Prova II - Gestão de Rotinas de Escritórios

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Acadêmico:
Disciplina: Avaliação:
Gestão de Rotinas de Escritórios 
Avaliação II - Individual 
Prova:
Nota da Prova:	10,00
Legenda:	Resposta Certa	Sua Resposta Errada
1. A documentação compreende um conjunto de informações referentes "a um fato, um problema, uma situação, um plano, um resultado, uma política, uma previsão, uma decisão, uma estratégia, uma estrutura ou um projeto" (COSTA, 2012, p. 20). Nesse sentido, são diversos os tipos de documentos existentes, que atendem demandas específicas, por exemplo, para esclarecer uma relação entre duas ou mais pessoas, deve-se elaborar um documento declaratório. Referente a um dos tipos de documentos mais utilizados no dia a dia das organizações, chamado de Corrente, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas:
(	) A ficha de cadastro contém o cálculo da remuneração do empregado, com os descontos e encargos legais. (	) O ofício é um meio de comunicação que já caiu em desuso, utilizado somente pelas organizações multinacionais.
(	) A promissória é um título de crédito derivado de um empréstimo pelo qual o tomador se obriga a pagar, num certo prazo, o valor de face do título.
(	) A fatura relaciona as mercadorias vendidas com os respectivos preços. Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
FONTE: COSTA, Nelson Pereira da. Documentos Empresariais: Informações Complementares da Comunicação Empresarial. Rio de Janeiro: Editora Ciência Moderna Ltda., 2012. ISBN: 978-85-399-0181-4.
a) F - V - V - F.
b) V - V - F - F.
c) V - F - F - V.
 d) F - F - V - V.
2. O profissional de Secretariado está se tornando uma referência e um diferencial nas empresas e/ou instituições por transmitir os conhecimentos geridos. Por este motivo, o Secretário necessita apresentar uma visão sistemática e global da organização e de seus processos, como forma de controlar e distribuir as informações ou os conhecimentos com eficiência e agilidade, atendendo às requisições do mercado. A partir do exposto, avalie as asserções a seguir e a relação proposta entre elas.
I- A comunicação é uma habilidade que o profissional de Secretariado necessita desenvolver para transmitir informações precisas e corretas.
PORQUE
II- A informação tem um importante lugar nas diversas áreas administrativas e está entre os elementos que merecem compreensão e destaque nas organizações.
Assinale a alternativa CORRETA:
a) As duas asserções são proposições verdadeiras, mas a segunda não é uma justificativa correta da primeira.
b) A primeira asserção é uma proposição falsa, e a segunda, uma proposição verdadeira.
c) A primeira asserção é uma proposição verdadeira, e a segunda, uma proposição falsa.
d) As duas asserções são proposições verdadeiras, e a segunda é uma justificativa correta da primeira.
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3. Segundo Costa (2012, p. 23), documento "é o registro material de determinado conhecimento que se possa utilizar para consulta, estudo ou prova. Assim, só se pode avaliar [...] se temos uma documentação pertinente, quando ela ajudar na ação administrativa". Dessa forma, todo e qualquer tipo de informação é um documento, desde que mantenha o formato de "textos, imagens, sons, sinais, gravações, pinturas", que motivam uma determinada prova ou estudo. A partir do exposto, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas:
(	) O documento serve de guia para a dissipação de dúvidas, conflitos e restrições legais. (	) O documento descentraliza o poder na organização.
(	) O documento determina quem é quem na organização, estabelecendo limites de atuação e de poder. (	) O documento, por ser escrito, causa insegurança e informalidade à ação.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
FONTE: COSTA, Nelson Pereira da. Documentos Empresariais: Informações Complementares da Comunicação Empresarial. Rio de Janeiro: Editora Ciência Moderna Ltda., 2012. ISBN: 978-85-399-0181-4.
a) F - F - V - F.
b) F - V - V - F.
 c) V - F - V - F.
d) V - V - F - V.
4. A comunicação organizacional compreende ações, estratégias, processos e procedimentos tomados pela organização, com a finalidade de reforçar a imagem ou marca, junto aos públicos de interesse, que englobam os colaboradores, consumidores, políticos, empresários e acionistas, entre outros, ou diante da opinião pública. Dessa maneira, a comunicação organizacional engloba as diversas maneiras de se comunicar numa empresa e/ou instituição, como a comunicação institucional, a interna, a comunicação administrativa e a mercadológica. Sobre os tipos de comunicação organizacional, analise as afirmativas a seguir:
I- A comunicação institucional tem como objetivo aperfeiçoar a imagem e/ou marca diante da sociedade, dos consumidores e também dos investidores.
II- A comunicação administrativa lida com o repasse de dados administrativos para os demais setores da empresa e/ou instituição.
III- A comunicação interna dificulta a interação entre a empresa e os colaboradores.
IV- A comunicação mercadológica objetiva vender ou melhorar a marca e/ ou imagem dos produtos ou serviços.
Assinale a alternativa CORRETA:
a) Somente a afirmativa II está correta.
b) As afirmativas II, III e IV estão corretas.
 c) As afirmativas I, II e IV estão corretas.
d) As afirmativas I e III estão corretas.
5. O perfil do secretariado passou da execução de atividades técnicas para o desenvolvimento de competências gerenciais, logo, a evolução da figura do secretário é um fato notório nas empresas e, certamente, um diferencial, visto que sua formação o prepara para múltiplas funções, visando ao gerenciamento do fluxo de informações e comunicações internas e externas. Com base no exposto, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas:
(	) A gestão de documentos é indispensável para as organizações, pois a preservação e a recuperação de documentos trazem benefícios tanto para a tomada de decisões quanto para a dos processos.
(	) As organizações utilizam a gestão documental como uma ferramenta para garantir a racionalização de espaço, confidencialidade e rastreabilidade de informações.
(	) É de extrema importância que todas as unidades administrativas da organização estejam cientes de sua estrutura e de seus métodos classificatórios, visto que é necessário se adequar e manter a organização das informações, buscando sempre o controle, a qualidade e a produtividade.
(	) O Secretário necessita estar apto a receber, preparar, organizar, preservar, guardar e disponibilizar os documentos quando necessário, de maneira rápida e eficaz.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
a) V - F - F - V.
 b) V - V - V - V.
c) F - F - V - F.
d) F - V - V - F.
6. O perfil dos profissionais da área do secretariado fundamenta-se na necessidade da consulta ao acervo de documentos guardados e/ou arquivados, que necessitam estar organizados, pois ter a habilidade de gerenciar documentos é uma tarefa árdua, que demanda tempo, responsabilidade e seriedade. Referente ao armazenamento de documentos, assinale a alternativa CORRETA:
a) Os documentos devem ser armazenados em pequenas salas, com pouca circulação de ar, para garantir a sua durabilidade.
 b) Cada documento empresarial possui um prazo de guarda específico.
c) Todos os documentos podem ser eliminados após cinco anos, evitando o acúmulo de papéis na organização.
d) É fundamental que os documentos sejam grampeados antes do armazenamento, para mantê-los em ordem.
7. Segundo Medeiros e Hernandes (2010, p. 59), "[...] o secretário contemporâneo exerce suas atividades em posição estratégica e possui obrigações gestoriais e decisivas, como no gerenciamento da documentação e da informação, momento em que interpreta, analisa, difunde e armazena toda e qualquer informação emitida ou recebida pela organização, atuando como um gestor do processo". A partir do exposto, assinale a alternativa INCORRETA:
FONTE: MEDEIROS, J. B.; HERNANDES, S. Manual da secretária: técnicas de trabalho. 12. ed. São Paulo: Atlas, 2010.
a) Muitas empresas utilizam a gestão documental, executada peloprofissional de secretariado em seus negócios como uma ferramenta para garantir a racionalização de espaço, confidencialidade e rastreabilidade de informações.
b) A gestão de documentos faz parte da rotina do profissional de secretariado, que garante o controle de todos os documentos da empresa e/ou instituição.
 c) O profissional de secretariado deve criar seus próprios métodos classificatórios para os documentos, independentemente de como a empresa está estruturada.
d) Administrar, gerenciar e organizar documentos alia eficiência, rapidez e segurança, facilitando o processo decisório de suas atividades.
8. Segundo Kunsch (2003, p. 149) comunicação organizacional "é a disciplina que estuda como se processa o fenômeno comunicacional dentro das organizações no âmbito da sociedade global. Ela analisa o sistema, o funcionamento e o processo de comunicação entre a organização e seus diversos públicos [...]", dividindo-se em duas vertentes estratégicas: a comunicação externa e a interna. A partir do exposto, analise as afirmativas a seguir:
I- A comunicação externa engloba a comunicação de suas ações e práticas, objetivos e políticas, focando a conservação de uma imagem positiva perante os diversos segmentos que atua.
II- São exemplos de comunicação interna: campanhas publicitárias e anúncios em mídia impressa e eletrônica. III- São exemplos de comunicação externa: correspondências, memorandos, comunicados e circulares.
IV- A comunicação interna engloba um conjunto de artifícios utilizados pela organização para interação com os setores de seu interesse.
Assinale a alternativa CORRETA:
FONTE: KUNSCH, M. M. K. Planejamento de relações públicas na comunicação integrada. São Paulo, Summus Editorial, 40 edição, 2003.
a) Somente a afirmativa II está correta.
b) Somente a afirmativa III está correta.
c) As afirmativas I e III estão corretas.
d) As afirmativas I e IV estão corretas.
9. Por vezes, os gestores não dispensam a devida importância para a gestão documental. Dessa maneira, o cenário que se tem é de administradores que manuseiam os documentos inadequadamente, colocando a empresa em situações de risco fiscal e trabalhista. Diante disso, destaca-se o profissional de Secretariado que, entre as suas várias atribuições, é quem gerencia com competência a documentação organizacional. A partir do exposto, avalie as asserções a seguir e a relação proposta entre elas.
I- O Secretário contemporâneo exerce suas atividades em posição estratégica e possui obrigações gestoras e decisivas, por exemplo, no gerenciamento da documentação e informação.
PORQUE
II- É na gestão de documentos e informações que o profissional de Secretariado interpreta, analisa, difunde e armazena toda e qualquer informação emitida ou recebida pela organização, atuando como um gestor do processo.
Assinale a alternativa CORRETA:
a) As duas asserções são proposições verdadeiras, mas a segunda não é uma justificativa correta da primeira.
b) A primeira asserção é uma proposição falsa, e a segunda, uma proposição verdadeira.
 c) As duas asserções são proposições verdadeiras, e a segunda é uma justificativa correta da primeira.
d) A primeira asserção é uma proposição verdadeira, e a segunda, uma proposição falsa.
10. Como profissional da área do secretariado, é importante que você conheça e aplique, no seu cotidiano, a computação e o armazenamento em nuvem, a assinatura eletrônica, os meios de compartilhar informações ocultas ou não através das mensagens eletrônicas, solicitar o recebimento das mensagens e tantos outros recursos que vêm surgindo cada vez mais rápido e que não podem ser desconhecidos por quem lida com a organização de documentos empresariais. Acerca das ferramentas organizacionais, analise as afirmativas a seguir:
I- A assinatura eletrônica torna todo e qualquer procedimento mais prático, contudo não tem valor jurídico. II- Serviços como Google Drive, Microsoft Office Online e Dropbox são exemplos de cloud computing.
III- É necessário efetuar limpezas periódicas no armazenamento em nuvem, pois toda a organização de documentos, se não realizada uma manutenção, pode acabar em um grande lixo de informações.
IV- O Dropbox é limitado, pois não possibilita a sincronização das pastas de todos os seus dispositivos.
Assinale a alternativa CORRETA:
a) Somente a afirmativa II está correta.
b) As afirmativas I e IV estão corretas.
 c) As afirmativas II e III estão corretas.
d) Somente a afirmativa III está correta.
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