Tipos de documentos oficiais

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ATA
Documento de valor jurídico, que consiste em registro narrativo fidedigno e decisões do que passou em uma assembleia, sessão ou reunião. Pode ser lavrada em livro próprio, autenticado, com páginas numeradas e rubricadas pela autoridade que redigiu os termos de abertura e de encerramento. Pode ser também elaborada em folhas soltas, digitadas, com páginas numeradas, rubricadas e assinada pelo relator. Não pode ter modificações posteriores a sua aprovação. Deve conter a assinatura de todos os participantes da reunião.
ATESTADO
Documento firmado por servidor em razão do cargo que ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente, mas que não consta em livros, papéis ou documentos em poder da Administração.
CARTA
Correspondência pública ou particular de caráter menos formal, utilizada para se fazer convites, solicitações, agradecimentos, informações. Na Administração Pública, a carta é utilizada para correspondência externa, quando não há necessidade do uso do padrão ofício, ou quando não se tem hierarquicamente, a competência para usá-lo. A carta, geralmente, não é numerada sequencialmente, mas o órgão/setor que a utiliza com frequência pode fazê-lo.
CERTIDÃO
Documento fornecido pela administração ao interessado, afirmando a existência de ato ou assentamentos constantes de processo, livro ou documentos que se encontrem nas repartições públicas. Pode ser de inteiro teor – transcrição integral, também chamada traslado ou resumida, desde que exprima fielmente o conteúdo do original. A certidão autenticada tem o mesmo valor probatório do original, como documento público, e seu fornecimento gratuito por parte da administração pública que a expediu; conforme artigo 5º, XXXIV b da Constituição da República Federativa do Brasil – 1998.
COMUNICADO
O comunicado é um tipo de aviso ou recado oficial, que é utilizado com o objetivo de passar uma determinada informação. Uma empresa, um colégio, órgãos da administração pública, entre outros costumam promover eventos, reuniões, etc., com divulgação nos meios de comunicação. Essa divulgação é feita através do comunicado. 
O comunicado apresenta duas formas de circulação que podem ser interna ou externa, de acordo com o objetivo. 
CIRCULAR
Correspondência de caráter interno da Instituição, expedida simultaneamente a diversos destinatários, com o objetivo de transmitir rotinas, orientações, procedimentos, esclarecer o conteúdo de leis, normas e regulamentos ou dar publicidade a uma informação. Pode ser apresentada sob a forma de ofício-circular, memorando circular, carta-circular, telegrama circular, conforme a sua finalidade.
A circular não deverá ser utilizada para regulamentar atos oficiais como: Norma de Serviço, Determinação de Serviço.
A emissão de Circular é privativa das unidades de hierarquia igual ou superior a Divisão ou a Departamento Universitário, ou seus equivalentes.
CONVITE
É um instrumento de comunicação escrita por meio do qual se chama, convoca ou solicita o comparecimento de alguém a algum local, em horário marcado, e com finalidade determinada. 
CONVOCAÇÃO
Convocação é uma forma de comunicação escrita em que se convida ou chama alguém para uma reunião. Na elaboração do texto, é necessário especificar local, data, finalidade. A garantia da inteligibilidade do texto advém da escolha de um vocabulário simples(palavras conhecidas, utilizadas no dia a dia) e uso das frases curtas.O objetivo da convocação deve ser reconhecido prontamente.
CONTRATO
Instrumento jurídico em que se firmam direitos e obrigações entre duas ou mais pessoas, sobre objeto lícito e possível, com o fim de adquirir, modificar, extinguir ou resguardar direitos.
Contrato administrativo é todo aquele que a Administração Pública, agindo nessa qualidade, firma com particular ou com outra pessoa jurídica pública, para a realização de serviço, execução de obra ou obtenção de qualquer prestação de serviço, tendo em vista o interesse público, nas condições estabelecidas pela própria Administração. Os contratos administrativos são regidos pela Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993, que contém as orientações completas sobre sua elaboração.
CONVÊNIO
Acordo bilateral e multilateral celebrado entre entidades públicas e outra ou outras entidades públicas ou privadas para realização de objetivos de interesse comum dos partícipes.
Convênio é acordo, mas não é contrato. No convênio, a posição jurídica do signatário é uma só, idêntica para todos.
DECISÃO
Pronunciamento final de autoridade administrativa competente. É competência dos Conselhos Superiores e Centros Universitários.
DECLARAÇÃO
Documento firmado por servidor em razão do cargo que ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente, que consta em livros, papéis ou documentos em poder da Administração.
DESPACHO
É a decisão proferida pela autoridade administrativa no caso submetido à sua apreciação.
Pode ser informativo ou decisório. Usualmente, parte integrante de processo. Quanto ao seu conteúdo pode ser de mera informação, dando prosseguimento a um processo ou expediente, ou conter uma decisão administrativa.
EDITAL
Instrumento de comunicação utilizado pela Administração Pública para fins de abertura de concorrência e de concurso público, provimento de cargo público, convocação de servidor, licitações e divulgação de atos deliberativos.
MEMORANDO
Comunicação interna utilizada pelas chefias ou servidores autorizados, na qual se expõe qualquer assunto referente à atividade administrativa. Pelas suas características de certa informalidade, o memorando deve ser elaborado com simplicidade e concisão.
NORMA DE SERVIÇO
Comunicação interna destinada a estabelecer os procedimentos básicos para o funcionamento e fixa a política de ação da Universidade.
Aplica as diretrizes e os critérios estabelecidos na legislação e em atos emanados de autoridades e órgãos Superiores, disciplinando sua execução.
A Norma de Serviço é de competência exclusiva do Reitor.
OFÍCIO
Comunicação que as autoridades fazem entre si, entre subalternos e superiores, e entre a Administração e particulares, em caráter oficial. É o tipo mais comum de correspondência oficial.
Embora normalmente o conteúdo do ofício seja matéria administrativa, pode também vincular matéria de caráter social, relativa ao relacionamento do agente administrativo em decorrência do seu cargo ou função. É de competência do Reitor, Pró-Reitores, Diretores de Divisão, Chefes de Departamentos.
ORDEM DE SERVIÇO
Ato interno, através do qual determinam instruções a respeito de procedimentos estabelecidos em Norma de Serviço e Resolução, em obediência à determinação prescrita nestas, ou para esclarecer os seus cumprimentos.
É de competência dos Pró-Reitores, Diretores de Centros Universitários, Diretores de Departamentos e Diretores de Órgãos Suplementares.
PARECER
Estudo minucioso, redigido com clareza, documentado cientificamente, visando esclarecer a dúvida constitutiva do objeto de consulta.
PORTARIA
Ato administrativo que define competências estabelece normas e procedimentos, disciplina matéria não regulada em lei. Define situações funcionais e aplica medidas de ordem disciplinar.
A portaria é de competência exclusiva do Reitor.
PROTOCOLO DE INTENÇÕES
Acordo bilateral celebrado entre a Universidade e outra entidade pública ou privada que querem fazer alguma parceria ou promover convênios, visando ações nas áreas de ensino, pesquisa e extensão.
Assinado pelo Reitor ou a quem ele delegue.
REGULAMENTO
Ato normativo que constitui a lei do corpo administrativo a que se destina, sendo regra geral, produto de elaboração e revisão de Comissão instituída pelo Reitor. Constituída por servidores do próprio órgão a que se endereça.
RELATÓRIO
Documento onde o servidor expõe a atividade de um órgão/setor ou presta conta de seus atos a uma autoridade, de nível hierárquico superior.
Geralmente produzido para expor situações de serviço, resultadosde exames, eventos, cursos, projetos, programas,etc.
REQUERIMENTO
Documento pelo qual o interessado, solicita ao poder público algo a que se julga com direito, ou para se defender de ato que o prejudique.
Pode ser um requerimento escolar ou administrativo.
RESOLUÇÃO
Ato pelo qual uma autoridade toma uma decisão impõe uma ordem ou estabelece uma medida.
As resoluções dizem respeito a questões de ordem administrativa ou regulamentar. É de competência
dos Conselhos da Universidade.
REDAÇÃO OFICIAL
A redação oficial é a maneira de redigir as correspondências, processos e documentos afetos à administração pública.