OMS_-_AULA_03

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	UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA (UnB)
FACULDADE DE ECONOMIA, ADMINISTRAÇÃO E CONTABILIDADE (FACE)
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO (ADM)
	DISCIPLINA
	CÓDIGO
	CRÉDITOS
	TURMA
	PERÍODO
	PROFESSOR
	ORGANIZAÇÃO, MÉTODOS E SISTEMAS
	202380
	04 
	A
	2013/2
	MARCOS ALBERTO DANTAS
AULA 03
FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE MÉTODOS
MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
Para entender o conceito de método, é interessante conhecer a sua etimologia. A palavra deriva dos termos gregos meta (objetivo) e hodos (caminho). A partir daí é fácil deduzir o significado de método.
Nos diferentes contextos em que é aplicado, normalmente se define pelo caminho percorrido para se chegar a um determinado objetivo. Caminho também pode ser associado a maneira pela qual uma ou mais operações de um processo devem ser feitas para alcançar um resultado que se espera.
Os métodos são comumente utilizados por empresas que tem por objetivo elaborar modelos eficientes, capazes de proporcionar maiores índices de produtividade aliados à redução de custos, além de ajudar a diminuir o tempo de produção e aperfeiçoar produtos e serviços. Os métodos administrativos estuda a importância dos aspectos de levantamento de dados, análise, desenvolvimento e implementação da metodologia. A partir daí pode-se afirmar que o conhecimento das principais fases a ser seguida é de suma importância para o adequado desenvolvimento dos trabalhos na área de Organizações, Métodos e Sistemas.
O analista administrativo deve conhecer a metodologia para bem planejar seus trabalhos. Não porque tal trabalho seja complexo ou difícil de descrever, mas, simplesmente porque não há uma ideia suficientemente clara da estrutura de suas tarefas. Assim, os analistas executam uma série de tarefas de alcance a curto prazo em vez de seguirem a metodologia de um adequado Plano Diretor de Sistemas, que proporciona uma visão de mais longo prazo e de forma integrada.
Etapas dos Métodos
Na utilização dos métodos diante da divisão em fases, cabe ao analista administrativo definir claramente um objetivo e um resultado, de tal modo que para cada fase estabelecida torne a execução e o controle de fácil manipulação.
ETAPA 1: Identificação do processo e levantamento de dados – nesta fase deve-se identificar o sistema a ser analisado, as unidades organizacionais envolvidas e obter uma ideia preliminar e genérica da complexidade do sistema. A equipe de analista, em conjunto com o pessoal das unidades organizacionais, deverá efetuar o levantamento detalhado da situação atual, a fim de ter todas as especificações necessárias para delinear o novo sistema.
ETAPA 2: Construção do novo modelo – o detalhamento do novo modelo sistêmico deve acontecer em um nível que permita implantá-lo da melhor maneira possível. Para tanto é necessário lembrar que todo sistema depende da combinação de quatro elementos básicos: objetivos, políticas, organização e técnicas.
ETAPA 3: Análise crítica – tem por objetivo conceituar e definir o que será implantado, estabelecendo clara e adequadamente as políticas em que se baseará o sistema e a organização necessária para operá-lo, bem como definir o seu fluxo, delineado com base nas relações entre as áreas envolvidas.
ETAPA 4: Aprovação, normatização e teste do novo modelo – o objetivo dessa etapa é treinar o pessoal – usuário do novo sistema – para facilitar a implantação.
ETAPA 5: Avaliação e revisão – nesta fase é importante saber que o projeto não termina quando o sistema se torna operacional. É preciso comparar os resultados alcançados com os anteriormente previstos, e as variações significativas devem ser investigadas, visando determinar possíveis erros.
ETAPA 1: IDENTIFICAÇÃO DO PROCESSO E LEVANTAMENTO DE DADOS
O primeiro passo para melhorar o funcionamento da organização é identificar a existência de falhas e rastrear os departamentos envolvidos no problema. Em geral, as falhas são identificadas na hierarquia da organização, na divisão do trabalho, no fluxo dos processos ou, ainda, no sistema como um todo.
Embora muitas empresas compartilhem problemas comuns, o analista deve ter em mente as peculiaridades de sua organização, pois cada uma tem culturas e objetivos próprios, o que caracteriza uma busca por uma identidade na solução dos problemas estruturais.
Resultados aquém dos esperados constituem um bom ponto de partida para investigação. Isso pode ser identificado por pequenas falhas, tais como: a burocracia excessiva, a utilização de equipamentos inadequados, a existência de gargalos operacionais e administrativos, bem como as causas mais frequentes de desperdícios de recursos humanos, financeiros e materiais.
Seleção e reconhecimento do sistema
Para um adequado e racional desenvolvimento dos sistemas identificados, o analista organizacional deve propor ideias possíveis no estabelecimento de soluções. tais como as ideias geradas por outros sistemas e unidades da empresa. 
Observando os fatores externos gerados pela necessidade em relacioná-lo com o ambiente, constata-se o desenvolvimento de novas técnicas e processos adquiridos em outras fontes de conhecimento e informações. Diante disso, o analista pode obter uma lista de soluções, aparentemente viáveis que atendam melhor aos interesses da empresa no momento considerado. 
Considerando os critérios estabelecidos, pode-se objetivar:
Oportunidade psicológica de desenvolvimento e implantação;
Expectativa de retorno de investimento;
Viabilidade técnica, econômica e financeira;
Necessidade de integração com outros sistemas da empresa.
Com o apoio do Plano Diretor de Sistemas, a empresa poderá propor prioridades dos sistemas com prazos de desenvolvimento e implantação de acordo com os padrões de qualidade estabelecidos, bem como avaliar as necessidades existentes e solicitar, quando necessário, qualificação dos seus profissionais.[1: Instrumento que possibilita a obtenção de uma visão global da empresa. (0LIVEIRA, 2009:229)]
Levantamento de dados
Depois de identificar o “calcanhar de Aquiles” da empresa, é necessário levantar dados, a fim de conhecê-lo melhor e para ter uma visão holística do problema em questão. Alguns aspectos básicos são importantes:
Documentação existente – frequentemente, a ausência ou desatualização de documentos causa problemas graves, como a falta de padronização dos procedimentos.
Distribuição das atividades – a má distribuição das atividades cria gargalos, ou seja, sobrecarga de um setor operacional ou administrativo ou ociosidade de funcionários.
Uso de recursos materiais – o não monitoramento de recursos materiais, aumenta, desnecessariamente, o custo de produção.
Tempo de execução – torna-se necessário estipular um tempo ideal para execução do processo em análise, principalmente os operacionais e produtivos.
Fluxo do processo – é fundamental monitorar o caminho percorrido pelos diferentes processo da empresa.
Tecnologia da informação – verificar se os hardwares e softwares são capazes de atender à demanda e se o sistema de informação está em sintonia com os objetivos da empresa.
Durante o levantamento de dados, o analista precisa estar atento aos detalhes do problema que busca solucionar, e, para tanto, precisa desenvolver estratégias de geração de dados, que são úteis para colher informações.
Consultar os arquivos da empresa;
Realizar entrevistas;
Coletar questionários;
Observar pessoalmente a execução de tarefas;
Analisar reclamações.
ETAPA 2: ANÁLISE CRÍTICA
Enquanto o objetivo da fase anterior é colher informações e revelar o que é feito na empresa, a análise crítica “digere” as informações e indica o que deve ser feito para se aperfeiçoar ou substituir o modelo antigo.
D’Ascenção (2007) define essa etapa como sendo a que permite uma análise do que pode ser feito de forma simplificada e racional. Avalia-se a real necessidade das atividades e redesenha-se o seu processo conforme às necessidades.[2: D’ASCENÇÃO, Luiz Carlos M. Organização, Sistemas e Métodos. São Paulo: Atlas, 2007.]
A análise critica é omomento em que o analista estuda as possíveis soluções e busca a alternativa mais adequada para as condições específicas da empresa. Para tanto deve-se segmentar o processo em análise de condições específica:
Avaliação do levantamento – deve-se verificar a qualidade dos dados obtidos durante o levantamento. É importante ter a certeza da veracidade das informações.
Representação gráfica do problema – favorece a visualização do problema, que pode ser através de um organograma, fluxograma ou layout, para identificar com mais facilidade a localização dos “gargalos”.
Simulação e representação gráfica das alternativas – com o auxílio da tecnologia da informação, é possível obter de forma mais apurada, o tempo de execução das atividades e o consumo de recursos em cada alternativa.
Escolha da tecnologia da informação – quando os processos não possuem a informatização adequada, a maior missão da equipe (analistas administrativos, analistas de sistemas, analistas de TI, CIO e CEO) convencer a alta administração da necessidade de investir em tecnologias de informação que tragam benefícios competitivos.
 Para identificar a alternativa mais adequada aos objetivos da empresa, o analista deve examinar com cuidado os custos e benefícios de cada uma:
Benefícios tangíveis – redução de despesas, diminuição do tempo de execução das tarefas e aumento do lucro líquido.
Benefícios intangíveis – qualidade dos produtos e serviços, inserção estratégica da empresa, satisfação do cliente interno e externo e fidelização do cliente.
ETAPA 3: CONSTRUÇÃO DO NOVO MODELO 
O objetivo dessa fase é conceituar e definir o que será implantado e estabelecer clara e adequadamente políticas de fundamentação necessárias para a sua operação. Delineia-se o sistema através do fluxo geral com base nas relações entre as áreas envolvidas e no estabelecimento básico de cada área isoladamente.
Com base na identificação dos objetivos, entradas, saídas e processamento, pode ser elaborado um documento que apresenta os seguintes itens:
Definição dos objetivos;
Definição das restrições impostas;
Descrição do seu funcionamento;
Fluxo geral do sistema de informações;
Especificação dos elementos de entrada e dos meios de obtenção;
Especificação dos dados de saída e sua distribuição;
Definição de responsabilidade.
Com base nesse delineamento, pode verificar que a sua implantação será facilitada onde se possa estabelecer políticas e diretrizes necessárias para cumprir os objetivos delineados, bem como mostrar-se eficaz e eficiente à medida que alcança os objetivos de maneira mais econômica possível. Através dele o sistema tornar-se-á mais flexível, produtivo, racional e aceitável pelo usuário.
A estruturação de um novo sistema define o que será implantado e estabelece clara e adequadamente políticas de fundamentação necessárias para a sua operação. Delineia-se o sistema através do fluxo geral com base nas relações entre as áreas envolvidas e no estabelecimento básico de cada área isoladamente.
A fim de orientar a atuação dos funcionários e sanar possíveis dúvidas, convém padronizar os procedimentos operacionais e administrativos, bem como determinar com clareza os objetivos e a política do projeto. Para tanto, a elaboração do novo modelo deve considerar três aspectos:
Inovação dos produtos e serviços;
Desenho do fluxo de processos e distribuição de funções;
Definição do papel da tecnologia da informação.
Detalhamento do novo sistema
Nessa fase de construção, o analista deve desenvolver atividades pertinentes a sua função, trabalhando com o maior nível de detalhes possíveis. Esse detalhamento exige que se utiliza determinadas técnicas e fontes de informações auxiliares, tais como a estatística, simulação e o brainstorming (tempestade mental).
No detalhamento do novo sistema, deve-se assegurar que as especificações do projeto não só foram assimiladas, mas também formalmente aceitas para servirem à fase de implementação, pois caso não for realizado, as unidades organizacionais podem sugerir alterações o que comprometeria as etapas no seu prosseguimento, e, consequentemente, nos resultados nele investidos.
Diante disso, deve-se seguir metodologias de trabalho bem definidas pela pesquisa:
Análise das informações gerenciais e operacionais aprovadas na apresentação do fluxo geral;
Apresentação em fluxo todos os procedimentos na obtenção das informações;
Apresentação dos desenhos finais dos relatórios e formulários.
Ao final da fase, o analista deverá propor políticas e diretrizes que delineiam o sistema e todo o detalhamento dos modelos dos formulários e relatórios com detalhamento dos fluxogramas gerais e parciais. 
ETAPA 4: APROVAÇÃO, NORMATIZAÇÃO E TESTE DO NOVO MODELO
Depois de finalizada a construção do novo modelo, é preciso enfrentar um dos maiores desafios de todo o processo: a aprovação da proposta. Durante o debate, é indispensável se reforçar a relação custo-benefício e ressaltar a importância de se corrigir as falhas detectadas.
Uma vez aprovado o projeto, é hora de normatizá-lo, estabelecendo um conjunto de procedimentos uniformizados para cada situação. Isso contribui para evitar que cada empregado adote um método próprio de trabalho, o que tornaria imprevisível e desorganizada a atuação da empresa como um todo.
Durante a etapa de treinamento, as normas contidas nos manuais devem ser expostas e ensinadas aos funcionários. O treinamento deve ser desenvolvido em conjunto com o usuário desde os primeiros passos para que haja significativa possibilidade em adquirir maior confiança no sistema.
Com relação ao teste, o analista pode escolher entre testar o sistema antes de implementá-lo ou trabalhar em paralelo com o velho e o novo sistema durante um certo período de tempo. A escolha dependerá da situação específica de cada sistema.
Na fase de implementação deve-se utilizar adequada e sistematicamente a técnica formal de planejamento e controle de mudança, estabelecendo objetivos e resultados para cada pessoa envolvida e assegurando que todas as fases estão de acordo com os padrões preestabelecidos e planejados.
ETAPA 5: AVALIAÇÃO E REVISÃO
A fase do acompanhamento, avaliação e controle permite ao analista comparar os resultados alcançados com os anteriormente previstos, e as variações significativas devem ser investigadas, visando determinar as causas. Isso significa que essa fase realmente começa quando o sistema estiver operando sem erros durante vários ciclos.
Diante disso o analista deve ter um programa de acompanhamento que especifique a sistemática de controle e avaliação a ser realizada, com o registro dos ajustes e modificações necessárias ou convenientes. Portanto, deve-se salientar que o acompanhamento, a avaliação e a atualização de um novo projeto só tornará eficiente se houver pessoas trabalhando em perfeita sintonia e colaboração.
Ao analisar o grau de participação do pessoal envolvido, pode-se constatar que a responsabilidade se vai transferindo gradualmente, do grupo da área de sistema ao grupo de usuários. Na realidade, o trabalho em equipe tornará todas as pessoas responsáveis pelo desenvolvimento das fases, o que facilitará o controle e avaliação do projeto após a fase de implantação.