COMO SER MAS EFICIENTE NO TRABALHO

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COMO SER MAS EFICIENTE NO TRABALHO
Qualquer um que tenha tido, pelo ao menos uma vez na vida, um emprego em período integral, sabe que nem sempre apenas um dia de trabalho é o suficiente para encaminhar tudo que precisa ser feito no expediente. No entanto, qualquer pessoa pode ter sua produtividade melhorada adoptando hábitos projectados para a optimização da eficiência. Um trabalhador ou trabalhadora eficiente consegue usar o máximo de cada minuto que o dia oferece, tendo - primeiro - atenção focada para as prioridades. Ser eficiente no trabalho não vai apenas melhorar sua produtividade - e lhe garantir pontos positivos com seu chefe - mas também vai fazer com que você se sinta mais realizado(a), satisfeito(a), e com a garantia de que seu dia foi realizador. 
Veja abaixo algumas dicas sobre como ser eficiente no trabalho.
Mantenha um espaço de trabalho limpo e ordeiro. Alcançar a eficiência máxima às vezes pode ser tão simples quanto limpar a desordem de sua área de trabalho. Uma área de trabalho suja e desordenada pode dificultar - e muito - sua produtividade. Se você está constantemente lutando para encontrar relatórios ou documentos no meio de toda a bagunça, saiba que está perdendo um tempo de trabalho valioso! Se você não for do tipo "maníaco(a) por limpeza", saiba apenas que manter os itens mais usados diariamente à seu alcance já é o segredo do sucesso. 
Se você trabalha em um escritório, organize sua mesa de modo que você possa facilmente encontrar o que você procura. Ainda que você não trabalhe num "cubículo funcional" ou empresa de telemarketing, este princípio se aplica da mesma forma. Por exemplo, se você possui uma loja de bicicletas, mantenha suas ferramentas limpas e organizadas de modo que você seja capaz de encontrá-las com facilidade quando precisar delas. Quase todas as pessoas tiram proveito de uma estação de trabalho limpa e organizada.
Para aqueles que trabalham em fóruns ou escritórios de advocacia, é muito importante a criação de algum sistema de arquivamento de documentos lógico e organizado. Mantenha, porém, os documentos e manuais mais utilizados à mão. Arquive o restante em ordem alfabética ou com o auxílio de qualquer outro critério.
2-MANTENHA SEU LOCAL DE TRABALHO BEM ABASTECIDO. Certifique-se de possuir todo o material e as ferramentas necessárias para fazer seu trabalho sem dor de cabeça e perda de tempo. Em um escritório, isso significa ter tudo que você precisa por perto (em stock) como: removedores de grampos, post-its, canetas, calculadoras, etc., tudo no ponto. Fora do ambiente tradicional do escritório (em qualquer outra profissão), as ferramentas podem ser diferentes, mas os princípios fundamentais serão os mesmos. Qualquer profissional pode potencializar sua eficiência de trabalho se tiver, prontamente à mão, suas ferramentas de trabalho mais necessárias. 
Isto também significa certificar-se de que você tenha em stock uma boa quantidade de material como elásticos, plásticos para pastas, grampos de grampeador, canetas, papel sulfite etc. Isto vale para cada tipo de profissão: um professor precisará de giz, um carpinteiro de pregos e madeira, e assim por diante.
Certifique-se também que suas ferramentas estejam bem conservadas. Uma ferramenta essencial, mas quebrada, pode dar uma dor de cabeça enorme e atrasar as coisas. Economize tempo à longo prazo fazendo uma revisão periódica e limpeza regular em suas ferramentas.
MANTENHA UM PLANEJAMENTO REGULAR CONSOLIDADO. Acredite: esforçar-se para planejar seu dia-a-dia (sempre pelo começo do expediente) irá aumentar exponencialmente sua eficiência de trabalho. Para manter uma programação verdadeiramente eficaz, porém, limite-se a apenas uma "ferramenta de organização" por vez, como um calendário ou uma agenda, por exemplo. Deixe-o em seu escritório ou cubículo, num local visível para que você sempre tenha acesso a seus objectivos de longo prazo. Não perca tempo usando mais de uma agenda, ou rabiscando várias vezes (e em locais diferentes) um mesmo compromisso. Você deve ser capaz de acessar rapidamente, e em um só local, todos os seus apontamentos, tarefas encaminhadas e aquilo que ainda se tem por fazer. 
Organize-se todos os dias através da criação de uma lista de "coisas à fazer". Comece com as mais altas prioridades do dia, de modo que elas sejam feitas antes de qualquer outra tarefa menor. Se você não completar a lista até o final do expediente, enfrente os itens incompletos no dia seguinte.
Para os projectos mais audaciosos, defina um período de tempo e prazo. Seja realista quanto ao período de tempo que cada tarefa vai consumir: não exagere nos prazos, mantendo-os condizentes com a dificuldade da tarefa em questão.
ELIMINE AS DISTRAÇÕES. Diferentes locais de trabalho vão apresentar diferentes distracções. Em alguns locais a distracção pode vir de algum colega de trabalho (aquele piadista e falador, sabe?), ou mesmo através de uma tarefa secundária e dispersiva. Faça tudo o que você deve fazer para certificar-se de que você mantenha o foco, em todos os momentos. Se seu tipo de serviço permite que você escute música, leve um MP3 com você. Considere até combinar com seus colegas para que eles não puxem conversa: isto pode parecer rude, mas trata-se de um método razoável, profissional e eficaz para que as pessoas te deixem sozinho enquanto você estiver trabalhando. Lembre-se: você sempre pode socializar na hora dos intervalos e refeições. 
Nunca use a internet para o lazer durante o trabalho, tão pouco acesse suas redes sociais. Acredite: trata-se de uma distracção muito perigosa e contraproducente. Estudos indicam que dois terços dos trabalhadores perdem cerca de 30% do tempo com actividades dispersivas na internet. Felizmente, a maioria dos navegadores permite que você baixe aplicativos gratuitos que bloqueiam sites dispersivos.
Outras duas boas maneiras de economizar tempo, e aumentar a eficiência, são: não perder tempo com reuniões que não vão levar a lugar nenhum e com conversas telefónicas demoradas. É claro: a ferramenta da reunião (ou da comunicação) é profundamente importante para uma empresa encaminhar suas pendências, mas lembre-se sempre de que existem questões podem ser resolvidas por e-mail mesmo, e prescindem de uma conversa de mais de meia hora sobre elas.
USE OS INTERVALOS DO EXPEDIENTE PARA LIDAR COM ASSUNTOS PESSOAIS. Estranhamente, as pausas podem ajudar com sua busca pela eficiência no trabalho. Primeiramente, elas podem oferecer o descanso necessário para que você volte com mais ânimo e motivação. Em segundo lugar, é através delas que você pode encaminhar todo e qualquer assunto que te dispersaria durante o expediente. Portanto, use a pausa para eliminar a distracção no horário comercial.
DECRETANDO REGRAS ESTRATÉGICAS
DIVIDA SUAS RESPONSABILIDADES EM PEQUENAS “PARTES GERENCIÁVEIS”. Grandes projectos podem ser bastante intimidadores, de fato, principalmente quando são muito extensos. Como um(a) trabalhador(a) eficiente, você deve ser capaz de encaminhar suas prioridades com antecedência, mesmo que isto signifique dividir uma grande tarefa em tarefas menores. Trata-se de uma forma inteligente de lidar com suas demandas, ao mesmo tempo que se conduz um projecto maior. No longo prazo, você vai encaminhar todas as suas tarefas mais importantes o mais rápido possível, se você trabalhar com elas pouco a pouco, todos os dias. 
Por exemplo, se você tem de fazer uma grande apresentação no prazo de um mês, estabeleça uma meta de criar um esboço hoje. Isto não será terrivelmente demorado, e portanto não irá ser uma distracção, pelo contrário, um passo importante de uma tarefa maior.
ALIVIE SUA CARGA DE TRABALHO DELEGANDO TAREFAS. A menos que você esteja na base da cadeia produtiva de sua empresa, ou seja, a menos que você seja um(a) estagiário(a), sempre há a possibilidade de dividir o seu trabalho com demais colegas (entende-se: subordinados). É claro, não se deve entregar todo o seu trabalho para um terceiro, e assim não ter mais tempo pra nada (porque não seterá nada para fazer). A ideia é dividir com um segundo colaborador suas tarefas secundárias, que possam ser encaminhadas por ele de forma a não atrapalhá-lo no decurso de seu trabalho. O mesmo pode valer para você: ser cordial e auxiliar um colega em um momento de necessidade pode ser essencial para quando você precisar daquela forcinha, sabe? 
Se você é um(a) estagiário(a), ou analista jr, é mais do que evidente que parte do trabalho monótono sobre para você. Sempre auxilie aqueles que precisarem de sua ajuda, não se esqueça, assim eles se lembrarão sempre de você!
Se você possui um óptimo relacionamento com o seu chefe, veja até que ponto ele pode delegar alguns dos trabalhos pessoais dele para você. Esta pode ser uma forma valiosa de se aprender tarefas mais difíceis e demonstrar o seu valor na empresa.
NÃO PERCA TEMPO COM REUNIÕES INTERMINÁVEIS. Acredite, há uma razão para que todo mundo odeie reuniões: quando mal utilizadas, elas podem ser a maior fonte de desperdício de tempo e distracção no trabalho (maior até do que o tempo gasto com a “recreação de internet” durante o expediente). As reuniões podem ser vitais para a discussão de metas e estabelecimento de uma visão futura para as equipes, mas se elas forem destituídas de sua importância, e servirem apenas como enrolação, muito tempo precioso pode ser desperdiçado. Ao marcar uma reunião, atenha-se nas seguintes dicas: 
Estabeleça uma pauta antes de cada reunião, para que o tempo reservado seja usado efectivamente em todo seu potencial. Sempre que a conversa paralela assomar, peça pelo foco!
Convide o menor número de pessoas possível. Isto reduz a chance de que a conversa discorra para tópicos secundários, fora de pauta, além de manter quem deve ficar em sua mesa trabalhando, de fato trabalhando.
Enxugue as apresentações de slides (power point) o máximo possível. Defina claramente a(s) mensagem(ns) que deve(m) ser transmitida(s) e procure ter em mãos (electronicamente falando) todas as informações necessárias: dados, textos, tabelas, gráficos, imagens, vídeos, áudio e links da Web. Priorize e ordene com objectividade as informações de modo a permitir que a audiência compreenda claramente o que você deseja comunicar, e evite, por exemplo, mostrar um slide que traga um dado ou conceito que só será explicado muito adiante.
Finalmente, como um princípio geral, saiba o que você pretende decidir na reunião, antes de convocá-la.
CORTE O CLIMA RUIM NO TRABALHO. Um bom ambiente de trabalho é um dos pilares de uma carreira vitoriosa. Porém, este é um quesito que não depende só de nós mesmos, é preciso lidar com pessoas de todos os tipos, com diferentes personalidades, crenças e atitudes. Diante disso, é fundamental saber como lidar com estas pessoas para a criação e manutenção de um ambiente harmónico e amigável no trabalho. Para evitar qualquer clima ruim entre você e um colega de trabalho, algumas dicas são importantes. 
Não tenha medo de se envolver em brigas e discussões como um mediador. As empresas sabem que estes problemas podem dificultar e muito o trabalho de todos, por isto, nunca tenha medo de tentar apartar uma discussão com palavras amigas. Caso você não conseguir, contacte o pessoal de recursos humanos de sua empresa. Faça o mesmo se você se sentir frustrado ou chateado por conta de qualquer clima ruim em seu ambiente de trabalho.
Dentro deste ambiente, ignorar uma pessoa não é boa idéia e pode afectar a eficiência de todos: por mais que vocês pensem e ajam de formas diferentes, o sucesso e a eficiência de uma equipe dependem do conjunto. Ao se relacionar com esta pessoa, esteja sempre paciente. Por mais que possa parecer difícil, a paciência é o que permite que você trate a pessoa bem e com o mínimo de educação. Mesmo que esta pessoa não te trate da mesma forma, a educação e a paciência precisam partir de alguém: pelo ao menos em nome da eficiência de todos.
MUDANDO SEU ESTILO DE VIDA
TRABALHE BEM DESCANSADO. Estar cansado nunca melhorou a qualidade do trabalho de ninguém. Depois de andar para lá e para cá o dia inteiro, trabalhar, ir à academia, fazer compras no mercado, seu corpo está esgotado e precisa de um descanso. Seu cérebro também. Muitas vezes não nos damos conta que, após um intenso trabalho intelectual, o cérebro também fica "cansado", e também precisa de um tempo para relaxar. Ignorar essa necessidade pode causar uma série de problemas. 
No mundo moderno, em que uma grande parcela da população trabalha em frente a um computador, e em que cada vez mais se exige pensamento rápido, criatividade e empreendedorismo, é muito fácil deixar o cérebro "cansado". Além disso, muitas vezes exige-se que ele trabalhe com energia total por períodos muito longos.
Além dos estragos físicos, há também os emocionais. A relação com o próprio trabalho pode ser prejudicada, pois a baixa sensação de energia e a desatenção levam também à baixa produtividade e a erros.
FAÇA ALGUM EXERCÍCIO FÍSICO. Acredite: o trabalhador que reserva alguns minutos da semana para exercitar-se terá mais disposição e seu serviço irá render muito mais. Agora, se você insiste em dizer que não tem tempo, exercite-se no próprio escritório, em casa ou até mesmo no caminho de casa para o serviço. Se você mora próximo ao trabalho, por que não deixar a preguiça de lado e ir andando? Este exercício não requer prática e nem habilidade e melhora a saúde. Caminhando regularmente você ganha fôlego, estimula a oxigenação do corpo, treina o coração para trabalhar melhor e, ainda, controla a pressão alta, reduz a taxa de gordura no sangue e abaixa os níveis de colesterol. 
Então o que está esperando para tirar o ténis do armário e começar a caminhar? No começo, vá devagar, ande uns dez minutos e vá aumentando aos poucos.
Não se esqueça de se alimentar bem: os exercícios físicos só trarão benefícios se acompanhados de uma boa alimentação.
MANTENHA SEMPRE O BOM HUMOR. É cientificamente comprovado que o bom humor pode trazer inúmeros benefícios para nossas relações de trabalho, pois, diminui a fadiga, une a equipe, aumenta a produtividade e abranda o estresse. Estimula a produção das substâncias responsáveis pela sensação de prazer e, além disso, ainda propicia maior fluência de ideias e decisões mais criativas e nos dá mais disposição para encarar os desafios diários. Na rotina diária das pessoas, é difícil manter o bom humor, já que existe a necessidade de ter que enfrentar o trânsito para fazer visitas, participar de reuniões desgastantes, ter que mostrar resultados positivos devido a grande concorrência do mercado e muito mais factores stressantes. Portanto, faça o possível para manter o alto astral. 
Os líderes que possuem bom humor, conseguem manter um ambiente descontraído e assim se fortalecem perante sua equipe e exercem uma liderança mais eficaz. Além disso, o bom humor pode ser usado para resolver e diminuir conflitos existentes no ambiente de trabalho, além de motivar os funcionários.
Faça de seus intervalos e horários de refeição um bom momento para a descontração do dia. Durante os intervalos, porém, tome café com cautela. O café pode ser um fantástico energético nos dias mais cansativos, mas se você usar este recurso todo os dias, acredite: você pode acabar viciado.
Quando se passa uma mensagem com humor, ela é recebida mais amistosamente, e tem o poder de desviar a atenção do conflito e mudar a maneira como ele é interpretado. Porém, é preciso saber dosar o uso das brincadeiras, e existem momentos em que o humor deve ser deixado de lado e usar a seriedade.
OFEREÇA A SI MESMO FORMAS DE SE MOTIVAR. É muito mais fácil trabalhar de forma eficiente se você tiver um bom motivo para trabalhar. Pense sobre as razões que levam você de casa até o trabalho e nos objectivos da sua vida, seus sonhos e sua visão de si mesmo. Tente pensar em seu trabalho como um meio, para se atingir um fim determinado. Este “fim” tem de ser uma visão ideal para a sua vida. Se você gosta de seu trabalho (e não se veria fazendo qualquer outra coisa), tentepensar sobre como é realizador trabalhar nele. Estas e outras dicas podem te dar motivação para continuar adiante, e com mais eficiência. 
Pense nas coisas boas que seu trabalho permite que você tenha. Talvez você deva sua casa ou seu carro ao seu trabalho, ou talvez o seu trabalho permite-lhe pagar a escola de seus filhos. Pense também acerca dos benefícios oferecidos por ele, como seguro de saúde e vales diversos.
Mantenha a energia elevada: A falta de envolvimento e motivação, pode ter a ver, entre outras coisas, com a falta de energia física para fazer o que precisa ser feito. É muito fácil ver profissionais, sem energia, se arrastando para conseguir chegar ao final do dia.
Termine alguma coisa, todos os dias. A melhor coisa a fazer é colocar como meta principal, terminar alguma coisa todos os dias. Crie uma estratégia para não ser interrompido até terminar. Quando obtemos sucesso em algo que nos propormos a fazer, nossa motivação aumenta, e nos dá confiança necessária para darmos passos maiores.
RECOMPENSE-SE. Se você aumentou com sucesso a sua eficiência no trabalho, celebre este momento - você merece! Não é fácil abandonar os maus hábitos e cultivar bons costumes, por isso, recompense-se pelo seu trabalho duro. Compre uma bebida depois do trabalho, reúna-se com alguns amigos numa boa balada, ou simplesmente deite na cama com um bom livro (ou mesmo devidamente acompanhado, se é que me entendo). Faça o que te realmente te trará prazer diante de sua conquista. Recompensar-se aumenta o seu sentimento de realização, que é uma parte importante para manter sua motivação. 
Sua recompensa não precisa ser algo grandioso. Apenas um pequeno regalo para lembrar de sua conquista.