Tipos de Inventarios de logística

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Inventário
1 – Conceito:
Manter corretas as informações sobre saldos em estoque é um dos grandes desafios para os gestores de materiais, mais ainda quando buscamos trabalhar com níveis enxutos e com elevadas frequências de acessos, isto é, mais e mais recebimentos e apanhes que – naturalmente - aumentam os riscos da imprecisão nos registros das respectivas transações. 
Fica mais complexo quando consideramos aquilo que é intrínseco ao ser humano: somos falíveis. Em média, uma pessoa comete um erro de digitação a cada 300 caracteres inseridos manualmente em um sistema qualquer. Condições operacionais, documentação divergente, sistemas e políticas também podem embutir falhas que contribuem para incrementar as divergências entre os saldos físicos e lógicos. Muitas destas causas crônicas permanecem escondidas nas atividades rotineiras deteriorando a qualidade das informações e comprometendo a confiabilidade do gestor dos materiais.
Portanto, a busca pela precisão das informações não é apenas um capricho, mas uma necessidade vital para todos os envolvidos. Investir tempo e recursos para manter e aprimorar o que denominamos acuracidade das informações traz benefícios efetivos sob os pontos de vista das diversas partes interessadas:
Empresarial: Para acionistas e diretores a informação é o subsídio para a tomada de decisões críticas, de forma que confiabilidade é fundamental. Cabe à alta administração enfatizar a importância da disciplina diária e viabilizar meios para que a organização alcance metas desafiadoras da acuracidade. Para ilustrarmos com um caso real, uma empresa obteve um grande financiamento de agentes governamentais que viabilizou sua estratégia de crescimento graças, entre outros fatores, a expressiva melhoria na sua acuracidade de saldos;
Contábil: Para quantificar com precisão a riqueza da empresa, é preciso que os registros de valores, entradas, saídas e saldos sejam lançados e processados corretamente. Desta forma, é usual em muitas empresas, que os saldos sejam sistematicamente auditados por terceiros. Em mais de uma ocasião, por exemplo, constatamos que o software de gestão empresarial da empresa, desenvolvido internamente, continha falhas lógicas de codificação que ocasionavam erros de processamento;
Vendas: Até uma atividade simples como aceitar um pedido e determinar um prazo de entrega imaginando dispor dos materiais pode acabar comprometendo a imagem da empresa caso uma simples informação esteja errada. Quando estas ocorrências se tornam repetitivas perdemos clientes e o relacionamento interno também vai se comprometendo; 
Logístico: O abastecimento contínuo requer informação precisa e atualizada, sem a qual corremos o risco de comprometer o atendimento aos clientes, ou então optamos por comprometer a produtividade para assegurar o reabastecimento elevando os custos logísticos;
Operacional: A produtividade da produção depende de máquinas operando continuamente. Quantas vezes sua linha de produção interrompeu a operação por falta de algum insumo ou mesmo pela quebra de alguma peça? Nesta ocasião percebemos o tamanho do custo da falta de acuracidade das informações. 
2 – Inventário Físico:
É uma contagem periódica dos materiais existentes para efeito de comparação com os estoques registrados e contabilizados em controle da empresa, a fim de se comprovar sua existência e exatidão.
3- Tipos de Inventários: 
Existem diversas alternativas de procedimentos para inventários, cada uma mais adequada às diferentes necessidades, recursos e exigências existentes. Conhecê-las é o primeiro passo para a escolha da mais apropriada.
3.1 - Inventário geral: É um processo de contagem física de todos os itens em poder da empresa, a portas fechadas e em uma data pré-fixada. Pode ser programado periodicamente, usualmente no fechamento contábil do exercício, ou – excepcionalmente - ser requerido em ocasiões extraordinárias.
3.2 - Inventário permanente: É um processo periódico de inventário, em que todas as SKU são contadas pelo menos uma vez no ano. 
3.3 - Inventário rotativo: O Inventário rotativo, ou recontagem cíclica é uma contagem física contínua dos itens em estoque (variação de inventário permanente), programado de modo que os itens sejam contados a uma frequência pré-determinada (semanal ou diária), organizadas em ciclos e períodos, que são dimensionados em função da quantidade e das categorias dos itens envolvidos (ABC ou popularidade). Daí, os registros das transações dos itens divergentes são reconciliados, visando à identificação e remoção das causas das divergências.
3.4 - Inventário gratuito: Nas organizações onde se pratica inventário rotativo é possível implementar técnicas para incremento da produtividade do processo. Por exemplo, aproveitando procedimentos de apanhe ou acesso aos itens, quando identificamos um saldo zerado ou nas troca de número de lotes. Também pode ser classificadas como inventário gratuito aquelas oportunidades em que utilizamos a ociosidade da mão-de-obra no depósito, recurso que alguns sistemas WMS e coletores de dados conectados por radiofrequência já exploram.
3.5 - Inventário por grupo de itens: Nesta variação se focaliza uma parcela especifica dos itens em estoque, algumas vezes em virtude de alguma característica especial, como os barbitúricos, que são rigorosamente controlados, em frequências diárias e até horárias.
3.6 - Inventário por amostra: Principalmente empregada em procedimentos de auditoria, valendo-se de uma abordagem estatística, serve para o reconhecimento parcial da situação mediante inferência de que aquela parte verificada representa o todo.
3.7 - Inventário por posição física: Com o advento da tecnologia de informação se viabiliza mais facilmente a opção da contagem por endereço, abonando as contagens de posições não acessadas.
3.8 - Inventário por lote: Também é possível, recorrendo a recursos de identificação e rastreamento informatizados, acompanhar o consumo não apenas dos itens, mas dos respectivos lotes de fabricação, tornando o controle ainda mais robusto.
4 - Processo de Inventário Geral:
 Em termos de preparativos, para qualquer processo de inventário é importante destacar que o nível de organização é um fator decisivo para a produtividade. Por exemplo, um inventário geral em uma empresa em que trabalhamos exigiu quatro dias envolvendo trinta pessoas alocadas. Apenas seis meses depois, após a sistematização do depósito, um inventário geral muito mais elaborado, incluindo inventário por posição física, necessitou de apenas dois dias para ser concluído sem todo aquele stress anterior.
CHECK-LIST PARA INVENTÁRIO GERAL
ANTES DO INVENTÁRIO (Preparação)
Todos os materiais devem estar corretamente identificados e armazenados, em um ambiente organizado, arrumado e limpo;
Identificar e providenciar todos os recursos necessários (pessoas, equipamentos de armazenagem, movimentação, controle, processamento e suprimentos);
Elaborar um organograma para o inventário (quem é quem) definindo as respectivas funções durante o inventário, 
Elaborar um cronograma do processo, dimensionando recursos e duração das atividades;
Elaborar layout dos depósitos, definindo regiões, sistema de localização e posição dos pontos de digitação, coordenação, áreas segregadas, etc;
Definir previamente os critérios de tolerâncias e recontagens com os auditores;
Providenciar para que os terminais estejam bloqueados para consultas durante o processo de inventário;
Providenciar meios visuais e apoio técnico para a identificação dos materiais durante o inventário;
Convocar por escrito todas as pessoas necessárias para dar suporte ao inventário (manutenção, técnicos, refeitório, transportes, etc), informando horários e atribuições;
Comunicar todos os envolvidos, internos e externos, sobre período de interrupção do atendimento e medidas contingências em casos de urgência;
Definir como serão providas a alimentação e o transporte dos colaboradores nos horários extraordinários;
Realizar análise de risco procurando identificar os riscos eas medidas preventivas e contingenciais;
Providenciar as fichas de contagem (inclusive fichas adicionais) e definir como serão distribuídas;
Procurar antecipar algumas contagens, unitizando e lacrando estes itens; 
Treinar todos os envolvidos: Como preencher as fichas e escrever números de forma legível, o que observar, unidades e o que cabe a cada um fazer. Assegurar que digitadores saibam como lançar corretamente as quantidades apuradas;
Elaborar relação de vistos dos contadores;
DURANTE INVENTÁRIO (Execução)
Evento de abertura e sensibilização dos envolvidos, incluindo oportunidade para perguntas e respostas;
Circular lista de presença;
Requisitar a devolução ao estoque de todos os materiais que estejam no recebimento, controle da qualidade, engenharia, manutenção, expedição e demais setores. Controle da Qualidade, engenharia e compras devem dar definição dos itens “não conforme” pendentes que ainda não deram entrada no estoque;
Recolher materiais do processo dispersos nas linhas de produção;
Procurar reunir os materiais com mesmo código em um único local, evitando tê-lo disperso;
Segregar materiais rejeitados e contá-los separadamente;
Dispor coordenadores para resolver dúvidas durante todo o processo;
Preparar relatórios de variações e planilha de controle do progresso do inventário;
APÓS CONTAGENS (Encerramento)
Levantar com pessoal-chave as lições aprendidas do processo;
Elaborar relatório de diferenças apuradas e relatório executivo do processo;
Evento de encerramento (agradecimentos e comemoração).
5 – Diferenças entre Inventário Geral/Anual e Inventário Rotativo:
	Inventário Geral
	Inventário Rotativo
	Esforço concentrado produz pico de custo.
	Sem grandes esforços, com custos distribuídos. 
	Gera impacto nas atividades da empresa, com almoxarifado de portas fechadas.
	É possível continuidade no atendimento com o almoxarifado de portas abertas.
	Produtividade de mão-de-obra decrescente ocorrendo falhas durante o processo.
	Incremento na produtividade, com ações preventivas, que, em consequência, reduzem falhas.
	Almoxarifes “reaprendem” ano após ano. 
	Almoxarifes tornam-se especialistas no processo e no ajuste.
	As causas das divergências não são identificadas.
	O feedback imediato eleva a qualidade, havendo motivação e participação geral; assim, as causas das divergências são rapidamente identificadas. 
6 - Análise das causas: A seguir, procuramos identificar e categorizar algumas das possíveis causas de divergências para lhe possibilitar uma eventual tabulação e posterior avaliação das prioridades para intervenções de melhorias.
6.1 - Pessoas (colaboradores)
Caligrafia ilegível
Negligência (deixar passar, por desleixo ou dolo)
Improvisação (Jeitinhos e atalhos)
Pressa (sobrecarga de atividades) 
Falta de conferência
Ignorância (falta de consciência)
Falta de treinamento (colaborador não ambientado)
Descontentamento do colaborador
Falha proposital
Furto
6.2 - Falta de Atenção
Erro na documentação
Erro na identificação dos itens
Erro de leitura
Erro na contagem
Erro de processamento (aritmética)
Erro de digitação
Confusão com unidades de medida
Esquecimento de registrar
Entregar produto errado
6.3 - Condição operacional
Recebimento indevido
Itens similares ou equivalentes
Erro pela localização (armazenamento disperso)
Perda por processos físico-químicos (evaporação, deteriorização, etc).
Mudança de versão (engenharia do produto)
Troca de embalagens
6. 4 - Documentação (O&M)
Timing entre entrada física e registro no sistema (defasagem)
Erro de transferências (quantidades ou códigos divergentes) 
Erro de comunicação por solicitação verbal
Transformação (composição ou fragmentação) não documentada
Registro de notas fiscais de itens importados
Compras de emergência não registradas
Emitir documento sem código ou com código de outro produto
Produtos estornados retornam incompletos 
6.5 - Sistema Informatizado
Transações documentais pendentes
Erro na estrutura do produto
Integração de dados entre depósitos
Erros durante a conversão do sistema
Erros devido à falta de robustez do banco de dados 
Existem causas ainda mais complexas, difíceis de serem objetivamente tabuladas, de natureza política ou comportamental, mas que devem ser conhecidas. Em algumas empresas a administração pode considerar a acuracidade uma questão secundária, ou dar uma ênfase única no atendimento aos clientes. Outra disfunção decorre do livre trânsito de pessoas estranhas ao depósito ou devido ao acesso sem acompanhamento no almoxarifado nos finais de semana. 
Algumas pessoas chegam mesmo a entregar os pontos, quando a credibilidade do sistema esta muito comprometida e os esforços para corrigir são mal sucedidos. Em casos extremos, podemos recorrer às seguintes estratégias para identificar causas de divergências: 
Inventários diários: Visam aumentar a frequência do “feedback”;
Depósitos lógicos: Estabelecer fronteiras entre as movimentações;
Inspeção forçada: Porteiro permanente em check-points estratégicos;
Spot check: Acompanhamento ou rastreamento de itens específicos ou amostras sob-holofotes.
Mapeamento dos fluxos: Prospecção de riscos entre origens e destinos;
Métodos de análise: cartas de-para; estratificação, pareto, 5 porquês;
Segmentação: Cada depósito define seu plano de melhorias local;
Brainstorming: Envolver pessoas com participação e criatividade;
Soluções de fora: Consultar literatura, participar de seminários e benchmarks.
Investir em automação: implantar código de barras, recursos de consistências;
 7 - Avaliação e controle:
A emissão de inventários por sistema mecanizado possibilita o acompanhamento e o controle do andamento das verificações por meio de check list, podendo gerar os seguintes relatórios:
Requisições de inventários ainda não atendidas pelo almoxarifado, com emissão diária e acumulativa, enquanto persistir a pendência;
Resumo dos resultados das requisições de inventário, com emissão mensal;
Resumo dos resultados das requisições por tipo de inventário, com emissão mensal;
Itens inventariados acumulados, com emissão mensal;
Itens inventariados repetidamente, com emissão mensal.
Os resultados dos estoques que refletem a confiabilidade da qualidade dos estoques devem ser avaliados mensalmente, por meio de instrumento gerencial.