19.GE.PODC – Planejar, Organizar, Liderar e Controlar Organização Formal e Informal Organização da Ação Empresarial

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Gestão Empresarial – Aula 19
PODC – Planejar, Organizar, Liderar e Controlar
Organização Formal e Informal
Organização da Ação Empresarial
PODC – Planejar, Organizar, Liderar e Controlar
Administração
As funções administrativas norteiam os objetivos do administrador em sua rotina. Atualmente, as principais funções administrativas são:
Fixar objetivos (planejar);
Analisar: conhecer os problemas;
Solucionar problemas;
Organizar e alocar recursos (recursos financeiros e tecnológicos e as pessoas);
Comunicar, dirigir e motivar as pessoas (liderar);
Negociar;
Tomar as decisões (rápidas e precisas);
Mensurar e avaliar (controlar).
O papel do Administrador
As funções do Administrador foram, num primeiro momento, delimitadas como: planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar. No entanto, por ser essa classificação bastante difundida, é comum encontrá-la em diversos livros e até mesmo em jornais de forma condensada em quatro categorias, são elas:
Planejar: "definir o futuro da empresa, principalmente, suas metas, como serão alcançadas e quais são seus propósitos e seus objetivos", ou como "ferramenta que as pessoas e as organizações usam para administrar suas relações com o futuro. É uma aplicação específica do processo decisório." O planejamento envolve a determinação no presente do que se espera para o futuro da organização, envolvendo quais as decisões deverão ser tomadas, para que as metas e propósitos sejam alcançados.
Organizar: se fosse possível sequenciar, diríamos que depois de traçada(s) a(s) meta(s) organizacional(ais), é necessário que as atividades sejam adequadas às pessoas e aos recursos da organização, ou seja, chega a hora de definir o que deve ser feito, por quem deve ser feito, como deve ser feito, a quem a pessoa deve reportar-se, o que é preciso para a realização da tarefa. Logo, "organizar é o processo de dispor qualquer conjunto de recursos em uma estrutura que facilite a realização de objetivos. O processo organizacional tem como resultado o ordenamento das partes de um todo, ou a divisão de um todo em partes ordenadas."
Liderar: envolve influenciar as pessoas para que trabalhem num objetivo comum. "Meta(s) traçada(s), responsabilidades definidas, será preciso neste momento uma competência essencial, qual seja, a de influenciar pessoas de forma que os objetivos planejados sejam alcançados." A chave para tal, está na utilização da sua afetividade, na sua interação com o meio ambiente que atua.
Controlar, que "estando a organização devidamente planejada, organizada e liderada, é preciso que haja um acompanhamento das atividades, a fim de se garantir a execução do planejado e a correção de possíveis desvios".
Cada uma das características podem ser definidas separadamente, porém, dentro da organização, são executadas em conjunto, ou seja, não podem ser trabalhados separadas.
Campos de atuação da Administração
O campo de atuação do administrador é bastante amplo. Ele deve planejar, organizar, dirigir e controlar as atividades de empresas, quer sejam públicas ou privadas, e traçar estratégias e métodos de trabalho em diversas áreas (agroindustrial, escolar, financeira, hospitalar, rural, etc.). Nas situações de crise, possui importante papel, quando define onde será investido o dinheiro e de que forma será equilibrada as finanças e a produção da empresa.
Segundo o Conselho Federal de Administração (CFA), a Administração apresenta os seguintes campos de atuação:
Administração e Seleção de Pessoal/Recursos Humanos;
Organização, Sistemas e Métodos;
Orçamento;
Administração de Material/Logística;
Administração Financeira;
Administração Mercadológica/Marketing;
Administração de Produção;
Relações Industriais/Benefícios/Segurança do Trabalho;
Campos considerados como Desdobramentos ou Conexos.
Organização Formal e Informal
Organização formal - deriva do organograma, da departamentalização, da divisão de tarefas, dos instrumentos de organização - manuais, funcionogramas, etc. 
Organização informal - decorre da interação das pessoas e dos relacionamentos que se estabelecem. 
Grupos - conjunto de pessoas que são reunidas para - estudar, trabalhar, jogar ...
A organização formal cria grupos formais
 pessoas em uma sala de aula 
 pessoas de um departamento 
 pessoas de um clube, da academia...
A organização informal cria grupos informais 
 não aparecem no organograma
 depende de amizades, antagonismos, identificação
 estabelece relações pessoais fora do trabalho.
Os grupos informais são decorrência da organização social, onde o que prevalece são as relações sociais, crenças e valores individuais, apesar da distância social que às vezes ocorre. 
Os grupos formais são decorrência das relações funcionais, das linhas lógicas, independem das crenças e valores individuais.
Quando o líder no trabalho tem percepção para identificar seus liderados além do cargo e das funções que exercem propicia que relações informais existam no mesmo meio das relações formais. 
O conjunto de relacionamentos entre as pessoas de um mesmo departamento pode trazer a organização informal dentro da organização formal. Esta organização informal é espontânea.
Os processos espontâneos de relações estão relacionados ao senso de valores, estilo de vida, crenças, religião e causas finais. 
Quando o líder não consegue perceber as pessoas além do cargo, não há como estabelecer as relações informais, o relacionamento é seco, superficial e focado no trabalho. Propicia a existência de competição, falta de cooperação, harmonia. Tudo é mecânico e programado. O ser perde a essência.
Características das organizações informais:
As relações são de coesão (simpatia) ou de antagonismo (antipatia);
Possibilita a empatia;
Define se o “status” em posição social de cada membro no grupo;
O próprio grupo gerencia as relações e propicia a auto exclusão quem não se adapta no grupo;
a colaboração é espontânea;
pode haver oposição à organização formal;
definem-se padrões de atitudes e comportamentos;
os relacionamentos são duradouros;
os relacionamentos persistem fora do ambiente de trabalho;
às vezes o relacionamento passa a ser familiar;
Os interesses são comuns;
pela organização formal - interdependência das tarefas;
pela rotatividade de pessoas;
pela necessidade de integrar pessoas novas ao grupo;
pelos intervalos - períodos de lazer;
pelos deslocamentos e transporte;
Há uma necessidade de auto regulação do grupo informal regras do próprio grupo.
As regras oferecem a dinâmica do grupo.
A dinâmica do grupo é susceptível às mudanças da organização formal, que por vezes pode destruir o grupo ou fortalecê-lo;
o grupo depende da soma de interesses.
Os grupos têm:
finalidade - objetivo comum
estrutura própria
organização dinâmica 
coesão interna
	O grupo sobrevive com a soma de interesses. O líder é muito importante no grupo.
O Líder em um Grupo Informal
motiva,
harmoniza,
aumenta o relacionamento do grupo,
está atento às relações e ao movimento do grupo e com isto desenvolve o espírito de equipe.
Relações humanas atitudes estado de espírito
					PARA
Manter o contato entre as pessoas;
Compreender as outras pessoas;
					QUE
gera cooperação;
aumenta satisfação no trabalho e;
aumenta a produtividade.
Comprometimento
O comprometimento é a base do poder do trabalho em times;
O preço do poder é a responsabilidade;
Quando os membros de um time concentram-se apenas em suas funções, não se sentem responsáveis pelos resultados globais.
Grupo - é um conjunto de pessoas reunidas sob um determinado tema, o objetivo em comum não é muito claro. Existem interesses compartilhados por todos e interesses específicos a cada um.
Equipe - trabalho coletivo que têm o objetivo de aumentar a participação dos funcionários no processo produtivo e aperfeiçoar a gestão e a liderança na organização, de forma a permitir o empowerment (desenvolvimento);
Time - é um pequeno grupo de pessoascom habilidades complementares que, comprometidas com um propósito comum, coordenam esforços e responsabilidades de forma a perseguir uma missão.
Princípios para o trabalho em Times
Desafios
União
Responsabilidade
Habilidades
Comprometimento
Motivação
Organização da Ação Empresarial
Organização
Organização é um conjunto de duas ou mais pessoas que realizam tarefas, seja em grupo, seja individualmente, mas de forma coordenada e controlada atuando num determinado contexto ou ambiente, com vista a atingir um objetivo pré determinado com eficácia, utilizando diversos meios e recursos disponíveis, liderados ou não por alguém com funções de planejar, organizar, liderar e controlar. 
Uma organização é formada pelo soma de pessoas, máquinas e outros equipamentos, recursos financeiros e outros. 
A organização então é o resultado da combinação de todos estes elementos orientados a um objetivo comum.
Eficácia x Eficiência 
Cada empresa deve ser considerada sob o ponto de vista de eficácia e de eficiência, simultaneamente. Eficácia é uma medida normativa do alcance de resultados, enquanto a eficiência é uma medida normativa da utilização de recursos nesse processo. Em termos econômicos, a eficácia de uma empresa refere-se à sua capacidade de satisfazer uma necessidade da sociedade por meio do suprimento de seus produtos (bens ou serviços), enquanto a eficiência é uma relação técnica entre entradas e saídas. Nestes termos, eficiência é uma relação entre custos e benefícios.
A eficiência representa a relação entre os recursos aplicados e o produto final obtido: é a razão entre o esforço e o resultado, entre a despesa e a receita, entre o custo e o benefício resultante. A eficiência se preocupa em fazer corretamente as coisas e da melhor maneira possível. Daí a ênfase nos métodos e procedimentos internos. A eficácia se preocupa em fazer as coisas corretas para atender às necessidades da empresa e do ambiente que a circunda. 
Seis são as funções básicas de qualquer empresa (segundo Fayol): 
Funções técnicas – relacionadas com a produção de bens ou de serviços da empresa. 
Funções comerciais, relacionadas com a compra, venda e permutação. 
Funções financeiras – relacionadas com a procura e gerência de capitais. 
Funções de segurança – relacionadas com a proteção e preservação dos bens e das pessoas. 
Funções contábeis – relacionadas com inventários, registros, balanços, custos e estatísticas. 
Funções administrativas – relacionadas com a integração das outras cinco funções. As funções administrativas coordenam as demais funções da empresa, pairando acima delas. 
PRINCÍPIOS GERAIS DE ADMINISTRAÇÃO: 
Os Princípios Gerais de Administração são maleáveis e adaptam-se a qualquer circunstância, tempo ou lugar: 
1. Divisão do Trabalho: especialização das tarefas e das pessoas - maior eficiência 
2. Autoridade e Responsabilidade: direito de dar ordens e ser obedecido (aut.) versus a obrigação de obedecer (resp.) - reciprocidade. 
3. Disciplina: obediência, aplicação, energia, comportamento, respeito. 
4. Unidade de Comando: autoridade única. 
5. Unidade de Direção: uma cabeça e um plano para cada grupo com mesmo objetivo. 
6. Subordinação: dos interesses individuais aos interesses gerais. 
7. Remuneração de Pessoal: justa e garantida satisfação para os empregados e a organização. 
8. Centralização: concentração de autoridade no topo de organização. 
9. Cadeia escalar: linha de autoridade do nível mais alto ao mais baixo. 
10. Ordem: material e humana. Um lugar para cada coisa. 
11. Equidade: amabilidade e justiça = lealdade. 
12. Estabilidade e duração do pessoal: (num cargo) quanto mais tempo, melhor. 
13. Iniciativa: visualizar um plano e assegurar seu sucesso. 
14. Espírito de equipe: harmonia e união 
Tipos de Organizações
Associações de benefícios mútuos – os beneficiários principais são os próprios participantes (cooperativas, consórcios, sindicatos…) 
Organizações de interesses comerciais – os beneficiários principais são os proprietários, acionistas, investidores (empresas privadas, tanto sociedades anônimas como de participação limitada) 
Organizações de serviços – os beneficiários principais são grupos de clientes e a sociedade (hospitais, universidades, agências sociais…) 
Organizações de Estado – os principais beneficiários são os cidadãos, o público em geral (correios, instituições jurídicas, saneamento etc.) 
ONG – Organizações Não Governamentais - As Organizações não governamentais (ONGs) atualmente significam um grupo social organizado, sem fins lucrativos, constituído formal e autonomamente, caracterizado por ações de solidariedade no campo das políticas públicas e pelo legítimo exercício de pressões políticas em proveito de populações excluídas das condições da cidadania. Os principais beneficiários são os cidadãos em geral (Fundação José Lazzarini – Batatais, Greenpeace, Fundação Mata Atlântica, etc.)
Conceito de estrutura organizacional: 
Organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance de objetivos e resultados estabelecidos. 
Estrutura organizacional: forma pela qual as atividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas. 
Conceito da Estrutura Organizacional: 
A Estrutura Organizacional constitui o elo de ligação entre as orientações estratégicas da organização e a sua atuação no mercado e pode ser dividida em macro estrutura (relacionada com a totalidade das divisões da organização) e micro estrutura (relacionada com a organização das atividades dentro de uma divisão).
A importância da estrutura para a implementação de um plano reside no fato de ser através dela que são formalizadas as relações entre as pessoas que constituem a organização, por meio de ligações de dependência e de cooperação. 
Para uma melhor compreensão da estrutura da organização é normalmente elaborada a sua representação gráfica, o organograma, a qual permite visualizar rápida e facilmente os diversos órgãos componentes da estrutura, a via hierárquica, as comunicações formais e a interdependência entre as partes. Implícitos neste conceito de organograma estão a divisão do trabalho e departamentalização, a hierarquia e a coordenação.
Processos de Produtos ou Serviços:
Processos 
Qual o objetivo das empresas? 
Podem ser vários, como gerar lucros, empregar pessoas, produzir produtos e serviços, entre outras finalidades. 
Como a empresa atinge seus objetivos? 
Basicamente, a empresa atinge seus objetivos executando tarefas. 
Em nível mais abstrato, as empresas transformam e modificam entradas, gerando saídas. 
Além das entradas e das saídas, existe um fluxo de controle e re alimentação (feedback). 
A execução conjunta e organizada das referidas tarefas é chamada “processo”. 
Definição de processo: qualquer atividade, ou conjunto de atividades, que: 
1- toma uma entrada, 
2- adiciona valor a ela e 
3- fornece uma saída a um cliente específico. 
Para tanto, os processos utilizam recursos da organização.
As entradas e saídas podem ser informações. 
Tipos básicos de modelos: 
Fluxo de materiais. Exemplo: processos industriais de produção. 
Fluxo de trabalho. Exemplo: desenvolvimento de produto. 
Série de etapas. Exemplo: modernização da empresa ou redesenho de um processo. 
Atividades coordenadas. Exemplo: negociação salarial. 
Mudança de estados. Exemplo: diversificação dos negócios da empresa. 
Nem sempre os processos (empresariais ou de negócio) são formados por atividades claramente delineadas, e muitas vezes não precisam ser realizadas em uma sequência particular.
Feedback:
Em administração, feedback (retorno de informação ou, simplesmente, retorno) é o procedimento que consiste no provimento de informação a uma pessoa sobre o desempenho, conduta, ou ação executada por esta, objetivando reorientar ou estimular comportamentos futuros mais adequados. 
No processo de desenvolvimento da competênciainterpessoal o feedback é um importante recurso porque permite que nos vejamos como somos vistos pelos outros. É ainda, uma atividade executada com a finalidade de maximizar o desempenho de um indivíduo ou de um grupo. Processualmente, é oriundo de uma avaliação de monitoramento. 
É uma importante ação administrativa que facilita a consolidação das ações e seus resultados; ou seja, garante retorno ao desencadeador das ações sobre os seus resultados.
Tipos de Feedback: 
Positivo: reforçar o que a pessoa é e o que a pessoa faz. O comportamento pode e deve ser repetido; quando não reforçamos comportamentos esperados, é possível que eles não mais se repitam. 
Corretivo: o comportamento precisa mudar. Para corrigir a "rota" é necessário: 
falar do comportamento específico, sem fazer referências ao passado; 
fazer perguntas abertas (perguntas nas quais a resposta não é sim ou não) para analisar o ponto de vista de quem está recebendo o feedback; 
manter a calma e não se exceder, evitando rótulos como "incompetente", "nunca aprende", "fraquinho", etc.; - saber exatamente o que aconteceu, para não fazer deduções e cair em situações de preconceito, julgamento precipitado ou estereótipos. 
Insignificante: é insignificante porque não provoca impacto e a outra pessoa não se sente gratificada. 
Ofensivo: as prováveis mudanças de comportamento são agressividade e afastamento, deixando como rastros mágoa e inimizade.
Variáveis básicas de uma organização
Cinco Variáveis Básicas na TGA 
Tarefas 
Estruturas 
Pessoas 
Tecnologia 
Ambiente 
Essas variáveis constituem os principais componentes do estudo da administração nas organizações das empresas. O comportamento das variáveis é sistêmico e complexo: cada um influi e é influenciado pelos outros. O comportamento de seu conjunto é diferente da soma dos comportamentos de cada componente separado.
Ênfase nas tarefas: é o foco das teorias que consideram a administração uma ciência aplicada na racionalização e no planejamento das atividades operacionais. 
Ênfase nas estruturas: é o foco das teorias que consideram a administração uma ciência que cuida da configuração e estruturação das organizações. 
Ênfase nas pessoas: é o foco das teorias que consideram a administração uma ciência aplicada na sobre as pessoas e suas atividades dentro das organizações. 
Ênfase na tecnologia: é o foco das teorias que consideram a administração uma ciência que cuida da aplicação bem-sucedida da tecnologia na atividade organizacional. 
Ênfase no ambiente: é o foco das teorias que consideram a administração uma ciência que busca a adequação das organizações às demandas e situações que ocorrem em seu contexto externo.
Referências Bibliográficas:
DRUCKER, Ferdinand P. A Profissão de Administrador. São Paulo: Pioneira Thompson Learning, 1998. 
DRUCKER, Ferdinand P. Introdução à administração. 3. ed. São Paulo: Pioneira Thompson Learning, 2002. 
LACOMBE, F.J.M.; HEILBORN G.L.J. Administração: princípios e tendências. 1.ed. São Paulo: Saraiva, 2003.
MAXIMIANO, Antonio Cesar A. Introdução a administração. 3ª ed., São Paulo, Editora Atlas, 1992. 
CURY, Antonio. Organização e métodos: uma visão holística. 7º ed. São Paulo:Atlas, 2000. 
OLIVEIRA, Djalma de Pinto Rebouças de. Sistemas, organização & métodos: uma abordagem gerencial. 13º ed. São Paulo: Atlas, 2002. 
STONER, James A. F., FREEMAN, R. Edward. Administração. 5º ed. Rio de Janeiro: PHB, 1992. 
CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da Administração, 6º ed., Rio de Janeiro: Campus, 2000.