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Gerenciamento de Projetos Carlos Fernando da Rocha Santos, PMP Aula 1 Definição do Projeto Um projeto é um esforço temporário para atingir um objetivo exclusivo Exemplos de projetos Projeto x Operação Projeto Início e fim definidos Termina quando: objetivos são alcançados objetivos não podem ou não serão atingidos a necessidade não existe mais Trabalho temporário Resultado probabilístico Operação Trabalho contínuo Termina quando; o produto é descontinuado - a organização encerra sua operação Resultado determinístico Sem fim definido Projeto e Operação Projeto Operação Realizados por pessoas Recursos limitados Planejados, executados e controlados Problemas mais frequentes em projetos Não cumprimentos dos prazos – 62% Mudanças do escopo constantes – 59% Problemas de comunicação – 58% Escopo não definido adequadamente – 53% Ricos não avaliados corretamente – 47% Recursos humanos insuficientes – 45% O que é o gerenciamento de projetos? O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de cumprir seus requisitos O que é PMI ? O PMI (Project Management Institute) foi criado em 1969 Ideia de que existiam muitas práticas comuns de gerenciamento de projeto e que estas práticas poderiam ser documentadas. Objetivo de organizar, difundir e incentivar as melhores práticas em gerenciamento de projetos no mundo. É a maior instituição sem fins lucrativos do mundo dedicada à disseminação do conhecimento e ao aprimoramento das atividades de gestão de projetos O que é PMBOK? Em 1996, o PMI produziu “Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos” (Guia PMBOK®) que consiste de uma referência básica no nível de conhecimentos e práticas do gerenciamento de projetos. Edições do Guia PMBOK®): 2ª edição – 2000 3ª edição - 2004 4ª edição – 2008 5ª edição - 2012 O que é PMP e CAPM? Certificação PMP® (Project Management Professional), através de exame internacional para avaliar conhecimentos e experiência em gerenciamento de projetos. Há necessidade de comprovação de experiência profissional e conhecimento teórico. Certificação CAPM ® (Certified Associate of Project Management), que exige menos experiência profissional O ambiente empresarial e a origem dos projetos Atender necessidades de negócios Aumentar a eficiência operacional Melhorar a satisfação do cliente Projetos Plano Estratégico Como os projetos são selecionados? Alinhamento estratégico Análise custo/benefício (custos do projeto menor que o retorno financeiro esperado) Payback ou tempo de retorno Valor Presente Líquido (VPL) Taxa Interna de Retorno (TIR) Grupo de projetos relacionados entre si coordenados de forma a obter os benefícios que não estariam disponíveis se fossem administrados isoladamente. Programa e Portfólio Conjunto de programas ou projetos que tem por finalidade atingir objetivos estratégicos do negócio. Os projetos não precisam estar relacionados diretamente. Programa Portfólio É uma unidade organizacional que supervisiona o gerenciamento de projetos, programas e portfólio de uma área ou de toda a organização. Escritório de projetos - PMO Pessoas e organizações impactadas pelo projeto. Partes interessadas no projeto – stakeholders Influenciam ou são influenciadas pelo projeto. Gerente do projeto Patrocinador Cliente Parceiros Gerentes funcionais Equipe do projeto Escritório de Projetos ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL Agrupadas por função Membros do projeto agrupados por especialidade (marketing, contabilidade e engenharia) Gerentes de projeto, em geral, são os próprios gerentes funcionais. Tipos de organizações Coordenação do projeto Tipos de organizações Funcional ORGANIZAÇÃO PROJETIZADA Agrupadas por projetos O gerente de projeto têm total autoridade sobre o projeto Os recursos são dedicados ao projeto até a sua conclusão Tipos de organizações Coordenação do projeto Tipos de organizações Projetizada ORGANIZAÇÃO MATRICIAL Misto da organização projetizada e funcional Membros do projeto se reportam ao gerente funcional e ao gerente de projetos (dois chefes) Gerente funcional aloca profissionais para os projetos Tipos de organizações Tipos de organizações Matricial Coordenação do projeto Abertura do projeto Plano do projeto Entregas do projeto Construção do produto Recursos Tempo Início Organização Preparação Planejamento Execução do trabalho Encerramento Ciclo de vida genérico do projeto Grupos de processos Processos de Iniciação Abrange as ações necessárias para o início do projeto Processos de Planejamento Inclui as ações para planejar e manter um plano de trabalho viável para atingir os objetivos do projeto Processos de Execução Coordena as ações planejadas para realizar o trabalho e produzir os produtos a serem entregues pelo projeto Processos de Monitoramento e Controle Monitora e avalia o desempenho do projeto a fim de assegurar que seus objetivos estão sendo atingidos Processos de Encerramento Formaliza o encerramento do projeto Áreas de conhecimento Gerenciamento da integração Gerenciamento do escopo Gerenciamento do tempo Gerenciamento dos custos Gerenciamento da qualidade Gerenciamento dos recursos humanos Gerenciamento das comunicações Gerenciamento das partes interessadas Gerenciamento dos riscos Gerenciamento das aquisições Áreas de conhecimento Gerenciamento de Integração Garantir que os diversos elementos do projeto estão sendo coordenados de maneira integrada Gerenciamento de Escopo Garantir que o projeto inclui todo e somente o trabalho necessário para o sucesso do projeto Gerenciamento de Tempo Garantir que o projeto será concluído no prazo previsto Gerenciamento de Custos Garantir que o projeto será concluído dentro do custos previstos Gerenciamento de Qualidade Garantir que o projeto atenderá aos requisitos de qualidade requisitados Gerenciamento de Recursos Humanos Garantir a utilização efetiva dos recursos humanos do projeto Gerenciamento de Comunicações Garantir a geração, coleta, disseminação, armazenamento e disponibilidade das informações do projeto no tempo e de forma adequada Gerenciamento as Partes Interessadas Garantir o engajamento das partes interessadas Áreas de conhecimento Gerenciamento de Riscos Garantir a identificação, análise, planejamento e controle dos riscos do projeto Gerenciamento de Aquisições Garantir o fornecimento de bens e serviços de terceiros para o projeto Áreas de conhecimento As organizações desenvolvem metodologias próprias de gerenciamento de projetos adequados às suas necessidades, que abrangem a definição de: processos de gerenciamento de projetos ferramentas e técnicas a serem utilizadas modelos de documentos. Usualmente estas metodologias tomam como referência o Guia PMBOK Metodologia de gerenciamento de projeto Gerenciamento de projetos Carlos Fernando da Rocha Santos, PMP Atividade 1 Neste projeto, seu chefe é o Diretor Executivo de Finanças. Para ele o sucesso de qualquer projeto somente é atingido quando orçamento planejado é rigorosamente cumprido. Outro envolvido no projeto é o Diretor Executivo de Transportes, que entende que este projeto deverá ser considerado bem sucedido se conseguir agilizar a entrega dos produtos aos clientes finais da empresa. 30 Atividade 1 Por fim, o terceiro membro da diretoria diretamente impactado pelo resultado do projeto é o Diretor Executivo de Administração, que entende que o projeto somente poderá ser aceito caso facilite o processo de contagem física dos produtos estocados, de modo a garantir o bom desempenho do processo de inventário dos estoques. Diante desta situação, qual seria o mais recomendável para definição dos objetivos do projeto? 31 Atividade 1 Resposta Todas as partes interessadas devem ser consultadas quanto as suas necessidadese expectativas em relação ao projeto. É importante que cada objetivo do projeto seja claro, específico, mensurável, alcançável, relevante e com prazo definido (SMART). Você deverá balancear as demandas concorrentes e estabelecer os objetivos do seu projeto. Lembre-se que seu sucesso profissional depende do atingimento dos objetivos do projeto! 32
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