Consultoria na Logstica de Agenciamento em Eventos

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CONSULTORIA NA LOGÍSTICA DE 
AGENCIAMENTO EM EVENTOS 
Prof. Raquel Pazini :: Agenciamento Corporativo e Eventos :: 2sem 2010
Processo de Consultoria 
� Complexidade de logística
� Identificação de soluções
� Cadastro de fornecedores (facilidade de busca)
� Estrutura de atendimento para o eventoEstrutura de atendimento para o evento
� Capacitação (equipe) 
� Preocupação constante com o budget do cliente
� Customização dos serviços
ELEMENTOS DA CONSULTORIA 
CONSULTORIA - Cias aéreas
� Malha aérea
� Horários
� Equipamentos
� Principais destinos
� Opção de fretamento
� Disponibilidade de equipamentos
� Custo
� Negociação
� Custos e prazos
� Tarifas especiais com desconto
� Flexibilidade
� Cortesias
OPERACIONALIZAÇÃO - Cias aéreas
CONVIDADOS
(pagamento das despesas
pelo evento)
PARTICIPANTES
(pagamento por adesão)
� Lista de convidados
� Forma de contato com o 
convidado (direta ou via 
� Divulgação da cia aérea
oficial e tarifas exclusivas
� Dados necessários para
convidado (direta ou via 
organizador do evento)?
� Pessoa de contato e 
referência?
� Escolha livre ou limitada da
cia aérea e horários?
� Autorização de emissão?
� Envio do e-ticket?
� Controle de informações
(datas e horários de chegada)
� Dados necessários para
cotação (via sistema ou
solicitação por e-mail)
� Processo de cotação, 
confirmação e emissão
� Controle de informações
(número de emissões)
CONSULTORIA - Hotelaria
� Hotéis oficiais
� Quantidade de hotéis x público
� Hotel oficial dos convidados
� Critérios para seleção de hotéis
Negociação� Negociação
� Bloqueio de aptos x prazos
� Diárias exclusivas com desconto
� Comissionamento
� Política de Cortesias
OPERACIONALIZAÇÃO - Hotelaria
CONVIDADOS PARTICIPANTES
� Forma de contato
(confirmação de reserva)
� Tipos de apto
� Rooming-list
Faturamento (parcial ou
� Divulgação hotéis oficiais
� Info do hotel (distância, 
facilidades de transporte e 
alimentação)
� Faturamento (parcial ou
total)
� Horários de chegada e saída
(negociação de early check-
in e late check-out)
� Carta e presente de boas-
vindas (forma de entrega e 
controle)
� Pagamento acompanhantes
alimentação)
� Orientações para reservas
� Forma de pagamento (total 
antecipado; primeira diária e 
saldo no hotel; direto no 
hotel) x garantia de no-show
� Padronização das 
informações
CONSULTORIA - Traslados
� Opções de traslados
� Aeroporto
� Hotel
� Evento
� Programações sociais
� Definição do fornecedor
� Histórico com eventos
Referências� Referências
� Estrutura de atendimento
� Tipos de veículos (ônibus, micro-ônibus, vans e carros)
� Quantidade de veículos
� Disponibilidade de equipamento em stand-by
� Estado de conservação e manutenção
� Coordenação da logística
� Motoristas (uniforme, postura, etc) 
� Sinalização
� Recepção no aeroporto
OPERACIONALIZAÇÃO - Traslados
CONVIDADOS PARTICIPANTES
� Opções de traslados
oferecido
� Informação sobre traslado
e contatos da agência
� Opções de traslados
(cortesia pelo evento ou por
adesão)
� Veículos x quantidade de 
públicoe contatos da agência
� Planilha de vôos (chegadas
e saídas)
� Recepção no aeroporto
� Monitores (locais e formas
de atendimento)
público
� Itinerários
� Locais de saída/chegada
� Horários (único ou
fragmentado…atenção!)
� Divulgação info traslados
� Monitores para
acompanhamento
CONSULTORIA - Receptivo
� Passeios
� Opções de passeios locais e na região
� Passeio oficial do evento (maior divulgação)
� Passeio & visita técnica/ atividade do evento
� Incluso na programação x por adesão
Atendimento a 
estrangeiros…
� Importante
� Flexibilidade e disponibilidade de atendimento
� Estrutura
� Equipe (capacitação)
� Equipamentos (rádios, celulares, etc.)
� Ferramentas (uniforme, crachás, sinalização, etc.)
� Materiais de divulgação
OPERACIONALIZAÇÃO - Receptivo
CONVIDADOS PARTICIPANTES
� Atendimento
personalizado
� Programação de 
acompanhantes
� Sugestão de passeios e 
pacotes antecipada! 
(necessário tempo livre
para passeios)acompanhantes para passeios)
� Estrutura de atendimento
durante o evento
(informações x vendas!)
Staff (monitores)
� Na agência (pré/trans/pós):
� Planejamento e criação: contato responsável do evento e logística
� Operacional e execução : convidados; participantes; traslados,; receptivo 
� Staff de monitores (trans):
Função x quantidade:� Função x quantidade:
� Recepção de convidados no aeroporto
� Acompanhamento de traslados
� Posto de informações (aeroporto, hotel e/ou evento)
� Função x Perfil (liderança)
� Remuneração
� Controle de horários
� Treinamento prévio (essencial!)
Outras possibilidades...
� Cotações espaços de eventos
� Equipamentos 
� A&B
� Programação social
Postos de informações turísticas� Postos de informações turísticas
� Brindes
� Etc... Analisar viabilidade
com bom-senso…
DURANTE O EVENTO…
� Acompanhamento e controle
� Resolução de problemas e imprevistos
� Estrutura de atendimento e suporte local
� Comunicação
PÓS-EVENTO
� Recebimento do cliente
� Negociação em contrato
� Sinal antecipado
� Saldo a pagar
� Relatório detalhado dos custos
Relatório das cortesias e créditos� Relatório das cortesias e créditos
� Conferência e pagamento das faturas dos fornecedores
� Controle de prazos
� Análise interna dos resultados
� Feedback do cliente