Aula 03 - Organização de Eventos Esportivos

Prévia do material em texto

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO CEARÁ
CAMPUS JUAZEIRO DO NORTE – CE
CURSO DE LICENCIATURA EM EDUCAÇÃO FÍSICA
 Profº. Esp. José Edson Ferreira da Costa
ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS ESPORTIVOS
ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS ESPORTIVOS
Planejamento de um evento esportivo:
Pré-evento; Desenvolvimento do evento e pós-evento.
3. PLANEJAMENTO DE UM EVENTO ESPORTIVO
O planejamento é fator decisivo para o desenvolvimento de qualquer atividade, pois permite a definição dos objetivos, a racionalização dos meios e o gerenciamento das funções necessárias a implantação do projeto.
3.1 Tipos de planejamento
a) Quanto à natureza:
• Estratégico • Tático • Operacional
b) Quanto aos objetivos e metas organizacionais:
• Permanente • Único
c) Quanto ao tempo:
• Longo prazo
• Médio prazo
• Curto prazo
3.2 Regras para um planejamento ideal
A observação de algumas regras básicas pode ajudar bastante no processo:
• Deve ser feito SEMPRE com antecedência;
• Estruturado de acordo com realidade para quem está se organizando;
• Compatível com os recursos disponíveis;
• Orientado por objetivos pré-estabelecidos, conhecidos e fundamentados.
O ciclo é composto por quatro fases básicas:
3.2 Regras para um planejamento ideal
Como ferramenta auxiliar na fase de planejamento, aplica-se preferencialmente o método 5W:
• O que: (what) qual ação vai ser desenvolvida?
• Quando: (when) quando a ação será realizada?
• Por que: (why) por que foi definida esta solução (resultado esperado)?
• Onde: (where) onde a ação será desenvolvida (abrangência)?
• Como: (how) como a ação vai ser implementada (passos da ação)?
• Quem: (who) quem será o responsável pela sua implantação?
• Quanto: (how much) quanto será gasto?
O planejamento é um processo que não se esgota nunca. Deve, ao contrário, percorrer o evento do começo ao fim, obedecendo a um fluxo contínuo, que estará sempre se renovando ou sendo atualizado conforme as etapas vão sendo alcançadas, descartadas ou reavaliadas.
3.3 Levantamento de aspectos técnicos e operacionais
3.3.1 Recursos materiais
• Material de expediente e secretaria;
• Material de participante;
• Material gráfico;
• Material para imprensa;
• Equipamentos e materiais da categoria;
• Alimentação.
Incluem-se, ainda, nestas projeções, toda estimativa da infraestrutura técnica, arquitetônica, urbanística necessária no caso dos grandes eventos.
3.3.2 Recursos humanos
O organograma deve levar em consideração não apenas os responsáveis pela organização, mas também aqueles necessários à execução do evento no dia de sua realização.
incorpora pessoas que não fazem parte das equipes internas (da organização) faz-se necessário investir em treinamento, principalmente daqueles que estarão lidando diretamente com o público.
3.3.3 Recursos financeiros
Estes deverão ser apresentados normalmente em três propostas (cotações) para cada necessidade (para estudo, avaliação e aprovação) as quais deverão cobrir as projeções de gastos com todos os recursos materiais e humanos (supracitados).
• Custos fixos
• Custos variáveis
3.3.3 Recursos financeiros
As fontes de despesa podem ser: locações, contratações, promoções, cartas e envios postais, material impresso, decoração, convidados, transportes, diversão, anúncios, hospedagem, alimentação, etc.
Para formular os custos necessários a realização do evento, deverão ser considerados todas as informações obtidas com o planejamento, como: duração, número de participantes, lugar, tipo de evento, convidados, etc.
As receitas podem ser: recursos preexistentes; taxas de inscrição/ingresso; cotas de patrocínio; auxílio governamental; doações/permutas; financiamento; venda de espaços para exposição e anúncios; merchandising; eventos paralelos.
4. PRÉ-EVENTO
4.1 Comissão organizadora
A comissão organizadora opera em torno de múltiplas equipes de trabalho, divididas por áreas de especialidade estratégicas, traçando objetivos de médio e curto prazo (e sempre cobrando resultados), deixando a par todas as áreas envolvidas no evento, garantindo o alinhamento que o mesmo deve seguir.
São tarefas da comissão organizadora:
• Definição de normas e procedimentos;
• Reuniões para distribuição de tarefas;
• Calendarização e alocação de recursos;
• Criação de listas de verificação específicas;
• Gestão de informações e processos;
• Contatos com fornecedores e prestadores de serviços.
4. PRÉ-EVENTO
4.2 Comitê de logística (administrativo-financeiro)
Organiza os fluxos de distribuição dos recursos, com base no planejamento das
atividades:
• Recursos humanos; Recursos materiais; Recursos financeiros; Transportes; Alimentação; Hospedagem; Instalações.
Operam sob a estrutura logística aparatos de coordenadoria, que uma vez estruturados passarão a responder de forma direta ou indiretamente a uma supervisão geral, no transcurso do evento:
• Secretaria geral;
• Coordenação apoio (geral);
• Coordenação técnica;
• Coordenação de solenidades;
• Coordenador de modalidades;
• Coordenação de convênios;
• Coordenador de transportes;
• Coordenador de hospedagem e alimentação;
• Equipe médico-hospitalar;
• Equipe operacional;
• Equipe de arbitragem.
4. PRÉ-EVENTO
4.3 Comitê de comunicação e marketing
Cuida do processo de divulgação do evento, estabelecendo as ferramentas necessárias a explorar o máximo potencial de visibilidade para o empreendimento. Compreende, dentre outras responsabilidades:
• Elaborar a estratégia de comunicação;
• Cuidar dos aspectos formais das comunicações escritas;
• Estabelecer contatos pessoais com patrocinadores e convidados;
• Escolha adequada de meios (critérios de admissibilidade e de custo);
• Divulgação do evento;
• Coordenação das assessorias de imprensa e relações públicas;
• Contratação de publicidade paga;
• Produção de cartazes - construção de site (internet);
• Zelar pela imagem do evento.
4. PRÉ-EVENTO
4.4 Comitê de comercialização (vendas)
Dedica-se a tarefa de captação das fontes de receitas vislumbradas no planejamento, desenvolvendo esforços de negociação das propriedades disponíveis para exploração comercial do evento. Desenvolve sobretudo:
Prospecções de mercado;
Elaboração de propostas;
Formalização de contratos; 
Delineamento de parcerias.
5. DESENVOLVIMENTO DO EVENTO
5.1 Noções - Administração de Eventos
“Administração consiste em orientar, dirigir e convergir para um objetivo comum” (William Newman).
Fatores básicos da organização administrativa:
• Autoridade • Responsabilidade • Divisão do trabalho
Tipos ou classificações da organização administrativa:
• Organogramas • Fluxogramas
Ferramentas de direção empresarial:
a) Ordens ou instruções
b) Motivação
c) Comunicação
d) Coordenação
e) Liderança
f) Tomada de decisões
5. DESENVOLVIMENTO DO EVENTO
5.2 Produção executiva de eventos esportivos
O objetivo central do evento esportivo é a sua realização da forma mais harmônica e estável possível.
A finalidade do evento é cumprir-se. O compromisso dos organizadores é viabilizá-lo.
O modelo estrutural de organização do evento obedecerá a um critério de repartição de responsabilidades e funções, com as seguintes características:
• Supervisão geral: comandar ações com responsabilidade integral, compra, venda e empréstimos de materiais, convênios, membros, funcionários, contratos, correspondência, reuniões, prazos, relatório final;
• Assessoria jurídica: elaborar e aprovar contratos, regulamentos e códigos, código disciplinar, comandar trabalhos de justiça desportiva, acompanhar reuniões, representar judicialmente os organizadores;
5. DESENVOLVIMENTO DO EVENTO
• Assessoria de comunicação e marketing: contatos com os meios de comunicação, definição de acordos de patrocínio, apoio e permutas, relação com gráficas de impressão regulamentos, súmulas, ficha de inscrição;
• Assessoria de imprensa: cadastro da imprensa local, divulgação integral do evento, mala direta, central de notícias sobre o evento, administração sala de imprensa, trabalho de fotografia e filmagem doevento, cobertura jornalística;
• Relações públicas: representar a organização em atividades sociais, receber e encaminhar membros das equipes, organizar recepção, preparar homenagens, enviar convites, envio de ofícios de agradecimento;
• Comitê financeiro: serviços de tesouraria, recebimentos de taxas, assinar (em conjunto com supervisor geral) cheques, ordens de pagamento, arrecadar receita do evento, comprar, pagar, folhas de pagamento, serviço de bilheteria;
5. DESENVOLVIMENTO DO EVENTO
• Secretaria geral: suporte administrativo a todas as comissões, protocolo e arquivo de documentos, ofícios, cartas, memorandos, convites, comunicados, atendimento de telefone e fax, controle de material de escritório e informática;
• Coordenação geral: contratação e controle de pessoal ou de serviço terceirizado, controle de uniformes das equipes da organização, crachás, equipe de sonorização, policiamento ou segurança particular;
• Coordenação técnica: especificação das premiações, contratos de arbitragem, regulamentação geral, comando coordenadores de modalidade, recebimento e cadastramento de inscrições, triagem dos dados dos competidores, checagem de tabela de jogos e provas (coordenador modalidade), estatística dos resultados, enviar tabela de jogos a coordenação geral, controle de súmulas, programação e realização das fases finais;
• Coordenação de solenidades: local do congresso técnico, realização do cerimonial de abertura e encerramento, entrega de premiação, podium, bandejas de medalhas, esquema de emergência no caso de chuvas, som, mastro, bandeira, locais p/ autoridades, localização de participantes nas solenidades, seleção musical, apresentador, desfile (croquis), placas de identificação;
5. DESENVOLVIMENTO DO EVENTO
• Coordenação de convênios: laboratórios fotográficos e de filmagem, hotéis, restaurantes, hospital, materiais elétricos, hidráulico, farmácias, web studio;
• Coordenador de modalidades: contatos Ligas e federações, equipe de arbitragem, apresentar relação de materiais, regulamentação, fichas de inscrição, súmulas, sistema de disputa, tabela de jogos, locais e horários competições e treinamento, levantamento de dados estatísticos, registrar perda de materiais;
• Corpo de representantes: conferir documentação de atletas, encaminhar ocorrências, retirar materiais necessários, definir escala de serviços, comparecer com antecedência as instalações, supervisionar e não permitir pessoas estranhas no banco de reservas, verificar segurança, súmula;
• Coordenador de transportes: comandar frota de veículos, escala de transportes, planta e croqui da cidade, veículo para emergência;
• Coordenador de hospedagem e alimentação: relação de hotéis e restaurantes, reservar acomodações, preparar alojamentos e cozinha, relacionar material de cozinha, almoxarifado, regimento interno, nutricionista, horários de refeições, segurança;
5. DESENVOLVIMENTO DO EVENTO
• Equipe médico-hospitalar: equipe médica, fisioterapêutica e medicamentos, atendimento médico de urgência, manual de procedimentos, contato com hospitais, corpo de bombeiros;
• Equipe operacional: montagem, desmontagem, conserto, reparo, manutenção, limpeza, vigilância;
• Equipe de arbitragem: escalas de árbitros e auxiliares, uniformidade, antecedência, responsabilidade para aplicar as regras, regulamentos e normas, isenção de comentários, verificar necessidade de reparos.
6. PÓS-EVENTO
6.1 Elaboração de relatórios
Existem formulas bastante plurais de confeccionar relatórios de avaliação de eventos. Das mais simples às mais sofisticadas, as possibilidades irão variar em função da dimensão do empreendimento, no nível de competência dos envolvidos, dos recursos alocados para a finalidade, dentre outros fatores.
Tópicos do relatório geral:
• Pesquisa inicial • Memorial do projeto • Membros do comitê organizador • Patrocínios e convênios • Relação de participantes • Regulamentos, códigos e normas técnicas • Locais das competições e demais atividades • Tabela de jogos e resultados • Relação de vencedores e premiados • Classificação final • Estimativa de público • Registro de cerimonial e apresentações artísticas • Material gráfico e outros formatos de divulgação • Prestação de contas • Custo estimado e final • Bens adquiridos • Cronograma e execução • Ofícios e cartas de agradecimento • Pesquisas de avaliação (satisfação, recall).
6. PÓS-EVENTO
6.2 Prestação de contas
A supervisão financeira terá administrado os fluxos de recursos econômicos do evento, perpassando todas as fases do trabalho de organização, desde o período anterior, de planejamento, passando pela sua execução, até finalizá-lo. Seu papel é crucial no fechamento e avaliação de toda a empreitada. Da supervisão financeira e sua administração resultam as condições materiais de viabilidade.
Itens do relatório de contas:
Entradas e saídas;
Saldo bancário;
Contas a receber;
Contas a pagar;
Notas fiscais;
Tributos;
Resumo financeiro (balanço).
6. PÓS-EVENTO
6.3 Cartas de agradecimento
A quem se agradece?
Autoridades;
Participantes;
Colaboradores (equipes de trabalho);
Prestadores de serviço;
Patrocinadores, apoiadores e demais parceiros;
Imprensa.
REFERÊNCIAS
CESCA, C.G.G. Organização de eventos: manual para planejamento e execução. Summus, 2008. São Paulo. 
POLT, Davi Rodrigues. Organização de eventos esportivos. 4ª. Edição; São Paulo: Phorte, 2006.