Auditoria Operacional

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Relatório de Auditoria Interna n° 10/2017
Auditado: Departamento de Compras 
Gestor Responsável: Valdinei Machado
Objetivo
O objetivo da auditoria interna foi verificar a observância das exigências legais para composição dos processos de compras diretas ou por meios licitatórios pela Escola de Culinária e Gastronomia Nicolau Gusteau, durante o período sob exame.
Metodologia
Através da emissão do processo de auditoria interna nº 10/2017, foi requisitado diversos materiais para inspeção, além de esclarecimentos e questionários. No exame dos materiais requisitados, utilizou-se das técnicas de check list relativas as práticas de auditorias. A coleta de amostras processuais baseou-se nos critérios de materialidade.
Processos auditados
Compras 
Período de realização
Planejamento: 15/09/2017 a 25/09/2017
Execução: Análise processual – 26/09/2017 a 26/10/2017
Encerramento – Relatório: 27/10/2017 a 28/10/2017.
Equipe e horas trabalhadas
Relatório
Apresenta as principais constatações verificadas pela auditoria na análise dos processos, apontando as inconsistências encontradas, as recomendações e/ou sugestões para sua regularização, no intuito de propiciar melhorias em futuros atos de gestão relacionados aos processos de aquisições de mercadorias, de forma direta ou por meios licitatórios.
Questionário
Existem normativos internos para nortear o processo de compras?
Resposta: Sim.
Caso não tenha normativo como é feito a compra?
Resposta: Existe normativo interno.
Existe um planejamento dos produtos a serem comprados?
Resposta: Sim, existe um planejamento de quando temos que ter o produto no almoxarifado disponível para uso.
Quantas pessoas trabalham no setor de compras?
Resposta: 4 (quatro).
Qual a função de cada colaborador?
Resposta: 1 Coordenador (que também realiza compras) e 3 compradores.
No momento da compra existe cotação de preço?
Resposta: Sim.
Como é realizado a cotação?
Resposta: Por meio de e-mail enviado a empresa. 
Existe sistema de compras?
Resposta: Sim, existe um ERP (Enterprise Resource Planning).
Existe controle orçamentário (limites) para realização das compras?
Resposta: Sim.
Algum setor solicita o material ou já existem datas previamente acordadas para aquisição?
Resposta: Existe um planejamento, mas as unidades que realizam o curso pedem os produtos por meio de requisição.
Existe algum acompanhamento por parte do setor de compras se o fornecedor entregou o produto no prazo determinado?
Resposta: Sim, o fornecedor acorda o prazo de entrega e comunica ao setor de compras caso não consiga entregar o produto.
Mapa e exposição aos riscos
Ocorrência 1
Probabilidade: pouco provável
Impacto: Intolerável
Ocorrência 2
Probabilidade: pouco provável
Impacto: médio
Ocorrência 3
Probabilidade: possível
Impacto: médio
Ocorrência 4
Probabilidade: pouco provável
Impacto: remoto
Programa de auditoria
Conferir assinaturas do orçamento aprovado para 2017 com ata de constituição do comitê orçamentário;
Selecionar 1 projeto contido no orçamento de 2017 conferir a inclusão de ficha técnica no sistema;
Verificar senha do responsável pelo setor de orçamento no sistema ERP (Enterprise Resource Planning). Dando início ao processo de compra;
Constatar valores de custo unitário da ficha técnica do projeto selecionado com valor de mercado;
Verificar evidência de conferência dos produtos em estoque antes da elaboração da requisição;
Verificar existência de atualização da lista fornecedores disponível no mercado e tabela de preços dos produtos;
Verificar existência de validação de profissionais da área técnica para os casos especiais;
Verificar evidência de pesquisa de preço em no mínimo 3 fornecedores;
 Verificar envio para do Departamento de Licitação de todas as compras solicitadas (observar assinatura do responsável pelo Departamento de compras;
Verificar ordem de requisição de compra;
Relatório circunstanciado de auditoria
Solicitação de requisição
 
Ocorrência
Identificamos duas requisições de compras fora do prazo na amostra em um universo de 100.
Risco
Material não entregue dentro do prazo 
Cliente não receberá o produto 
Perda financeira 
Prejuízo a imagem da empresa.
Recomendação 
Sugerimos que o departamento cumpra as normas e controles internos já estabelecidos
Orienta-se que a área otimize sua interação com os demais setores direta ou indiretamente relacionados aos processos (contas a pagar, almoxarife, recebimento)
Execução orçamentária 
Ocorrência
Constatado que em uma amostragem de 100 orçamentos, duas execuções extrapolaram o planejado.
Risco
Retrabalho para calcular a margem de lucro do novo curso.
Recomendação
 
Sugerimos aprimorar o planejamento para que fatos não voltem a ocorrer e orientar que os departamentos envolvidos cumpram as normas e controles internos pré-estabelecidos.
Cotações
Ocorrência
Verificado que nas cotações de preços, duas empresas possuíam o mesmo quadro societário em uma amostra de 100.
Risco
Produto com o valor manipulado
Concorrência desleal
Conluio
Recomendação
Recomenda-se que a área se certifique que dentre a relação de fornecedores seja solicitado dados complementares, tais como quadro societário.
Preço do Produto
Constatou-se que alguns produtos foram comprados com o valor acima dos praticados pelo mercado em uma amostra de 100.
Risco
Perda de recurso financeiro
Conluio
Recomendação:
Sugerimos que o departamento mantenha tabela de preços atualizada.
Conclusão
Em face dos exames realizados, concluímos no que tange ao cumprimento das normas internas e procedimentos que o Departamento de Compras da Escola de Culinária e Gastronomia Nicolau Gusteau realiza suas atividades.
Na oportunidade, lembramos que a Auditoria Interna tem por missão zelar pela boa e regular aplicação dos recursos públicos e prestar assessoramento à gestão, acompanhando, orientando e avaliando os atos e fatos administrativos, tendo em vista a eficiência, a eficácia do processo.
Independente das recomendações contidas acima, que serão objeto de monitoramento contínuo pela instituição de ensino, cabe aos gestores ligados a alta administração, observar cada item destacado neste Relatório, que contemplou análise de auditoria interna em todos os processos conduzidos pelo Departamento de Compras da Escola de Culinária e Gastronomia Nicolau Gusteau. O acatamento das sugestões contidas neste Relatório constitui interesse exclusivo dos gestores.
Por fim, diante dos pontos indicados a área de auditoria interna agradece aos chefes dos Departamentos de Compras pela disponibilidade dos materiais requisitados pela equipe de auditores e se coloca à disposição, a fim de melhorar, fortalecer e aumentar a efetividades dos controles internos da Escola de Culinária e Gastronomia Nicolau Gusteau.
Fortaleza, 28 de outubro de 2017.
Atenciosamente,
Carlos Paiva
Coordenador de Auditoria
Matrícula: 435264
Gilberto Barroso
Gerente de Auditoria
Matrícula: 27276