal: alfabético – auxiliar: numérico.
B Principal: numérico – auxiliar: por assunto.
C Principal: alfabético – auxiliar: geográfico.
D Principal: geográfico – auxiliar: alfabético.
De acordo com Moraes e Oliveira (2015, p. 83) "as estruturas administrativas relatam e registram o funcionamento organizacional. No entanto, há funções que podem ser vistas como sistemas, tal como a Gestão Financeira, da Produção, da Qualidade, de Recursos Humanos, de Marketing, de Logística etc. Tais sistemas requerem e produzem informações e dados necessários ao funcionamento de si mesmos e dos demais. De forma simultânea, essas estruturas e sistemas internos determinam, formam e condicionam o funcionamento organizacional".
Justificativa:
A seguinte proposiçao é falsa: Os sistemas financeiro e o mercadológico ou de marketing são os únicossistemas organizacionais levados em consideração em um sistema de informação, isto porque, todos ossistemas interno de uma organização devem ser levados em consideração em um sistema de informação.
As demais proposições são verdadeiras: o SIBC tem como função exclusiva prestar serviços de suportede processos e operações; porque o SIBC também pode dar suporte a processos de tomada de decisão .
Você acertou!
Principal alfabético por assunto, e o auxiliar é método geográfico, pois traz as cidades comoreferência. Livro-base: MORAES, P. E. S. e OLIVEIRA, V. S. de. Gestão da informação e arquivística nocontexto secretarial. Curitiba: Intersaberes, 2015, p. 161
AVA UNIVIRTUS http://univirtus-277877701.sa-east-1.elb.amazonaws.com/ava/web/#/a...
5 de 8 19/05/2016 10:19
A partir dessa informação e com base no conteúdo trabalhado ao logo da disicplina, analise as proposições a seguir e coloque “V” para verdadeiras e “F” para as falsas, em seguida assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.
( ) A homeostasia organizacional é um processo que depende do perfil da instituição, de sua experiência acumulada (conhecimento), da habilidade de interpretar dados.
( ) O sistema de informação de uma instituição tem como funções: coletar dados tanto do ambiente interno quanto do externo; tratá-los de tal maneira que se transformem em informações úteis à tomada de decisão; planejar as ações; organizar as informações de modo documental, físico e eletrônico; controlar as informações e os dados; e dirigir os esforços organizacionais no sentido da eficiência e da eficácia no seu uso.
( ) O profissional de Secretariado pode, com competência, ser o elo gestor e de facilitação do trânsito de informações e conhecimentos, ou fomentar as relações intersetoriais que privilegiem o compartilhamento de dados e saberes que conferem maior eficiência e eficácia às instituições.
( ) O profissional de Secretariado, como responsável pelo gerenciamento das informações, pode ainda dar suporte a um gestor (executivo), a setores organizacionais ou à instituição como um todo.
A sequência correta é:
A ( ) V,F, V, F
B ( ) V, F, F, V
C ( ) V, V, V, V
D ( ) V, V, V, F
E ( ) F, V,F, V
Identifique, no exemplo a seguir, o arranjo principal e os secundários adotados pela empresa e, em seguida, assinale a alternativa correta. Uma determinada empresa organizou seus arquivos considerando primeiramente o Estado em que estavam situadas as filiais , posteriormente, o nome dos clientes, e por último pelo período em que os documentos foram gerados.
A Principal: alfabético – auxiliar: numérico e geográfico.
B Principal: alfabético – auxiliar: cronológico e numérico.
Você acertou!
Justificativa: Todas as proposições são verdadeiras.
AVA UNIVIRTUS http://univirtus-277877701.sa-east-1.elb.amazonaws.com/ava/web/#/a...
6 de 8 19/05/2016 10:19
C Principal: geográfica – auxiliares: alfabético e cronológico.
D Principal: numérico – auxiliar: por assunto e cronológico.
Assinale a alternativa que apresenta o nome do órgão vinculado ao Arquivo Nacional que define a política nacional de arquivos.
A SINARQ.
B ABARQ.
C REBARQ.
D CONARQ.
Com relação às operações de arquivamento, analise a sentença a seguir e assinale a alternativa que contém a palavra que completa corretamente a lacuna. 
Podemos considerar que, uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado obedecendo à operação de _________.
A restauração
B ordenação
C inspeção e descrição
D inspeção
Você acertou!
Principal: geográfico, pois parte dos Estados, e auxiliares temos primeiramente o alfabético, e posteriormente ocronológico, considerando o período em que os documentos foram criados. conforme Livro-base: MORAES, P. E.S. e OLIVEIRA, V. S. de. Gestão da informação e arquivística no contexto secretarial. Curitiba: Intersaberes,2015, p. 161
Você acertou!
Conforme aula 1 a resposta é Conselho Nacional de Arquivo- CONARQ. conforme Livro-base: MORAES, P. E. S.e OLIVEIRA, V. S. de. Gestão da informação e arquivística no contexto secretarial. Curitiba: Intersaberes,2015, p. 119
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado obedecendo à operação de ordenação.Conforme conteúdo trabalhado no decorrer da disciplina. Livro-base: MORAES, P. E. S. e OLIVEIRA, V. S. de.Gestão da informação e arquivística no contexto secretarial. Curitiba: Intersaberes, 2015. Cap. 5
AVA UNIVIRTUS http://univirtus-277877701.sa-east-1.elb.amazonaws.com/ava/web/#/a...
7 de 8 19/05/2016 10:19
O Conselho Nacional de Arquivos- CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.
Fonte: CONARQ,. Disponível em: http://conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm
Analise as sentenças a seguir, assinalando “V” para as afirmativas verdadeiras e “F” para as afirmativas falsas no que se diz às diretrizes do Conarq para a correta utilização e implementação da tabela de temporalidade.
I – ( ) Quanto ao campo “assunto”, nele são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição.
II – ( ) A tabela de temporalidade o índice pode ser utilizado como instrumento auxiliar, que contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente para agilizar a localização de informações na tabela.
III – ( ) Na tabela de temporalidade os prazos de guarda dizem respeito ao tempo necessário para o arquivamento dos documentos nas fases correntes e intermediária, exclusivamente, visando atender as necessidades da administração sem se preocupar com aspectos da legislação.
IV – ( ) Quanto a destinação final, na tabela de temporalidade, se registra o encaminhamento estabelecido para o documento; que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
Agora, marque a sequência correta:
A V, F, V, F
B V,V,V,V
C V, F, V,V
D V, V, F, V
E F, V, F, V
Justificativa: A assertiva III é falsa porque na tabela de temporalidade se assevera o tempo de guarda dodocumento, independentemente da fase em que o mesmo se encontra. Inclusive, um documento pode ser de usocorrente e ainda assim o seu tempo de guarda ser muito extenso; tendo após o tempo de guarda ter expiradopassar a ter valor histórico e nunca vir a ter destinação final por meio de descarte.
AVA UNIVIRTUS http://univirtus-277877701.sa-east-1.elb.amazonaws.com/ava/web/#/a...
8 de 8 19/05/2016 10:19