Fluxogramas Horizontais - Técnica

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Disciplina Administração de empresas Aula 0 Prof. Zambon 
 
Última Revisão: abril/2012 
Comentário Inicial 
Muitas vezes, no desenvolvimento da análise de um sistema 
administrativo, deparamo-nos com questões cuja 
interpretação é complexa. Em certas circunstâncias, os 
fluxos de informações que alimentam os diversos 
departamentos de uma empresa são difíceis de serem 
compreendidos e escondem em sua estrutura muitos erros 
que podem levar uma Organização a incorrer em problemas 
de toda natureza. Assim, para que se possa construir um 
juízo de valor sobre um processo ou sistema empresarial, é 
necessário lançar mão de instrumentos que permitam revelar 
e documentar sua complexidade, de tal maneira que seja 
possível redesenhar processos mais eficientes e organizados. 
Nesta aula, apresenta-se uma técnica de Diagramas 
Horizontais que servem à representação dos fluxos de 
informações na empresa. 
 
Diagramas 
Horizontais 
 
 Nesta aula você verá: 
1. Diagrama ou fluxograma horizontal 
1.1. Projeto de Sistemas Contábeis 
1.2. Elementos do FH 
1.3. Símbolos Básicos do FH 
1.4. FH Sintético 
1.5. FH Detalhado 
 
 
1. Diagrama ou fluxograma horizontal 
 
 0 objetivo de um Diagrama ou Fluxograma Horizontal (FH), é apresentar uma descrição 
completa e ao mesmo tempo concisa, de um sistema de informações administrativo. Esta descrição 
serve de base para a avaliação do sistema de informações para o planejamento e projeção do sistema 
de controles internos. Estas técnicas são aplicáveis a todos os tipos de sistemas, incluindo os 
sistemas manuais e informatizados. 
 Como uma técnica para a descrição dos sistemas de informações, os FH oferecem as 
seguintes vantagens: 
 
a) Levam menos tempo para serem compreendidos do que as descrições narrativas. 
b) Apresentam facilidades em representar o fluxo de transações. 
c) Apresentam facilidades na atualização de mudanças nos sistemas. 
 
 Os FH, nem sempre são suficientes e podem ser complementados por outras formas de 
documentação, nas circunstâncias apropriadas. Por exemplo, com relação aos sistemas de 
processamento de dados, apresentam-se outras técnicas, como Diagramas de Fluxos de Dados 
(DFD), de lógica ou de estruturas de bancos de dados. No caso específico dos FH, busca-se 
representar processos de informação gerencial e administrativa, incluindo o fluxo documental físico 
e a geração de registros escriturais das transações econômicas e financeiras, bem como ao 
treinamento de funcionários, produção de manuais de procedimentos internos e avaliação de 
atividades para racionalização do trabalho. 
 Por se tratar de uma técnica de levantamento de Sistemas de Informação e Sistemas de 
Informação Gerenciais, os FH servem igualmente aos sistemas oriundos de todos os ramos de 
atividade, tais como indústrias, atacadistas, varejistas, companhias de seguro, editoras, corretoras, 
companhias de utilidade publica, companhias de construção, etc. 
 
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1.1.Projeto de Sistemas Contábeis 
Há seis providencias a serem tomadas no projeto de sistemas administrativos por FH: 
1. Definição do objetivo do sistema administrativo; 
2. Definição dos aspectos relevantes em relação ao objetivo; 
3. Preparação de FH sintético para sistemas mais complexos; 
4. Preparação de FH analíticos; 
5. Anexação ou preparação de documentos suplementares à análise do FH; 
6. Confirmação dos dados registrados junto ao usuário do sistema. 
 
 A situação comum, naturalmente , é que todo sistema administrativo atua em continuidade e que 
podem existir FH anteriores. Normalmente, a iniciativa de compor um FH de atividades relevantes é 
bem aceita pela grande maioria das empresas. Após serem levantados, podem ser armazenados em 
diversas mídias para serem examinados periodicamente objetivando sua melhoria contínua. 
 
 
1.2.Elementos do FH 
Todo FH tem três elementos principais: os departamentos ou atividades cobertos; símbolos 
representando os documentos e registros relativos as atividades; e linhas do fluxo, que mostram 
como as transações são evidenciadas pelos documentos e registros, e como estes são processados. 
Para maior clareza, cada etapa deve ser numerada e ter um título, e deve incluir uma explicação das 
abreviaturas mais usadas. 
 Os FH devem normalmente conter informações suficientes, de modo a serem completos por si 
mesmos, não desprezando a anexação de materiais que venham complementar as informações 
existentes no fluxo. 
 Materiais suplementares incluem narrativas (texto) detalhando assuntos complexos, 
questionários usados para obter dados, e modelos de documentos e relatórios utilizados 
 O método de FH mais utilizado no levantamento de procedimentos administrativos representa o 
fluxo de documentos que ocorre entre os vários departamentos, e reproduz o caminho do 
documento, desde sua origem até o seu arquivamento final, saída do sistema ou destruição. 
 Assim, o FH deve ser desenhado de modo que possa ser lido da esquerda para a direita na 
extensão da página. A criação original de um documento, ou as atividades que iniciam uma 
transação financeira ou econômica, são geralmente registradas no lado esquerdo da pagina, enquanto 
que a atividade final (ex.: escrituração e arquivamento) é geralmente encontrada no lado direito da 
pagina. Quando um documento é enviado de um departamento para outro, é registrado como uma 
linha sólida entre os departamentos, com o documento transferido geralmente sendo redesenhado 
quando ele entra num novo departamento onde alguma atividade tem lugar. 0 FH deve sempre 
indicar onde são arquivados os documentos, quais livros e registros são usados para registrar os 
documentos, e os controles (ex.: aprovações, autorizações, divisão de deveres, etc.) que existem no 
sistema. Os departamentos ou funcionários que realizam funções específicas são representados por 
colunas verticais na extensão da página. As linhas indicando as divisões colunares são desenhadas 
apenas na parte de cima do diagrama e não devem estender-se no corpo da pagina, visto que iriam 
interferir na visualização das linhas que representam fluxos de documentos ou de informações. 
Deve-se decidir sobre o nível de subdivisão requerida em qualquer FH. 
 0 critério a ser empregado para decidir o numero de colunas, é a quantidade de diferenciação nas 
várias funções que são realizadas. Por exemplo, se 40 empregados fazem a mesma função no 
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Departamento de Contas a Pagar, então não é necessário desenhar uma coluna diferente para cada 
empregado. Por outro lado, se o departamento de Contas a Pagar contém um grupo de controle de 
dados, então suas atividades (ex.: balanceamento de entradas e saídas) constituiriam uma coluna 
separada no FH. O numero de colunas de um FH geralmente varia de acordo com a amplitude das 
atividades exercidas ou com a profundidade da análise requerida. Numa companhia pequena, um 
indivíduo pode ser uma coluna, ao passo que numa companhia maior, um departamento pode ser 
uma coluna; e numa companhia ainda maior, um departamento pode ser dividido em funções 
distintas, e cada uma destas funções pode ser uma coluna. Ao preparar FH, deve-se ter em mente, 
que a regra primordial é concluir o fluxo de todos os documentos que entram no sistema, da seguinte 
maneira: 
a) Em um arquivo permanente; 
b) Em um símbolo de finalização (deixa o sistema), ex.: enviado a um cliente); 
c) Transferido a outro FH; ou 
d) Destruído 
 
 
1.3.Símbolos Básicos do FH 
 
 
Documento 
 
Ponto de Início de Fluxo 
 
DocumentoPreparado 
 
Conector Fora de Página 
 
Livro Razão Geral ou Auxiliar (1) 
 
Chave para Notas Explicativas 
 Livro ou Razão que não é parte do 
sistema de partidas dobradas (ex. um 
kardex, que só registra quantidades de 
estoque) 
 
Conector 
 Documento produzido por computador / 
Relatório 
 
Arquivo Permanente 
 Fluxo físico de documentos ou fluxo 
seqüencial de dados 
 
Arquivo Temporário 
 Acesso aleatório a um arquivo de 
computador (consulta ou atualização) 
 Unidade de Entrada de Dados 
(não altera programa ou BD) 
 
Fluxo de Informação 
 
Terminal de Vídeo (altera 
programa ou BD) 
 
 
Transmissão de dados via 
Telecomunicações 
 
Arquivo de Disco Magnético 
 
Decisão - Alternativa 
 
Arquivo de Fita Magnética 
 
Finalização (deixa o sistema) 
 
Fonte de Lançamento no Razão Geral 
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i 
 
Visto A , N , D 
 
Ordens de arquivamento: Alfabética, 
Numérica e por Data 
s 
 
Assinatura 
 
 
 
 
Observações 
 As “Observações” são um recurso aditivo à interpretação do fluxo, e devem ser 
utilizadas sempre que se fizer necessária a documentação de um procedimento que não puder ser 
desenhado. São normalmente numeradas e anotadas a partir do canto superior direito da folha de 
fluxo, de cima para baixo. O analista deve tomar cuidado para que o fluxo não fique abarrotado de 
notas, de forma que sua interpretação fique prejudicada. 
 
Legenda 
As siglas adotadas para designar os documentos representados no fluxo resultam em 
uma legenda, que deve ser posicionada a partir do canto inferior esquerdo do fluxo e de baixo para 
cima. 
 
Existem duas maneiras de representar um sistema administrativo a partir de um FH: 1) de forma 
sintética, que se utiliza no levantamento de dados iniciais, pelo fato de ser mais fácil e dinâmica, e 2) 
de forma detalhada, que apresenta o desenho do fluxo de documentos e das informações, além de 
outros elementos que contribuam para a compreensão das informações. 
 
1.4.FH Sintético 
 
 A finalidade do FH sintético é apresentar uma visão geral ou resumo das atividades e o 
fluxo geral de documentos que está sendo descrito e serve principalmente para o levantamento 
preliminar de informações. O diagrama serve, então, de base para a criação do FH analítico. No 
exemplo que se segue, o diagrama sintético é criado a partir de um texto descritivo de um processo: 
 
Texto descritivo do Sistema: 
 O sr. Walter, do Depto. de Vendas, recebe do cliente o pedido de compras, checa o 
estoque e emite, caso haja a mercadoria, uma "Confirmação de Pedidos", em duas vias. A 1
ª
 via, é 
remetida ao cliente, enviando a 2
ª
 via ao Faturamento, para emissão da Nota Fiscal. Paula, 
responsável pela emissão das "Notas Fiscais", com base na "Confirmação de Pedido", extrai a NFF 
em 3 vias. A 3
ª
 via é anexada à "Confirmação do Pedido" e arquivada no Setor, em ordem 
alfabética por cliente. As 1
ª
 e 2
ª
 vias da NFF seguem então para o setor de Expedição, que 
preenche um "Despacho Rodoviário" em duas vias, anexando a 1
ª
 à NFF e arquivando a 2
ª
 via em 
ordem alfabética, por cliente 
 
 
 
 
 
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FH Sintético: 
 
Cliente: Executor 
NorthEast S/A - FH Sintético Data: 
Depto de Vendas Depto de Faturamento Depto de Expedição 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1.5.FH Detalhado 
 
 A preparação de um FH detalhado retrata as operações realizadas pelos departamentos 
e tende a ser mais minucioso do que o sintético, considerando que deve reproduzir os fluxos físicos 
documentais, além de lógicos e informacionais. Os processos são retratados com seus detalhes, para 
que se possa além de observar os trâmites documentais, verificar os controles internos existentes e 
proceder à aferição da segurança das transações executadas. Como ilustração, apresenta-se o FH 
detalhado baseado no descritivo anterior: 
 
FH Detalhado: 
 
Cliente: Executor 
NorthEast S/A - Fluxograma Analítico Data: 
Depto de Vendas Depto de Faturamento Depto de Expedição 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Legenda 
PC..Pedido de Compra 
CP..Confirmação de Pedido 
NFF..Nota Fiscal Fatura 
DR..Despacho Rodoviário 
CP 
A 
Cliente CP 
PC 
1 
EMITE 
Client
e 
Confere 
mercadoria e NFF 
Recebe do 
Cliente CP 
CP 
NFF 
CP 
A 
CP 
 
NFF 
DR A 
PF#1 
PF#2 
PF#2 
1 Confir
ma 
estoqu
e 
existent
e 
Emite NFF e 
arquiva o 
Processo de 
Compra 
Recebe o pedido 
Confere NFF com o 
material a ser 
despachado e emite 
despacho rodov. 
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NothEast S/A 
 
Relação de Pontos Fracos 
PF#1 Os Pedidos de Vendas não sofrem aprovação do Setor de Crédito 
PF#2 Não é feita conferência do Pedido com a Confirmação e a NFF 
PF#3 Não é feito controle dos canhotos das Notas Fiscais 
 
No caso do exemplo acima, observa-se também, o apontamento de pontos fracos de 
controle (PF), que referem-se à análise que se desenvolve a partir da observação do 
sistema e que revela pontos em que o controle é necessário, mas, não é exercido. Essas 
informações são relevantes para que se realize a melhoria do sistema e o 
aperfeiçoamento da segurança dos mesmos. 
 
 
 
 
ATIVIDADES PROPOSTAS 
O que fazer? Onde pesquisar Quando entregar? 
 
 
Para saber mais...
 
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