BELLOTTO Heloisa Liberalli

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BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos 
permanentes: tratamento documental. 
2 ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004 
Cap. 1 – Da administração à 
história: ciclo vital dos 
documentos e função 
arquivística. 
• Gerenciamento de arquivos – trânsito entre as áreas da 
administração e da história. Conceito de ciclo vital 
desloca-se entre esses dois pontos. 
 
• Distância entre a administração e a história é uma 
questão de tempo. Os documentos gerados hoje são os 
que, no futuro, servirão às pesquisas as mais diversas. 
Hoje, são produzidos para finalidades práticas: 
administrativas (arquivos institucionais, públicos e 
privados); profissionais/pessoais (arquivos pessoais). No 
futuro, essas finalidades práticas podem servir de 
indícios de como funcionavam uma corporação, uma 
administração governamental, a vida privada, a vida em 
sociedade. 
Ciclo vital: 3 fases documentais. 
 
• Documentos correntes – permanência nos 
arquivos correntes por 1 ano 
aproximadamente. Podem passar a um 
arquivo central do organismo onde 
permanecerão por mais 5 a 10 anos (sem 
que signifique uma outra idade). Devem 
situar-se junto ao produtor, pois ele é o 
principal usuário. 
 
 Documentos intermediários - permanência 
nos arquivos intermediários é de 
aproximadamente 20 anos. Ali, uso das 
tabelas de temporalidade, segundo 
tipologia e função documental. Tabelas 
baseadas na legislação, nas normas 
internas do órgão produtor, e na própria 
finalidade dos documentos em questão. 
Uma comissão interdisciplinar deve aplicar 
a tabela (arquivistas + administradores, 
juristas e historiadores). Critérios para 
eliminação. Pode estar em local afastado, 
de guarda barata. 
 
 
 Documentos permanentes – arquivos de 
terceira idade. 25 ou 30 anos após a 
produção do documento ou do fim de sua 
tramitação (depende da legislação em 
cada país, estado ou município). Se 
arquivo privado, resta no arquivo histórico 
da instituição. Se público, recolhimento 
obrigatório para uma instituição 
arquivística, que se encarregará da 
custódia da documentação. Ou juntos à 
universidades e centros culturais. 
 
 
• Custódia, ou guarda, não se resume a 
conservar e preservar. No arquivo 
permanente, abrem-se outras 
oportunidades de uso dos documentos: 
usos científico, social e cultural. Os usos 
primários do documento é que ficam para 
trás. 
 
Atividades clássicas de administração que 
não podem existir sem documentos: 
• Prever 
• Organizar 
• Comandar 
• Coordenar 
• Controlar 
 
 
• O arquivo armazena tudo o que uma 
unidade administrativa produz: normas, 
objetivos, documentos decorrentes de 
suas funções. Servem para informação e 
a gestão. Mas para a tomada de decisão, 
a unidade administrativa necessita mais 
do que apenas seus documentos: precisa 
de legislação, dados econômicos, sociais, 
políticos etc. 
• Por isso, necessário o arquivo, além de 
uma biblioteca e de um centro de 
documentação para prover o 
administrador de dados necessários à sua 
atuação profissional. 
 
• Fase inicial do documento e seu valor 
primário – “chama-se primário o valor que 
o documento apresenta para a 
consecução dos fins explícitos a que se 
propõe.” 
 
• Valor secundário – desde o elemento 
informativo para análise crítica da administração 
até, em perspectiva, os aspectos sociais e 
políticos generalizados que, no mesmo 
documento, o historiador puder detectar. 
Segundo Schellenberg, neste segundo tipo há o 
valor da informação. No sentido de prova, será 
possível saber sobre a organização e o 
funcionamento do órgão que produziu o 
documento e, como informação, pode conter 
dados sobre pessoas, coisas, fatos. 
• Para encaminhar bem os documentos pelo seu 
ciclo de vida, é necessário revelar as suas 
potencialidades. Cabe ao arquivista identificar, 
descrever, resumir e indexar. 
 
• No uso secundário, cabe ao pesquisador 
selecionar, interpretar e “explicar”. Para que isso 
se realize, é necessário que o fluxo não seja 
interrompido. Entidade produtora não deve nem 
pode descartar documentos sem a supervisão 
de autoridades arquivísticas para tal (nos 
arquivos públicos, principalmente). 
 
Algumas razões para o grande aumento de 
produção documental: 
 
• Avanços da tecnologia 
• Complexidade dos sistemas burocráticos 
• Aumento das necessidades 
administrativas, jurídicas e científicas na 
atualidade 
 
Conservar tudo o que é produzido é 
inviável. 
 
Eliminação, então, não só é necessária 
como obrigatória. 
 
Critérios para eliminação: exame da 
procedência, do tipo documental, do 
conteúdo, e dos potenciais informativos da 
documentação. 
• Arquivo permanente não se constrói ao acaso. 
O que chega até ele, deve ser o resultado de 
um trabalho bem feito em etapas, com 
coordenação, planejamento e controle. 
 
• Manter a organicidade da documentação é 
essencial. O conjunto de uma documentação 
tem que retratar a infra-estrutura e as funções 
do órgão gerador. Reflete suas atividades-meio 
e suas atividades-fim. Esta é a base da teoria de 
fundos. 
 
• Fator norteador da constituição do fundo é 
o princípio da proveniência: “a origem do 
documento em um dado órgão gerador e 
o que ele representa, no momento de sua 
criação, como instrumento que 
possibilitará a consecução de uma 
atividade dentro de uma função, que cabe 
ao referido órgão gerador no contexto 
administrativo no qual atua, ou que 
provará o cumprimento dessa atividade.” 
 
 
4 tipos de público para os arquivos públicos: 
 
• O administrador 
• O cidadão em busca de comprovação de 
direitos 
• O pesquisador 
• O cidadão comum à procura de cultura 
geral, entretenimento etc. 
 
• Elementos norteadores do arranjo dos 
documentos nos arquivos permanentes: 
estrutura e funcionamento da administração, 
reforçando o princípio do respeito aos fundos, 
que preside a organização dos arquivos. 
 
• Autorias, caracterização das tipologias dos 
documentos, função implícita, assuntos, data e 
local serão fornecidos mediante a execução da 
operação de descrição de documentos. Cabe ao 
arquivista, na elaboração dos instrumentos de 
pesquisa, fornecer essas informações ao 
usuário. 
• Arranjo estrutural/funcional serve como 
instrumento de pesquisa mediador entre o 
trabalho arquivístico e a pesquisa 
histórica. 
 
• Arranjo – deve-se respeitar a classificação 
anterior e adaptá-la, caso haja muitas 
lacunas deixadas pelas eliminações. Pode 
haver uma acomodação à classificação 
original. 
 
• Já a descrição é ditada pelos interesses 
da pesquisa, sem se perderem as 
amarras dos documentos com suas 
origens. Coexistência dessa dualidade é a 
única forma de os arquivos continuarem a 
servir para ambas as áreas (administração 
e história). 
 
 
• Ciclo vital – um todo indivisível. Função 
arquivística presente em todo o ciclo. 
Tarefas sucessivas que o arquivista 
desempenha ao longo do ciclo: controle 
dos arquivos em formação, a destinação e 
a custódia definitiva. 
 
• A função arquivística se completa com a 
adição de sua faceta cultural, voltada à 
comunidade. Entrosamento entre arquivo 
e cidadão é ampliado na atualidade. Entre 
arquivo e escola também. Arquivo como 
laboratório para futuros pesquisadores. 
Atividades dos arquivistas em arquivos 
permanentes ganham também dimensões 
sociais e culturais muito mais amplas do 
que as que se encontram na fase inicial 
de produção documental. 
 
Cap. 7 – Identificação de fundos 
 
• Arquivos organizados por fundos. 
Inadmissível outra forma de organizaçãona atualidade. Recuperação da 
informação se faz através de instrumentos 
de pesquisa e não da classificação/arranjo 
da documentação. 
• Organização de um quadro de fundos – às 
vezes é necessário em instituições 
arquivísticas de guarda de acervos. 
 
• Estudo do conjunto administrativo 
funcional para elaborar um arranjo, dentro 
de preceitos estabelecidos. Conhecimento 
de organogramas e da vida das várias 
entidades e funções a que se ligam os 
documentos para estabelecimento de um 
quadro de fundos. 
Pontos fundamentais sobre o conceito de 
fundo: 
• Abarca documentos gerados/recebidos 
por entidades físicas ou jurídicas 
necessários à sua criação, ao seu 
funcionamento e ao exercício das 
atividades que justifiquem a sua 
existência, descartando-se, assim, a 
caracterização de coleção (documentos 
reunidos por razões científicas, artísticas, 
de entretenimento ou quaisquer outras 
que não as administrativas); 
 
• Documentos pertencentes a um mesmo 
fundo guardam relação orgânica entre si, 
constituindo uma unidade distinta, não 
podendo ser seus componentes 
separados para formar agrupamentos 
aleatórios; 
• A noção de fundo está ligada ao órgão 
gerador dos documentos. Produção de 
documentos – ligada à primeira idade; 
fixação de fundos, ligada à terceira idade 
dos documentos. 
 
• Para os documentos possibilitarem a 
constituição de um fundo é preciso que a 
entidade produtora seja administrativa e 
juridicamente consolidada; 
 
• Fator norteador da constituição do fundo é 
o órgão produtor, a origem do documento, 
o que ele representa no momento de sua 
criação. Entidade + razão + função de 
produção = fatores que marcam o fundo e 
os documentos pelo ciclo todo de sua 
vida. 
 
• Principio da proveniência desdobra-se em 
dois: princípio do respeito ao fundo e o 
princípio do respeito à ordem original, ou 
seja, à ordem que tinham os documentos 
quando na primeira e na segunda idades. 
 
• Assim, além de não misturar papéis de um 
organismo com os de outro, o arquivista 
teria que respeitar o arranjo interno dos 
documentos dados pelo órgão de origem 
Dois aspectos a serem considerados: 
 
• Respeitar o órgão de origem, não deixando que 
seus documentos se misturem com os de outros 
órgão; 
 
• Respeitar a ordem estrita com que os 
documentos vieram da repartição de origem, na 
sequência original de séries, mesmo que 
deturpada pelas baixas decorrentes da 
execução de tabela de temporalidade. 
 
• Respeito à ordem original é principio mais 
contestado, não é consensual na área, talvez 
por ter sido considerado de forma muito 
rigorosa. 
 
• A ordem original não seria necessariamente a 
ordem física que os documentos tinham no 
arquivo corrente e sim o respeito pela 
organicidade, isto é, a observância do fluxo 
natural e orgânico com que foram produzidos e 
não propriamente dos detalhes ordenatórios de 
seu primeiro arquivamento. 
• Quais requisitos para que se caracterize 
um núcleo documental como um fundo? A 
questão da hierarquia entre órgãos. 
• Complexidade da organização funcional e 
os vínculos de subordinação. Deve-se 
identificar a função primordial de um órgão 
maior, capaz de globalizar as atividades 
de suas várias repartições. Função é mais 
importante do que o nome do órgão. O 
nome muda, a competência subsiste. Se a 
competência mudar, o arquivo mudará 
também. 
Para identificar esse órgão maior cujos 
documentos constituem um fundo, observar se: 
 
• Possui nome, tem existência jurídica resultante 
de lei, decreto, resolução 
• Tem atribuições precisas, estabelecidas por lei. 
• Tem subordinação conhecida firmada por lei. 
• Tem um chefe com poder de decisão, dentro de 
sua área legal de ação. 
• Tem uma organização interna fixa. 
 
• Órgãos subordinados também têm suas funções 
e sua criação estabelecidas por lei. Solução 
pela adoção do critério do órgão maior – gera 
problema de volume documental, séries muito 
extensas. 
 
• Solução pela pulverização de fundos – outros 
tipos de risco. Solução pelo órgão maior é a 
mais indicada, pois significa uma competência 
mais abrangente. Isso significa também pelas 
unidades, departamentos e outras subdivisões 
que tenham autonomia administrativa dentro do 
órgão maior. 
 
• Outro caso de discussão sobre fundos: 
transferência de competência de um 
organismo vivo a outro vivo: nesse caso, o 
arquivo segue para o organismo que 
assumirá a competência. Os dois fundos 
continuam a existir e os documentos 
daquela competência é que seguem para 
o organismo que a assumiu. 
• Órgão suprimido, finda um fundo. Fundo 
fechado. Outro órgão começará a gerir 
essa competência e a criar seu próprio 
fundo. 
 
• Mudança de nome – se as atribuições 
persistirem, o fundo persiste também. 
 
• Importância de se identificar fundos. 
 
• Fundos custodiados por instituições 
arquivísticas sem terem sido produzidos 
pela administração à qual o arquivo está 
ligado. Exemplo: arquivos pessoais; 
arquivo da alçada municipal no Arquivo 
Nacional. Um fundo estadual num arquivo 
municipal ou vice e versa. 
Identificação de fundos: 
 
• Conhecimento profundo da estrutura 
administrativa e das competências (e suas 
mutações) dos órgãos produtores da 
documentação, nos respectivos níveis da 
administração pública e nos vários setores 
da administração privada. Desse 
conhecimento vai depender também o 
arranjo/classificação dos documentos. 
Cap. 8 – Sistemática do arranjo 
 
• Arranjo para Schellenberg: “processo de 
agrupamento dos documentos singulares 
em unidades significativas e o 
agrupamento, em relação significativa, de 
tais unidades entre si”. 
• Relação significativa = princípio da 
organicidade. 
• Arranjo = classificação 
• Classificação dos documentos no âmbito 
dos arquivos correntes é a obediência às 
atividades e às funções do órgão produtor. 
Lacunas pela aplicação da tabela de 
temporalidade – mesmo assim, deve-se 
respeitar a classificação de origem. 
• Caso de massas documentais 
acumuladas – buscar uma classificação 
correta, mesmo que ainda não se tenha 
um conhecimento imediato das atividades 
e funções que originaram os documentos. 
Trabalho é de pesquisa nesses casos. 
 
 
• Arranjo/classificação na idade 
permanente: critérios que respeitem o 
caráter orgânico dos conjuntos, interna e 
externamente. 
Uso do princípio de respeito aos fundos 
para a sistemática do 
arranjo/classificação, segundo 
Schellenberg: 
 
• Porque mantém a integridade dos 
conjuntos documentais como informação, 
refletindo-se no arranjo as origens e os 
processos que os criaram. O modo pelo 
qual são arranjados mostra as operações 
em relação às quais se originaram. 
 
 
• Porque serve para que se conheçam a 
natureza e o significado dos documentos 
no seu contexto e circunstâncias (a infra-
estrutura e o momento) 
 
 
• Porque faz com que haja critério mais ou 
menos universal no arranjo e 
uniformidade na descrição. 
 
 
• Arranjo, operação ao mesmo tempo 
intelectual e material. Organizam-se os 
documentos uns em relação aos outros; 
as séries, umas em relação às outras; os 
fundos, uns em relação aos outros; dar 
número de identificação aos documentos; 
colocá-los em pastas, caixas ou latas; 
ordená-los nas estantes. 
• Classificação de fundos ou quadro de 
arranjo x ordenação de documentos e 
séries documentais ou arranjo interno. No 
primeiro caso, quadro relacional de fundos 
e disposição interna de suas seções e 
séries; no segundo caso, ordenaçãointerna dos documentos dentro dela. 
 
• Questão teórica sobre os diferentes níveis 
de articulação de um quadro de arranjo. 
Processo de arranjo nos arquivos permanentes, 
se não se conservar a classificação do 
documento na idade primária de uso. 
Atividades preliminares: 
• Levantamento da evolução institucional da 
entidade produtora dos documentos. Isto supõe 
toda a legislação que a cria e regulamenta; os 
procedimentos administrativos; as funções que 
exerce para que se cumpra o objetivo para o 
qual foi criada; os documentos produzidos, cuja 
tipologia é adequada às operações, atividades e 
funções que eles testemunham; 
• Identificação preliminar. Eliminação de 
documentos que não pertençam ao fundo, 
percepção dos “vazios” em relação às funções 
institucionais. O casamento perfeito entre, de 
um lado, funções/atividades e as respectivas 
séries documentais muitas vezes não se 
realiza. Lacunas causadas por eliminação ou 
por desfalques. 
 
• Estudo institucional das entidades produtoras 
do material detectado. Dados sobre entidades 
ausentes. Lacunas podem ser preenchidas 
pelo achado de documentos desaparecidos. 
 
• Arquivista analisa o material em termos 
de: 
 
– Proveniência 
– História da entidade ou biografia do indivíduo 
produtor dos documentos 
– Origens funcionais – atividades específicas 
das quais os documentos resultam 
– Conteúdo – a extensão dos vários tópicos, 
eventos e períodos 
– Tipo de material 
 
• 3 primeiros, dados da entidade produtora. 
Levantados antes do cotejo dos 
documentos; 2 últimos, detectados a partir 
do exame da documentação. Todos 
vinculados no momento do 
arranjo/classificação. 
• Transferência – passagem dos 
documentos de gestão para os arquivos 
intermediários 
• Recolhimento – envio dos documentos 
remanescentes para a custódia definitiva 
aos arquivos permanentes. 
 
 
• Recolhimento sistemático (do arquivo 
intermediário ou do arquivo corrente) x 
“recolhimento selvagem”. 
Em resumo, na sistemática do 
arranjo/classificação, é preciso levar em conta: 
 
• A estrutura orgânica da instituição; 
• As ações que os documentos demonstram em 
cumprimento das operações geradas pelas 
atividades; 
• As atividades oriundas das funções; 
• As funções geradas pela competência que 
justifica a criação e o funcionamento da 
entidade produtora.