Módulo 1 Introdução ao Sistema de Gestão do Assentamento Funcional Digital SGAFD

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Módulo Introdução ao Sistema de
Gestão do Assentamento
Funcional Digital - SGAFD
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Brasília - 2017
Introdução ao
Sistema de Gestão Assentamento 
Funcional Digital - SGAFD
© Enap, 2016
Enap - Escola Nacional de Administração Pública
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Coordenadora-Geral de Educação a Distância
Natália Teles da Mota Teixeira
Diagramação realizada no âmbito do acordo de Cooperação TécnicaFUB/CDT/Laboratório Latitude e Enap.
SUMÁRIO
1 Introdução ................................................................................................... 5
2 Assentamento Funcional Digital: Justificativa e Objetivo ..............................6
2.1 Justificativa ..................................................................................................... 6
2.2 Objetivo do SGAFD ......................................................................................... 6
4 Responsabilidades .......................................................................................8
4.1 Ministério do Planejamento tem por responsabilidade ..................................9
4.2 Unidades de recursos humanos dos órgãos tem por responsabilidade ..........9
5 Fluxo operacional do AFD ............................................................................9
6 Resumo ..................................................................................................... 10
Referências Bibliográficas ............................................................................. 11
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1 Introdução
Módulo Introdução ao Sistema de Gestão do 
Assentamento Funcional Digital - SGAFD1
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2 Assentamento Funcional Digital: Justificativa e Objetivo
2.1 Justificativa
Temos visto que a sociedade contemporânea vive a Era do Conhecimento. Uma explosão 
informacional ocorreu nos últimos tempos e o crescimento exponencial da informação 
produzida apresenta o desafio de se realizar uma eficiente gestão documental, dando o correto 
tratamento aos documentos gerados e, paralelamente, mantendo-se atualizado.
A realidade de muitas instituições públicas impõe o tratamento da massa documental 
acumulada, de forma que, conforme determina a Lei nº 12.527/2011, Lei de Acesso à 
Informação, seja possível franquear o acesso aos assentamentos funcionais, de maneira restrita 
aos agentes públicos legalmente autorizados e aos servidores em que as pastas funcionais se 
referem.
Diante da relevância dos documentos que constam nas pastas funcionais dos servidores e 
empregados público do poder executivo federal, da necessidade de acesso a eles como 
instrumentos de consulta nas unidades de recursos humanos dos órgãos, da necessidade de 
disponibilizar esses documentos de forma confiável e rápida, e atender as exigências legais 
em relação à guarda e à preservação dos documentos que é de fundamental importância a 
preservação e organização das informações contidas nos assentamentos funcionais, vimos a 
necessidade da criação do Sistema de Gestão do Assentamento Funcional Digital - SGAFD.
O Sistema de Gestão do Assentamento Funcional Digital - SGAFD, está alinhado às diretrizes 
do Arquivo Nacional, busca, em um processo de tratamento documental, promover o acesso 
às informações integrantes das pastas funcionais dos servidores e empregados do poder 
executivo federal, utilizando técnicas especializadas em documentos.
Nesse sentido, o SGAFD trabalha dentro dos parâmetros determinados pela Legislação 
Arquivística Brasileira, que possui diversos instrumentos determinantes de deveres e práticas 
que devem ser seguidos pelos órgãos púbicos.
2.2 Objetivo do SGAFD
O sistema SGAFD é parte integrante do projeto Sistema de Gestão de Pessoas - SIGEPE, sendo 
um subsídio para a automatização do processo de trabalho em gestão de pessoas. Sua criação 
tem como principal objetivo a padronização dos documentos digitais que devem compor o AFD.
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O Sistema de Gestão do Assentamento Funcional Digital - SGAFD foi criado para facilitar o 
acesso à informação dos servidores públicos integrantes do Sistema de Pessoal Civil da 
Administração Pública Federal - SIPEC, sendo regulamentado pela Portaria Normativa nº 04 
SEGRT/MP de 2016, como forma de agilizar o acesso à informação, subsidiar a tomada de 
decisão, resguardar os direitos e os deveres dos órgãos, entidades e de seus agentes.
O SGAFD será formado por intermédio da geração de imagens dos documentos funcionais dos 
servidores civis do executivo federal e dos empregados públicos das empresas públicas que 
geram a folha de pagamento pelo Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos - 
SIAPE. O conjunto dessas imagens substituirá as pastas funcionais atuais que se encontram em 
suporte físico convencional (papel) nas Unidades Pagadoras dos órgãos, empresas e entidades 
que compõem o SIPEC.
De acordo com a Lei nº 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos 
públicos e privados e dá outras providências.
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações 
técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase 
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente.
Desse modo, o Sistema de Gestão do Assentamento Funcional Digital será mantido em 
repositório central, com acesso on-line via web, permitindo ainda validar e auditar os dados 
existentes nos atuais bancos de dados. Os documentos serão assinados digitalmente com uso 
de certificados ICP-Brasil, assegurando-se a integridade e a autenticidade deles. O SGAFD trará 
muitos ganhos na medida em que viabilizará o acesso aos documentos integrantes das pastas 
funcionais a distância, com mais agilidade.
Infraestrutura de chaves públicas é uma estrutura composta de um ou mais certifica-
dores, denominados Autoridades Certificadoras - AC, que, por meio de um conjunto 
de técnicas e procedimentos de suporte a um sistema criptográfico e baseando-se em 
certificados digitais, conseguem assegurar a identidade de um usuário de mídia eletrônica 
ou a autenticidade de um documento suportado ou conservado em mídia eletrônica. 
As diversas infraestruturas de chaves públicas existentes hoje no mundo conseguem 
assegurar a autenticidade de assinaturas digitais utilizadas atualmente na rede 
mundial de computadores, de modo a possibilitar, com elevadíssimo grau de 
segurança, que um usuário de e-mail, por exemplo, seja realmente o emissor da 
mensagem e, também, que o receptor seja realmente quem ele diz ser. 
No caso brasileiro, a ICP-Brasil caracteriza-se pela presença de um sistema hierárquico 
ou vertical, no qual há a presença de uma AC-raiz (papel realizado pelo Instituto 
Nacional de Tecnologia da Informação), que credencia e audita as ACs pertencentes 
ao sistema.Base legal: Medida Provisória nº 2.200-2/2001.
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• Assentamento Funcional Digital - é um dossiê em mídia digital, representante digital 
da pasta funcional física na qual são arquivados os documentos funcionais, digitais ou 
digitalizados, dos servidores vinculados aos órgãos do SIPEC. O SGAFD visa a agilizar o 
acesso à informação, subsidiar a automatização de processos de trabalho em gestão 
de pessoas, sendo considerado fonte primária de informação. Por ser um documento 
arquivístico, o SGAFD deverá, para todos os efeitos, observar as orientações emanadas 
do arquivo nacional, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo 
- SIGA, da Administração Pública federal.
• Documentos Funcionais - são documentos gerados ou produzidos em decorrência da 
vida funcional do servidor público. Alguns são originais, emitidos em funçãodos atos 
da administração relacionados a direitos e deveres dos servidores, outros são cópias, 
produzidas para atendimento às necessidades da administração.
• Pasta Funcional - repositório físico onde são arquivados os documentos funcionais, 
relativos à vida funcional do servidor público civil, localizados em cada unidade de 
recursos humanos nos órgãos.
• Legado - É considerado legado todos os documentos existentes nos assentamentos 
funcionais físicos dos servidores, com data anterior ao lançamento e disponibilização 
do SGAFD aos órgãos e entidades do SIPEC até 30 de junho de 2016, conforme a 
portaria normativa nº 4 de 2016.
4 Responsabilidades
O SGAFD visa a agilizar o acesso à informação, subsidiar a 
tomada de decisão, resguardar os direitos e os deveres dos 
órgãos e entidades e de seus agentes, bem como definir os 
documentos necessários à composição do assentamento 
funcional digital. Desse modo, as responsabilidades 
pela implantação do SGAFD competem às unidades de 
recursos humanos dos órgãos e entidades integrantes do 
SIPEC e ao Ministério do Planejamento - MP.
Vejamos agora as responsabilidades de cada órgão.
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4.1 Ministério do Planejamento tem por responsabilidade
• Disponibilizar o sistema de gestão de serviço do AFD aos órgãos e entidades integrantes 
do SIPEC.
• Realizar capacitação dos servidores das unidades de recursos humanos integrantes 
do SIPEC.
• Fornecer certificados digitais aos servidores das unidades de recursos humanos 
integrantes do SIPEC.
• Divulgar informações do projeto por intermédio da página do SIGEPE, disponível em: 
https://www.servidor.gov.br/gestao-de-pessoas/assentamento-funcional-digital .
4.2 Unidades de recursos humanos dos órgãos tem por responsabilidade
• Designar servidores para as atividades de operacionalização do AFD.
• Disponibilizar os equipamentos de digitalização, para a manutenção do AFD.
• Manter atualizado o AFD, incluindo novos documentos no repositório digital.
5 Fluxo operacional do AFD
1. Preparação do documento: consiste nos procedimentos de higienização, retirando 
elementos que prejudiquem à digitalização do documento.
2. Digitalização: consiste nos procedimentos de captura de imagens, conforme o 
formato AFD.
3. Assinatura digital: consiste em um método de autenticação de informação digital 
tipicamente tratada como substituta à assinatura física, sendo utilizada quando não 
existe a necessidade de uma versão em papel dos documentos.
4. Upload: é um termo da língua inglesa com significado referente à ação de enviar 
dados de um computador local para um computador ou servidor remoto, geralmente 
através da internet. (https://www.significados.com.br/upload/)
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5. Metadados: consistem nos “dados que descrevem os dados”, ou seja, são informações 
úteis para identificar, localizar, compreender e gerenciar os documentos incluídos no 
SGAFD.
6. Inclusão de documento: consiste nos procedimentos de subida dos arquivos (upload) 
a partir do registro dos metadados e da classificação de documento no SGAFD.
7. Alteração de documento: consiste nos procedimentos de alteração das informações 
de metadados e classificação dos documentos, bem como de cancelamento de 
documentos no sistema de gestão do SGAFD
8. Consulta de AFD: consiste nos procedimentos de visualização do documento e de 
seus atributos em um determinado AFD, bem como da exportação para arquivo digital 
desses documentos.
9. Localização de AFD: consiste nos procedimentos de busca, a partir do vínculo SIAPE, 
para localização de um AFD existente na base de dados.
10. Pesquisa na base de dados do SGAFD: consiste nos procedimentos de busca por 
vários critérios de informações contidas no sistema, bem como de informações 
contida nos documentos.
6 Resumo
Neste módulo você aprendeu sobre os princípios do Assentamento Funcional Digital (Portaria 
nº 04 SEGRT/MP de 2016), justificativa e objetivo do sistema SGAFD, os conceitos e diretrizes 
relativos ao Assentamento Funcional Digital, sobre as responsabilidades pela implantação 
do SGAFD, que compete aos órgãos e entidades integrantes do SIPEC e ao Ministério do 
Planejamento - MP, e cada uma das etapas do processo de constituição e manutenção do 
SGAFD.
 
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Referências Bibliográficas
BRASIL. Lei 8.159/1991, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos 
públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, DF, de 8 de 
janeiro de 1991. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm. Acesso 
em: 29 mar. 2016.
____. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações previsto no 
inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição 
Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de 
maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. 
Diário Oficial da União, Brasília, DF, de 18 de novembro de 2011. Disponível em: http://www.
planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm . Acesso em: 29 mar. 2016.
____. Medida Provisória Nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Institui a Infraestrutura de Chaves 
Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em 
autarquia, e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, DF, de 24 de agosto de 
2001. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/mpv/Antigas_2001/2200-2.htm. 
Acesso em: 29 mar. 2016.
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março de 2016. Cria o Assentamento Funcional Digital-AFD. Brasília, DF. 2016. Disponível em: 
http://www.conarq.gov.br/legislacao/portarias-federais/463-portaria-normativa-n-4,-de-10-
de-marco-de-2016.html . Acesso em: 29 mar. 2016.
____. Lei nº 12.682 de 09 de julho de 2012. Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento 
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ccivil_03/_ato2011-2014/2012/Lei/L12682.htm . Acesso em: 29 mar. 2016.
PRIBERAM. Dicionário Priberam da Língua Portuguesa. 2016. Disponível em: www.priberam.
pt/dlpo/online Acesso em: 29 mar. 2016.
CONARQ, Conselho Nacional de Arquivos. Resolução nº 31, de 28 de abril de 2010. Dispõe 
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Permanentes. Disponível em: http://www.conarq.gov.br/legislacao/resolucoes-do-
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em: 29 mar. 2016. 
____. Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a versão revisada e ampliada da 
Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de 
Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como 
modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional 
de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos 
na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as 
Atividades-Meio da Administração Pública. Disponível em: http://sistema.utfpr.edu.br/audit/
audit_arquivos/legis/Res14.htm. Acesso em: 29 mar. 2016.
https://pt.wikipedia.org/wiki/Log_de_dados - 20/03/2017
	Referências Bibliográficas