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Questão 1/5 - Comunicação Organizacional Leia o fragmento de texto a seguir: Na Gestão do Tempo, executar as tarefas necessárias no prazo determinado exige dedicação e organização. Os ambientes profissionais atuais são tumultuados e as atividades se sobrepõem umas às outras, dificultando esse processo. Para ter controle do tempo e dar conta de realizar as atividades dentro dos prazos, é necessário atentar para detalhes importantes. Analise as sentenças a seguir, assinalando V para as afirmativas verdadeiras e F para as afirmativas falsas em relação à Gestão do Tempo: I. ( ) A melhor forma de gerir o tempo é fazer primeiro o que for mais importante, estabelecendo prioridades. II. ( ) A agenda é um dos instrumentos mais importantes para auxiliar na gestão do tempo, pois ajuda a organizar os compromissos e atividades importantes a serem desenvolvidas. III. ( ) Outro ponto importante na gestão do tempo é esquecer de prioridades. É raro que atividades corriqueiras atrasem o cumprimento de alguma tarefa mais urgente. IV. ( ) A Procrastinação (adiamento do cumprimento das obrigações) é um hábito praticamente inexistente na maioria dos profissionais do mercado. Agora, marque a sequência correta: Nota: 20.0 A V, V, F, F. Você acertou! As afirmativas I e II são verdadeiras. A afirmativa I sugere que a melhor maneira de administrar bem o tempo é estabelecendo A afirmativa II afirma que a agenda é uma boa sugestão auxiliar para a gestão do tempo. As afirmativas III e IV são falsas. A é considerada incorreta porque, outro ponto importante na gestão do tempo é estabelecer prioridades. Não é raro que atividades corriqueiras atrasem o cumprimento de alguma tarefa mais urgente. Já a afirmativa IV, também é considerada incorreta porque, profissional deve aprender a evitar a procrastinação, que é o adiamento do cumprimento de obrigações. Procrastinar é mais comum do que se imagina. A grande maioria dos profissionais procrastina, em maior ou menor grau. Mas esta é uma prática a ser evitada, par trabalho. B F, F, V, V. C V, F, V, V D V, F, V, F. E F, V, F, V. Questão 2/5 - Comunicação Organizacional Leia o texto a seguir: Para que as reuniões sejam mais efetivas, é necessário encontrar formas de promover o engajamento da equipe, de tornar as pessoas participativas e de se conseguir, de fato, resolver problemas e tomar decisões importantes nesses encontros, que são, sim, necessários ao bom andamento dos trabalhos. Analise as sentenças a seguir, assinalando V para as afirmativas verdadeiras e F para as afirmativas falsas em relação às características das Reuniões Efetivas: I. ( ) Reuniões efetivas são aquelas em que as chefias transmitem orientações e os liderados apenas as absorvem, sem questionamentos. Se for necessário questionar, isso deve ser feito em particular. II. ( ) Para que as reuniões sejam efetivas, é necessário que haja previsão de início e término, uma pauta definida, abertura para interações e respeito a quem está falando. III. ( ) Uma reunião efetiva é aquela em que as pessoas sabem a que horas devem chegar, mas não sabem quando poderão sair, porque há sempre muito trabalho a ser desenvolvido. IV. ( ) As pessoas devem ser incentivadas a se pronunciarem durante as reuniões. Agora, marque a sequência correta: Nota: 20.0 A V, V, F, F. B F, F, V, V. C V, F, V, V D V, F, V, F. E F, V, F, V. Você acertou! As afirmativas II e IV são verdadeiras. É importante que as reuniões efetivas obedeçam uma pauta (início e término) e o incen participação nas reuniões pelos presentes deve ser natural. As afirmativas I e III são falsas, pois as reuniões não devem primar pela transmissão unilateral de informações, mas também deve haver previsão de espaço para que as equipes se pronunciem com liberda sejam respeitadas. A previsão de horário para início e fim de uma reunião é uma forma de demonstrar respeito ao colaborador, que precisou deixar seu trabalho cotidiano para participar da reunião. Questão 3/5 - Sistema de Informações Gerenciais - SIG A comunicação é um dos processos que merece grande destaque dentro das empresas contemporâneas. Ela é uma ferramenta poderosa no desenvolvimento de uma série de atividades administrativas e organizacionais e ainda auxilia no compartilhamento de dados e informações. Nesse sentido, leia as afirmativas a seguir, analise-as e assinale a alternativa correta com relação à comunicação organizacional mediada por ferramentas de tecnologia da informação. I – O ambiente organizacional contemporâneo está fortemente marcado pela presença de ferramentas de TIC e sistemas de informação. II – A utilização de ferramentas de TIC e sistemas de informação torna os processos comunicacionais mais efetivos. III – A comunicação realizada pelos/as profissionais de secretariado deve ser pautada em informações de qualidade. IV – Os/as profissionais de secretariado têm a maioria das suas atividades permeadas por ferramentas de TIC e sistemas de informação. São corretas as afirmativas: Nota: 20.0 A Afirmativas I, II e III, apenas. B Afirmativas I, III e IV, apenas. Você acertou! Gabarito: Resposta correta > ‘b’. Justificativa: Com exceção da Afirmativa II (A utilização de ferramentas de TIC e sistemas de informação torna os processos comunicacionais mais efetivos), todas as demais estão corretas. O fato de utilizar ferramentas de TIC e sistemas de informaçõ garante efetividade ao processo comunicacional, apenas oferece a possibilidade de facilitação deste processo, uma vez que podem auxiliar no compartilhamento de dados e informações. Sendo assim, entende-se que as TIC estão presentes no cotidiano das empresas e de seus profissionais, incluindo os/as secretários/as executivos/as. Também devemos sempre considerar que para que a comunicação seja ela deve ser realizada com base em informações de qualidade. Nesse contexto, a resposta correta é a letra ‘b’. C Afirmativas I e II, apenas. D Afirmativas II e III, apenas. E Afirmativas II, III e IV, apenas. Questão 4/5 - Sistema de Informações Gerenciais - SIG O ambiente atual das empresas está recheado de dados e informações em formatos diversos. Antigamente era comum apenas encontrarmos dentro das empresas documentos em papel, mas hoje esse cenário mudou. Com base nesses apontamentos e nos conteúdos apresentados em aula sobre documentos contemporâneos e arquivos digitais, leia as sentenças a seguir e assinale ‘V’ para Verdadeiro e ‘F’ para Falso: ( ) Arquivos digitais em formato de áudio e vídeo também são considerados documentos pelas empresas contemporâneas. ( ) Arquivos digitais, ou eletrônicos, eram muito comuns até a década de 1980, depois disso passaram a ocupar menos espaço no ambiente empresarial. ( ) O gerenciamento eletrônico de documentos se tornou uma alternativa de baixo custo para as organizações que trabalham com grandes quantidades de dados e informações. ( ) O gerenciamento eletrônico de documentos auxilia na redução de arquivos em papel e facilita a localização de documentos, concentrados em um único lugar. Assinale a alternativa com a ordem correta: Nota: 20.0 A V – V – F – F B V – F – F – V Você acertou! Gabarito: Resposta correta > ‘b’. Justificativa: Atualmente, arquivos de imagem, áudio e vídeo são também considerados documentos pelas empresas atuai vezes, gerenciados por meio das metodologias de GED, que permitem a redução dos arquivos em papel e a facilitação na localiza arquivos armazenados e organizados no servidor. No entanto, o GED ainda é uma alternativa que demanda inve que pode não ser a melhor alternativa para muitas empresas. Além disso, os arquivos digitais passaram a ser mais populares na partir da década de 1980, e a partir de então só tem aumentado. Assim,a resposta correta é a letra ‘b’. C V – F – F – F D F – F – V – V E F – V – F – F Questão 5/5 - Sistema de Informações Gerenciais - SIG Os sistemas de gestão de projetos visam a apoiar o gerente de projetos em suas atividades por meio de interfaces, ferramentas e relatórios gerenciais que facilitam o seu trabalho e de toda a equipe do projeto. Esses sistemas dão suporte às três principais atividades realizadas por um gerente de projetos: o gerenciamento de tarefas, o gerenciamento orçamentário e o gerenciamento da colaboração. Cada tipo de atividade é gerenciado por um módulo do sistema. Com base nesse enunciado e em nossos estudos, relacione os seguintes tipos de sistemas de informação para gestão de projetos e depois assinale a alternativa correta: 1. Gerenciamento de tarefas 2. Gerenciamento orçamentário 3. Gerenciamento da colaboração ( ) Permite a comunicação, a colaboração e o compartilhamento de recursos entre a equipe do projeto ( ) Cuida do cronograma de execução do projeto ( ) Possibilita o acompanhamento das receitas e custos do projeto ( ) Acompanhamento do status de cada atividade e controle os caminhos críticos Nota: 20.0 A 3-1-2-2 B 2-1-3-1 C 3-1-2-1 Você acertou! Os sistemas de gestão de projetos dão suporte às três principais atividades realizadas por um gerente de projetos: o tarefas (Módulo que cuida do cronograma de execução do projeto, também chamado de workflow. Ele permite criar as atividades e tarefas que serão realizadas, definir os responsáveis, as datas de início, os recursos necessários, os prazos de execução e a interdependências entre as tarefas.); o gerenciamento orçamentário (Módulo que possibilita ao gerente de projeto acompanhar as receitas e custos do projeto em relação ao seu planejamento orçamentário. Com ele, é possível gerenciar os custos de pessoal e de insumos e serviços do projeto.); e o gerenciamento da colaboração (Módulo que permite a comunicação, a colaboração e o compartilhamento de recursos entre a equipe do projeto, o que é essencial quando as pessoas trabalham em locais diferentes e dividem seu tempo entre diversos projetos.). D 3-2-2-1 E 2-1-2-3
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