Aquisição de materiais de informação

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Diva Andrade
Waldomiro Vergueiro
Aquisição de materiais de informação
Andrade, Diva
Aquisição de materiais de informação / Diva Andrade, Waldomiro
Vergueiro. – Brasília, DF : Briquet de Lemos/Livros, 1996.
Bibliografia.
1. Aquisição (Bibliotecas) 2. Bibliotecas – Serviços de aquisição I.
Vergueiro, Waldomiro. II. Título.
ISBN 85-86637-09-S
42
Como referenciar os capítulos do livro?
ANDRADE, Diva; VERGUEIRO, Waldomiro.
Título do cap
. In:____. Aquisição de materiais de
informação. Briquet de Lemos/ Livros: Brasília, DF, 1996. Cap.
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texto
Capítulo Título PáginaInicial
Página
Final
1 A aquisição: onde realmente começa 4 7
2 Organização do serviço de aquisição 8 16
3 Modalidades de aquisição 17 18
4 Compra: atividades preliminares 19 45
5 Compra: procedimentos e execução 46 54
Reklla
Realce
6 Especificidades da compra 55 67
7 Permuta 68 77
8 Doações 78 86
9 Aquisição e ética profissional 87 92
10 O futuro da aquisição 93 102
Sumário
Introdução 4
1. A aquisição: onde tudo realmente começa 5
2. Organização do serviço de aquisição 6
Responsabilidade pela aquisição 6
Manual de aquisição 7
3. Modalidades de aquisição 9
4. Compra: atividades preliminares 9
Previsão orçamentária 10
Aplicação de recursos 11
Modalidades de compra 12
Compras por licitação 12
Compras sem licitação 13
Compras por adiantamento 13
Organizando as sugestões para aquisição 13
Complementação de dados bibliográficos 14
Verificação da existência do item solicitado 15
Seleção dos fornecedores 16
Quem são os fornecedores de materiais de informação 16
Editoras 16
Livrarias 17
Agências e distribuidoras 17
Approval plans 18
5. Compra: procedimentos e execução 19
Pedidos de cotação e recebimento de faturas pro forma 19
Controle de registros 20
Pagamento e controle de recebimento 21
Recebimento de material 21
Documentação fiscal 22
6. Especificidades da compra 22
Aquisição cooperativa 22
Publicações seriadas 23
Livros antigos e raros 24
Materiais audiovisuais 24
CD-ROMs 25
Histórias em quadrinhos 26
Literatura cinzenta 26
Outros materiais 26
7. Permuta 27
Publicações próprias 27
Listas de duplicatas 28
Organização do serviço de permuta 29
Manutenção de arquivos 29
8. Doações 30
Doações solicitadas 30
Doações espontâneas 32
9. Aquisição e ética profissional 33
10. O futuro da aquisição 35
Aquisição automatizada 36
As publicações eletrônicas 37
Definição entre acesso versus posse dos documentos 38
11. Considerações finais 38
12. Bibliografia complementar 39
Livros 39
Periódicos 41
Listas eletrônicas de discussão e periódicos eletrônicos 41
13. Anexo 1 – Declaração de princípios e padrões para a prática da aquisição
42
14. Anexo 2 – Expressões empregadas nas atividades de aquisição 43
Introdução
Há muito tempo a preocupação com as atividades ligadas à aquisição de materiais de
informação vem sendo uma constante junto aos autores deste livro. De uma, por ter atuado na
área durante boa parte de sua vida profissional como responsável pela organização e
administração dos serviços de aquisição de urna grande biblioteca universitária. De outro, por
fazer parte de suas preocupações acadêmicas, representando significativa parcela do conteúdo
de uma das disciplinas que ministra a alunos de biblioteconomia e ciência da informação. Para
ambos a aquisição tem-se mostrado sempre como um fascinante desafio intelectual.
A proximidade de interesses fez com que o projeto de escrever um livro em colaboração
aparecesse mais ou menos de modo natural. Assim, a idéia cresceu e criou raízes. Mais que
tudo, fascinou-nos a perspectiva de unir uma visão de conteúdo marcadamente teórico, em que
normalmente prevalece o ideal de perfeição a ser atingido, com o ponto de vista prático da
profissional que vem testando suas idéias e possibilidades no desempenho diário, comprovando
não só o que é necessário, mas também o que é efetivamente possível de alc ançar quando
consideradas todas as realidades diretamente envolvidas no desempenho de sua profissão.
Mas que não se tenha dúvida: embora os sonhos e a paixão pelo assunto possam estar
no âmago de suas motivações, os autores deste livro não hesitariam em co nfirmar a
importância da aquisição para as instituições de informação. E ela que torna possível a
concretização do que foi planejado de maneira ampla pelo desenvolvimento de coleções e
definido especificamente pela seleção. É ela que transforma os planos d os bibliotecários em
objetos palpáveis, manuseáveis e próximos de seus interessados. E ela que responde
concretamente aos anseios da comunidade, na medida em que a privilegia nas suas práticas
diárias.
Entendemos que essa postura é também compartilhada por grande parte da literatura
especializada de biblioteconomia e ciência da informação. Para comprovar isso, basta dar uma
rápida olhada no número de artigos que nos últimos anos vem aparecendo, em âmbito
internacional, sobre o assunto nas revistas da área, inclusive com o surgimento de vários títulos
dedicados especificamente à aquisição de materiais de informação.
Esse interesse pelo assunto, sabe -se, não ocorreu por acaso: no mundo inteiro, os
recursos destinados às bibliotecas e centros de informação para a compra de materiais
informacionais cresceram muito menos do que o preço das publicações ou, em muitos casos,
sofreram significativa redução. Esse fato é ainda mais agravado pelo aparecimento de novos
tipos de documentos, nos suportes mais diversos, que devem estar presentes no acervo das
instituições, exigindo o comprometimento de parte significativa dos recursos orçamentários.
Tomou-se primordial, para evitar um prejuízo irrecuperável ao ritmo de crescimento das
coleções e garantir que pudessem manter, no mínimo, o mesmo nível de qualidade anterior,
que todos os procedimentos das atividades de aquisição tivessem sua eficiência maximizada. A
literatura internacional demonstra muito bem esta preocupação, discutindo casos específicos,
propondo novos modelos de organização e estrutura de serviços, questionando procedimentos
tradicionalmente aceitos e apresentando alternativas de atuação mais eficientes. Isso significa
que, ao contrário do que se poderia pensar, a preocupação com a aquisição de materiais
informacionais tem crescido muito mais do que se esperava, evidenciando talvez um novo
despertar dos profissionais de informação do mundo inteiro para a importância da questão.
E dentro desse contexto em ebulição que entendemos o potencial de um livro sobre
aquisição de materiais de informação. Para as instituições que estão ingressando nessa nova
era, ele poderá alertá-las para a necessidade de definir procedimentos que permitam garantir
que as informações importantes estejam disponíveis para os interessados se m as restrições em
geral vinculadas ao suporte físico (ou seja, adquirir as informações sem adquirir o documento).
Para as que ainda engatinham na tecnologia e têm pouca disponibilidade ou acesso às
inovações, provavelmente a grande maioria das instituiçõe s informacionais deste país, poderá
proporcionar formas mais eficientes para a organização de suas práticas ainda
predominantemente manuais.
E importante salientar que, em virtude de a experiência dos autores ter ocorrido, em sua
quase totalidade, no setor público, este trabalho por certo deixará entrever esse viés na forma
de abordar os assuntos. A problemática foi geralmente enfocada muito mais do ponto de vista
de um profissional que atua na esfera pública do que de quemtrabalha em uma instituição
privada.
Ao considerar, no entanto, o ambiente de informação onde trabalhamos, acreditamos ser
perfeitamente possível a transposição de situações. As questões específicas da administração
pública dizem respeito principalmente à compra de materiais, em geral reg ulada por
procedimentos estritos, e isto não parece difícil de contextualizar.
Na iniciativa privada as diretrizes costumam ser mais elásticas, deixando um espaço de
manobra maior para o profissional. No entanto, embora os procedimentos específicos possam
divergir, acreditamos que a questão é tão pertinente em uma como em outra área. A
preocupação com a eficiência das atividades de aquisição não é, ou não deveria ser, privilégio
apenas dos profissionais que atuam no livre mercado, ou seja, em empresas priva das.
Poderíamos até afirmar que no setor público esta eficiência se faz ainda mais necessária, pois
este país não se pode dar ao luxo de desperdiçar os parcos recursos que necessita destinar às
atividades informacionais.
Este livro foi elaborado na crença de que a busca sistemática pela otimização dos
procedimentos de aquisição de materiais de informação, independentemente do local específico
onde venha a ocorrer, é sempre um objetivo digno de ser perseguido.
A aquisição: onde tudo realmente começa
Imagine-se um indivíduo comum passeando a esmo por uma das grandes bibliotecas do
mundo, pasmo diante da imensidade de obras que foram durante séculos reunidas e
organizadas nessa instituição, e que se encontram agora, com maiores ou menores restrições,
dependendo do caso, à disposição do público. E provável que fique maravilhado diante da
inventividade humana que gerou essas maravilhas do pensamento, agrupadas em um único
lugar para prazer e usufruto de gerações inteiras de leitores.
Dependendo de sua sensibilidade, essa pessoa poderá sentir -se diminuta diante da
grandeza do conhecimento, e talvez até fique muda de admiração pelo quanto a humanidade
caminhou nestes séculos todos. Mas também não terá a mínima idéia de quanto trabalho, suor
e dedicação foram necessár ios para que aquela coleção específica pudesse tomar -se realidade.
Ingenuamente, pensará que tudo foi acontecendo de maneira natural, os livros e outros
materiais chegando à biblioteca quase que por determinação divina, encontrando seu caminho
para as estantes como se para isso estivessem predestinados desde o início dos tempos.
Imaginará que a sociedade estabeleceu mecanismos exatos para a conservação dos
materiais informacionais. Talvez até acredite que esses mecanismos, tal qual um relógio
perfeitamente sincronizado, façam com que grande parcela do imenso universo do
conhecimento humano registrado, em qualquer tipo de suporte, possa encontrar guarida em
alguma instituição da área de informação (bibliotecas, centros de documentação, arquivos,
museus, etc.), garantindo assim o acesso no presente e a disponibilidade para as futuras
gerações.
Irá, talvez, em sua mente, idealizar um mundo perfeito onde a riqueza do conhecimento
humano é espontaneamente preservada, sem que quaisquer elementos possam exercer
influência contrária, pois para essa pessoa, talvez um cidadão comum sem grande bagagem de
conhecimentos, que foi ensinada durante anos a ver na palavra impressa algo mais ou menos
sagrado, o respeito ao saber sempre pareceu questão acima de qualquer dúvida. E ,
infelizmente, pensando assim, não terá a mínima idéia de quão longe se encontra da verdade
dos fatos.
Nós, profissionais da informação em geral, sabemos. Das dificuldades. Dos percalços. Da
complexidade. Sabemos como as atividades ligadas à identificação e localização dos materiais
são muitas vezes bem mais difíceis de serem realizadas do que podem parecer em uma
primeira análise. Temos uma idéia bastante clara de como os materiais informacionais se
perdem, às vezes de maneira totalmente irrecuperável, to mando-se inacessíveis às legiões de
potenciais interessados para quem se destinavam. Conhecemos muitos dos meandros dos
mercados editoriais, entendendo claramente que a influência de fatores econômicos, culturais,
políticos e sociais é muitas vezes maior d o que o desinteresse característico de quem apenas se
preocupa com a preservação dos bens culturais.
Sabendo tudo isso, temos condições de construir um referencial muito mais realista do
mundo contemporâneo do que aquele desenvolvido pelo cidadão citado no parágrafo anterior,
e podemos afirmar que, no que concerne a essa questão, este certamente não é “o melhor dos
mundos possíveis”, como diria Voltaire...
É dentro dessa visão de mundo que escolhemos o título deste capítulo, querendo afirmar
que com a aquisição é que começa de fato a existir uma instituição destinada a preservar e
divulgar as criações do conhecimento humano registradas em forma de livros, periódicos
especializados, jornais, discos, filmes, vídeos, etc. Antes disso, ela existe apenas em essên cia.
Daí a necessidade de executar todas as atividades da aquisição de maneira eficiente,
garantindo que o planejado nas fases anteriores do desenvolvimento de coleções,
principalmente as fases de elaboração da política e a atividade de seleção propriament e dita,
seja colocado em prática.
À aquisição caberá um trabalho minucioso de identificação, localização dos itens e sua
posterior obtenção para o acervo, qualquer que seja a maneira de tornar isto possível. E não é
uma tarefa assim tão automática, pois, i nfelizmente para os profissionais, os títulos
selecionados não se encontram acenando para eles ao dobrar da esquina, a gritar “olha eu
aqui, olha eu aqui” e quase que implorando para serem adquiridos. Muitas vezes, realizar o
trabalho de aquisição assemelha-se a procurar uma agulha em um palheiro, tantas são as
possibilidades existentes. É uma atividade que exige perseverança e atenção a detalhes, de
maneira a evitar um descompasso entre o que foi escolhido primordialmente para aquisição e
aquilo que afinal chega às mãos do usuário.
Naturalmente, o nível de complexidade das atividades de aquisição varia segundo as
características da instituição onde ocorrem. Imagina -se que a aquisição de materiais em uma
biblioteca especializada em física quântica ocorrerá d e maneira diferente da aquisição que se
faz em uma biblioteca pública de um bairro de periferia. Na primeira, serão necessários
cuidados especiais para a localização dos títulos e aquisição das edições exatas que foram
selecionadas, pois a segunda edição d e um livro pode não representar, muitas vezes, um
substituto aceitável para a terceira edição (ou vice -versa). Na biblioteca pública, isso talvez não
seja um aspecto muito importante, que exija atenção especial do profissional.
Em ambos os casos, porém, a preocupação com a eficiente organização dos processos
deverá ser constante, garantindo -se que o item selecionado ingresse no acervo da biblioteca no
menor tempo e ao menor custo possível de aquisição. As dificuldades pára isso ocorrer serão
diversas, desde as ligadas à legislação que rege a compra de materiais em geral e de materiais
bibliográficos em particular, tanto no setor público como na iniciativa privada, às relativas às
condições da própria instituição, que definem, entre outras coisas, os responsá veis pela
aquisição, a execução do pagamento dos itens (quando for o caso) e a prestação de contas
depois de efetuadas todas as despesas.
É importante, pois, tomar um cuidado especial com a organização dos serviços de
aquisição, deixando bem claros a estru tura de tomada de decisões e o fluxo administrativo que
as diversas atividades deverão seguir a fim de que sejam consideradas bemsucedidas.
Continuaremos a discussão, portanto, com algumas considerações a respeito da organização do
serviço de aquisição.
Organização do serviço de aquisição
A primeira pergunta que se faz quando se pensa na organização de um serviço de
aquisição refere-se à área dos serviços de informação a que a aquisiçãodeverá estar ligada. A
esse respeito, parece existir um consenso de que as atividades de aquisição deverão encontrar -
se próximas, na estrutura organizacional, das atividades de seleção de materiais.
Em primeiro lugar, porque existe quase que uma continuidade de atuação entre as duas,
a primeira dependendo diretamente da s egunda. Em segundo lugar, porque há toda uma série
de instrumentos auxiliares que são utilizados por ambas as áreas.
Além do mais, muitas vezes as decisões de seleção e aquisição encontram -se tão
imbricadas que fica difícil afirmar quando se trata de uma o u de outra. Pense-se, por exemplo,
no caso de um título que, durante o processo de aquisição, se descobre estar esgotado e deve
ser substituído imediatamente por outro, de maneira que não se perca o recurso já alocado
para ele. Neste caso, uma decisão rápi da será necessária, para que a substituição dos itens não
acarrete prejuízos maiores para a instituição. Caso exista uma grande distância administrativa
entre as atividades de seleção e de aquisição, exigindo consultas burocráticas a diversos
funcionários ou superiores hierárquicos, a rapidez alcançada talvez não seja suficiente para o
sucesso da operação. E a verba poderá ser perdida.
O exemplo acima, em uma primeira análise, parece ser um caso extremo e talvez até
mesmo o seja para uma grande parcela dos leitores. Na prática, no entanto, principalmente em
grandes instituições do setor público, como universidades ou instituições de pesquisa
largamente distribuídas pelo território nacional, onde a compra de materiais informacionais é
realizada de forma centralizada, o excesso de burocracia faz com que muitas vezes se perca a
possibilidade de utilizar determinadas verbas de maneira mais racional (mesmo considerando as
vantagens que a centralização das aquisições pode oferecer em termos da realização de
compras em grande quantidade, com conseqüente preço unitário menor).
Quem compra não tem, muitas vezes, o poder para decidir quanto à substituição de itens
eventualmente inexistentes no mercado, devendo reportar -se a diversos canais de decisão até
obter uma resposta. Outras vezes, nem saberia como fazê -lo, pois não domina a complexidade
da aquisição de materiais informacionais, comprando livros um dia, cadeiras no outro,
periódicos num terceiro e vários tipos de artigos de papelaria antes que a semana acabe. (A
especialização dos responsáveis pela aquisição de materiais informacionais, tema sobre o qual
voltaremos a falar, parece ser sempre desejável...)
Quando se trata de instituição onde as decisões de seleção são tomadas diretamente
pelo bibliotecário-chefe, é aconselhável que a aquisição esteja ligada diretamente a ele, sem
intermediários. Em instituições menores, onde muitas atividades tiverem que ser realizadas por
poucas pessoas, é desejável que as decisões de seleção e aquisição sejam responsabilidade de
um único indivíduo. Assim, a instituição terá maiores garantias de que o fluxo administrativo
não se interromperá em momentos menos apropriados.
Quando, no entanto, por algum motivo, não for possível assegurar a proximidade
administrativa dessas duas áreas, s erá preciso adotar garantias para que não fiquem
incomunicáveis ou não entrem em atrito. Imagine -se, por exemplo, o que aconteceria em uma
grande instituição de informação com vários selecionadores e um único profissional responsável
pela aquisição, se este profissional se desentendesse com um dos selecionadores e
simplesmente se recusasse a dialogar com ele, inventando mil pretextos para não adquirir os
materiais por ele selecionados (é sempre muito fácil arrumar razões para dizer não...). Eis por
que os canais de comunicação entre essas duas áreas, seleção e aquisição, devem funcionar
sem interrupções. Os prejuízos, tanto a curto como a longo prazo, são difíceis de calcular.
Toda esta discussão enseja que se levante, em relação à aquisição, uma pergunta si milar
à que se faz quanto à seleção: afinal, quem deve ser responsável pela aquisição dos materiais
informacionais? É o que tentaremos responder a seguir.
Responsabilidade pela aquisição
Durante algum tempo, pensou -se que a aquisição de materiais informa cionais pudesse
ser facilmente realizada por pessoas estranhas à profissão de bibliotecário. Afinal, costumava -se
argumentar então, comprar livros e periódicos é o mesmo que comprar qualquer outra coisa;
basta entrar em contato com o vendedor e efetuar a c ompra. Não haveria dificuldade maior.
Ainda mais, dizia-se, por ser uma atividade de características eminentemente administrativas,
seria suficiente apenas que o executor dominasse os procedimentos para a aquisição de
materiais em geral e os aplicasse aos materiais de informação.
No entanto, a experiência tem mostrado que as coisas não são tão simples assim. O
mercado de edição e comércio de livros e documentos impressos em geral, para não falar dos
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materiais audiovisuais, tem características próprias que o diferenciam dos outros mercados. É
absolutamente uma falácia pensar, por exemplo, que adquirir livros é a mesma coisa que
adquirir cadeiras para a biblioteca. Não é. Tanto para adquirir cadeiras como livros há
necessidade de um conhecimento específico que antecede o processo de compra, visando à
identificação precisa do que se vai comprar. Para cadeiras, é necessário saber se devem ter
rodas, qual a altura, com ou sem braços, quais os fornecedores, etc. Para o material
bibliográfico o mesmo acontece, exigi ndo-se também o conhecimento prévio e detalhado do
que se quer comprar, a quais fornecedores se deve recorrer e como fazer para atingir esse
objetivo da melhor forma possível. Além disso, os livros deverão ter uma especificação muito
mais detalhada, envolvendo tanto os dados que dizem respeito a seu aspecto físico (tamanho,
tipo de encadernação, edição especial ou não) como a seu conteúdo (assunto, autor, editor,
etc.). Isto sem falar que, no caso de um livro, tem -se que obter o nome correto do autor, a
edição desejada específica, o ISBN, etc.
Isso significa que é necessário destacar para o trabalho de aquisição de materiais
informacionais pessoas especializadas nesse trabalho. Quer dizer, pessoas que receberam
educação formal sobre o assunto (os bibliotecár ios) ou que têm suficiente experiência na área,
por terem atuado na aquisição durante grande parte de sua vida profissional (os técnicos).
Pessoalmente, pensamos que os bibliotecários apresentam muitas vantagens sobre os
técnicos, principalmente devido à s ua maior familiaridade com o mercado editorial,
conhecimento detalhado do acervo e proximidade com o usuário, O importante é pensar na
especialização do responsável pela aquisição de recursos informacionais. Esta, sim, deve ser
privilegiada como condição p rimordial para a eficiência de todas as atividades.
O contato permanente com o acervo, o conhecimento detalhado dos pontos fortes e
fracos de cada um dos possíveis fornecedores a que se pode recorrer em cada caso, o uso
correto dos instrumentos auxiliares disponíveis, o domínio da legislação pertinente à área são
fatores de extrema importância para a realização de um bom trabalho de aquisição. E não se
conquistam aleatoriamente, mas surgem a partir de um certo acúmulo de experiências.
Quantos profissionais já não utilizaram uni fornecedor que depois se mostrou pouco
confiável em determinadas áreas? Quantos já não cometeram erros na avaliação dos recursos
que seriam necessários para a realização de determinadas compras porque deixaram de
considerar detalhes da legislação? Quantos já não efetuaram pagamentos mediante uma
simples garantia de entrega que depois se mostrou totalmente inútil? Quantos não
estabeleceram convênios para permuta de materiais de informação, enviaram suas publicações
e jamais receberam as que lhes haviam sido prometidas?
Essas experiências, emboranegativas, acabaram ensinando algo aos profissionais, lições
que foram imediatamente aplicadas em casos similares e não ficaram perdidas no meio de
dezenas de aquisições diferenciadas, como norma lmente acontece quando um departamento
ou seção realiza aquisições da maior diversidade possível. Ponto para a especialização.
À especialização poderíamos também acrescentar a necessidade de sistematização das
atividades de aquisição, inclusive mediante o registro detalhado de cada um dos passos a
serem seguidos nas diversas atividades envolvidas. E importante que se estipulem as diretrizes
de atuação de maneira clara e objetiva. Isto pode ser feito com um instrumento administrativo
denominado manual de aqu isição.
Manual de aquisição
Nomes não são importantes. O que chamamos ‘manual’ poderia muito bem ser chamado
‘diretrizes para aquisição’, ‘carta de aquisição’, etc. O importante é contar com algum tipo de
documento que registre a forma como as atividades de aquisição de materiais de informação
são realizadas no dia-a-dia, informando aos nelas envolvidos sobre todas as medidas que
devem tomar para garantir que seus esforços tenham resultado positivo.
Esse instrumento administrativo será de grande valia em todos os momentos, mas
principalmente quando da integração de novos elementos à equipe do serviço de aquisição,
proporcionando subsídios para que possam ter uma idéia clara sobre as atividades que deverão
desempenhar. Neste sentido, o manual de aquisição p ode também representar um valioso
instrumento para orientação e integração de novos profissionais à equipe de trabalho.
Em todas as organizações geralmente existe uma certa rotatividade dos profissionais
responsáveis pelas diversas atividades necessárias a seu funcionamento. Isto também acontece
na área de aquisição de materiais de informação. É natural que alguns profissionais se
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aposentem, mudem de função, sejam promovidos, deixem a atividade, enfim, busquem outros
objetivos pessoais e profissionais. Por esse motivo, mais que lastimar sua perda, é importante
criar mecanismos que permitam ao serviço de aquisição manter -se acima desses transtornos,
sem ter de depender em demasia dos indivíduos.
A preservação da ‘memória’ do serviço de aquisição, digamos assi m, deve ser garantida
de maneira rotineira, incorporando -se ao fluxo normal de trabalho todas as decisões tomadas,
ao mesmo tempo que se esclarecem as razões de sua ocorrência. Para atingir este objetivo,
elabora-se um documento que sintetiza os principais procedimentos envolvidos na realização
das atividades de aquisição. Este documento é o manual de aquisição.
Como já se mencionou, muitas vezes a decisão de seleção dos materiais ocorre
desvinculada de sua real aquisição. Isso acontece principalmente em in stituições de grande
porte, onde os responsáveis pela decisão de seleção não são os mesmos que executam a
aquisição. O selecionador muitas vezes não tem idéia muito clara sobre as dificuldades que
possam existir na aquisição de determinados materiais de in formação. Da mesma forma, um
usuário pode indicar obras não encontradas no mercado local, o que implica um demorado e às
vezes dispendioso processo de importação direta ou a compra por intermédio de uma livraria
especializada.
Para o usuário, essas questõe s, ainda que representem complicações para o serviço de
aquisição, não serão absolutamente relevantes, pois lhe interessa apenas ter o material à sua
disposição, seja qual for o preço a ser pago. Já para os responsáveis pela aquisição, essas
questões são extremamente pertinentes, pois podem representar não só um comprometimento
desproporcional dos recursos disponíveis como também um processo de trabalho que exigirá
maior atenção e esforço dos profissionais. Assim, é comum acontecer que muitos itens
indicados pelos usuários, mesmo depois de aprovados pelo processo de seleção, deixam de ser
efetivamente incorp&ados ao acervo devido à real impossibilidade de sua aquisição
(inexistência no mercado quando da liberação dos recursos, material esgotado, preço superi or à
disponibilidade orçamentária da biblioteca, etc.).
E natural, nesses casos, que usuários que não conseguiram ver seus pedidos atendidos
pelo serviço de aquisição se mostrem ressentidos. Em face disso, um manual de aquisição
poderá significar um valioso instrumento para dirimir dúvidas e esclarecer a todos os
interessados sobre as decisões tomadas, deixando evidentes os elementos que as influenciaram
durante todo o processo de aquisição. O manual de aquisição, neste caso, desempenha um
papel de relações públicas, tomando visível para todos os interessados a forma como as
atividades de aquisição estão sendo realizadas e contribuindo para que se crie um clima de
entendimento e compreensão.
Seria talvez demasiada pretensão propor um padrão único para o manu al de aquisição,
como se tal documento pudesse ter uma sistemática única a ser adotada por todas as
bibliotecas e serviços de informação. E lógico que a forma como esse documento será
organizado dependerá da realidade de cada instituição. Onde um documento sucinto for
suficiente, um mais detalhado será desnecessário. A objetividade é o elemento principal para
que se obtenha um produto útil às necessidades da biblioteca. Neste sentido, pode -se dizer que
o manual de aquisição atenderá às suas finalidades se c onseguir informar aos envolvidos
nessas atividades sobre os seguintes pontos:
 Quem são os responsáveis pela aquisição de materiais de informação em geral,
inclusive quem responde pelo fluxo de pagamento e prestação de conta dos itens
adquiridos por compra, pela decisão quanto à incorporação de doações ao acervo e
pela definição das atividades de permuta e intercâmbio;
 Quais os procedimentos para organizar as sugestões de aquisição, de maneira a
garantir que as prioridades estabelecidas para seleção sejam, na medida do possível,
respeitadas pelos responsáveis pela aquisição;
 Quais os principais fornecedores utilizados pela aquisição nas suas atividades rotineiras,
categorizando-os, se for o caso, segundo tipos de materiais e/ou áreas de
conhecimento em que são mais fortes;
 Quais os instrumentos auxiliares utilizados para a obtenção de informações sobre os
itens a serem adquiridos, tais como autoria, procedência, preço, etc.;
 Como está organizada a atividade de compra de materiais de informação, detalhando
os passos necessários para a solicitação de materiais aos fornecedores (elaboração de
listas de títulos, pedidos de compra, etc.), bem como os diversos instrumentos de
acompanhamento e controle do material adquirido;
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 Como as atividades de permuta e interc âmbio estão organizadas, inclusive a sistemática
para a avaliação do custo -benefício dessa forma de aquisição;
 Como se faz o pedido de obras por doação, inclusive modelos de cartas e ofícios e as
principais instituições às quais a biblioteca normalmente s olicita a doação de materiais.
Além dos itens acima assinalados, deverão também fazer parte do manual de aquisição
todos os casos que a experiência dos responsáveis pelas atividades de aquisição mostrou
merecerem uma maior atenção, tais como materiais de instituições ou países específicos, obras
raras, materiais especiais, etc. Em geral, pode -se dizer que todas as exceções às atividades
normais de aquisição (as que se enquadram sem problemas no sistema de processamento
definido para elas) obedecem a regra s próprias, que devem ser registradas para consulta no
futuro, quando casos semelhantes voltarem a ocorrer. Neste sentido, o manual de aquisição
adquire característicasde registro histórico das decisões tomadas pelos responsáveis por essas
atividades.
Por fim, é importante salientar a proximidade ou similaridade do manual de aquisição
com outro instrumento característico doprocesso de desenvolvimento de coleções: a política de
seleção. Algumas bibliotecas preferem agrupá -los em um único documento, visando a maior
racionalização das atividades. Com relação a isso, cada profissional deverá pesar os prós e os
contras de um único instrumento formal. A realidade de sua situação específica será o fator
determinante de sua escolha. Qualquer que seja a opção adotad a, a prática acabará mostrando
se a escolha feita foi a melhor.
Modalidades de aquisição
As opções para adquirir os materiais são basicamente três: compra, permuta e doação.
Na prática, em uma situação normal, a opção que mais ocupa o tempo dos profiss ionais,
exigindo atenção maior, é a compra. Isto é natural, pois as preocupações com a correta
realização das compras não devem ser menosprezadas ou levianamente consideradas, sob pena
de ter-se que enfrentar dificuldades futuras quanto à observação de pra zos e prestação de
contas.
Convém não esquecer que os bibliotecários, em um processo de aquisição por compra,
são muitas vezes considerados legalmente responsáveis pela utilização dos recursos financeiros
colocados à sua disposição. Cometer erros na aplica ção desse dinheiro pode ter conseqüências
indesejáveis tanto para a instituição como para o próprio bibliotecário, que pode ser alvo de
processo administrativo por malversação de verba. Em instituições vinculadas ao poder público,
por exemplo, a má aplicação de dinheiro é considerada motivo suficiente para a instalação de
processos administrativos que podem culminar até mesmo na demissão do profissional, para
não mencionar eventuais conseqüências penais.
Por todas as razões enumeradas, uma boa parcela deste livro é dedicada ao exame das
questões referentes à aquisição de materiais de informação mediante compra. Em certo
sentido, isto é bastante lógico, pois a sistemática da realização de compras é realmente muito
mais complexa do que a empregada para gerenci ar a obtenção de materiais de informação por
permuta ou doação.
E preciso reconhecer que, na prática, a permuta e a doação são tratadas com muito
menos empenho, se comparadas com a profundidade de tratamento exigida pela aquisição por
compra. Isto não acontece em virtude de não exigirem o mesmo nível de esforço e
comprometimento do profissional ou terem sua importância minimizada. Menos ainda, por
serem consideradas estranhas ao âmbito de interesse da aquisição. E verdade que, no caso das
doações, muitos profissionais, talvez por não exercerem um controle direto sobre a
espontaneidade do ato, acabam permitindo que boa parte dessas atividades ocorram de
maneira não estruturada. Isto, é claro, pode gerar um desvio indesejado em relação aos
objetivos estabelecidos para o acervo, o que, por si só, já justifica o controle das doações. O
mesmo se aplica às atividades de permuta.
Nos capítulos seguintes serão examinadas as particularidades de cada uma das
modalidades de aquisição. No caso da compra, para melhor ente ndimento, achamos
interessante separar as atividades que precedem a realização da compra das que envolvem a
compra propriamente dita e a posterior prestação de contas.
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Compra: atividades preliminares
Dentre as diversas modalidades de aquisição, o proce sso de compra é sem dúvida o mais
elaborado e trabalhoso, pois, além do gerenciamento dos recursos financeiros, envolve também
toda uma série de atividades relacionadas com a identificação precisa do item a ser adquirido e
o acompanhamento do recebimento d o material. Não admira, por isso, que a aquisição de
materiais por compra, em todos seus aspectos, seja um dos assuntos mais debatidos na
literatura especializada. Profissionais do mundo inteiro preocupam -se em encontrar formas mais
eficientes para a realização dessa atividade, reduzindo os custos, racionalizando os processos
administrativos e diminuindo o tempo necessário para a realização das tarefas.
Geralmente, a organização de um processo de compra será tão mais complexa quanto
maior for o volume da aquisição, tanto em termos de quantidade de itens quanto do montante
em dinheiro a ser despendido. Por esse motivo, é necessário observar sempre alguns cuidados
iniciais, de modo a obter, a longo prazo, uma homogeneidade de procedimentos. Bibliotecas
que hoje possuem um orçamento pequeno para aquisição de materiais podem amanhã receber
dotações inesperadas em grande volume e, caso não estejam devidamente preparadas para
isso, encontrarão dificuldades para correta aplicação desses recursos extraordinários.
Em tese, todas as compras devem ser realizadas a partir de um orçamento previamente
elaborado, que permita uma visão precisa do montante de recursos com que se pode de fato
contar. Na prática, no entanto, descobre -se que isso nem sempre ocorre. Por um lado, p orque
o orçamento previsto para a aquisição dos materiais nem sempre encontra correspondência
com os recursos efetivamente liberados, resultando, em geral, insuficiente para cobrir todas as
necessidades definidas como prioritárias. Por outro lado, o orçame nto poderá sofrer cortes
inesperados cabendo ao serviço de aquisição adequar as prioridades aos recursos financeiros
realmente alocados.
A regra geral para orientar as atividades de aquisição consiste em vincular a compra de
materiais de informação a uma p révia definição de despesas. De acordo com essa orientação,
será preciso definir, em seguida à previsão orçamentária, de que forma os recursos financeiros
serão utilizados.
A utilização dos recursos financeiros estará baseada em uma lista de sugestões para
aquisição, previamente elaborada. A elaboração dessa lista requer muita atenção, pois será
preciso verificar a exatidão dos dados bibliográficos e se os títulos indicados já fazem parte do
acervo da biblioteca. Por fim, selecionam -se os fornecedores que participarão do processo de
compra. Somente após a conclusão dessas tarefas é que tem início a execução da compra
propriamente dita.
Passemos, então, a um exame mais minucioso de todas as atividades que precedem a
compra.
Previsão orçamentária
Quando vamos comprar alguma coisa, a providência inicial é sempre verificar se temos
recursos financeiros disponíveis. Se isto é válido para a vida de cada indivíduo, configura -se
ainda como mais verdadeiro para as organizações de qualquer natureza, que sempre devem
obedecer a uma sistemática de controle de despesas, que exige que os recursos financeiros
sejam previstos e aplicados da melhor forma possível, e que de sua aplicação se prestem as
devidas contas. As bibliotecas e instituições de informação não estão exclu ídas dessa regra.
Falando o óbvio: a provisão de recursos financeiros não acontece por intervenção divina,
as verbas surgindo providencialmente no momento em que delas se necessita. Se a
necessidade dos recursos não foi prevista, eles dificilmente irão apa recer.
A elaboração do orçamento não pode ser vista apenas como mais uma entre tantas
atividades burocráticas que os profissionais têm que desempenhar. Agir assim seria desperdiçar
uma grande oportunidade. No caso específico da aquisição de materiais de in formação, elaborar
a previsão orçamentária significa planejar os investimentos que deverão ser feitos para garantir
a concretização dos objetivos estipulados para o acervo. Afinal, é lógico pensar que, se uma
biblioteca apresentar um orçamento bem fundamen tado, terá maior credibilidade e aumentarão
suas possibilidades de negociação. Disporá de uma arma a mais. E isso não é pouco.
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Os orçamentos variam de biblioteca parabiblioteca conforme as características
institucionais de cada uma, bem como diferem segun do a proveniência dos recursos e a
finalidade que lhes é destinada. Geralmente as bibliotecas recebem recursos provenientes do
orçamento da instituição a que servem — os recursos orçamentários — e podem também
contar com recursos externos, recebidos de div ersas outras fontes de financiamento,
denominados recursos extra -orçamentários. A soma dos recursos orçamentários e extra -
orçamentários constitui o orçamento total.
Os recursos orçamentários são vinculados à estrutura organizacional da instituição,
estando disponíveis para serem aplicados durante o ano fiscal corrente (que nem sempre
coincide com o ano civil). Caso esses recursos não sejam utilizados integralmente dentro do
prazo estipulado, o saldo retorna à instituição fornecedora.
No Brasil, como em outras partes do mundo, o fato de a biblioteca não utilizar
integralmente todo o orçamento previsto é muitas vezes interpretado pela instituição
mantenedora como uma comprovação de que os recursos não eram efetivamente necessários,
tendo havido uma estimativa acima do que seria preciso. Uma possível conclusão é de que a
biblioteca não necessitará de igual montante nos próximos anos e, assim, reduzir -lhe os
recursos no futuro. Evidentemente, essa seria uma interpretação deturpada dos fatos, pois a
não-utilização total da receita pode ser devida a uma melhor administração financeira, à sua
racionalização, tendo como conseqüência uma economia de recursos. Muitas vezes a liberação
das verbas ocorre tardiamente em relação ao tempo necessário para efetivação dos proce ssos
de aquisição, resultando na impossibilidade da compra de todos os itens pretendidos. O custo
disso, a médio e longo prazos, acaba sendo bastante alto, não apenas em relação ao numerário
inicialmente desperdiçado, mas em relação a todos os outros custo s inerentes à aquisição dos
materiais.
Já os recursos externos ao orçamento da instituição, embora façam parte do orçamento
total, não estão sujeitos à regra de que sejam aplicados no ano fiscal corrente, mas podem
sofrer outras restrições, como, por exemp lo, estarem disponíveis para dispêndio de uma única
vez ou a curto prazo, ou terem de se restringir aos itens discriminados pela instituição
financiadora.
A identificação de fontes de financiamento adequadas às características do acervo deve
ser o critério principal na busca de recursos externos. Adquirir materiais informacionais não -
prioritários, simplesmente porque surgiu uma oportunidade de financiamento externo, pode
significar um desperdício de esforços. Em muitos casos talvez seja mais vantajoso abrir mão
desses recursos ou direcioná -los para outras prioridades da biblioteca.
Há várias formas de captação de recursos externos: mediante convênios, projetos ou
verbas suplementares, que podem ser buscados junto a entidades públicas ou privadas. Essas
instituições, no entanto, costumam apoiar somente planos bem -estruturados e esse é mais um
motivo para que as propostas orçamentárias sejam organizadas de modo coerente.
A previsão orçamentária depende de instrumentos desenvolvidos pela própria biblioteca,
por meio de uma avaliação constante de seu desempenho. Os registros históricos das despesas
de anos anteriores, do que se comprou e do que se deixou de comprar, oferecem um excelente
início para os estudos de previsão, na medida em que fornecem parâmetros a se rem seguidos
em despesas futuras. Em seguida, busca -se levantar o custo médio dos materiais por
categorias, observando:
 Diferenças de preços entre livros, periódicos e materiais especiais;
 Divergências existentes entre os preços de produtos nacionais e es trangeiros (inclusive
as despesas com frete, tarifas de armazenamento, etc.);
 Desigualdade de preços de materiais em áreas específicas (obras da área de
humanidades, por exemplo, são mais baratas do que as de ciência e tecnologia, do
mesmo modo que as pub licações destinadas ao público infanto -juvenil são menos
dispendiosas do que as destinadas ao público adulto).
Muitas vezes, é conveniente empregar também a combinação de diversas variáveis,
como, por exemplo, o número de alunos, professores, cursos e pe squisas, médias de utilização
do acervo por categorias de usuários, por assunto, etc., que proporcionam elementos para
realizar boas projeções na elaboração da previsão orçamentária.
A informação de que haverá aumento do número de vagas de um curso de grad uação
em futuro próximo, por exemplo, é um elemento valioso para que se prevejam maiores
investimentos nas aquisições destinadas à área desse curso. Da mesma forma, a previsão de
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que um novo conjunto habitacional será construído em um bairro servido pela b iblioteca pública
poderá ser levada em conta quando da distribuição dos recursos para aquisição nessa
biblioteca.
Além de auxiliarem no planejamento, tais informações mostram aos responsáveis pela
distribuição dos recursos que as pretensões do serviço de i nformação se justificam com
argumentos que revelam a existência de uma preocupação com o conjunto da comunidade a
ser atendida, buscando estar em sintonia com o seu desenvolvimento. A avaliação dos
resultados obtidos permite organizas futuras previsões e, o que é mais importante, sensibilizar
os setores internos e externos da instituição para a captação de recursos.
Outro ponto a ser destacado é que o custo total dos materiais não se resume apenas ao
preço de sua aquisição. Existe a tendência de planejar os recursos destinados à compra dos
materiais de informação sem levar em conta as demais necessidades que envolvem o processo
de aquisição. Afinal, esses materiais precisarão ser armazenados, processados e encadernados,
o que exige pessoal habilitado, além d e necessitar espaço, mobiliário, equipamentos, e serviços
de manutenção apropriados. Portanto, sempre que possível é conveniente elaborar um
planejamento que incorpore todos esses itens, sem os quais as finalidades da compra ficarão
comprometidas.
O planejamento da previsão orçamentária deve ser acompanhado de um cronograma de
desembolso de recursos financeiros, baseado em definições claras das prioridades a serem
atingidas. Nem sempre esse cronograma pode ser cumprido conforme as previsões. Por isso, é
aconselhável realizar um acompanhamento constante, efetuando reavaliações freqüentes, de
modo a detectar as possibilidades de compra e o remanejamento de itens não atendidos, para
alocá-los em outros projetos ou novas oportunidades.
Como já foi mencionado, a situação mais freqüente em relação à disponibilidade
financeira é a de restrição de recursos para atender à demanda por materiais informacionais.
Mas, se houver poucos recursos, a necessidade de saber gerenciá -los terá de ser redobrada. De
acordo com os recursos financeiros disponíveis, a biblioteca estabelecerá o que deve ser
comprado, como deve ser realizada a compra e quando deverá ser efetuada.
As bibliotecas devem reivindicar, se ainda não o fazem, o gerenciamento de seus
próprios recursos financeiros. Em princípio, ninguém melhor qualificado para fazer isso do que
os responsáveis pela biblioteca, pois estão mais próximos do problema a ser resolvido, ou seja,
a satisfação das necessidades de informação dos usuários por meio da aquisição dos materiais
mais adequados para esse fim.
Aplicação de recursos
Orçamento aprovado, recursos liberados, critérios de definição de prioridades adotados,
cabe decidir como serão aplicados os recursos recebidos.
Liberados os recursos financeiros, as verbas são separadas ou alocadas por categorias,
de acordo com os critérios de definição de prioridades adotados anteriormente pelos
responsáveispela seleção, a fim de orientar as compras. Normalmente, a primeira providência é
destinas a porcentagem relativa à compra de livro s e periódicos, que são sempre em maior
número.
Os periódicos comumente têm a preferência, devido à necessidade de garantir a
manutenção das assinaturas. Isso não implica que a maior parte da verba seja destinada à
compra de periódicos. Existem áreas, como a de humanidades, em que os livros podem ser
mais requisitados do que os periódicos. O mesmo geralmente acontece em bibliotecas públicas.
Mas é essencial reservar de antemão o montante da verba que será destinado aos periódicos,
pois a continuidade da coleção é de fundamental importância.Uma outra medida necessária diz
respeito à definição da porcentagem dos recursos que serão destinados à aquisição de material
na praça e o que será adquirido por importação direta.
Existem várias outras categorias que pode m ser empregadas pelas bibliotecas quando da
alocação de recursos. Entre elas, destacam -se:
 Multimeios;
 Obras de referência e coleção básica;
 Duplicações essenciais;
 Complementação de coleções e reposição de obras perdidas ou danificadas;
 Obras raras, especiais, fora de comércio ou de valor aquisitivo elevado;
 Obras necessárias para áreas carentes ou emergentes;
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 Suporte à graduação, pós-graduação, pesquisa e extensão;
 Divisões administrativas (área de produção, vendas, recursos humanos, técnica, etc. )
 Obras destinadas a públicos especiais (infantil, adultos, idosos, deficientes), entre
outras.
Dependendo do tipo de biblioteca e do montante de recursos, serão adotados um ou
mais critérios ou a combinação de vários deles, sempre seguindo as orientações da política de
desenvolvimento de coleções.
Modalidades de compra
A aplicação dos recursos financeiros para execução das compras, isto é, como o dinheiro
pode ser gasto, difere bastante nas organizações particulares e nas da administração pública.
Quando se trata de pequenas quantias ou quando o trabalho de aquisição ocorre em bibliotecas
particulares, a verba pode ser aplicada de maneira menos complexa, realizando -se a compra e
pagando-se o valor devido diretamente ao fornecedor.
Naturalmente, essa faci lidade maior não dispensa os responsáveis pela aquisição de
realizarem pesquisas de preços e levantamento de fornecedores, buscando as melhores
condições para compra. Em órgãos da administração pública, a compra de quaisquer materiais
deve obedecer a uma r ígida legislação, que precisa ser devidamente entendida para sua
adequada aplicação.
A legislação brasileira, para fins de contabilidade pública, classifica o material
bibliográfico na alínea de material permanente como outros bens e serviços. Estar nessa alínea
significa equiparar livros e outros suportes da informação em geral a todos os outros materiais
permanentes do mobiliário ao equipamento — tendo que realizar os mesmos procedimentos de
compra que se efetuam para eles.
Na administração pública, parte -se do princípio de que as compras devem ser precedidas
de licitação, isto é, de um processo seletivo prévio junto ao mercado, para verificar e obter as
melhores condições de preço, pagamento, qualidade do produto, prazos de entrega e outras
especificações necessárias que atendam ao interesse público. Fora as exceções previstas por
lei, essa regra deve ser seguida em todas as aquisições. Esta decisão em si não é um mal. Ao
contrário, busca introduzir o processo competitivo na aquisição de materiais para o s erviço
público, evitando a formação de monopólios e a prática de favorecimento ilícito.
Ainda na administração pública existe o requisito de os recursos estarem previstos no
orçamento (disponibilidade orçamentária), estarem liberados (disponibilidade finan ceira) e
haver sido feito o empenho da despesa, ou seja, o comprometimento da importância destinada
a honrar determinada despesa. Nenhuma despesa na administração pública pode ser executada
sem que antes haja sido realizado o empenho da quantia respectiva, pois somente assim se
tem a garantia de que o pagamento será efetuado.
Para os objetivos deste livro, entendeu -se importante salientar as formas de aplicação de
recursos mais empregadas na aquisição de materiais de informação na administração pública.
A seguir, serão enfocadas as modalidades de aplicação de recursos acima mencionadas:
Compras por licitação
Atualmente (meados de 1996), a legislação que rege os procedimentos para licitação é a
Lei de Licitações e Contratos n° 8666, de 21/6/1993 (atualizada pela Lei n° 8 883, de
8/6/1994).1 As modalidades de licitação previstas nessa lei são as seguintes:
 convite
 Tomada de preços
 concorrência
 concurso
 Leilão.
Dentre elas, o convite, a tomada de preços e a concorrência são as que dizem respeito
diretamente à aquisição de material bibliográfico e é interessante que se conheçam as
definições de cada uma, conforme apresentadas no artigo 22 da Lei n.° 8 666:
Convite é a modalidade de licitação entre interessados do ramo pertinente ao seu
objeto, cadastrados ou não, escolhidos e convidados em número mínimo de 3
(três) pela unidade administrativa, a qual afixará em local apropriado, cópia do
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instrumento convocatório e o estender á aos demais cadastrados na
correspondente especialidade que manifestarem seu interesse com antecedência
de até 24 (vinte e quatro) horas da apresentação das propostas.
Tomada de preços é a modalidade de licitação entre interessados devidamente
cadastrados ou que atenderem a todas as condições exigidas para cadastramento
até o terceiro dia anterior à data do recebimento das propostas, observada a
necessária qualificação.
Concorrência é a modalidade de licitação entre quaisquer interessados que, na
fase inicial da habilitação preliminar, comprovem possuir os requisitos mínimos de
qualificação exigidos no edital para execução de seu objeto.
Essas três modalidades de licitação são também determinadas em função de limites de
valores fixados pela administração federal/estadual, isto é, um teto específico para cada
modalidade, a partir dos quais é obrigatório o convite, a tomada de preços ou a concorrência.
Os limites são reajustados periodicamente e portanto devem ser revistos por ocasião de cada
operação.
Em bibliotecas da administração pública as modalidades de licitação mais freqüentes são
o convite, utilizado principalmente para as compras de pequena monta, e a tomada de preços,
aplicada quando o montante dos recursos ultrapassa o valor máximo permitido na mo dalidade
de convite. A concorrência é realizada esporadicamente, pois se destina a compras de grande
vulto, como as efetuadas por sistemas de bibliotecas universitárias ou agências financiadoras,
quando fazem a aquisição simultânea para um grande número de bibliotecas, em compra
unificada. As diferenças básicas existentes entre as modalidades de convite, tomada de preços
e concorrência, como bem observou Mercadante, são o “teto na aplicação de recursos; número
de participantes (fornecedores); requisitos de habilitação; publicidade do edital”. 2
O edital é o documento legal que rege a licitação, determinando o objeto da compra, os
prazos de pagamento e recebimento do material, bem como as demais exigências para a
realização da compra.
Há casos em que a legislação permite a realização de compras sem que haja licitação.
São os casos de dispensa de licitação e de inexigibilidade de licitação.
Compras sem licitação
A dispensa de licitação pode ocorrer em muitos casos, mas os que interessam mais de
perto às bibliotecas e serviços de informação são:
 compras com valor inferior ao teto estabelecido, istoé, quando o valor não alcança o
limite previsto na modalidade de convite;
 quando não tiverem acudido interessados a uma licitação anterior, mantendo -se então
as demais condições preestabelecidas no processo de licitatório; e,
 quando da aquisição de bens produzidos por órgão ou entidade que integre a
administração pública (neste último item, podem ser consideradas as publicações de
universidades e órgãos públicos estaduais e fed erais).
A inexigibilidade de licitação ocorrerá quando houver inviabilidade de competição, ou
seja, inexistirem condições suficientes para estabelecimento da livre concorrência. Na compra
de material informacional, isso ocorre quando da aquisição de mate riais que somente possam
ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial que detenha exclusividade do
produto ou material a ser adquirido. Estão incluídas neste caso as compras diretas de editores,
publicadores ou distribuidores exclusivos.
Compras por adiantamento
As compras por adiantamento são destinadas às aquisições que, por sua natureza ou
urgência, não possam aguardar os procedimentos normais de licitação. O adiantamento prática
também conhecida como verba de pronto pagamento ou sup rimento de fundos é um valor
fornecido pela administração, depositado em conta bancária em nome de servidor credenciado
da biblioteca, que executará as compras e o pagamento diretamente ao fornecedor.
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Esse recurso é geralmente utilizado quando se tem urgên cia na aquisição de itens de
pequeno valor, para a aquisição de material de órgãos públicos ou de material com
exclusividade de distribuição. O adiantamento não dispensa a licitação, se o valor ultrapassar o
teto estabelecido para a modalidade convite.
O responsável pela aquisição deverá identificar quais são as modalidades de compra mais
adequadas para o tipo de material de informação de cada aquisição específica, visando a obter
os menores custos financeiros e operacionais possíveis, bem como garantindo a qualidade e
presteza dos serviços de aquisição.
Organizando as sugestões para aquisição
O processo de aquisição baseia -se em sugestões ou pedidos provenientes de várias
fontes. Geralmente os pedidos são feitos’ pelos usuários ou encaminhados pelo própri o pessoal
da biblioteca responsável pela seleção. Outras fontes importantes de sugestões de aquisições
são os demais setores da biblioteca, como os de referência, atendimento ao público,
empréstimo entre bibliotecas, etc., que fornecem indicações sobre mat eriais que são muito
procurados pelos usuários, mas inexistem no acervo, bem como apontam falhas e indicam a
necessidade de aquisição de mais de um exemplar de um mesmo título.
Essas sugestões são reunidas e organizadas, formando as listas ou bases de dado s de
demanda pretendida, que irão constituir a base do processo de aquisição. A organização das
sugestões contribui para que somente seja adquirido material realmente indispensável e dentro
da disponibilidade de recursos financeiros. Segue -se uma rotina comum a qualquer tipo ou
tamanho de biblioteca, que compreende três fases principais:
 complementação dos dados bibliográficos, recorrendo -se a fontes bibliográficas
apropriadas;
 verificação da existência do item pedido na biblioteca ou se já foi encomendado , a fim
de evitar duplicações desnecessárias;
 seleção dos fornecedores que apresentem melhores condições de atender ao pedido.
A seguir, cada uma dessas fases, para que sejam mais bem compreendidas, será
enfocada com maiores detalhes.
Complementação de dados bibliográficos
As solicitações para aquisição encaminhadas pelos usuários chegam à biblioteca de
maneiras variadas e nem sempre de forma muito convencional.
Geralmente as bibliotecas oferecem um formulário próprio para pedido de aquisição, que
contém todos os dados necessários para identificação do item solicitado. Mas as sugestões
podem também ser feitas pessoalmente, por meio de indicações feitas em catálogos de editoras
ou listas de qualquer natureza, ou mesmo, como comenta Evans, 3 “em simples anotações feitas
num guardanapo de papel”. São muito comuns os pedidos em que, antes de se decifrar o autor
ou o título, é preciso decifrar a letra do requisitante.
O formulário de pedido constitui o meio mais comum de apresentar sugestões para o
desenvolvimento do acervo. Normalmente esse formulário varia de acordo com o tipo de
biblioteca para a qual foi elaborado, mas, em geral, requer que seja preenchido com as
seguintes informações:
 identificação do item: autor, título, edição, local, editora, ano de publicação, sér ie ou
coleção, acrescentando, sempre que possível, informação referente ao ISBN
(International Standard Book Number ) ou ISSN (International Standard Serial Number ),
que são números exclusivos da publicação, evitando que ela seja confundida com
outra;
 identificação do solicitante: nome e categoria do requisitante, departamento ou área
(nos casos de bibliotecas universitárias ou especializadas), etc;
 data do pedido.
Além dos dados acima citados, o formulário de sugestões utilizado em bibliotecas
universitárias costuma também incluir áfinalidade a que se destina o item sugerido, ou seja, se
é para atender às atividades de pesquisa, graduação, pós -graduação ou extensão, bem como a
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indicação do grau de prioridade para aquisição, que constitui uma informação v aliosa para
adequação das disponibilidades financeiras.
Atualmente, em algumas bibliotecas, esse processo já é realizado por meio de programa
informatizado, sendo possível encaminhar as sugestões de compra diretamente à base de
dados da biblioteca.
Apesar de o formulário solicitar ao requisitante que coloque todas as informações
necessárias para a correta identificação do item, poucas serão as vezes em que seu
preenchimento se fará de modo correto e completo. E nem sempre isso acontece por descuido
do usuário. Mesmo informações retiradas de catálogos de editoras, por exemplo, que teriam
uma probabilidade maior de estarem corretas, muitas vezes não trazem o ISBN/TSSN
(particularmente nos catálogos de editoras brasileiras) ou outras informações consideradas
essenciais.
Outra dificuldade refere-se à forma como o material é referenciado, conhecida no meio
bibliotecário como entrada principal. Muitas vezes há confusão entre a entidade publicadora e o
nome do autor e o da coleção ou série, devido ao fato de um dele s ser mais conhecido, sendo
necessário um verdadeiro trabalho de investigação para se obter a entrada correta.
Lembramos, por exemplo, o caso de uma coleção de 254 volumes que foi solicitada duas vezes,
uma como Rerum Britannicarum Medii Aevi Scriptores e a outra como Rolls Series. Rerum
Britannicarum Mcdii Aevi Scriptores. Por muito pouco não foi adquirida em duplicata...
Freqüentemente um item ora é solicitado pelo nome do editor, como se este fosse o
autor da obra, ora apenas pelo título, constando como sem autoria, e ocasionando dois pedidos
aparentemente diversos. Em caso de coleções ou obras antigas, isso é muito comum. O mesmo
se dá em relação aos títulos de periódicos, quando precedidos das palavras Journal Review ou
Revista, por exemplo, e que não s ão consideradas pelo solicitante (ou, ao contrário, o
solicitante acrescenta o termo por sua conta, quando na realidade não existe).
No caso de periódicos, também é comum o usuário tomar a abreviatura de um título
como se fosse o título real e completo. É o caso, por exemplo, do Journal of the American
Verterinary MedicalAssociation, muitas vezes mencionado como JAVMA.
Merecem particular atenção as mudanças em títulos de periódicos que sofreram
interrupção, o que também ocorre com relativa freqüência. Um me smo título pode ter versõesem idiomas diferentes, o que gera confusão em uma lista em ordem alfabética, como é o caso
do periódico Actualité Terminologique , que é o mesmo que Terminology Update .
Os casos apontados no último parágrafo referem -se apenas a uma pequena parcela de
situações em que um pouco de desatenção por parte do bibliotecário pode resultar no
dispêndio de verbas muitas vezes bastante vultosas (alguém aí tem idéia de quanto custa um
obra especializada de 254 volumes?...). E pode implicar até mesmo a obrigatoriedade,
perfeitamente dispensável, de manter obras em duplicata no acervo, com todos os custos
adicionais que isto representa.
Considerando-se a escassez de recursos financeiros com que as bibliotecas e serviços de
informação em geral se defrontam, não estar atento às muitas armadilhas presentes na
atividade de aquisição acaba representando um custo adicional indesejável. Por isso, embora
seja uma atividade monótona e repetitiva, a verificação minuciosa de cada uma das sugestões
recebidas não pode ser considerada de menor importância.
Para a complementação de dados incompletos, imprecisos ou faltantes, recorre -se à
pesquisa em catálogos de editoras, bibliografias, obras de referência e demais instrumentos
especializados. A Bibliografia Brasileira, publicada pela Biblioteca Nacional, as publicações da
Câmara Brasileira do Livro, o Catálogo Brasileiro de Publicações , da Livraria Nobel, são alguns
exemplos de obras úteis para obter dados bibliográficos. Quem tem acesso a bancos de dados
cooperativos como o BIBLIODATA/CALCO, da Fundação Getúlio Vargas, DEIJALUS, da
Universidade de São Paulo, ou o CDROM UNIBIBLI, das universidades estaduais paulistas (USP,
UNESP e UNICAMP) entre outros, tem maiores condições de sucesso.
Quanto às publicações estrangeiras, são recomendados para a pesquisa sobre livros o
Books in print, que traz a relação de livros editados em língua inglesa disponíveis no mercado,
além de obras similares de outros países, como, por exemplo, Libros españoles en venta
(Espanha), Les livres disponibles (França), Gertnan books in print (Alemanha), e Catalogo dei
libri in commercio (Itália), para apenas citar alguns.
Para periódicos, uma das obras mais utilizadas é o Ulrich‘s International Periodicals
Directory, que apresenta a maioria do s títulos de publicações seriadas editadas no mundo.
Agências internacionais especializadas no fornecimento de periódicos publicam catálogos que
também podem auxiliar na complementação dos dados bibliográficos. A maioria destes
instrumentos já se encontram disponíveis no mercado em suporte eletrônico.
Os sistemas de comunicação eletrônicos atualmente disponíveis, como a Internet,
permitem a consulta direta aos OPACs ( online public access catalogs ) de bibliotecas de todos os
tipos, além dos catálogos em linh a de livrarias, agências e editoras, nacionais e estrangeiros,
reduzindo, com muita vantagem, o tempo para obtenção de informações.
A consulta, via Internet, a livrarias virtuais, como, no Brasil, a BookNet
(http://www.booknet.com.br) pode resultar na obte nção de dados essenciais de livros
brasileiros correntes. No exterior, há livrarias que dispõem de catálogos com centenas de
milhares de títulos de obras disponíveis, como, por exemplo, a Booksite
(http://www.booksite.com), Amazon (http://www.amazon.com) e a Intemet Bookshop
(http://www.bookshop.co.uk).
Verificação da existência do item solicitado
Após a complementação dos dados das solicitações, parte -se para a verificação da
existência ou não do item no acervo ou se está em processo de compra, isto é, s e já foi
encomendado ou faz parte de alguma outra lista de pedidos, a ser adquirida com recursos
financeiros de outra origem.
Inicialmente, faz-se a conferência nos catálogos ou bases de dados da biblioteca, para
confirmar se a obra já existe no acervo; ca so exista, determina-se se há necessidade de
adquirir exemplares adicionais e qual a prioridade em relação às demais aquisições, em caso de
limitação de recursos.
E desejável também verificar a existência da obra em bibliotecas próximas, de fácil
acesso, que possam funcionar como uma alternativa à posse física do material.
A pesquisa nos catálogos ou bases de dados requer cuidados redobrados. Há a
possibilidade de a obra existir em tradução e não ser necessário possuir o original. Outras
vezes, o original é essencial, ou é conveniente possuir a obra em várias traduções. O mesmo
acontece com edições diferentes de um mesmo título realizadas por editoras diversas, pois
podem conter comentários, prefácios e introduções peculiares a cada uma delas, talvez de
grande importância para o usuário.
As mesmas precauções com as entradas principais ou entradas por organizadores ou
coordenadores (editors, em inglês) ou entidades corporativas devem também ser observadas
nesta etapa do trabalho. Cuidados especiais devem ser t omados em relação a subtítulos que
podem confundir-se com os títulos, e que dificultam as pesquisas (por exemplo: Portrait of a
life: Oscar Wilde, solicitado como Oscar Wilde).
Os nomes de autores individuais também podem dar origem a confusões e, por isso ,
exigem certa atenção. Há o caso, por exemplo, dos nomes próprios espanhóis que às vezes são
indicados como se fossem nomes portugueses (por exemplo, Lorca e não García Lorca (forma
correta); Gasset e não Ortega y Gasset (forma correta). Outro problema su rge com as grafias
alternativas dos nomes de autores, dependendo da língua do texto (Platão/Plato/Platon;
Espinoza/Espinosa/Spinoza; Zeami/Se -Ami). Armadilhas semelhantes são criadas por nomes de
instituições consideradas como autores coletivos.
Como se disse, evitar duplicações desnecessárias não implica somente os custos
duplicados da compra da obra, mas também do processamento técnico, do armazenamento e
até do tempo e trabalho despendidos na realização de um eventual descarte.
Magrill & Corbin4 comentam que o custo da pesquisa de verificação de um item pedido
equivale ao preço de uma duplicata. No entanto, apesar de trabalhosa, essa pesquisa é de
fundamental importância para a eficiência da aquisição.
Seleção dos fornecedores
Um dos fatores que mais contribuem para a realização de boas compras é o contato com
livrarias, editoras e agentes especializados. Trata -se de processo contínuo de acompanhamento
que envolve, além do manuseio de catálogos e publicações especializadas, o conhecimen to
pessoal das fontes de venda e seus representantes.
Além dos instrumentos de referência tradicionalmente utilizados, como guias de editoras,
listas especializadas e bibliografias, é conveniente ter sempre à mão um cadastro de livrarias,
editoras e agências com que se mantêm contatos mais freqüentes.
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Esse cadastro deverá ser atualizado constantemente, mantendo -se as informações da
forma mais completa possível, com endereço, telefone, fax, endereço eletrônico e nome da
pessoa que atua como contato com os cl ientes. Será útil não apenas para a fase inicial do
processo de compras, quando da solicitação dos pedidos, mas também quando, após a chegada
do material, constatam-se, muitas vezes, irregularidades nos envios e há necessidade e se
reportar aos fornecedores.
Os catálogos de editoras e livrarias são peças fundamentais para o trabalho de aquisição.
Permitem a obtenção de dados mais completos sobre autores e títulos, bem como de outras
informações importantes, como o preço e o ISEN ou ISSN. O bibliotecário dev e solicitar os
catálogos referentes a sua área de atuação e mantê -los sempre à disposição dos usuários, para
que possam ficar a par do que está sendo publicado e, assim, fazer indicações para melhoria do
acervo.
Decidir com quais fornecedores se vai trabal har depende muito da área de especialização
desejada. Há fornecedores que trabalham melhor em áreas especializadas, como as de ciências
humanas, ciências exatas, ciências biológicas, etc. Algunstêm maior experiência com o
fornecimento de livros técnicos, enquanto outros especializam-se em obras para públicos
específicos, como, por exemplo, o público infanto -juvenil. Existem fornecedores especializados
em edições esgotadas ou em obras raras. Todas essas peculiaridades precisam ser dominadas
pelos profissionais da aquisição.
E também importante possuir um canal de comunicação com os colegas de profissão e
mantê-lo permanentemente aberto, de maneira a informar -se a respeito do serviço que lhes foi
prestado por determinados fornecedores. Além disso, convém soli citar orçamentos de
fornecedores diferentes, comparando preços, prazos de entrega, descontos oferecidos,
condições de possíveis reclamações, etc. É também essencial certificar -se sempre da idoneidade
das firmas com as quais se deseja trabalhar, avaliando c onstantemente os procedimentos dos
vendedores com os quais se trabalhou em anos anteriores.
Essas precauções devem ser tomadas não só para compras de poucos itens ou itens
individuais, mas principalmente quando se tratar de uma grande quantidade de itens o u de
áreas bastante variadas.
Nas compras realizadas por instituições governamentais, como já foi esclarecido
anteriormente, a partir de um determinado teto, de valor não muito expressivo e alterado
periodicamente, é exigida a realização de licitação, quan do várias firmas participam de um
mesmo processo de compra. Cabe ao bibliotecário informar aos órgãos responsáveis pela
licitação quais as empresas em condições de oferecer melhores serviços e quais são as mais
adequadas àquela compra específica, bem como alertá-los sobre firmas pouco confiáveis.
Quem são os fornecedores de materiais de informação
Até agora falamos de fornecedores ou vendedores, sem especificar quais os tipos de
empresas que podemos encontrar atuando no mercado. Podem ser agrupadas em dif erentes
categorias de fornecedores de materiais de informação: editoras, livrarias, agências e
distribuidoras Outra possibilidade é oferecida pelos approval plans, que, embora não constituam
uma categoria de fornecedores, serão tratados nesta mesma seção.
Editoras
São as instituições responsáveis pela edição das publicações. As vezes também realizam
a venda de suas publicações diretamente ao consumidor. As vantagens da aquisição
diretamente na editora dependerá em muito da quantidade de itens que ela pode fornecer e
quantos a biblioteca está interessada em adquirir.
No que tange às edições feitas no mercado nacional, as vantagens parecem ser bastante
evidentes, pois as editoras costumam oferecer descontos e muitas vezes são praticamente o
único fornecedor (principalmente de periódicos científicos, que têm pouca distribuição fora de
seu próprio meio).
Quanto às publicações estrangeiras, convém pesar com bastante cuidado as vantagens e
desvantagens de realizar a compra diretamente na editora. Nas compras dire tas, portanto, sem
intermediários, o preço a ser pago é sempre o preço de capa, a que torna os custos menos
elevados. Convém, porém, atentar para os custos do frete. Pela mesma razão, ou seja, a
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ausência de intermediários, os prazos de fornecimento de mate rial, bem como para as
reclamações e reposições são mais reduzidos.
As desvantagens da compra direta estão principalmente relacionadas ao maior volume de
correspondência, pois há necessidade de se entrar em contato com cada um dos editores. Além
disso, deverá existir um maior controle no gerenciamento dos pedidos: quanto maior o número
de editores com os quais se deve contatar, maior a complexidade de atividades de controle. As
taxas bancárias para remessa de numerário para o exterior, considerando -se cada editora
individualmente, constituem também um fator que afeta negativamente as compras diretas.
É importante salientar que algumas editoras não aceitam encomendas que lhes sejam
feitas diretamente, preferindo vender seus produtos por meio de intermediários . Por outro lado,
em casos mais raros, existem também editoras que só realizam vendas por ordem direta,
recusando-se a trabalhar por intermédio de distribuidoras ou agências. Nesses casos, não resta
ao responsável pela aquisição senão seguir a política da editora, ainda que isso não seja
vantajoso.
Livrarias
São empresas que vendem a varejo, diretamente ao consumidor, o produto das editoras.
As livrarias de maior porte costumam ter em seu estoque uma grande variedade de títulos em
diferentes assuntos, o que facilita a compra quando se tem um pedido com inúmeros títulos
também sobre vários assuntos. Em geral, as livrarias mais populares, como as que pertencem a
grandes redes, mantêm em seu estoque as edições mais recentes, optando por trabalhar com
os últimos lançamentos e novidades que lhes garantam mais rápido retomo financeiro. Existem,
no entanto, tipos distintos de livrarias, que procuram atender a uma clientela diferenciada,
especializando-se por:
 assuntos: informática, arte, medicina, etc.;
 edições de determinado país: França, Grã -Bretanha, Portugal, etc.;
 materiais em determinado idioma: língua francesa, inglesa, espanhola, etc.;
 edições fora de comércio ou de segunda mão, também conhecidas como sebos;
 obras raras e especiais: manuscritos, mapas a ntigos, edições personalizadas, etc..
O conhecimento aprofundado das livrarias e o bom relacionamento com seus
responsáveis produzem resultados bastante satisfatórios, não só para a obtenção de descontos
mas também no auxílio à decisão sobre a aquisição de novos títulos ou para localizar títulos que
não mais estejam em catálogo.
A grande vantagem da compra em livrarias é a rapidez do processo. A proximidade física
da livraria evita uma série de procedimentos burocráticos, o pagamento é feito contra entreg a
e, se houver alguma reclamação posterior, por erro no pedido ou na entrega, toma -se mais fácil
fazer uma troca ou algum acerto.
A aquisição de obras estrangeiras no mercado interno, junto a livrarias especializadas,
muitas vezes é mais compensadora em te rmos de custo-benefício do que a importação direta:
quando a livraria já possui a obra em estoque, sua entrega é imediata, enquanto que um item
comprado no exterior pode levar até mais de três meses para chegar à biblioteca. Além disso,
elimina-se a necessidade de correspondência entre comprador e vendedor.
Nem sempre é possível tirar maior proveito das facilidades proporcionadas pela compra
direta em livrarias. Muitas vezes, principalmente em bibliotecas vinculadas à administração
pública, há necessidade de licitação. Serviços de informação da iniciativa privada encontram
menores dificuldades quanto a isso.
Agências e distribuidoras
São empresas especializadas no fornecimento de materiais de informação produzidos por
um número variado de editoras, funcion ando como intermediários entre estas e os
compradores. Existem empresas nacionais que prestam esse tipo de serviço, principalmente na
importação de material estrangeiro, bem como uma variedade de firmas internacionais,
algumas com representação no Brasil.
As agências, diferentemente das editoras, que só vendem o material que publicam, e das
livrarias, que em geral só mantêm em estoque as publicações mais recentes, estão aptas a
conseguir uma grande quantidade de material proveniente das fontes mais diversas ,
independentemente da editora ou data de publicação, dentro das limitações do mercado.
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Como todos os demais fornecedores de material de informação, muitas agências também
atuam em áreas especializadas. Existem as que só trabalham com periódicos, outras qu e só
comercializam livros. Umas têm preferência por países ou continentes, outras especializam -se
em fornecer materiais de editoras universitárias. Existem as que trabalham em áreas específicas
do conhecimento, como medicina, engenharia, etc. Há também