Como a tecnologia pode ajudar o RH da pequena empresa

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Como a tecnologia pode ajudar o RH da pequena empresa?
Pequenas empresas não possuem, em geral, muita verba ou atenção sob o aspecto de recursos humanos. Raramente há um departamento próprio para isso e tarefas que seriam geralmente de profissionais da área se confundem. Os resultados são claros: contratações mal-sucedidas, problemas com processos e reclamações trabalhistas, planos de carreira inexistentes, falhas e falta de treinamento, pessoas erradas para os postos errados.
Claro, é preciso ser realista. Uma empresa com 10 funcionários, ao menos se quiser manter seus lucros, não pode possuir um departamento de RH com duas ou três pessoas. Felizmente, para esses casos, é possível recorrer ao auxílio da tecnologia.
Mas falar sobre novos softwares e maravilhas e inovações na área é fácil e consumiria páginas e mais páginas de informações. O importante aqui é ver onde e como esses sistemas e novidades podem ajudar a pequena empresa – sem ferir seu bolso.
Problemas na contratação
Esse é um grande problema enfrentado por pequenos negócios, que tende a ser minimizado. Contudo, é uma grande fonte de perda de receita. Funcionários não são retidos e é sempre necessário substituí-los. Isso tem um custo.
Rescisões, custos de contratação, treinamento. Tudo isso é pago duas, três, quatro vezes. E não haveria a menor necessidade de fazê-lo se algumas tecnologias e métodos fosse utilizados.
Em primeiro lugar, um problema recorrente para pequenas empresas são descrições pobres das vagas. Como as incumbências dos funcionários futuros e seus benefícios não são detalhados, isso gera dúvidas antes, durante e após a contratação.
Processos de contratação e padrões para descrições de vagas, entrevistas e triagem de currículos precisam ser criados. Claro, com um departamento inteiro de RH à sua disposição isso seria fácil – mas você não o tem.
Então, pode usar uma série de ferramentas hoje disponíveis online. O LinkedIn, que você provavelmente conhece, é uma delas. Montar ou buscar perfis por ali é fácil, e embora nem todos saibam, a rede social possui ferramentas específicas para uso por empresas que desejam contratar.
Anúncios de vagas pelo LinkedIn possuem uma série de ferramentas que permitem a você chegar a candidatos mais qualificados, analisar o desempenho de seus anúncios em tempo real e receber até mesmo ajuda nas descrições e formato das vagas.
Falta de controle
A maioria das pequenas empresas não realiza nenhum acompanhamento dos profissionais após a contratação. Isso leva a uma fuga de talentos, quando não cria problemas mais graves, de relacionamento ou natureza trabalhista.
Com o uso de sistemas online e também do bom senso, é preciso que sua empresa controle três aspectos centrais do profissional depois que ele ingressou na organização:
Financeiro: é preciso acompanhar a evolução do profissional e de seus ganhos, salários e médias de mercado e dar atenção imediata no caso de reembolsos, benefícios e similares.
Comportamental: a forma com que as pessoas desenvolvem seu comportamento em determinados empregos é algo que precisa ser constantemente avaliado. Isso começa ainda na contratação. O perfil comportamental é algo quase sempre ignorado por pequenos negócios.
Contratual: especialmente no Brasil, contratos devem ser redigidos e elaborados com cuidado, mas muito do que vemos são empresas simplesmente baixando contratos “padrão” online e imprimindo, como se todas as vagas e trabalhos fossem simplesmente iguais. Alguns profissionais liberais oferecem serviços online para a elaboração desses contratos, e é possível hoje conseguir sistemas que auxiliam na elaboração dos mesmos.
Históricos em dia
Já falamos disso aqui, mas vale a pena recobrar. Todo funcionário precisa estar com históricos em dia na empresa: faltas, realizações, tarefas, metas, objetivos, cronogramas, tudo. Há exigências legais – de cunho trabalhista e também de segurança e saúde no trabalho – e sob o ponto de vista estratégico, manter esses dados sempre atualizados irá facilitar seu processo de decisão.
Históricos de funcionários e, em um espectro mais amplo, das interações entre colaboradores, pode ditar planos importantes sob o ponto de vista de recursos humanos em longo prazo:
Necessidade de treinamento, capacitação ou reciclagem de colaboradores e equipes;
Problemas com lideranças e chefias;
Candidatos mais consistentes a promoções;
Identificação de problemas referentes à própria função;
Propensão para faltas e absenteísmo, motivado ou não por problemas médicos;
Probabilidade de ação trabalhista na saída ou demissão;
Perfil comportamental detalhado e suas interações com colegas.
E claro, a melhor forma de guardar dados históricos sobre performance, documentação, desempenho, evoluções, promoções e tudo mais que cerca a vida de um colaborador numa empresa é, sem dúvida, o meio digital.
Dezenas de aplicações na nuvem hoje em dia podem ser contratadas por valores irrisórios e cumprem seu papel. Não há mais necessidade de adquirir pesados sistemas com redes de computadores internas caras e dispendiosas para suportá-los. Entretanto, muitos pequenos empresários ainda associam a tecnologia, em especial em áreas como RH e finanças, a despesas desnecessárias. Contudo, o preço de ficar obsoleto é alto e sua concorrência provavelmente já está se modernizando. Há sempre o risco de você ficar para trás.
Treinamento
Outra rotina relegada a segundo plano na pequena empresa é o treinamento. Como resultado disso, funcionários muitas vezes com potencial acabam apresentando níveis de produtividade baixos, e são substituídos. Contudo, seus substitutos também deixam a desejar em termos de produção, e assim por diante.
O que falta é treinamento e capacitação, mas pequenos empresários ainda consideram que essa é uma despesa pesada para seu porte. A tecnologia também pode ajudar nesse quesito, e as ferramentas para conduzir esse tipo de rotina são muito acessíveis – na verdade, algumas delas são inclusive gratuitas.
A primeira etapa, contudo, em termos de treinamentos, é a priorização. Na pequena empresa, tempo é dinheiro mais do que em qualquer outro lugar. Com isso, é preciso priorizar os treinamentos certos. Isso é possível, mais uma vez, com o uso da tecnologia. Ferramentas de acompanhamento de performance, softwares de CRM para vendas e mesmo plataformas de análise comportamental podem apontar para você os pontos fracos em termos de capacitação, deixando que você decida pelas necessidades de treinamento adequadas.
Em termos das aulas e do treino em si, mídias digitais vêm ganhando espaço. Elas são mais baratas, simples de usar e podem ser acessadas pelos funcionários de qualquer lugar, mesmo em dispositivos que todos eles possuem, como celulares e smartphones.
Aulas e treinamentos em vídeo, material online para consulta e estudo, testes e provas aplicados via internet – tudo isso pode transformar sua pequena empresa em uma usina de talentos – mas a decisão é sua.
Tendências
Algumas tendências associadas à internet e sua democratização também vêm ganhando espaço no mercado de trabalho. É preciso estar atento a isso se você quer turbinar não apenas o RH, mas seus negócios de um modo geral.
O trabalho à distância é, ainda, uma área nebulosa no Brasil. Contudo, há maneiras e tipos de serviços que podem ser contratados à distância: redatores, designers, e até mesmo engenheiros, arquitetos, advogados. Profissionais que trabalham hoje em dia de suas casas, sem gerar custos aos empregadores, e recebem como microempresários. São os freelancers – uma tendência mundial.
Nos EUA, por exemplo, uma associação do segmento estima que 37% da população economicamente ativa já realize pelo menos um tipo de serviço como freelancer. Mesmo aqueles que possuem outra atividade formal muitas vezes embarcam em projetos remotos em seu tempo livre. O uso da internet permite, inclusive, que você contrate funcionários e prestadores de serviços de fora do país, para segmentos nos quais o expertise dos brasileiros ainda deixa a desejar.
Com isso,além de evitar o peso dos tributos trabalhistas em toda a folha, você tem condições de diversificar sua mão-de-obra e também de testar novos talentos. Se um freelancer vai bem em um ou dois projetos, você pode sugerir a ele uma contratação em caráter mais definitivo.
Claro, o sistema trabalhista usual possui o período probatório de 90 dias como teste, mas sabemos muito bem que em termos financeiros ficar testando por aí não é algo que vale muito a pena.
Outra tendência que corre ao lado do trabalho remoto é o chamado BYOD – do inglês “Bring Your Own Device”. Nessa modalidade, empresas permitem que funcionários utilizem seus próprios equipamentos para realizar o trabalho.
Embora seja tentador, o fato é que a legislação trabalhista no Brasil ainda exige que o empregador responda pela estrutura dada ao funcionário, o que inclui computadores e outros equipamentos para o trabalho.
Contudo, em alguns casos é possível realizar experiências com o BYOD, mas fique alerta: mantenha tudo descrito e especificado nos contratos de trabalho, para evitar problemas posteriores.