1. Estrutura administrativa de uma cooperativa

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Estrutura administrativa de uma cooperativa
A estrutura organizacional é o molde legal que define como se darão as relações entre os cooperadores bem como as relações institucionais da cooperativa com os diversos atores da sociedade: outras cooperativas, empresas privadas, poder público, instituições públicas etc. Como toda forma organizada de gestão, uma cooperativa tem por trás uma estrutura sólida e bem dividida.
Dos Órgãos Sociais, que as cooperativas devem ter Assembleias Gerais, distingue dentre estas as Ordinárias e as Extraordinárias, além do Conselho de Administração ou Diretoria e do Conselho Fiscal.
ASSEMBLÉIAS E REUNIÕES
Assembleia Geral – órgão supremo da cooperativa que, conforme o prescrito da legislação e no Estatuto Social, tomará toda e qualquer decisão de interesse da sociedade. Além da responsabilidade coletiva que se expressa pela reunião de todos, ou da maioria, nas discussões e nas deliberações. Recorda ainda que tais deliberações vinculam a todos, em termos de responsabilidades e direitos, ainda que ausentes ou discordantes. É importante notar que a Assembleia Geral é a reunião dos cooperadores para deliberarem juntos, através de procedimentos democráticos onde cada pessoa tem direito a debater, colocar propostas e a um voto, sobre quaisquer questões que os cooperadores julgarem relevantes.
A reunião da Assembleia Geral dos cooperados ocorre, nas seguintes ocasiões:
Assembleia Geral Ordinária (AGO) – realizada obrigatoriamente uma vez por ano, no decorrer dos três primeiros meses, após o encerramento do exercício social, para deliberar sobre prestações de contas, relatórios, planos de atividades, destinações de sobras, fixação de honorários, cédula de presença, eleição do Conselho de Administração e Fiscal, e quaisquer assuntos de interesse dos cooperados;
- Prestação de contas acompanhada de parecer do conselho fiscal, contendo relatório de gestão, balanço e demonstrativos de sobras ou perdas;
- Destinação das sobras ou rateio das perdas;
- Eleição dos membros de órgãos estatutários;
- Quando previsto, a fixação dos honorários, gratificações e cédulas de presença dos membros do conselho de administração ou da diretoria e do conselho fiscal; e
- Outros assuntos de interesse social, tais como relatório de auditoria, programas de utilização do Fates etc. (que não sejam da competência das assembléias extraordinárias).
Assembleia Geral Extraordinário (AGE) – realizada sempre que necessário e poderá deliberar sobre qualquer assunto de interesse da cooperativa. É de competência exclusiva da AGE a deliberação sobre reforma do estatuto, fusão, incorporação, desmembramento, mudança de objetivos e dissolução voluntária.
- Reforma estatutária;
- Fusão, incorporação ou desmembramento;
- Mudança do objeto da sociedade;
- Dissolução voluntária da sociedade e nomeação do liquidante;
- Prestação de contas do liquidante;
Desde que observadas as formalidades legais necessárias à realização de AGE, inclusive as regras especiais de quórum legal, admite-se a realização concomitante de AGO e AGE.
A divulgação da realização da assembleia geral deve ser ampla, devendo ser realizada nas cooperativas, nos locais mais frequentados pelos associados, nos jornais e programas de rádio locais. Para o caso das cooperativas de crédito rural, a divulgação também pode ocorrer nos encontros e reuniões organizados na área de abrangência da cooperativa pelas entidades de representação dos agricultores.
Uma forma de ampliar o debate e a democracia, facilitando uma maior participação dos associados nos rumos da cooperativa é a realização de pré-assembleias - reuniões realizadas anteriormente a cada assembleia geral, organizadas em cada município ou comunidade abrangida pela cooperativa, dependendo da amplitude de sua área de atuação. Nelas, a direção da cooperativa de crédito, além de divulgar a data de realização da assembleia geral, fornece subsídios para que os associados possam analisar antecipadamente os assuntos que serão discutidos nessa assembleia ou mesmo apresentar sugestões e propostas a serem encaminhadas à assembleia geral. As pré-assembleias também podem incluir a discussão de temas relacionados aos rumos da cooperativa de uma forma geral ou mesmo particularidades (problemas e soluções) da cooperativa de crédito em sua região.
Nas cooperativas singulares com filiados residindo a mais de 50 quilômetros da sede ou com mais de 3.000 associados, o estatuto social pode estabelecer que os associados sejam representados, nas assembleias gerais, por delegados escolhidos dentre os associados que estejam em pleno gozo de seus direitos sociais, disciplinando adequadamente essa forma de reunião de maneira a garantir a sua efetividade. A partir do momento em que a cooperativa optar por este tipo de representação, não é mais admitida decisão da assembleia com a participação dos sócios individualmente. Dessa forma, deverá constar dos estatutos que em não se conseguindo realizar assembleia geral de delegados, por falta de quórum, será reiterada a convocação para nova data e que, persistindo a impossibilidade de reunião nessa segunda tentativa consecutiva, será automaticamente convocada assembleia geral de associados para reformar o estatuto social, extinguindo o instituto da representação por delegados e, consequentemente, reduzindo a amplitude da área de ação de modo a possibilitar a reunião dos associados (Bacen, 2000c).
Este tipo de representação nas assembleias (delegados) deve ser adotado somente em último caso, pois limita a participação dos associados nas decisões da cooperativa. Além disso, defende-se que as cooperativas de crédito tenham uma área de abrangência pequena, de preferência municipal.
CONSELHOS DE ADMINISTRAÇÃO E FISCAL
Conselho de Administração – órgão superior da administração da cooperativa. É de sua competência a decisão sobre qualquer interesse da cooperativa e de seus cooperados nos termos da legislação, do Estatuto Social e das determinações da Assembleia Geral. O Conselho de Administração será formado por cooperado no gozo de seus direitos sociais, com mandatos de duração (no máximo 4 anos) e de renovação estabelecidos pelo Estatuto Social. O Conselho de Administração ou Diretoria é obrigado a reunir-se, pelo menos, uma vez por mês, conforme orientação estatutária.
A lei 5.764/1971 observa que “A cooperativa é administrada por um Conselho de Administração ou Diretoria, composto, exclusivamente, de associados, com mandato nunca superior a quatro anos”. Ainda segunda a referida lei, a mesmo sugere a obrigatoriedade quanto a renovação de, no mínimo, 1/3 dos seus componentes, ao final de cada mandato”. Aqui já cabe a pergunta: Isso ocorre na maioria das cooperativas? É de conhecimento de todos?
Do Conselho de Administração serão designados os membros da Diretoria Executiva, composta de tantos participantes quantos forem os perfis funcionais diretivos necessários e estabelecidos na Estrutura Organizacional da sociedade, tendo as suas atribuições definidas no Estatuto da Cooperativa.
A função do Conselho de Administração é:
- Programar os planos de trabalho e os serviços da cooperativa;
- Fixar as taxas de serviços a serem pagas pelos associados;
- Estabelecer normas administrativas e financeiras para o financiamento da cooperativa;
- Contratar o gerente e o contador;
- Deliberar sobre a admissão, demissão, eliminação e exclusão de associados.
- Zelar pelo cumprimento da legislação cooperativista, trabalhista e fiscal.
- Negociação de contratos;
- Divulgação de produtos e/ou serviços;
- Negociações de compra: de matérias primas;
- Materiais de apoio;
- Negociações de venda de produtos e/ou serviços
O conselho de administração é responsável pelo planejamento, elaboração de normas internas e gerenciamento da cooperativa. É composto no mínimo por cinco e no máximo por 10 componentes. Os diretores, eleitos na assembléia geral, assumem os cargos definidos pelos estatutos, como: presidente,tesoureiro, secretário e mais dois a sete conselheiros, dependendo da cooperativa. Suas funções são determinadas pelo Estatuto Social e pelo Regimento Interno, assumindo responsabilidade:
a) legal pela cooperativa perante o Banco Central;
b) política de representação perante a sociedade;
c) executiva, em que deve controlar e acompanhar diretamente a gestão e a organização da cooperativa.
O presidente, o secretário e o tesoureiro formam a diretoria executiva, que assume também responsabilidades específicas. Os demais conselheiros assumem, juntamente com a diretoria executiva, a responsabilidade pelos atos administrativos e cumprem o papel de democratizar o processo de tomada de decisões na cooperativa, potencializar o controle e a gestão, fazendo circular as informações para o quadro social sobre o andamento da cooperativa.
Conselho Fiscal – É composto de seis membros, formado por três membros efetivos e três suplentes, eleitos anualmente (exceto as cooperativas de crédito onde seu mandato é de três anos) para a função de fiscalização da administração, das atividades e das operações da cooperativa, examinando livros e documentos entre outras atribuições. É um órgão independente da administração. Tem por objetivo representar a Assembleia Geral no desempenho de funções durante um período de doze meses. Importante destacar que apenas dois membros podem ser reeleitos.
A função do Conselho Fiscal é:
- Verificar se existem reclamações dos associados nos diversos assuntos da cooperativa;
- Examinar livros e documentos;
- Examinar balanços e balancetes;
- Convocar o gerente e o contador para esclarecimentos;
- Convocar o Conselho de Administração, quando necessário;
- Examinar e dar parecer sobre a prestação de contas do Conselho de Administração;
- Verificar o cumprimento da legislação cooperativista, trabalhista e fiscal;
- Participar ativamente dos trabalhos da cooperativa.
De acordo com a lei, a mesma sugere que os conselhos fiscais reúnam-se ao menos uma vez a cada trimestre. Entretanto, para uma boa gestão da cooperativa, o adequado que esses períodos sejam mais próximos possíveis, chegando a pelo menos uma vez a cada mês. Essa orientação deverá estar descrita no referido estatuto da cooperativa.
Segundo a lei 5764-71, seriam necessárias 20 pessoas para constituir uma cooperativa, entretanto, pelo novo código civil (2002), uma cooperativa pode ser constituída com 7 pessoas, que é o número mínimo necessário para preencher as vagas dos conselhos, 1 (um) no Conselho Administrativo e 6 (seis) no Conselho Fiscal.
Entretanto, para evitar que uma pessoa fique sozinha no Conselho de Administração (que concentra muito poder), recomenda-se um número mínimo de 10 (dez) pessoas, 3 (três) no Administrativo e 6 (seis) no Fiscal.
Comitê Educativo, Núcleo Cooperativo ou Conselhos Consultivos – temporário ou permanente, constitui-se em órgão auxiliar da administração. Pode ser criado por meio da Assembleia Geral com a finalidade de realizar estudos e apresentar soluções sobre situações específicas. Pode adotar, modificar ou fazer cumprir questões, inclusive no caso da coordenação e programas de educação cooperativista junto aos cooperados, familiares e membros da comunidade da área de ação da cooperativa.
CONDIÇÕES BÁSICAS PARA O EXERCÍCIO DE CARGOS ELETIVOS
A cooperativa pode criar exigências próprias para o exercício de cargos eletivos por meio do Regimento Interno ou Estatuto Social. Entretanto, para exercer um cargo nos órgãos estatutários de uma cooperativa o associado precisa, no mínimo, adequar-se às seguintes normas legais:
a) não estar impedido por lei especial, nem ter sido condenado por crime falimentar, de sonegação fiscal, de prevaricação, de corrupção ativa ou passiva, de concussão, de peculato, contra a economia popular, fé pública, a propriedade, ou contra o Sistema Financeiro Nacional, ou condenado à pena criminal que vede, ainda que temporariamente, o acesso a cargos públicos;
b) não estar incluído no cadastro de emitentes de cheques sem fundo;
c) não ser declarado inabilitado para cargos de administração em instituições financeiras e demais instituições autorizadas a funcionar pelo Bacen ou por outro órgão do Poder Público, aí incluído as sociedades seguradoras, entidades de previdência privada ou companhias abertas;
d) não haver sofrido protesto de títulos e nem ter sido condenado em ação judicial de cobrança;
e) não participar da administração de qualquer outra instituição financeira não-cooperativa;
f) não deter mais de 5% do capital de qualquer outra instituição financeira; e
g) não possuir parentes, até o 2º (segundo) grau, em linha reta ou colateral, ou cônjuge dentre os demais integrantes dos órgãos estatutários da cooperativa.
Um associado não pode ser ao mesmo tempo empregado da cooperativa e integrante de órgão estatutário, assim como não podem compor o conselho fiscal os empregados de membros integrantes do conselho de administração.
Estas condições legais não devem ser os únicos elementos a compor o perfil de um dirigente cooperativo. A representatividade política e social dos dirigentes junto aos associados são cruciais para o exercício do cargo, não só porque conferem legitimidade, mas também porque, ao possuir maior vivência com os associados, os dirigentes tendem a apresentar maior compreensão da realidade socioeconômica e de suas demandas. Para garantir esta representatividade, a discussão e a escolha dos nomes dos dirigentes deve ser feita em espaços que garantam a participação dos associados, como a assembléia geral, pré-assembléias e reuniões com o conjunto das entidades de representação dos associados (sindicatos, associações, grupos coletivos etc.).
FUNDOS OBRIGATÓRIOS
A estrutura das cooperativas inclui ainda dois fundos obrigatórios: o Fundo de Reserva, que recebe 10% das sobras líquidas do exercício social, e o Fundo de Assistência Técnica, Educacional e Social (FATES), que recebe 5% das mesmas sobras líquidas. Estes fundos são chamados de indivisíveis, pois pertencem à cooperativa, não aos cooperados.
Fundo indivisível – valor em moeda corrente que pertence aos associados e não pode ser distribuído e sim destinado ao: fundo de reserva para ser utilizado no desenvolvimento da cooperativa e cobertura de perdas futuras; Fundo de Assistência Técnica Educacional e Social (Fates); e outros fundos que poderão ser criados com a Aprovação da assembleia geral.
Quotas Partes e Capital Social
As quotas partes são a propriedade individual (privada) de cada cooperado sobre a cooperativa. Apesar “da cooperativa” não ser propriedade privada, as quotas partes são. A cooperativa não é propriedade privada, pois não pode ser vendida nem comprada, já que as quotas partes não podem ser comercializadas a terceiros, mas apenas aos cooperados. A lei ainda põe um limite em que um cooperado pode ter no máximo 1/3 das quotas partes da cooperativa.
O conjunto das quotas partes constitui o capital social da cooperativa, que garante a responsabilidade empresarial desta no mercada. O capital social é também chamado de Fundo Divisível, pois é de propriedade dos cooperados. No balanço patrimonial da cooperativa, por exemplo, o capital social é um passivo, ou seja, é uma dívida da cooperativa com os cooperados. Para que a cooperativa possa pagar esta dívida, o resto de seu patrimônio, os ativos, deve ser igual ou maior que o valor do capital social.
Nas cooperativas de produção e de comercialização, que vão adquirindo patrimônio conforme vão crescendo, as quotas partes podem ser anualmente ajustadas ao valor do patrimônio (até o limite de 12% de valorização anual). Estes ajuste e valorização possibilitam que os trabalhadores acumulem um patrimônio individual ao longo dos anos de trabalho na cooperativa. As quotas partes, neste caso, funcionam como uma espécie de FGTS.
Apesar da recomendação geral de que todos tenham o mesmo valor de quota parte, esta é uma boa política apenas inicialmente, durante a constituiçãoda cooperativa, mas não a longo prazo. Não podemos esquecer que as quotas partes são dos cooperados e que eles têm o direito de se desfazer delas (devolvendo-as à cooperativa ou vendendo-as a outros cooperados). Uma política mais sustentável no longo prazo é a aquisição gradual de quotas partes, em que cada novo cooperado entra na cooperativa com o número mínimo de quotas definido no estatuto e vai adquirindo mais quotas ao longo dos anos, conforme o crescimento do patrimônio da cooperativa.
Capital social – é o valor, em moeda corrente, que cada pessoa investe ao associar-se e que serve para o desenvolvimento da cooperativa.
A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL FACULTATIVA
Além destes Órgãos previstos e obrigatórios, a lei permite a criação de outros conforme as necessidades da cooperativa, entre os mais freqüentes e necessários estão a Reunião de Decisão, a Reunião da Coordenação e o Conselho Social.
A Reunião de Decisão tem o caráter de deliberar sobre as ações cotidianas da cooperativa, funcionando como um órgão consultivo das aspirações e necessidades dos cooperadores, auxiliando o Conselho de Administração e evitando que este delibere autonomamente.
Todos o cooperadores podem participar das reuniões e cada cooperativa deve estabelecer um quorum mínimo para que elas aconteçam, além disto é importante que a pauta das reuniões seja decidida e divulgada com bastante antecedência e que a periodicidade das reuniões seja semanal ou quinzenal, para que efetivamente deliberem sobre o cotidiano da cooperativa.
A Reunião da Coordenação é utilizada por cooperativas que têm diversos setores (e coordenadores por setor), serve para facilitar o fluxo de informações entre os setores e destes com os conselhos. Tem caráter consultivo, não deliberativo e, geralmente, são semanais.
O Conselho Social pode ser composto nos mesmos moldes do Conselho de Administração (3 efetivos e 1 vogal), sendo responsável, dentre outras atribuições que cada cooperativa pode definir, pelas seguintes ações sociais:
- apoio aos cooperadores, através de compras coletivas, apoio jurídico, seguros diversos, crédito direto aos cooperados, formação e qualificação profissional, ou seja, deve levantar e verificar as possibilidade de atender as necessidades dos cooperadores;
- mediação de conflitos entre cooperados e negociações dos interesses destes com o Conselho de Administração, quando necessário;
- apoio à comunidade, através da organização social da comunidade, sistematização das demandas comunitárias, apoio às reivindicações e manifestações desta etc.
FUNDOS FACULTATIVOS
Além destes fundos as cooperativas podem criar outros, por exemplo: Fundo de Benefícios Sociais para férias, 13ª retirada, afastamento por motivos de força maior, gravidez, etc.
Estatuto social – conjunto de normas que regem funções, atos e objetivos de determinada cooperativa. É elaborado com a participação dos associados para atender às necessidades da cooperativa e de seus associados. Deve obedecer a um determinado padrão. Mesmo assim não é conveniente copiar o documento de outra cooperativa já que a área de ação, objetivos e metas diferem uma da outra.
Demonstração de resultado do Exercício – no final de cada exercício social é apresentado, na Assembleia Geral, o Balanço Geral e a Demonstração do Resultado que devem conter:
Sobras – os resultados dos ingressos menos os dispêndios. São retornadas ao associado após as deduções dos fundos, de acordo com a lei e o estatuto da cooperativa;
http://www.unisolbrasil.org.br/qual-e-a-estrutura-organizacional-de-uma-cooperativa/