Aula 01 Fundamentos da Administração

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Índice
1.Introdução
2.Conceito de Administração
3.Funções Administrativas
4.Tipos de Gestores
5.Papéis Gerenciais
6.Habilidades Gerenciais
7.Erros Gerenciais
8.Conclusão
9. Referência Básica:
Administração Empresarial
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Fundamentos da
Administração
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1. Introdução
Agora que já tem uma ideia ampla de todo o curso, vou te passar um roteiro da 1ª lição
do nosso curso, que é chamada de Fundamentos da Administração.
Nesse primeiro contato, abordaremos os conceitos principais, a importância e a
aplicação da Administração. Preparei um material que reproduz tudo o que eu falaria se
estivéssemos em uma sala de aula. Mas, como não estamos em sala de aula, preciso
que dedique um tempo para ler com muita atenção o conteúdo.
Para discutirmos bem essa 1ª lição, preparei as seguintes atividades:
1. Exercícios de fixação > Após ler o conteúdo da 1ª lição, solicito que responda as
questões e selecione aquelas que tiver dúvidas.
2. Chat sobre os exercícios de fixação > No chat, estarei à sua disposição para tirar as
dúvidas que teve durante a resolução dos exercícios de fixação.
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2.Conceito de Administração
Nesta lição, estudaremos o conceito de Administração de modo a termos uma visão
geral da importância e o impacto desta disciplina nas decisões tomadas por
administradores de empresa.
Administrador em seu ambiente de trabalho
Intuitivamente, temos uma boa noção do que vem a ser Administração em função do
que fazemos em nosso cotidiano. Aplicamos a Administração quando organizamos
materiais, roupas e alimentos dentro de nossa casa para facilitar o manuseio e a
utilização. Da mesma forma, quando planejamos e controlamos a aquisição e o
consumo de produtos e dinheiro, também estamos aplicando a Administração.
Dessa forma, pensar em Administração é pensar em como planejamos a realização de
tarefas, organizamos uma empresa para que tenha eficiência e eficácia, lideramos e
motivamos os funcionários e criamos controles para assegurar que nossos planos
sejam cumpridos e que nossas metas sejam atingidas.
A grande maioria dos Administradores iniciaram suas carreiras realizando atividades
mais simples, como atendimento ao cliente, venda ou entrega de produtos, limpeza ou
outras atividades comuns de empresas. Atividades como essas, são de grande
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importância para se conhecer os clientes, os concorrentes e o funcionamento de uma
empresa. Porém, à medida que se progride em uma empresa, as atividades tornam-se
mais complexas e as funções, na grande maioria das vezes, deixam de ser
operacionais ou de realização do trabalho propriamente dito e passam a ser de suporte
ou de ajuda para que os demais funcionários desempenhem suas funções. Logo,
Administração é a realização de um trabalho por meio de outras pessoas.
Administração é ...
Numa empresa, não cabe ao Administrador a função de execução das atividades de
produção do dia-a-dia, mas é de sua responsabilidade a criação de um ambiente no
qual as pessoas que as produzam possam fabricá-las corretamente e produzi-las logo
da primeira vez a um custo competitivo, fazendo-o com senso de responsabilidade e
sentindo orgulho por aquilo que estão realizando.
Nesse sentido, além de administrar o trabalho de outras pessoas, é preocupação do
Administrador que essas pessoas façam o trabalho com Eficiência e Eficácia.
Eficiência > Realização de um trabalho com o mínimo de esforço, custo
ou desperdício.
Eficácia > Realização de tarefas que ajudam a cumprir objetivos
organizacionais.
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3.Funções Administrativas
O sucesso de um empreendimento, geralmente, depende muito mais da capacidade
administrativa de seus líderes do que de sua capacidade técnica.
Em outras palavras, não basta somente saber executar uma determinada atividade.
Para o Administrador, saber fazer com que seus liderados executem uma
atividade é tão ou mais importante do que saber fazer.
Nessa árdua tarefa de Administrar, o Administrador deve dominar e executar com
eficiência e eficácia quatro funções administrativas.
As quatro funções administrativas.
Vamos aos conceitos dessas quatro funções administrativas:
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Planejamento
Determinação de metas organizacionais e do modo
como atingi-las. O planejamento é uma das melhores
formas para melhorar a eficácia, pois incentiva e propicia
as condições adequadas para as pessoas trabalharem
com mais empenho e com os recursos necessários para
atingir os objetivos e as metas organizacionais.
Normalmente, empresas que planejam obtêm maiores
lucros e possuem um crescimento mais acelerado em
relação às empresas que não planejam.
Organização
Definição de onde as decisões são tomadas, de
quem exercerá quais funções e tarefas e quem
trabalhará para quem na empresa. Diz respeito à
estrutura de comando da empresa e descrição de cargos,
funções, hierarquia e responsabilidades. Por meio da
organização, cada pessoa na empresa fica sabendo a
quem deve procurar sempre que necessitar de uma
orientação ou para resolver algum problema que esteja
acima de sua alçada de decisão ou de conhecimento
técnico.
Liderança
Capacidade de envolver, inspirar e motivar os
funcionários para que se empenhem para atingir as
metas organizacionais. A liderança está intimamente
ligada à forma como o Administrador lida com seus
subordinados, transmitindo-os o exemplo de como devem
trabalhar, a importância de seus trabalhos e o
reconhecimento quando os resultados são atingidos. A
prática da liderança é uma arte e deve ser continuamente
desenvolvida e aprimorada pelo Administrador.
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Controle
Acompanhamento dos avanços em direção ao
cumprimento das metas e na adoção de medidas
corretivas quando esse avanço não ocorre. O
controle é uma das melhores formas para melhorar a
eficiência, pois permite comparar o que foi realizado com
o que foi planejado para ser realizado. O processo básico
de controle envolve a fixação de padrões para o
cumprimento das metas, a comparação entre o
desempenho real e esses padrões e, em seguida, a
efetivação de alterações para compatibilizar o
desempenho com esses padrões.
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4.Tipos de Gestores
Como já foi descrito anteriormente, Administrar é atingir resultados por meio de outras
pessoas e, dependendo da Organização da empresa, esses resultados ou metas
variam em função das responsabilidades que o Administrador, ou também chamado
Gestor, ocupa na empresa.
Em função dos limites de responsabilidades, há quatro tipos de gestores nas empresas:
Executivos do Alto Escalão
são executivos que ocupam posições de direção geral da empresa e definem os rumos
e as metas que todos os demais gestores devem seguir.
Executivos do Alto Escalão Média Gerência
são gestores responsáveis por fixar objetivos coerentes com as metas do alto escalão e
por planejar e implementar estratégias para as subunidades a fim de cumprir esses
objetivos.
Gestores de Primeira Linha
são gestores que proporcionam treinamento e supervisionam o desempenho dos
funcionários em nível não gerencial diretamente responsáveis pela produção de bens ou
pela prestação de serviços da empresa.
Líderes de Equipe
são gestores responsáveis por facilitar as atividades de uma equipe visando o
cumprimento de uma meta.
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O que os quatro tipos de gestores fazem
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5.Papéis Gerenciais
Como foi descrito anteriormente, formal e normalmente, há quatro tipos de gestores nas
empresas e, embora esses gestores tenham que executar todas as funções
administrativas (planejamento, organização, liderança e controle) para atingirem seus
objetivos, há ainda, Papéis Gerenciais que são comuns a qualquer gestor,
independentemente de seu grau de autonomia de decisão.
O 1º papel diz respeito à forma de comunicação com os demais colaboradores que
atuam na empresa. Trata-se dos PapéisInterpessoais.
O 2º papel diz respeito à forma de obtenção e de compartilhamento de informações
necessárias para a realização das atividades. Trata-se dos Papéis Informacionais.
O 3º papel diz respeito à forma de se tomar decisões no ambiente de trabalho.
Trata-se dos Papéis Decisionais.
Esses papéis, conforme estudo de Mintzberg [1] , possuem a seguinte classificação:
Papéis gerenciais de Mintzberg.
Papéis interpessoais
Quando, em função da situação, assume um Papel Interpessoal, o Gestor poderá se
portar como um Líder Nominal, um Líder ou, simplesmente, um Contato.
Líder Nominal
Como Líder Nominal, exercerá funções
cerimoniais como receber visitantes,
discursar na inauguração de novas
instalações ou representar a empresa em
eventos externos.
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Líder
Como Líder, caberá ao gestor motivar e
incentivar os funcionários a cumprirem os
objetivos organizacionais.
Contato
Como Contato, o gestor simplesmente se
relacionará com pessoas de outras
unidades da empresa sempre que
participar de eventos ou demais
atividades do cotidiano.
Papéis Informacionais
Por outro lado e de grande importância para o exercício de suas funções, sempre que
necessário, terá que assumir o Papel Informacional e, para tanto, poderá se portar
como Monitor, Disseminador ou Porta-voz.
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Monitor
Como Monitor, o gestor faz análises de
seu ambiente para obter informações
necessárias para seu trabalho por meio
de contatos, jornais, revistas ou mídias,
para ficar sempre atualizado a respeito de
acontecimentos que impactam suas
atividades, como ações dos clientes, dos
concorrentes, de novas tecnologias, de
mudanças políticas, legais, econômicas,
dentre outras.
Disseminador
Como Disseminador, o gestor partilha
informações que obteve e que julga
necessárias para seus subordinados e
demais colegas de trabalho.
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Porta-voz
Como Porta-voz, o gestor difunde
informações com pessoas que não são de
sua unidade ou da empresa, como, por
exemplo, em entrevistas ou em reuniões
com outros empresários.
Papéis Decisionais
Por fim, a obtenção e partilha de informações não constituem um fim em si. Obter e
partilhar informações com pessoas de dentro e de fora da empresa é útil para os
gestores porque os auxilia a tomar boas decisões. Nesse contexto, entra o Papel
Decisional, no qual o gestor poderá se portar como Empreendedor, Mediador de
Conflitos, Alocador de Recursos ou Negociador.
Empreendedor
Como Empreendedor, o gestor terá a
responsabilidade de se adaptar e de criar
as condições necessárias para que sua
unidade e seus subordinados se adaptem
às mudanças que ocorrem em seu
ambiente (interno e externo) de trabalho.
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Mediador de Conflitos
Como Mediador de Conflitos, o gestor
deverá tomar atitudes quando ocorrerem
problemas que exijam uma atenção e
ação imediatas.
Alocador de Recursos
Como Alocador de Recursos, o gestor
deverá decidir sobre quem obterá quais
recursos e qual a quantidade de cada
recurso (material ou financeiro).
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Negociador
Como Negociador, o gestor discutirá e
fará proposições sobre programações,
projetos, metas, resultados, recursos,
aumentos salariais, dentre outras
discussões que envolvam sua alçada de
comando e de decisão.
Para saber mais, consulte:
MINTZBERG, Henry. The Nature of Managerial Work. Nova York: Harper & Row,
1973.
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6.Habilidades Gerenciais
Toda empresa necessita de bons gestores e procura-os para administrar o negócio.
Mas, o que significa ser um bom gestor?
Significa possuir habilidades distintas e complementares que propiciem condições ao
gestor de cumprir com os objetivos e com as metas estabelecidas para sua função.
E por que habilidades distintas e complementares?
Porque uma habilidade necessita de outras habilidades para atingir os resultados
desejados. Por exemplo, por mais que uma pessoa conheça tudo sobre a fabricação de
um produto que sua empresa produza, chamada de habilidade técnica, se não possuir
a capacidade de se relacionar com seus pares para trabalhar em equipe, chamada de
habilidade humana, dificilmente conseguirá obter bons resultados organizacionais.
Quais são essas habilidades necessárias?
A figura abaixo relaciona quais são essas habilidades e indica a importância relativa
delas em função dos cargos ou tipos de gestores:
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Habilidades gerenciais.
Habilidades Técnicas > São os conhecimentos técnicos e operacionais
necessários para a execução de um serviço ou para a fabricação de um produto.
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Habilidades Técnicas.
Para um gestor de compras, as habilidades técnicas dizem respeito à capacidade de
controle de estoques, de negociação de pagamentos e de descontos e de conclusão da
compra. Para um médico, é a capacidade de fazer um diagnóstico a respeito de um
problema de saúde de um paciente com respectiva indicação da forma de tratamento.
As habilidades técnicas são fundamentais para líderes de equipe e gerentes de
primeira linha, pois fazem parte de suas responsabilidades a coordenação e o
treinamento das pessoas que executam os trabalhos. Para tanto, devem saber executar
o que seus subordinados ou colegas de equipe executam.
Habilidades Humanas > Referem-se à capacidade de se relacionar bem com as
pessoas no ambiente de trabalho.
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Habilidades Humanas.
Gestores com habilidades humanas trabalham eficazmente em equipes, incentivam
outros a expressar seus pensamentos e sentimentos, são sensíveis às necessidades e
pontos de vista dos demais, além de serem bons ouvintes e comunicadores. As
habilidades humanas são igualmente importantes em todos os níveis administrativos.
No entanto, em virtude de os gestores de primeira linha dedicarem grande parte de seu
tempo à solução de problemas técnicos, os gestores mais graduados podem empregar
mais tempo lidando diretamente com as pessoas.
Habilidades Conceituais > Referem-se à capacidade para perceber a organização
como um todo, compreender como as diferentes partes da empresa se afetam
mutuamente e reconhecer como ela se enquadra ou é afetada pelos elementos de
seu ambiente externo (comunidade local, as forças sociais e econômicas, os clientes,
os fornecedores e os concorrentes).
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Habilidades Conceituais.
Bons gestores precisam ser capazes de reconhecer, compreender e resolver
múltiplos problemas e perspectivas complexos. Em outras palavras, eles precisam
ser inteligentes. De fato, a inteligência faz uma grande diferença no desempenho
gerencial a ponto de gestores com inteligência acima da média normalmente mostrarem
um desempenho superior ao dos gestores com inteligência média. As habilidades
conceituais aumentam de importância à medida que os gestores ascendem na
hierarquia administrativa.
Motivação para Administrar > É uma avaliação de como funcionários motivados irão
interagir com os superiores, participar de situações competitivas, comportar-se
assertivamente em relação às pessoas, dizer às demais pessoas o que fazer, premiar
o bom comportamento e punir o mau comportamento, exercer ações que sejam
grandemente visíveis para as outras pessoas e cuidar e organizar as ações
administrativas.
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Motivação para Administrar.
Os gestores normalmente possuem uma motivação mais forte para gerenciar do que
seus subordinados e os gestores em níveis mais graduados possuem uma motivação
mais forte para gerenciar que os gerentes em níveis mais inferiores. Além disso,
aqueles com uma motivação mais forte para gerenciar são promovidos mais
rapidamente, considerados melhores pelos seus funcionários e ganham salários
maiores que os dos gestores com pouca motivação para gerenciar.
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7.Erros Gerenciais
Tão importante quanto compreender e desenvolver as habilidades gerenciais é a
compreensão dos erros gerenciais mais gravescometidos por gestores e de seus
impactos em sua carreira. De certa forma, podemos aprender tanto com aquilo que os
gestores não deveriam fazer, quanto com o que devem fazer.
A seguir, uma relação dos dez maiores erros cometidos por gestores que devem ser
evitados:
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Dez maiores erros cometidos por gestores.
Para se prevenir da ocorrência desses erros, o administrador deve ter consciência de
que, em função das circunstâncias, da pressão, do estresse ou de outros fatores
inesperados, está sujeito a cometê-los. Por isso, deve ter a humildade de reconhecer
essa possibilidade e agir no sentido reverso, ou seja, desenvolvendo cada vez mais as
habilidades gerenciais para diminuir suas possibilidades de erros. Como descreve
Shakespeare, “levam-se anos para construir confiança e apenas segundos para
destruí-la, e que você pode fazer coisas em um instante, das quais se
arrependerá pelo resto da vida”.
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8.Conclusão
Nesta lição tivemos uma visão geral da importância e o impacto das decisões
tomadas por administradores de empresa, cujas habilidades distintas e
complementares propiciam cumprir com os objetivos e com as metas estabelecidas
para sua função.
Há quatro tipos de gestores nas empresas e, embora esses gestores tenham que
executar todas as funções administrativas (planejamento, organização, liderança e
controle) para atingirem seus objetivos, há ainda, Papéis Gerenciais que são comuns a
qualquer gestor, independentemente de seu grau de autonomia de decisão.
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9. Referência Básica:
CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da Administração. 6.ed. Rio de
Janeiro: Elsevier, 2008.
MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Introdução à Administração. 8.ed.
São Paulo: Atlas, 2011 e edições anteriores.
WILLIAMS, Chuck. ADM. São Paulo: Cengage Learning, 2010.
Bibliografia Complementar:
CHIAVENATO, Idalberto. Os novos paradigmas: como as mudanças
estão mexendo com as empresas. São Paulo: Atlas, 2000.
SAPIRO, Arão. Planejamento estratégico. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003.
MOTTA, Paulo R. Transformação Organizacional: a teoria e a prática
de inovar. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1999.
MOTTA, Fernando C. P., CALDAS, Miguel P. (org.). Cultura Organizacional
e cultura brasileira. São Paulo: Atlas, 1997.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Planejamento Estratégico:
conceitos, metodologia e práticas. 22.ed. São Paulo: Atlas, 2006 e
edições anteriores. Número de Chamada: 658.4012 O48p 2006 22.ed.
SROUR, Robert Henry. Poder, Cultura e Ética nas organizações. Rio de
Janeiro: Campus, 1998.
WRIGHT, Peter et al. Administração estratégica: Conceitos. São Paulo:
Atlas, 2000.