Projeto de Formatura.docx

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1 Projeto
O projeto tem como objetivo fornecer uma festa de formatura aos formandos de 2018 do curso de Administração da Unip Swift período matutino. Uma festa diferenciada visando principalmente a redução de custos permitindo a adesão de todos os alunos da sala, atendendo suas expectativas em obter uma festa para comemorar a conclusão do curso e dando o ponta pé inicial para suas novas vidas no mercado de trabalho.
1.1 Descrição
A festa foi pensada inicialmente para ter 5 horas de duração atendendo 30 formandos com 4 convidados cada, totalizando 150 pessoas e um orçamento máximo de R$1.500,00 por formando. A previsão de início da festa é para às 16:30 do dia 16/03/2019, permitindo assim o diferencial do pôr-do-sol proporcionando luz e beleza natural, e final às 21:30 da mesma data.
Um Buffet devidamente contratado ficará responsável pela parte de alimentação e bebida da festa e equipe de atendimento. Com um menu amplo de aperitivos, salgados, jantar e uma cartela de bebidas variadas que atenda várias faixas etárias.
Contrato com empresa de decoração para proporcionar um ambiente agradável e elegante, que permita um melhor aproveitamento do espaço.
A Banda ou DJ será contratada para 4 horas de festa, das 17:00 às 21:00 com músicas de estilos variados, agradando a todos os públicos.
Serviço de Totem de foto personalizado para a festa permitindo aos formandos e seus convidados tirarem fotos instantâneas que já ficarão como lembrança da festa. Esse serviço é disponibilizado para 4 horas de evento.
1.2 Orçamento
A festa será orçada em um valor máximo de R$45.000,00 onde cada formando firmará em contrato devidamente elaborado e assinado por arcar com os custos da festa de forma igualitária. Em caso de desistência por algum formando, os valores serão repassados aos demais.
2 Programa, Subprograma e sistema
Figura 1: Detalhamento do projeto
Fonte: desenvolvido pelos autores do trabalho.
Descrição detalhada do projeto:
1 Serviço de apoio
1.1 Equipe de segurança
1.2 Equipe médica
2 Atrações
2.1 Banda / DJ
2.2 Valsa dos formandos
2.3 Iluminação e som
2.4 Totem de fotos
3 Serviços de buffet
3.1 Equipe de cozinha
3.1.1 Cardápio
3.2 Equipe de atendimento
3 Ciclo de vida do projeto
3.1 Inspiração
A ideia de um projeto de formatura surgiu da necessidade de fornecer uma festa com custo benefício condizente ao padrão de vida dos alunos do curso de Administração do período matutino da Unip Swift turma de 2018.
Após a análise de vários projetos prontos apresentados por outras turmas de outros cursos, ficou claro que poucos alunos teriam condições de participar de festas tão grandiosas com custo elevado.
Através de um projeto mais enxuto e com ideias mais simples proporcionar uma festa de comemoração bonita e divertida para os formandos e seus convidados.
3.2 Concepção
4 administração da qualidade
4.1 Identificação da importância das necessidades 
Através de pesquisa junto aos alunos foi possível identificar o grau de importância de suas necessidades referentes ao evento de formatura proposto. A pesquisa foi feita com N alunos permitindo a obtenção de uma média em escala de 0 a 5 sobre cada item indicado.
Quadro 1. Relação do grau de importância das necessidades dos formandos:
	Características
	Necessidades
	Importância
	
Segurança
	Equipe de prestamento de socorro
Equipe de segurança
Saídas de emergência
	
	
Lazer
	Entretenimento (shows, tequileiros)
Alimentação e bebidas
	
	
Comodidade
	Layout (espaço amplo, disposição das mesas e ambientes)
Climatização
	
	
Decoração
	Ambiente (arranjos, tipos das mesas, iluminação)
Espaço temático (pub, foodtruck)
	
Fonte: desenvolvido pelos autores.
4.2 Definição das características técnicas
As características técnicas abrangem as necessidades extrínsecas do evento de formatura. São características que não são pensadas de imediato, porém compõem o evento e permitem um melhor aproveitamento da festa e com maior segurança.
Definiu-se que as características técnicas do evento proposto são: teto alto, isolamento, quantidade de box nos banheiros, quantidade de saídas existentes, acústica do local.
4.3 Relação necessidades X características técnicas
Quadro 2. Relação entre as necessidades e as características técnicas:
	
	
Teto Alto
	
Isolamento
	Quantidade de box nos banheiros
	Quantidade de
saídas
	Acústica 
do
local
	Prestamento de socorro
	
	
	
	
	
	Equipe de segurança
	
	
	
	
	
	Saídas de emergência
	
	
	
	
	
	Entretenimento
	
	
	
	
	
	Alimentação / Bebidas
	
	
	
	
	
	Layout
	
	
	
	
	
	Climatização
	
	
	
	
	
	Ambiente
	
	
	
	
	
	Espaço temático
	
	
	
	
	
Fonte: desenvolvido pelos autores.
5 Tempo e dinheiro
5.1 Estrutura analítica
5.2 Ligação entre o produto e o planejamento das atividades
6 riscos
Quadro 3. Riscos técnicos do evento de formatura:
	Riscos Técnicos
	Soluções
	Falta de pesquisa junto aos formandos
Imprevisibilidade do tempo: chuva, ventania
Manutenção malfeita referente ao ambiente interno e externo, como: instalação elétrica
Analise insuficiente do tempo e dos custos que terá a festa
Local físico: ambiente em más condições de conservação
	Fazer pesquisa detalhada sobre as necessidades e expectativas
Escolher local que possibilite mudanças devido ao clima
Verificar a qualidade do local a contratar e possíveis avaliações de outros que já tenham contratado esse local anteriormente
Planejar cada etapa com cuidado e atenção
Visitar o local para constatar se o que apresenta condiz com a realidade
Fonte: desenvolvido pelos autores.
Quadro 4. Riscos contratuais do evento de formatura:
	Riscos contratuais
	Soluções
	Não cumprimento do contrato por parte dos fornecedores
Diferenças na qualidade e quantidade dos serviços oferecidos, como: comida, decoração
Falência dos fornecedores
Mudanças de escopo, como: não pagamento dos formandos, desistência, ou aumento do número de convidados
Não comparecimento dos prestadores no local da festa impossibilitando o acontecimento da mesma
Multas abusivas em caso de rescisão contratual
O não acontecimento previsto da festa
Riscos de desistência ou não pagamento por parte de algum formando
	Pesquisar bem e orçar com várias empresas antes de contratar
Pesquisar bem e orçar com várias empresas antes de contratar
Ter outros orçamentos na manga para substituir a falência
Prever a situação e já preparar as medidas a serem tomadas
Contratar empresas já consolidadas e com bom relacionamento com cliente
Conversar e mostrar que preferimos a empresa, mas que estão oferecendo planos melhores
Planejar e organizar cada etapa com antecedência
Prever a situação e já preparar as medidas a serem tomadas
Fonte: desenvolvido pelos autores.
Quadro 5. Riscos do negócio evento de formatura:
	Riscos do negócio
	Soluções
	Analise incorreta da viabilidade do projeto, relacionada aos preços do mercado na data prevista para festa
Fluxo de caixa desfavorável, não gerando o lucro previsto para a empresa
Concorrência com outras empresas de eventos de formatura
	Pedir orçamentos com uma data já escolhida para facilitar a precisão dos valores
Planejar bem antes e fazer os cálculos necessários para obter os resultados esperados
Oferecer produtos e serviços de qualidade com um preço acessível para assegurar a demanda
Fonte: desenvolvido pelos autores.
Quadro 6. Riscos conjunturais do evento de formatura:
	Riscos conjunturais
	Soluções
	Mudança de escopo relacionada à desistência por parte dos formandos, como: desemprego, crise econômica
	Se preparar para o acontecimento dessa situação (pesquisando bem o interesse, colocando prazos de pagamentos razoáveis e não tão longos)
Fonte: desenvolvido pelos autores.
Figura 2: Diagrama de Ishikawa para os riscos do projeto
Fonte: desenvolvidopelos autores.