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Teoria e Exercícios Prof. Amilton Küster Data de impressão: 30/11/2010 Recursos Materiais UMA PARCERIA MATERIAL DIDÁTICO EXCLUSIVO PARA ALUNOS DO CURSO APROVAÇÃO WWW.CURSOAPROVACAO.COM.BR/CURITIBA Visite o Portal dos Concursos Públicos ELABORAÇÃO E PRODUÇÃO: Turmas 02 Ag. Adm PF Prof. Amilton Küster Recursos Materiais Atualizada em 30/11/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 1 1 Definição de Recursos Materiais. Recursos Materiais são todos os itens indispensáveis para manter uma organização em funcionamento ou para o exercício de uma atividade (materiais principais e auxiliares, máquinas, veículos e equipamentos em geral). 1.1 Conceito de Administração de Recursos Materiais É o conjunto de operações associadas ao fluxo de materiais e informações, desde o local de aquisição de um material até a sua utilização como matéria-prima ou como um item de consumo final. 1.2 Objetivos da Administração de Recursos Materiais. A Administração de recursos materiais deve assegurar o abastecimento contínuo de itens essenciais para o funcionamento eficaz de uma instituição, de acordo com as especificações requeridas, em prazos determinados, com o menor custo de aquisição disponível e viável. 1.3 Atribuições da área de Recursos Materiais. 1.3.1 Relacionadas com compras: Execução das ordens de compra. Pesquisa e cadastramento de fornecedores. Avaliação de fornecedores. Formalização de contratos de fornecimento. 1.3.2 Relacionadas com armazenagem: Recebimentos de materiais e controles qualitativos e quantitativos. Estocagem física. Conservação e segurança dos materiais. 1.3.3 Relacionadas com a movimentação: Dimensionamento e plano de utilização de equipamentos de movimentação: empilhadeiras, pallet’s, carrinhos, esteiras, containers e outros equipamentos para movimentação de materiais. Atendimento de requisições de materiais. Alienação de bens. 1.3.4 Relacionadas com o planejamento: Planejamento das necessidades: O que comprar. Quanto comprar. Quando comprar. Previsão dos estoques: Quanto estocar. Tempo de duração e validade dos estoques. Níveis de estoques de reserva/segurança. Ciclo de giro dos estoques. Estudos e acompanhamento: Sazonalidade, análise ABC. 1.3.5 Relacionadas com o controle: Inventário físico periódico. Inventário financeiro periódico. 1.3.6 Atribuições complementares: Normas Técnicas dos Materiais. Acompanhamento de Preços. Cadastramento de materiais. 1.4 Conceito de Logística Logística é a parte do processo da cadeia de suprimentos que planeja, executa e controla o fluxo e estocagem de bens, serviços e informações relacionadas, do ponto de origem ao ponto de consumo, visando a atender aos requisitos dos consumidores. (Conselho de Gerenciamento de Logística – CLM). A evolução da logística empresarial teve início na década de 1980 com as exigências decorrentes das mudanças na estrutura da economia mundial e do desenvolvimento tecnológico. O maior obstáculo é que cada vez mais os clientes exigem melhores níveis de serviço; mas, ao mesmo tempo, não estão dispostos a pagar mais por isso. Cabe à logística a tarefa de agregar valor ao produto por meio do serviço por ela oferecido. Entre essas exigências por serviço estão: redução do prazo de entrega; maior disponibilidade de produtos; entrega com hora determinada; maior cumprimento dos prazos de entrega; maior facilidade de colocação do pedido. Além disso, a adoção de modernas técnicas de administração com redução sensível nos estoques (Just in Time) reforça as decisões estratégicas da logística e da eficiência das operações para as empresas 1.4.1 Elementos básicos da Logística Quadro 1: Abrangência das atividades de Logística 1.4.2 Indicadores em Logística O processo logístico precisa ser planejado e comparado e para isso se utiliza indicadores. Os indicadores são obtidos a partir do estudo dos objetivos operacionais. Um conjunto de seis indicadores permite esta análise: Resposta Rápida, Variância, Estoque Mínimo, Consolidação da Movimentação, Qualidade e Apoio ao Ciclo de Vida. Resposta Rápida: é a habilidade da organização em satisfazer as exigências dos clientes em tempo hábil. O Nível de serviço ao cliente é determinado pela relação da rapidez com o fator custo. Variância: é resultado de qualquer acontecimento inesperado que perturbe o desempenho do sistema. Um dos objetivos do gestor em logística é diminuir ou PF Prof. Amilton Küster Recursos Materiais Atualizada em 30/11/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 2 eliminar as causas das variações temporais em seus processos. Estoque Mínimo: O operador logístico busca reduzir custos pela diminuição dos estoques até o ponto mínimo definido pelo nível de serviço estipulado. Consolidação da Movimentação é uma forma de reduzir o custo dos transportes. Na definição do nível de serviço existe a possibilidade da consolidação de cargas como fator de economia e do aproveitamento do retorno em vazio. Qualidade: Adequação às normas, às especificações e adequado ao uso e ao preço. Apoio ao Ciclo de Vida: Expresso pela capacidade de retirada do produto de circulação pela organização, isto contribui enormemente para a economia com estoques. Outro ponto importante são os processos de logística reversa nos quais produtos ou embalagens retornam a origem para processamento ou reaproveitamento. 1.4.3 Gestão de Materiais no Contexto Logístico: Fases As fases do fluxo de materiais no contexto logístico são: Suprimento de recursos materiais na relação fornecedor e comprador. Fluxo e movimentação de materiais no ambiente de produção, transformação e utilização. Fluxo de materiais na forma de produtos acabados. É responsabilidade da função Logística o desenvolvimento de ações que integrem os fluxos acima visando uma situação favorável de custos, prazos e qualidade. 1.5 Conceito de Cadeia de suprimento Uma Cadeia de Suprimento engloba todos os estágios, direta ou indiretamente, no atendimento de um pedido de um cliente. A cadeia de suprimento inclui fabricantes, fornecedores, transportadoras, depósitos, varejistas, clientes e usuários desses suprimentos. A cadeia de suprimentos (Supply Chain) é constituída pelo conjunto de organizações que mantém relações mútuas no sentido do início e do final da cadeia logística, criando valor na forma de produtos e serviços, desde os fornecedores até os consumidores finais. Em cada organização a cadeia de suprimento inclui todas as funções envolvidas no pedido do cliente, como desenvolvimento de novos produtos, marketing, operações, distribuição, finanças e os serviços de atendimento ao cliente, entre outras. Exemplo: Um cliente que entra em uma loja para comprar detergente. A cadeia de suprimento começa com o cliente e sua necessidade de obter o produto. O próximo estagio dessa cadeia de suprimento é a loja que o cliente procura. A loja abastece suas prateleiras usando um estoque que pode ter sido fornecido por um depósito de produtos acabados administrado pela própria loja ou por um distribuidor que utiliza caminhões fornecidos por um terceiro. O distribuidor por sua vez, é abastecido pelo fabricante. A fábrica recebe a matéria-prima de diversos fornecedores, que podem, por sua vez, ter sido abastecido por outros fornecedores. Quadro 2: Fluxos na Cadeia de Suprimentos A cadeia de suprimentos (Supply Chain) é constituída pelo conjunto de organizações que mantémrelações mútuas no sentido do início e do final da cadeia logística, criando valor na forma de produtos e serviços, desde os fornecedores até o consumidor final. 1.5.1 A importância de uma cadeia de suprimento Uma cadeia de suprimento é dinâmica e envolve um fluxo constante de informações produtos e valores financeiros entre os diferentes estágios. Cada estágio da cadeia de suprimento executa diferentes processos e interage com outros estágios da cadeia. O motivo principal para a existência de cadeias de suprimentos é satisfazer as necessidades do usuário final. As atividades da cadeia de suprimento iniciam- se com o pedido de um comprador e terminam quando um comprador satisfeito paga pela compra. O termo cadeia de suprimento representa produtos ou suprimentos que se deslocam ao longo da seguinte cadeia: fornecedores, fabricantes, distribuidores, almoxarifados ou depósitos e clientes ou usuários. É importante visualizar os fluxos de informações, monetários e de produtos em ambos os sentidos dessa cadeia. 1.5.2 Objetivo da cadeia de suprimento O objetivo de toda cadeia de suprimento é maximizar o valor global gerado. O valor gerado por uma cadeia de suprimento é a diferença entre valor do produto final para o cliente e o esforço realizado pela cadeia de suprimento para atender ao seu pedido. Para a maioria das cadeias de suprimentos comerciais, o valor está fortemente ligado ao lucro da cadeia de suprimento, que é a diferença entre receita gerada pelo cliente e o custo total no decorrer da cadeia de suprimento. O gerenciamento da cadeia de suprimento envolve o controle dos fluxos nos estágios da cadeia para maximizar o resultado. Portanto o gerenciamento adequado desse fluxo é a chave do sucesso de uma cadeia de suprimento. PF Prof. Amilton Küster Recursos Materiais Atualizada em 30/11/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 3 Quadro 3: Evolução do conceito de Gestão de Materiais. 2 O Sistema de produção Toyota (Toyotismo) É um processo de manufatura desenvolvido pela Toyota que a levou à liderança na indústria automobilística. O enfoque do sistema de produção é eliminar as perdas - tudo que não agrega valor ao produto. Esse sistema foi desenvolvido com base em quatro fatores-chaves que diferenciaram a Toyota: • Redução do tamanho dos lotes e flexibilidade da produção. • Controle do estoque de peças para a montagem através do sistema de puxar no momento necessário. • Arranjo dos equipamentos de produção na seqüência dos processos para que as pessoas trabalhem agregando valor. • Controle de qualidade nos equipamentos e processos através de dispositivos a prova de falhas e manutenção produtiva total. 2.1 KANBAN Kanban é uma palavra japonesa para registro visível ou cartão. O principio desse sistema baseia-se no fato de que materiais são movidos em recipientes (contêineres), com seus movimentos controlados por Kanbans (cartões) que são postos nos recipientes de forma visível. Em geral, os Kanbans são cartões de plástico que contém uma descrição do material contido no recipiente, a quantidade, a origem e o destino dos movimentos e qualquer outra informação relevante. Trata-se de um sistema de “puxar" no qual os centros de trabalho sinalizam com um cartão. 2.2 Sistema de puxar É um sistema em que as peças necessárias para um posto de trabalho são requisitadas e puxadas até este posto. `Puxar` propõe de só se produza quando houver vendas, e toda a empresa cria condições para reduzir o ciclo de manufatura. 2.3 Sistema de empurrar É o sistema tradicional de programação de produção. Conforme os lotes de peças são processados de acordo com o programa, eles são empurrados para o próximo processo, independente de serem ou não necessários naquele momento. "Empurrar" pressupõe que a previsão de vendas vai dar certo, e toda a empresa "trabalha" achando que vai dar certo! 2.4 Manufatura Enxuta Integra-se com o conceito de KANBAN e baseia- se no Sistema Toyota de Produção. Compreende uma série de processos flexíveis que geram a fabricação de produtos a custos mais baixos. Propõe que o abastecimento das operações subseqüentes deve ser feito na exata quantidade da necessidade para atender a demanda dos consumidores. Busca um fluxo de produção enxuto, sem retrabalho, sem estoques, no momento certo. É o oposto ao sistema tradicional de manufatura que forma estoque. 2.5 Lead Time Lead Time é o tempo decorrido entre o inicio de uma atividade e a sua concretização (ex.: O tempo entre a emissão de um pedido e o recebimento da mercadoria solicitada). Define-se a espera como um estado na qual o tempo passa sem que haja ocorrência de processo, inspeção ou transporte de um item. Tempo de espera é o tempo necessário para a programação da produção do item, o tempo perdido pelo item aguardando em qualquer fila e o tempo necessário para o processamento de um lote. Os tempos gastos com espera não agregam valor aos produtos, e devem, por principio, serem eliminados. A redução dos tempos envolvidos no processo de compra, movimentação e disponibilização de materiais são importantes para aumentar a flexibilidade das atividades. Utiliza-se o termo para o ciclo produtivo (Lead Time de Produção), para o ciclo de pedido (Lead Time do Pedido) e para o ciclo total da operação logística (Lead Time de Ressuprimento) sendo entendido como o tempo de compra mais o tempo de transporte. O Lead Time Logístico ou Tempo de Ciclo Total ou tempo de resposta é o tempo decorrido desde a emissão de uma ordem de fornecimento (pedido) a um fornecedor até o atendimento da requisição de materiais emitida pelo cliente final (interno ou externo). 2.6 JIT - JUST-IN-TIME JIT é uma filosofia de manufatura baseada na eliminação de toda e qualquer perda e na melhoria contínua da produtividade. A filosofia JIT (Just in Time) apresenta soluções simples para o problema da redução dos lead times, que devem ser adotadas antes de se recorrer a investimentos em automação. Just in Time considera o transporte uma atividade que não agrega valor. Deve-se inicialmente buscar todas as formas possíveis de eliminá-lo, para só então melhorá-lo. Envolve a execução com sucesso de todas as atividades de manufatura necessárias para gerar um produto final, desde a engenharia do projeto à entrega, Lead Time Produtivo Esperas Processamento Inspeção Transporte Programação da Produção Espera na Fila Espera no Lote PF Prof. Amilton Küster Recursos Materiais Atualizada em 30/11/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 4 incluindo todas as etapas de conversão de matéria- prima. Princípios do Just-in-Time: • Ter somente o estoque necessário, • Melhorar a qualidade tendendo a zero defeito. • Reduzir lead times reduzindo os tempos de setup. • Reduzir filas e tamanhos de lote; • Revisar continuamente as operações e realizar tudo isto a um custo mínimo. 2.7 Centro de Distribuição Centro de Distribuição (CD) é um armazém no qual se realiza a gestão centralizada dos estoques de materiais cujas atividades englobam o manuseio, armazenagem e administração de materiais e informações e, em alguns casos, colocação de embalagem e rótulos, processamento de pedidos e emissão de notas fiscais. 2.8 Análise de Valor A técnica de Análise de Valor / Engenharia de Valor (AV/EV) é um esforço organizado para atingir o valor ótimo de um produto, sistema ou serviço, promovendo as funçõesnecessárias ao menor custo. Seu surgimento está ligado à pesquisa de novos materiais, de mais baixo custo e mais fácil obtenção, substituindo os materiais escassos na II Guerra Mundial Esta pesquisa ocorreu na General Eletric nos EUA, sendo a técnica de AV/EV formalizada por Lawrence D. Miles em 1947. Valor é o ponto até o qual um produto ou serviço alcança as necessidades ou os desejos do cliente. É medido em termos de sua capacidade para comandar o preço a ele atribuído. É aquilo que o cliente acha justo pagar. Em Análise do Valor, valor é o menor custo atribuído a um produto ou serviço que deverá possuir a qualidade necessária para atingir a função desejada. A análise do valor (AV) aplica-se em todas as fases do ciclo do produto e é utilizada para produtos já existentes e produtos em fase de produção. A engenharia do valor (EV) é utilizada para projetos e produtos na fase de desenvolvimento. 2.8.1 Atividade que agrega valor É uma atividade que não contribui para o processo de adicionar valor ao cliente ou para as necessidades organizacionais. A expressão "que não adiciona valor" indica que a atividade precisa ser reestruturada, reduzida ou eliminada. 3. Função Suprimento: 3.1 Conceitos A Função Suprimento compreende o conjunto de atividades desenvolvidas para garantir um fluxo contínuo de materiais Para assegurar um fluxo contínuo e uniforme é necessário que os materiais estejam à disposição no lugar conveniente, no momento oportuno, em quantidade suficiente e na qualidade esperada. Para isso a administração de estoques tem de registrar e controlar os seguintes dados dos materiais estocados: • Quantidade do material que entra. • Quantidade do material que sai. • Época mais apropriada, preço e quantidade mais conveniente para a compra de determinado material. • Ritmo de entrada (suprimento) e saída (consumo) do material. Cabe então aos administradores de estoques responderem às seguintes questões: Existem fornecedores com entrega rápida e confiável? Grandes quantidades reduzem o preço de compra? Qual o volume de consumo esperado para cada período? A entrega aos usuários é imediata ou programada? Uma gestão de suprimentos eficaz gera as seguintes vantagens: • Reduz o excesso de compras, diminuindo a imobilização de recursos financeiros. • Evita a estocagem em níveis desnecessários. • Fornece elementos para o acompanhamento dos custos com materiais. • Avalia e acompanha a rotação dos estoques por item cadastrado. • Controla o fluxo e a qualidade dos materiais. 3.2 Métodos de Previsão de Demanda Previsão é um processo metodológico para a determinação de dados futuros baseado em modelos estatísticos, matemáticos ou subjetivos apoiados em uma metodologia de trabalho clara e previamente definida. A escolha do método a ser adotado para a previsão de demanda depende da natureza do produto e de vários fatores, tais como disponibilidade de dados históricos, horizonte de previsão a longo, médio ou curto, precisão necessária, orçamento disponível e padrão dos dados existentes: horizontal, sazonal, cíclico ou tendências. Os métodos de previsão podem ser quantitativos ou qualitativos. Os métodos qualitativos são subjetivos. Os métodos quantitativos definem como a previsão é determinada, a lógica é claramente determinada a partir de cálculos matemáticos. Dois tipos básicos de modelos são usados: modelos de séries temporais e modelos causais. 3.2.1 Séries Temporais Uma série de tempo é uma seqüência de observações históricas sobre uma variável de interesse. As análises de séries temporais têm quatro componentes: Tendência: é a direção a longa distância da série, incluindo qualquer quantidade constante de demanda nos dados. PF Prof. Amilton Küster Recursos Materiais Atualizada em 30/11/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 5 Variação sazonal: são flutuações regulares que se repetem em períodos quase sempre coincidindo com o calendário anual, mensal ou semanal. Variação cíclica: definida somente em séries que transpõem vários anos. Um ciclo pode ser definido como uma oscilação de longo-prazo sobre a linha de tendência durante um período de pelo menos três períodos completos. Variação aleatória: as variações deste tipo são sem uma causa específica e sem um padrão, portanto são tratados como erros aleatórios. 3.2.2 Sazonalidade Sazonalidade é um conjunto de movimentos ou flutuações com período igual ou inferior a um ano, sistemáticos, mas não necessariamente regulares, que ocorrem numa série temporal. A sazonalidade é o resultado de causas naturais, econômicas, sociais e institucionais. Existem dois interesses principais no ajuste de séries temporais para variação sazonal: o estudo da sazonalidade propriamente dita e a remoção da sazonalidade da série para depois estudá-la em seus demais aspectos. 3.3 Reposição de estoques: estoque de segurança e sistema ponto de pedido. 3.3.1 Níveis de estoques Para garantir eficácia na aplicação dos recursos, não é conveniente estocar grandes quantidades de materiais. Há uma quantidade ótima a ser mantida em estoque, capaz de minimizar os custos para obtenção e manutenção dos materiais estocados, garantindo o fluxo de atendimento, de forma contínua e uniforme. 3.3.2 Estoque Mínimo O estoque mínimo é a quantidade mínima de material que deve ser mantido em estoque, para atender ao volume de utilização por determinado período. Fórmula para o cálculo do estoque mínimo: Consumo médio diário X Tempo de cobertura 3.3.3 Cálculo do Tempo de cobertura O tempo de cobertura é o prazo que o material leva para ser reposto e envolve as seguintes variáveis: Prazo de entrega do pedido: É o tempo compreendido entre o momento que se faz o pedido e a chegada do material. Prazo de disponibilização ao uso: é o tempo que decorre entre a chegada do material e sua disponibilização para uso. Estoque de segurança: Determinação de quantidades de estoque de segurança que abrange: previsão de falhas, tamanho de lote, níveis desejados de atendimento ao cliente e o índice de lead time frente ao período de previsão. Margem de segurança: é o espaço de tempo necessário para cobrir eventuais atrasos nos prazos acima. Exemplo: Consumo médio mensal: 300 unidades. Prazo de entrega do pedido: 10 dias. Prazo de disponibilização para uso: 1 dia. Margem de segurança: 3 dias. Substituindo os valores na fórmula: Estoque mínimo = 10 unidades/dia x 14 dias= 140 unidades. 3.3.4 Estoque máximo Estoque máximo é a quantidade máxima a estocar de um determinado material. Fórmula para o cálculo do estoque máximo: Estoque mínimo + Lote de suprimento Cálculo do lote de suprimento: Consumo médio mensal X Prazo de entrega do material. Logo no exemplo acima: Lote de suprimento= 300 X 0,33 (10 dias : 30 dias) = 100 unidades. Substituindo na fórmula: Estoque máximo= 140 + 100= 240 unidades. 3.3.5 Rotação de estoques R.E = Consumo mensal : Estoque mínimo R. E. = 300 : 140 = 2,14 vezes no mês. 30 dias : 2,14 = 14 dias 360 dias : 14 dias = 26 vezes ao ano. A relação estoque/consumo (rotação) é o grande indicador da existência de uma eficiente política de administração de estoques. Estoques dimensionados para menos podem gerar faltas para reposições de itens. Níveis de estoque muito alto, podem causar pressões financeiras. 3.4 Tipos de estoques Os principais tipos de estoques são: • Estoques desegurança, • Estoques intermediários ou de ciclo, • Estoques de produtos acabados e • Estoques de canal. O estoque de segurança é a quantidade de itens que protege a instituição contra a falta de materiais. Serve para diminuir a incerteza do abastecimento que ocorre na cadeia produtiva (logística) e pode ser significativamente oneroso para a organização. Os estoques intermediários (Estoque de produtos em processo) ocorrem no meio do processo produtivo ou de atendimento e são decorrentes dos descompassos que ocorrem como: falhas em equipamentos, falta de qualidade na matéria prima, absenteísmo e outras causas que ocorrem na função produção ou na função atendimento. PF Prof. Amilton Küster Recursos Materiais Atualizada em 30/11/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 6 Estoques de ciclo ocorrem quando se utiliza as mesmas máquinas e os mesmos processos para diversas atividades. Pense numa padaria: nela existem equipamentos de uso comum: um conjunto de batedeiras e fornos que processam todos os tipos de pães. Uma nova fornada terá de ser suficientemente grande para suportar a demanda por todo o período até que se possa repetir a fornada do primeiro tipo de massa, fechando um ciclo. Normalmente este tipo de estoque é planejado. Estoques de produtos acabados ocorrem principalmente quando é adotada política de produção constante, como no caso da indústria de chocolates no período que antecede a Páscoa. Estoques de produtos acabados podem significar pronta resposta de atendimento aos pedidos dos clientes e, portanto boas vendas. Excesso de estoques de produtos acabados pode significar prejuízos assim como a falta de estoques significa a perda de uma venda. O estoque de canal (estoque em trânsito) aparece somente quando os tempos gastos nos transportes de entregas são significativos. Imagine um fabricante de motores que exporta toda a sua produção para outro país. O transporte marítimo apresenta como característica a baixa velocidade, sendo comum períodos de viagens de até 10 semanas. Quando o tempo gasto no trânsito é muito pequeno este tipo de estoque não é considerado. 3.4.1 Modelo gráfico para representação dos estoques e dos pedidos Para se entender o funcionamento da função compras e dos estoques se utiliza um modelo gráfico dado pela figura a seguir. Alguns pontos são destacados na figura com o objetivo de melhor compreender a representação do modelo proposto. Para entender o modelo é preciso se definir alguns parâmetros iniciais. O cruzamento dos eixos tempo e nível de estoque é o ponto de partida da análise, t0. No instante de tempo t0 o estoque é reabastecido e vai da quantidade inicial 0 (zero) até a quantidade final Q. A partir do ponto Q gradativamente e de forma igual ocorrerá a demanda D. Assim a cada período a quantidade Q será diminuida do valor da demanda D, de tal forma que após um determinado período o estoque chegará no valor 0 (zero). Neste ponto novamente ocorrerá o reabastecimento e o estoque volta ao seu ponto de origem Q. O ciclo se repete inefinidamente. Observando a figura é possível identificar um triangulo de lados Q e Q/D e a hipotenusa que une os pontos extremos fechando o triangulo. Por se tratar de uma figura linear e regular é possível determinar visualmente o ponto Q/2 que corresponde ao ponto médio de estoque. 3.4.2 Modelo gráfico do ponto de compra No modelo gráfico a seguir é possível analisar o ponto de compra, ou quando comprar. Observe e analise que para uma demanda anual de 1200 itens se poderia comprar três (3) vezes ao ano ou ainda doze (12) vezes. Ambas as escolhas levam aos valores necessários. 4. Gestão de Compras Os processos de gestão de compras fazem parte do SC (supply chain ou cadeia de suprimento) e por extensão, integram-se aos processos de logística. Cabe a compras, além de comprar, as funções de: • Dimensionar a quantidade e qualidade dos fornecedores (explorando inclusive as alternativas de contratação de fornecedores internacionais), • Contratação de compras programadas, • Formalização de parcerias e terceirizações com fornecedores exclusivos e prestadores de serviços em geral. 4.1 Conceito de comprar Comprar significa procurar, adquirir e providenciar a entrega e recebimento de materiais, mercadorias, suprimentos e equipamentos para a manutenção, expansão ou funcionamento de uma organização. Compras inclui: • Ter especificação de qualidade. • Ser entregue no prazo pedido e na quantidade comprada. • Ter um preço justo. • Ter condições de pagamentos adaptados às necessidades do comprador • Atender às necessidades e anseios do cliente ou usuário. 4.2 Objetivos da atividade compras Administrar compras compreende o atendimento dos seguintes objetivos: PF Prof. Amilton Küster Recursos Materiais Atualizada em 30/11/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 7 • Ter informações sobre a programação do volume de consumo, para ser utilizado no planejamento das compras. • Manter-se em contínuo contato com fornecedores tradicionais e fornecedores potenciais, conhecendo suas linhas de produtos, seus preços e suas condições de pagamento. • Avaliar juntamente com a área de Finanças as dotações orçamentárias para compras. • Eliminar erros na elaboração dos pedidos. • Manter um estoque pequeno e bem controlado. • Comprar o material certo para atender as necessidades específicas de cada usuário. • Comprar o material que além das especificações técnicas solicitadas ofereça a melhor combinação de preço, prazo de pagamento e prazo de entrega. 4.3 A importância da existência de uma política de compras. Normalmente a aquisição de materiais representa um dos valores mais elevados nos itens que compõem a estrutura de despesas de uma organização. Portanto ao realizar compras, é necessária a existência de normas claramente definidas, para evitar que o entusiasmo ou a improvisação de hoje venha a se transformar em problemas para o futuro. Além da compra existe também a necessidade de se cadastrar fornecedores, estabelecer uma linha de comunicação e em alguns casos desenvolver o fornecedor que se encontra em nível tecnológico inferior ao da organização compradora. Outra questão é o processo interno para a efetiva colocação do pedido junto ao fornecedor. É preciso autorização para determinados tipos de gastos, muitas vezes regidos por valor limite. Um comprador pode ter autorização para efetuar compras de até certo valor. A partir deste valor é necessário um poder maior de autorização como por exemplo do gerente do departamento de compras ou em casos de valores mais elevados até mesmo a autorização da diretoria. É preciso estabelecer padrões no ato de comprar para que se possa rastrear e auditar. Compras efetuadas por órgãos públicos devem obedecer a legislação pertinente. As compras efetuadas por empresas privadas tendem a ser mais simples e menos burocráticas do que as compras públicas. 4.4 A estrutura de um processo de compras A atividade de compras precisa ser estruturada a partir das seguintes definições: • Quem é o responsável pelas compras (unidade ou pessoas)? • Para quem comprar? • O que comprar? • De quem comprar? • Quando comprar? • Quanto comprar? • Que preço pagar? • Como deve ser feita a compra? • Como acompanhar a operação de compras? 4.5 O Lote Econômico de Compras Duas questões fundamentais ocorrem com estoques além de saber o que comprar. É preciso saber quandocomprar e quanto comprar. Saber quando comprar vai depender das necessidades de distribuição e consumo, dos fornecedores e dos objetivos de desempenho estabelecidos entre a organização e seu fornecedor. Saber quanto comprar é muito importante, pois significa que parte considerável dos recursos financeiros será investida nesta atividade. Existe uma forma de se calcular esta questão. É o Lote Econômico de Compras - LEC. A idéia do LEC é simples. Existe uma forma mais barata de comprar. Esta forma está relacionada à quantidade que se compra. São três os componentes do cálculo do lote econômico. O primeiro componente chama-se demanda e é representado pela estimativa de consumo no período de um ano. O LEC é calculado sobre um grande período, normalmente um ano. O segundo componente é o chamado Ce: custo de manutenção de estoques. Este custo representa a quantidade de dinheiro gasta para se manter um item em estoque pelo período de um ano. Devem ser considerados os custos de seguro, os custos de armazenagem, da área da manutenção dessa área, o custo das pessoas que trabalham no estoque, os gastos com energia, segurança, limpeza, proteções contra sinistros e demais custos associados com a idéia da manutenção dos estoques. O terceiro fator é chamado Cp, custo do pedido. Uma estrutura de compras tem seu custo, é preciso pagar os funcionários que trabalham em compras, desde o comprador até o gerente. Existe o custo da estrutura, móveis, sistemas de computadores, ar condicionado, segurança, limpeza, cantina e refeitório, custo das assinaturas e do tempo das pessoas e outros custos associados à atividade. Então, emitir um pedido tem um custo e é significativo. A fórmula para o LEC é: 4.6 Acompanhamento da operação de compras A operação de compras compreende os seguintes passos: • Análise da estrutura e da capacidade técnica dos fornecedores. • Pesquisa das condições oferecidas. • Formalização do pedido. • Acompanhamento da viabilização do pedido até sua entrega. • Controle do cumprimento das especificações do pedido ao receber o material. • Autorização do pagamento ao fornecedor. PF Prof. Amilton Küster Recursos Materiais Atualizada em 30/11/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 8 Considerando o início da atividade como uma forma de necessidade da área solicitante é emitido a requisição de produtos ou serviços; o departamento de compras recebe a requisição e efetua uma cotação de preços junto aos fornecedores do item desejado. Os fornecedores por sua vez irão responder ao processo de cotação de preços. As respostas são encaminhadas ao departamento de compras que seleciona o(s) fornecedor(es). Caso haja dúvidas quanto a determinados itens como elementos substitutos ou alterativos, a área de compras deve apresentar ao solicitante as informações recebidas para a definição da melhor alternativa. Depois da concordância do solicitante é emitido um pedido de compras e dirigido ao fornecedor escolhido por critérios objetivos. O fornecedor entrega o bem ou serviço solicitado e este é encaminhado ao requisitante para a aprovação do pedido. Efetuado o recebimento a área de compras é informada para atualizar os registros do fornecedor para que se possa efetuar os procedimentos de garantia se for o caso, e de pagamentos. 4.7 Cuidados no processo de compra • Cuidado com descontos oferecidos pelos fornecedores para compras em grandes quantidades. Compras em grandes quantidades podem gerar pressões sobre a capacidade de pagamento. • Cuidado quando o fornecedor exige quantidade mínima de unidades para atender um pedido, e esta quantidade está acima das necessidades. Em alguns casos é preferível comprar de atacadistas ou distribuidores, mesmo que o preço seja maior. • Fixação de um sistema de acompanhamento dos pedidos pendentes. E se for o caso pressão sobre o fornecedor para aceleras que agrupam as necessidades de várias agências ou filiais aumentam o poder de barganha do comprador. • Considerar se o custo do transporte influencia ou não no preço final. Em alguns casos a distância do fornecedor compromete o custo final. • Na maioria das vezes várias entregas parceladas são melhores do que poucas entregas de grande porte. • As compras, embora importantes, dependem da disponibilidade de recursos. 4.8 Características de um bom fornecedor As variáveis que definem a escolha de um fornecedor ou de uma proposta específica são: Rapidez, Confiabilidade, Flexibilidade, Qualidade e Custos. Uma das formas de se diminuir o tamanho dos estoques é eliminar a incerteza do reabastecimento a partir do aumento na confiabilidade da entrega do fornecedor. Outra forma é aumentando a rapidez da entrega, mas isto também signifique aumento de custos. Se o fornecedor é flexível na entrega esse também é um ponto que permite ganhos. Os custos devem ser observados não de forma pontual e isolada como custo por unidade comprada mas se deve enxergar o custo total, que envolve todas as perdas decorrentes da falta de flexibilidade, da falta de confiabilidade, da falta de qualidade, da baixa rapidez. Para não haver riscos é conveniente a manutenção de um cadastro de fornecedores organizado por linha de produtos, e que registre as ocorrências favoráveis e desfavoráveis nos processos de compra anteriores. O cadastro de fornecedores deve conter informações de todos os fornecedores existentes para cada produto ou mercadoria. Na escolha dos fornecedores para cada pedido deve-se considerar também: • Capacidade de produção e cumprimento das quantidades e datas de entrega. • Capacidade de cumprir as especificações técnicas negociadas. • Capacidade de cumprir garantias através de sua rede de assistência técnica. 4.9 Sistemas Informatizados de controle de Compras A função compras e as ações de controle de estoques necessitam de ferramentas de apoio e suporte da informática. É comum encontrar-se nas organizações situações de compras que correspondem a dezenas, centenas, milhares de itens. Além da grande quantidade de itens diferentes também existe uma grande quantidade de fornecedores. Os modernos sistemas de compras estão integrados com as demais funções da organização (controle da produção, controle financeiro, controle gerencial da organização) e também com os fornecedores, em tempo real. Com a atual tecnologia é possível executar a análise diária dos controles de compras, das necessidades de reposição e do acompanhamento dos pedidos junto aos fornecedores. Os sistemas permitem que acessos externos sejam liberados para que os fornecedores tenham acesso on-line aos pedidos por meio de senhas. A autorização eletrônica, que corresponde a assinatura nas solicitações e nos pedidos de compras, também facilita a andamento e a velocidade com que a compra é efetuada. PF Prof. Amilton Küster Recursos Materiais Atualizada em 30/11/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 9 4.10 Compras centralizadas Na compra centralizada, um profissional ou departamento é posicionado dentro da organização, com autoridade para efetuar a maioria das compras. 4.10.1 Vantagem das Compras centralizadas Facilidade de padronização dos produtos, Maior capacidade de barganha em função da maior quantidade de compras, Maior controle sobre as compras, Gera economia pela consolidação de pedidos Melhora o poder de negociação da área de compras. Melhora o relacionamento com os clientes. Evita as anomaliasde preços entre as unidades do grupo e a concorrência entre elas por materiais escassos. Melhora a administração global de estoques e da utilização de materiais. Utiliza menor número de funcionários em compras, Permite uniformidade procedimental, de planilhas, de padrões e de especificações. 5. Função Armazenagem 5.1 Conceito de Armazenagem Armazenagem é a denominação genérica e ampla que inclui todas as atividades em um local destinado à guarda temporária e à distribuição de materiais (depósitos, almoxarifados, centros de distribuição e outros). Compreende os cuidados para os diferentes tipos de materiais ou componentes, visando usufruir ao máximo o espaço físico disponível, tempo permitido de estoque, tipos de embalagem e vários outros fatores. A armazenagem torna-se necessária quando por alguma razão é preciso guardar um material ou componente até a sua utilização. Os estoques agem então como “amortecedores entre a oferta e a demanda”. A manutenção dos estoques pode atingir de um a dois terços dos custos logísticos, o que a torna uma atividade-chave em gestão de materiais. Enquanto o transporte adiciona valor de “lugar” ao produto, o estoque agrega valor de “tempo”. Para agregar esse valor, o estoque deve ser posicionado ao alcance dos usuários. 5.2 Classificação e Codificação dos materiais Um sistema de classificação e codificação de materiais é fundamental para que existam procedimentos de armazenagem adequados, um controle eficiente dos estoques e uma operacionalização correta do almoxarifado. Classificar um material significa agrupá-lo segundo sua forma, dimensão, peso, tipo e uso; isso compreende ordená-lo segundo critérios adotados, agrupando-os de acordo com as suas semelhanças. Classificar os bens dentro de suas peculiaridades e funções tem como finalidade facilitar o processo de posteriormente dar-lhes um código que os identifique quanto aos seus tipos, usos, finalidades, datas de aquisição, propriedades e seqüência de aquisição. Com a codificação do bem se cria um registro do seu histórico, tais como preço inicial, localização, vida útil esperada, valor depreciado, valor residual, manutenção realizada e previsão de sua substituição. A classificação dos itens é composta de diversas etapas: catalogação, simplificação, especificação, normalização e padronização rumo à codificação de todos os materiais que compõem o estoque da empresa. Catalogação: significa o arrolamento de todos os itens existentes de modo a não omitir nenhum deles. Vantagens da Catalogação : A catalogação proporciona uma idéia geral da coleção; Facilita a consulta por parte dos usuários; Facilita a aquisição de materiais; Possibilita a conferência; Evita duplicidade de codificação; Simplificação : significa a redução da grande diversidade de itens empregados para uma mesma finalidade. Quando duas ou mais peças podem ser usadas para o mesmo fim, recomenda-se a escolha pelo uso de uma delas. Especificação: significa a descrição detalhada de um item, como suas medidas, formato, tamanho, peso etc. Quanto mais detalhada a especificação de um item, menos dúvida se terá a respeito de sua composição e características, mais fácil será a sua compra e inspeção no recebimento. Normalização (normatização): essa palavra deriva de normas, que são as prescrições sobre o uso do material; portanto significa a maneira pela qual o material deve ser utilizado em suas diversas aplicações; Padronização : significa estabelecer idênticos padrões de peso, medidas e formatos para os materiais, de modo que não existam muitas variações entre eles. Por exemplo, a padronização evita que centenas de parafusos diferentes entrem em estoque. Vantagens da Padronização : Possibilita a simplificação de materiais; Facilita o processo de normalização de materiais; Aumenta poder de negociação; Reduz custos de aquisição e controle; Reduz possibilidade de erros na especificação; Facilita a manutenção; Possibilita melhor programação de compras; Permite reutilização e permutabilidade Assim a catalogação, a simplificação, a especificação, a normalização e a padronização constituem os diferentes passos rumo à codificação. A partir da classificação pode-se codificar os materiais. Codificar um material significa representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras, com base na classificação obtida do material. A informatização inovou a identificação de materiais e acelerou o processo. A chave para a rápida identificação do produto, das quantidades e fornecedor é o código de barras lineares ou código de distribuição. Esse código pode ser lido com leitores óticos (scanners). Os fabricantes codificam esse símbolo em seus produtos e o computador no depósito decodifica a marca, convertendo-a em informação utilizável para a operação dos sistemas de movimentação interna, principalmente os automatizados. 5.3 Armazenagem de materiais: técnicas de estocagem e movimentação de materiais As técnicas de estocagem e movimentação de materiais visam converter os elementos complexos e inter-relacionados da organização das instalações físicas PF Prof. Amilton Küster Recursos Materiais Atualizada em 30/11/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 10 em uma estrutura capaz de atingir os objetivos operacionais. No planejamento de instalações de armazenagem ou estocagem começa-se com o planejamento dos blocos para cada função ou área entre as unidades de armazenamento, circulação, entrada e saída de materiais. Os princípios operacionais de armazenagem nos depósitos são decorrentes: do projeto de rede, da tecnologia de manuseio e do plano de estocagem. O projeto da rede logística é elaborado tomando por base caracterísiticas das instalações físicas e da movimentação dos produtos como por exemplo construir prédios de um pavimento para evitar elevar cargas pesadas ou desajeitadas, disposição da entrada e saída de forma que o percurso seja linear ou em forma de “U”. Produtos de maior movimentação devem ficar nas áreas mais próximas aos sistemas de movimentação, produtos mais pesados na parte inferior e produtos mais leves na parte superior, produtos de grandes dimensões na parte inferior, produtos de pequenas dimensões na parte superior. Outros critérios devem ser levados em consideração como custo do produto, cuidados de higiene, validade ou fragilidade. O projeto de um armazém deve ser elaborado visando eliminar o duplo manuseio ou o excessivo manuseio. Os pontos de gargalo também devem ser exaustivamente estudados. Gargalos podem se mover em função da sazonalidade da demanda, isto significa que mesmo os itens de grande consumo podem ficar em pontos afastados se forem marcadamente sazonais frente a outros itens de grande consumo e de distribuição mais regular ao longo do ano. A estratégia de movimentação deve levar ao menor número de operações possíveis de forma a diminuir a interferência humana. Alguns armazéns são robotizados, sem que haja operação manual. Com o uso de robôs munidos de leitores de posição e de códigos de barra e acesso por tecnologia de comunicação móvel é possível que o computador que controla a moviemntação de determinado item distante milhares de quilômetros informe ao computador que controla o armazém (estoque) e esse ordene o movimento do robô até a posição (coordenadas), o robô apanha o item (caixa padronizada, quantidade padronizada) e o transporta até a posição de saída. Repetidas viagens permitem que os itens sejam alocados em uma posição de saída (balança). A documentação legal é emitida.O sistema conhece as informações do peso dos itens, multiplica pela quantidade e compara o peso calculado na nota fiscal com o registro da balança, sendo desnecessário a ação humana. Agrupar os itens em containers padrão, pallets e caixas facilita a operação no depósito e outras ações frequentemente encontradas nos armazéns. O plano de estocagem é efetuado em função das característitcas físicas dos produtos tais como dimensão, peso, densidade, valor e sazonalidade de abastecimento, demanda dependente ou demanda independente. O plano de estocagem considera também as caracterísiticas físicas do prédio do armazém. O depósito deve ter sua localização estabelecida visando favorecer o atendimento da demanda. Um depósito em uma região urbana limita a velocidade de transporte e o tipo do veículo. O local do depósito também tem de considerar a qualificação de profissionais disponíveis e os serviços locais necessários e disponíveis tais como bancos, comércio, restaurantes, hospitais, postos policiais e postos de combustível. Legislações municipais e estaduais também podem ser restritivas e podem causar transtornos às operações logísticas em especial para líquidos inflamáveis, materiais tóxicos ou radioativos. A correta utilização do espaço disponível demanda estudo das cargas a armazenar, dos níveis de armazenamento, das estruturas para armazenagem e dos meios mecânicos a utilizar. Indica-se a real ocupação do espaço por meio do indicador "taxa de ocupação volumétrica", que leva em consideração o espaço disponível em relação ao espaço ocupado. O layout de um almoxarifado deve permitir: máxima utilização do espaço; efetiva utilização dos recursos disponíveis (profissionais e equipamentos); pronto acesso a todos os itens; máxima proteção aos itens estocados; boa organização; satisfação das necessidades dos clientes. No projeto de um almoxarifado devem ser verificados os seguintes aspectos: itens a serem estocados (itens de grande circulação, grande peso e volume); corredores (facilidades de acesso); portas de acesso (altura, largura); prateleiras e estruturas (altura x peso); piso (resistência). Dependendo das características do material, a armazenagem pode dar-se em função dos seguintes parâmetros: fragilidade; combustibilidade; volatilização; oxidação; explosividade; intoxicação; radiação; corrosão;volume; peso; forma. Os materiais sujeitos à armazenagem não obedecem a regras que determinem o modo como os materiais devem ser dispostos no Almoxarifado. Por essa razão deve-se analisar em conjunto os parâmetros citados, para depois decidir pelo tipo de arranjo físico mais conveniente. Armazenagem por tamanho: Esse critério permite bom aproveitamento do espaço; Armazenagem por freqüência: esse critério implica em armazenar próximo da saída do almoxarifado os materiais que tenham maior freqüência de movimento; Armazenagem especial: ambientes climatizados; produtos inflamáveis; produtos perecíveis (método FIFO); Armazenagem em área externa: devido à sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados em áreas externas, o que diminui os custos e amplia o espaço interno para materiais que necessitam de proteção em área coberta. Podem ser colocados nos pátios externos os materiais a granel, tambores e “containers”, peças fundidas e chapas metálicas. Coberturas alternativas: não sendo possível a expansão do almoxarifado, a solução é a utilização de galpões plásticos, que dispensam fundações, permitindo a armazenagem a um menor custo. Um depósito deve ter em seu projeto a previsão de área para expansão. É comum se encontrar áreas de 3 a 5 vezes superiores a área construída inicialmente. Em alguns casos é necessário um tipo de solo e de piso que suporte grandes pesos como nas indústrias de base. A principal função do armazém é proteger os produtos até a sua movimentação. A movimentação de materiais deve considerar as caracterísiticas físicas dos produtos, a tecnologia disponível e seus beneficiários. PF Prof. Amilton Küster Recursos Materiais Atualizada em 30/11/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 11 5.4 Classificação ABC A classificação ABC é um método de gerenciamento de estoques que consiste em determinar prioridades para inventariar itens estocados, mediante o estabelecimento de três classes, designadas respectivamente por: A, B, C. Os itens da classe A normalmente são poucos e representam muito em termos financeiros. Os itens da classe B são os intermediários entre as classes A e C. A classe C é constituída por um grande número de itens de baixo valor unitário. Para a determinação dos itens A, B, C, multiplica- se a quantidade adquirida de cada item em um determinado período, pelo seu valor unitário de aquisição. Os itens A devem ser controlados com mais rigor. As previsões de consumo devem ser feitas com a maior exatidão possível e a movimentação desde o fornecedor até a utilização deve ser programada e acompanhada atentamente. Os itens B podem ter um controle menos rigoroso. Os itens da classe C podem ser controlados ainda com menor rigor, porque eles não representam grandes gastos. É difícil estabelecer uma linha divisória entre as três classes. Mas na maioria das instituições, a classe A é formada por 20% dos estoques, a classe B entre 20% e 40% e o restante compõe a classe C. O gráfico a seguir é um exemplo do método: A partir do primeiro valor verifica-se a soma acumulada com o segundo valor em importância pelo critério de valor de uso e assim sucessivamente. Valor de uso é o resultado da multiplicação do valor unitário do item em estoque pelo seu consumo anual. Repetindo a mesma ação até o último item constrói-se a curva ABC. A curva é segmentada em três partes. A primeira parte é chamada de A e corresponde ao somatório dos valores acumulados que representam entre 60% e 80% do valor total (eixo y), normalmente isso também corresponde a 20% do total de itens analisados (eixo “x”). O segundo segmento chamado de B corresponde em média a 10% a 20% do somatório acumulado do valor de uso e representa em média de 20% a 30% do total de itens. O último segmento chamado de C corresponde em média a 10% a 15% do somatório acumulado do valor de uso e representa em média 40% a 50% do número de itens. Os limites não são fixos cabendo ao gestor determiná-los conforme os recursos disponíveis. Todos os itens do estoque devem estar representados na curva, então a soma acumulada deve ser igual a 100%. Caso isto não ocorra houve um erro na determinação da curva. 5.5 Recebimento e localização dos materiais 5.5.1 Recebimento As atividades de recebimento estendem-se da recepção do material até a entrada nos estoques. O recebimento compreende quatro etapas: Entrada de materiais; Conferência quantitativa; Conferência qualitativa; Regularização ou Cadastramento. A função recebimento de materiais integra um sistema maior com as áreas de contabilidade, compras e transportes e é caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil. 5.5.2 Localização dos materiais O objetivo principal de um sistema de localização de materiais é estabelecer os meios necessários para uma rápida identificação e localização dos materiais. A localização e guarda compreende cinco etapas: Verificação das condições de recebimento do material; Identificação do material; Guarda na localização adequada; Registro da localização física; Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento. Normalmente é utilizada uma simbologia (codificação) alfanuméricaque deve indicar precisamente o posicionamento de cada material estocado, facilitando as operações de movimentação e estocagem. O almoxarife é o responsável pelo sistema de localização de materiais e deverá possuir um esquema do depósito com o arranjo físico dos espaços disponíveis por área de estocagem. Existem dois métodos básicos de endereçamento: o sistema de endereços fixos e o sistema de endereços variáveis. Sistema de endereçamento fixo: Nesse sistema existe uma localização específica para cada produto. Caso não haja muitos produtos armazenados, nenhum tipo de codificação formal será necessário. Caso a linha de produtos seja grande, deverá ser utilizado um código alfanumérico para diminuir o tempo de localização dos materiais. Sistema de endereçamento variável: Nesse sistema não existem locais fixos de armazenagem, a não ser para itens de estocagem especial. Os materiais vão ocupar os locais disponíveis dentro do depósito. O inconveniente desse sistema é o perfeito controle que se deve ter da situação, para que não se corra o risco de possuir material perdido em estoque, que somente será descoberto ao acaso ou durante um inventário. Esse controle deverá ser feito por duas fichas, uma ficha para controle do saldo por item e a outra para controle do saldo por local de estoque. Apesar de o sistema de endereços variáveis possibilitar melhor utilização do espaço, pode resultar em PF Prof. Amilton Küster Recursos Materiais Atualizada em 30/11/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 12 maiores percursos para montar um pedido, pois um único item pode estar localizado em diversos pontos. Esse método é mais popular em sistemas de movimentação e armazenagem automatizados, que exigem um mínimo de mão-de-obra. 5.5.3 embalagens de proteção A embalagem de proteção é parte do sistema logístico e visa minimizar o custo de movimentação. A meta é minimizar o custo dos materiais de embalagens, bem como reduzir o custo de danos, desperdício e custo de execução das operações logísticas. A proteção é uma função valiosa porque o dano em trânsito pode destruir todo o valor que foi agregado ao produto. Os assuntos de proteção incluem a medição dos riscos de distribuição e condições ambientais, análise de danos e responsabilidade da transportadora, caracterização dos produtos e suas fragilidades e desempenho da embalagem. Uma meta da embalagem é fornecer a proteção necessária usando materiais de custo compatível. A relação pode ser conceituada como: Características do Produto + Riscos Logísticos = Proteção da Embalagem. São cinco os passos para um projeto de acondicionamento para produtos frágeis, os quais foram racionalizados para um processo geral para planejamento da proteção da embalagem: • Definir o ambiente (riscos logísticos) • Definir a fragilidade (características do produto) • Realizar qualquer mudança necessária na produção • Escolher a melhor embalagem para oferecer a proteção necessária e fabricar um protótipo da embalagem • Testar o protótipo As características relevantes do produto são aquelas que podem ser danificadas durante a movimentação. Incluem a tendência de alimentos e outros produtos se deteriorarem com o tempo devido a temperatura, umidade ou contaminação de insetos; a tendência de alguns produtos, atritarem com a vibração do veículo em trânsito. A vulnerabilidade de alguns componentes eletrônicos à descarga eletrostática e a fragilidade dos produtos e embalagens que podem quebrar quando caem durante operações de movimentação de material. Em alguns casos, como resultado do teste de fragilidade, a decisão é tomada para fortalecer o produto em vez de acrescentar material de amortecimento. Os riscos de um sistema logístico dependem dos tipos de transporte, estocagem e movimentação usados. Por exemplo, o transporte com carga completa geralmente provoca, menos danos do que o transporte com carga incompleta, onde as embalagens são manuseadas repetidamente durante as operações de transporte de carga e tem muito mais chances de caírem ou serem colocadas entre ou ao lado de cargas potencialmente danosas. As características do armazém determinam a altura de empilhamento e o potencial para infestação de insetos e poeira. A temperatura e a umidade relativa dependem das características do clima por todo sistema logístico. Quanto maior a probabilidade de o produto ser danificado e maiores os riscos das operações do sistema logísticos, ou mais alto o custo do dano, maior a necessidade de proteção da embalagem. Contudo, é importante observar que a quantidade de proteção não está diretamente relacionada ao custo da embalagem. Geralmente, é possível melhorar a proteção e reduzir o custo da embalagem ao mesmo tempo, através do teste de desempenho de materiais e métodos mais apropriados. Em muitos casos, custa muito menos reduzir os riscos do que "melhorar" a embalagem. Por exemplo, a paletização pode reduzir os riscos logísticos já que elimina a movimentação manual e estabiliza os produtos durante o transporte. Métodos alternativos de transporte (por exemplo, equipamento especial, refrigeração e/ou transportadoras dedicadas) podem reduzir os riscos de transporte. Estruturas de estocagem em armazéns podem reduzir as tensões de empilhamento e boas práticas sanitárias durante a distribuição podem reduzir a necessidade de embalagem para evitar contaminação de insetos, por exemplo. 5.6.1 Princípios básicos para a movimentação de materiais Para que um sistema de transporte interno seja eficiente é preciso: obedecer ao fluxo do processo produtivo e utilizar meios de movimentação que facilitem esse fluxo; eliminar distâncias e eliminar ou reduzir todos os transportes entre as operações; usar a força da gravidade sempre que possível; minimizar a manipulação, preferindo meios mecânicos aos manuais; considerar sempre a segurança do pessoal envolvido; utilizar cargas unitárias sempre que possível; procurar a utilização máxima do equipamento, evitando o transporte vazio. A necessidade de revisão parcial ou total do sistema de movimentação de materiais ocorre quando: homens e mulheres estão manipulando cargas, respectivamente, acima de 30 kg e de 10 kg; materiais são desviados do caminho mais direto e natural de sua transformação no processo fabril, para fins de inspeção, conferência etc.; pessoas estão abandonando seus postos para efetuar operações de transporte; existência de cruzamentos freqüentes de trajetórias de materiais em movimento. 6 inventário físico e acurácia dos estoques 6.1 Inventário físico Inventário físico é o instrumento de controle para a verificação dos saldos de estoques nos almoxarifados e depósitos, e dos equipamentos e materiais permanentes, em uso em uma instituição e visa: O ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentações dos estoques com o saldo físico real nas instalações de armazenagem; A análise do desempenho das atividades do encarregado do almoxarifado através dos resultados obtidos no levantamento físico; O levantamento da situação dos materiais estocados no tocante ao saneamento dos estoques; PF Prof. Amilton Küster Recursos Materiais Atualizada em 30/11/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 13 O levantamento da situação dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das suas necessidades de manutenção e reparos; A constatação de que o bem móvel não é necessário naquela unidade. Os tipos de inventários físicos são: Anual – destinado a comprovar a quantidadee o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício – constituído do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício; Inicial – realizado quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade; De transferência de responsabilidade – realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade gestora; De extinção ou transformação – realizado quando da extinção ou transformação da unidade gestora; Eventual – realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do órgão fiscalizador. O termo inventário físico já é bem conhecido, mas a palavra acurácia não é de domínio comum. Quando se fala em indicadores é preciso definir e separar os termos inventário e acurácia. 6.2 Acurácia nos estoques. Para entender acurácia pense em um alvo. Se uma flexa é lançada contra o alvo e a flexa atinge o alvo dizemos que houve um tiro de precisão. Quanto mais próximo do centro do alvo mais preciso foi o disparo. Quanto mais afastado do centro do alvo menos preciso. A acurácia é a capacidade de repetir o tiro da mesma forma sem que ocorram resultados diferentes. Processos devem ser estabelecidos e previsíveis. Processos acurados devem complementar processos precisos! O objetivo principal de um inventário é assegurar que as quantidades existentes no almoxarifado estejam de acordo com as listagens e os relatórios contábeis dos estoques. Número de itens corretos Acurácia = ---------------------------------------------- Número total de itens contabilizados 7 Avaliação financeira dos estoques O controle e avaliação financeira dos estoques de materiais permitem ao administrador uma visão clara do volume de recursos financeiros aplicados em materiais, por item, por grupos de materiais e por unidade de consumo. Permite também o cálculo do custo de aquisição e manutenção de cada item, das quantidades estocadas por item, do consumo médio e do giro (rotação) dos estoques em períodos determinados. 7.1 Métodos de avaliação dos estoques Os principais métodos de avaliação dos estoques são: Custo médio; PEPS – Primeiro que entra primeiro que sai ou FIFO (First in, firts out); UEPS – Último que entra, primeiro que sai ou LIFO (Last in, first out). 7.2 Avaliação pelo Custo médio A avaliação pelo custo médio é o método mais utilizado, em função: Da simplicidade em utilizá-lo. Da sua aceitação e permissão legal para uso como demonstrativo para a Receita Federal. Custo médio de um determinado material é o custo de produção ou aquisição de uma unidade de um produto ou serviço, obtido através do custo total de "n" itens, dividido pela quantidade deles, em determinado período. O Custo médio de cada item é atualizado sempre que ocorre uma entrada no estoque. A fórmula para o cálculo é a divisão do Saldo Financeiro pelo Saldo Físico: CM = SF / SQ Onde: CM = Custo Médio SF = Saldo Financeiro SQ = Saldo Físico 7.3 Avaliação pelo método PEPS ou FIFO. A avaliação dos estoques por este método utiliza como parâmetro a ordem cronológica de chegada de cada lote de material. A avaliação pelo método PEPS é utilizado em períodos de deflação; o lucro é supervalorizado, o estoque final é superavaliado e o Custo da Mercadoria Vendida fica subavaliado. 7.4 Avaliação pelo método UEPS ou LIFO. Por este método a avaliação de estoques utiliza como parâmetro o valor do lote mais recente (O último a chegar é o primeiro a sair). Este método é indicado para a avaliação dos estoques em períodos de inflação alta. Ao utilizar este método a instituição supervaloriza os custos de estocagem e por conseqüência os lucros diminuem. O estoque final fica subavaliado porque é valorizado pelos itens que estão contabilizados há mais tempo. PF Prof. Amilton Küster Recursos Materiais Atualizada em 30/11/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 14 8.Nível de serviço – Atendimento, pontualidade e flexibilidade. Serviço é uma ação ou desempenho que uma parte pode oferecer a outra, essencialmente intangível, e que não resulta na posse de nada. Sua produção pode ou não estar relacionada a um produto físico. (Kotler, 1991). A característica principal do conceito é a execução do serviço com a finalidade de “alguém executar uma ação para oferecer a outra pessoa”. Portanto, só será um serviço, sob o ponto de vista operacional, a ação que resulte no atendimento de alguém. O serviço básico envolve: Disponibilidade: Capacidade de ter produtos em estoque no momento desejado pelo cliente; Desempenho operacional: velocidade, consistência, flexibilidade; Planos de contingência: em caso de falhas e de sua recuperação; Confiabilidade: derivada do conceito qualitativo sobre o posicionamento de suas entregas. O Serviço ao usuário é impulsionado pelo contínuo aumento das expectativas desses usuários. O aumento das expectativas é provocado por organizações públicas e privadas, que oferecem serviços com mais atributos seguidamente e realimentam o mercado consumidor buscando tempos de ciclo menores e indices de disponibilidade cada vez maiores conforme a figura abaixo. Este fato leva ao que se chama de “janela de serviço” O atendimento ao pedido perfeito é o limite no qual a disponibilidade é máxima (100%) e o tempo de ciclo é mínimo tendendo a zero (entrega instantânea). O atendimento do pedido perfeito é derivado dos conceitos da qualidade largamente implantados desde a década de 1980 e ultrapassa o serviço básico. As organizações que buscam o atendimento do pedido perfeito tendem a se tornar fornecedores preferenciais, mas necessitam de um forte apoio informacional e consequente levam a um custo de atendimento mais elevado. O serviço básico de atendimento ao usuário tem como característica o atendimento amplo, envolvendo o maior número possível de beneficiários e é medido em termos de: Disponibilidade, Desempenho Operacional e Confiabilidade. A disponibilidade é a capacidade de atendimento imediato, conforme a necessidade dos usuários. A disponibilidade é feita a partir de um estoque corretamente dimensionado. O tamanho desse estoque é determinado a partir da estimativa de consumo do produto acrescida de uma reserva de segurança. A disponibilidade depende da estrutura de rede logística: número e localização de depósitos e da estratégia para a entrega do produto. O desempenho operacional também é medido em termos de: Velocidade, Consistência, Confiabilidade, Falhas e Recuperação. Velocidade é o tempo decorrido entre o pedido e o recebimento e relaciona-se com o interesse e necessidades do usuário. Envolver o usuário nessa perspectiva deriva dos sistemas de gestão pela qualidade como a ISO 9000 e o Prêmio Nacional da Qualidade – PNQ. Consistência é a capacidade da organização logística de manter as entregas em um regime constante. Isto também deve ser medido pela perspectiva do usuário. A percepção qualitativa que os beneficiários tem dos serviços prestados formam o conceito de confiabilidade: informações antecipadas fornecidas aos usuários com previsão firme de entrega da carga reforçam esse conceito. 9. Ética na administração de materiais. Agir de forma correta na defesa dos interesses organizacionais, ser honesto, respeitar os usuários, ser cumpridor das leis e saber valorizar as pessoas são princípios cada vez mais valorizados.Manter-se ético, diante das situações do dia-a-dia é atitude esperada de cada indivíduo. 9.1. Conceito de Ética Ética é a parte da Filosofia que estuda os valores morais e os princípios ideais da conduta humana. Abrange o conjunto de princípios morais (ligados ao comportamento individual) que devem ser respeitados no exercício de uma profissão, ou de uma determinada função na sociedade. O surgimento do conceito e da necessidade de seu estudo está associado à necessidade de se estabelecer limites nos desejos e ambições individuais, dirigindo-os para uma relação equilibrada com as necessidades sociais. 9.2 Conceito de Ética profissional Ética profissional é o conjunto de princípios morais que devem ser respeitados no exercício de uma profissão, ou de uma determinada função na sociedade. 9.3 Valores éticos em Administração de Materiais. • Direcionamento de ações para o atendimento das expectativas dos usuários. • Busca permanente de excelência na qualidade de serviços. • Conduta ética pautada exclusivamente nos valores da instituição e da sociedade brasileira. • As pessoas devem ser tratadas com ética, justiça, respeito, cortesia, igualdade e dignidade. • Absoluto respeito pelo ser humano, pelo bem público, pela sociedade e pelo meio ambiente. • Prestação de informações corretas e cumprimento dos prazos assumidos. • No exercício profissional, os interesses da instituição devem se colocar em 1º lugar em detrimento PF Prof. Amilton Küster Recursos Materiais Atualizada em 30/11/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 15 de interesses pessoais, de grupos ou de terceiros, de forma a resguardar a lisura das atividades. • Não manter qualquer relacionamento ou prática desleal de comportamento que resulte em conflito de interesses e que estejam em desacordo com os mais altos padrões éticos. • Não praticar atos que fragilizem a imagem da instituição e comprometam o seu corpo funcional. • Não assumir atitudes que privilegiem fornecedores e prestadores de serviços, sob qualquer pretexto. • Não solicitar doações, contribuições de bens materiais ou valores a parceiros comerciais ou institucionais em nome da instituição, sob qualquer pretexto. • Manter-se comprometido com a uniformidade de procedimentos e com o mais elevado padrão ético no exercício de suas atribuições profissionais. • Ter compromisso permanente com o cumprimento das leis, das normas e dos regulamentos internos e externos que regem a Instituição. • Comprometer-se na oferta de produtos e serviços de qualidade que atendam ou superem as expectativas dos usuários. • Prestar orientações e informações corretas aos usuários para que possam tomar decisões conscientes. • Preservar o sigilo e a segurança das informações. • As relações profissionais devem se pautar no princípio da transparência e na adoção de critérios técnicos. • Prestar contas das atividades, dos recursos sob sua gestão e manter a integridade dos controles administrativos sob sua responsabilidade. • Oferecer tratamento equânime na disponibilidade de informações claras e tempestivas aos usuários, parceiros comerciais e fornecedores, no estrito cumprimento dos normativos a que esteja subordinado. • Zelar pela proteção do patrimônio público sob sua guarda, com a adequada utilização das informações, dos bens, equipamentos e demais recursos colocados à sua disposição para desempenho eficaz de suas atividades. Questões de Concursos 1. BACEN/ESAF 2010. O departamento de administração de materiais de uma empresa recebeu 5.000 requisições no ano de 2009, sendo que cada requisição teve uma média de 1,8 itens. Sabendo que 7.650 itens foram entregues dentro do prazo, qual foi o nível de serviço de atendimento do departamento, em percentual? (Obs: use arredondamento para uma casa decimal) (A) 90,0% (B) 85,0% (C) 80,0% (D) 65,4% (E) 55,5% Julgue os itens seguintes, acerca de administração de materiais. 2. O consumo de itens de demanda dependente deve ser calculado e o consumo de itens de demanda independente dever ser previsto. 3. O método de avaliação de estoques que é pouco utilizado em economias inflacionárias e que reflete custos mais próximos da realidade do mercado é chamado de LIFO. 4. Uma das vantagens de serem mantidos níveis reduzidos de estoques é a diminuição do refugo, pois as não conformidades são logo identificadas. 5. No almoxarifado de materiais auxiliares, ficam armazenados os materiais utilizados na execução e na transformação do produto 6. Um dos pressupostos básicos da gestão da cadeia de suprimentos (supply chain management) é: a) A gestão da cadeia de suprimentos se refere à formação de parcerias duradouras com fornecedores e clientes visando garantir um volume de negócios estáveis e lucrativos. b) A gestão da cadeia de suprimentos se refere à flexibilidade e à maior capacidade de adaptação às mudanças dos compradores profissionais. c) A gestão deve abranger toda a cadeia produtiva da organização, incluindo a relação da empresa com seus fornecedores e clientes. d) A gestão garante às empresas um conjunto de fornecedores e clientes fiéis e assim é possível programar com segurança as quantidades produzidas mensalmente. e) A gestão precisa abranger todos os itens que a empresa compra, garantindo assim uma previsão mais exata das despesas com aquisição de materiais. 7. Considerando-se que a gestão do estoque abrange informações que subsidiam o controle dos saldos estocados, qual alternativa abaixo corresponde ao documento que possibilita o registro das baixas? (A) Solicitação de compra. (B) Requisição de materiais. (C) Ordem de serviço. (D) Inventário físico. (E) Inventário cíclico. 8. Admitindo-se que o endereçamento ou localização dos itens possibilita maior organização num almoxarifado, assinale a alternativa que melhor expressa uma vantagem na adoção desta forma de organização. (A) Proporciona agilidade no atendimento aos usuários. (B) Estabelece meio de aplicação da análise A/B/C. (C) Insere maior burocracia aos trâmites operacionais do almoxarifado. (D) Engessa as atividades operacionais. (E) Permite adequação das demandas de consumo. 9. A documentação comprobatória interna é primordial para justificar o recebimento de um determinado item adquirido no intuito de atender à necessidade de um órgão ou entidade administrativa que atue como unidade requisitante. Identifique abaixo o documento mais adequado para regularizar tal operação. (A) Ordem de Compra/ Fornecimento. (B) Requisição de Material/ Serviço. (C) Nota de Recebimento. (D) Nota Fiscal Fatura. (E) Balancete Mensal. 10. “A logística de mercado envolve o planejamento, a implementação e o controle dos fluxos físicos de materiais e de produtos finais entre os pontos de origem e os pontos de uso, com o objetivo de atender às exigências dos clientes e de lucrar com esse atendimento.” (Philip Kotler – Administração de Marketing). PF Prof. Amilton Küster Recursos Materiais Atualizada em 30/11/2010 Neste curso os melhores alunos estão sendo preparados pelos melhores Professores 16 Com base no trecho acima, assinale a alternativa que não representa uma função de logística de mercado. (A) Controlar a qualidade do produto a ser entregue. (B) Eliminar os agentes intermediários da cadeia de distribuição. (C) Encurtar o ciclo do pedido até o recebimento. (D) Gerenciar os materiais e estoque. (E) Controlar o pedido por meio da tecnologia. 11. A mais importante função de controle de materiais está relacionada com a administração dos níveis de estoque. A organização que utiliza
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