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Monitoramento e controle do trabalho do projeto Ações corretivas As ações corretivas são tomadas para trazer de volta o desempenho do projeto de acordo com o planejado (de volta às linhas de base). Lidam com desvios já ocorridos. As ações corretivas são baseadas em: Contínua medição dos processos; Saber quanto o projeto saiu dos trilhos; Habilidade de achar a causa-raiz do problema, e não sua consequência. Ações preventivas As ações preventivas são tomadas para evitar que o projeto se distancie da linha de base, pois lidam com desvios de desempenho que podem vir a acontecer. Requerem mais experiência da equipe do que cálculos. São exemplos de ações preventivas: Ações para evitar que o problema não se repita; Troca de um recurso motivado pelo fato que a entrega por ele realizadas não atingiu o critério de aceitação; Treinamento para um profissional para que ele possa se tornar um backup de um recurso-chave. Reparos de defeitos O reparo de defeito é o mesmo que “retrabalho”. Ocorre quando um componente do projeto não atende as especificações. São exemplos de reparos de defeitos: Rejeição de uma entrega pelo cliente por falta de qualidade; Rejeição de uma entrega pelo controle de qualidade do projeto; Entrega com escopo incompleto. Outro fator crítico para o adequado monitoramento e controle é a definição da frequência do ciclo de controle. A frequência pode ser diária, semanal ou mensal, dependendo das características do projeto e do tipo de trabalho que está sendo desenvolvido. Quando o ciclo é muito frequente, redunda num esforço desnecessário de gestão. Quando muito espaçada, não permite que as ações de ajuste sejam tempestivamente implementadas. A definição da frequência depende da experiência e sensibilidade do gerente de projetos. Durante a confecção do plano de gerenciamento do projeto, são definidos os processos de controle de mudanças. Porém, é comum que o gerente queira agradar o cliente e deixe passar alguma mudança sem a devida avaliação e autorização. Nesse caso, mesmo que a mudança não cause nenhum impacto importante ao projeto, é aberta uma brecha para que o cliente pressione cada vez mais pela implantação de alterações e sem o processo de gerenciamento de mudanças. Normalmente, o principal interesse do cliente não é o controle do projeto, e sim os benefícios do produto final. Assim, ele pressionará para obter o máximo possível do projeto, independentemente da avaliação do impacto da mudança. Isso é natural, e precisa ser entendido por você. Só que também é um jogo do “me engana que eu gosto”, pois, mesmo sem avaliação, o impacto da mudança ocorrerá. As ações corretivas, as preventivas e os reparos de defeito que mudem contratações vigentes e componentes do plano do projeto — tais como as linhas de base, o escopo do projeto, o escopo do produto e procedimentos —, exigem necessariamente uma solicitação de mudança formal. Assim, tais ações somente devem ser implantadas após análise e eventual aprovação pelo processo de realizar o controle integrado de mudanças. É sobre esse assunto que falaremos a seguir.
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