Para facilitar o entendimento da proposta

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Para facilitar o entendimento da proposta, escolhe-se o modelo de esquematização em tópicos para melhor esclarecer os reais objetivos da análise, bem como sua fundamentação, dando-se início pelo histórico da organização e o contexto em que a mesma se situa, saber a atividade principal e o que a organização tem de passado e de planos é algo que precisa ser conhecido.
Pode-se dizer que este ponto é crucial para as futuras análises, é o ponto chave para decisões relacionadas a todos os processos da organização.
Segundo Parson e Culligan, 1988:
"A filosofia da empresa em si é fundamental para haver um planejamento centrado no essencial. Essa filosofia engloba a natureza, função o objetivo da operação na qual se está envolvido. É impossível exagerar a importância de se formular e cumprir essa filosofia. Sucintamente é ela que esclarece as intenções de um negócio e dá início ao processo de identificar problemas e soluções possíveis."
Para dar o real início à análise da organização, se faz necessário este primeiro passo, em seguida, pode-se afirmar que ao analisarmos o contexto da organização em suas raízes históricas e em sua finalidade, necessita-se analisar o ambiente em que esta organização está inserida, seus concorrentes, clientes, ameaças, barreiras para novos entrantes neste mercado, estratégias da Organização, etc.
Conforme Oliveira (2006) aborda sobre o âmbito empresarial, a estratégia está relacionada à arte de utilizar adequadamente os recursos físicos, financeiros e humanos, tendo em vista a minimização dos problemas e a maximização das oportunidades do ambiente da empresa.
Segundo Parson e Culligan, 1988 apud ...
"Precisamos ser capazes de nos adaptar às transformações do meio em que vivemos. O mundo não é mais o mesmo de cinco minutos ou de cinco meses atrás, para não falarmos de cinco anos atrás. Ir levando os negócios 'como sempre' é uma atitude praticamente fadada ao fracasso. Os planos que forem postos hoje no papel poderão já estar ultrapassados ao serem impressos e distribuídos."
É necessário evidenciar todos os planos da organização, saber seus objetivos, metas e focos, para então adentrar em sua estrutura, analisando realmente os pontos importantes para a metodologia da análise apresentada. O entendimento do ambiente em que a organização está inserido é de fundamental importância para formar a Visão Externa da Organização, passada a Visão externa baseada em históricos, origens, contexto atual e Estratégia, pode-se dar inicio ao estudo interno da organização. Foca-se a estrutura, os processos, a hierarquia, a tecnologia empregada e as relações com o ambiente. O olhar volta-se para dentro da organização em busca de conhecê-la decodificar seu funcionamento, objetivando ajustar comportamentos, criar ou extinguir cargos/funções, tecnologias e/ou processos.
Deve-se analisar a empresa como um verdadeiro sistema, uma vez que trabalha-se os termos de entrada, transformação, saída e retroalimentação. Segundo Oliveira (2006), as empresas são sistemas planejados que mantém a integridade de sua estrutura interna por intermédio de laços psicológicos.
Ver a empresa como um verdadeiro sistema interagindo com toda a organização, identificando entradas, saídas e etc. é definitivamente o papel do administrador focado em analisar uma organização, tudo isto é muito complexo de ser analisado. Não somente isto, mas Oliveira (2006) ressalta que o grau de complexidade de integração dos elementos componentes do processo de transformação de um sistema decorre da complexidade e da dinâmica de funcionamento dos subsistemas que o integram.
Sendo assim, parte-se para a análise da estrutura da organização, tendo em mente a visão sistêmica dos processos, tecnologia utilizada, a atividade principal da organização, analisando departamentos, hierarquia, organogramas, fluxogramas.
Em seguida, com todo o Raio-x da organização, parte-se para análise das pessoas, principal vertente dentro de uma organização. Parte-se para averiguar se os colaboradores estão sincronizados com os ideais da organização, focos, metas e objetivos, se realmente o a cultura organizacional condiz com a estrutura da organização, se a realidade organizacional se iguala a realidade cultural.
Segundo Fleury (1996, p.24) "Ao medir a relação capital e trabalho em uma organização, as políticas de recursos humanos desempenham um papel relevante no processo de identidade da organização".
A formação da identidade organizacional, baseado na cultura e na realidade vivida pela mesma faz parte do processo de análise organizacional. Muitas vezes pelo método da avaliação, entrevistas e dinâmicas, consegue-se avaliar o pessoal da organização, averiguando assim se condiz com a realidade apresentada pela empresa.
O estudo profundo das relações interpessoais, da relação Colaborador – Organização e da Organização – colaborador. A verdadeira relação mútua permitindo a organização caminhar em rumo de seus objetivos, suas metas, permitindo assim crescimento a ambos, sendo assim por exemplo na criação das normas e regras condizentes com a cultura vivida na organização.
Meira (2007) aborda que seguramente um dos maiores desafios de um sistema de Gestão é o de se solidificar uma cultura de observância aos procedimentos e às regras estabelecidas. É como se as pessoas se perguntassem se deveriam – ou não – seguir os procedimentos.
Com todas essas informações, pode-se dar inicio a elaboração dos resultados e do feedback deste sistema elaborado. Fica claro como a organização funciona como um verdadeiro sistema, a entrada foi o inicio da análise, o processo é sua aplicação, a saída é sua possível conclusão (parecer) da análise, reservando assim o feedback para uma possível intervenção ou meramente apresentação dos resultados
Muitos executivos acham difícil fornecer feedback de desempenho. A solução é treiná-los para que passem informações construtivas a seus funcionários e os motivem a aprimorar seu desempenho. Durante esses encontros, o executivo deve agir como conselheiro que oferece um feedback para orientar o desenvolvimento do funcionário, e não como orientador que julga os resultados do trabalho e do comportamento. (ROBBIENS, 2007 p. 410).
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O feedback se resume a inserir no sistema a nova concepção, é todo o esforço, análise, conhecimento, convertido em peça chave para o processo da mudança, gerando uma organização pronta para encarar desafios, correções em sua estrutura e etc.
Com isso, é gerada uma metodologia de análise da organização, fornecendo embasamento ao analista e propiciando ao contratante uma efetiva credibilidade a respeito dos pontos analisados em sua organização.
Concluindo, gera-se com tudo que foi escrito e concretizado pelos autores, o seguinte esquema:
Metodologia de Análise – Esquematização
1 - Análise do contexto e histórico organizacional
- Crises;
- Dificuldades;
- Problemas internos, normas, regras, código de ética;
- Trocas de Liderança.
2- Análise Estratégica e de Ambiente
- Atividade Principal;
- Objetivo, Missão, Visão, Diretrizes, Foco;
- Mercado, concorrência, produtos de ambos, tradição e marcas;
- investimentos em Marketing, em conhecimento, em diferenciação.
3- Análise da Estrutura
- Hierarquia, realidade apresentada pelo nível estratégico da organização;
- Organograma, Fluxograma, processos;
- Tecnologia, Tarefas, Produção, relacionar com objetivos e cultura;
- Entendimento da Cultura Organizacional, hábitos de todos;
4- Análise das Pessoas
- Entrevistas com Colaboradores, questionários;
- Avaliações escritas, orais;
- Saber qual é a realidade para o nível operacional e tático;
- Averiguar interesses Organização x Colaboradores.
5- Feedback e Resultados
- Relatório;
- Plano de Ação, Intervenção, Custo, Tempo;
- Resultados futuros;
- Manutenção em Períodos de necessidade.
Referências
CULLIGAN, Mathew J. , 1918 – Administração: de volta às origens. 2ª ed. São Paulo: Best Seller, 1988.
FLEURY, Maria Tereza Leme; FICHER, Rosa Maria. CULTURA E PODER nas organizações. 2ª ed. São Paulo.1996.MEIRA, Rogério Campos. Algumas valiosas e simples dicas para melhorar um sistema de gestão. Banas da Qualidade, São Paulo, 2007.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: Uma abordagem Gerencial. 16ª edição. São Paulo: Atlas, 2006.
_____. Administração Estratégica na prática. 5ª ed. São Paulo.2007.
PARSON, Mary Jean, 1934 – Planejamento: de volta às origens. 2ª ed. São Paulo: Best Seller, 1988.
PORTER, Michel E. Estratégia Competitiva. 2ª ed. Rio de Janeiro.2004.
ROBBIENS, Stephen P. Comportamento Organizacional. 11ª ed. São Paulo.2007.