Bellotto Sentido dos arquivos 2014

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O SENTIDO DOS ARQUIVOS 
 
 
Heloísa Liberalli Bellotto 
 (Conferencia pronunciada no 
I Ciclo de Palestras da Diretoria de Arquivos Institucionais – DIARQ.
Universidade Federal de Minas Gerais. Belo Horizonte, 7 de abril de 2014) 
 
 
 Quando os organizadores deste Ciclo de Palestras me convidaram para 
proferir essa palestra pensei em um tema que fosse bastante amplo de modo a 
abranger o porquê de estarmos aqui reunidos em torno dos estudos arquivísticos 
e também que, de alguma forma, abrangesse o conteúdo do livro de minha 
autoria, ora lançado pela Editora da Universidade Federal de Minas Gerais. 
Livro esse organizado graças ao honroso convite partido de alguns professores 
do curso de Arquivologia desta mesma universidade, o Professor Renato 
Venâncio a frente deles. Julguei pertinente que pensássemos juntos aqui sobre o 
por quê dos arquivos, qual a sua razão de ser dentro de uma sociedade. 
Afinal, qual é o sentido dos arquivos. Na verdade, muito do que eu vá 
dizer, uma forma ou de outra, acha-se nas páginas deste livro. Ele representa 
uma síntese da minha carreira, uma vez que aí se acham alguns dos meus 
trabalhos que aqueles professores julgaram serem importantes que fossem 
reunidos em um só volume, volume capaz de substituir publicações dispersas, 
esgotadas ou de difícil acesso. Alguns estudos constantes do livro, embora 
metodológica e tecnicamente ultrapassados, segundo eles, poderiam funcionar 
como testemunhas históricas da evolução da arquivologia no país, justificando 
sua presença ali. Assim, o que vou dizer não representa propriamente novidade 
para nenhum de nós. Será, talvez, apenas uma síntese do que seja o universo 
arquivístico e porque, afinal, ele tanto nos fascina. 
Wendia
Caixa de texto
https://www.ufmg.br/diarq/anexos/wfd_14012774465385cc06bbb48--fala_bellotto.pdf
 
 
 De outro lado, este é um evento em torno de arquivos institucionais e, 
mais especificadamente, dentro deles, em trono dos arquivos universitários. 
Assim, a minha proposta é a de que nesta nossa conversa, partamos da reflexão 
sobre o sentido dos arquivos, para depois nos referirmos propriamente aos 
arquivos universitários. 
Dentre os inúmeros “sentidos” que a palavra “sentido” tem em língua 
portuguesa, cabe aqui que tomemos especialmente o de “intento, proposição, 
objetivo”. Portanto, qual é o intento de um arquivo? Como bem exprimem os 
professores canadenses Jean Yves Rousseau e Carol Couture, o intento é o de 
praticamente ser o “espelho da sociedade que os constitui, os conserva e os 
explora para fins administrativos, jurídicos, culturais, patrimoniais ou de 
pequisa” (ROUSSEAU & COUTURE, 1998). E esse espelho representa a soma 
das informações contidas nos arquivos das organizações privadas, dos órgãos 
públicos, das famílias, das pessoas, sejam os seus arquivos correntes, sejam os 
históricos. 
 Então, a que vem os arquivos ? Qual a razão de sua existência ? 
“Informar” é a primeira resposta que nos vem à cabeça. Mas, a mais correta 
talvez fosse “provar” e “testemunhar”. Por isso, no caso dos documentos de 
arquivo, tal objetivo liga-se muito mais ao “para quê” e ao “ por meio do quê”, 
muito mais do que ao “o quê”, ao “de onde” ou ao “como” de um documento. 
Essas afirmação leva-nos imediatamente à uma das primeiras questões com que 
se depara quem se aproxima pela primeira vez do universo dos estudos 
arquivísticos: qual a diferença entre um arquivo e uma biblioteca (que afinal é a 
entidade documental mais conhecida) ? 
As distinções entre essas instituições se produzem a partir da própria maneira 
como surgem os documentos de seu acervo e também do tipo de documento a 
ser processado e preservado: pela biblioteca, os impressos ou audiovisuais 
resultantes de atividade cultural técnica ou científica, artística, literária, pesquisa 
 
 
ou divulgação; pelo arquivo, o material de uma gama infinitamente variável, 
desde que oriundo de atividade funcional, jurídica, administrativa ou intelectual 
de instituições ou de pessoas, produzidos no decurso de suas funções e 
atividades. Os fins, no caso da biblioteca, serão culturais ou científicos; no caso 
do arquivo, administrativos e jurídicos, mais que tudo, testemunhais. O 
documento da biblioteca instrui, informa, diverte, ensina; o de arquivo prova, 
pelo menos em primeira instância, sendo culturalmente testemunhais, em 
segunda instância. 
Assim, podemos definir biblioteca como a instituição que reúne documentos 
múltiplos, por compra, doação ou permuta, produzidos por fontes diversas e 
resultantes de atividades, pesquisas ou criações artísticas, técnicas ou científicas 
com fins culturais e de ensino e instrução. Arquivo é a reunião, por passagem 
natural, de documentos oriundos de uma só fonte geradora e, em geral 
constituídos por documentos em exemplares únicos congregados em fundos e 
divididos em séries e essas, por sua vez, em itens documentais. 
Por definição, os arquivos têm como funções básicas a gestão da 
organização e do uso, a guarda e a difusão das informações contidas nos 
documentos produzidos/ recebidos/ acumulados pelas diferentes entidades 
públicas ou privadas no decorrer do seu funcionamento, encarregando-se 
também de assessorar a sua produção e administrar o seu uso, considerando-se 
as distintas possibilidades para tal, relativamente à primeira, segunda e terceira 
idades dos documentos. 
Ao cumprir adequadamente estas funções, os arquivos respondem aos 
seus objetivos básicos: o de servir à administração, à cidadania e à 
historiografia. Entretanto, para, além disso, a sociedade faz dos arquivos 
públicos usos multifacetados, utilizando os seus documentos como registros 
fidedignos, necessários à vida civil, pessoal e profissional de seus integrantes, 
assim como permitindo-lhes melhor compreender a identidade cultural de sua 
 
 
comunidade e a evolução da sua história e do desenvolvimento das relações 
entre o cidadão e o Estado. Estas relações são permeadas pela questão dos 
direitos e dos deveres de um para com o outro, relações que, na história, tiveram 
diferentes graus e matizes. 
O sentido dos arquivos evidencia-se na sua especificidade que reside 
justamente no caráter probatório e testemunhal de seus componentes 
documentais. O conjunto caracteriza-se pelo decantado vínculo original e 
indispensável que todos eles têm com a entidade produtora e com os demais 
componentes do conjunto. Um documento arquivístico isolado do seu conjunto 
não faz sentido. Ele contém, portanto, não uma informação qualquer, mas a que 
é vinculada a uma vasta cadeia e é parte indissolúvel do seu meio genético de 
criação, vigência e uso. É a organicidade a grande característica dessa 
especificidade dos documentos de arquivo. É o princípio pelo qual as relações 
administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. É a qualidade 
segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, as funções e as atividades da 
entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. 
“Arquivos são criações sociais, no sentido de serem produtos da sociedade 
humana que, no seu evoluir, vai acarretando, formando e transmitindo 
características que naturalmente se refletirão na natureza de seus produtos, os 
arquivos, entre eles” (EASTWOOD, 2010). 
Documento arquivístico, para além de ser informação, é sempre presunção 
de prova. Por ele, de certa forma, se “eternizam” os registros decorrentes do 
funcionamento e das atividades de uma entidade pública ou privada, 
demonstrando que aconteceram e como. Após o cumprimento das razões pelas 
quais foram produzidos, eles tramitaram e produziram efeitos durante suavigência e validade. Foram classificados e guardados (seja de forma tradicional 
ou virtual) nos arquivos correntes. Foram submetidos aos prazos estabelecidos 
pelas tabelas de temporalidade, podendo ser destruídos ou podendo ser 
 
 
preservados. Se preservados foram integrados para efeitos de testemunho aos 
arquivos permanentes, repartindo-se entre seus respectivos conjuntos, aí 
denominados fundos (repito, de forma física ou virtual). As duas características 
do documento de arquivo, a de ser condição de prova e a de ser 
informação/testemunho, começando por serem sequentes, acabam por serem 
paralelas e inseparáveis, embora utilizadas por razões diversas. 
A gênese do documento de arquivo é um procedimento e, como tal, é uma 
sequencia de passos. Há todo um sistema lógico de produção, há normas ou 
sistemáticas estabelecidas para isso, sistemáticas que podem ir sofrendo 
mudanças e adaptações, tanto na rotina jurídico-administrativa, como na 
consequente rotina burocrático-documental no correr do tempo, no interior dos 
órgãos públicos e/ou das entidades privadas. Os passos podem ser diferenciados, 
já que há especificidades em cada ente produtor e em cada contexto de 
produção. Tudo depende do tipo da entidade produtora, sua competência, suas 
funções e suas atividades. 
 O documento de arquivo tanto resulta como registro de uma determinada 
ação, como registra ações que provocam outras ações. Enfim, “o documento de 
arquivo nasce para dar vida à razão de sua origem” (RODRIGUEZ BRAVO, 
2002, p.142). E ao nascer, si se trata de documento público, é “concebido 
estruturado e produzido regularmente sob normas precisas por órgãos 
administrativos encarnados em funcionários (autoridades delegadas) que 
declaram e materializam atos e fatos” (Idem). No dizer dessa mesma autora, a 
precisão do conceito de arquivo está em duas grandes premissas: a primeira, a de 
“descobrir sua alma orgânica, seu vínculo com os demais do seu conjunto, seja 
este uma série, um fundo, um processo; a segunda, a de ter sido recebido ou 
expedido no exercício de funções administrativas, jurídicas ou de outra qualquer 
espécie de função que exerça uma entidade...” (RODRIGUEZ BRAVO, 2002, 
p.143). A indissolubilidade entre a informação, o meio documental no qual ela 
 
 
está vinculada, o suporte, a proveniência e, sobretudo, o vínculo entre os 
documentos do mesmo contexto genético, é um dos pilares da doutrina 
arquivística (BELLOTTO, 2010). 
 Os arquivos públicos estão revestidos de fé pública, o que é conferido a 
seus documentos pelo simples fato de estarem ali, já que, para tanto cumpriram 
todo um itinerário de autenticidade e fidedignidade, desde a sua gênese, o seu 
uso e até a sua guarda. A sua identidade é inequívoca, como nos reitera Elio 
Lodolini em um recente artigo publicado pela Escola de Paleografia, 
Diplomática e Arquivística do Vaticano: “Arquivo é um complexo orgânico de 
documentos produzidos no desenrolar de uma atividade prática, administrativa, 
jurídica. Ele nasce ‘involuntariamente’ como consequência do desenvolvimento 
daquela atividade... O documento, se tomado individualmente, é privado de 
autonomia, tem um valor escasso; ele só tem um valor máximo como parte de 
um contexto, como um elo de uma cadeia. ... E neste complexo orgânico de 
documentos todos eles estão ligados por um vínculo original, necessário e 
determinado... Portanto, um arquivo é formado por dois elementos: o complexo 
orgânico dos documentos e o complexo das relações que, desde a origem de 
cada um deles, permeiam em meio a esse complexo ” (LODOLINI, 2012). 
O itinerário da gênese documental pode ser dividido em etapas: nasce de 
uma iniciativa, seguida das devidas pesquisas e consultas; depois, de uma 
deliberação [momento da ação], do controle dessa deliberação para que o 
documento produza as consequências esperadas (criar, manter, extinguir, mudar 
situações, etc. etc. etc.). Isso implica, obviamente, na escolha do tipo 
documental adequado e, finalmente, chega-se ao momento da execução 
[momento da documentação]. Esta será conseguida pela construção da escrita 
formal ou informal, em obediência à configuração própria do tipo documental 
adequado, para o que há modelos, mais ou menos fixados pelo direito 
administrativo, pela burocracia ou pelas sistemáticas internas (DURANTI, 1995, 
 
 
p.124-127). A próxima etapa será a de tornar o conteúdo do documento 
conhecido, divulgado, seja por meio de Diário Oficial, de editais ou de 
comunicação direta ao/aos interessado/os, dependendo se o meio genético será o 
da administração pública, o da privada, ou se situa vida civil pessoal dos 
indivíduos. Cumpre-se assim a criação e difusão do documento. Segue-se a 
tramitação (que pode ser ou não, anterior à publicitação, dependendo da ação 
implicada). 
É sempre bom lembrar que todas essas etapas são pré-arquivísticas. Só aí - 
e também dependendo das sistemáticas da entidade e das suas características da 
ação e de trato documental - terá início o arquivamento. Nas diversas fases da 
elaboração do documento, o arquivista não toma parte. Mas, na medida em que 
em que melhor conhece o processo de criação do documento, melhor executado 
será o seu trabalho de classificação, avaliação, descrição e difusão. 
Bruno Delmas, citando Dominique Perrin, aponta como a função 
tradicional dos documentos institucionais a de provar e a de lembrar, mas, 
acrescenta que, na sua expansão hoje, essa função também a de entender e 
comunicar. E acrescenta que “as duas primeiras prolongam o papel inicial 
fundamental dos documentos, as duas seguintes, introduzem uma noção mais 
vasta noção de informação, que expande o sentido do papel do documento”. 
(DELMAS, 1996, p. 443). 
Os arquivos têm um sentido de serem instrumentos, de serem ferramentas. 
Ferramentas da administração (seja a dos órgãos públicos, seja a das entidades 
privadas); ferramentas da cidadania (isto é, dos direitos e dos deveres dos 
cidadãos); ferramentas do direito, ferramentas da historiografia (isto é, os 
documentos são os instrumentos de trabalho do historiador). Tudo isso, ademais 
de serem instrumentos indispensáveis da ciência, da tecnologia, do dia-a-dia das 
pessoas. Reitere-se, arquivos são instrumentos nos quais a informação está 
registrada, para que dela se faça uso seja no sentido da gestão, seja no da 
 
 
cidadania, seja no da história. Para efeitos da pesquisa histórica, os arquivos 
permanentes públicos são centros armazenadores do patrimônio documental, da 
archivalía, que é parte do patrimônio histórico e cultural de uma comunidade, de 
uma cidade, estado ou país. 
Os sistemas de arquivos públicos tem sua posição no contexto 
administrativo e asseguram seu papel no contexto social que integram. Sua 
função é servir à administração por meio dos arquivos correntes e à 
historiografia por meio dos arquivos permanentes. Já se disse que o arquivo é o 
arsenal da administração e o celeiro da história. Se, no entanto, o arquivo 
histórico público se engajar em programas de animação cultural e de cooperação 
com as escolas, no sentido de ilustrar, animar e aprofundar o ensino da história 
local, regional e mesmo nacional, estará construindo uma incomparável aura de 
excelência àquelas suas funções precípuas. Estará contribuindo para formar um 
cidadão mais apto a compreender o passado da sociedade em que vive e, com 
isso, melhor poder dar a sua contribuição para forjar um futuro mais digno para 
esta mesma sociedade. 
Além disso, é no sentido do acesso do cidadão ao universo de informações 
de cunho cultural, social- e mesmo de lazer – que esse arquivo lhe pode 
oferecer mais além de ser o “guardião” dos seus direitose deveres cívicos. Esse 
“a mais” é exercido hoje pelos setores culturais e educativos dos arquivos. E são 
os arquivos municipais, os mais adequados para levar avante o empreendimento, 
justamente por serem os que mais de perto acompanham a vida do cidadão. Até 
se pode demonstrar que esse serviço não é uma extrapolação das verdadeiras 
finalidades de um arquivo público, como se pensava. Essa função de lazer e 
entretenimento chega mesmo a ombrear-se com as demais, pode mesmo chegar 
a ser também uma “função administrativa”. Este atendimento diferenciado, isto 
é, o que vai além dos serviços prestados aos administradores, aos juristas e aos 
historiadores, não é só um “a mais”, não é “perfumaria”. Ele deve ser 
 
 
oficialmente legitimado como uma ampliação administrativa, repetimos, de todo 
o aparato arquivístico. A verdade é que os programas educativos e culturais são 
ampliação, para fora da sala de leitura/consulta, do serviço normal de referência, 
isto é, o atendimento normal ao usuário. Basta que os arquivistas reconheçam 
que o público vai além dos que vêm ao recinto do arquivo, sobretudo os 
historiadores, e perpassa por todos os componentes da comunidade, mesmo 
aqueles que nem sequer sabem o que seja o arquivo. Há todo um público 
potencial a conquistar. 
Deste modo, a aquelas funções básicas é possível agregar as funções 
complementares, até o presente, tidas como ações ou atividades, mas cujo status 
começa a mudar a luz de novos movimentos e ideias que vem sendo 
implantados, como veremos adiante. São as relacionadas com as exposições, os 
eventos, as comemorações, a participação do arquivo nas atividades de teatro e 
de turismo, assim como nas ações junto ao ensino fundamental e médio. Estas 
novas funções estão diretamente relacionadas com o uso popular do arquivo, 
agora, neste caso, como o detentor do patrimônio documental comum a toda 
uma sociedade. 
Hoje, essa sociedade está mudando a cada momento em muitos dos seus 
aspectos por causa do desenvolvimento complexo e profundo do saber e do fazer 
com a interferência tão forte da tecnologia da informação e da comunicação e 
das transformações na gestão pública e na empresarial, tudo isso está se 
refletindo diretamente nos arquivos. E refletindo nos profissionais responsáveis 
por eles. Nesse sentido, vai o meu apelo aos arquivistas iniciantes. Que tentem 
compreender muito bem o seu objeto de trabalho antes de realizar qualquer 
tarefa arquivística, isto apesar de tantas transformações que se delineiam no seu 
futuro profissional. Vemos que nos países de arquivística mais avançada “ as 
idéias tradicionais vêm sendo contestadas com visões novas sobre proveniência, 
fundos e séries, naturalidade e intencionalidade, imparcialidade e autenticidade” 
 
 
(EASTWOOD, 2010). Mas tudo isso poderá ser assimilado aos poucos, sem 
percalços. 
O importante é estar atento a que a finalidade dos arquivos não é outra 
senão a de oferecer serviços à sociedade, materializados nas informações 
prestadas às entidades, aos cidadãos, aos estudiosos. E para que, ele, arquivista, 
possa levar seu trabalho a cabo, deve adquirir uma bagagem de conhecimento de 
princípios teóricos e dos métodos que partem do pressuposto de que o 
documento é parte de um todo que, isolado, não tem sentido (HEREDIA 
HERRERA, 1988, p.13). Da mesma forma, ele deve compreender que “o 
arquivo é mais do que a soma dos documentos que o compõem. É o complexo 
orgânico daqueles documentos mais o complexo orgânico de todas as relações 
recíprocas que existem entre os próprios documentos, cada um dos quais tem um 
- e um só - papel naquele complexo” (LODOLINI, 1984, p. 140). 
Quanto às universidades, para que cumpram adequadamente suas funções 
de ensino, pesquisa e extensão, elas necessitam de informações corretas, 
atualizadas e pertinentes gerenciadas por um bom sistema interno de arquivos. 
Este deve reunir, processar, divulgar, conservar todos os documentos relativos à 
administração, ao funcionamento, ao desenvolvimento e à memória sejam os 
produzidos/recebidos/acumulados pelas unidades de ensino, como as faculdades 
e os institutos; sejam os produzidos/recebidos/acumulados pelos laboratórios, 
centros de estudos, bibliotecas e museus; sejam os 
produzidos/recebidos/acumulados pelas creches, hospitais e ambulatórios, 
centros esportivos e centros de referência destinados à população em geral. 
Todas as informações advindas de todas essas atividades, se uniformizadas em 
sua produção e se sistematizadas em sua guarda, classificação, avaliação e 
disponibilidade para consulta e divulgação, irão proporcionar maior 
transparência administrativa, maior visibilidade e desempenho social, assim 
como maior eficiência no ensino e no desenvolvimento da pesquisa científica. E 
 
 
parte dessa responsabilidade, sem dúvida alguma, está na mãos dos profissionais 
do arquivo. As universidades brasileiras estão começando a valorizar seus 
arquivos, ainda que mais lentamente do que seria desejável, para fazerem 
funcionar seus sistemas de arquivos como bem demonstrou o Professor Renato 
Venâncio na cronologia que apresentou no I Simpósio de Arquivologia da 
Universidade Federal de Minas Gerais, afirmando que ainda haveria muito a 
caminhar no sentido da “importância do estabelecimento de sistemas de 
arquivos,tanto no que diz respeito à modernização administrativa quanto à 
preservação da memória científica e educacional brasileira” (VENÂNCIO, 
2012). E seminários e ciclos de palestras como estes são também passos 
importantes, não só para atualização profissional, mas também como maior 
conscientização dos dirigentes universitários e das autoridades públicas. 
Apelo aos profissionais do presente e do futuro, na instituição onde atuam 
ou venham a atuar que compreendam muito bem que nenhuma delas pode 
funcionar corretamente sem os registros documentais que provam e que 
garantem a legitimidade de sua existência e desenvolvimento. Só os 
documentos, os que as entidades produzem e os que elas recebem no exercício 
das suas funções e atividades é que podem demonstrar como elas funcionam e 
como atuam na sociedade. Sendo o arquivo o centralizador do sistema interno de 
informações e sendo o reflexo das relações daquela entidade com o meio em que 
age e atua, ele é de vital importância para o bom desenvolvimento e o 
cumprimento do papel que cabe a uma determinada instituição em uma 
determinada sociedade. E estejamos seguros que, o arquivista poder contribuir 
decisivamente para isso, não é pouca coisa. 
 
 
 
 
 
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