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Tribunal de Contas da União MANUAL DE AUDITORIA APRESENTAÇÃO O manual de auditoria integra as matérias que se relacionam com a atividade de fiscalização, abordando em primeiro lugar a missão institucional do Tribunal de Contas da União e, posteriormente, procedimentos gerais, sistemática de fiscalização e regras de conduta. Embora as diretrizes, as definições e os procedimentos do controle externo estejam preestabelecidos em diversos instrumentos legais (Constituição Federal, Lei Orgânica, Regimento Interno e normas do Tribunal de Contas da União), o manual permitiu a sua consolidação e permitirá, posteriormente, a difusão de seu conteúdo entre os auditores de maneira uniforme, bem assim condições de retroalimentação do manual através de sugestões dos usuários. Em um primeiro momento, o manual tem a seguinte formatação, que poderá sofrer alterações posteriores: Grupo: Princípios Gerais Capítulos: Controle Externo Padrões de Qualificação para o Exercício do Controle Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulos: Plano de Auditoria Procedimentos Gerais Procedimentos de Fiscalização Trabalhos de Campo Grupo: Glossário Cada capítulo é subdividido em títulos e/ou subtítulos, que recebem numeração independente, de modo a facilitar as alterações que se fizerem necessárias. São os seguintes os títulos dos diversos capítulos: - Jurisdição do Tribunal de Contas da União; - Objeto de Fiscalização; - Regras de Conduta do Analista; - Planos de Auditoria; - Equipe de Auditoria; - Requisição de Documentos; - Prerrogativas do Auditor; - Definições e Objetivos dos Procedimentos de Fiscalização; - Planejamento - Objetivo e Aspectos Básicos; - Planejamento - Visão Geral; - Planejamento - Programa de Auditoria; - Planejamento - Avaliação dos Controles Internos; - Técnicas de Auditoria - Amostragem; - Técnicas de Auditoria - Entrevista; - Achados de Auditoria; - Papéis de Trabalho; - Medidas Cautelares; - Relatório; - Auditoria Operacional. Portaria n° 63, de 27 de fevereiro de 1996 Aprova o Manual de auditoria Tribunal de Contas da União O PRESEDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no uso suas atribuições legais e regimentais e tendo em vista o disposto artigo 2°, III, da Resolução Administrativa n° 72, de 20 de março de 1986 e no artigo 35 da Instituição Normativa n° 09, de 16 de fevereiro de 1995 resolve: Art. 1° Fica aprovado o Manual de Auditoria do Tribunal de Contas da União, contendo os procedimentos técnico-operacionais. A ser utilizados na realização de auditorias, inspeções e acompanhamentos. Art. 2° Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação. MARCOS VINICIOS VILAÇA TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Princípios Gerais Capítulo: Controle Externo Página: 1/1 Título: Jurisdição do Tribunal de Contas da União 1 - O controle externo, a cargo do Congresso Nacional, é exercido com auxílio do Tribunal de Contas da União. 2 - O Tribunal de Contas da União tem jurisdição própria e privativa, em todo o território nacional, sobre as pessoas e matérias sujeitas à sua competência. 3 - A jurisdição do Tribunal abrange: I - qualquer pessoa física, órgão dos Poderes da União e entidades da administração indireta, incluídas as fundações e sociedades instituídas e mantidas pelo Poder Público Federal, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária; II - aqueles que derem causa a perda, extravio ou outra irregularidade de que resulte dano ao Erário; III - os dirigentes ou liquidantes das empresas encampadas ou sob intervenção ou que, de qualquer modo, venham a integrar, provisória ou permanentemente, o patrimônio da União ou de outra entidade federal; IV - os responsáveis pelas contas nacionais das empresas supranacionais de cujo capital social a União participe, de forma direta ou indireta, nos termos do tratado constitutivo; V - os responsáveis por entidades dotadas de personalidade jurídica de direito privado que recebam contribuições parafiscais e prestem serviço de interesse público ou social. VI - todos aqueles que lhe devam prestar contas ou cujos atos estejam sujeitos à sua fiscalização por expressa disposição de lei; VII - os responsáveis pela aplicação de quaisquer recursos repassados pela União. Mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, a Estado, ao Distrito Federal ou a Município; VIII - os sucessores dos administradores públicos e responsáveis jurisdicionados ao Tribunal, até o limite do valor do patrimônio transferido; e IX - os representantes da União ou do Poder Público Federal na Assembléia Geral das empresas estatais e sociedades anônimas de cujo capital as referidas pessoas jurídicas participem, solidariamente com os membros dos Conselhos Fiscal e de Administração, pela prática de atos de gestão ruinosa ou liberalidade à custa das respectivas sociedades. Fonte: Constituição Federal, Lei 8.443/92 e Regimento Interno do Tribunal de Contas da União. Arquivo: jurisd wpd Data da Atualização: Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Princípios Gerais Capítulo: Controle Externo Página: 1 / 1 Título: objeto de fiscalização 1. Constituem objeto do exame de auditoria, inspeções, levantamentos e acompanhamentos: a) os sistemas administrativo, contábil, financeiro, orçamentário, patrimonial e operacional das unidades administrativas dos Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário e das entidades da administração indireta, incluídas as fundações e sociedades instituídas e mantidas pelo poder público federal; b) atos de que resulte receita ou despesa praticados pelos responsáveis sujeitos à sua jurisdição; c) as contas nacionais das empresas supranacionais de cujo capital social a União participe de forma direta ou indireta, nos termos do tratado constitutivo; d) a aplicação de quaisquer recursos repassados pela União, autarquias, fundações instituídas e mantidas pelo Poder Público e demais órgãos e entidades da Administração Federal mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, a Estado, ao Distrito Federal ou a Município; e) aplicação de recursos transferidos sob as modalidades de subvenção, auxílio e contribuição; f) renúncia de receitas; g) os atos de admissão de pessoal, a qualquer título, na administração direta e indireta, para fins de registro; h) os atos de concessão de aposentadorias, reformas e pensões, ressalvadas as melhorias posteriores que não alterem o fundamento legal concessório inicial, para fins de registro; i) entrega das parcelas devidas aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municípios à conta dos recursos dos Fundos de Participação a que alude o parágrafo único do art. 161 da Constituição Federal; j) aplicação dos recursos dos Fundos Constitucionais do Norte, Nordeste e Centro-Oeste administrados por instituições federais; k) aplicação dos recursos provenientes da compensação financeira pela exploração do petróleo, do xisto betuminoso e do gás natural, devida aos Estados, Distrito Federal e Municípios e ao Ministério da Marinha;l) aplicação dos recursos do Fundo Partidário recebidos pelo Diretório Nacional, pelos Diretórios Regionais e pelos Diretórios Municipais dos partidos políticos no exercício anterior; m) atos de concessão, permissão e autorização de serviço público; n) projetos e programas autorizados na Lei Orçamentária anual. Fonte: Constituição Federal, Lei Orgânica e Regimento Interno do Tribunal. Arquivo: exameaud Data da Atualização: Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Princípios Gerais Capítulo: Padrões de qualificação para o exercício do controle Página: 1 / 1 Título: Execução Subtítulo: regras de conduta do Analista 1 - No exercício de suas funções de controle externo, o Analista de Finanças e Controle Externo deverá: a) manter atitude de independência em relação à unidade auditada; b) manter atitude de imparcialidade, de modo a não distorcer os objetivos de seus trabalhos, abstendo-se de emitir opinião preconcebida ou tendenciosa induzida por convicções políticas ou de qualquer outra natureza; c) emitir opiniões sobre documentos ou situações examinadas apoiando-se em fatos e evidências que permitam o convencimento razoável da realidade ou a veracidade dos fatos; d) manter atitude de serenidade e comportar-se de maneira compatível com a exigida pelo Cargo, de modo a, demonstrando mérito para servir ao interesse público, prestigiar o serviço público; e) guardar sigilo sobre dados e informações obtidos nos trabalhos pertinentes aos assuntos sob sua fiscalização, utilizando-os, exclusivamente, para a elaboração de pareceres e relatórios destinados à chefia imediata; f) zelar para que pessoas não autorizadas não tenham acesso aos papéis de trabalho em que se registra as informações referentes a trabalhos de auditoria, de análise de processos etc; g) buscar permanente aprimoramento profissional, mantendo-se atualizado quanto a novas técnicas e instrumentos de trabalho relativos à sua área de atuação; e h) ser cortês com o auditado, sem contudo abrir mão das prerrogativas do cargo. Fundamento legal: art. 86 da Lei nº 8.443/92. Arquivo: exec2.wpd Atualização: Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Plano de Auditoria Página: 1 / 2 1 - As auditorias obedecerão a plano específico a ser aprovado pelo Plenário em Sessão Extraordinária de caráter reservado. 2 - Os objetivos do Plano de Auditoria são: I - determinar os recursos humanos e materiais necessários à realização da auditoria, de forma a subsidiar o planejamento das atividades da Unidade Técnica; II - propiciar um adequado planejamento dos trabalhos de auditoria; III - estabelecer a forma de prestação de serviço técnico especializado a ser requisitado aos órgãos e entidades federais nos termos do art. 277 do Regimento Interno. 3 - Na inclusão de unidades da Administração Federal no Plano, considerar-se-ão, entre outros critérios, a materialidade dos recursos, a relevância dos assuntos a serem abordados e a natureza e importância sócio-econômica dos órgãos, entidades e programas de governo a serem auditados. 4 - A inclusão de programas de governo, órgãos e demais entidades da administração direta e indireta na programação de auditorias operacionais a serem realizadas pelo Tribunal deve ser fundamentada em fatos ou ocorrências que justifiquem a realização de auditoria nessa modalidade, considerando, ainda, os seguintes critérios: a) grau de importânica sócio-econômica do órgão/entidade; b) volume de recursos geridos; c) indícios de deficiências nos controles internos; d) indicadores obtidos a partir das demonstrações finanaceiras; e) informações veiculadas pelos meios de comunicação; f) ocorrência recente da criação, transformação ou processo de privatização/extinção; g) lapso decorrido desde a última inspeção/auditoria; h) existência de áreas críticas identificadas em trabalhos anteriores, mas ainda não auditadas. 5 - O Plano de Auditoria será compatibilizado com as diretrizes gerais constantes do Plano Estratégico do Tribunal e com as diretrizes específicas, aprovadas pelo Plenário, de acordo com proposta do Relator das Contas prestadas anualmente pelo Presidente da República. Fonte: Regimento Interno do Tribunal de Contas da União e IN nº 009/95. Arquivo: autoriz Data da Atualização: Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Plano de Auditoria Página: 2 / 2 6 - O Plano de Auditoria será elaborado semestralmente pela Unidade Técnica Responsável pela coordenação e controle das auditorias, mediante consolidação das informações prestadas pelas demais Unidades Técnicas, após crítica preliminar e consulta aos respectivos Relatores, e encaminhado à Presidência do Tribunal até os dias 10 de junho ou 25 de novembro de cada ano. 7- Na elaboração do Plano de Auditoria do Tribunal, tendo em vista a necessidade de articulação das ações de controle, poderão ser consideradas as informações constantes de plano de atividades de auditoria dos Sistemas de Controle Interno. 8 - Constarão do Plano de Auditoria, dentre outras informações, a indicação dos órgãos, entidades e programas de governo a serem auditados no período, o objetivo dos trabalhos, os prazos e os custos estimados para a realização das auditorias. Fonte: Regimento Interno do Tribunal de Contas da União e IN nº 009/95. Arquivo: autoriz Data da Atualização: Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Procedimentos Gerais Página: 1 / 1 Título: Equipe de Auditoria 1 - A equipe encarregada de realizar uma auditoria específica deve ter, em conjunto, treinamento técnico, capacidade e experiência suficientes para obter a evidência necessária e formular os pareceres, conclusões e recomendações pertinentes. 2 - Todo o trabalho de auditoria, desde seu planejamento até a emissão do parecer e o conseqüente acompanhamento dos resultados, deve ser supervisionado. 3 - Essa supervisão será exercida pelo titular da Unidade Técnica e pelo coordenador da Equipe, que deverá possuir perfil adequado ao trabalho. 4 - O coordenador da equipe deverá instruir e dirigir os demais membros no que tange à execução dos trabalhos e ao cumprimento dos programas de auditoria. 5 - A supervisão deve abranger: a) planejamento dos trabalhos; b) aplicação de procedimentos e técnicas para o atingimento das metas/objetivos previstos para a execução dos trabalhos, de acordo com o programa de auditoria e seus objetivos; c) formulação dos papéis de trabalho; d) avaliação da consistência das observações e conclusões; e) observância dos objetivos da auditoria; e f) cumprimento das normas de auditoria. 6 - As Auditorias e Inspeções serão realizadas no horário de funcionamento do órgão ou entidade fiscalizada. 7 - O servidor designado para Auditoria ou Inspeção ficará dispensado da assinatura do ponto, no período de realização das atividades externas. Arquivo: exec3.wpd Atualização: Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo:Procedimentos Gerais Página: 1 / 1 Título: Equipe de Auditoria Subtítulo: Prerrogativa do Auditor 1 - Enquanto designado para proceder à inspeções e auditorias o servidor terá livre ingresso no órgão ou entidade auditada e acesso a todos os documentos e informações necessários à realização de seu trabalho,inclusive a sistemas eletrônicos de processamento de dados. 1.1 - No desempenho de suas funções o servidor tem competência para requerer, por escrito, aos responsáveis pelos órgãos e entidades, os documentos e informações desejados, fixando prazo razoável para atendimento. 1.2 - Nenhum processo, documento ou informação poderá ser sonegado ao Tribunal em suas inspeções e auditorias, sob qualquer pretexto. 1.2.1 - Quando o auditado se negar a fornecer o requerido, ser-lhe-á solicitada, pela equipe de auditoria, a formalização da recusa mediante declaração assinada, a qual deverá ser encaminhada ao titular da Unidade Técnica para as providências cabíveis. 1.2.2 - Neste caso, o titular da Unidade Técnica cientificará imediatamente o Relator, propondo seja assinado prazo improrrogável de até 15 (quinze) dias para apresentação dos documentos, informações e esclarecimentos julgados necessários, bem como comunicado o fato ao Ministro de Estado supervisor da área ou à autoridade de nível hierárquico equivalente, para as medidas cabíveis. Arquivo: inform.wpd Atualização Dez 1995 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Procedimentos Gerais Página: 1 / 1 Título: Equipe de Auditoria Subtítulo: Requisição de documentos 1 - A requisição de documentos e informações deverá, sempre que possível, ser feita por escrito fixando-se prazo razoável para seu atendimento. 2. - A requisição deverá, preferencialmente, obedecer a modelo previamente elaborado, ajustável às necessidades específicas de cada pedido, contendo: a) numeração seqüencial; b) assinatura do Coordenador da Equipe de Auditoria; c) referência ao art.42 da Lei nº 8.443/92 que dispõe sobre a apresentação de documentos, informações e esclarecimentos pelo auditado; d) prazo para fornecimento do solicitado; e) cópia destinada a recibo que constituirá papel de trabalho da Equipe de Auditoria. 3 - Os documentos obtidos deverão vir acompanhados de identificação de quem os elaborou ou forneceu, deverão estar legíveis, datados e assinados. 4 - O acompanhamento quanto ao cumprimento dos prazos de atendimento das requisições merece atenção especial por parte da equipe de auditoria evitando-se "atropelos" na execução dos trabalhos e o conseqüente comprometimento dos mesmos. 5 - Informações e esclarecimentos também podem ser obtidos mediante entrevista, questionário e/ou observação. 5.1 - A utilização das técnicas de entrevista e questionário, apesar das inegáveis vantagens (v.Entrevistas e Questionários), implica no especial cuidado em assegurar-se que as informações e esclarecimentos advindos são fidedignos. Arquivo: inform.wpd Atualização : Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistema de Fiscalização Capítulo: Procedimentos de fiscalização Página: 1 / 3 Título: Definições e objetivos 1 - A fiscalização, conjunto de procedimentos capazes de garantir a vigilância e o exame dos atos da administração pública, a cargo do Tribunal de Contas da União, será exercida mediante os seguintes procedimentos: a) auditoria; b) levantamento de auditoria; c) inspeções; e d) acompanhamento. 2 - A auditoria, procedimento de fiscalização utilizado para obter dados de natureza contábil, financeira, orçamentária, patrimonial, bem como, dependendo do escopo, para avaliar, do ponto de vista do desempenho operacional (auditoria operacional ou auditoria integrada), as atividades e sistemas dos órgãos e entidades jurisdicionados ao TCU e aferir os resultados alcançados pelos programas e projetos governamentais, deverá obedecer a Plano Específico aprovado pelo Plenário em Sessão Extraordinária de caráter reservado. 2.1 - São tipos de auditoria: - auditoria; - auditoria operacional; e - auditoria integrada. 2.2 - Objetivos da auditoria (espécie): I - obter dados de natureza contábil, financeira, orçamentária e patrimonial, quanto aos aspectos técnicos, de legalidade e de legitimidade da gestão dos responsáveis pelo órgão, projeto, programa ou atividade, com vistas a verificar a consistência da respectiva prestação ou tomada de contas apresentada ao Tribunal e esclarecer quaisquer aspectos atinentes a atos, fatos, documentos e processos em exame. II - conhecer a organização e o funcionamento dos órgãos e entidades da Administração direta, indireta e fundacional dos Poderes da União, inclusive fundos e demais instituições que lhe sejam jurisdicionadas, no que respeita aos aspectos contábeis, financeiros, orçamentários e patrimoniais. III - atender a pedidos do Congresso Nacional ou de qualquer de suas Casas e Comissões. IV - assegurar a eficácia do controle. Fonte: Regimento Interno do Tribunal de Contas da União e IN TCU nº 009, de 16.02.95. Arquivo: fiscaliz Data da Atualização: Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo:Sistemática de Fiscalização Capítulo: Procedimentos de Fiscalização Página: 2/3 Título: Definições e Objetivos 2.3 - Objetivos da auditoria operacional: I - avaliar do ponto de vista de desempenho operacional, as atividades e sistemas desses órgãos e entidades, e aferir os resultados alcançados pelos programas e projetos governamentais a seu cargo. II - atender a pedidos do Congresso Nacional ou de qualquer de suas Casas e Comissões. III - assegurar a eficácia do controle. 2.4 - Objetivos da auditoria integrada: - aqueles atribuídos à auditoria e à auditoria operacional. 3 - Os levantamentos, procedimentos de fiscalização, serão realizados periodicamente pelas Unidades Técnicas do Tribunal, independente de autorização do Plenário, com o objetivo de: I - conhecer a organização, os sistemas, as operações, as atividades e as peculiaridades dos órgãos e entidades jurisdicionadas ao Tribunal e os respectivos controles internos; II - determinar, se for o caso, as áreas específicas e os aspectos a serem abordados em futuras auditorias, bem como elaborar os respectivos programas de trabalho; III - subsidiar o planejamento das auditorias pelas Unidades Técnicas do Tribunal; IV - verificar o cumprimento das determinações do Tribunal. 3.1 - Os relatórios de levantamento subsidiarão, além dos trabalhos de inspeções, auditoria, exame das contas, a formação do cadastro dos órgãos e entidades jurisdicionados. 4 - A inspeção tem como objetivo suprir omissões e lacunas de informações constantes em tomadas e prestações de contas, em relatórios de auditoria, ou em pareceres técnicos, visando esclarecer dúvidas ou apurar denúncias quanto à legalidade, à legitimidade de fatos da Administração e de atos administrativos praticados por qualquer responsável sujeito a jurisdição do Tribunal, independentemente de inclusão em Plano de Auditoria, podendo ser determinada pelo Plenário, pela Câmara, pelo Relator ou por delegação deste. Fonte: Regimento Interno do Tribunal de Contas da União e IN TCU nº 009/95. TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo:Sistemática de Fiscalização Capítulo:Procedimentos de Fiscalização Página: 3 / 3 Título: Definições e objetivos 5 - O acompanhamento a ser realizado por Unidade Técnica, mediante autorização do seu Titular, pode ser tanto à distância, de forma seletiva e concomitante a sua realização, quanto in loco, mediante: I - informações obtidas no Diário Oficial da União e nos sistemas informatizados mantidos pela Administração Pública Federal (SIAFI, SIAPE, SIDOR etc); II - nos editais de licitação,extratos de contratos, convênios e instrumentos congêneres, assim como em quaisquer outros documentos divulgados em publicações oficiais; III - por meio de denúncias ou representações; IV - nos expedientes e documentos solicitados pelo Tribunal ou colocados à sua disposição; V - mediante diligência ou inspeção. 6 - Nas inspeções, auditorias e acompanhamentos serão verificados os aspectos de legalidade, legitimidade e economicidade dos atos praticados e sua consonância com os princípios aplicáveis à Administração Pública, especialmente os estabelecidos no art. 37 da Constituição Federal. Fonte: Regimento Interno do Tribunal de Contas da União e IN TCU nº 009/95. Arquivo: fiscaliz Data da Atualização: Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo:Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de Campo Página: 1/1 Título: Planejamento Subtítulo: Objetivo e aspectos básicos 1 - O planejamento de auditoria objetiva a elaboração do Programa de Auditoria. 2 - Por constituir-se etapa de expressiva importância no resultado que se pretende alcançar com a auditoria, é importante que se disponibilize o tempo necessário a esta fase bem como que o planejamento atenda aos seguintes aspectos básicos: a) Vise a consecução do(s) objetivo(s) proposto(s) mediante execução econômica, eficiente e oportuna dos trabalhos; b) Seja suficientemente detalhado de forma a permitir a avaliação de seu custo/benefício; c) Considere, necessariamente, elementos de conhecimento prévio sobre o auditado, seus sistemas mais importantes e a eficiência de seus controles internos; d) Explicite a natureza, a extensão e a profundidade dos exames a serem aplicados; e) Seja objeto de supervisão da chefia imediata e envolva suficiente discussão no âmbito da equipe de auditoria; f) Permita a atribuição, na fase de execução dos trabalhos, de tarefas individuais e respectivos prazos, estes compatíveis com a complexidade da tarefa e importância da informação que se busca; g) Seja adequadamente testado quanto à viabilidade de sua aplicação; h) Seja periodicamente atualizado de forma a permitir a supervisão da execução e, a qualquer tempo, a avaliação das atividades desenvolvidas pelo auditor. Arquivo: planeja.wpd Data da Atualização: Dez/1995 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de Campo Página: 1/3 Título: Planejamento Subtítulo: Visão Geral 1 - Nesta fase de estudos preparatórios a equipe de auditoria deve buscar, através de fontes internas e externas, elementos que permitam o pleno conhecimento da organização que se vai AUDITAR, seja quanto aos seus objetivos institucionais e à legislação aplicável, seja quanto às suas práticas administrativas e contábeis, bem como a determinação dos critérios de auditoria a serem adotados. 1.1 - As fontes internas referem-se às fontes de informações disponíveis no âmbito do Tribunal de Contas da União, quais sejam: a) Sistemas Informatizados; b) Secretarias de Controle Externo - SECEX; c) Legislação aplicável, normas e instruções vigentes. d) Analistas de Finanças e Controle Externo que tenham participado de recentes trabalhos na área a ser auditada; 1.1.1 - Dentre os sistemas informatizados disponíveis para obtenção de dados destacam-se: a) JURIS-Sistema de Informações sobre Normas, Jurisprudência e Deliberações do Tribunal de Contas da União: Utilizado na obtenção de elementos constantes de Tomada ou Prestação de Contas, processos de denúncias e de auditorias anteriores já apreciados e julgados referentes à organização, bem como entendimentos já firmados pelo TCU sobre a(s) matéria(s) a ser(em) tratada(s). b) PRODASEN-Sistema de Processamento de Dados do Senado Federal: Utilizado na obtenção de normas (lei, decreto-lei, decreto e outras) que, porventura, disciplinem as atividades da organização. c) SIAFI-Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal: Disponibiliza informações referentes à execução financeira, orçamentária e patrimonial da organização (exceto empresas estatais), sua contabilização e dados cadastrais, rol de responsáveis etc. d) SIAPE-Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos. c) SIDOR - Sistema Integrado de Dados Orçamentários. d) SPIU - Sistema Patrimonial da União. Arquivo: planeja1.wpd Data da Atualização: Dez/1995 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de Campo Página: 2 /3 Título: Planejamento Subtítulo: Visão Geral 1.1.2 - Junto à(s) Secretaria(s) de Controle Externo-SECEX(s) a que se vincula(m) a(s) unidade(s)/entidade(s) devem ser obtidos elementos tais como: a) cadastro da organização contendo, dentre outras informações, regimento interno, organograma, publicações relativas a contratos, transferências, licitações etc; b) legislação específica (vinculação, finalidade, estrutura organizacional, origem dos recursos financeiros, diretrizes governamentais, recursos humanos e outros aspectos pertinentes); c) contas dos últimos exercícios, objetivando o conhecimento da situação econômico-financeira e patrimonial do órgão ou entidade, bem como das deficiências e falhas nelas evidenciadas; d) resultado de Inspeção ou Auditoria anterior, incluindo os respectivos papéis de trabalho; e) diligência pendente de cumprimento; 1.1.3 - Devem ser obtidas, junto a AFCEs que tenham participado de recentes trabalhos na área a ser auditada, informações complementares quanto ao contido nos respectivos relatórios, inclusive aquelas de caráter menos objetivo não constantes dos relatórios. 1.2 - As fontes externas referem-se àquelas disponíveis fora do âmbito do Tribunal de Contas da União como, por exemplo: a) Secretaria de Controle Interno - CISET; b) a própria organização a ser auditada; c) Entidades Representativas de Classe. 2 - Nas inspeções e auditorias os documentos objeto de verificação deverão ser preferencialmente os originais, devidamente identificados, em que constem o nome do signatário, assinatura e rubrica. 3 - Nos levantamentos preliminares da auditoria devem ser analisados os seguintes documentos: a) legislação específica do órgão; b) organograma, fluxograma, rotinas e manuais da entidade/órgão; c) planos e programas de governo; d) planos analíticos, orçamento detalhado e demais programações estabelecidas; e) últimos demonstrativos contábeis/financeiros; Arquivo: planeja1.wpd Data da Atualização: Dez/1995 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo:Sistemática de Fiscalização Capítulo:Trabalhos de Campo Página: 3 / 3 Título: Planejamento Subtítulo: Visão Geral f) relatórios de auditoria; de comissões especiais, de grupos de trabalho etc; g) atas das assembléias gerais; h) atas de reuniões de diretoria e dos conselhos; 4 – Junto à CISET podem ser obtidos elementos relativos à estrutura organizacional e ao funcionamento, a nível operacional, da unidade/entidade a ser auditada. 5 – Um primeiro contato com o auditado possibilita o levantamento de informaçõesquanto aos procedimentos formais existentes e às atividades efetivamente desenvolvidas permitindo o conhecimento da extensão e da efetividade de seus controles internos. 6 – Entidades Representativas de Classe eventualmente podem fornecer dados de natureza técnica úteis no estabelecimento de padrões que permitam a avaliação de áreas críticas merecedoras de atenção durante os trabalhos de auditoria. Arquivo: planeja1.wpd Data da Atualização: Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de Campo Página: 1/1 Título: Planejamento Subtítulo: Programa de Auditoria 1 - As inspeções e auditorias serão realizadas em conformidade com o respectivo Programa de Auditoria, previamente elaborado e aprovado no âmbito da unidade técnica responsável pela execução, e serão presididas pelo Relator. 2 - O Programa de Auditoria, elaborado com base nos elementos obtidos na fase de Visão Geral, objetiva estabelecer, diante da definição precisa dos objetivos do trabalho, a forma de alcançá-los. 2.1 – Deve evidenciar: a) o objetivo da auditoria; b) o universo a ser examinado; c) técnicas e procedimentos a serem utilizados; d) critérios a serem observados como base de comparação, julgamento e apreciação de desempenhos (se for o caso); e) etapas a serem cumpridas com respectivos cronogramas de execução; f) quantificação dos recursos necessários à execução do trabalho incluindo o cálculo de H/DU (homem/dia útil). Arquivo: prograud.wpd Atualização: Dez/1995 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de Campo Página: 1 / 2 Título: Planejamento Subtítulo: Avaliação dos Controles Internos 1. Os controles internos são procedimentos adotados com vistas a proteger os ativos, garantir confiabilidade aos dados contábeis e promover e avaliar a eficácia, eficiência e economicidade das atividades de uma entidade/órgão, ou seja, são todos os sistemas de controles administrativos, financeiros, contábeis e operacionais do órgão ou entidade auditada, incluindo a estrutura organizacional, os métodos, os procedimentos e a auditoria interna, estabelecidos pelos administradores segundo os objetivos do mesmo órgão ou entidade, que contribuem para administração econômica, eficiente e eficaz, produzindo informações financeiras e gerenciais confiáveis e tempestivas, e garantindo a observância das políticas administrativas, a salvaguarda de bens e recursos, bem como a fidedignidade e a integralidade dos registros contábeis. 2. Os sistemas de controles instituídos devem, ainda, ser capazes de minimizar o percentual de impropriedades ou irregularidades que possam ocorrer em uma entidade/órgão. A Auditoria Interna ou o Controle Interno é um tipo de controle gerencial. 3. O objetivo da Auditoria Interna é auxiliar os membros da organização no desempenho efetivo de suas funções e responsabilidades, fornecendo-lhes análises, apreciações, recomendações, pareceres e informações relativos às atividades examinadas. 4. O escopo da Auditoria Interna abrange: - o exame da integridade e confiabilidade das informações operacionais e financeiras e dos meios utilizados para identificar, avaliar, classificar e comunicar tais informações; - o exame dos sistemas estabelecidos para assegurar a observância das políticas, planos, procedimentos, leis e regulamentações que possam ter um impacto significativo sobre as operações e informações; - exame dos procedimentos e de outros controles para salvaguarda dos ativos e verificação da existência de tais ativos; - avaliação da economia e eficiência na utilização dos recursos; - exame das operações ou programas para verificar se os resultados são compatíveis com os objetivos e meios estabelecidos e se estão sendo executados de acordo com o que foi planejado. 5. As normas geralmente aceitas de controle interno exigem do profissional de auditoria interna o cumprimento dos seguintes princípios éticos: Independência, objetividade, competência e zelo profissional. Arquivo: avalcont Atualização dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de Campo Página: 2 / 2 Título: Planejamento Subtítulo: Avaliação dos Controles Internos 6. A necessidade de avaliação dos controles internos e a amplitude dessa avaliação variam de acordo com os objetivos e abrangência da auditoria. Com esse propósito, preliminarmente à elaboração do planejamento de auditoria, faz-se necessário planejar os procedimentos requeridos para avaliar os controles internos da entidade ou órgão. 7. Nessa fase de avaliação deverão ser observados os seguintes aspectos: a) forma de organização da entidade auditada (organograma, fluxograma etc); b) políticas, diretrizes, normas e procedimentos administrativos da entidade; c) qualidade do sistema de controles internos; d) competências da unidade de auditoria interna ou órgão equivalente e respectivos atos normativos instituidores; e) planejamento de auditorias e últimos trabalhos realizados pelo órgão de controle interno; f) tipos de certificados e ou pareceres emitidos pelo controle interno; g) medidas implementadas pela organização em função dos trabalhos de auditoria interna; h) grau de independência da auditoria interna; i) recursos humanos colocados à disposição da Unidade de controle interno; e j) informatização da entidade fiscalizada e do setor de controle interno; k) integralidade dos controles, assim entendida a cobertura de todas as operações da unidade auditada e suas falhas; l) a possibilidade de constatar a veracidade de todas as operações, mediante documentação comprobatória e exame físico; m) confiabilidade dos dados, valores e fatos registrados. Arquivo: avalcont Data da Atualização: Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de Campo Página: 1 / 2 Título: Técnicas de Auditoria Subtítulo: Amostragem 1 - Métodos de seleção de amostras - a amostra deverá fornecer informação suficiente sobre o conjunto de atividades referentes a área auditada e deve assumir as seguintes características: a) deve possuir as características de todos os elementos do universo auditado; b) deve proporcionar prova suficiente para o auditor; 2 - A seleção da amostra pode ser por método estatístico ou não estatístico (materialidade etc). 3 - A seleção de amostra por método não estatístico é a mais utilizada por ser de fácil aplicação ou por ser a utilização do método estatístico por vezes impraticável 4 - A amostra estatística é aquela em que a determinação e seleção dos elementos se fazem baseados em cálculo de probabilidades. A utilização desse método apresenta as seguintes vantagens: a) eficiente determinação de uma amostra representativa; b) facilita o controle sobre a amostra; 5 - Dentre as técnicas de amostragem não estatítisca distinguem-se: a) amostragem por período determinado, onde todos os documentos referentes àquele período são examinados - indicado quando se tem poucas operações e os controles internos sejam insatisfatórios; b) amostragem sistemática, onde selecionam-se algumas operações representativas de todos os períodos (por exemplo: licitações e contratos dos meses de janeiro a dezembro) – indicado para organizaçõesde médio porte, onde os controles internos são relativamente satisfatórios. Embora não permita estabelecer o grau de precisão da amostra, permite ao auditor aumentar a amostra, caso considere necessário, no decorrer do trabalho; c) amostragem pela materialidade, onde as operações financeiras são selecionadas em função do seu valor monetário. Arquivo: amostra.wpd Data da Atualização: Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de Campo Página: 2 /2 Título: Técnicas de Auditoria Subtítulo: Amostragem 6 - A Seleção da amostra, por qualquer método, obedece às seguintes fases: a) quantificação da amostra, dimensionada em função dos controles internos existentes na organização auditada e dos objetivos da auditoria; b) seleção ou identificação da amostra; c) seleção de procedimentos de auditoria aplicáveis à amostra; d) avaliação dos resultados da amostra. Arquivo: Amostra.wpd Data da Atualização: Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo:Trabalhos de campo Página: 1 / 2 Título: Técnicas de Auditoria Subtítulo: Entrevista 1 - Um dos meios utilizados na auditoria para obtenção de informações é a entrevista. Tais informações podem ser utilizadas para suplementar, explicar ou interpretar informações obtidas por outros meios. 2 - Durante a auditoria, com vistas a obter a informação geral necessária para compreensão do órgão, são realizadas informalmente várias entrevistas, que podem ser utilizadas no Relatório de Auditoria se a fonte for considerada, pelo Auditor, como especialista na área e como pessoa responsável, devendo, por conseguinte, ser devidamente identificada. 3 - Caso a opinião do entrevistado seja importante e colabore com outras evidências já detectadas, isso deve ser relatado, para evitar conclusões que possam ser invalidadas. 4 - A informação obtida por meio de entrevistas, ainda que confirmada por escrito pela pessoa entrevistada, representa somente uma opinião, ou uma informação que merece ser respaldada por outros documentos, de modo a assegurar a confiabilidade da informação. 5 - As entrevistas devem ser planificadas de forma apropriada. O Auditor deve conhecer o propósito da entrevista e da informação que busca, de modo a conduzi-la de forma produtiva. É importante que o entrevistador seja um profissional com experiência nessa atividade, para obtenção de melhores resultados. 5.1 - Para as entrevistas mais importantes será útil notificar o entrevistado sobre os temas a serem abordados, para evitar desperdício de tempo. Se for necessário modificação na data da entrevista deve-se avisar oportunamente o entrevistado. 6 - É conveniente, para assegurar a precisão da informação a ser incluída no Relatório, que o número de entrevistadores seja de no mínimo dois auditores. Entretanto, deve-se cuidar para que não haja excesso de entrevistadores de modo a não colocar o entrevistado na defensiva, prejudicando a qualidade das informações prestadas. 7 - O Auditor deve se identificar adequadamente ao entrevistado, explicar o propósito de sua entrevista de modo a esclarecer eventuais dúvidas sobre suas credenciais e para que o entrevistado compreenda o que se espera dele. Arquivo: Entrevis.wpd Data da Atualização: Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de Campo Página: 2 /2 Título: Técnicas de Auditoria Subtítulo: Entrevista 8 - A postura do auditor, que deve manter a entrevista sob controle, é a de buscar informações e não de debate ou contra-argumentações. O pressuposto é de que nesse momento se busca estimular o entrevistado a cooperar com o trabalho. 9 - Ao término da entrevista deve-se resumir brevemente as informações, consideradas relevantes, para o entrevistado. Isto pode ajudar a levantar outras consideradas pertinentes e dar a conhecer ao entrevistado a interpretação feita pelo entrevistador das informações prestadas. 10 - Numa única entrevista deverá se buscar coletar toda a informação necessária, dentro de um tempo razoável, fixado anteriormente entre as partes. 11 - Após redação da entrevista deve-se solicitar aos entrevistados algum tipo de confirmação escrita sobre a informação verbal a não ser que a confirmação verbal seja suficiente por ter sido respaldada por documentação. Os propósitos da confirmação escrita são: a) assegurar que a informação verbal seja completa e precisa, principalmente quando se trata de assuntos altamente complexos, de conhecimento restrito; b) fazer saber ao entrevistado da importância de suas declarações; c) proteger o auditor em caso de uma controvérsia futura sobre a informação obtida. 12 - A confirmação escrita não anula a necessidade de verificar a informação por outros meios. 13 – Embora as entrevistas possam fornecer ao auditor dados valiosos para a auditoria, o contato com muitas pessoas pode demandar muito tempo e ser extremamente oneroso. Desta forma, deve-se estudar a possibilidade de utilização de questionários. Se o questinário estiver previsto para uma fase posterior, pode-se testá-lo na fase de entrevista para avaliar os resultados que possam ser obtidos dele. Arquivo: Entrevis.wpd Data da Atualização: Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de Campo Página: 1/6 Título: Achados de Auditoria 1 - Definição 1.1 - Os Achados de Auditoria são fatos significativos a serem relatados pelo auditor. Eles devem ser relevantes, baseados em fatos e evidências irrefutáveis, objetivos e suficientemente fundamentados para sustentar as conclusões do auditor. 1.2 - Um achado de auditoria é algo que o auditor observou ou encontrou durante seu exame e, embora normalmente o termo seja empregado ao referir-se a deficiências ou pontos fracos apresentados no relatório de auditoria, podem ocorrer achados "positivos". 1.3 - Um achado abrange fatos e outras informações pertinentes, incluindo casos, situações ou relações reais, não abrangendo as conclusões do auditor, nem as recomendações resultantes. 1.4 - No relatório, incluem-se os achados na seção reservada à descrição da situação encontrada, das deficiências ou de aspectos relevantes encontrados durante o desenvolvimento dos trabalhos. 1.5 - O desenvolvimento dos achados é o processo mais importante de uma auditoria visto que fundamentam as conclusões e recomendações que serão, posteriormente, comunicadas aos responsáveis e demais interessados. 2 - Atributos do Achado de Auditoria 2.1 - Ao ser identificado um achado de auditoria, deve-se verificar a existência dos seguintes atributos: a) condição; b) critério; c) efeito; d) causa. 2.1.1 - Condição é a própria existência do achado, ou seja, uma fato detectado pelo auditor ou, em resumo, a situação encontrada na entidade auditada. 2.1.2 - Critério em auditoria é o elemento que permite ao auditor, usando o método comparativo, expressar uma avaliação, um juízo acerca da unidade, atividade ou programa auditado. Arquivo: achados.wpd Data da Atualização: dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃOManual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de campo Página: 2/6 Título: Achados de Auditoria 2.1.2.1 - Em auditoria financeira e de legalidade não existem grandes dificuldades em estabelecer os critérios, tendo em vista a própria lei ou norma, e os princípios de contabilidade que são usados como parâmetros na emissão de parecer sobre o grau de fidedignidade e/ou confiabilidade das demonstrações financeiras apresentadas. 2.1.2.2 - Em auditoria operacional e integrada o desenvolvimento de critérios para mensurar o desempenho pode levar em conta os objetivos da organização a ser auditada, o desempenho de organizações que desempenham atividades similares, o que recomendam as boas práticas gerenciais e outros. 2.1.3 - Efeito é a diferença existente entre a condição e o critério, representando a diferença entre o que é e o que deveria ser. É recomendável que a mensuração do desvio se faça em unidades monetárias. 2.1.4 - Causa é o mais importante dos atributos, representando a origem da divergência que se observa entre a condição e o critério. O auditor deve se empenhar na busca da causa dos desvios que produziram o resultado adverso. 3 - Requisitos Básicos 3.1 - O achado de auditoria, para ser considerado como tal, deve atender aos seguintes requisitos básicos: a) ser importante o suficiente para que mereça ser relatado; b) estar baseado em fatos e provas precisas que figurem nos papéis de trabalho; c) ser objetivo; d) ser suficiente para respaldar as conclusões resultantes; e) mostrar-se convincente àqueles que não participaram da auditoria. 3.1.1 - Considerando a subjetividade envolvida na avaliação de alguns dos requisitos básicos, necessário se faz observar determinados fatores que permitam a uniformidade na identificação e no desenvolvimento dos achados. 4 - Fatores a considerar no desenvolvimento dos achados: 4.1 - Condições e circunstâncias presentes quando da ocorrência dos fatos. Para se trabalhar com justiça, objetividade e realismo, devem-se evitar julgamentos e conclusões baseados em uma percepção tardia (e, portanto, privilegiada) da situação sob exame. Arquivo: achados.wpd Data da Atualização: dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de Campo Página: 3/6 Título: Achados de Auditoria 4.2 - Natureza, complexidade e volume das operações auditadas. Qualquer avaliação do auditor deve refletir um julgamento maduro e realista do que racionalmente se pode esperar do gestor ante as circunstâncias por ele vivenciadas. 4.3 - Eventual inconsistência do achado. O auditor deve se habituar a procurar identificar pontos fracos nos possíveis achados, mantendo-se alerta quanto à tendência natural de racionalizar as interpretações dos fatos e situações pertinentes, deixando de considerar a informação contrária. Por outro lado, também deve estar em guarda contra a tendência de "evitar" achados que exijam um grande consumo de tempo e esforço para serem desenvolvidos adequadamente. 4.4 - Necessidade de demonstração da propriedade das conclusões apresentadas. Não se pode pensar que outros aceitarão as conclusões do relatório simplesmente porque o auditor as manifesta. É indispensável a demonstração de sua pertinência e oportunidade, sobretudo ante os fatos registrados no relatório. 4.5 - Competência legal. É responsabilidade do auditor informar os casos em que a entidade auditada está atuando de maneira inadequada em relação aos instrumentos normativos vigentes, ou adotando medidas que, de alguma forma, possam trazer algum dano ao erário. Entretanto, faz-se necessária uma perfeita identificação da área de competência exclusiva dos seus administradores, de modo que se evitem interferências indevidas em assuntos que, por sua natureza, restringem-se ao âmbito do poder discricionário do gestor. 5 - Roteiro para o desenvolvimento de achados de auditoria: 5.1 - Diante de uma irregularidade ou deficiência aparentemente importante, o auditor deve procurar desenvolver de forma rápida e apropriada todos os aspectos pertinentes do problema. O processo de desenvolvimento de um achado implica, normalmente, o seguinte: a) identificação da situação encontrada; b) identificação das linhas de competência e responsabilidade; c) identificação das causas; d) delimitação da extensão da ocorrência; e) identificação dos efeitos; f) identificação e exame das normas que regem a matéria; g) esclarecimentos prestados pelos responsáveis; h) formação de opinião; i) proposição de medidas corretivas; j) alterações na direção dos trabalhos de auditoria. Arquivo: achados.wpd Data da Atualização: nov/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalho de campo Página: 4/6 Título: Achados de Auditoria 5.1.1 - A identificação da situação encontrada abrange os exames e verificações necessárias para reunir e estabelecer claramente todos os fatos pertinentes. Nessa fase procura-se suprir o achado de auditoria dos atributos de Condição, Critério e Efeito (v. Atributos do Achado de Auditoria), esclarecendo o que ocorreu, onde ocorreu e como ocorreu, comparando a situação encontrada e a situação ideal, e quantificando eventuais danos decorrentes da irregularidade apontada. 5.1.1.1 - É desejável que haja concordância entre o auditor e o auditado sobre a exatidão dos fatos narrados no relatório de auditoria mesmo que haja discordância quanto à sua motivação, relevância e necessidade de se adotarem medidas corretivas. A impossibilidade, no entanto, de se chegar a acordos acerca dos fatos não exclui a necessidade de se relatar a ocorrência, caso o auditor esteja seguro da exatidão das informações que tiver desenvolvido. 5.1.2 - A perfeita identificação dos responsáveis pelos atos e fatos apontados no relatório de auditoria, é indispensável. A ausência de uma clara definição de responsabilidade é um forte indicador de descontrole administrativo, podendo acarretar grave prejuízo para os controles internos da entidade. 5.1.3 - É de suma importância identificar e compreender as causas de uma deficiência para que se possa examiná-la apropriadamente, de maneira imparcial e eficaz, e sugerir medidas corretivas. Deve-se averiguar por que a situação negativa teve lugar, por que continua existindo e se foram estabelecidos procedimentos internos para se evitar sua ocorrência. Geralmente, é um ponto fraco do sistema de controle interno da entidade que possibilitou ocorresse a deficiência, e, a menos que seja corrigido, permitirá que apareçam deficiências similares no futuro. Ao se compreender a causa da falha, pode-se, freqüentemente, identificar outros problemas que exigirão exame durante a auditoria. 5.1.4 - A delimitação da extensão da ocorrência é necessária para se chegar a conclusões apropriadas sobre a importância relativa da deficiência. Nesse sentido, sempre que possível e viável, deve-se especificar o tamanho da amostra examinada pelo auditor e o percentual de falhas identificadas. Não se deve fazer generalizações com base em constatações isoladas, no entanto, há casos isolados que, por sua natureza ou dimensão, assumem tal relevância que exigem um desenvolvimento completo por parte do auditor, ainda que representem, na entidade auditada, exceções à regra. Arquivo: achados.wpd Data da Atualização: dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de campo Página: 5/6 Título: Achados de Auditoria5.1.5 - Quanto aos efeitos, o auditor deve se interessar não apenas pelas conseqüências imediatas da ocorrência, mas também por seus efeitos colaterais, intangíveis, tanto reais como potenciais. 5.1.6 - A identificação das normas que disciplinam cada assunto enfocado é parte essencial do trabalho do auditor e afeta a essência dos achados, das conclusões e das providências propostas. Deve-se realizar a auditoria conhecendo-se, de antemão, as normas que regem o funcionamento da entidade, bem como aquelas que disciplinam a execução das operações que serão objeto de exame. Basicamente, são três os aspectos a serem considerados no tocante à legalidade das ações auditadas: 1) sua adequação à letra da lei; 2) sua conformidade com o propósito da lei, não obstante a aparente legalidade do procedimento; 3) as implicações legais do procedimento irregular, em termos de correção das falhas, inclusive no que respeita à apenação dos responsáveis. 5.1.7 - Quanto aos esclarecimentos prestados pelos responsáveis sobre os fatos entendidos como irregulares, deve o auditor, sempre que possível, oferecer oportunidade para que se façam comentários e forneçam informações e explicações adicionais antes de apresentar seu relatório. Essas informações e explicações devem ser inclusive registradas e discutidas nos relatórios, de modo a permitir a mais completa, objetiva e imparcial apresentação da matéria. Muitas vezes, os elementos colhidos dessa forma possibilitam a "queima" de etapas pelo auditor, seja permitindo o aprofundamento, se necessário, dos trabalhos ainda na fase de levantamento, seja esclarecendo os fatos na própria entidade auditada. Além disso, a audiência dos responsáveis reduz o risco de sonegação de informações com o propósito de desacreditar os trabalhos de auditoria. 5.1.8 - A formação de juízo sobre o mérito da matéria abordada deve se basear nas evidências reunidas durante o desenvolvimento dos trabalhos, sendo indispensável que todos os elementos considerados pelo auditor estejam clara e objetivamente apresentados em seu relatório. Arquivo: achados.wpd Atualização dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo:Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de campo Página: 6/6 Título: Achados de Auditoria 5.1.9 - Quando da proposição de medidas corretivas observar, sempre que cabível, as medidas pertinentes à aplicação, aos responsáveis, das sanções previstas na legislação aplicável à espécie. Observar, também, no caso de descumprimento de exigências legais ou regulamentares, que a recomendação deve ser , na medida do possível, construtiva em lugar de apenas se limitar a determinar o seu cumprimento. Avaliar, ainda, o custo da aplicação das medidas recomendadas em relação aos benefícios delas esperados. 5.1.10 - Alterações na direção dos trabalhos podem ocorrer em qualquer das etapas da auditoria, desde que informações obtidas assim o determinem. Para se reconhecer a necessidade de tais alterações, é indispensável uma supervisão contínua do desenvolvimento de achados potenciais e um cuidadoso exame de cada informação obtida. Arquivo: achados.wpd Atualização dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de campo Página: 1/6 Título: Papéis de Trabalho 1. - Registros que evidenciam as características dos atos e fatos relevantes, apurados pelo auditor, durante a realização dos trabalhos. 1.1 - Constituem-se, portanto, o suporte de todo o trabalho desenvolvido pelo auditor, contendo o registro dos procedimentos adotados, das informações utilizadas, das verificações a que procedeu, dos testes executados e das conclusões a que chegou. 2 - Várias são as finalidades dos papéis de trabalho, contudo podemos destacar como principais: a) racionalizar a execução do trabalho; b) garantir o alcance dos objetivos; c) fundamentar o relatório do auditor com provas necessárias e suficientes; d) facilitar a revisão do trabalho; e) fornecer dados para a elaboração do Relatório e Voto dos Ministros; f) servir de base para respaldar possíveis ações do Ministério Público; g) servir de instrumento para que as instâncias superiores se certifiquem de que os critérios adotados para a escolha da amostra foram os mais adequados; h) orientação para exames posteriores. 3 – Natureza Podem ser classificados em: a) específicos; b) gerais; c) de valor probatório; d) de valor analítico. 3.1 - Os papéis de trabalho de natureza específica são aqueles que, em virtude das características peculiares de um determinado trabalho de auditoria, são elaborados para servir de auxílio à realização do mesmo. 3.2 - Os papéis de trabalho de natureza geral são aqueles utilizados rotineiramente no desenvolvimento da maioria dos trabalhos de auditoria. Arquivo: paptrab.wpd Data de atualização: Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de campo Página: 2/6 Título: Papéis de Trabalho 3.3 - Os papéis de trabalho de valor probatório são aqueles que respaldam diretamente o relatório, ou seja, contêm informações que não precisam ser detalhadas para sua utilização, constituindo-se, normalmente, em documentos originais ou cópias dos mesmos. 3.4 - Os papéis de trabalho de valor analítico são aqueles, elaborados ou não pelo auditor, que facilitam a análise das informações obtidas de fontes diversas, evitando assim "encher" o relatório com esse tipo de informação. Geralmente constituem-se em resumos, comparações, tabelas, cálculos, entre outros. 4 – Tipos 4.1 - Como papéis de trabalho podemos relacionar: a) os preparados pelo auditor; b) os preparados pelo auditado; c) documentos originais ou cópias; d) cartas de confirmação de terceiros. 4.2 - É importante não confundir papéis de trabalho com simples cópias de documentos. Essas, por se constituírem papéis de trabalho, deverão ensejar observações, vistos, anotações e até demonstrações sobre as mesmas. Não basta copiar um documento, é necessário que sejam indicadas no mesmo as informações relevantes, de modo a propiciar sua fácil localização. 5 - Elaboração de Papéis de Trabalho 5.1 - Não existem padrões rígidos quanto à forma dos papéis de trabalho, pois, servindo para anotações ou memória da execução, devem ser elaborados à critério do Analista. 5.2 - É muito importante e demanda cuidados, a reunião de informações sob a forma de papéis de trabalho. O excesso de papel anexado aos processos atrapalha o manuseio e causa dificuldade quando da verificação e análise dos mesmos. Nesse sentido, o auditor deverá procurar verificar alguns pontos antes de se decidir sobre a utilização de papéis de trabalho: 5.2.1 - Um ponto a ser considerado é a possibilidade de serem utilizados relatórios já confeccionados pela entidade. O aspecto mais importante sobre esse ponto é a relação entre a quantidade de informação fornecida versus a quantidade de informação a ser utilizada. Em alguns casos o aproveitamento de material já existente pode dificultar as análises, devido ao excesso de informações. A confecção de uma síntese seria mais recomendada. Arquivo: paptrab.wpd Data da Atualização: Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de campo Página: 3/6 Título: Papéis de Trabalho 5.2.2 - Deve ser também considerado o objetivo da auditoria. A reunião de informações não pertinentes à questão objeto dos trabalhospode levar ao atraso da conclusão do mesmo ou até ao desvirtuamento do objeto inicial. Evidências não relacionadas com o trabalho deverão ser reunidas e deverá ser aberto um novo processo, com o objetivo de levantar a nova situação encontrada. 5.2.3 - Quando for necessário agregar novas informações ao processo, não disponíveis à época dos trabalhos, é bastante interessante, desde que possível, que os papéis de trabalho tenham campos previamente destinados para receber essas informações. Com isso evita-se que novos papéis de trabalho sejam elaborados e permite que as conclusões possam ser obtidas através de um demonstrativo único. 5.3 - Os seguintes aspectos deverão ser observados na elaboração dos papéis de trabalho: a) os papéis de trabalho deverão ser preparados de forma clara e ordenada, de modo a proporcionar a racionalização dos trabalhos de auditoria, minimizar os custos, servir de base permanente de consulta e de respaldo para as conclusões do auditor e facilitar o trabalho de revisão pelas instâncias superiores; b) somente deverão ser reunidas as evidências que sejam úteis e essenciais ao cumprimento dos objetivos da auditoria. O material que porventura não tenha utilidade ou conexão com o trabalho não deverá ser considerado; c) ao efetuar o planejamento da forma e do conteúdo do papel de trabalho, deverá ser observado se o mesmo irá contribuir para o atinjimento do objetivo do trabalho, com relação aos aspectos de eficiência e eficácia. A consulta a papéis de trabalho elaborados para a realização de trabalho igual ou semelhante em época anterior é de grande valia para a elaboração do novo papel de trabalho, que pode, inclusive, ser até o resultado do aperfeiçoamento de algum existente; d) deixar espaço para ser preenchido com informações obtidas por diligências a serem efetuadas; Arquivo: paptrab.wpd Data da Atualização: Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de campo Página: 4/6 Título: Papéis de Trabalho 5.4 - Os papéis de trabalho deverão conter, sempre que possível, as seguintes informações: a) nome da entidade auditada; b) título do papel de trabalho; c) objetivo do papel de trabalho; d) unidade utilizada na apresentação dos valores; e) critério de seleção aplicado na escolha da amostra; f) tamanho da amostra; g) data-base das informações ou período abrangido pela amostra; h) origem das informações; i) comentários (se for o caso); j) assinatura de quem elaborou. 6 - Referências e"Tick-Marks" nos Papéis de Trabalho 6.1 - Os papéis de trabalho, quando se relacionarem entre si, deverão conter indicações precisas sobre a origem ou o destino das informações neles contidas. Esse cruzamento é muito importante pois possibilita que outras pessoas tenham a noção clara da origem dos dados que compõem aquela informação. 6.1.1 - Quando a informação estiver sendo recebida de outro papel de trabalho, tal situação deverá ser evidenciada colocando-se uma referência do seu lado esquerdo. 6.1.2 - Quando a informação for transferida para outro papel de trabalho, esta deverá conter uma referência do seu lado direito. 6.1.3 - Tais procedimentos deverão ser utilizados principalmente quando da elaboração de planilhas ou em qualquer outro tipo de tabela que envolva cálculos e transferências de valores apurados. Os totais utilizados deverão ser detalhados em outros papéis de trabalho. 6.2 - Para auxiliar a conferência e revisão dos dados, costuma-se utilizar marcas chamadas "tick- marks". A principal função de tais marcas é evidenciar qual o tipo de trabalho de revisão que foi efetuado sobre aquele dado marcado. Os mais usuais representam: a) conforme documento original examinado (Ø ); b) conforme registros contábeis examinados (? ); c) cálculo conferido (? ). Arquivo: paptrab.wpd Data da Atualização: Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de campo Página: 5/6 Título: Papéis de Trabalho 6.3 - Revisão dos Papéis de Trabalho 6.3.1 - Os objetivos principais da revisão dos papéis de trabalho são garantir que o serviço foi executado conforme o planejado e as conclusões estão de acordo com o apurado naqueles registros. 6.3.2 - Várias são as revisões que devem sofrer os papéis de trabalho. A primeira, efetuada pelo auditor, deve ser mais detalhada, objetivando conferir não só se suas conclusões se coadunam com o apurado, mas também se não existem erros que possam comprometer os resultados. 6.3.2.1 - As demais, realizadas por tantos quantos emitam pareceres sobre o trabalho, serão realizadas de forma mais genérica, sem contudo deixar de observar se os registros estão adequados às conclusões emitidas ou se foram omitidos dados importantes. 6.3.3 - A revisão dos papéis de trabalho pelos superiores é um excelente instrumento para detectar a necessidade de treinamento e serve como ferramenta para a avaliação de auditores. 7 - Qualidade dos Papéis de Trabalho 7.1 - Somente devem ser elaborados papéis de trabalho que tenham uma finalidade específica; 7.2 - Para que um papel de trabalho possa realmente cumprir as suas finalidades é necessário que contenha somente dados importantes e necessários. Um papel de trabalho informativo não é sinônimo de papel de trabalho cheio de dados. 7.3 - A forma de apresentação e o conteúdo dos papéis de trabalho devem permitir o entendimento do trabalho realizado independente de participação no mesmo; 7.4 - Os comentários e notas explicativas deverão ser sucintos, bem como redigidos de forma clara e compreensível. 8 - Controle dos Papéis de Trabalho 8.1 - Sobre os papéis de trabalho deverão ser exercidos dois tipos de controle: a) relativo ao sigilo; b) de caráter físico. Arquivo: paptrab.wpd Data da Atualização: Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de campo Página: 6/6 Título: Papéis de Trabalho 8.1.1 - O primeiro, relativo ao sigilo, deve ser encarado com muita seriedade. Seu conteúdo não deve ser de conhecimento público, devendo apenas ter acesso ao seu teor aqueles que estão envolvidos diretamente com o trabalho. 8.1.2 - O segundo, de caráter físico, visa nada mais que preservar o primeiro. Ou seja, a proteção do conteúdo é um corolário da proteção física. Caso o trabalho esteja sendo desenvolvido "in loco" no decorrer da realização da auditoria, os papéis de trabalho devem ser guardados em pastas com fechaduras durante as ausências dos auditores do local de trabalho. 8.2 - Tais controles devem ser observados sobretudo visando a evitar a possível utilização do conteúdo dos papéis de trabalho de forma danosa aos interesses públicos. 9 - Arquivamento 9.1 - Os papéis de trabalho fazem parte do processo a que se referem. Sob a forma de anexo ou mesmo agregados ao corpo do processo, são parte integrante dos autos. Uma vez elaborados ou reunidos, os papéis de trabalho deverão se integrar ao processo pois, conforme já comentado anteriormente, eles representam o suporte das conclusões e com base nelas serão emitidos outros despachos que embasarão a Decisão doTribunal de Contas da União. 9.1.1 - Eventualmente alguns papéis de trabalho, em razão de sua natureza, podem deixar de ser agregados ou anexados ao processo permanecendo, no entanto, devidamente arquivados. Arquivo: paptrab.wpdData da Atualização: Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de Campo Página: 1/1 Título: Medidas Cautelares 1 - No curso de inspeção ou auditoria, se constatado procedimento de que possa resultar dano ao Erário ou irregularidade grave, a equipe representará, desde logo, com suporte em elementos concretos e convincentes, ao dirigente da Unidade Técnica, o qual submeterá a matéria ao respectivo Relator, com parecer conclusivo. 2 - Nas mesmas circunstâncias descritas anteriormente poderá ser proposta na instrução a ser submetida ao relator, como medida cautelar, a indisponibilidade de bens do responsável, tantos quantos considerados bastantes para garantir o ressarcimento dos danos em aparação pelo dirigente da Unidade Técnica 2 - se verificados, ainda, indícios suficientes de que o exercício do cargo pelo responsável possa retardar ou dificultar a realização de auditoria ou inspeção, a equipe comunicará o fato ao dirigente da Unidade Técnica, que submeterá a matéria ao Relator, com vistas a apreciação pelo Tribunal do afastamento temporário do responsável de suas funções. 3 - verificada a ilegalidade de ato e contrato, poderá ser proposto ao Tribunal que, mediante Decisão Preliminar, com indicação expressa dos dispositivos a serem observados, assine prazo de quinze dias para que o responsável adote as providências necessárias ao exato cumprimento da lei, independente do ajuizamento sobre a responsabilidade pessoal dos agentes. Fonte: Regimento Interno do Tribunal de Contas da União e Resolução nº 36/95. Arquivo: medidas.wpd Atualização:Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de campo Página: 1/9 Título: Relatório 1 - Definição 1.1 - O relatório é a exposição circunstanciada dos trabalhos realizados pelo auditor e das conclusões deles decorrentes. É, portanto, a descrição dos atos e fatos apurados no decorrer dos trabalhos e da opinião do auditor com relação à situação encontrada. 2. Finalidade 2.1 - A principal finalidade do relatório de auditoria é apresentar conclusões sobre o trabalho realizado pelo auditor visando ao alcance de objetivos previamente determinados. 3. Princípios Básicos 3.1 - Considerando que o relatório visa promover o convencimento em torno dos fatos apurados, cabe ao Analista observar princípios básicos tais como objetividade, clareza, imparcialidade, habilidade, correção, coerência, ordenamento lógico e exatidão, entre outros. 3.1.1 - Para tanto, o Analista deverá observar as seguintes recomendações quanto à elaboração do relatório: a) explicitar os objetivos da Inspeção ou Auditoria; b) evitar exposições ou comentários desnecessários ou inoportunos; c) não conter expressões que ensejem dúvidas ou terminologia técnica em excesso; d) evitar justificar erros ou acertos detectados; e) razões pessoais não devem influir na apresentação de quaisquer fatos; f) evitar o uso de expressões duras ou comentários depreciativos; g) ordenar a apresentação do assunto por importância da matéria a ser relatada; h) não utilizar frases indefinidas ou referências genéricas, sem substância; i) registrar apenas informações devidamente fundamentadas em evidências registradas em Papéis de Trabalho; j) identificar e explicitar problemas e questões que exijam exames mais aprofundados, os quais a equipe julgue devam ser levados à consideração superior; Fonte: Resolução Administrativa TCU nº 15/93, Instrução Normativa nº 09/95, Resolução nº 36/95, Portaria TCU nº 31/94 e Portaria SAUDI nº 005/92. Arquivo: relatori.wpd Atualização: Dez 1995 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de Campo Página: 2/9 Título: Relatório l) declarar se foi omitida alguma informação significativa, considerada confidencial ou restrita a certas pessoas (descrever a natureza dessa informação, assim como a lei ou qualquer outro critério em que ela se baseia); m) ao recolher documentos (ou cópias) para anexar ao relatório, observar as normas para elaboração de papéis de trabalho. 3.2 - O relatório deve, ainda, ser escrito em linguagem impessoal e cuidados especiais devem ser tomados para não se incorrer em erros de ortografia ou na construção de elaboradas falácias. Um raciocínio ilegítimo ou vicioso pode induzir os leitores a emissão de juízos incorretos sobre determinada questão. 3.3 - Quanto à oportunidade de utilização do relatório, deve-se ter em mente que um relatório muito bem elaborado pode ter pouco, ou nenhum valor, se apresentado demasiadamente tarde a quem cabe decidir. 4 - Estrutura 4.1 - Todo relatório, seja administrativo ou técnico, geralmente é apresentado através de um conjunto de partes que variam de acordo com as normas adotadas em cada instituição. Cada uma dessas partes têm uma função dentro do contexto e, como integrantes de um único documento, devem ser complementares. O conjunto formado pelas diversas partes de um relatório deve procurar, como meta principal, concorrer para o correto entendimento da conclusão, parte mais importante. 4.2 - Como sugestão de estrutura mínima para relatório podemos relacionar: a) Apresentação; b) Situação encontrada; c) Outros fatos relevantes; d) Conclusão. Fonte: Resolução Administrativa TCU nº 15/93, Instrução Normativa nº 09/95, Resolução nº 36/95, Portaria TCU nº 31/94 e Portaria SAUDI nº 005/92. Arquivo: relatori.wpd Atualização: Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de Campo Página: 3/9 Título: Relatório 4.2.1 - No decorrer de um trabalho de auditoria poderão surgir inúmeras situações que exigirão relatórios de teor especial e procedimentos específicos. Não se conseguirá elaborar um padrão rígido que deva ser seguido, contudo todos sempre serão variações da sugestão oferecida. 4.3 - Apresentação 4.3.1 - Nesta parte do relatório são indicados os objetivos do trabalho de auditoria, as condições sob as quais o trabalho foi realizado, seu alcance e respaldo legal, bem como fornecidas informações de natureza administrativa da entidade. 4.3.2- Sua correta elaboração contribuirá para a efetiva definição da natureza do trabalho e das partes envolvidas. Torna-se fundamental no decorrer do processo, quando se faz necessário diligenciar as partes envolvidas. A falta ou a inexatidão dos dados básicos constantes da Apresentação poderão atrasar em muito o andamento de um processo. 4.3.3 - Nessa fase deve ser indicada a metodologia de trabalho utilizada, acompanhada de declaração quanto à aplicação das normas de auditoria aplicáveis, e indicados os casos em que as normas aplicáveis não foram observadas. 4.3.4 - Podem ser considerados como dados básicos as seguintes informações: a) nome do órgão/entidade; b) natureza jurídica; c) endereço; d) códigos constantes do SIAFI (UG/Gestão), quando for o caso; f) rol de responsáveis (nomes completos, cargos exercidos, CPFs, endereços residenciais atualizados e período de gestão) Fonte: Resolução Administrativa TCU nº 15/93, Instrução Normativa nº 09/95, Resolução nº 36/95, Portaria TCU nº 31/94 e Portaria SAUDI nº 005/92. Arquivo: relatori.wpd Atualização: Dez/95 TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Manual de Auditoria Grupo: Sistemática de Fiscalização Capítulo: Trabalhos de Campo Página: 4/9 Título: Relatório 4.4 - Situação encontrada 4.4.1 - Comumente chamada de desenvolvimento é a parte mais detalhada do trabalho. Nesta seção devem ser relatadas as condições sob as quais o trabalho
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